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檔案數(shù)字化論文(15篇)
無論是身處學(xué)校還是步入社會(huì)，大家都不可避免地會(huì)接觸到論文吧，論文是對(duì)某些學(xué)術(shù)問題進(jìn)行研究的手段。那么你有了解過論文嗎？以下是小編精心整理的檔案數(shù)字化論文，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
檔案數(shù)字化論文1
摘要：檔案管理是每個(gè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理越來越趨于信息化規(guī)范，檔案數(shù)字化、信息化管理得到了廣泛應(yīng)用。檔案管理數(shù)字化方式的應(yīng)用對(duì)于促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)、優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、保存維護(hù)原紙質(zhì)檔案具有重要的意義。因此，在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，必須要不斷探索與解決問題，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)過程的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。本文首先闡述了檔案數(shù)字化管理的重要意義，進(jìn)而分析了檔案數(shù)字化管理的利弊，從而提出檔案數(shù)字化管理的有效方式，以確保實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞：檔案管理論文；數(shù)字化；信息化；方式
引言
檔案是一種客觀的歷史記錄，隨著社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式與技術(shù)也隨之不斷進(jìn)步，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理現(xiàn)代模式已經(jīng)成為各個(gè)單位檔案管理的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)管理而言，是一個(gè)新生事物，檔案信息化建設(shè)促使檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，將原本以保管、利用為主的檔案轉(zhuǎn)向?yàn)閿?shù)字化儲(chǔ)存與服務(wù)為重心，從而使檔案管理更具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會(huì)化。
１檔案數(shù)字化管理的重要意義
檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物，其促進(jìn)了現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用，提高了工作效率，對(duì)管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)與隊(duì)伍結(jié)構(gòu)具有優(yōu)化作用，同時(shí)對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了有效保護(hù)，改變了檔案利用的方式。數(shù)字化管理是對(duì)計(jì)算機(jī)的利用來整理檔案，一是利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷時(shí)可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時(shí)的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數(shù)字化管理要求檔案管理人員具有更加專業(yè)的知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)信息管理技能，培養(yǎng)一批既懂檔案管理，又能熟練操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專門人才，從整體上促進(jìn)了管理者的綜合素質(zhì)的提高。此外，通過檔案數(shù)字化管理方式可以對(duì)許多歷史悠久的檔案進(jìn)行妥善保管，如采用計(jì)算機(jī)掃描將歷史文獻(xiàn)上傳，進(jìn)行數(shù)字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長期翻閱造成檔案破損。
２檔案數(shù)字化管理方式的利弊
檔案數(shù)字化管理方式具有信息管理數(shù)字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶使用更為方便等優(yōu)點(diǎn)。但是，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒有“原稿”會(huì)難以確定法律地位；在數(shù)據(jù)傳輸過程中容易泄露；對(duì)計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的依賴性較大；電子檔案缺少個(gè)人字跡特征，一旦篡改，無法識(shí)別；電子檔案的記錄缺乏長期穩(wěn)定性等。對(duì)此，可以看出不能過于依賴檔案數(shù)字化管理方式，必須根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況采用檔案數(shù)字化管理，才能真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
３檔案數(shù)字化管理的方式
３．１加強(qiáng)對(duì)電子檔案的鑒定：為了對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對(duì)這些電子文件的保管期限，從而也可以對(duì)一些沒有保存價(jià)值的電子文件刪除，予以銷毀。電子文件自動(dòng)鑒定的方法主要是通過制定電子文件保管期限表來實(shí)施，在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)該開始對(duì)保管期限表進(jìn)行制定，能否有效的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質(zhì)量，通過系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)用保管期限表可以避免審閱全部文件的`低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應(yīng)用效率是非常重要的，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，將生成的文件與保管期限表?xiàng)l款相對(duì)照，讓文件可以進(jìn)入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應(yīng)做的詳細(xì)、具體，以便補(bǔ)充新的電子文件。
３．２完善電子文件著錄：為了可以形成完整的電子文件著錄工作，可以分為歸檔前文件級(jí)著錄、案卷級(jí)著錄與歸檔后案卷級(jí)以上著錄等。對(duì)此，就必須在文件形成前考慮到著錄的信息與收集。自檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)初期，設(shè)計(jì)人員就必須要完成檔案部門所設(shè)計(jì)的著錄單，之后才能進(jìn)行下一步設(shè)計(jì)。此外，為了可以使檔案數(shù)字化管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)單位需要將著錄項(xiàng)目統(tǒng)一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作可以相互合作。
３．３加強(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)：由于檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的新產(chǎn)物，數(shù)字化形態(tài)使日常維護(hù)的難度加大，檔案數(shù)字化對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確保可以保存完整的讀取環(huán)境。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)電子文件的維護(hù)，控制好環(huán)境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無恙。其次，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件信息的保護(hù)與保管，重要的數(shù)據(jù)與程序應(yīng)做好備份，一套封存，一套供查閱。對(duì)于加密的電子文件應(yīng)解密后進(jìn)行拷貝。制定嚴(yán)格的檔案管理制度，明確管理責(zé)任。
３．４提高電子檔案安全管理：除了要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)工作，最主要的是確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，加強(qiáng)系統(tǒng)管理，實(shí)行身份認(rèn)證來保護(hù)電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進(jìn)行授權(quán)管理，注意防毒查殺，樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念，以提高電子檔案的可靠性，為實(shí)現(xiàn)單位各部門資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。
結(jié)束語：
綜合上述，檔案是否能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，直接關(guān)系到各個(gè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營與發(fā)展的命脈，必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，跟上時(shí)代的步伐，加快檔案信息化建設(shè)，才能發(fā)揮檔案管理在各個(gè)單位管理中的作用。對(duì)此，在檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)中，必須要充分加強(qiáng)數(shù)字化管理方式，加大檔案信息化建設(shè)的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據(jù)本單位的需要給予檔案數(shù)字化管理正確的定位，從而真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
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檔案數(shù)字化論文2
伴隨著信息化技術(shù)的不斷推進(jìn)，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，人們的日常生活也越來越離不開現(xiàn)代化的技術(shù)手段。由于有了互聯(lián)網(wǎng)使得人們?nèi)粘Ｉ罡颖憬荩梢宰悴怀鰬艟湍苓_(dá)到自己的愿望。因此，在人們的居家生活中更加離不開信息技術(shù)作為未來發(fā)展的依托，對(duì)于城市的照明設(shè)施也是如此，也逐漸轉(zhuǎn)化為依靠數(shù)字平臺(tái)監(jiān)管檔案管理體系能夠保證對(duì)其管理更加暢通不受時(shí)間地點(diǎn)的制約。
一、加強(qiáng)我國城市照明設(shè)施檔案管理的重要性
在現(xiàn)階段對(duì)于城市照明設(shè)施的管理仍停留在傳統(tǒng)的管理模式下，沒有突出的管理方式，在檔案管理方面還只是依靠傳統(tǒng)的筆記本記賬的模式進(jìn)行管理，這就在很大程度上制約了城市照明設(shè)施檔案管理的發(fā)展態(tài)勢(shì)。由于工作人員對(duì)檔案管理意識(shí)缺乏，也就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案材料的重要性認(rèn)識(shí)不足。一旦發(fā)生照明設(shè)施的維修或是換新等檔案發(fā)生變動(dòng)的時(shí)候，就沒有很好的依據(jù)進(jìn)行最基本的底層技術(shù)支撐工作。對(duì)城市的照明設(shè)施建立檔案管理具有十分重要的特性，這不僅能夠滿足管理在城市建設(shè)過程中對(duì)于物資的儲(chǔ)備工作有一個(gè)基礎(chǔ)的數(shù)字觀念上的認(rèn)識(shí)，知道哪些設(shè)施已經(jīng)在現(xiàn)階段的城市化建設(shè)中起到了積極的`作用。同時(shí)，由于照明設(shè)施種類很多，每一種設(shè)施都有自己獨(dú)特的用處，這就使得設(shè)施的檔案管理顯得尤為重要，通過建立一個(gè)數(shù)字化的管理策略，就能夠及時(shí)知道哪些設(shè)施需要檢修，哪些設(shè)施還要進(jìn)一步加強(qiáng)購置等，這樣對(duì)于施工人員而言也是一種極大的便利。
二、數(shù)字化管理檔案的特點(diǎn)
目前，國家檔案管理部門推薦開展數(shù)字化方式進(jìn)行檔案管理，其中城市照明設(shè)施檔案已經(jīng)全面開展數(shù)字化管理，紙質(zhì)等載體存儲(chǔ)的傳統(tǒng)方式已經(jīng)逐漸被取代。下面將簡要分析數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)：
（一）數(shù)字化收集檔案
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)收集檔案不同，數(shù)字化收集是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)二者結(jié)合完成收集工作。收集檔案的工作人員僅需要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將本部門的檔案匯集成電子文件，然后利用網(wǎng)絡(luò)將電子文件存儲(chǔ)于檔案室內(nèi)。利用數(shù)字化方法收集檔案資料可以確保資料的正確性，同時(shí)更加的完整和真實(shí)。
（二）數(shù)字化保管檔案
利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行收集以后，檔案資料的保管方式也發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的保管是將紙質(zhì)的檔案資料存儲(chǔ)于柜子之中。數(shù)字化保管是利用光碟、磁盤以及數(shù)字存儲(chǔ)器等，由此可見保存資料的空間發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變。不但節(jié)約了翻閱時(shí)間，同時(shí)也控制了紙張浪費(fèi)的情況。
（三）數(shù)字化檔案管理的利用
在使用數(shù)字化管理的檔案時(shí)，不會(huì)受到地域與時(shí)間的限制，查看檔案的人員在權(quán)限允許的范圍內(nèi)可以快速地查閱到所需資料，節(jié)省了大量的時(shí)間。
三、我國城市照明設(shè)施檔案管理存在的問題
雖然我國現(xiàn)階段已經(jīng)意識(shí)到對(duì)于城市照明設(shè)施需要建立相應(yīng)的檔案管理，但是，在現(xiàn)階段的管理中依舊存在很多問題，這也是制約著我國城市照明事業(yè)發(fā)展的重要原因。因此，盡早發(fā)現(xiàn)照明設(shè)施檔案管理中存在的問題是當(dāng)務(wù)之急。
（一）缺乏原始性
在城市照明設(shè)施檔案過程中缺乏原始性。檔案的收集管理者普遍認(rèn)為只有在照明設(shè)施遇到了問題時(shí)才需要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的記錄，并且在檔案收集的過程中，還沒有真切地將檔案管理工作認(rèn)定為是促進(jìn)城市照明事業(yè)發(fā)展的重要舉措。這就會(huì)導(dǎo)致在照明設(shè)施管理過程中缺乏統(tǒng)一的管理制度，沒有形成規(guī)范的管理體制。
（二）缺少專業(yè)的管理人員
對(duì)于城市照明設(shè)施由于其具有相當(dāng)專業(yè)的專業(yè)性導(dǎo)致城市照明設(shè)施不能簡單地進(jìn)行數(shù)字上的標(biāo)記，而是要認(rèn)真地對(duì)照明設(shè)施進(jìn)行相應(yīng)的分類。通過準(zhǔn)確的分類才能更加精準(zhǔn)地知道哪些設(shè)施需要定期維護(hù)，哪些設(shè)施由于使用年限的原因需要進(jìn)行更新?lián)Q代等，這些都是要有專業(yè)的管理人員進(jìn)行精確的管理，而不是只依靠幾位專業(yè)程度不高的人員草草了事，就算進(jìn)行管理了。
（三）管理形式太落后
對(duì)于城市照明設(shè)施的管理現(xiàn)在還沒有形成專業(yè)的管理體制，只是依靠人工進(jìn)行管理，這在很大程度上制約了城市照明設(shè)施的未來發(fā)展。此外，由于管理形式太落后，沒有現(xiàn)代的管理手段介入，從而導(dǎo)致管理過程太趨于形式化而沒有真正了解建立管理體制的內(nèi)涵。
四、增強(qiáng)城市照明設(shè)施檔案數(shù)字化管理的舉措
對(duì)于城市照明設(shè)施通過建立數(shù)字化管理體系，能夠精確地知道哪些路段的哪些照明設(shè)施需要進(jìn)行更新，同時(shí)還能十分便捷地知道哪里的照明設(shè)施備受市民喜愛，受到良好的好評(píng)，可以給其他省市提供參考意見。因此，通過對(duì)我國城市照明設(shè)施進(jìn)行數(shù)字化管理就能在很多方面解決以前在城市化照明設(shè)施檔案管理中的弊端。
（一）從源頭抓起
通過建立照明設(shè)施從生產(chǎn)場(chǎng)地出廠后就能夠及時(shí)跟蹤照明設(shè)施的去向，同時(shí)知道照明設(shè)施在哪些地區(qū)哪條街道進(jìn)行使用。這樣就能從一個(gè)源頭知道照明設(shè)施的未來動(dòng)向，就可以從一個(gè)完整的角度分析照明設(shè)施的整個(gè)生命周期的動(dòng)態(tài)，這樣就能很好地確認(rèn)照明設(shè)施是否已經(jīng)被淘汰，是否需要加強(qiáng)管理，以促進(jìn)其能更好地發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（二）專人專管
通過培訓(xùn)專業(yè)人員對(duì)城市照明設(shè)施建立專業(yè)的檔案管理機(jī)制，就可以確保在整個(gè)管理周期內(nèi)照明設(shè)施的去向是明確的。同時(shí)，由于有專業(yè)的人員對(duì)城市照明設(shè)施進(jìn)行專業(yè)的管理，一旦遇到管理過程中出現(xiàn)的問題就可以保證檢修人員能夠及時(shí)到達(dá)故障發(fā)生的地點(diǎn)進(jìn)行專業(yè)的施工檢修工作。這就能夠保證城市照明設(shè)施在最大限度上發(fā)揮已有的優(yōu)勢(shì)。
（三）提高管理效率
通過建立數(shù)字化檔案管理可以使得整個(gè)管理過程更加高效可控，可以足不出戶就能實(shí)時(shí)掌握全程的照明設(shè)施的工作動(dòng)態(tài)，不管是正在工作的還是已經(jīng)停止工作需要檢修的都能夠在一個(gè)系統(tǒng)中及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且通過應(yīng)急預(yù)案的發(fā)出，就可以知道在最近的檢修隊(duì)是哪支，通過及時(shí)調(diào)度就可以對(duì)需要檢修的設(shè)備進(jìn)行檢修，這樣就能保證全程的照明設(shè)施都能在既定的工作范圍充分發(fā)揮工作能力，更好地為城市服務(wù)。城市照明設(shè)施的檔案管理儼然已經(jīng)開始轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理的大趨勢(shì)，不再僅僅依靠人力，由于人力管理十分耗費(fèi)時(shí)間，同時(shí)對(duì)于設(shè)備的更換、維修等等方面對(duì)會(huì)有不同程度的影響。采用數(shù)字化管理后就能保證對(duì)城市照明設(shè)施的管理更加便捷，不會(huì)受到周圍外界因素的影響，在未來的發(fā)展上也能更加重視數(shù)字化管理，對(duì)于人們的生活也是極大的便利，應(yīng)該受到國家和有關(guān)部門的極大重視，提高管理質(zhì)量，促進(jìn)城市照明管理向著更加和諧的方向發(fā)展。
作者:牟曉峰 單位: 山東省煙臺(tái)市市政養(yǎng)護(hù)管理處
參考文獻(xiàn)：
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檔案數(shù)字化論文3
檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。
1檔案管理數(shù)字化的可行性分析
1.1檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.1.1管理制度的調(diào)查與分析
實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)等，檔案部門應(yīng)該對(duì)這些情況進(jìn)行明確與了解。
1.1.2硬件方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。
1.1.3技術(shù)方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對(duì)自身的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實(shí)施方案。
1.1.4人才方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化實(shí)際上是一項(xiàng)大文化工程，在對(duì)其進(jìn)行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計(jì)算機(jī)等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對(duì)當(dāng)前的檔案管理水平進(jìn)行評(píng)估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。
1.2檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)
通過對(duì)檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行制定，提出建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實(shí)施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢(shì)作為依據(jù)，既要與實(shí)際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢(shì)相協(xié)調(diào)。
1.3檔案管理數(shù)字化的實(shí)施要素
在檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實(shí)施目標(biāo)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)要素的確定。在整個(gè)的數(shù)字化實(shí)施方案中，實(shí)施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目等。不同的實(shí)施要素在評(píng)估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實(shí)際情況選擇適合的評(píng)估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。
1.4檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)
檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實(shí)施過程中的管理體制、運(yùn)行體制與投入保障體制三個(gè)方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實(shí)施提供了組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的`實(shí)施提供了有利的保障。
2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點(diǎn)討論
2.1檔案更改時(shí)出現(xiàn)的文件轉(zhuǎn)移、收集等出現(xiàn)的問題
我國人事檔案管理系統(tǒng)存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉(zhuǎn)變能夠涉及到許多的方面，要進(jìn)行多個(gè)不同部門之間的信息更替。但是，現(xiàn)階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級(jí)人員沒有真正的意識(shí)到檔案的特殊性，進(jìn)而長期忽略對(duì)人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進(jìn)一步增大了我國事業(yè)單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現(xiàn)人事轉(zhuǎn)移命令時(shí)，由于不同企業(yè)單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時(shí)間和長期的傳輸過程，會(huì)有丟失、損壞、被盜等風(fēng)險(xiǎn)。
2.2對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行更新、修改時(shí)出現(xiàn)的問題
現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位編制制度，使我國的事業(yè)單位工作人員大多是由具有較高學(xué)歷的優(yōu)秀人才組成。但我國現(xiàn)如今的人事檔案管理卻不能體現(xiàn)每個(gè)工作人員的科研情況。在每個(gè)工作人員的人事檔案中，大多數(shù)的檔案內(nèi)容均為較為簡單的學(xué)歷、家庭信息，對(duì)參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現(xiàn)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案內(nèi)容更新時(shí)，應(yīng)當(dāng)多增加關(guān)于工作人員參與工作時(shí)體現(xiàn)出來的，關(guān)于工作能力以及對(duì)待工作態(tài)度等情況的詳細(xì)介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關(guān)于工作人員的信息。另外，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質(zhì)文件進(jìn)行管理。在進(jìn)行文件轉(zhuǎn)移的途中，容易被有心人士調(diào)換、修改人事檔案內(nèi)容來進(jìn)行犯罪活動(dòng)，給人事檔案管理帶來不便。
2.3對(duì)認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行歸檔收集時(shí)出現(xiàn)的問題
過去傳統(tǒng)的人事檔案在進(jìn)行歸檔手機(jī)任務(wù)時(shí)，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據(jù)檔案管理的同一規(guī)定對(duì)檔案材料進(jìn)行收集，如使用統(tǒng)一大小、材料、厚度的紙張進(jìn)行檔案的書寫等；但現(xiàn)如今，由于每年都有著大量的優(yōu)秀人才需求，事業(yè)單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進(jìn)行同一標(biāo)準(zhǔn)的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統(tǒng)的通過紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案管理的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強(qiáng)度。
3人事檔案管理問題的應(yīng)對(duì)策略
3.1對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行改革
我們已經(jīng)知道，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理制度進(jìn)行一個(gè)全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應(yīng)該對(duì)需要收集的數(shù)據(jù)內(nèi)容有著明確的了解，清晰的確定檔案數(shù)據(jù)來源的真?zhèn)渭皝碓赐緩降目煽啃浴Ａ硗猓谡鐒e檔案的內(nèi)容時(shí)，要確保取用的內(nèi)容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調(diào)閱檔案時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)調(diào)閱人的權(quán)力進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己耍苊鈾n案內(nèi)容的意外泄漏。
3.2盡快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案內(nèi)容管理的方式
由于現(xiàn)階段的人事檔案管理方式，檔案內(nèi)容并不能進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，因此，許多人就利用這個(gè)漏洞進(jìn)行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時(shí)間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實(shí)，也導(dǎo)致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內(nèi)容，就要加強(qiáng)管理人員的甄別能力，定期對(duì)人事部門的檔案進(jìn)行多部門的取證，另外，一旦發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，立即對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行檢查并及時(shí)銷毀。
4提高對(duì)人事檔案信息資源的整合
社會(huì)的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，而科學(xué)技術(shù)的發(fā)展在很大程度上依賴于專業(yè)人才的綜合素質(zhì)，對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)來說，人力資源的開發(fā)與應(yīng)用是現(xiàn)階段人事管理部門的主要任務(wù)之一。一個(gè)單位中就是該是科技人才薈萃，是專業(yè)技術(shù)人員是推動(dòng)一個(gè)單位發(fā)展的重要表現(xiàn)。因此，對(duì)于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創(chuàng)新來改造自己。對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)是十分現(xiàn)階段的首要發(fā)展任務(wù)。
（1）人事部門應(yīng)該主動(dòng)積極向企業(yè)中的各部門提供工作人員的信息數(shù)據(jù)。要更好的發(fā)展一個(gè)部門，離不開各個(gè)員工的積極努力，但是，如何獲得每個(gè)員工的專業(yè)能力程度是一個(gè)需要解決的問題。在現(xiàn)階段的工作中，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的將每個(gè)工作人員的信息數(shù)據(jù)以及相應(yīng)的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個(gè)員工的工作崗位，獲得更近一步的發(fā)展。通過這樣的努力，每個(gè)工作人員才能都參與到企業(yè)單位的發(fā)展中，為其做出更好的貢獻(xiàn)。
（2）人事檔案部門應(yīng)該改變自身意識(shí)，從管理部門向服務(wù)部門轉(zhuǎn)變。對(duì)于傳統(tǒng)的事業(yè)單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個(gè)行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責(zé)而非服務(wù)職責(zé)，但是這不利于事業(yè)單位idea發(fā)展。現(xiàn)階段，人事檔案管理部門的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變自身的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到自己的服務(wù)職責(zé)，端正自己的態(tài)度，為其他部門提供更好的人事信息。
（3）提高團(tuán)結(jié)合作的意識(shí)，和其他部門共同發(fā)展事業(yè)單位。在現(xiàn)代社會(huì)中，知識(shí)的儲(chǔ)量極大的影響經(jīng)濟(jì)的收入。事業(yè)單位是一個(gè)整體，由不同的部門來組成，每個(gè)部門之間都有著聯(lián)系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強(qiáng)自身與其他的聯(lián)系，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
5結(jié)束語
隨著科技的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質(zhì)都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對(duì)這種新的情況，檔案管理人員應(yīng)該明確檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，通過檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)來應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的變化，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實(shí)現(xiàn)的過程中必須對(duì)其可行性進(jìn)行重點(diǎn)分析，在可行性分析的基礎(chǔ)上制定實(shí)施目標(biāo)與實(shí)施方案，確保數(shù)字化的順利實(shí)現(xiàn)。
檔案數(shù)字化論文4
摘要：隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)工作已經(jīng)取得了很大進(jìn)步，檔案管理工作的效率及工作的準(zhǔn)確性得到了大幅度上升。但在數(shù)字化管理體系建設(shè)的過程中還存在一些問題，本文就這些問題、電子檔案文件級(jí)著錄難點(diǎn)、對(duì)策方面的內(nèi)容進(jìn)行分析，以期對(duì)檔案管理工作及著錄工作的開展提供一些幫助。
關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；體系建設(shè)
信息技術(shù)的不斷發(fā)展對(duì)檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)提供了更多支持，然而在實(shí)際工作的開展過程中還存在一些問題。深度整理已成為電子檔案管理工作中的重要組成部分，電子檔案文件級(jí)著錄工作的重要性逐漸得到提高，對(duì)整理效果以及服務(wù)效率產(chǎn)生了巨大影響。基于此，欲使檔案管理的服務(wù)質(zhì)量得到提升，需要切實(shí)落實(shí)電子檔案深度整理工作和文件級(jí)著錄工作，下面對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行闡述了分析。
1電子檔案文件級(jí)著錄難點(diǎn)分析
1.1著錄規(guī)則具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性
目前，我國紙質(zhì)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)較為完善，電子檔案著錄方面有所欠缺，為了更好的應(yīng)對(duì)電子檔案文件級(jí)著錄工作，管理人員需要對(duì)著錄規(guī)則系統(tǒng)性方面的要求進(jìn)行明確，對(duì)相應(yīng)的規(guī)則體系進(jìn)行建設(shè)和完善。現(xiàn)階段，電子檔案著錄工作中存在的問題也均是由規(guī)則體系的不完整所導(dǎo)致的。
1.2來源方面存在問題
對(duì)電子檔案著錄工作而言，文件背景信息及來源具有重要作用。來源背景、文檔結(jié)構(gòu)、內(nèi)容格式、原文等內(nèi)容均包含在電子檔案的著錄信息內(nèi)，同時(shí)文件利用與查找的方法之間的關(guān)系也是其中的重要組成部分。如今，文檔系統(tǒng)與背景信息一類的內(nèi)容和電子檔案產(chǎn)生較大的關(guān)聯(lián)，甚至其本身也具有極其重要的地位，雖然大部分的電子文件可以簡單的獲取來源信息，但也存在一些電子文件的來源復(fù)雜（多個(gè)人或多個(gè)機(jī)構(gòu)），即使來源相同的文件也可能出現(xiàn)分散的情況。目前在電子檔案著錄體系中，關(guān)聯(lián)信息、背景資料、生成者的著錄工作還存在較高的重復(fù)性，對(duì)檢索工具與著錄文件進(jìn)行重復(fù)操作時(shí)便會(huì)造成共享功能的浪費(fèi)。
1.3在格式方面的項(xiàng)目設(shè)置復(fù)雜程度較高
電子檔案結(jié)構(gòu)中沒有過多的著錄項(xiàng)目，管理人員需要對(duì)結(jié)構(gòu)載體特征、規(guī)格、類型標(biāo)識(shí)等內(nèi)容進(jìn)行著錄，同時(shí)需要將字節(jié)、字符一類的邏輯格式內(nèi)容進(jìn)行著錄，對(duì)于程序文檔方面，應(yīng)將編程語言與版本一類的信息進(jìn)行著錄。但目前對(duì)電子檔案的產(chǎn)生系統(tǒng)方面未能提出相應(yīng)的著錄規(guī)范及要求，文件名、系統(tǒng)、軟件甚至硬件環(huán)境方面的情況均包含在著錄工作中。
2解決電子檔案文件級(jí)問題的對(duì)策
2.1搭建軟件平臺(tái)，為文件級(jí)著錄工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)
管理人員對(duì)電子檔案文件級(jí)著錄時(shí)，若想使著錄工作的水平有所提升，需要結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，對(duì)著錄及管理工作進(jìn)行完善。通過對(duì)文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)的搭建，可以使后續(xù)的著錄工作按部就班。一些電子檔案的易變性較高，需要經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行更新或調(diào)整，因此著錄工作靈活性較強(qiáng)，若想使電子檔案的應(yīng)用價(jià)值、實(shí)用價(jià)值得到保障，提高其準(zhǔn)確性，管理人員需要通過動(dòng)態(tài)的方式完成著錄工作，進(jìn)而對(duì)傳統(tǒng)著錄工作中的靜態(tài)性質(zhì)進(jìn)行調(diào)整和改變，實(shí)現(xiàn)多維度的實(shí)時(shí)著錄。電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)的搭建可以對(duì)上述問題進(jìn)行有效的處理和解決，對(duì)全程著錄方面工作的實(shí)現(xiàn)具有較高的價(jià)值和意義，并且這種方式可以確保管理人員在各個(gè)時(shí)期能夠更好地控制電子檔案信息，對(duì)著錄工作進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，并將背景信息以及檔案內(nèi)容當(dāng)作基礎(chǔ)，促進(jìn)深度整理工作的開展，最終使著錄工作的效率得到提升，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生更多積極的影響。
2.2明確著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，促進(jìn)多級(jí)著錄工作的開展
管理人員需要做好信息資源方面的控制工作，這也是電子檔案文件級(jí)著錄方面的重要要求和內(nèi)容，對(duì)其屬性進(jìn)行分析，可以將其歸類于智力控制。為了使人們可以對(duì)電子檔案文件進(jìn)行高效的利用，發(fā)揮其最大價(jià)值，人們需要對(duì)文件級(jí)著錄工作更加重視，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案資源的'共享。若想實(shí)現(xiàn)深度整理，人們需要對(duì)著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范方面的內(nèi)容進(jìn)行明確，同時(shí)制定出相應(yīng)的多級(jí)著錄規(guī)則，最終使規(guī)則趨于完整和完善。此外，人們需要對(duì)著錄細(xì)則進(jìn)行明確，這樣在出現(xiàn)著錄方面的問題時(shí)，可以依據(jù)細(xì)則內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行處理。我國標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂人員要對(duì)國際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，完善我國的規(guī)則的不足之處。為了使不同級(jí)別的實(shí)體管理方面的內(nèi)容可以由電子檔案文件進(jìn)行明確的表達(dá)，管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率，為著錄工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在對(duì)多級(jí)著錄規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確時(shí)，需要對(duì)社會(huì)理論原則方面的內(nèi)容進(jìn)行考慮，對(duì)實(shí)際的工作情況進(jìn)行考慮，最終形成特有的著錄系統(tǒng)及結(jié)構(gòu)，使其可以獨(dú)立對(duì)著錄問題進(jìn)行處理，促進(jìn)著錄工作效率的提高。
2.3外包模式及管理工作的細(xì)化分析
管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要將多級(jí)著錄方面的管理工作以及外包模式進(jìn)行分解，換言之，管理人員不僅需要對(duì)電子檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理，同時(shí)還應(yīng)對(duì)自身的服務(wù)水平進(jìn)行提升，使電子檔案配置工作變得更加科學(xué)合理，提高電子檔案資源的利用程度。管理人員需要對(duì)設(shè)備、資金以及人員方面進(jìn)行合理調(diào)配，通過有效的管理手段對(duì)其進(jìn)行管理，對(duì)操作模式以及外包條件進(jìn)行規(guī)范化處理，最終使著錄管理及外包模式的工作效率得到提升。
主要參考文獻(xiàn)：
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檔案數(shù)字化論文5
一、新時(shí)期下檔案數(shù)字化管理中存在的問題
1.對(duì)檔案數(shù)字化管理重視程度不高
在檔案管理過程中，數(shù)字化的檔案管理重視程度不高，沒有充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的重要性和積極作用。由于對(duì)檔案數(shù)字化管理重視程度不夠，檔案管理工作的資金以及技術(shù)投入也不多，不利于檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。
2.數(shù)字化檔案管理工作量大
在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過程中，需要對(duì)原有的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和管理。利用文檔對(duì)所有的檔案進(jìn)行規(guī)劃化處理，便于日后的再次利用，建立網(wǎng)絡(luò)使用平臺(tái)，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、備份，設(shè)置防火墻，避免信息丟失。而且隨著信息技術(shù)的不斷升級(jí)，還需要不定期對(duì)電子版的檔案資料進(jìn)行升級(jí)，可見實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理是一項(xiàng)十分繁重的任務(wù)。
3.資金、設(shè)備投入力度不夠
實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，資金設(shè)備是關(guān)鍵，要進(jìn)行檔案信息化，就需要大量資金和設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、縮印設(shè)備等，這些電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度比較快，需要不定期的資金投入，對(duì)設(shè)備進(jìn)行更換、維修等。
4.檔案管理人員素質(zhì)能力有待加強(qiáng)
檔案管理人員的素質(zhì)能力對(duì)于數(shù)字化檔案管理具有積極的意義，然而在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)能力還有待加強(qiáng)，對(duì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)不扎實(shí)，計(jì)算機(jī)的操作不夠熟練，不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。
二、新時(shí)期下檔案的數(shù)字化管理
1.提高認(rèn)識(shí)，樹立全新的'檔案管理理念
要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化就必須提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)，樹立全新的檔案管理理念，形成現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的等客上門、保守的管理理念，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式的管理服務(wù)，為檔案的數(shù)字化管理提供有利的支持。
2.制定完善的檔案管理制度
新時(shí)期，要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，需要完善的檔案管理制度作保證，建立專門的檔案管理小組，對(duì)檔案的內(nèi)容收集、整理、錄入、查詢、使用等環(huán)節(jié)都制定完善的管理制度，并將檔案按照不同的用途、不同部門、不同需求等進(jìn)行分類管理，建立健全檔案保密制度、數(shù)字化檔案的審核制度、日常的使用查詢制度以及安全管理制度，找到數(shù)字化檔案最合理的管理方式，避免信息資源的浪費(fèi)，形成數(shù)字化管理意識(shí)，減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)字化檔案管理。
3.定期整理檔案
雖然數(shù)字化檔案管理模式已經(jīng)給廣泛的使用，但是在檔案管理中還有一些資料需要進(jìn)行紙質(zhì)保存，對(duì)于這些檔案資料，可以在數(shù)字化檔案中進(jìn)行標(biāo)記，并定期整理這些檔案資料，確保檔案資料被合理管理，實(shí)現(xiàn)檔案的完整性。同時(shí)，應(yīng)對(duì)以往掃描、錄入、查詢等檔案信息進(jìn)行定期的整理，以便滿足檔案使用者的需求。
4.定期對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新
科學(xué)技術(shù)是不斷發(fā)展和更新的，信息化的檔案管理設(shè)備、軟件等也應(yīng)定時(shí)進(jìn)行更新，從而保證檔案管理工作更加順利、高效進(jìn)行。不能認(rèn)為當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)還能使用，更新?lián)Q代需要花費(fèi)大量資金而放棄對(duì)管理系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行更新，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新有助于管理系統(tǒng)更長久的工作。對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行更新主要是對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件配置進(jìn)行檢查、更新，保證檔案管理系統(tǒng)更加安全、高效。對(duì)于軟件的更新，應(yīng)選擇安全、適合的軟件，保證檔案數(shù)據(jù)資料的安全。
5.做好安全管理工作
在數(shù)字化檔案的管理過程中，需要有完善的安全體系作保障，保障檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、組織管理、法律制度、安全技術(shù)以及災(zāi)難恢復(fù)等，就是在法律規(guī)范的作用下，利用先進(jìn)的安全管理技術(shù)，對(duì)整個(gè)安全組織管理下的安全基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行備份和恢復(fù)，建立完善的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，保證檔案資料的安全，也使數(shù)字化的檔案管理工作更加高效、順利的開展，促使檔案管理的信息化水平逐漸提高，更好的為檔案使用提供便利。同時(shí)，建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)管，避免檔案信息泄露。
6.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
數(shù)字化檔案管理工作的有效開展離不開高素質(zhì)的檔案管理人員，但是目前，檔案管理人員的素質(zhì)能力還不高，對(duì)檔案管理以及計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握不到位，不能很好地開展檔案的數(shù)字化管理工作。所以，必須努力提高檔案管理人員的素質(zhì)能力，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培訓(xùn)工作，提高他們檔案管理方面的理論知識(shí)和實(shí)踐技能，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使他們富有責(zé)任感，能夠做好檔案的保密和管理工作，不做違背職業(yè)道德的事情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，愛崗敬業(yè)。
三、結(jié)束語
新時(shí)期下實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理符合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要，應(yīng)認(rèn)識(shí)到目前檔案數(shù)字化管理過程中存在的問題，并采取積極地措施加以解決。制定完善的管理制度，定期對(duì)檔案資料以及檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，保證其高效運(yùn)行，加強(qiáng)檔案的安全管理工作，避免檔案信息的泄露，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)能力，逐步提高檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。
檔案數(shù)字化論文6
一、我國數(shù)字化檔案具備的功能
與傳統(tǒng)的檔案不同，數(shù)字化檔案所具備的功能更加全面，而且更加符合企事業(yè)單位的發(fā)展需求。歸納起來，數(shù)字化檔案所具備的功能大致包括以下幾個(gè)方面:
(1)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料進(jìn)行處理，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，這樣一來，通過網(wǎng)絡(luò)，用戶就可以隨時(shí)隨地獲取到自己所需的信息，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提高檔案信息的使用效率;
(2)通過統(tǒng)一規(guī)劃的，規(guī)范化的、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，各個(gè)部門之間可以方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換;
(3)數(shù)字化檔案除了包含傳統(tǒng)檔案的所有功能之外，還在此基礎(chǔ)上加入檔案編目、檢索自動(dòng)化、標(biāo)引自動(dòng)化以及辦公自動(dòng)化等，使得檔案管理工作更加方便、快捷，管理水平也得到了進(jìn)一步提升。
二、我國檔案數(shù)字化建設(shè)所具有的完備條件
1、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是檔案數(shù)字化管理工作開展的平臺(tái)，如果缺少了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為支撐，那么檔案數(shù)字化管理也就無從談起。近年來，我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以說已經(jīng)非常成熟了，幾乎所有的企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公和電算化業(yè)務(wù)，這些都會(huì)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的和其他專業(yè)技術(shù)的崛起，也為檔案數(shù)字化管理的有效開展提供了便利條件，比如說通信技術(shù)、電子技術(shù)等。
2、人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大。隨著我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，企事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理成了一種必然趨勢(shì)，這就必然需要一批專業(yè)具有綜合素質(zhì)的管理人員。為了滿足這種需求，企事業(yè)單位加大了對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，截止到目前，我國具備檔案管理理論知識(shí)、實(shí)踐應(yīng)用技術(shù)的人才規(guī)模已經(jīng)十分壯大了。因此，唯一所要求的就是其能夠適應(yīng)未來數(shù)字化檔案管理技術(shù)的升級(jí)適應(yīng)要求，這樣才能使企事業(yè)單位檔案管理更加效率化與集約化，從而更好地促進(jìn)企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。
三、實(shí)現(xiàn)我國檔案數(shù)字化管理的措施
1、全面引入信息技術(shù)。隨著相關(guān)部門對(duì)人事檔案管理工作重視程度的不斷提高，實(shí)現(xiàn)管理工作信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為未來人事檔案管理的必然趨勢(shì)。因此，全面引入信息技術(shù)是非常重要的。具體來說，就是要將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分利用起來，建立科學(xué)的檢索系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上將檔案的.內(nèi)容整理之后錄入電腦，以此來供管理人員在日后的時(shí)間里，對(duì)其進(jìn)行更改和查閱。
2、加大經(jīng)費(fèi)投入，為管理工作的開展創(chuàng)造條件。在過去的時(shí)間里，企事業(yè)單位在經(jīng)營和發(fā)展中，領(lǐng)導(dǎo)所重視的幾乎都是安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理和經(jīng)濟(jì)效益，卻往往忽視了對(duì)檔案的科學(xué)管理，這就直接導(dǎo)致了檔案信息資源無法得到充分利用，降低了管理水平，對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展也會(huì)造成一定程度的影響。因此，如果想要從根本上做好檔案數(shù)字化管理工作，領(lǐng)導(dǎo)部門必須提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視程度，加大經(jīng)費(fèi)投入和管理人員的培訓(xùn)工作。同時(shí)，作為檔案管理人員，應(yīng)該盡量將數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)最大限度地發(fā)揮出來，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)、可靠的資料，以此來提高檔案工作的地位，從而獲取更多的支持。
3、對(duì)管理制度進(jìn)行不斷完善。制定科學(xué)、合理的管理制度并對(duì)其進(jìn)行不斷完善是確保檔案規(guī)范化、數(shù)字化管理的重要依據(jù)。企業(yè)首要任務(wù)就是對(duì)進(jìn)入檔案館的所有檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保資源的真實(shí)性和有效性。只有這樣，才能夠使得管理制度的制定有用武之地，并將其作用充分發(fā)揮出來。對(duì)檔案管理制度的制定，應(yīng)該從4個(gè)方面著手:第一是加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，應(yīng)該包括對(duì)工作人員身份的審查以及工作效果的評(píng)定和獎(jiǎng)懲等;第二是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理制度，該項(xiàng)制度不僅要包含管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的工作規(guī)范，而且還要對(duì)數(shù)據(jù)的安全等級(jí)和安全措施等進(jìn)行進(jìn)一步明確;第三是對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)的管理制度，該項(xiàng)制度主要包括對(duì)檔案的環(huán)境安全進(jìn)行規(guī)定，比如說自然災(zāi)害防護(hù)、設(shè)備防護(hù)、技術(shù)防護(hù)等;最后一個(gè)方面則是檔案管理系統(tǒng)的安全管理制度，該制度是確保檔案管理系統(tǒng)的正常安全的運(yùn)行，涉及應(yīng)用系統(tǒng)的操作權(quán)限、操作規(guī)范、操作監(jiān)督和備份升級(jí)等。只有將以上幾個(gè)方面的相關(guān)制度進(jìn)行科學(xué)制定，并對(duì)其不斷完善，才能夠更好地將管理制度的作用充分發(fā)揮出來，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的根本目標(biāo)。
綜上所述，隨著我國社會(huì)發(fā)展腳步的不斷加快，企事業(yè)單位對(duì)檔案數(shù)字化管理工作也提出了新的要求。為了能夠從根本上完成檔案數(shù)字化管理工作的任務(wù)，在未來的時(shí)間里，企事業(yè)單位的管理部門人員必須要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，提高管理人員的綜合素質(zhì)。只有這樣，才能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效開展，開創(chuàng)檔案數(shù)字化管理工作的新局面。
檔案數(shù)字化論文7
摘要：近些年來，現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，應(yīng)用范圍也越來越廣泛，已經(jīng)對(duì)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了很大的影響。當(dāng)前，任何企業(yè)要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得生存，謀求發(fā)展，就需要實(shí)現(xiàn)信息化。因此，對(duì)于企業(yè)檔案管理來說，應(yīng)當(dāng)由過去傳統(tǒng)實(shí)體保管向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。本文筆者將結(jié)合自身檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，就如何進(jìn)行企業(yè)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行深入探討，以期能促進(jìn)企業(yè)檔案的管理水平的提升。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字化管理
一、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義
（一）有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的科學(xué)保管和有效利用
在我國的很多企業(yè)中，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)所采用的依然是過去傳統(tǒng)的管理模式，主要是通過紙質(zhì)的檔案管理模式，對(duì)檔案的長期保存和使用極為不利。而通過采用數(shù)字化管理模式，能夠是檔案管理工作的效率和質(zhì)量大大提高，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)企業(yè)檔案管理模式下，檔案管理人員或企業(yè)管理人員在重復(fù)借閱檔案，會(huì)使檔案受到一定損害，不僅對(duì)企業(yè)檔案的保存不利，而且也不能做好企業(yè)檔案管理工作。現(xiàn)如今，企業(yè)檔案使用的次數(shù)越來越多，如果依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，已經(jīng)很難滿足檔案使用者的.實(shí)際需求了，必須采用數(shù)字化管理模式，這樣一方面能夠?yàn)闄n案使用提供方便，另一方面又能有效解決檔案存儲(chǔ)困難的問題。
（二）有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升
在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)只有通過落實(shí)有效改革，才有可能獲得較好的發(fā)展。要確保改革能夠得到及時(shí)有效地落實(shí)，就必須通過企業(yè)檔案登記各種行之有效的新型管理方式。當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需求了，必須采用數(shù)字化檔案管理模式，這樣企業(yè)就能夠及時(shí)準(zhǔn)確的將改革或檔案管理模式在檔案中進(jìn)行記錄，以備后期取用。采用數(shù)字化檔案管理模式，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，同時(shí)還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理不足，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高企業(yè)整體管理水平。
二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策與建議
（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)
要想加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)，一方面應(yīng)做好檔案數(shù)字化創(chuàng)建工作，另一方面，還要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化。首先，企業(yè)檔案室必須能夠?qū)Ω黝愋畔④浖M(jìn)行合理利用，既要做好檔案立卷歸檔和著錄標(biāo)引工作，又要專門建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，為計(jì)算機(jī)文件資料管理和查詢提供方便，從而更好地開展檔案管理工作。其次，企業(yè)檔案室應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。
（二）建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫
一方面，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，主要建立企業(yè)檔案資料類別，并將檔案名稱內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)中去，這樣就能在計(jì)算機(jī)中建立完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫建立完成之后，企業(yè)員工就可以很便利的查詢到香港檔案資料，同時(shí)也便于企業(yè)檔案管理。另一方面，建立檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道，將企業(yè)信息與相關(guān)資料錄入檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的實(shí)時(shí)更新，這樣企業(yè)檔案使用者就能夠及時(shí)查詢到最新檔案數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，還能讓檔案管理人員擁有更多的時(shí)間對(duì)各種檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確分類，并歸檔到相應(yīng)的檔案庫中，從而讓檔案數(shù)字化管理工作更加具有條理性。
（三）全面落實(shí)檔案管理制度
長期從事檔案管理工作，筆者深知工作時(shí)間長、處理繁瑣是檔案管理工作的明顯特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予足夠重視，員工應(yīng)該給予適當(dāng)支持，這樣才能為檔案管理制度落實(shí)，企業(yè)檔案管理水平的提升創(chuàng)造條件。一是建立完善的企業(yè)檔案管理部門制度，確保部門管理具有穩(wěn)定性。二是檔案管理數(shù)字化工作需要應(yīng)用多種現(xiàn)代化科技，這往往需要強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)支撐，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理。因此，企業(yè)方面應(yīng)當(dāng)努力為檔案管理工作創(chuàng)造有利的物質(zhì)環(huán)境，加快檔案資金管理制度完善，為檔案管理提供資金與政策支持。第三，企業(yè)必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理配置，建立健全檔案數(shù)字化管理人員制度，同時(shí)還應(yīng)盡可能地降低檔案管理人員隊(duì)伍的流動(dòng)性，保持人員穩(wěn)定。
（四）強(qiáng)化負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重視程度
要想讓企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案數(shù)字化管理工作給予足夠的重視，可以從以下幾個(gè)方面著手采取有效的措施。首先，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。要想盡可能地進(jìn)行數(shù)字化管理建設(shè)，企業(yè)高層就必須重視建立專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍，通過加強(qiáng)工作培養(yǎng)，專業(yè)管理人員的配備，來促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平提升。其次，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)、獵頭公司或者熟人推薦等各種方式向社會(huì)招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案管理人員隊(duì)伍注入新鮮血液，同時(shí)對(duì)在崗的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，從而促進(jìn)其檔案數(shù)字化管理水平的提升。最后，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)奔走于各部門之間，加強(qiáng)部門關(guān)系協(xié)調(diào)，這樣能夠讓檔案管理部門能夠獲得其他部門的幫助，為檔案收集、整理等工作提供方便。因此，就需要配備專業(yè)的檔案管理人員，能夠使部門關(guān)系協(xié)調(diào)，對(duì)工作進(jìn)行合理安排，讓各部門都能對(duì)檔案管理工作提供支持，對(duì)檔案管理工作表示配合，方便檔案管理部門獲取運(yùn)營資料，以便更好地進(jìn)行整理歸檔，從而提高檔案數(shù)字化管理水平。
三、結(jié)束語
通過采用數(shù)字化管理模式，能夠有效提高企業(yè)檔案管理水平，以滿足新時(shí)期檔案管理水平的需求。在當(dāng)前這種日益競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)要想獲得生存，謀求發(fā)展，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)、建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫、全面落實(shí)檔案管理制度以及強(qiáng)化負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重視程度，促進(jìn)企業(yè)管理水平提升，從而讓企業(yè)獲得更好地發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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檔案數(shù)字化論文8
摘要：本篇文章首先對(duì)數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用中的作用進(jìn)行闡述，從不具備較強(qiáng)的管理意識(shí)、人工操作效率整體偏低、醫(yī)院人事檔案內(nèi)容過于單一、醫(yī)院人事檔案管理方法落后四個(gè)方面入手，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息的應(yīng)用對(duì)策。希望通過本文的闡述，可以給相關(guān)領(lǐng)域提供些許的參考。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字化信息；應(yīng)用
在當(dāng)前醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展過程中，人事檔案管理在其中起到了關(guān)鍵性作用，同時(shí)在醫(yī)院運(yùn)營環(huán)節(jié)中，人事檔案將發(fā)揮一定的應(yīng)用價(jià)值。近幾年來，隨著新醫(yī)療衛(wèi)生體系的全面改革，我國醫(yī)療事業(yè)單位也實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新發(fā)展，原始的醫(yī)院人事檔案管理形式已經(jīng)無法迎合現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。因此，需要從基礎(chǔ)上促進(jìn)醫(yī)院管理形式改革，在緊跟時(shí)代發(fā)展步伐的基礎(chǔ)上，把數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用其中，以此實(shí)現(xiàn)我國醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化和科學(xué)化。下面，本文將進(jìn)一步對(duì)醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息的應(yīng)用進(jìn)行闡述和分析。
一、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用中的作用
1.提升醫(yī)院檔案管理效率通過把數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，可以有效提升管理效率。和原始人力檔案管理方式進(jìn)行比較，在數(shù)字化信息理念的作用下，能夠加快人事檔案管理中計(jì)算機(jī)運(yùn)行效率，同時(shí)其還具備較大的存儲(chǔ)空間，給人事檔案管理工作人員相關(guān)數(shù)據(jù)查找和存儲(chǔ)提供了條件。此外，通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，能夠在極短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行所需人事檔案數(shù)據(jù)的查詢和應(yīng)用。結(jié)合實(shí)際狀況我們得知，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以快速實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的記錄和查找，以此減少人工操作失誤現(xiàn)象出現(xiàn)，緩解工作壓力，促進(jìn)工作效率和水平的雙重提升。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資料科學(xué)應(yīng)用眾所周知，在醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展過程中，將會(huì)受到人事檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的影響。并且，人事檔案管理部門可以定期給醫(yī)院提供所需數(shù)據(jù)，給相關(guān)部門參考和應(yīng)用提供條件。假設(shè)依舊采用原始的人事檔案管理方式，在進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)查詢過程中，將會(huì)投放大量的時(shí)間成本。但是在數(shù)字化信息背景下，極大限度的縮短了查找時(shí)間，憑借關(guān)鍵信息就能實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案應(yīng)用水平的提升。3.促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性在紙質(zhì)檔案管理工作中，相關(guān)數(shù)據(jù)的查閱將會(huì)消耗大量的精力，所以，在進(jìn)行閱讀考核時(shí)，將不能進(jìn)行全面閱讀。而數(shù)字化信息檔案自身含有公開性、便捷性等特性，所有和職工考核的相關(guān)內(nèi)容均可以利用數(shù)據(jù)形式進(jìn)行展現(xiàn)，讓相關(guān)人員一目了然，以此保證考核工作的合理性和公正性，讓人事檔案數(shù)據(jù)更具完善和具體。4.信息獲取速度加快針對(duì)人事檔案管理工作來說，在進(jìn)行人事檔案調(diào)用過程中，需要消耗大量的時(shí)間，而通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，可以將這一現(xiàn)象進(jìn)行處理，讓棘手的問題實(shí)現(xiàn)全面處理。在數(shù)字化信息人事檔案管理形勢(shì)下，系統(tǒng)可以結(jié)合所存儲(chǔ)得到數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢目錄的設(shè)定，相關(guān)工作可以根據(jù)所需內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵詞查詢，就能查找所需數(shù)據(jù)，以此給數(shù)據(jù)查取提供便利條件。
二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
1.不具備較強(qiáng)的管理意識(shí)現(xiàn)階段，我國部分醫(yī)院在落實(shí)人事檔案管理工作時(shí)，相關(guān)工作人員沒有給予高度注重，同時(shí)也沒有接受專業(yè)培訓(xùn)，人事檔案管理認(rèn)識(shí)較為薄弱，知識(shí)更新效率偏低，業(yè)務(wù)水平不足，并且部分人員已經(jīng)采用原始的人事檔案管理理念，沒有進(jìn)行人事檔案管理形式的優(yōu)化和創(chuàng)新，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化信息應(yīng)用準(zhǔn)備不充足。2.人工操作效率整體偏低醫(yī)院設(shè)定人事檔案的主要作用就是對(duì)醫(yī)院當(dāng)前職工工作情況進(jìn)行記錄，以此可以全面的展現(xiàn)出醫(yī)院職工在學(xué)習(xí)、工作等方面的表現(xiàn)和實(shí)際狀況。在落實(shí)人事檔案管理工作時(shí)，依舊以人工操作形式為主，在這種情況下，給轉(zhuǎn)抄現(xiàn)象出現(xiàn)提供了條件。由于人為失誤作為一種不可管控的風(fēng)險(xiǎn)因素，如果在進(jìn)行轉(zhuǎn)抄時(shí)發(fā)生失誤現(xiàn)象，必將需要在后續(xù)環(huán)節(jié)中添加諸多流程進(jìn)行處理，以此影響整體工作效率。除此之外，紙質(zhì)檔案自身含有較強(qiáng)的損壞性，給人力檔案管理的合理性和規(guī)范性工作開展帶來一些影響。3.醫(yī)院人事檔案內(nèi)容過于單一由于一些醫(yī)院在落實(shí)人事檔案管理工作時(shí)，一般由醫(yī)院內(nèi)部管理工作人員來負(fù)責(zé)，人事檔案相關(guān)內(nèi)容比較單一，僅僅局限于職工姓名、年齡、工作時(shí)間等基本信息上，對(duì)職工日常履歷信息記錄相對(duì)較少，這給新形勢(shì)背景下人員流程和招聘等增添難度。醫(yī)院在人事檔案中無法獲取充足的`用人信息，對(duì)其工作經(jīng)驗(yàn)、重要工作失誤或者激勵(lì)等信息掌握不充分，無法對(duì)人員的綜合情況進(jìn)行評(píng)估和考核，以此給醫(yī)院今后運(yùn)營發(fā)展造成不良影響。4.醫(yī)院人事檔案管理方法落后通過對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作情況的探究得知，其自身具備較強(qiáng)的專業(yè)性、系統(tǒng)性和政治性，這給人事工作人員專業(yè)水平等方面提出了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。但是，從目前情況來說，大部分醫(yī)院在辦公用樓方面較為緊張，長時(shí)間以來，人事檔案數(shù)據(jù)一般存放在檔案管理部門以及人事部門中，再加上相關(guān)體系不完善，使得其他部門人員也參與到人事檔案管理工作中，這不僅加劇了檔案管理失誤率的出現(xiàn)，同時(shí)還無法保證檔案管理質(zhì)量，約制檔案管理水平的提升。
三、醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息的應(yīng)用對(duì)策
1.增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)在數(shù)字化信息背景下，固然可以提供較強(qiáng)的便利性，但是在應(yīng)用過程中，需要給予充分注重。因?yàn)殡S著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒等現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，這給計(jì)算機(jī)應(yīng)用安全性帶來了影響。在落實(shí)數(shù)字化信息人事檔案管理工作時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)該給予高度注重，做好安全防范工作，提升警惕性。而相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)將直接影響檔案管理水平，因此，醫(yī)院需要定期開展專業(yè)培訓(xùn)和安全教育工作，提升人事檔案數(shù)據(jù)的保密性，做好加密防護(hù)，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的清理，按時(shí)殺毒，以此保證數(shù)字化信息系統(tǒng)可以順利運(yùn)營。2.完善醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)完善的數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)，可以給醫(yī)院人事檔案管理信息化水平提升提供條件。首先，把數(shù)字化信息理念融合到人事檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建。例如，醫(yī)院信息化系統(tǒng)、資源規(guī)劃系統(tǒng)等，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，合理設(shè)定管理系統(tǒng)。其次，有針對(duì)性把醫(yī)院紙質(zhì)檔案更改成電子檔案，并將其保存到醫(yī)院運(yùn)營系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。在進(jìn)行轉(zhuǎn)變過程中，需要秉持從簡到難的原則，事先把紙質(zhì)檔案管理信息進(jìn)行科學(xué)劃分，把人力資源集中，或者重要性比較高的紙質(zhì)檔案事先進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)合理分配。在進(jìn)行轉(zhuǎn)變時(shí)，應(yīng)該把標(biāo)準(zhǔn)檔案歸集到醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息檔案的規(guī)劃。在把所有檔案信息傳入完畢之后，進(jìn)行數(shù)據(jù)核查，保證數(shù)據(jù)傳入的精準(zhǔn)性。3.查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)在進(jìn)行數(shù)字化信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，還要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案查詢系統(tǒng)的優(yōu)化。在落實(shí)人事檔案管理工作的工作中，工作核心內(nèi)容在于給醫(yī)院提供數(shù)值化服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的快速更新和應(yīng)用。在進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)設(shè)定時(shí)，可以把靈活便捷當(dāng)作核心標(biāo)準(zhǔn)，給人事檔案管理工作開展提供條件，確保相關(guān)工作人員可以根據(jù)自身需求落實(shí)管理目標(biāo)。在進(jìn)行查詢系統(tǒng)設(shè)定時(shí)，需要具備多遠(yuǎn)的字段。例如學(xué)歷、姓名、工作時(shí)間等，根據(jù)字段查找對(duì)應(yīng)的信息，給動(dòng)態(tài)管理提供條件。此外，在進(jìn)行查詢系統(tǒng)優(yōu)化的過程中，還要將查詢?nèi)藛T工作習(xí)慣以及工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變、進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)定，以此提升查詢效率，保證查詢質(zhì)量。4.及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫要想確保醫(yī)院人事檔案數(shù)字化信息管理工作順利發(fā)展，就要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)定和更新。醫(yī)院人事檔案因?yàn)闀?huì)隨著職工以及發(fā)展等因素的轉(zhuǎn)變而發(fā)生改變，這就直接影響了數(shù)據(jù)檔案更新效率。從醫(yī)院人事檔案管理人員的角度來說，應(yīng)該定期對(duì)職工檔案更新情況進(jìn)行核查，如果存在人事變動(dòng)現(xiàn)象，應(yīng)該第一時(shí)間進(jìn)行檔案更新，以此保證和醫(yī)院實(shí)際情況相吻合。通常情況下，更新檔案數(shù)據(jù)庫一般需要得到各個(gè)部門的支持。各個(gè)部門管理人員把本部門職工情況及時(shí)傳遞給人事檔案管理部門，在人事管理人員接受相關(guān)數(shù)據(jù)之后，進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和核查，以此確保醫(yī)院人事檔案管理的合理性和時(shí)效性。5.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)要想保證檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利開展，需要得到充足人員的支持。由于在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要應(yīng)用大量的現(xiàn)代化技術(shù)。因此，醫(yī)院需要采用諸多對(duì)策。首先，應(yīng)該注重對(duì)相關(guān)人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓其掌握充足的管理知識(shí)和理念。其次，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)等操作學(xué)習(xí)力度，讓其在掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的同時(shí)，還能對(duì)醫(yī)院運(yùn)營情況有所了解，培養(yǎng)綜合型人才。此外，在落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的過程中，不僅需要管理工作人員掌握專業(yè)的管理知識(shí)和技能，同時(shí)還要求相關(guān)人員掌握專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作和風(fēng)險(xiǎn)防范水平，因此，結(jié)合醫(yī)院檔案管理情況，有針對(duì)性落實(shí)培訓(xùn)工作，加強(qiáng)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)力度，給醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作開展提供保障。
四、結(jié)束語
總而言之，隨著信息化時(shí)代的來臨，把數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，不僅可以有效提升管理水平，同時(shí)還能減少人為失誤，保證人事檔案管理質(zhì)量，給醫(yī)院整體運(yùn)營發(fā)展提供精準(zhǔn)的人事數(shù)據(jù)。因此，通過把數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用其中，可以給醫(yī)院人事管理安全性和規(guī)范性的提升，提供條件。
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檔案數(shù)字化論文9
一、促進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化管理理念創(chuàng)新
(一)高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化管理的重視。要充分認(rèn)識(shí)到，數(shù)字化管理不同于傳統(tǒng)的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一個(gè)全新的改變，要制定相關(guān)數(shù)字化管理的制度和政策，提高全體教職員工的數(shù)字化意識(shí)，這樣才能保證數(shù)字化管理的有效實(shí)施。
(二)確立教學(xué)檔案數(shù)字化管理的“全過程”理念，在教學(xué)過程中將數(shù)字化管理理念融入其中。高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的實(shí)施，并不是某一個(gè)部門或某部分教師就能開展起來的，它需要全院教職員工的配合和支持。尤其是教學(xué)一線教師，要樹立數(shù)字化管理意識(shí)，從源頭上下手，對(duì)教案、教學(xué)計(jì)劃制訂固定的統(tǒng)一格式，對(duì)自己的教學(xué)資源按照數(shù)字化管理要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，對(duì)學(xué)生的畢業(yè)作品、社會(huì)調(diào)查報(bào)告、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告也按數(shù)字化管理要求進(jìn)行整理。
二、完善教學(xué)檔案數(shù)字化管理的硬軟件條件
加大經(jīng)費(fèi)投入，搭建并完善教學(xué)檔案數(shù)字化管理的硬軟件平臺(tái)，是高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)。做好這項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面入手:
(一)加大經(jīng)費(fèi)投入。數(shù)字化管理對(duì)硬件提出了更高的要求，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備都是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基本保障。除了這些基本的設(shè)備外，隨著技術(shù)的進(jìn)步和市場(chǎng)的變化，還要適時(shí)進(jìn)行設(shè)備更新和系統(tǒng)升級(jí)。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，它從形成到利用都離不開技術(shù)設(shè)備。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的目標(biāo)，計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個(gè)重要因素。
(二)進(jìn)一步完善信息服務(wù)平臺(tái)。一個(gè)良好的信息服務(wù)平臺(tái)可以大大提高檔案利用率。信息服務(wù)平臺(tái)要保證廣大教職員工、學(xué)生能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到最準(zhǔn)確、最有效的相關(guān)教學(xué)資源，這不僅要有一個(gè)暢通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，更要有一個(gè)科學(xué)合理的信息服務(wù)系統(tǒng)。
(三)搭建教學(xué)檔案數(shù)字化管理信息共享與交流平臺(tái)。教學(xué)檔案管理工作的技能方面，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和文字處理、數(shù)據(jù)處理等。為進(jìn)一步提高檔案職業(yè)隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)，需要加強(qiáng)構(gòu)建信息化研討和交流的平臺(tái)，加大專題會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、網(wǎng)絡(luò)討論、聯(lián)合進(jìn)行課題研究等，并通過繼續(xù)教育等多種手段提高從業(yè)人員的工作技能。［1］
三、推進(jìn)教學(xué)檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新
推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化管理，不僅是理念和技術(shù)的問題，同時(shí)也是機(jī)制的問題。機(jī)制不活、機(jī)制不順，教學(xué)檔案數(shù)字化管理就落不到實(shí)處。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。
(一)建立標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。推進(jìn)數(shù)字化檔案管理機(jī)制創(chuàng)新，就應(yīng)當(dāng)變革現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理機(jī)制，診斷其中存在的問題，建立新的適合數(shù)字化教學(xué)檔案管理的工作機(jī)制，建立上下銜接、靈活有效的工作流程，為數(shù)字化教學(xué)檔案管理提供條件。
(二)建立健全數(shù)字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。建立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處主管部門以及下屬學(xué)院組成的數(shù)字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，作為推進(jìn)數(shù)字化教學(xué)檔案管理的決策部門，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決其中的問題。
(三)以人為本，建立教學(xué)檔案人性化服務(wù)機(jī)制。高職院校教學(xué)檔案服務(wù)機(jī)制堅(jiān)持以人為本，就是要將利用者的需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷滿足廣大師生員工對(duì)檔案信息的需要，開展個(gè)性化服務(wù)、主動(dòng)化服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)，就是要滿足不同檔案利用群體的不同需求，針對(duì)不同的利用者采取不同的服務(wù)方式，擴(kuò)展檔案利用服務(wù)的范疇。開展個(gè)性化服務(wù)，必須分析高職院校教學(xué)檔案用戶類型、需求，這是檔案服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)和依據(jù)。主動(dòng)服務(wù)實(shí)際上可理解成為檔案找利用者，它需要通過檔案工作者的主觀努力，發(fā)揮創(chuàng)造精神，以各種形式為高職院校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。［2］
四、提升教學(xué)檔案管理人員的基本素質(zhì)
目前，人員素質(zhì)參差不齊，也是影響教學(xué)檔案數(shù)字化管理的一個(gè)重要因素。傳統(tǒng)意義上的檔案管理人員，通常由教師家屬擔(dān)任，對(duì)于文化水平和相關(guān)業(yè)務(wù)水平?jīng)]有太多要求，從事著簡單的整理、裝訂和編號(hào)、入庫工作。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的要求下，這些工作人員的素質(zhì)亟待提升。一般來說，數(shù)字化管理下的檔案管理人員應(yīng)該既有一定的專業(yè)水平，還有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，是集知識(shí)與技能于一身的綜合型人才。概況起來，主要有如下幾個(gè)方面的要求:
(一)具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。［3］現(xiàn)代科技的發(fā)展，為教學(xué)檔案數(shù)字化管理提供了條件。同時(shí)這也要求從事數(shù)字化教學(xué)檔案管理的工作人員應(yīng)該具備相應(yīng)的技術(shù)素質(zhì)，能夠操作教學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠提供相應(yīng)的錄入、管理、更新等服務(wù)。否則，教學(xué)檔案數(shù)字化管理就難以實(shí)施。
(二)具備一定的網(wǎng)絡(luò)查找能力及外語能力。作為一名高職院校檔案管理人員，不僅要了解國內(nèi)相關(guān)信息，更應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)全面、快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，查找國外重要檔案信息
資源。當(dāng)然，這也要求高職院校檔案管理人員需具備一定的外語能力。
(三)具備操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。檔案管理工作需要涉及的辦公設(shè)備很多，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、掃描儀等。只有在熟練掌握這些設(shè)備的`性能和功能的基礎(chǔ)上，才能有效完成檔案管理工作。同時(shí)，電子電器類設(shè)備更新?lián)Q代頻繁，高職院校檔案管理人員除掌握已有的設(shè)備外，還要不斷探索和學(xué)習(xí)，以適應(yīng)新產(chǎn)品的功能。
(四)具備一定的科研能力。要想檔案管理工作有更大更好的發(fā)展，除了完成日常的工作外，高職院校檔案管理人員還需要有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)研究的能力，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行理論提升。
五、創(chuàng)設(shè)教學(xué)檔案快速服務(wù)和高效使用平臺(tái)
檔案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高職院校的教學(xué)檔案都還只是做到了整理、收集、存檔，而對(duì)這些庫存檔案的利用少之又少，甚至是無人問津。由于檔案沒有得到利用，沒有發(fā)揮它本來的價(jià)值，檔案工作甚至是檔案管理人員不受重視，久而久之，檔案便成了一潭死水。信息化時(shí)代的到來，可以說為沉睡的檔案燃起了希望之光，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備使檔案利用率更高，更好地服務(wù)于廣大教職員工。
(一)針對(duì)廣大師生員工開放教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。目前各高職院校都有自己的網(wǎng)站，只要在網(wǎng)站上設(shè)置一個(gè)檔案查詢專欄，教師和學(xué)生都可以通過自己的用戶名和密碼輕松在網(wǎng)上找到自己需要的檔案信息，既不需要專程去檔案室查詢，也不需要翻閱大量的檔案材料，只需在網(wǎng)上搜索相關(guān)主題，就能看到與此相關(guān)的信息，真正實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上與校內(nèi)檔案網(wǎng)站有效銜接，大量節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。
(二)提高全院教職員工的檔案查詢和利用意識(shí)。教職員工多學(xué)習(xí)優(yōu)秀的教學(xué)資源，多學(xué)習(xí)其他高職院校甚至高等院校的教學(xué)資源，為我所用，能夠提高教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)整體水平上一個(gè)新臺(tái)階。因此，高職院校要多方面宣傳和號(hào)召教職員工、學(xué)生多瀏覽學(xué)院網(wǎng)頁，多查看學(xué)院教學(xué)檔案，為課堂教學(xué)、教學(xué)管理提供有益的參考和借鑒。
檔案數(shù)字化論文10
[摘 要]隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)行業(yè)也提升了其發(fā)展速度。現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)已無法滿足人們的需求，因此數(shù)字化管理的產(chǎn)生十分必要。這種從傳統(tǒng)的管理手段到現(xiàn)代化的數(shù)字管理的轉(zhuǎn)變不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還促進(jìn)了其積極、良好的發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]檔案管理技術(shù)；數(shù)字化管理；發(fā)展
由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及和發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化發(fā)展速度也逐步加快。隨著這種管理方式的不斷普及，一些不足之處也隨之顯現(xiàn)出來。面對(duì)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐不斷加快的現(xiàn)狀，檔案管理的重要性和提高其管理水平的必要性也越來越強(qiáng)。目前，國家的檔案管理水平還不夠均衡，還有很多問題需要去解決。因此必須不斷分析和改進(jìn)檔案的管理水平才能夠推動(dòng)其發(fā)展。
1.數(shù)字化檔案管理及其應(yīng)用
1.1數(shù)字化檔案管理
信息化建設(shè)的關(guān)鍵是信息資源的共建共享與有效利用，而檔案資源作為一種重要的信息資源，其規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理與利用正逐漸受到社會(huì)各界的重視。數(shù)字化檔案即將檔案的相關(guān)信息以虛擬的方式將其儲(chǔ)存、管理、傳送與分享。這種檔案的儲(chǔ)存方式不會(huì)受到地理位置和信息載體的制約。所謂數(shù)字化管理，大體上講，就是利用互聯(lián)網(wǎng)的方式，實(shí)現(xiàn)將檔案的儲(chǔ)存由實(shí)體變?yōu)樘摂M化儲(chǔ)存。這些檔案的信息載體也將由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為虛擬化載體，檔案資源由文字變?yōu)殡娮有畔ⅰ⑺⻊?wù)的對(duì)象由窄小變?yōu)閺V闊。
檔案的數(shù)字化管理在我國現(xiàn)代化發(fā)展中的應(yīng)用十分廣泛，因?yàn)樗軌蚪鉀Q很多傳統(tǒng)的管理的手段的缺點(diǎn)，比如說不容易保存，檔案信息查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，信息傳遞與分享不方便，信息保密性不強(qiáng)等。檔案數(shù)字化管理是按照以掃描、圖形處理、OCR識(shí)別、自動(dòng)提取著錄項(xiàng)內(nèi)容、生成目錄、統(tǒng)一數(shù)字化文件格式、不同種類的數(shù)字化文件分層存儲(chǔ)、分別進(jìn)行權(quán)限控制，加工處理得到的電子文件與目錄自動(dòng)掛接等功能整合的手段，使數(shù)字化加工處理工作可以批量高速進(jìn)行，這樣不但可以讓數(shù)據(jù)以最佳新式進(jìn)行存儲(chǔ)，做到圖文聲相結(jié)合，檔案信息更詳細(xì)，從而提高工作效率。
隨著新時(shí)期的到來，數(shù)字化檔案還增加了指紋錄入DNA識(shí)別與采集的功能。找這種情形來看，檔案的數(shù)字化管理手段將會(huì)不斷普及全國。雖然數(shù)字化管理的手段有眾多優(yōu)點(diǎn)且傳統(tǒng)的管理手段又有很多缺點(diǎn)，但是也不能完全將傳統(tǒng)的管理手段摒棄。因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理手段還是有很多優(yōu)點(diǎn)的。這樣就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細(xì)斟酌，什么樣的檔案需要數(shù)字化。
2.檔案數(shù)字化管理的必要性
2.1傳統(tǒng)管理手段的缺點(diǎn)
傳統(tǒng)的檔案管理方式使我國以前的普遍管理方式，現(xiàn)如今仍舊有很多的事業(yè)單位或是教育單位等在應(yīng)用這種管理手段。就利益這方面來講，傳統(tǒng)的管理手段不僅工作效率低，而且保密性不好。再者，在查找相關(guān)檔案信息或者為其他部門提供相關(guān)信息時(shí)往往需要耗費(fèi)很多時(shí)間去尋找。這種傳統(tǒng)方式的管理手段所需工作量太大，耗費(fèi)時(shí)間也太長，使得管理的工作不能夠正常的進(jìn)行，效率也及其低。我國和其他國家相比，由于科學(xué)技術(shù)手段相對(duì)比較低，檔案管理水平也一直遜色于其他國家。
2.2數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)――提高經(jīng)濟(jì)效益
傳統(tǒng)的管理手段由于采用的.是紙質(zhì)版的檔案，再加上需要的工作人員數(shù)量眾多，使得管理起來又耗時(shí)又浪費(fèi)很多勞動(dòng)力。現(xiàn)如今的數(shù)字化檔案管理不僅管理起來方便快捷，減少了樹木的消耗，保護(hù)了環(huán)境，還減少了勞動(dòng)力的耗費(fèi)。與此同時(shí)，數(shù)字化管理還能夠幫助檔案管理中心減少儲(chǔ)備占地，增加了土地利用率。
2.3數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)――增強(qiáng)了信息的嚴(yán)密性
數(shù)字化管理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)為電子版，能夠使檔案更加安全，加強(qiáng)了其保密性。再加上電子化信息管理起來也比較省時(shí)間省勞動(dòng)力，這使得其優(yōu)勢(shì)更加突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為。也就是說它使得檔案管理中心為利用者提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且有較高權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息。
2.4數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)――提高了辦公效率
因?yàn)槠髽I(yè)部門的檔案流動(dòng)性較強(qiáng)，如果想很精準(zhǔn)的將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出來并隨之了解它們的情況，就要應(yīng)用數(shù)字化管理的手段。因?yàn)橐郧暗膫鹘y(tǒng)手段必須將其“歸檔”以后才能夠進(jìn)行查詢。數(shù)字化管理手段能夠使檔案信息的查詢變得簡單方便，同時(shí)又能精準(zhǔn)的將資料反映出來。這種管理手段可以使工作人員在足不出戶的狀況下就能夠了解到所有資料。
3.新時(shí)期數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
3.1促進(jìn)制度標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展
首先要成立專門的檔案監(jiān)督小組，并設(shè)定專門的選擇和管理人員，將檔案按照國家的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)檔案進(jìn)行分類和儲(chǔ)存。比如說針對(duì)不同的部門、檔案用途的不同和檔案限制性等因素來制定合理的管理制度。與此同時(shí)還要根據(jù)檔案信息的儲(chǔ)存、搜索、傳送和查詢等方面建立統(tǒng)一的規(guī)范與制度并不斷的完善它。
3.2優(yōu)化檔案管理體系
首先建立一個(gè)完整的檔案管理體系，使其成為一個(gè)更加完整的數(shù)字化檔案館。這需要國家不斷提高科技水平，不斷加強(qiáng)管理體系并將檔案數(shù)據(jù)庫不斷的進(jìn)行優(yōu)化。其次是要逐步的去完善它，比如說要備好多臺(tái)服務(wù)器，對(duì)文件要進(jìn)行集中性掃描并設(shè)定專一的保存格式，對(duì)數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時(shí)的備份等等。第三，要對(duì)人力資源、機(jī)器設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加強(qiáng)管理，以提高資源共享的能力。最后還要設(shè)定其它可以與數(shù)字化管理相銜接的管理系統(tǒng)以備不時(shí)之需。
3.3加強(qiáng)數(shù)字化管理的安全性
在硬件管理方面，首先要將檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存量提升，并將儲(chǔ)存的時(shí)間延長。其次是要設(shè)定專門的管理人員負(fù)責(zé)信息的安全監(jiān)督，保證重要的數(shù)據(jù)信息不會(huì)丟失。在軟件管理方面，要對(duì)信息庫設(shè)定一定的權(quán)限，還要設(shè)置安全的密碼和多層的關(guān)卡與防火墻來保證數(shù)據(jù)的安全性。
3.4加強(qiáng)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)
首先要對(duì)檔案管理中心的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和考核。培訓(xùn)的時(shí)候要對(duì)不同的崗位需求進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)。其次要對(duì)工作人員進(jìn)行合理的安置，并激發(fā)他們的上進(jìn)心，促使他們努力工作。最后，要使管理隊(duì)伍職業(yè)化、專業(yè)化。
3.5維護(hù)其知識(shí)產(chǎn)權(quán)
要建立高效的防范技術(shù)。比如說加強(qiáng)對(duì)盜版信息的懲治，建立完善的法律制度，提高管理人員的文化素質(zhì)和管理水平。
檔案數(shù)字化論文11
【摘要】作為一項(xiàng)關(guān)鍵的資源內(nèi)容，國土資源檔案管理工作的重要性不言而喻。隨著我國建設(shè)步伐的不斷加快，傳統(tǒng)的手工管理模式，暴露出了越來越多的弊端，所以推動(dòng)數(shù)字化管理模式，已經(jīng)是產(chǎn)業(yè)發(fā)展的共識(shí)。本文通過對(duì)數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性進(jìn)行探究，希望能夠起到一些有效的參考作用。
【關(guān)鍵詞】國土資源檔案；數(shù)字化管理；適用性；探究分析
數(shù)字化檔案管理工作，主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法，利用數(shù)字模擬技術(shù)，以及相關(guān)的錄音、錄像等操作，對(duì)資料進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)化，形成一種多媒體信息資源，進(jìn)而將其按照統(tǒng)一化的格式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫之中。在工作中，利用數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器，可以實(shí)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)資源的共享，提升國土資源檔案管理的整體效率。
一、數(shù)字化檔案管理在國土資源管理中的適用性分析
（一）多樣化管理需求。國土資源的檔案種類較為繁雜，且包括了較多的專業(yè)檔案內(nèi)容，僅不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案就劃分為國有、集體、農(nóng)村宅基地、土地承包經(jīng)營權(quán)、注銷異議、抵押權(quán)、預(yù)告、查封登記這八大類，國土資源執(zhí)法監(jiān)察、地籍、建設(shè)用地、礦業(yè)權(quán)、聲像、實(shí)物、電子檔案等內(nèi)容的管理難度同樣不小，這些內(nèi)容都充分體現(xiàn)了國土資源檔案管理工作的多樣化特點(diǎn)。數(shù)字化管理內(nèi)容，可以針對(duì)不同的檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，將這些資源統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫之中，并引入智能化的分析手段，對(duì)檔案進(jìn)行高效率的管控。（二）復(fù)雜性管理特點(diǎn)。國土資源檔案的管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且各個(gè)檔案種類之間，有著較為復(fù)雜的關(guān)系，比如不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案、建設(shè)用地檔案就會(huì)涉及到一系列的流程問題，如果不能對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行智能化的管理，那么很容易在管理工作中出現(xiàn)紕漏。根據(jù)國土資源的復(fù)雜化管理特點(diǎn)，利用數(shù)字化技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)化為知識(shí)庫，利用智能化的手段，展開更為專業(yè)的分析，可以將那些原本繁雜的資源檔案，實(shí)現(xiàn)流程化管理，能夠極其有效地提升國土資源檔案管理的效能。（三）變更性管理情況。隨著我國各個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，城鎮(zhèn)化建設(shè)的步法也越來越快，不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍信息時(shí)常會(huì)發(fā)生變動(dòng)，首次登記、變更登記、轉(zhuǎn)移登記、注銷登記在數(shù)字化的'管理模式下，建立一套智能化的信息管理系統(tǒng)，可以將有關(guān)的信息利用統(tǒng)一化的手段進(jìn)行搜索，并對(duì)那些實(shí)際出現(xiàn)變更的信息執(zhí)行修改操作，盡可能提升管理效率，這也直接印證了數(shù)字化管理模式，可以對(duì)國土資源信息容易變更的情況進(jìn)行解決。（四）完整性管理目的。國土資源管理工作屬于一個(gè)具有較強(qiáng)系統(tǒng)性的資源集合，并且多個(gè)資源并非是獨(dú)立存在的個(gè)體，它們之間具有一定的綜合性，有不少資源信息是由多個(gè)信息綜合構(gòu)成的，如果某個(gè)信息資源發(fā)生缺失，對(duì)于整個(gè)國土資源信息都將會(huì)出現(xiàn)不完整的問題，進(jìn)而影響到后續(xù)檢查、監(jiān)督工作的進(jìn)行。
二、推動(dòng)國土資源檔案數(shù)字化管理的具體措施
（一）重視數(shù)字化管理手段的作用。要想確保數(shù)字化技術(shù)在國土資源檔案管理中發(fā)揮相應(yīng)的作用，首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視，將檔案數(shù)字化管理納入年度計(jì)劃和目標(biāo)考核，層層抓落實(shí)，建立健全檔案管理制度，形成強(qiáng)有力的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，讓部門之間通力協(xié)作，避免重要信息出現(xiàn)遺漏。其次，檔案人員必須要對(duì)這項(xiàng)技術(shù)的使用給予高度的重視，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作和檔案專業(yè)技術(shù)提升。最后，綜合檔案室將相關(guān)檔案信息，統(tǒng)一收集到數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)之中，并在日常的工作中，使用數(shù)字化的關(guān)系系統(tǒng)，盡可能完善國土資源的管理效率。（二）制定循序漸進(jìn)的實(shí)施計(jì)劃。在對(duì)數(shù)字化管理手段進(jìn)行運(yùn)用的時(shí)候，工作人員首先應(yīng)該明白國土資源檔案數(shù)字化管理工作的難度，由于其所具備的系統(tǒng)化特點(diǎn)，涉及到的部門較多，不可能一蹴而就，所以在工作中，需要堅(jiān)持循序漸進(jìn)的工作原則。（三）做好安全性的建設(shè)工作。數(shù)字化管理方法具有較為便利的工作特點(diǎn)，同時(shí)也存在著安全性的弊端，這也是當(dāng)前數(shù)字化管理模式發(fā)展所面臨的一大障礙。隨著安全技術(shù)的不斷升級(jí)，為了盡可能推動(dòng)數(shù)字化管理模式在國土資源管理工作中的應(yīng)用成效，一方面，應(yīng)該引進(jìn)專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)安全人才，在單位內(nèi)部，構(gòu)建起一套安全系數(shù)較高的數(shù)字化共享系統(tǒng)；另一方面，則是要做好相應(yīng)的安全防范措施，通過增設(shè)防火墻，購買殺毒軟件，對(duì)操作人員的安全意識(shí)進(jìn)行提升，構(gòu)建出一套完善的數(shù)據(jù)調(diào)用權(quán)限，優(yōu)化相應(yīng)的安全管理制度；還要采用先進(jìn)的服務(wù)器或者數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)設(shè)備及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫雙備份和異地備份，確保數(shù)字化管理的安全性、連續(xù)性、完整性。
三、結(jié)語
總而言之，在國土資源檔案管理工作中，對(duì)于數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用，相關(guān)人員需要抱有開放性的態(tài)度，從基礎(chǔ)內(nèi)容入手，完善數(shù)字化管理模式的實(shí)際應(yīng)用效果，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)科技興檔，努力做到“四化”，即積極推行文檔一體化，加速檔案管理信息化，逐步實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，專兼職檔案人員專業(yè)化，從而促進(jìn)檔案管理工作水平的全面提高，建立國土資源檔案的現(xiàn)代化管理。
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檔案數(shù)字化論文12
摘要：檔案數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的必由之路。本文擬對(duì)檔案數(shù)字化管理的理論和應(yīng)用進(jìn)行論述，作為對(duì)檔案數(shù)字化管理知識(shí)的科普宣傳，希望能為早日全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理作出微薄貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；理論；應(yīng)用
隨著社會(huì)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，數(shù)字技術(shù)已廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，各行各業(yè)。檔案管理現(xiàn)代化已成為發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)增加檔案存儲(chǔ)量，提高傳播速度，提升檔案社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益有著極其重要的意義，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的必由之路。
一、檔案數(shù)字化管理概念和意義
1.概念：數(shù)字化,是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào),或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，再以微型計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)字編碼進(jìn)行壓縮、調(diào)制與解調(diào)的信息處理技術(shù),通常稱為數(shù)字化技術(shù)。檔案數(shù)字化管理就是將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案的收集、編制、存儲(chǔ)、查找、檢索、傳輸、開發(fā)利用各個(gè)環(huán)節(jié)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像、實(shí)物檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，存儲(chǔ)集成化，傳遞網(wǎng)絡(luò)化，開發(fā)利用共享化，管理現(xiàn)代化。2.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的意義：一是使傳統(tǒng)的檔案管理搭上電子科技發(fā)展現(xiàn)代化快車，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。二是增大檔案信息存儲(chǔ)量，提高了查找檢索速度，全面提高了檔案管理工作效率。三是檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，為檔案信息開發(fā)利用共享和極大的提高檔案行業(yè)的社會(huì)效益創(chuàng)造了條件。
二、檔案數(shù)字化管理內(nèi)容
1.檔案信息數(shù)字化。所謂檔案資源信息數(shù)字化，就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)、文字、圖像、電子文件、非數(shù)碼影像等檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)和數(shù)字編碼，生成數(shù)字化檔案。這是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。檔案資源信息數(shù)字化一般分兩個(gè)大的`方面：一是對(duì)館藏傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字、圖像等檔案資源有選擇性的使用數(shù)字模擬整合技術(shù)將各種檔案信息數(shù)字化；運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、語音輸入等技術(shù)將檔案原件等多媒體技術(shù)對(duì)不同載體形式與記錄方式的檔案信息進(jìn)行處理并再次顯示，從而實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化。有選擇性，就是對(duì)于大量的歷史檔案資源不能全部轉(zhuǎn)化，而是進(jìn)行科學(xué)性選擇，體現(xiàn)系統(tǒng)性和特色性原則。二是對(duì)現(xiàn)實(shí)中新生成的紙質(zhì)、電子、非數(shù)碼圖像，依靠以上技術(shù)直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。兩者形成完整的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)、傳輸安全防護(hù)技術(shù)。檔案存儲(chǔ)、傳輸安全是檔案管理的基本要求。實(shí)行檔案數(shù)字化管理首先解決好存儲(chǔ)和傳輸安全問題，克服數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸中的泄密現(xiàn)象。在檔案數(shù)字化管理中采取加密技術(shù)確保檔案的非公開性或分等級(jí)公開；身份驗(yàn)證技術(shù)確保用戶為網(wǎng)上合法用戶；簽署技術(shù)是證實(shí)該文確實(shí)出自作者，且內(nèi)容未被他人改動(dòng)；防寫技術(shù)確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動(dòng)；防火墻技術(shù)使本機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)與外界之間設(shè)置障礙，是保護(hù)層，阻止外界對(duì)本機(jī)構(gòu)的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。通過以上技術(shù)措施，設(shè)置檔案信息存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸安全保護(hù)屏障，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理安全化。3.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸和信息資源的共享。檔案數(shù)字化管理為提升檔案信息社會(huì)化服務(wù)的效率和效益創(chuàng)造了條件，檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)多地檔案信息快速傳遞和共享是檔案數(shù)字化管理的重要內(nèi)容。通過創(chuàng)建檔案自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以寬帶網(wǎng)為傳輸通道，在高速網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務(wù)。并極大的提高信息轉(zhuǎn)播速度，擴(kuò)大傳播范圍。另一方面，由于各級(jí)、各地區(qū)檔案館或企事業(yè)的檔案各具特色，在高速發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)上只是一個(gè)節(jié)點(diǎn)，單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫，不能滿足全社會(huì)用戶的信息需求，而通過網(wǎng)絡(luò)升級(jí)就能實(shí)現(xiàn)各地的檔案信息資源共享。極大的提高檔案信息的利用效率。
三、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必備條件
目前，我國國家級(jí)和省級(jí)專業(yè)檔案館或知名高校實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，多數(shù)地方專業(yè)檔案館和基層企事業(yè)單位檔案室還沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，還不具備應(yīng)有的條件。但檔案數(shù)字化管理是方向是發(fā)展趨勢(shì)，全國檔案部門都要積極努力，創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。推動(dòng)我國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。就目前而言，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)該具備以下三個(gè)主要條件。1.具備系列數(shù)字模擬整合、數(shù)字編碼、存儲(chǔ)、傳播設(shè)備。具體設(shè)備包括：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設(shè)備等。這就要求檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理給予重視，增加投入，升級(jí)現(xiàn)有設(shè)備，改善現(xiàn)有工作條件，以符合檔案數(shù)字化管理要求。2.國家統(tǒng)一制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，包括運(yùn)行管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定統(tǒng)一使用的硬、軟件系統(tǒng)、電子文件格式。以消除檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸、接受使用、共享檔案信息中的技術(shù)障礙和區(qū)域壁壘。實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)快速準(zhǔn)確傳輸和充分共享。3.配備符合檔案數(shù)字化管理的復(fù)合型檔案管理人員。檔案數(shù)字化管理需要新型管理人員隊(duì)伍，由于檔案數(shù)字化管理應(yīng)用涉及多個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，包含：檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、文學(xué)、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和原則等。因此，檔案管理人員應(yīng)是具備以上知識(shí)專業(yè)和政治要求的復(fù)合型人才。配備復(fù)合型管理人員要通過對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)提高和引進(jìn)人才等多種方式逐步配備到位。對(duì)于符合條件的在崗檔案管理人員要給予一定的政治、經(jīng)濟(jì)待遇，增強(qiáng)其做好工作的積極性，激發(fā)其創(chuàng)造性。
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檔案數(shù)字化論文13
一、實(shí)施數(shù)字化檔案信息安全管理的意義
隨著我國信息化水平的迅速提升，我國對(duì)數(shù)字化檔案信息安全管理也有了更為深刻的認(rèn)識(shí)。信息安全管理是維護(hù)數(shù)字化信息安全的重要手段，正所謂“三分技術(shù)，七分管理”，由此可見信息安全管理的重要性。數(shù)字化檔案信息保障體系建設(shè)過程中必須有一套較為完善的制度，只有這樣才能保證信息保障體系建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)開展的規(guī)范性與合理性，而在信息保障體系建設(shè)中運(yùn)用信息安全管理制度就能夠達(dá)到保障信息安全的目的。對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行安全管理，能夠使所有人員主動(dòng)參與到數(shù)字化檔案信息保障建設(shè)過程中，不僅能夠大大提高員工工作質(zhì)量，同時(shí)還能夠提高員工工作效率，因?yàn)榭茖W(xué)有效的安全管理能夠提高企業(yè)員工的凝聚力與向心力，對(duì)維護(hù)數(shù)字化信息安全及企業(yè)發(fā)展都有一定的積極作用。
二、數(shù)字化檔案的信息安全問題分析
數(shù)字化檔案信息與計(jì)算機(jī)中其他普通數(shù)據(jù)一樣，都會(huì)受到多種不安全因素的影響。數(shù)字化檔案信息主要是以信息數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在于計(jì)算機(jī)內(nèi)部系統(tǒng)中，若出現(xiàn)安全問題會(huì)直接影響檔案信息的完整性與安全性。據(jù)調(diào)查了解所知，目前數(shù)字化檔案信息主要存在的安全問題有以下幾個(gè)方面：
（一）計(jì)算機(jī)硬件故障
現(xiàn)在大部分計(jì)算機(jī)中各個(gè)部件都采用了一定的保護(hù)機(jī)制，但這并不能阻止一些硬件故障的出現(xiàn)。硬件故障對(duì)數(shù)字化檔案信息的危害性很大，比如若計(jì)算機(jī)中的硬盤磁道出現(xiàn)損壞或者嚴(yán)重故障，那么在很大程度上會(huì)造成信息數(shù)據(jù)破壞或者丟失，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的不完整。近年來，隨著計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用量越來越大，其內(nèi)部硬件故障發(fā)生的頻率也隨之不斷增高。
（二）計(jì)算機(jī)軟件故障
要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)各項(xiàng)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的處理，有賴于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)信息處理相關(guān)軟件。計(jì)算機(jī)軟件的性能高低直接關(guān)系著數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的安全性與完整性。隨著數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的不斷完善，信息系統(tǒng)對(duì)軟件的要求也越來越高，在這種情況下就出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)軟件功能性無法滿足數(shù)字化信息系統(tǒng)的要求，在軟件使用中無法確保其性能的穩(wěn)定性。雖然在數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)操作中存在一些計(jì)算機(jī)軟件故障，但與硬件故障相比，其發(fā)生故障的機(jī)率較小。
（三）病毒及侵襲
病毒及入侵是影響數(shù)字化檔案信息安全的主要問題之一，這種問題較為常見，雖然一些計(jì)算機(jī)用戶設(shè)置了防火墻，安裝了多種殺毒軟件，但依然無法完全避免病毒及的非法入侵。
（四）系統(tǒng)更換操作或者停機(jī)
硬軟件本身的兼容問題或者系統(tǒng)中包含的諸多無用資源，很容易導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)停機(jī)或死機(jī)狀況，這是導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)丟失的一個(gè)原因。
（五）人為操作引起的故障
在數(shù)字化信息數(shù)據(jù)安全維護(hù)過程中由于信息管理人員計(jì)算機(jī)操作不當(dāng)，會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案信息安全造成一定的威脅，比如誤刪除信息數(shù)據(jù)的現(xiàn)象在日常工作中時(shí)有發(fā)生。
三、數(shù)字化檔案的信息安全管理策略
針對(duì)上述問題在數(shù)字化檔案信息安全維護(hù)中不僅要選擇可靠的硬件設(shè)備，采用先進(jìn)的信息安全保障技術(shù)，更要進(jìn)行全方位的數(shù)字化檔案信息安全管理，只有這樣才能有效解決數(shù)字化檔案信息安全問題，提高數(shù)字化檔案的安全性。以下是筆者結(jié)合目前數(shù)字化檔案信息安全問題所提出的安全管理策略：
（一）硬件設(shè)備安全管理
據(jù)調(diào)查了解所知，計(jì)算機(jī)硬件故障發(fā)生率十分頻繁，嚴(yán)重影響了數(shù)字化檔案信息安全，因此在信息安全管理工作中的首要任務(wù)就是對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行科學(xué)選擇與管理。應(yīng)根據(jù)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的實(shí)際情況選擇合適且性能良好的硬件及軟件設(shè)備。另外在選擇過程中應(yīng)重點(diǎn)考慮計(jì)算機(jī)服務(wù)器的品牌及客戶機(jī)，全面審核硬件設(shè)備的兼容性及拓展性，這樣做的`目的是為了當(dāng)系統(tǒng)升級(jí)時(shí)避免數(shù)據(jù)信息丟失。
（二）信息技術(shù)安全管理
在數(shù)字化檔案信息安全管理過程中僅靠管理人員的力量是不夠的，還需要信息技術(shù)的協(xié)助。為了保證數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，在管理工作中可以運(yùn)用一些先進(jìn)的信息技術(shù)來提高數(shù)字化檔案信息安全。比如可以設(shè)置信息訪問身份驗(yàn)證、防病毒體系，還可以對(duì)相對(duì)機(jī)密的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密操作，采取數(shù)據(jù)加密的方式可以有效防止信息數(shù)據(jù)在傳輸過程中被一些木馬病毒及非法網(wǎng)站入侵，對(duì)保護(hù)數(shù)字化檔案信息十分奏效。
（三）完善信息安全管理制度
在數(shù)字化檔案信息安全管理工作中需要一套完善的信息安全管理制度，原因在于數(shù)字化檔案信息種類較多，且具有一定的復(fù)雜性，若不制定完善制度，實(shí)行全面的制度化管理，很容易導(dǎo)致信息安全管理內(nèi)部一片混亂，為了避免這種狀況，企業(yè)應(yīng)積極建立并完善信息安全管理制度。一般建立完善的信息安全管理制度需要從二個(gè)方面入手：
1。建立數(shù)字化文檔管理制度。對(duì)于已儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的信息應(yīng)進(jìn)行分類管理，大致應(yīng)將其分為秘密、機(jī)密、絕密與非保密等幾種保護(hù)類型。另外對(duì)于一些相對(duì)機(jī)密及敏感信息不僅要采取加密措施，還要將其儲(chǔ)存在脫機(jī)的安全環(huán)境中，以免信息被他人非法竊取、破壞或修改。
2。建立人員安全管理制度。首先要將信息安全管理貫徹落實(shí)到實(shí)際信息維護(hù)中，讓管理人員對(duì)信息安全管理有一個(gè)清晰客觀的認(rèn)識(shí)。這樣一來，管理人員就會(huì)在工作中認(rèn)真貫徹執(zhí)行，極力維護(hù)數(shù)字化檔案的安全。信息安全管理部門總負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)各個(gè)管理人員的工作進(jìn)行考核，對(duì)于一些管理操作不當(dāng)或管理不夠嚴(yán)格的人員應(yīng)給予相應(yīng)的警告或處罰，讓其從思想上意識(shí)到信息安全管理的重要性。其次應(yīng)對(duì)信息安全管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓其及時(shí)學(xué)習(xí)其他企業(yè)及國外優(yōu)秀的信息安全管理方法及理念，為信息安全管理工作注入新的血液。這樣一來，不僅能夠大大提高信息安全管理的時(shí)效性與合理性，同時(shí)還能夠提升信息安全管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)數(shù)字化檔案信息安全管理工作的有效開展具有一定的積極意義。在數(shù)字化檔案信息安全管理中，要想充分發(fā)揮管理的作用，全面維護(hù)檔案信息安全，保障檔案信息的完整性，就要結(jié)合數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行特點(diǎn)，全面考慮信息安全問題，從而有針對(duì)性的采取相應(yīng)的管理策略，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的制度化管理。
檔案數(shù)字化論文14
摘要：伴隨著我國人口不斷增長，參與社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的人群也在不斷擴(kuò)大，一方面這是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r呈上升趨勢(shì)的表現(xiàn)，同時(shí)也對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時(shí)代的腳步了，檔案管理模式也亟待轉(zhuǎn)型，一種新型的數(shù)字化管理模式隨之產(chǎn)生，本文對(duì)這種數(shù)字化模式的檔案管理方式進(jìn)行了一些研究。
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理；數(shù)字化
養(yǎng)老保險(xiǎn)對(duì)于社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)運(yùn)行都起著獨(dú)特的作用，在養(yǎng)老保險(xiǎn)的工作開展中，養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理是最基礎(chǔ)的工作，只有這個(gè)前置環(huán)節(jié)做好了，關(guān)于居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的后續(xù)工作也才能進(jìn)行下去。目前，我國的科研技術(shù)水平在穩(wěn)定中不斷上升，我國也逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，數(shù)字化也普遍被應(yīng)用到各行各業(yè)之中，如環(huán)境監(jiān)測(cè)等。養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作也沒有止步不前，也在嘗試接受新鮮的事物，那么數(shù)字化對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作有哪些作用？本文會(huì)逐條論述。
1生存狀態(tài)及特點(diǎn)
1.1生存狀態(tài)
傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不是適合現(xiàn)如今的信息化社會(huì)，傳統(tǒng)的檔案材料的載體是紙張，而數(shù)字化技術(shù)能夠很好地代替紙張，有著輕便快捷的優(yōu)勢(shì)，在一定程度上提高了管理的效率和質(zhì)量，節(jié)省了更多時(shí)間和精力。但是由于存活的時(shí)間比較短，難免會(huì)有一些需要改進(jìn)的地方，比如管理中存在不科學(xué)的流程，管理人員對(duì)于檔案管理數(shù)字化的誤解也導(dǎo)致了出現(xiàn)一些丟失重要數(shù)據(jù)的情況。不同區(qū)域的檔案管理系統(tǒng)缺乏一致性，導(dǎo)致跨區(qū)域的檔案管理工作進(jìn)行不順暢，因此我們應(yīng)該吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步開展數(shù)字化檔案管理的工作。數(shù)字化技術(shù)是信息技術(shù)發(fā)展的一個(gè)非常重要的.衍生物，它是數(shù)字計(jì)算機(jī)建立的一個(gè)前提，在計(jì)算機(jī)運(yùn)行的過程中，必須要借助數(shù)字才能發(fā)揮其自身的作用和功能。此外，數(shù)字化技術(shù)在現(xiàn)代信息社會(huì)建設(shè)和發(fā)展的過程中也起到了重要的基礎(chǔ)性作用。當(dāng)前經(jīng)濟(jì)和科技都有了非常顯著的提升，在這樣的情況下，很多人都認(rèn)為信息化社會(huì)實(shí)際上就等同于數(shù)字化社會(huì)。所以，數(shù)字化技術(shù)在當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展當(dāng)中也占據(jù)著非常關(guān)鍵的位置。我國的很多行業(yè)都有了非常顯著的發(fā)展，改革的深度也明顯加大，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的形式和內(nèi)容都和以往產(chǎn)生了十分顯著的變化，特別是在管理方式上，其改變是十分顯著的，從以往的紙質(zhì)化管理逐漸的轉(zhuǎn)變成了數(shù)字化管理，這樣也十分有效的提升了管理質(zhì)量和管理效率。在很多方面都體現(xiàn)出了更大的優(yōu)勢(shì)。但是我國的數(shù)據(jù)信息在全面性上還存在著非常大的不足，在這樣的情況下也使得管理的很多流程都不是十分的科學(xué)，管理經(jīng)常處在無序的狀態(tài)，此外，檔案整理工作也存在著非常大的缺陷，管理的片面性非常強(qiáng)，所以在管理中還有可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。除此之外，統(tǒng)一的管理平臺(tái)建設(shè)也存在著一定的問題，這也是我國城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中非常常見的一個(gè)問題。要想更好的解決這一問題，我們必須要采取有效的措施對(duì)其改進(jìn)，常見的一種方法就是要采取有效的措施不斷的改進(jìn)和完善城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的體系，促進(jìn)其現(xiàn)代化的建設(shè)和發(fā)展。
1.2特點(diǎn)
首先，我國的養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作體現(xiàn)了社會(huì)性。與人事檔案管理相同的是，養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作的范圍是遍及全社會(huì)的，服務(wù)對(duì)象也是全社會(huì)各行各業(yè)的任職人員，這也使得這種檔案管理工作呈現(xiàn)出社會(huì)化趨勢(shì)。其次，我國的檔案管理工作具有復(fù)雜性的特征，這是由其社會(huì)性而決定的，在大范圍地普及養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的同時(shí)，其檔案管理工作的內(nèi)容也就更加龐雜，與傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險(xiǎn)制度不同，養(yǎng)老保險(xiǎn)不再只是事業(yè)單位的專享特權(quán)，如今社會(huì)上的各種企業(yè)也在推行著養(yǎng)老保險(xiǎn)制度，另外，由于城市化進(jìn)程地不斷推進(jìn)，農(nóng)民進(jìn)入城市已經(jīng)是一種普遍現(xiàn)象了，很多高校的畢業(yè)生也選擇離開家鄉(xiāng)，流往北上廣等地，因此人口的流動(dòng)，導(dǎo)致戶籍變動(dòng)等情況的出現(xiàn)，也為檔案管理中的來源提供多種可能。
2數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
首先，數(shù)字化技在應(yīng)用的過程中具有非常強(qiáng)的抗干擾能力，同時(shí)其在精度方面也比其他的方式更占優(yōu)勢(shì)，因此應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)管理城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案可以十分有效的控制外界所產(chǎn)生的負(fù)面影響，比如紙質(zhì)檔案容易受到天氣的影響，受潮、發(fā)霉和損壞等，而數(shù)字化管理在實(shí)際的工作中就可以有效的避免這些問題，同時(shí)也會(huì)使得檔案信息的安全性得到顯著地提升，這樣也就使得信息可以長期的保存，保證其自身的安全性和完整性，在很小的空間之內(nèi)就可以存儲(chǔ)非常多的信息。數(shù)字化技術(shù)在應(yīng)用的過程中還具備非常強(qiáng)的保密性，采用這一技術(shù)可以對(duì)一些重要的機(jī)緣進(jìn)行加密處理，這樣也就很好的規(guī)避了紙質(zhì)檔案中的諸多不足。在紙質(zhì)檔案的時(shí)代，一般都是將信息分類的擺放在一起，如果想要找到這一類信息只要在指定的位置翻閱就可以，保密性非常低，而采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行管理就可以解決這一問題，如果沒有登錄賬號(hào)和密碼，其他人是難以進(jìn)入到頁面查詢的。最后一點(diǎn)是數(shù)字化技術(shù)在通用性上有非常好的表現(xiàn)，這一技術(shù)可以十分有效的利用標(biāo)準(zhǔn)化的邏輯部件構(gòu)成具有多樣性的系統(tǒng)，而這也是紙質(zhì)檔案所不具備的功能。所以從整體上來說數(shù)字化在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理中具有十分顯著地優(yōu)勢(shì)，所以我們也應(yīng)該采取有效的措施大力的推廣此項(xiàng)技術(shù)。
3優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的措施
提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，必須從根本上提高管理人員的基本素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案管理者利用各種資源的能力，多開展學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高管理人員的管理學(xué)知識(shí)和相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，在學(xué)習(xí)達(dá)到一定期限內(nèi)，進(jìn)行適時(shí)的考核，確保知識(shí)的掌握，并及時(shí)反饋考核成績，實(shí)施獎(jiǎng)懲制度。做好傳統(tǒng)與現(xiàn)代化管理的交接工作。沒有一種技術(shù)革新是一蹴而就的，在全面實(shí)施現(xiàn)代的數(shù)字化管理的同時(shí)也要注意處理好數(shù)字化管理中產(chǎn)生的問題，由于一些工作人員對(duì)于工作的疏忽，對(duì)于信息的保管不當(dāng)，導(dǎo)致信息的丟失，因此有效地處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，對(duì)于電子檔案要及時(shí)備份。在思想意識(shí)上要重視數(shù)字化檔案的建設(shè)和管理工作，轉(zhuǎn)變觀念———從習(xí)慣于管理紙質(zhì)檔案向善于管理數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，搞好多種形式檔案的管理工作。當(dāng)前數(shù)字化檔案尚未普及，但從目前發(fā)展趨勢(shì)來看，今后數(shù)字化檔案必然會(huì)在檔案家庭中占據(jù)重要的一份。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。對(duì)于剛剛到來的新事物，檔案工作者應(yīng)有這種先見之明，搞好準(zhǔn)備工作，結(jié)合各時(shí)各地的實(shí)際情況，做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)已有的數(shù)字化檔案的管理，積極積累相關(guān)方面的工作經(jīng)驗(yàn)。
4結(jié)論
數(shù)字化檔案管理技術(shù)為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供了多重技術(shù)支持，數(shù)字化的進(jìn)程是不可逆轉(zhuǎn)的，對(duì)于一些抗拒新興事物的管理人員，其領(lǐng)導(dǎo)要多多開展工作，促進(jìn)其思想觀念的轉(zhuǎn)變，我國政府也應(yīng)當(dāng)給予更多資金支持，吸引高素質(zhì)人才加入到這個(gè)隊(duì)伍中來，推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)的制度的完善與發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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檔案數(shù)字化論文15
［摘要］數(shù)字化檔案的信息安全，是檔案數(shù)字化建設(shè)中的重要方面，也是檔案管理人員的重要職責(zé)。就檔案信息數(shù)字化實(shí)施中存在的信息安全問題進(jìn)行分析，提出了加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化安全對(duì)策，以確保檔案信息數(shù)字化安全。
［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全
一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容
檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對(duì)象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患
（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對(duì)制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。
（二）技術(shù)上的不安全因素。
1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實(shí)現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。
2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對(duì)隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對(duì)安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。
3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、駭客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。
（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過程的主體都是人，而人為的.因素有很大的不確定性，這會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對(duì)數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對(duì)檔案信息安全構(gòu)成威脅。
三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施
（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息發(fā)布與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對(duì)備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。
（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。
（1）應(yīng)提高我國具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國產(chǎn)設(shè)備。
（2）應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。
（3）對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對(duì)內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。
（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。
（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。
（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。
（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案?jìng)鬏敯踩刂疲ňW(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。
（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：
（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。
（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識(shí)。
（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。
參考文獻(xiàn)：
項(xiàng)文新.檔案信息安全保障體系框架研究［J］.檔案學(xué)研究，20xx（2）.
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