文書管理制度

時間：2023-04-19 18:27:23 制度我要投稿

文書管理制度13篇

　　在不斷進步的社會中，制度使用的情況越來越多，制度是指在特定社會范圍內統一的、調節人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家整理的文書管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

文書管理制度13篇

文書管理制度1

　　一、護理文書包括體溫單、臨時醫囑單、長期醫囑單、住院首次護理記錄單、護理記錄單、手術護理記錄單、護理風險評估單等。

　　二、護理文書書寫應做到客觀、真實、準確、及時、完整、規范。

　　三、護理文書書寫應做到文字工整、字跡清晰、表述準確、語句通順、標點符號正確，使用醫學術語。

　　四、護理文書應當具有法定資格的護理人員按規范書寫，學生書寫的文書應當由老師審閱、修改并簽名。

　　五、高年護士有審核、修改低年護士書寫的護理文書的`責任。修改時應當注明修改日期，修改人員簽名，并保持原紀錄清晰、可辨。

　　六、搶救記錄應當在搶救6小時內，由相關護士據實補齊，并加以注明。

　　七、手術護理記錄應當在手術結束之后及時完成，按規范要求填寫，并放入病歷夾中。

　　八、護理文書應當在病人出院時歸入醫院病例中，交病案室保存。

　　九、制定并落實護理文書檢查考核標準及獎懲細則。

　　十、護理文書質控組每月對護理文書進行抽查，并按分數評出甲、乙、丙、三等，丙級病歷的書寫者在評先、晉升等方面實行一票否決，并與績效考評掛鉤。

文書管理制度2

　　1、由秘書組明確專人負責本辦文書檔案管理工作。

　　2、建立收發文登記薄，對各種文件、資料及時做好登記、分發、歸集。堅持對密級文件和資料一月進行一次清理，嚴格借閱登記手續。

　　3、起草、印發各種文件、資料，必須符合辦文程序和質量要求。

　　4、加強密級文件、資料的保管，不準隨意帶走、散發、遺失、出售密級文件、資料。

　　5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個人不得據為己有，丟失或者擅自銷毀。

　　6、年終對所有文件、資料進行全面清收、整理立卷和歸檔。

　　7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理，保持整潔衛生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對破損變質的`檔案材料要及時采取補救措施，確保檔案的完整與安全。

　　8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對檔案的收進移出等情況進行統計，任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

　　9、檔案人員在崗位發生變動時，應按規定辦理檔案交接手續。

文書管理制度3

　　1、各項護理文件按規定及時、準確、真實書寫，并妥善保存1年，測溫本保存3個月，以備查閱。

　　2、護理文件由病房護士長和值班護士負責管理。

　　3、病區護理文件擺放有序，病歷中心各種表格均應排列整齊，不得撕毀、涂改或丟失，用后歸還原處。

　　4、病人不得自行攜帶病歷出科室，出院或死亡后病歷按規定順序排列，由病案室保存。

　　5、護士長應每日檢查交班本，每周檢查各種護理記錄書寫質量。

文書管理制度4

　　1、文書立卷

　　每年年初機關文書部門或業務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開。

　　①分年度。將文件按其形成的年度分開。

　　②分級別。將文件按其作者之間的關系分成上級、同級、下級。對互相聯系緊密的文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。

　　③分機構。將文件按其產生或承辦部門分開。

　　④分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

　　⑤分期限。根據《文書檔案保管期限的規定》，將文件按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用文件各特征（問題、作者、時間、地區、文件名稱、文件往來機關），分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內文件的內容。案卷正式確定下來后，根據卷內文件時間、重要程序、問題、作者、地區、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統排列。編寫卷內文件的`頁號；填寫卷內文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內文件的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衛生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關文件，需經秘書長批準；對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

　　4、檔案統計

　　建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報有關部門。

　　5、檔案鑒定

　　根據國家有關檔案保管期限的規定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業務部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協大事記、常委會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

文書管理制度5

　　第一章總則

　　第一條為確保文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

　　第二條所謂“文書”是指日常工作上往來的公文、報告、會議決議、規定、合同書、專利許可證書、電報、財務預算、財務決算等一切的公文和用書。

　　第三條文書的收發、領取與寄送，原則上由院長辦公室負責。其他部門的文書管理，也應參照本制度。

　　第二章文件的收發和催辦

　　第四條對文件、信凼的處理，必須做到及時、準確、安全、保密。凡屬上級機關、兄弟單位發來的文件及學院的文件或信凼，均由學院機要員統一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。

　　第五條文件登記后，機要秘書應即編號登記并在文件首頁加蓋收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據文件內容和性質簽送院領導批閱。為避免文件、電報積壓，延誤工作，一般應在當天批閱完，緊急文件要速閱速辦。

　　第六條學院外出開會人員帶回的文件及資料統一由機要秘書登記，按文件的要求進行傳閱不得個人保存。

　　第七條為加速文件流傳，提高工作效率，機要員一般應在當天或第二天將文件送至院領導和承辦部門，承辦部門接到文函件、電報后應立即指定專人辦理。如關系到二個以上業務部門，按批示次序依次傳遞，最遲不超過二天（特殊情況除外）。如經辦需備查的，主辦部門經辦人員要征得院長辦公室同意后予以復印和摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　第八條各部門要指定專人負責收交、保管文件并負有催辦、督促、保密、檢查的責任，各部門承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見和結果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負責并備查考。

　　第九條機要員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門對學院統一編號的文件要及時處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。

　　第三章文件的借閱和清退

　　第十條各部門有關人員因工作關系需借閱、查閱文件，需經本部門領導簽字同意，有密級的文件，需經院長辦公室處長同意后方可借閱。

　　第十一條借閱文件應嚴守登記、簽收手續，遵守借閱時間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。

　　第十二條嚴格文件清退制度。機要員除對承辦的公文進行日常催辦外，實行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度將上年的文件進行一次清理后全部立卷歸案。上級限期清退的文件及時催交上報，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責任者，寫出書面報告，按情節輕重，給予必要的處分。

　　第四章文件的保管和歸檔

　　第十三條凡下列文件統一由學院檔案室保管歸檔：

　　（1）上級機關來文，上級對學院報告、申請的'批復；

　　（2）學院發出的報告、指示、決定、決議、紀要、規定、重要通知、生產計劃、總結、領導發言、人事、組織、各類年報等；

　　（3）學院黨代表會、團代會、學代會、學院黨政辦公會、學院黨、政、工聯席會、學院行政辦公例會、學院中層干部擴大會及各種專業會議記錄；

　　（4）參加上級召開的各種會議所攜帶回學院的文件、資料及本學院在會上匯報發言材料等；

　　（5）反映學院先進人物、事跡及學院領導工作等；

　　（6）反映學院有關獎懲的材料；

　　（7）學院日志、南廣大事記和工作簡報；

　　（8）向上級請示批復的文件及上報的有關材料等；

　　（9）上級部門直接發至學院各單位的文件，如涉及到學院全局的，應交院長辦公室由機要員登記，由分管院領導批示后再下發辦理。

　　第五章文件立卷與銷毀

　　第十四條立卷要求

　　（1）文件立卷應按內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔；

　　（2）按立卷要求分卷裝訂，寫明案卷標題，卷內文件以時間順序排列，列好案卷目錄，清點案卷無誤后方可歸檔；

　　（3）立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；

　　（4）要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔；

　　（5）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。

　　第十五條文件的銷毀

　　（1）對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，院長辦公室機要員應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續；

　　（2）經審核同意銷毀的文件，應由機要員和院辦主任在場負責銷毀。

　　第六章文件傳閱

　　第十六條傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所。

　　第十七條閱讀文件應抓緊時間，不影響他人傳閱，當天閱后應簽名以示負責。如有：“提示”、“擬辦意見”，院長辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求辦理有關事宜。

　　第十八條閱文時不得抄錄全文，以防泄密。

　　第十九條不得任意取走文件夾中任何文件，如確工作需要，要辦理借閱手續。

　　第二十條文件閱完后，應送交機要員，避免橫傳，以便保管。

　　第二十一條對于緊急文件要速閱速辦。

文書管理制度6

　　一、按衛生部《病歷書寫基本規范》、國家中醫藥管理局《中醫病歷書寫基本規范》、《浙江省病歷書寫規范》及有關醫療配套文件規定進行護理文書書寫及管理。

　　二、護理文件包括體溫單、醫囑單、醫囑本、病室交班報告本、護理記錄單、危重病人護理記錄單及手術護理記錄單等，均按本院護理部編寫的護理文件書寫格式要求填寫。

　　三、護理文件書寫必須有具備獨立執業資格的`護理人員完成，實習、進修、試用期護士書寫后應有帶教老師簽字。

　　四、護理文件書寫要求：字跡端正、清晰、無錯別字、眉欄填齊、頁面整潔。合格率達95%以上。

　　五、各種醫療護理記錄表格要定點存放，及時補充;病歷中各種表格應按順序排列整齊，不得任意撕毀、涂改或丟失，病歷用后必須歸還原處。

　　六、體溫單、醫囑單、護理記錄等應連同病歷隨病人出院或死亡后，按規定排列，及時送病案室保管。醫囑本的保存期限一般不少于二年，病區交班本一般不少于三年，以備查閱。

　　七、因搶救危重患者未能及時書寫護理病歷，當班護理人員應在搶救工作結束后6小時內據實補記，并注明時間，執行各項治療時間應記錄到時分。

　　八、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會診或轉院時攜帶病歷摘要。

　　九、護理部、科室定期對護理文件書寫質量監控、檢查、評價、反饋，促進書寫質量持續改進。

文書管理制度7

　　為規范本單位印章、文件、檔案材料等管理，特制定以下制度。

　　一、印章使用與管理

　　1、單位印章由辦公室專人保管，在辦公室使用。印章外出使用必須經單位主要領導審批。

　　2、規范用印，經請示單位主要領導同意后方可使用印章，并認真進行用印登記，注明時間、事由、領導簽字。

　　3、集中用印，除了急件請示局領導外，一般業務性用印集中在每天下午。

　　二、收文管理

　　工作人員收到上級文件及其他材料(包括電話通知)，交由辦公室統一登記，集中呈閱(急件除外)，單位主要領導批示后，由相關人員負責辦理，辦結后交辦公室存檔。

　　三、發文管理

　　凡以單位名義制發的公文，由相關業務科室負責擬稿、編號，經分管領導審稿、主要領導簽發后打印、分發，并將起草文稿與正式文件及時交辦公室存檔。

　　四、檔案管理

　　各類文件資料由辦公室負責保管、整理、裝訂、移交，要求做到整理、裝訂、移交及時，并確保檔案材料不丟失、檔案管理規范。

文書管理制度8

　　一、醫院所有文件、信函、簡報及其它資料等，統一由辦公室專人實行歸檔規范管理。

　　二、醫院收文程序是：各科室在接收到相關文件（含外出開會）時必須先交辦公室，由辦公室負責統一登記、編號，呈送醫院領導閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，統一由辦公室保存，相關科室保存復印件。

　　三、醫院發文程序是：各承辦科室根據院領導批示意見起草文件，文件起草后，按報批程序報分管領導、院長簽發。擬文科室必須按照領導簽發稿認真校對后交辦公室把關，并統一編號，統一印制。凡未經分管領導或院長簽發的文件，辦公室不予編號；文件印制必須規范、清晰、整潔，蓋章后，要連同簽發稿、附件等一式三份入檔保存。

　　四、擬文科室要注重提高公文質量，格式規范，字跡工整，確保公文的權威性和嚴肅性。各科室的文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過程中形成的廢頁、廢件應由相關負責科室及時銷毀。

　　五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔保存。外出開會或從上級機關帶回的文件，及時交辦公室專人進行登記入檔保存。未經辦領導允許，各股室不得擅自復印、摘印涉密文件和資料。

　　六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的.范圍及用途，經院長或分管領導批準后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時，要通過辦公室查閱，閱后及時歸檔。

　　七、嚴格遵守保密紀律。各種秘密文件、檔案、統計資料、編制信息、會議記錄等，都由辦公室專人負責管理，保守秘密。需銷毀的文件資料，要進行清理登記，通過一定方式徹底銷毀。

　　八、對違反保密紀律，丟失文件檔案造成失密、泄密的人員，給予批評教育。情節嚴重的，建議給予黨紀、政紀處分，故意泄密造成嚴重后果的，要追究其法律責任。

文書管理制度9

　　制度是個社會的游戲規則,更規范的講,它們是為人們的相互關系而人為設定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規程或行動準則來提高辦事效率,才設定一些制度。下面是我們應屆畢業生制度職責大全提供的'制度文章供您參考:

　　為加強執法文書的管理,促進該項工作的制度化、規范化、維護執法文書使用的科學性和嚴肅性,特制定本制度:

　　一、執法文書由局辦公室統一管理,辦公室確定專人負責執法文書的購買、登記、保管、編號、發放、回收。

　　二、各執法單位必須確定專人負責文書的領取、保管、領取文書時應認真填寫文書清單,并簽名或押印。文書的收回按編號登記,并填寫文書回收清單,經辦公室認真核對無誤,雙方應簽名或押印。

　　三、作廢的文書,承辦單位應說明理由,經分管局長審核后,交辦公室收回,并蓋作廢章。

　　四、凡編號文書,丟失或人為的浪費,少一張罰款100元,并視其情節追究單位負責人和直接責任人的責任。

　　五、執法文書為行政執法使用,任何單位和個人不得轉借或他用,誰出問題誰承擔責任。

　　六、凡局押印的執法文書,必須經局長或分管局長批準后,方可領取。

文書管理制度10

　　一、收文制度

　　1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發人員統一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關部門)，及時送質管部主管領導簽批后，分送有關領導閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。

　　2、公司領導及有關部門及時閱文，凡需收回的文件如數退回，不得積壓、丟失。

　　3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。

　　二、發文制度

　　1、凡以公司名義發出的公文，擬稿人必須用規定文稿紙撰稿，由部門領導簽字，統一送秘書核稿，經領導審核簽發(屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發)，由文書統一登記、統一印制。凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）交兩份給文書統一收集管理。

　　2、公司會簽外單位文件，經相關部門和領導審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關部門起草，秘書核稿，公司領導簽發后，再送有關部門會簽。

　　3、聯合發文經公司領導及聯合發文單位領導分別簽批后由文書統一編號、印發。

　　三、檔案管理制度

　　（一）歸檔范圍

　　1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

　　3、公司在發展過程中獲得的'被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

　　4、公司經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。

　　5、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　6、公司在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關的批復、報告、項目立項、重要函件。

　　7、公司及各部門的年度工作計劃、總結。

　　8、本公司的各種統計報表。

　　9、信訪工作材料。

　　10、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書，房屋買賣、租賃協議，資產登記等憑證性文件材料。

　　11、本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　13、專業技術職稱評審材料。

　　（二）歸檔時間

　　1、各部門應主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據為已有，或者拒絕歸檔。

　　2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續。

　　3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

　　4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內歸檔。

　　（三）歸檔要求

　　1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統、條理，保持有機聯系。

　　2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現上述情況，文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。

　　（四）檔案管理

　　1、檔案管理：依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經公司質管部及相關領導批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續，方能銷毀。銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　（五）檔案利用

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限及利用目的。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料。

　　3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經公司領導批準后才能摘抄和復制。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。

文書管理制度11

　　(一)、全廠公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電由廠收發室負責收發。

　　(二)、外發函、電要求。

　　1、各部門因公需外發函、電，經辦人員應于每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發室，另填寫掛號、平信、電報外發登記表。

　　2、每天下午××點以前，廠收發室應將當月外發函、電清點，累計送交郵局寄發。

　　(三)、外來郵件管理

　　1、外來郵件一律經廠收發室簽收分發。

　　2、凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。

　　3、一般公啟函、電和廠內職工私人信件，由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。

　　4、私人不明平信一律放到信架(信袋)內，由個人自取。

　　5、不論公私郵件收發室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應檢封口、郵戳，如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。

　　6、凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出后，應隨即到收發室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發室概不負責。

　　(四)、報刊訂購與收發。

　　1、報刊訂購。

　　(1)訂購時間：上半年下半年

　　(2)訂購手續：不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或領導。

　　2、報刊收發。

　　(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。

　　(2)收發員收到郵局送來的'報刊后應及時分發，不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間為××小時，任何人不得進入收發室。

　　(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。

　　(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。領取時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當面向收發員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發無差錯。

　　(五)、收發員應堅守工作崗位，節假日、星期日應有人值班，休星期日應采取換休形式。

　　(六)、收發室內外應經常保持整齊清潔。

　　(七)、收發室由××部門負責管理，其工作質量由××部門進行檢查、考核，并承擔責任。

文書管理制度12

　　為了貫徹執行《檔案法》，適應辦公自動化及檔案管理規范化的要求，加強本局文書檔案管理，制定本制度。

　　一、文件材料歸檔范圍

　　(一)上級機關的文件材料。

　　1、上級召開的需要貫徹執行的會議的主要材料;

　　2、上級機關頒發的屬于本局主管業務并要執行的文件，以及非本局主管業務但需要貫徹執行的法規性文件;

　　3、代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，上級機關轉發本局的文件(包括報紙、刊物轉載);

　　4、上級機關領導視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;

　　5、其他應當歸檔的.文件材料。

　　(二)本級的文件材料。

　　1、局黨組、行政領導會議文件材料，召開的工作會議、專題會議材料;

　　2、頒發的(包括轉發及與其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印制稿，重要文件的修改稿;

　　3、本級的請示與上級機關的批復文件，下級單位的請示與本級的批復文件;

　　4、內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;

　　5、檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;

　　6、內部職能部門匯總的統計報表和統計分析資料;

　　7、形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

　　8、黨委、團委、工會等內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料;

　　9、內容重要的人民來信、來訪材料，領導的指示和本機關處理來信來訪形成的記錄、調查處理報告、統計分析等;

　　10、征用土地及基本建設工程施工文件材料;

　　11、制定的規章制度等文件材料;

　　12、年鑒、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　13、干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、錄用、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲，黨員、團員、干部、工人名冊、報表，轉移關系存根等文件材料;

　　14、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊;

　　15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

　　16、與有關單位和個人簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　17、其他應當歸檔的文件材料。

　　(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。

　　1、同級單位和非隸屬單位頒發的非本單位主管業務但需要執行的法規性文件;

　　2、相關單位對本局工作檢查形成的重要文件;

　　3、同級單位和非隸屬單位與本局聯系、協商工作的重要來往文件等。

　　(四)下級單位的文件材料。

　　1、下級單位報送的重要工作計劃、總結、典型材料、統計報表、財務預算、決算等文件;

　　2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;

　　3、下級單位報送的備案材料等。

　　二、文件材料收集整理

　　(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”，指定專人負責收發文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

　　(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全，及時轉交本部門負責內勤工作的人員保管。

　　(三)各部門負責內勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料，要及時接收、清理、建檔，如有缺少應立即采取補救措施，確保每件檔案材料完整齊全。

　　(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進行收集、整理和補充，立卷保存。

　　(五)信息中心要在每月終了后3日內，將本局機關生成在局域網上的收、發文件刻錄到電子光盤上(一式三份)，交辦公室保存。

　　(六)領導和機關各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后，應將與會議和活動有關的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。

　　三、文書檔案管理使用

　　(一)各種文書檔案實行定人專管、入柜保存制度，任何個人都不得長期占用和私存文書檔案。

　　(二)內部查、借閱文書檔案，原則在文書檔案存放場所進行，否則要履行查、借閱登記手續，并按期歸還。外單位查閱文書檔案，必須報經局分管領導批準，并履行登記手續。對需要復印檔案、出具證明材料的，必須報分管局長批準，經認真審查后方可出具有關證明。否則一切后果由經辦人負責。

　　(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料，也不得在文書檔案上作任何標記，更不得擅自將文書檔案轉借他人。

　　(四)銷毀過期無效文件材料統一由辦公室按規定辦理，其他部門和個人不得擅自銷毀文件材料。

　　(五)收發、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案，嚴格按《保密法》執行。

文書管理制度13

　　(一) 文件管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

　　3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范，表達無歧義。

　　4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條制度規范

　　1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

　　2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

　　4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　第三條文件管理流程設計

　　1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

　　(二) 文書管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

　　2、文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

　　3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。

　　4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

　　第二條制度規范

　　1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

　　2、按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

　　3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。

　　4、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

　　5、根據文書的時效性和保存的'價值性，對文書進行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。

　　6、辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

　　7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

　　第三條流程設計

　　起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

　　(三) 檔案管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

　　2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

　　3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

　　第二條制度規范

　　1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。

　　2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

　　3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

　　4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

　　5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

　　6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

　　第三條流程設計

　　根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

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