公司公文管理制度

　　在學習、工作、生活中，制度對人們來說越來越重要，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編為大家整理的公司公文管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

公司公文管理制度1

　　1.總則

　　為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　2.文件管理內(nèi)容主要包括：

　　上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　3.收文的管理

　　3.1公文的簽收

　　3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　3.1.2對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　3.2公文的編號保管

　　3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續(xù)。

　　3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。

　　3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.3.3為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　　3.4文件的傳閱與催辦

　　3.4.1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　3.4.2閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.4.3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　3.4.4文件閱完后，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。

　　3.4.5辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。

　　3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

　　4.發(fā)文的管理

　　4.1發(fā)文的規(guī)定

　　4.1.1全公司上報下發(fā)正式文件的權力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　4.1.2各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機構(gòu)設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。

　　4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準簽發(fā)。其余文件均由分管公司領導批準簽發(fā)。

　　4.2發(fā)文的范圍

　　4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：

　　①公布公司規(guī)章制度;

　　②轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件;

　　③公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項;

　　④公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　　⑤發(fā)布有關獎懲決定和通報;

　　⑥其他有關公司的重大事項。

　　4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：

　　①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　　②同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

　　4.2.4在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管公司領導批準后，由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　4.2.5凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

　　4.2.6各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。

　　5.文件的立卷與歸檔

　　5.1文件的'歸檔范圍

　　5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：

　　①上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;

　　②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

　　③經(jīng)理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;

　　④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

　　⑤有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果;

　　⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;

　　⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

　　⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;

　　⑨公司日志和大事記;

　　⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

　　5.1.2業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　5.2立卷要求

　　5.2.1文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　5.2.2立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　6.文件的銷毀

　　6.1對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　6.2經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

公司公文管理制度2

　　一、目的

　　為進一步加強公司的公文管理,嚴格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結(jié)合公司實際,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。

　　三、管理職責

　　綜合管理部公司為公文管理部門,負責公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

　　四、公文分類

　　公司公文按其內(nèi)容性質(zhì)分為5類,包括:

　　1.制度類公文

　　2.機構(gòu)設立及人員任免公文

　　3.內(nèi)部通知、通告類公文

　　4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文

　　5.會議紀要、備忘錄類公文

　　五、權限劃分

　　1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會討論通過,公司總經(jīng)理批準和簽發(fā)。

　　2.機構(gòu)設立及人員任免公文(限公司部門級機構(gòu)設立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準和簽發(fā)。

　　3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科根據(jù)相關部門的'發(fā)布內(nèi)容擬稿,綜合管理部部長審核,由相關部門的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。

　　4.對政府等部門報告、請示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部根據(jù)相關部門的報送內(nèi)容擬稿,由相關部門的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

　　5.會議紀要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

　　6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。

　　7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權限實施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見附表二。

　　六、公文格式

　　1.內(nèi)容范式

　　1)制度類公文

　　經(jīng)公司××××××會討論通過,并報董事長批準,現(xiàn)發(fā)布×××制度,自×××

　　年××月××日施行。特此通知

　　2)任免類公文

　　經(jīng)公司研究,并報上級批準(如必要),決定設立/撤銷××機構(gòu),任命/免去××先生/女士為××職務,以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

　　3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書寫。

　　1.文本格式

　　發(fā)文用紙為a4紙,標題小二號字,宋體加黑,正文一般為四號字,仿宋體,頁邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。

　　2.公文編號

　　1)制度類公文、機構(gòu)設立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采用按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。

　　2)內(nèi)部通知、通告類公文和會議紀要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號,并按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。

　　七、公文保管

　　所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負責保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。

　　綜合管理部定期對各類外部單位收文進行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。

　　八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負責解釋。

　　九、附件

公司公文管理制度3

　　第一條總則

　　1.山東xx物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。

　　2.公文處理必須做到準確、及時、安全。

　　3.各類文稿均應符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當,發(fā)送單位清楚,附件齊備。

　　4.一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

　　第二條公文分類

　　1.行文分類要求

　　1)按收文和發(fā)文對象,分為對外行文和內(nèi)部行文;

　　2)按是否編號,分為編號文和不編號文;

　　3)編號文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;

　　4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

　　絕密:公司董事長簽發(fā)的相關文件;

　　機密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關文件;

　　秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;

　　2.介紹信

　　1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級領導批準;

　　2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;

　　3)不允許開具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領導授權人同意;

　　4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;

　　5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;

　　6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領用人應立即向部門經(jīng)理或辦公室報告,及時采取相應措施;

　　3.內(nèi)部出版物

　　內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。(如:'山東xx物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊'、'客戶通訊')

　　4.不編號文的范圍

　　1)有關公司內(nèi)部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;

　　2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發(fā)出的非正式函件;

　　3)非正式對外發(fā)出的下列文書材料:為有關部門和機構(gòu)及其負責人代擬的文稿;學術性、知識性資料;其他非正式材料;

　　4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務規(guī)劃等;

　　5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內(nèi)部行文。

　　第三條收(發(fā))文

　　1.實行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入'收、發(fā)文登記簿'的公文包括:

　　1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;

　　2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項目的傳真;

　　2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺負責;

　　3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;

　　第四條公文格式

　　1.凡以山東xx物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;

　　2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡單';

　　3.各部門對總經(jīng)理呈送的報告,采用統(tǒng)一印制的呈報批示單';

　　4.公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送(報)單位等部分組成。如有附件,應在正文之后注明附件名稱和順序;

　　5.公文紙一般用a4型,左側(cè)裝訂;

　　6.字體字號選用:

　　公文版頭為小初號加黑宋體字;

　　公文大標題選用二號(小二號)宋體字;小標題選用三號宋體字;

　　公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說明、附件說明等均采用四號宋體字;

　　密級采用三號黑體字。

　　第五條公文辦理

　　1.草擬公文

　　1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;

　　2)人名、地名、數(shù)字、引文要準確。時間應寫具體的年月,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;

　　3)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數(shù)碼者外,一般用漢字書寫。在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。

　　2.會簽

　　1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發(fā);

　　2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領導會簽;

　　3)凡對外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務時,應由涉及的專業(yè)部門負責人會簽;

　　3.行文字號

　　1)5.3.1公司:魯xx字[200x]第xxx號

　　2)5.3.2直屬部門:魯xxx字[200x]第xxx號

　　x為直屬部門代字,具體如下:

　　辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務部--環(huán)

　　簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權人簽發(fā)。

　　4.執(zhí)行

　　1)辦公室負責將以公司名義發(fā)出的.公文復印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);

　　2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數(shù)準確;

　　3)對于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;

　　4)封發(fā)公文時要對公文進行檢查,防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要注明要求;

　　5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在'文件簽收單'上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

　　第六條公文歸檔

　　1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;

　　2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;

　　3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報準監(jiān)銷;

　　4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。個人不得保存應存檔的公文。

　　第七條責任

　　1.簽發(fā)人對公文主題和內(nèi)容承擔領導責任。會簽人對公文專業(yè)內(nèi)容承擔專業(yè)技術責任;

　　2.辦文部門負責人應對所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;

　　3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業(yè)知識和寫作能力,對公文內(nèi)容承擔直接責任;

　　4.校對人以原稿為根據(jù),應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發(fā)文中出現(xiàn)的校對錯誤承擔直接責任。

　　第八條附則

公司公文管理制度4

　　第一條發(fā)文

　　1、公司各部門擬發(fā)稿（文）件，均須填制文件簽發(fā)單，報總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制，及時準確按要求發(fā)送至相關單位、部門，并認真作好文件簽收工作。

　　3、外送文件，經(jīng)辦人須用公司標準信封封存，并送（郵）至相關單位或上級部門，力求準確、無誤。

　　第二條打印

　　1、公司公文的打印工作由人事行政部負責。

　　2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料，均由部門專人（文員）負責。

　　3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門（人員）負責。

　　4、公司各類公文、文件、通知，人事行政部須分類存檔一份。

　　第三條收文

　　1、凡外來文件或參會人員帶回的.會議文件，任何部門或個人收到后均應及時交至人事行政部，不得無故截留文件。

　　2、人事行政部收文后應及時作好收文登記工作，并根據(jù)文件精神或要求，認真填寫公文處理傳閱單，經(jīng)人事行政部主管閱后及時由專人將文件送至相關部門負責人處予以辦理。

　　第四條傳閱

　　1、人事行政部須及時準確地將傳閱文件按文件處理要求送相關部門負責人處。

　　2、人事行政部在規(guī)定時間內(nèi)應及時收回傳閱文件，不得有漏、損、銷情況發(fā)生。

　　3、文件閱示人須認真閱文，并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門或相關人員執(zhí)行文件所要求事項，并在文件傳閱單上簽閱意見。

　　4、人事行政部根據(jù)領導批閱意見及文件精神，對執(zhí)行未果的部門應督辦，直至將公司領導意見及指示落到實處，并將執(zhí)行情況報公司領導。

公司公文管理制度5

　　為使公文的簽收及發(fā)放及時、準確，確保公文制作規(guī)范，保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質(zhì)量。特制訂本制度

　　一、企業(yè)常用公文的構(gòu)成

　　企業(yè)常用公文包括請示、報告、申請、決定、決議、批復、通告、通知、通報、函件、會議紀要、工作總結(jié)、工作計劃、講話稿等。

　　二、文書收發(fā)管理

　　1、企業(yè)各部門與外界來往公文的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一負責。辦公室主任指定專門人員負責往來公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門。如遇特殊情況無法及時送達，應提前電話通知知承辦部門。文件傳閱過程中應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將有密級的文書帶回家、宿舍及公共場所，也不得傳至權限范圍之外的人員。

　　2、負責人閱讀、批閱公文，當天閱讀完后應在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過兩天，閱后應簽名，并作擬辦意見，責成相關部門辦理。如需備查，應按照有關規(guī)定執(zhí)行。辦公室對公文負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到公文后應立即指派專人辦理，不得將公文壓放、分散。

　　三、公文的制作

　　公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以xxxx公司名義發(fā)出的`通告、決定、請示、通知、報告、會議紀要等均屬于發(fā)文范圍。各部門不得以xxxx的名義擅自對外發(fā)送正式公文。各部門需要向上級反映匯報重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的，應向辦公室提出發(fā)文申請，并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后，交總經(jīng)理會簽后由辦公室統(tǒng)一打印、蓋章和分發(fā)。

　　四、公文歸檔與保管

　　1、全部處理完后的文書，按照一定的分類進行整理與編輯，并在文書保存本上做好登記。

　　2、企業(yè)個人不得保存企業(yè)文書、凡參加會議帶回的文件，應及時交行政部登記保管，調(diào)離企業(yè)的員工應將文件記錄本清理移交。

　　3、如果職務或部門計劃發(fā)生變更或做出調(diào)整，則必須在有關登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。

　　4、當年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號遞交檔案室存檔。存檔時應列出詳細地文檔明細，一式3份。并由檔案管理員、監(jiān)交人確認簽字以備查詢調(diào)閱。

　　本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

公司公文管理制度6

　　一、公司行文是企業(yè)請示、報告、商洽工作、向下傳達決定、批復處理問題、指導工作的重要形式。

　　二、公司行文要做到規(guī)范、準確、及時，并實行統(tǒng)一管理。

　　三、公司行文的程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(fā)(公司領導)、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷毀。

　　四、行文與打印管理

　　1、公司行文由業(yè)務承辦人起草，在發(fā)文稿申請表中須有文件標題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負責人簽名、標定日期和密級；部門負責人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理批準簽發(fā)的文稿交行政部統(tǒng)一編號打印，由起草人校對(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)修正后，及時送交給有關部門和人員，或由行政部發(fā)出。

　　3、打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴　�復印、傳真等行文中的有關商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項透露給他人。

　　五、發(fā)文管理

　　1、公司發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領導批示的，還應附批示件。

　　2、部門和個人收文應在行政部發(fā)文登記冊中簽名。

　　3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關部門的.請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

　　4、公司內(nèi)部文件，各部門應妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。

　　六、收文管理

　　1、公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

　　2、公司收文由行政部統(tǒng)一負責：收到發(fā)來文件后，應先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關領導閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

　　3、急件或涉及商業(yè)機密的傳真應由專人處理。

　　七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。

公司公文管理制度7

尊敬的公司領導：

　　我謹代表公司行政部，就公司統(tǒng)一使用公文管理制度的必要性及實施方案，向您提交此請示。

　　隨著公司的不斷發(fā)展和壯大，各部門間的溝通與協(xié)作日益增多，公文作為公司內(nèi)外信息傳遞的重要載體，其規(guī)范性、準確性和高效性對于提升公司形象、保障工作順利進行具有重要意義。然而，目前公司在公文管理方面存在一些問題，如格式不統(tǒng)一、內(nèi)容不規(guī)范、審批流程不明確等，這些問題不僅影響了工作效率，也給公司的形象帶來了負面影響。

　　因此，我們建議公司統(tǒng)一使用公文管理制度，以規(guī)范公文格式、明確審批流程、提高公文處理效率。具體實施方案如下：

　　一、制定統(tǒng)一的公文格式標準。我們將參照國家相關標準和行業(yè)慣例，結(jié)合公司實際情況，制定適用于公司內(nèi)部和外部的公文格式標準，包括文件頭、正文、落款等各個部分的`字體、字號、排版等要求，確保公文整體風格一致、美觀大方。

　　二、明確公文內(nèi)容要求。我們將制定公文內(nèi)容規(guī)范，明確各類公文的寫作要點和注意事項，避免出現(xiàn)內(nèi)容重復、信息不準確等問題。同時，我們將建立公文審核機制，確保公文內(nèi)容符合公司政策和法律法規(guī)要求。

　　三、優(yōu)化公文審批流程。我們將對現(xiàn)有的公文審批流程進行全面梳理和優(yōu)化，明確各級審批權限和審批時限，簡化審批環(huán)節(jié)，提高審批效率。同時，我們將建立公文催辦機制，確保公文在規(guī)定時間內(nèi)得到及時處理。

　　四、加強公文管理培訓。我們將組織相關部門人員進行公文管理培訓，提高員工的公文寫作和處理能力，確保公文管理制度得到有效執(zhí)行。

　　通過統(tǒng)一使用公文管理制度，我們相信將能夠有效提升公司的公文管理水平，提高工作效率，樹立公司良好的形象。我們懇請公司領導對此請示給予審批，并指示相關部門配合實施。

公司公文管理制度8

　　為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，嚴格公文處理程序，提高工作效率，根據(jù)《國家行政機關公文管理辦法》有關規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本管理制度。

　　一、公文的定義及分類

　　1、公文定義：是指公司在經(jīng)營管理過程中，按嚴格的、特定效力的、規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。

　　2、公司公文分類：

　　（1）公司規(guī)章制度及流程文件和表單類。

　　（2）通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關公文、送達有關部門周知和共同執(zhí)行的事項、發(fā)布規(guī)章制度以及任免或聘用干部等。

　　（3）報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問等。

　　（4）請示：適用于向上級機關請求指示工作、批準某種要求等。請求要一事一報。

　　（5）函：適用于不相隸屬機關之間相互商洽合作、詢問和答復問題、向主管或相關部門報請確認事項等。

　　（6）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況

　　（7）會議紀要：適用于記載會議的基本情況、討論和研究的問題、發(fā)言的內(nèi)容、形成的決議等。

　　二、公文處理原則

　　1、公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的公務文書，是傳達、發(fā)布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。

　　2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　3、公文處理應按照行文要求和公文處理規(guī)范進行，做到準確、及時、安全、保密。

　　4、綜合管理部是公司公文處理的管理部門，負責公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。

　　5、各部門負責人：負責審核本部門起草的公文。 三、管理規(guī)定

　　1、起草公文要求。

　　（1）起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。(見附件) （2）公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。如涉及其他部門，以公司級文件下發(fā)。

　　（3）發(fā)出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規(guī)定。

　　（4）傳遞秘密公文時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。

　　2、收文管理

　　（1）公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）

　　（2）公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

　　（3）公司收文由綜合管理部統(tǒng)一負責：收到發(fā)來文件后，應先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關領導閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

　　3、發(fā)文管理

　　（1）、公司發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編號、存檔。有領導批示的'，還應附批示件。

　　（2）、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關部門的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

　　（3）、以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。

　　（4）、公文正式下發(fā)前，綜合管理部應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

　　（5）、擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

　　（6）、公司內(nèi)部文件，各部門應妥善保管。

4、公文的存檔與保管

　　（1）、綜合部檔案管理員每年3月底以前將上年度的公文整理歸卷。對未及時歸檔的文件、資料，綜合部檔案人員負責向有關部門清理搜集，各部門應予以支持配合，避免重要公文及資料的散失。對特殊時期形成的檔案資料全部收回歸檔。

　　（2）、公文的銷毀，由綜合部檔案管理人員編制需銷毀的公文資料清單，報綜合部負責人批準后按規(guī)定實施銷毀。

　　各部門、各單位要按上訴規(guī)定書寫公文；凡上報公司的各類報告、請示等，均需按上訴要求辦理；凡各部門、各單位在公司內(nèi)部發(fā)布各類信息的文字材料均按上訴規(guī)定辦理。

　　附件: 文件版面格式要求

　　一、頁面設置

　　（一）使用A4打印紙，設置為縱向。

　　（二）頁邊距：上3.8，下3.2，左2.8，右2.8。

（三）在“頁面設置選項卡”中的“文檔網(wǎng)絡選項卡”中將每頁設置為42行。

　　二、字體

　　（一）標題

　　標題用2號宋體加粗。

　　（二）正文和小標題

　　1、正文用3號仿宋GB2312。

　　2、一級小標題用3號黑體，二級小標題用3號楷體GB2312加粗，三、四級小標題用3號仿宋GB2312。

　　小標題級別為：“ 一 ”，“ （一） ”，“ 1 ”，“ （1） ”。

3、“附件”二字用3號黑體，附件內(nèi)容用3號仿宋GB2312。

三、格式

　　（一）頁碼位于底部居中，格式為：“ -1- ”、“ -2- ”。

（二）標題應設置為居中。若超過一行則用字符間距86%縮進；若縮進后仍超過一行，則不必縮進直接變?yōu)閮尚小?/p>

　　（三）除標題外所有內(nèi)容均設置為左端對齊。

（四）小標題和段落首字之前空2個字符，即4個空格。

　　（五）若小標題獨立成行，其后不加標點。

　　（六）標題與正文之間用3號字體空一行，正文與落款之間用3號字體空兩行。

　　（七）附件與正文之間用3號字體空一行。“附件”二字之前空2個字符，即4個空格。（附件在正文和落款之間）

　　（八）日期從右向左空4個字符，即8個空格。單位落款應處于日期正中；若落款超過一行，用字符間距86%縮進；若縮進后仍超過一行，用字符間距80%縮進。

　　（九）選中所有內(nèi)容，在“段落選項卡”中的“縮進和間距選項卡”中，將行距設置為單倍行距；在“換行和分頁選項卡”中，取消孤行控制。

　　（十）文件存儲格式：Word 97-03“.doc”格式。

綜合管理部

　　xx年xx月xx日

公司公文管理制度9

　　1.目的

　　為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉(zhuǎn)時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于集團總公司、子公司。

　　3.職責范圍

　　3.1集團總裁辦

　　3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。

　　3.1.2負責公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負責指導各部門和各子公司的文件處理工作。

　　3.1.3負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本制度的實施。

　　3.2集團其它各部門、子公司

　　3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。

　　3.2.2負責按本制度規(guī)定執(zhí)行

　　4.公文處理原則

　　4.1公文處理原則

　　4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的`工作。

　　4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規(guī)范進行，做到準確、及時、安全、保密。

　　5.公文的種類

　　5.1公文的定義

　　5.1.1公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的公務文書，是傳達、發(fā)布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。

　　5.1.2常用的公文種類

　　常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規(guī)定、函、會議紀要等。

　　(一)決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”;經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

　　(二)意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。 (三)通知：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項。

　　(四)通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

　　(五)報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”;向上級部門請示指示、批準用“請示”。

　　(六)規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。

　　(七)函：是相互商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門提出請求的公文。

　　(八)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。

　　6.公文格式和行文規(guī)則

　　6.1公文格式和行文規(guī)則

　　6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1).公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

　　(2).公文頁邊與版心尺寸

　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。

　　6.1.2公文中圖文的顏色

　　除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。

　　6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求

　　(1).排版規(guī)格

　　正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

　　(2).制版要求

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

　　(3).印刷要求

　　單面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

　　(4).裝訂要求

　　公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

　　6.2公文中各要素標識規(guī)則

　　組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份數(shù)序號

　　公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等級和保密期限

　　密級公文應分別標明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格;密級分為ABC三個等級。密級程度應由發(fā)文主管單位領導根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標識和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。

　　(3).緊急程度

　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

　　(4).發(fā)文機關標識

　　由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團有限公司(文件)”或“九州集團”;對一些特定的公文可做相應的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團有限公司(通知)”。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

　　發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).發(fā)文字號

　　發(fā)文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

　　②如發(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：

　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

　　(6).簽發(fā)人

　　公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。

　　如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

公司公文管理制度10

　　1.為使公司(以下簡稱公司)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高工作效益和辦理公文質(zhì)量，結(jié)合公司實際，特制訂本管理規(guī)定。

　　2適用范圍本規(guī)定適用于公司機關、分子公司及各單位。

　　3規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的文件，其最新版本適用于本標準。 《國家行政機關公文格式》

　　《集團公司機關公文處理辦法》

　　《集團公司公文管理辦法》

　　4職責

　　4.1經(jīng)理(黨委)辦公室負責公司機關部門公文管理和對分子公司公文的管理、檢查、指導工作。

　　4.2各分子公司辦公室或相關部門負責本單位公文管理工作。

　　4.3公司主要領導負責公文的審閱簽發(fā)工作。

　　4.4行文部門負責公文的擬辦和發(fā)文手續(xù)辦理工作。

　　4.5公司檔案室負責公文的歸檔指導工作;按歸檔范圍，督促檢查、指導工作。

　　5活動描述

　　5.1管理原則

　　5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達、貫徹、落實黨和國家的路線、方針、政策，請示和報告問題，批復和部署工作，商洽和交流情況的.重要工具。

　　5.1.2公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公司經(jīng)理(黨委)辦公室是公文處理的管理部門，負責公司的公文處理工作，并負責指導公司分子公司和機關部室公文處理工作。

　　5.1.3公文處理必須堅持實事求是、精簡高效的原則，做到準確、及時、安全，統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、催辦、用印、審核、立卷、歸檔和銷毀。

　　5.1.4公文處理必須嚴格執(zhí)行國家和企業(yè)有關保密法規(guī)，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密安全。

　　5.2管理內(nèi)容

　　5.2.1公文種類

　　5.2.1.1通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級單位公文;傳達要求下級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項;任免和聘用人員。

　　5.2.1.2通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

　　5.2.1.3報告：用于向上級匯報工作，反映情況，提出建議或者意見，答復上級詢問的事項。

　　5.2.1.4請示：用于向上級請求批示、批準的事項。

　　5.2.1.5批復：用于答復下級單位的請示事項。

　　5.2.1.6決定：用于對重要問題或重大行動做出安排及決策。

　　5.2.1.7意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　5.2.1.8會議紀要：用于記載和傳達會議情況和議定事項。

　　5.2.1.9函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

　　5.2.1.10公告：用于向公司內(nèi)外、國內(nèi)外宣布重要事項。

　　5.2.2公文格式

　　公文一般由眉首(密級、緊急程度、文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人)，主體(標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注)，版記(主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和日期)三部分組成。

　　5.2.2.1密級和緊急程度

　　涉及國家機密和商業(yè)經(jīng)濟秘密的公文，標明密級。涉及緊急事項的公文，標明緊急程度。

　　5.2.2.2文頭

　　用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱;分為公司、部室、子公司三類文頭。

　　5.2.2.3發(fā)文字號

　　包括單位代字、年份、序號、形式為“代字[年份]序號”。公司文頭發(fā)文代字為“黨發(fā)，”，部門文頭發(fā)文代字為“A字”(A為部室代號，包括群眾組織);子公司文頭發(fā)文代字為“xxB發(fā)。年份用四位阿拉伯數(shù)字，序號為該代字流水號。聯(lián)合發(fā)文只標明主辦單位代字、序號。

　　5.2.2.4簽發(fā)人

　　上行文應注明簽發(fā)人，簽發(fā)人一般應為單位主要領導。

　　5.2.2.5標題

　　準確簡要概括公文主要內(nèi)容，并可表明公文種類。

　　5.2.2.6主送機關

　　公文的主要受理機關，用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　5.2.2.7附件

　　如有附件，標明名稱。附件說明在正文下空1行、左空2行字進行標識。如：

　　附件：1.xxxxxxxxxxxx

　　2.xxxxxxxxxxxx(后面不加標點符號)

　　5.2.2.8印章除會議紀要外，各文種均加蓋印章;印章應與文頭相符。

　　5.2.2.9成文時間

　　以負責人簽發(fā)日期為準。

　　5.2.2.10附注

　　公文如有其他需要說明的事項，應加附注，用括號括起位于成文時間下一行居左空2格加圓括號標識;上行文應在附注中注明聯(lián)系人姓名和電話。

　　5.2.2.11主題詞

　　按照《集團公司公文主題詞表》標注;同時結(jié)合企業(yè)實際，規(guī)定五種自由詞作為主題的補充，包括公文中關鍵的人名、單位(地)名、產(chǎn)品名、項目名、裝置(設備)名。主題詞不能超過5組。

　　5.2.2.12抄送單位

　　公文如需除主送機關外的其他機關知曉或執(zhí)行，應注明抄送單位;抄送單位名稱應使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　5.2.2.13印發(fā)單位和日期

　　標明主辦單位全稱或規(guī)范化簡稱以及印發(fā)時間。

　　5.2.2.14印刷和裝訂

　　公文采用國際標準A4型紙張雙面印制，左側(cè)裝訂。

　　5.2.3行文規(guī)則

　　5.2.3.1行文應當確有必要，注重效用。

　　5.2.3.2公司機關各部門根據(jù)職權范圍，可以代表公司，以公司名義向分子公司行文;子公司及職能部室可在本單位范圍內(nèi)行文，不得對外正式行文。

　　5.2.3.3向上級機關行文，應主送一個上級機關，如需其他上級機關閱知，可以抄送;公司形成的請示、報告公文要將底稿和兩份文件交公司經(jīng)理(黨委)辦公室存檔，然后再將兩份文件送上級辦公室閱批。

　　5.2.3.4一般不得越級請示或報告;除生產(chǎn)事故、大型集體上訪、突發(fā)事件等緊急重大情況或逐級行文延誤時機將造成損失，經(jīng)公司領導指定可以越級行文外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時，應抄送被越過的上級機關。

　　5.2.3.5 “請示”和“報告”在公文中不能并用;“請示”應一文一事;報告中不得夾帶“請示”事項。

　　5.2.3.6除本《規(guī)定》規(guī)定的公文種類以外，工作要點、活動方案、計劃等文體都不能作為公文的獨立行文文種，必須以“通知”的形式印發(fā)。

　　5.2.4發(fā)文辦理

　　5.2.4.1發(fā)文辦理是指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　5.2.4.2草擬公文應當做到：

　　a.符合國家的法律、法規(guī)和企業(yè)有關規(guī)定，遵循上級機關的指示精神，完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖;

　　b.全面、客觀反映情況，提出的政策、措施切實可行;

　　c.觀點明確、條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，標點正確;

　　d.人名、地名、數(shù)字、引文準確;引用公文應先引標題后引發(fā)文字號;引用外文注明中文含義;日期寫明具體年、月、日;

　　e.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”;

　　f.根據(jù)行文目的和發(fā)文機關職權選擇適當?shù)奈姆N;

　　h.公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序號和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數(shù)字;

　　i.應使用國家法定計量單位;

　　J.文中使用非規(guī)范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名;

　　k.公文書寫稿紙要干凈耐用，書寫字跡整齊，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆書寫，不能用鉛筆、圓珠筆和彩筆書寫;用計算機打印的，排版要規(guī)范。

　　5.2.4.3行文前，應填寫發(fā)文稿紙，標明起草人，主送機關和公文標題。

　　5.2.4.4擬制的公文，由起草單位負責人進行審核。公文的簽發(fā)，凡以公司(子公司)名義報送上級機關或下發(fā)的涉及全局工作的重要公文，都要由主要領導簽發(fā);涉及專項或某一系統(tǒng)工作的公文，由分管領導簽發(fā)。需要會簽的聯(lián)合行文，應在會簽欄注明會簽部門;簽發(fā)或會簽應署姓名和日期。

　　5.2.4.5審核、簽發(fā)或會簽公文，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆，注意不要在文稿左側(cè)裝訂線外書寫。

　　5.2.4.6公文不準翻印，經(jīng)辦公室批準，可以復印或翻印。

　　5.2.4.7擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的問題，主辦部門應當與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。

　　5.2.4.8公文送負責人簽發(fā)前，應先經(jīng)起草部門負責人核稿、把關、簽字，然后由辦文單位(部門)送經(jīng)理(黨委)辦公室進行審核，最后呈送公司(子公司)相應領導簽發(fā)。經(jīng)理(黨委)辦公室審核的重點是：

　　a.是否確需行文，行文方式是否妥當;

　　b.是否符合黨的路線、方針和政策，是否符合國家法律、法規(guī)和企業(yè)的有關規(guī)定，是否符合上級有關精神和本單位實際;

　　c.是否符合行文規(guī)則，公文的諸要素如人名、地名、產(chǎn)品名、裝置名、單位部門名稱、時間、數(shù)字、引文和文字表述，密級，主題詞是否準確、恰當，文字、標點符號及文種使用、公文格式是否符合本《規(guī)定》的規(guī)定;報批手續(xù)是否符合規(guī)定;核稿、會簽等手續(xù)是否齊備。文件中的數(shù)據(jù)、計量單位，由辦文單位領導把關。

　　5.2.4.9對不符合要求的文稿，可按以下方法處理。

　　a.文字質(zhì)量存在問題，如文字修改量不大，由經(jīng)理(黨委)辦公室負責修改;需要做重大修改的，由擬搞部門修改后再報審;

　　b.違反公文辦理程序的，由擬稿部門補辦;

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