公司收發(fā)快遞管理規(guī)定

時間：2022-11-07 15:32:27 制度我要投稿

公司收發(fā)快遞管理規(guī)定

公司收發(fā)快遞管理規(guī)定1

　　1.總則：

公司收發(fā)快遞管理規(guī)定

　　為了規(guī)范公司辦公所需快遞物品的接收分發(fā)管理，避免造成丟失、損壞及其他不必要的損失，特制定本辦法。

　　2.范圍：

　　本公司所有員工

　　3.定義：

　　3.1快遞物品：指公司及員工因工作和個人需要，接收到的快遞物品，包括信件、文件、資料，貨物以及其他貨品等。

　　3.2公司性快遞件：指公司及員工因工作需要，接收到的快遞物品。

　　3.3非公司性快遞件：指員工因個人需求，接收到的快遞物品。

　　4.職責(zé)與權(quán)責(zé)：

　　4.1：辦公室接待室：負責(zé)公司快遞物品的接收分發(fā)管理。

　　4.2：其他部門：負責(zé)部門快遞物品的接收。

　　5.公司性快遞件接收執(zhí)行說明：

　　5.1事前確定收到快遞的簽收與分發(fā)(各部門辦理業(yè)務(wù)時已知要到達的快遞，包括合同往來件、購置物品等)

　　5.1.1各部門辦理快遞時，應(yīng)確定具體聯(lián)系人，向快遞公司提出到貨電話通知。

　　5.1.2各部門確定有快遞物品即將到達前，應(yīng)提前通知辦公室接待室做好接收準備。

　　5.1.3快遞到達后，快遞公司電話通知各部門具體負責(zé)辦理人員，由各部門具體負責(zé)辦理人員直接驗收簽收。

　　5.1.4各部門具體辦理人員無法現(xiàn)場接收，可委托他人驗收簽收。也可通知辦公室接待室，由公司辦公室接待室簽收，并在《郵件簽收登記表》登記，物品接收人要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗核對。辦公室接待室不承擔(dān)驗收責(zé)任。

　　5.1.5辦公室接待室收到快遞不做通知，各部門具體負責(zé)人員應(yīng)在當(dāng)天領(lǐng)取，每超過一天罰款50元，周六、周日休息期接收的快遞，次周一必須領(lǐng)取。

　　5.2未知快遞件接收

　　5.2.1快遞到達后，由公司辦公室接待室簽收，并在《郵件簽收登記表》登記，并做好外包裝驗收，外包無破損進行接收，并通知有關(guān)部門領(lǐng)取，有關(guān)部門必須在接到通知當(dāng)天完成領(lǐng)取。

　　5.2.2快遞到達后，由公司辦公室接待室外包裝驗收有破損，公司辦公室接待室不做接收，并聯(lián)系有關(guān)部門現(xiàn)場驗收接收。

　　5.2.3無法確定具體負責(zé)部門的快遞件，外包裝無破損，由辦公室接待室直接接收;外包裝有破損，由辦公室負責(zé)人現(xiàn)場驗收無問題接收，并根據(jù)具體內(nèi)容進行呈報，請示領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)。

　　5.2.4物品接收人要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗核對。

　　5.3除特殊情況外，如貨物中指定的接收人不在，原則上不得由他人代簽，如因此造成貨物遺失，短少或調(diào)包等后果，代簽人需承擔(dān)全部責(zé)任。

　　6.非公司性快遞件接收執(zhí)行說明：

　　6.1快遞接收

　　6.1.1在辦理個人快遞時，應(yīng)向快遞公司提出到貨電話通知。

　　6.1.2快遞到達，快遞員電話通知個人后，個人電話委托接待室簽字接收，接待員未接到委托通知不應(yīng)接收。

　　6.1.3接待員接受委托后，簽字接收快遞，但不承擔(dān)驗貨、清點和質(zhì)量責(zé)任。

　　6.2快遞領(lǐng)取

　　6.2.1個人快遞必須在接待員接收當(dāng)日領(lǐng)取，接待員不作通知，延期不負保管責(zé)任。

　　6.2.2本人無法領(lǐng)取時，應(yīng)委托同事領(lǐng)取。

　　6.2.3行政人員周六、周日到達快遞，次周一必須完成領(lǐng)取。

　　6.2.4個人快遞領(lǐng)取時，要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗核對。

　　6.附件

　　6.1《郵件發(fā)送登記表》

公司收發(fā)快遞管理規(guī)定2

　　一、目的

　　為進一步規(guī)范公司快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公司快遞成本，確保公司快遞、信件的收發(fā)工作及時、準確，特制定本規(guī)定。

　　二、范圍

　　本規(guī)定中所指的快遞收發(fā)均指公司員工因工作所需，向外部寄送或外部寄至內(nèi)部到付取件，從而實際產(chǎn)生公司快遞費用支出的活動。

　　三、權(quán)責(zé)

　　3.1、行政前臺、值班人員：負責(zé)公司快遞物品的收件管理。

　　3.2、物流部：負責(zé)公司郵件、快遞物品的收發(fā)管理。

　　3.3、各部門：對本部門的快遞費進行管控、寄件人必須按照本辦法規(guī)定的寄件要求寄發(fā)快遞。

　　四、作業(yè)要求：

　　4.1、快遞的接收

　　4.1.1、行政部前臺、當(dāng)天值班人員或物流部在收到快遞時，應(yīng)核對以下內(nèi)容：

　　①收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應(yīng)當(dāng)場退回;

　　②優(yōu)先通知收件人本人簽收;

　　③檢查信件、快遞包裝是否完好無損;

　　④了解清楚付費情況(如是到付，需聯(lián)系收件人收件或電話知會收件人，收件委托其他人簽收處理);

　　⑤快遞物品與《快遞單》內(nèi)容(特別是托寄內(nèi)容)是否無誤。

　　4.1.2、在《快遞單》收件人簽名處簽上本人的名字，并注明日期和時間，然后在《快遞簽收記錄表》上登記快遞情況(收件人本人簽收快遞可不登記);

　　4.1.3、通知快遞收件人到前臺領(lǐng)取，快遞收件人在《快遞簽收記錄表》上簽字接收，特殊情況下，收件人不在公司，可拔打手機號碼告知對方，快遞收件人若交待告知部門同事幫忙代領(lǐng)，代領(lǐng)取人必須在《快遞簽收記錄表》上簽字確認，以備查驗核對。

　　4.1.4、如是到付件，收件人應(yīng)提前填寫《快遞收發(fā)申請表》(返修機有維修退貨單的除外)，交上級主管批準后交物流部簽收、報銷。

　　4.2、快遞的發(fā)送

　　4.2.1、因工作需要，需向外部寄送文件、資料、樣板、貨物及其他物品者必須填寫《快遞發(fā)送申請表》(有出貨申請單、維修送貨單及快遞費用不是公司付款的除外)經(jīng)部門負責(zé)人審批后，方可將《快遞發(fā)送申請表》、《快遞單》、快遞物件一起交往物流部，由物流部聯(lián)系快遞公司統(tǒng)一發(fā)送。(各需求部門于每日16:30前提出需求)，《快遞發(fā)送申請表》未經(jīng)部門負責(zé)人審批的，物流部可拒接受理，且快遞費用可酌情不予報銷，或本人承擔(dān)相關(guān)費用。

　　4.2.2、發(fā)貨人自行清點及打包好物品(發(fā)貨人應(yīng)打包扎實確保在運輸過程中安全可靠)，交到物流部，對于打包有問題的.物品，物流部有權(quán)拒發(fā)該物品。

　　4.2.4、填寫快遞單：用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料(地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等)。

　　4.2.5、底單按月份與登記表一同保存，月底結(jié)算快遞費用;物流部負責(zé)核對費用清單，核對無誤須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，總經(jīng)理批準后，由財務(wù)部進行支付。

　　4.3、寄件、付費相關(guān)規(guī)定

　　4.3.1、快遞公司選擇參照表：

　　4.3.2、選擇的原則是合理、負責(zé)任、低成本;寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)，合理、負責(zé)任的選擇性價比高的快遞公司，以低成本完成寄件;能以普通郵寄處理的不選擇快遞。

　　4.3.3、針對各客戶返回返修機(指已過保)，往返快遞費一律由客戶支付，經(jīng)批準的特殊情況除外;

　　4.3.4、針對各客戶返回返修機(指未過保)，雙方(指我司、對方)寄出快遞一律由雙方自付快遞費運;特殊情況下客戶發(fā)貨采用到付的，返修機器返回客戶時，也采用到付的支付方式;且不可采用順豐、EMS、航空(選擇以上的需客戶支付)等快運，只可采取物流、普通快遞(廣東省內(nèi)采用普通快遞)。

　　4.3.5、公司給各總代理、加盟商等所有客戶的出貨(包含成品、收費配件等)一律以《出貨申請單》上批準的(包含快遞公司、物流方式、付款方式等)為準執(zhí)行;

　　4.3.6、客戶申請的配件首重內(nèi)可優(yōu)先選擇順豐快遞(超首重的選擇順豐、EMS、航空等快運，發(fā)前應(yīng)該先與客戶溝通快遞方式)，運費全部以到付方式;

　　4.3.7、所有發(fā)票均可以選擇EMS(優(yōu)先)、順豐快遞配送;

　　4.3.8、普通信函、賀卡等均選郵政，以平信方式郵寄。

　　4.4、費用管控

　　4.4.1、所有發(fā)件費均掛到發(fā)件部門，月底物流部提供發(fā)件清單，并做好費用統(tǒng)計，發(fā)件部門負責(zé)人簽字確認，并交給財務(wù)存根。

　　4.4.2、對于快遞費過高的部門，部門負責(zé)人應(yīng)進行分析，并制定整改措施交后交財務(wù)部。

　　4.4.3、物流部每月有1500元快遞備用金，收件或寄件超過100元以上的，指定收件人或寄件人應(yīng)該提前知會物流部。

　　4.4.4、如發(fā)生物流部提貨寄回公司物品(含采購物料、返修機)產(chǎn)生的費用，將歸各業(yè)務(wù)部門費用核算。

　　4.5遺損件索賠

　　4.5.1寄(收)件人發(fā)現(xiàn)所寄(收)快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時間將單號報到前臺或物流部，由前臺或物流部與快遞公司跟進索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。

　　4.5.2前臺或物流部須對每單索賠件記錄在《快遞遺失/損壞登記表》上，便于查詢和統(tǒng)計快遞件的遺失/損壞率和評價供應(yīng)商的服務(wù)能力。

　　4.6、其它要求

　　4.6.1、嚴禁公費寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費的10倍處罰。

　　4.6.2、嚴禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場價值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。

　　4.6.3、為便于寄回公司物品損壞時的索賠，如需選擇公司合作之外的物流公司，必須選擇有資質(zhì)能出具發(fā)票的快遞物流公司。

　　4.6.4、公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由物流部保管(保管期為三年)，便于對賬和查詢。

　　4.6.5、為了保證前臺、物流部已簽收快遞的安全和維護公司前臺的形象，要求收件人或委托人必須在前臺、物流部通知后即時將收件從前臺領(lǐng)走(下班簽收的快遞除外)，如果當(dāng)天未領(lǐng)走的，每超1天對收件人可記績效投訴一次。

　　4.6.6、各相關(guān)部門應(yīng)知會寄件人(供應(yīng)商、客戶等)，盡量選擇與公司有合作關(guān)系的快遞公司(順豐、德邦、龍邦、韻達、盛翔穎)，重要文件采用順豐快遞。

　　4.6.7、所有寄出快遞需經(jīng)物流部寄出，未經(jīng)物流部同意寄出的快遞由相關(guān)部門自行處理。

　　五、相關(guān)單據(jù)：

　　5.1、快遞發(fā)送申請表

　　5.2、出貨申請單

　　5.3、物流跟蹤表

　　5.4、快遞簽收記錄表

　　5.5、快遞遺失/損壞登記表

　　六、執(zhí)行時間：20xx年二月一日起開始執(zhí)行。

公司收發(fā)快遞管理規(guī)定3

　　1.目的

　　規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運行風(fēng)險，控制物流成本。確保公司快遞的收發(fā)工作及時、準確、高效。

　　2.適用范圍

　　適用于公司全體員工。

　　3.定義：

　　快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送或收取的文件資料、產(chǎn)品樣品、貨物以及其他與工作相關(guān)貨品等。

　　3.權(quán)責(zé)

　　3.1人力資源部負責(zé)快遞簽收工作，并對收取的快遞件進行登記，及時通知收件人領(lǐng)取，對于未被領(lǐng)取的快遞，賦有保管義務(wù)(保管期限為簽收快遞件當(dāng)天17：15前)。

　　3.2收發(fā)快遞相關(guān)人員必須遵照本規(guī)定執(zhí)行。

　　4.內(nèi)容

　　4.1

　　4.1.1快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)與緊急程度，合理、準確地選擇性價比高的快遞公司。前臺對寄件人所選快遞公司的合理性進行評定。

　　4.1.2填寫快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料(地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等)。

　　4.1.3檢查與包裝：人力資源部負責(zé)對寄件的檢查審核，并把所寄物品的屬性進行詳細登記，檢查審核通過后，由寄件人按照快遞公司的包裝要求進行包裝，并把快遞單貼于包裝盒上。

　　4.1.4前臺(電話)通知快遞公司來公司收件，并保留寄件單據(jù)。

　　4.2寄件規(guī)定

　　4.2.2重型物件(達5kg以上的非貴重配件)、產(chǎn)品樣品、普通資料類原則上均選一般的快遞公司(非順豐快遞)，若是特急件，分管副總審批后可選順豐快遞等郵寄方式。

　　4.2.3普通信函、賀卡等均選郵政，以平信方式郵寄。

　　4.2.4嚴禁公費寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費的5-10倍處罰。

　　4.2.5嚴禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場價值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。

　　4.2.6前臺每月對所有寄件費用按部門進行統(tǒng)計，發(fā)件部門負責(zé)人簽字確認。

　　4.3收件規(guī)定

　　4.3.1不需支付到付快遞費的快遞收件由前臺簽收、登記后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門責(zé)任人簽字領(lǐng)取。

　　4.3.2需支付到付快遞費的快遞收件，前臺應(yīng)及時通知收件人辦理付款手續(xù)收件。

　　4.3.3貴重物品和公司秘密文件，原則上由前臺通知收件人到前臺自領(lǐng)，如收件人無法領(lǐng)取時，由前臺與收件人確認后再辦理代收手續(xù)。

　　4.3.4前臺簽收所有快遞件必須進行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在，可通知部門相關(guān)人員直接簽收。

　　4.3.5公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺保管(保管期為一年)，便于對賬和查詢。

　　4.3.6為了保證前臺已簽收快遞件的安全和維護公司前臺的形象，要求收件人(代收人)必須在前臺通知后即時將快遞件從前臺領(lǐng)走，如當(dāng)天未領(lǐng)走的，每超1天對收件人罰款50元。

　　4.3.7前臺已簽收的快遞件并通知收件人來領(lǐng)取的，如當(dāng)天未領(lǐng)走造成遺失或損壞由收件人自行負責(zé)。

　　4.4遺損件索賠

　　4.4.1寄(收)件人發(fā)現(xiàn)所寄(收)快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時間將單號報到前臺，由前臺與快遞公司跟進索賠，寄(收)件人須給予相關(guān)配合。

　　4.4.2前臺須對每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便于查詢和統(tǒng)計快遞件的遺失/損壞率和評價快遞公司的服務(wù)水平。

　　4.5附件

　　4.5.1《快遞件收發(fā)(簽收)登記表》

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