廣告公司設計部文件管理制度

時間：2022-03-09 17:36:24 廣告公司設計部文件管理制度我要投稿

廣告公司設計部文件管理制度

　　文件管理制度的內涵

　　管理制度文件，指企業已通過質量體系認證的，可提供有效的質管理制度文件量體系認證證書，未獲得認證的提供企業質量管理制度文件；企業的技術、財務、經營、安全、人事、檔案方面的管理文件，只需提供有文件名稱和文號及企業公章的頁面，管理制度原件由初審部門在受理和初審時負責核查。

　　廣告公司設計部文件管理制度（通用8篇）

　　隨著社會不斷地進步，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？下面是小編為大家整理的廣告公司設計部文件管理制度（通用8篇），希望能夠幫助到大家。

　　廣告公司設計部文件管理制度1

　　1、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　3、職責

　　3.1公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

　　3.2總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4文件編制、審批、發布的權責

　　3.4.1總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度文件。

　　3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4生產部負責制定公司生產管理制度文件。

　　3.4.5質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

　　3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。

　　3.4.7工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

　　3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

　　3.4.9公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5質量體系文件的編制、審核、批準、發布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

　　4、定義

　　4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　4.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件。

　　4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）

　　5、工作程序

　　5.1文件的分類

　　5.1.1文件屬性分類

　　（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　　（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

　　（4）技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

　　（5）外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

　　5.1.2文件階層分類

　　（1)一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

　　（2)二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

　　（3)三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

　　（4)四階文件：各記錄表單、報表等。

　　廣告公司設計部文件管理制度2

　　一、目的

　　為加強公司文件、檔案管理，增強文件、檔案安全性和保密性，規范公司文件、檔案格式，統一文件、檔案程序，特制定公司文件、檔案管理辦法。

　　二、格式的規范

　　公司文件、檔案的格式包括：臺頭、字體、編碼，要做到統一、規范，公司對外聯系、內部行文按照統一的格式，一律要求計算機打印后發送，不得手寫。

　　三、文檔分類管理

　　公司建立各類文檔的目的，一是通過文檔可了解公司整個發展情況，二是便于查找、使用。根據公司經營范圍，文檔可分為幾類，如下：

　　1、行政類

　　1）公司內部管理制度、交流文件、會議紀要、重要函件；

　　2）機要文件:股東會/董事會會議紀要、決議等材料；審計報告、商業密件以及不可隨意復印的文件或傳閱的文件等；

　　3）公司的宣傳材料、簡介、刊物等；

　　4）公司人事檔案，各項人事記錄；

　　5）行政產生的各項記錄，資產、設備說明書、驅動盤等。

　　2、技術類

　　1）技術文檔/產品代碼/產品研發測試過程文檔和記錄；

　　2）技術資料：與工作有關的開發工具及技術參考、學習資料。

　　3、商務類

　　1）非經營協議：公司之間合作、協作協議；

　　2）經營合同：用于公司的租賃、通訊以及辦公方面的合同、協議；商務經營活動合同，包括正式合同、內部合同、采購合同及合同執行過程記錄等；客戶檔案，以客戶為單位，自與該客戶建立聯系開始，除基本情況外，記錄每一次活動及每一項合同執行情況。媒介檔案：每一家媒介建立獨立檔案，除基本情況外，記錄每次合作或采購活動情況。

　　4、項目文檔

　　從銷售立項到完成全過程的項目正式文件和溝通備忘文件，全部獨立存檔。

　　四、文檔編號規則

　　1、常規文件編號規則：

　　公司名稱縮寫（CF）+科目名稱+具體類別+年份+順序號（3位）

　　如：公司行政管理會議紀要一份：CF-AM-會議紀要-2021-005

　　2、項目文檔編號規則：

　　項目編號+具體類別+順序號（3位）

　　如：xx項目溝通會議紀要一份：20211009-XS-溝通會議紀要-003

　　3、公司運營管控文檔編號規則：

　　公司名稱縮寫+科目+順序號（3位）+版本號

　　如：考勤管理制度：CF-HR-005-1.0,“CF”代表公司，“HR”代表所屬科目-人力資源管理，“005”代表序號，“1.0”代表版本號。

　　五、本規定自制定之日起執行，人事行政部負責修訂和解釋。

　　廣告公司設計部文件管理制度3

　　一、目的

　　為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

　　三、職責

　　1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。

　　2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

　　四、內容

　　1、文件資料的收集

　　安全生產文件檔案內容如下：

　　（1）國家有關安全生產法律法規、標準規范及其它要求；

　　（2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；

　　（3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

　　（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

　　（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

　　（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

　　（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

　　（8）食品安全、職業衛生評價報告等。

　　2、立卷歸檔

　　（1）、文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

　　（2）、應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

　　（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；

　　（4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

　　（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

　　3、檔案保管

　　（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；

　　（2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　4、檔案借閱

　　（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續；

　　（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

　　（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　5、檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

　　五、相關記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負解釋，自發布之日起實施。

　　廣告公司設計部文件管理制度4

　　1、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。

　　3、定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。

　　4、職責

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

　　4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發布的權責

　　4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。

　　5、文件分級分類

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。

　　5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

　　6、文件編號、標識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　6.2文件的標識與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的`文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識；如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識；

　　長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本；

　　一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7、文件編制、審核、批準和發布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　7.2文件歸檔、發放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門；

　　(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門；

　　(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件；行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。

　　(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

　　7.4文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　7.5外來文件管理

　　7.5.1外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規；國家、行業、地方標準；上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　文件密級發放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象。

　　機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象。

　　秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象。

　　廣告公司設計部文件管理制度5

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

　　二、管理業務與分工

　　1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。

　　2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。

　　三、管理內容與要求

　　1.技術文件的種類

　　（1）技術類文件

　　由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。

　　（2）管理類文件

　　由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

　　2.文件登記

　　（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。

　　（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　　（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。

　　（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。

　　《設計更改單》應包括下列內容：

　　（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　　（b）更改理由；

　　（c）會審意見、會審簽名；

　　（d）設計、工藝負責人簽名；

　　（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。

　　（3）技術文件的xx與批準

　　一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

　　（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。

　　（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。

　　廣告公司設計部文件管理制度6

　　（一）目的

　　為規范管理本企業的安全生產規章制度，確保符合國家相關法律法規、標準和規范，符合本企業的特點，具有實際的指導意義，制訂本制度。

　　（二）適用范圍

　　本制度適用于xx水泥有限公司安全生產規章制度，安全操作規程及其他安全生產文件的編制、發布、使用、評審、修訂等管理。

　　（三）規范性引用文件

　　《文件控制程序》

　　（四）職責

　　1.總經理負責組織制定、審核、簽發并落實本單位安全生產規章制度和、崗位安全操作規程和崗位生產責任制。

　　2.生產技術處負責實施對安全規章制度、崗位安全操作規程和崗位生產責任制文件的編制組織、審核修訂，包括與安全標準化有關的外來文件。

　　3.各分廠、處室在職權范圍內分工負責本單位的安全生產管理制度、安全操作規程和崗位生產責任制的編制和管理。

　　(五)管理要求

　　1.安全標準化文件的分類、編號

　　1.1本企業的安全標準化文件主要包括：安全生產規章制度、安全操作規程、崗位安全生產責任制、事故應急救援預案等。

　　1.2安全標準化文件的受控狀態

　　安全標準化文件分“受控”和“非受控”兩種形式。“受控”文件的發放對象為本公司與標準化運行有關的部門或個人。“受控”文件發放時其封面加蓋“受控”章，進行統一編號，并對持有者進行登記，必要時蓋xx水泥有限公司專用章。“非受控”文件只進行編號和記錄，可作為一次性文件提供給顧客，發出后不再進行管理。

　　1.3安全標準化文件的編號規則：

　　1.3.1公司自行編制的安全標準化文件的編號規則：

　　注：

　　“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代碼

　　“WN”是，“威寧”的拼音第一個字母縮寫；

　　“XN”，指公司名稱“西南”；

　　“R”是指“記錄”；

　　“AQ”，指各安全文件的編號，安全生產規章制度WNXN-AQZD，操作規程WNXN-CZGC，安全責任制WNXN-AQZRZ等開始編，需保留文件控制的相關記錄。

　　1.3.2國家行業地方等標準采用原編號。

　　2.安全標準化文件的編制

　　2.1生產技術處負責組織編寫《安全生產管理制度匯編》，包括《應急救援預案》《崗位安全操作規程》《崗位安全生產責任制》等文件的編寫，按照安全標準化的13個要素進行分解，各分廠、處室按照職權范圍負責本部門所涉及的安全標準化要素進行安全文件的編寫。

　　2.2《安全生產管理制度匯編》至少包含下列內容：安全目標管理、安全生產責任制管理、法律法規標準規范管理、安全投入管理、文件和檔案管理、風險評估和控制管理、安全教育培訓管理、特種作業人員管理、設備設施安全管理、建設項目安全“三同時”管理、生產設備設施驗收管理、生產設備設施報廢管理、施工和檢維修安全管理、危險物品及重大危險源管理、作業安全管理、相關方及外用工（單位）管理、職業健康管理、勞動防護用品（具）和保健品管理、安全檢查及隱患治理、應急管理、事故管理、安全績效評定管理等。

　　2.3制度內容要符合國家相關法律、法規，標準和規范，應符合本企業的實際，不能照抄照搬。

　　2.4制度的編寫人員應了解國家相關法律、法規，標準和規范，熟悉本企業的組織架構和管理特點，確保合規性。制度的格式建議包括以下內容：目的、適用范圍、規范性引用文件、職責、管理要求、記錄等。

　　2.5《崗位安全操作規程》要涵蓋本企業的所有崗位（或設備），內容要基于特定的危險源（危害因素）辨識和風險分析評價和控制。其格式建議包括以下內容：目的、范圍、主要風險及控制措施、操作規程、安全注意事項、應急處置、附件等。

　　2.6應急預案的編寫應符合《生產經營單位安全生產事故應急預案編制導則》的要求，應按規定評審，并報安監部門備案。

　　3.安全標準化文件的會簽

　　3.1安全標準化文件草稿編制結束后，生產技術處應將草稿發放到相關部門，或組織相關部門、人員討論，廣泛征求各部門人員的意見。

　　3.2各部門人員提出的意見，生產技術處應做好記錄，斟酌采納后融入到其中。

　　4.安全標準化文件的審批

　　4.1《安全生產管理制度匯編》由生產技術處組織編寫，生產技術處負責人審核后報請主管領導，由總經理批準。

　　4.2各部門負責編制的安全標準化文件由各單位自行起草，生產技術處負責人審核后報請主管領導，公司總經理批準。

　　4.3安全標準化文件在發布前，審核時規定發放范圍。

　　4.4各分廠、處室負責人負責審核部門起草的文件，報公司總經理批準。

　　5.安全標準化文件的發布

　　5.1受控文件由行政人事處根據文件的發放范圍統一發放。

　　5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事處文件發放程序發放，發放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺發放到相關部門，相關部門應及時查閱，獲取存檔。

　　5.1．2一般的安全文件，由擬定文件部門，按文件發放程序發放，發放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺發放到相關部門或本部門，相關部門或本部門應及時查閱，獲取存檔。

　　5.2安全標準化文件發放應在《文件發放/回收登記表》上登記，受控文件應記錄發放號，并有文件接收人簽名，保留發放記錄。

　　5.3各分廠編制的安全生產管理制度及崗位安全操作規程應由行政人事處發放到相關崗位，并組織培訓考核，保留記錄資料。

　　5.4安全標準化文件應以公司正式文件發布。

　　5.5各分廠、處室應嚴格按照安全標準化文件的要求執行。

　　6.安全標準化文件的使用

　　6.1文件使用人的受控文件破損嚴重影響使用時，應向辦公室辦理更換手續，交回破損文件，補發新文件。補發新文件，分發號不變。

　　6.2文件使用人丟失受控文件應向行政人事處報告，說明丟失原因，經原批準人批準后補發新文件。

　　6.3行政人事處保存相關《受控文件目錄》。

　　7.安全標準化文件的評審

　　7.1公司每年至少組織一次對安全生產法律法規、標準規范、規章制度和操作規程、崗位安全生產責任制的執行情況及適用情況進行全面檢查和評估，并編寫評估報告。

　　7.2個別文件因可操作性等原因需要臨時評審的，由使用單位提出，生產技術處負責組織安全標準化文件評審，以確定是否需要修改。

　　7.3出現下列情況時，評審工作可以立即開展，確保安全規章制度和安全操作規程的適用性和有效性：

　　7.3.1國家安全生產新的法律法規標準及其他要求在官方媒體公布或通過文件精神下達時。

　　7.3.2省市等上級部門安全生產行政管理部門新下發的安全管理相關文件通知時。

　　7.3.3公司新工藝新技術、新裝置、新產品和新方法的投入使用時。

　　7.3.4當發生事故時，工藝技術材料等發生變更時。

　　7.3.5企業發生并購重組時。

　　8.安全標準化文件的修訂

　　8.1制定文件修訂的計劃，并根據文件評審結果、安全檢查反饋的問題、生產安全事故案例和績效評定結果等，對安全生產規章制度及崗位安全操作規程進行修訂，確保其有效和適用；

　　8.2安全標準化文件需要更改時，應有文件更改人書面說明原因及更改內容；重大更改（如技術等）還應附有充分的理由和依據，經單位負責人簽字，文件主管部門審核后，報原文件批準人批準。原批準人發生變化或其職能發生變化時，應報接替其職能的人員批準。

　　8.3安全標準化文件經修改后應注明修改狀態，自0開始順序編號，修改頁超過2/3時應換版。

　　8.4安全標準化文件的換版和文件的作廢及銷毀要進行登記。

　　9.安全標準化文件的管理

　　9.1經批準的文件應按文件的編號規則予以編號登記。文件起草部門應將文件原稿和批文交辦公室保存。以媒體形式存放文件應加密/將磁盤標識存檔。

　　9.2需臨時借閱安全標準化文件時，應經安全文件管理部門負責人批準并予以登記，借閱者應在規定的日期時間內歸還文件。文件原稿不對外借閱。

　　9.3文件復印和拷貝需填寫申請單，由行政人事處負責人批準后執行。未經批準任何人不得擅自打印復印和拷貝。

　　廣告公司設計部文件管理制度7

　　一、總則

　　第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統一由行政秘書歸檔：

　　1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等；

　　2、各種專業例會記錄；

　　3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結果；

　　5、企業日志和大事記。

　　第十條立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　六、附則

　　第十二條本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條本制度自公布之日起執行。

　　廣告公司設計部文件管理制度8

　　第一章總則

　　第一條為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規定。

　　第二條負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

　　第三條堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第二章文書檔案立卷歸檔方法

　　第一節文件資料的收集管理

　　第四條凡公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集保管。

　　第五條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

　　第六條公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續，檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。

　　第七條各系統、部門檔案員的職責：

　　（一）了解本部門的工作業務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

　　（二）認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續。

　　（三）承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續。

　　第二節歸檔范圍

　　第八條重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。

　　第九條上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。

　　第十條公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　第十一條公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。

　　第十二條公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

　　第十三條信訪工作資料。

　　第十四條公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。

　　第十五條公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。

　　第十六條公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。

　　第十七條公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第十八條公司保密制度中規定的保密范圍材料。

　　第十九條公司重要設備檔案、財會檔案材料。

　　第三節平時歸卷

　　第二十條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統一保管。

　　第二十一條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十二條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。

　　第二十三條檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，并在文件處理登記薄上注明。

　　第四節立卷

　　第二十四條立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。

　　第二十五條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十六條歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　第二十七條在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十八條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

　　第二十九條卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　第三十條卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。

　　第三十一條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十二條有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十三條案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十四條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

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