公文寫作：公文基礎知識

時間：2023-04-26 17:03:31 寫作基礎我要投稿

公文寫作：公文基礎知識

　　公文文種的選擇根據：一是行文目的，二是發文機關的職權，三是與主送機關的行文關系。小編收集了公文寫作，歡迎閱讀。

公文寫作：公文基礎知識

　　一、公文的主要文種：

　　國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。

　　公文文種的選擇根據：一是行文目的，二是發文機關的職權，三是與主送機關的行文關系。

　　經常出現的錯誤有：文種選擇不當，混用文種，生造文種等。

　　幾種常用文種的區別：

　　(一)請示與報告

　　“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復(答復)，這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區別。

　　一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批準;“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。

　　二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之后才能實施的事項;“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

　　三是容量不同。“請示”應一文一事;“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

　　四是時間不同。“請示”應事前行文;“報告”可在事前、事中、事后行文。

　　五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關，不得多頭主送或越級主送;“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。

　　六是處理不同。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復(答復)，是辦理件，下級應在收到上級批復(答復)后才能實施;上級機關收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。

　　七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過1500字;“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

　　八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等;“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

　　(二)請示與函

　　“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函(請求批準函、審批函)。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作;二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。

　　在公文撰寫中，容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的。“請示”與“請求批準函”有嚴格的區別，主要有：

　　一是類型不同。“請示”是上行文;“請求批準函”是平行文。

　　二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級;“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

　　三是內容范圍不同。“請示”是請求批準、指示;“請求批準函”是請求批準某項職能事項。

　　四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關;“請求批準函”應互相尊重。

　　五是辦復方式不同。“請示”的事項由上級機關批復下級機關;“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函(審批函)。

　　(三)報告與總結

　　“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文，如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2007年XX工作總結”等，這樣的標題是不對的。其實，工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關(可多頭主送)，抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規范了。

　　(四)意見與建議

　　“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理;作為平行文，提出的意見供受文單位參考;作為下行文，對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行，無明確要求的，下級機關可參照執行。這里著重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規范的標題應為“某某單位關于2008年XX工作的意見”。

　　(五)通告與通知

　　“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關于XX的通告”。

　　“通知”是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的。“通知”在行政機關公文往來中使用較多，如會議通知、轉發性通知等。轉發性通知應注意標題臃腫的問題。

　　二、公文格式

　　(一)發文機關標識

　　由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。比如：“綿陽市財政局文件”。

　　主要應注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發文機關標識的位置問題，平行文、下行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識。

　　聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布;如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

　　(二)發文字號

　　發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角“〔〕”括入，經常出現使用“()”或“【】”或“[]”。文件序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

　　(三)簽發人

　　上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。經常出現的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。

　　如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排。

　　(四)公文標題

　　紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。經常出現分行沒有注意詞意完整，比如“關于加強抗震救災專項資金監督檢查工作的通知”在“專項”處分行，正確的分行應在“資金”后;使用字體字號錯誤，有的沒有用2號字，有的沒有用小標宋字;行距不對，有的距離過大，有的過小。

　　(五)主送機關

　　標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

　　(六)公文正文

　　主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。經常出現自然段開始少空或多空。

　　結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經常出現的錯誤有亂用次序數，比如“一、”以后就是“1.”，亂加標點符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點標為“、”。

　　公文中的計量單位應當使用國家法定計量單位。常見問題是長度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。

　　公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　1.定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

　　2.中國歷史紀年、干支紀年、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節、正月初五等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數字括注公歷。如：藏歷陽森龍年八月二十六日。

　　3.含有月日簡稱表示事件、節日或其它特定意義的詞組，應用漢字數字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。

　　4.相鄰的兩個數字并列連用表示概數的，須使用漢字數字。連用的兩個數字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

　　5.用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數時，使用漢字數字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現一組最有統計意義和比較意義的數字，用“多”“約”等表示約數時，為保持局部體例上的一致，其約數也可以使用阿拉伯數字。如：該省從機動財政中拿出近2000萬元，調撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農田水利基本建設。

　　6.公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數字。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應寫成05年。

　　7.統計表中的數值，如正負數、小數、百分比、分數、比例等，必須使用阿拉伯數字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

　　8.物理量量值必須使用阿拉伯數字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數字，如235元，11個月、100名。

　　9.部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯數字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發〔2005〕8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

　　10.引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯數字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

　　11.表示數字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“3～8萬”;5%～15%，不能寫成“5～15%”。

　　(七)附件

　　公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼 (如“附件：1.×××××”);附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

　　(八)成文日期

　　用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“O”，不能寫為“0”。

　　(九)公文生效標識

　　公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。

　　單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字;加蓋印章應上距正文l行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

　　當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。

　　當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。

　　(十)特殊情況說明

　　當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

　　(十一)主題詞

　　“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字;主題詞不能超過5個。

　　(十二)抄送機關