ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的維護與管理論文
【摘要】講述了主數(shù)據(jù)維護的準確性、及時性、嚴謹性是保證ERP系統(tǒng)正常運行的基礎，以及主數(shù)據(jù)的維護與管理需要注重的幾方面內(nèi)容。
【關鍵詞】主數(shù)據(jù);維護;管理
1、概述
任何企業(yè)ERP項目的運行，都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)的堅實基礎上。有了正確的數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄�企業(yè)，在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務工作，提高管理水平。數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運行的基礎，只有確保數(shù)據(jù)的準確性、維護的及時性和嚴謹性，才能保證ERP系統(tǒng)的正常運行。
“數(shù)據(jù)”是科學實驗、檢驗、統(tǒng)計等所獲得的和用于科學研究、技術設計、查證、決策等的數(shù)值。ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)又稱參照數(shù)據(jù)，是由定義業(yè)務實體的事實構(gòu)成，事實被用于對一個實體建立多個定義或視圖。維護主數(shù)據(jù)包括物料主數(shù)據(jù)、供應商、客戶、會計科目視圖等，主數(shù)據(jù)字段繁、種類多、相互制約的特點決定了主數(shù)據(jù)的維護一定要非常重視并投入充分的力量和資源才能解決。
ERP(enterprise resource planning)企業(yè)資源計劃，它是將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、財務資源進行規(guī)劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。數(shù)據(jù)是這些資源的表現(xiàn)形式，任何經(jīng)營管理活動都離不開對這些數(shù)據(jù)的存取，所以說數(shù)據(jù)是企業(yè)的一種無形資產(chǎn)。因此，在ERP項目運行過程中，重中之重就是數(shù)據(jù)的維護和管理。
2、主數(shù)據(jù)的維護
主數(shù)據(jù)在維護過程中要高度重視主數(shù)據(jù)維護的準確性，保證數(shù)據(jù)維護的及時性和嚴謹性，ERP系統(tǒng)才能正常的運行。不準確的數(shù)據(jù)對于無辜的計算機來說其實就是謊言，它們只能被計算機用來高速地產(chǎn)生錯誤的答案。只有保證每一次數(shù)據(jù)維護的準確，才能保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確。
主數(shù)據(jù)字段繁、種類多、相互制約的特點，使得主數(shù)據(jù)的維護必須確保及時性和嚴謹性。為確保主數(shù)據(jù)維護的及時性和嚴謹性，我們制定各項標準化規(guī)范。大到信息指標體系、信息交換接口要標準化，小到分類編碼、文檔編寫、字段定義及維護流程同樣也要標準規(guī)范化。確保在最短的時間內(nèi)能夠進行數(shù)據(jù)準確維護，使數(shù)據(jù)的維護進行規(guī)范處理。
主數(shù)據(jù)維護方法有直接輸入法和批量導入法。直接輸入法使用ERP系統(tǒng)事物代碼，對視圖中的各項目進行錄入，這種方法適合少量數(shù)據(jù)的維護，由于是手工更改，出錯的概率較高。主數(shù)據(jù)的維護既是日常性的工作，也會有階段性的工作。往往階段性的工作采用大數(shù)據(jù)量的批量更改，如價格調(diào)整、類別調(diào)整等等，因此，系統(tǒng)要有批量處理和調(diào)整的`功能。批量導入法使用批導程序，一次執(zhí)行大批量的更改，但要求數(shù)據(jù)維護人員按照用戶提供的數(shù)據(jù)模板正確導入ERP系統(tǒng)中。
真正做好主數(shù)據(jù)維護和管理工作，要求主數(shù)據(jù)維護人員在實際中做好以下幾方面工作。
2.1 注重業(yè)務流程及其功能改變
由于ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的關鍵字段是與業(yè)務流程及其功能息息相關的，所以在維護主數(shù)據(jù)時必須關注系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務流程設計及其功能變化。在系統(tǒng)運行過程中，系統(tǒng)功能會被優(yōu)化或改進。這時，通常會對主數(shù)據(jù)的維護提出新要求。主數(shù)據(jù)維護人員必須關注這些變化，確保主數(shù)據(jù)隨時更改。因此，從管理上要求在系統(tǒng)設計、配置發(fā)生變化時，各模塊程序維護和開發(fā)人員要及時和主數(shù)據(jù)維護人員溝通，而主數(shù)據(jù)人員一定要將這些轉(zhuǎn)化為主數(shù)據(jù)具體維護要求。
2.2 強化ERP項目相關模塊原理的培訓
要求主數(shù)據(jù)維護人員吃透ERP精神，根據(jù)系統(tǒng)中的原理和做法，具體應用到實際工作中去，做精、做好，將數(shù)據(jù)和業(yè)務流程緊密結(jié)合，重要的是知道數(shù)據(jù)怎么做，更知道為什么這么做，以達到培訓的最佳效果。
2.3 掌握批導程序的制作方法
數(shù)據(jù)批量導入是主數(shù)據(jù)維護的一項重要技能。常用的批導程序通常是在上線初期就由開發(fā)人員準備好的，可是日常維護過程中，時常會有新的批導入任務，這就要求主數(shù)據(jù)維護人員不僅能夠熟練地使用現(xiàn)有的批導程序以保證導人數(shù)據(jù)的正確，而且還需要掌握批導程序的制作方法，以適應生產(chǎn)變化的要求。
2.4 建立主數(shù)據(jù)發(fā)布制度，確保主數(shù)據(jù)與各項系統(tǒng)外業(yè)務的銜接
主數(shù)據(jù)維護完成后，并不意味著主數(shù)據(jù)維護流程已經(jīng)結(jié)束。如系統(tǒng)內(nèi)新增了材料主數(shù)據(jù)，有了新的物料編碼，除設計人員與采購人員知道外，還應在主數(shù)據(jù)維護流程中增加主數(shù)據(jù)信息發(fā)布這一環(huán)節(jié)，明確主數(shù)據(jù)發(fā)布的時間、地點、發(fā)布的部門、發(fā)布范圍、如何發(fā)布等，并建立企業(yè)主數(shù)據(jù)發(fā)布制度。經(jīng)過了這樣的調(diào)整，業(yè)務部門對新增主數(shù)據(jù)的用途不再有疑惑，而且可以及時地做出業(yè)務反應。
2.5 預見性的維護物料主數(shù)據(jù)
預見性的維護物料主數(shù)據(jù)，適應生產(chǎn)的變化，帶鋼的生產(chǎn)品種規(guī)格在成品中數(shù)量最大，通過實際工作總結(jié)，在維護XG08D2時，同時維護Q195。同樣在維護Q235時，同時維護Q215，這樣即能適應生產(chǎn)過程中的對物料編碼的需求，又提高物料主數(shù)據(jù)維護的效率。
3、主數(shù)據(jù)的管理
ERP數(shù)據(jù)管理體系是通過多次研討分析，經(jīng)過較長時間的實踐和改進逐步完善建立起來的，目前，基本形成了較為完善的管理體系。
3.1 完善物料主數(shù)據(jù)維護流程
ERP實施期間由數(shù)據(jù)組制定產(chǎn)成品、半成品、原料、材料、備品備件、供應商數(shù)據(jù)收集管理辦法和流程，進行數(shù)據(jù)的收集整理和維護。甩物料帳后，ERP項目部成立運營監(jiān)管小組負責ERP系統(tǒng)靜態(tài)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)故障的管理，對靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)維護、變更、修改業(yè)務進行受理、審批、備案，并通知責任單位進行處理等;負責動態(tài)數(shù)據(jù)的監(jiān)控、備案等;按制度執(zhí)行考核。
3.2 采用技術手段完善管理
對于幾十萬個物料數(shù)據(jù)，新增物料只靠單一通過加強管理來杜絕描述重復還是不夠的，我們還編寫許多有關數(shù)據(jù)管理方面的程序，來檢查數(shù)據(jù)維護的合法性和完整性，并開發(fā)了一個模糊查詢程序，有效地控制了描述重復。在新增物料前要對新增物料描述進行查重檢查，查找過程中對物料描述數(shù)據(jù)格式進行轉(zhuǎn)換，如：大小寫、全角半角等自動轉(zhuǎn)換對比。
4、結(jié)語
ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的維護、原有數(shù)據(jù)的優(yōu)化管理仍是數(shù)據(jù)維護人員艱巨的工作。只有保證每一次數(shù)據(jù)維護的準確、及時，才能保證系統(tǒng)完整數(shù)據(jù)的準確。建立明確的責任制度，在數(shù)據(jù)申請、編碼、維護、應用等操作的各個環(huán)節(jié)上都要保證才能使數(shù)據(jù)準確、完整。
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