醫院檔案管理規章制度

時間：2022-01-18 17:44:01 醫院檔案管理規章制度我要投稿

醫院檔案管理規章制度

　　醫院檔案管理規章制度范本

　　在快速變化和不斷變革的今天，制度起到的作用越來越大，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。到底應如何擬定制度呢？以下是小編幫大家整理的醫院檔案管理規章制度范本，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　醫院檔案管理規章制度1

　　為了規范醫院的檔案管理，提高檔案質量，保證檔案完整安全，拓展檔案的開發利用。結合本院實際情況，特規定如下。

　　1、檔案工作人員設置

　　1.1檔案室歸院辦管理，設專職檔案員（2～3）名，負責指導各科檔案員工作，以及醫院全部檔案的整理歸檔、保管及向檔案局移交等工作。

　　1.2各職能科室設立兼職檔案員1名，負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作。

　　2、檔案歸檔

　　2.1凡反映醫院各項工作活動，具有查找利用價值的文件資料，均應按要求歸檔。

　　2.2立卷歸檔時，要遵循檔案形成的規律和特點，區別不同的保管期限，做到分類清楚，組卷合理。卷內文件的排列要有秩序，使案卷能夠正確地反映醫院活動的全貌，便于保管和利用。

　　2.3歸檔案卷題名、卷內文件目錄及立卷人、立卷時間均應填寫清楚，案卷標題要簡明確切，保管期限準確，裝訂要齊整、牢固。

　　2.4科技、科研檔案要填寫案卷全引目錄和備考表。

　　2.5各科室檔案員于每年4月底前根據《房山區第一醫院保管期限表》的內容，將本科室上一年度的檔案進行整理立卷并移交檔案室，實物檔案要隨時歸檔，特殊情況按要求時間歸檔。

　　2.6根據醫院院志續編工作的要求，各科室檔案員于每年的4月底前將本科室上年度的科志上報到綜合檔案室。

　　3、檔案保管

　　3.1檔案庫房內的檔案材料，要按門類和載體進行科學的分類、排列、編號，柜架要排列有序。

　　3.2調閱搬運檔案資料要輕拿輕放，嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，盡量減少檔案的機械磨損。

　　3.3建立和完善全宗卷，并做好檔案的收進、移出、利用等日常登記統計工作。

　　3.4定期檢查檔案保管情況，對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、復制或作其它技術處理。經常檢查庫房內的溫濕度，及時采取各種措施把溫濕度控制在標準范圍內。

　　3.5檔案庫房要保持清潔，庫房內嚴禁吸煙，不得存放與檔案管理工作無關的物品。

　　3.6按照標準配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防高溫等設施。

　　3.7檔案保管不善，造成毀壞和丟失，要追究有關人員責任并予以相應處罰。

　　4、檔案保密

　　4.1檔案保管員必須有嚴格的保密觀念，認真執行《保密法》和《保密守則》，不得泄漏檔案機密。

　　4.2及時按照上級有關規定調整劃分檔案密級。利用未開放的檔案，必須履行借閱利用的批準手續，要正確處理利用和保密的關系。

　　4.3嚴格遵守檔案的銷毀審批制度，銷毀檔案時要有專人負責，并在指定地點銷毀。

　　4.4檔案庫房門窗要堅固，保管設備要符合保密要求。

　　5、檔案借閱

　　5.1借閱者查閱檔案，要在閱覽室進行，一般不外借。需要借出或查閱涉秘檔案，必須經主管領導批準，辦理借閱手續。

　　5.2借出的檔案要限期歸還。外單位借閱檔案，需持單位介紹信，并經主管院領導審批。

　　5.3借閱者要愛護檔案，不準在檔案資料上加注、勾劃、涂改、折疊，不得抽拆文件。

　　5.4借閱者未經檔案保管員允許，對查閱的檔案資料不得擅自摘錄、拍照、復制等。凡經允許摘錄、復制的，必須經檔案保管員審查核對。

　　5.5歸還檔案時，檔案保管員要認真檢查檔案是否完好，及時做好歸還登記，并形成檔案利用效果。

　　醫院檔案管理規章制度2

　　檔案保管權限、期限與類型

　　1、檔案保管權限

　　1.1財務部檔案由財務部保存；

　　1.2人事部檔案由人事部保存；

　　1.3醫院證、章、信由院長指定負責人保存；

　　1.4其它各類檔案由辦公室保存。

　　2、檔案保管期限

　　2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

　　2.2醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。

　　2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

　　2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

　　2.5普通文檔保管期限為3年至5年。

　　2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。

　　3、文檔的保存形式：

　　3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

　　3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦公室備存，并保證其真實性。

　　3.3機密文檔以書面或實物形式保存。

　　4、檔案類型

　　4.1行政檔案，包括：營業執照正、副本，復印件；法定代表人身份證（護照）（復印件）；對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；各部門（含財務、醫務科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（復印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同文件；其它應歸檔保管的文件、資料。

　　4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及保密協議；勤打卡數據；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔保管的文件、資料。

　　4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產資料；其它須保存文檔。

　　4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠合格證、使用說明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協議及維修聯系方式；設備運行維修、保養記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應保存的設備資料。

　　4.5醫療檔案，包括：檔案內容由醫療管理部門提供。

　　檔案查閱與復制

　　1、院長有權查閱醫院所有檔案。

　　2、病區、科室負責人有權查閱本科室所有檔案。

　　3、其他員工因工作需要應經過審批后可借閱有關檔案。

　　4、文檔查（借）閱應在辦公室進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續。

　　5、查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由辦公室負責人審批，并進行相關登記。

　　6、查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由院長審批。

　　檔案的銷毀

　　1、超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由辦公室負責人審核無誤后報院長審批。

　　2、院長審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監銷人員監督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。

　　3、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。

　　醫院檔案管理規章制度3

　　一、醫院所有文件、信函、簡報及其它資料等，統一由辦公室專人實行歸檔規范管理。

　　二、醫院收文程序是：各科室在接收到相關文件（含外出開會）時必須先交辦公室，由辦公室負責統一登記、編號，呈送醫院領導閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，統一由辦公室保存，相關科室保存復印件。

　　三、醫院發文程序是：各承辦科室根據院領導批示意見起草文件，文件起草后，按報批程序報分管領導、院長簽發。擬文科室必須按照領導簽發稿認真校對后交辦公室把關，并統一編號，統一印制。凡未經分管領導或院長簽發的文件，辦公室不予編號；文件印制必須規范、清晰、整潔，蓋章后，要連同簽發稿、附件等一式三份入檔保存。

　　四、擬文科室要注重提高公文質量，格式規范，字跡工整，確保公文的權威性和嚴肅性。各科室的文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過程中形成的`廢頁、廢件應由相關負責科室及時銷毀。

　　五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔保存。外出開會或從上級機關帶回的文件，及時交辦公室專人進行登記入檔保存。未經辦領導允許，各股室不得擅自復印、摘印涉密文件和資料。

　　六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的范圍及用途，經院長或分管領導批準后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時，要通過辦公室查閱，閱后及時歸檔。

　　七、嚴格遵守保密紀律。各種秘密文件、檔案、統計資料、編制信息、會議記錄等，都由辦公室專人負責管理，保守秘密。需銷毀的文件資料，要進行清理登記，通過一定方式徹底銷毀。

　　八、對違反保密紀律，丟失文件檔案造成失密、泄密的人員，給予批評教育。情節嚴重的，建議給予黨紀、政紀處分，故意泄密造成嚴重后果的，要追究其法律責任。

　　醫院檔案管理規章制度4

　　為全面反映醫院歷年經營和管理工作的內容，妥善完整地保存各類重要文件、資料，加強檔案管理工作的規范化、標準化、程序化，制定本制度。

　　1、適用范圍

　　本制度適用于醫院各類檔案的管理。

　　2、職責部門

　　2.1院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。

　　2.2部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。

　　2.3院辦（人事行政部）負責指導與監督各部門檔案管理的實施情況。

　　2.4部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

　　2.5機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

　　3、檔案收集、歸檔

　　3.1凡醫院繕印發出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統一歸檔管理，發文復印件按規定由收文部門各自歸檔。

　　3.2各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統一整理、歸檔。

　　3.3一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。

　　3.4部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。

　　3.5醫院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續。

　　3.6醫院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。

　　4、檔案立卷

　　4.1檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據文件類型將檔案分別立卷，統一存放至檔案柜中。

　　4.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。

　　4.3案卷類目編制原則：含醫院全稱和經辦部門全稱，按上（醫院全稱）、下（經辦部門全稱）排版；根據文字量，也可以按左（醫院全稱）、右（經辦部門全稱）排版。

　　4.4案卷類目名稱需根據4.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。

　　4.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。

　　4.6歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。

　　4.7部門（科室）經辦的文件原則上應于收、發文后一個月內完成歸檔；醫院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。

　　5、檔案目錄編制

　　5.1檔案文件編號原則：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2為醫院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫院簡稱對照表》），A3A4為兩位數年份號，B1B2為部門（科室）代字（大類）號，C1C2為文件類型（小類）號，D1D2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫院的行政部為經辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：JX06-XZTZ-07。

　　5.2檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》。

　　5.3所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

　　5.4《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。

　　6、檔案保管權限、期限與類型

　　6.1檔案保管權限

　　6.1.1財務部檔案由財務部保存；

　　6.1.2人事部檔案由人事部保存；

　　6.1.3醫院證、章、信由總經理（院長）指定負責人保存；

　　6.1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。

　　6.2檔案保管期限

　　6.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

　　6.2.2醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。

　　6.2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

　　6.2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

　　6.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。

　　6.2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。

　　6.3文檔的保存形式：

　　6.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

　　6.3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，并保證其真實性。

　　6.3.3機密文檔以書面或實物形式保存。

　　6.4檔案類型

　　6.4.1行政檔案，包括：

　　營業執照正、副本，復印件；

　　法定代表人身份證（護照）（復印件）；

　　對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；

　　各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；

　　各部門（含財務、醫務科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；

　　院級會議的會議紀要、決議；

　　醫院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；

　　《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；

　　購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（復印件）等車輛管理檔案；

　　對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同文件；

　　其它應歸檔保管的文件、資料。

　　6.4.2人事檔案，包括：

　　全院員工個人信息資料（花名冊）；

　　勞動合同及保密協議；

　　考勤打卡數據；

　　工資、社保等薪酬相關資料；

　　招聘表格、人才庫等相關資料；

　　員工績效考核相關資料；

　　其它應歸檔保管的文件、資料。

　　6.4.3財務會計檔案，包括：

　　各類審計帳冊及報表；

　　各類會計帳冊及報表；

　　固定資產資料；

　　其它須保存文檔。

　　6.4.4藥械設備檔案，包括：

　　設備臺帳；

　　設備出廠合格證、使用說明書；

　　設備安裝、調試、驗收報告；

　　設備保修卡、保修協議及維修聯系方式；

　　設備運行維修、保養記錄；

　　設備更新改造記錄；

　　設備管理制度；

　　其它應保存的設備資料。

　　6.4.5醫療檔案，包括：

　　檔案內容由醫療管理部門提供。

　　7、檔案查閱與復制

　　7.1總經理有權查閱醫院所有檔案。

　　7.2部門（科室）負責人有權查閱本部門（科室）所有檔案。

　　7.3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。

　　7.4文檔查（借）閱應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續。

　　7.5查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，并進行相關登記。

　　7.6查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。

　　8、檔案的銷毀

　　8.1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤后報總經理審批。

　　8.2總經理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監銷人員監督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。

　　8.3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。

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