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文書檔案歸檔文件整理規(guī)則
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文書檔案歸檔文件整理規(guī)則
1. 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對(duì)企業(yè)檔案的信息化提出更高的要求
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的方向和趨勢(shì)，信息化程度已成為衡量一個(gè)企業(yè)現(xiàn)代化水平和綜合實(shí)力的綜合指標(biāo)。同樣，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢(shì)，檔案信息化程度也應(yīng)該成為衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。因此，要提升企業(yè)檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是其必然的選擇。從另一方面來說，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為總目標(biāo)之一。
企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步;企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。
國家檔案局在2001年發(fā)布《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，結(jié)合這個(gè)規(guī)定，在選擇檔案信息化系統(tǒng)，一定要考證軟件公司的資質(zhì)、資金、技術(shù)力量、培訓(xùn)等方面的重要因素。因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)非常專業(yè)性的管理工作。檔案系統(tǒng)沒有經(jīng)過多年的累積很難得到認(rèn)可。有實(shí)力的檔案軟件公司也得到國家檔案局的認(rèn)可。
2. 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件。
文件系統(tǒng)的電子文件應(yīng)該確保文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性，系統(tǒng)應(yīng)該具備可靠性、完整性、全面性、系統(tǒng)性。
電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式:
邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)写鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦理完畢的一份文件向檔案整理庫發(fā)送的過程，也叫移交過程。
物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)和保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
電子檔案存檔的載體、份數(shù):
推薦采用(優(yōu)先順序)載體:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤，不允許使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
必須是耐久性的載體，一式3套，一套封存，一套查閱，一套異地保存。
電子化管理只是過程中的管理，電子文件一定與紙質(zhì)文件雙套制管理。有電子版文件必須有紙制文件。在這里重申一下，絕對(duì)的無紙時(shí)代并不存在，所有的紙質(zhì)文件必須為原件。現(xiàn)在實(shí)行的電算化會(huì)計(jì)檔案也是雙軌制。
3.企業(yè)檔案工作規(guī)范中，明確企業(yè)檔案管理體制:要有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo);要有負(fù)責(zé)檔案工作的部門;要有做好檔案工作的人員;檔案管理形成網(wǎng)絡(luò);明確歸檔的形式。還要明確企業(yè)檔案部門、企業(yè)部門工作管理職責(zé)。強(qiáng)調(diào)部門歸檔。
國家檔案局就檔案整理工作，推薦以“部門整理”為首選，理由是:形成文件材料的部門更了解文件內(nèi)容和工作流程，更能準(zhǔn)確的判斷檔案的價(jià)值，隨時(shí)掌握文件材料的形成過程。
企業(yè)各部門是企業(yè)文件材料的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件材料歸檔是否齊全、完整，整理是否科學(xué)，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。
企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門或項(xiàng)目歸檔文件的.完整和負(fù)責(zé);企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé);專兼職檔案人員(文書)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。
文件管理職責(zé)應(yīng)由企業(yè)內(nèi)所有員工分擔(dān)，推行企業(yè)各部門參與歸檔工作，首先是要建立能夠適應(yīng)企業(yè)管理需要的文件管理制度;其次是應(yīng)明確參與文件形成于管理各類員工的權(quán)利和責(zé)任;第三是加強(qiáng)文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實(shí)體安全與信息安全。
4.公文、檔案制度:
(1)公文、檔案制度不配套。
(2)公文、檔案制度相互抵觸。
(3)公文、檔案制度之間脫節(jié)。
(4)公文、檔案制度的滯后。
以上幾種只是普遍存在的問題，如何克服，以下幾點(diǎn)建議可供大家參考:
(1)公文、檔案制度，應(yīng)當(dāng)是互補(bǔ)，多做一些征求意見，工作不要脫節(jié)，熟知工作流程等。
(2)辦公自動(dòng)化、檔案系統(tǒng)應(yīng)該整體規(guī)劃、宏觀指導(dǎo)，不要各顧各的，要有溝通。達(dá)到數(shù)據(jù)的平穩(wěn)過渡。
(3)本單位產(chǎn)生的辦法、制度，涉及到公文、檔案方面內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)參與會(huì)簽工作，防止不規(guī)范用詞，標(biāo)準(zhǔn)不一，歸檔不全。
大家可以在單位提一些建議，公文運(yùn)轉(zhuǎn)的好壞，直接影響檔案的質(zhì)量和齊全、完整。這兩項(xiàng)工作，是相輔相成的。
5.文書檔案實(shí)現(xiàn)以件為整理單位進(jìn)行歸檔，目的是簡化歸檔手續(xù)，深化檢索，首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)。
齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng):
齊全:是指文件材料不同的版本、稿次的齊全。
多指辦法、制度、可研報(bào)告等。
完整:是指反映同一問題或方面的文件材料的收集要全面。
合同:簽合同之前，有審批單、流轉(zhuǎn)單、會(huì)簽單等形式的處理單，要與合同作為一體進(jìn)行歸檔。
發(fā)文:對(duì)某單位的批復(fù)，請(qǐng)示文件一定附在批復(fù)之后;
依據(jù)來文形成上報(bào)公文，依據(jù)性文件一定附在上報(bào)文件之后。
準(zhǔn)確:是指文件材料是實(shí)際的真實(shí)反映，圖務(wù)相符，文電一
致。
修改通知單的修改內(nèi)容是否反映在圖中。
發(fā)文的正件與原件是否一致，會(huì)簽意見是否被修訂采納。
系統(tǒng):是指同類事物各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段的文件材料按一定秩序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。
表彰工作一般分為評(píng)選、推薦等過程。是同類事物不同
階段組合在一起。
原件、復(fù)印件
原件:區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。
紅頭、紅章的公文稱為原件。
親筆簽字，又蓋章的稱為原件。
復(fù)印件:與原件內(nèi)容相同的復(fù)制件。
經(jīng)過復(fù)印后，與原件一模一樣，叫復(fù)印件。
6.歸檔工作:企業(yè)文件材料的歸檔工作是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)，貫徹于文件材料的形成、積累、整理、交接過程。
歸檔，辦理完畢具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保存的過程。
符合歸檔三個(gè)條件:一是辦理完畢;二是保存價(jià)值;三是系統(tǒng)整理。
辦理完畢:是指文件相應(yīng)的文書處理的程序已經(jīng)完成，不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。
例如:(1)發(fā)文:經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，發(fā)出后，這份文件就稱為“辦理完畢”。可以歸檔。
(2)收文:不論是批復(fù)文件，還是通知，在收到以后，在文書處理上就稱為“辦理完畢”。收文要選擇性的歸檔。
價(jià)值
歸檔主體，以本企業(yè)產(chǎn)生的有價(jià)值文件材料為主體。
防止:有檔不歸，有文必歸。
收文的歸檔，要有選擇性和針對(duì)性。選擇針對(duì)本企業(yè)的批復(fù)或者本企業(yè)正在執(zhí)行的有價(jià)值的文件。防止所有收文都?xì)w檔這種情況。
請(qǐng)示性文件，沒有接到批復(fù)文件，請(qǐng)示性文件不歸檔是
錯(cuò)誤的;甚至有的單位把請(qǐng)示文件處理了，更是錯(cuò)誤的。
7.分類
分類:執(zhí)行能源辦[1991]231號(hào)《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則0-5大類》
分類:分到一級(jí)或者二級(jí)類目
分類方案:年度-問題(分類)-保管期限-件號(hào)
方案一:2006-0(黨群)-永久-1
2006-0(黨群)-長期-1
2006-0(黨群)-短期-1
方案二:2006-0(黨群)-永久-1
2006-1(行政)-永久-50
依次類推
集團(tuán)公司要求所屬企業(yè)，文書檔案仍執(zhí)行電力工業(yè)企業(yè)分類表0-5大類。
以下錯(cuò)誤的歸檔方式，請(qǐng)現(xiàn)行修改:
個(gè)別單位，發(fā)文按照大流水分保管期限裝盒歸檔;收文按照大流水裝盒歸檔;這種情況是不符合國家檔案局的要求。
8.歸檔時(shí)間、裝訂、檔案盒脊背填寫要求、各式檢索目錄
歸檔時(shí)間:文書檔案歸檔在第二年6月底以前完成上一年度的歸檔工作。
裝訂:建議不裝訂。作為永久、長期保存的檔案必須拆
掉不符合要求的金屬釘、塑料裝具等;短期可以
不拆除金屬釘，塑料裝具等必須拆除。
檔案盒脊背填寫要求:(1)用檔案盒同色紙打印出來?xiàng)l目，粘貼檔案脊背上;
(2)用蓋章、手填方式(首選)。
不允許在脊背上粘貼“白條”。
檢索目錄:必須具備符合要求的各式檢索目錄:文號(hào)檢
索目錄、分類檢索目錄、專題檢索目錄等。
檔案系統(tǒng)應(yīng)具備輸出各式檢索目錄的功能。
檢索工具裝訂方式:按照分類或者年度裝訂成冊(cè)的。
順序?yàn)?“歸檔文件目錄”封面+“歸檔文件目錄”+“備考表”
9.“件”
正本、定稿為1件(紅頭、紅章為正本，起草的文稿為定稿);
正文、附件為1件(正文所依附的附件，附件是正文的補(bǔ)充);
原件、復(fù)制件為1件(被轉(zhuǎn)發(fā)文:紅頭、紅章原件;經(jīng)過復(fù)
印的復(fù)制件);
轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文各為1件;
請(qǐng)示、批復(fù)各為1件(建議做2件，尤其上級(jí)單位的批復(fù));
報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等各為1件;
會(huì)議文件，如果有領(lǐng)導(dǎo)講話，最好也單獨(dú)為1件。責(zé)任者
登錄領(lǐng)導(dǎo)全名，不得使用X總等稱謂。
排序:(1)以轉(zhuǎn)發(fā)文件為例
正文(紅頭紅章)-被轉(zhuǎn)發(fā)文件的復(fù)印件-定稿(起草的文稿)-轉(zhuǎn)發(fā)文件的原件(紅頭紅章)。
被轉(zhuǎn)發(fā)文件原件依附有文電處理單或者收文處理單，“處理單”要附在“被轉(zhuǎn)發(fā)文件原件”的前面，“歸檔章”蓋在“處理單”上。
(2)同一事由的排序，可以按照時(shí)間、文號(hào)等形式排序。相對(duì)集中。
10.“歸檔章”
歸檔章的大小，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，不要任意添加內(nèi)容。
歸檔章，蓋在每1件歸檔文件的首頁、上方、居中、空白的位置上。
歸檔章包括“六”項(xiàng)內(nèi)容，只須填寫其中“四”項(xiàng)。全宗號(hào)、館編件號(hào)不用填寫。
全宗號(hào)、館編件號(hào):不填。檔案館接收黨政機(jī)關(guān)、行政事業(yè)單位的檔案，檔案館(局)給予被移交檔案單位的代號(hào)。企業(yè)不向檔案館移交，這兩項(xiàng)為空。
年度:必填項(xiàng)目，阿拉伯?dāng)?shù)字，4位。不允許只填后兩
位。例如:06。
室編件號(hào):必填項(xiàng)目，填寫文件排列的順序號(hào)。
問題:必填項(xiàng)目。直接填寫分類號(hào)。
保管期限:必填項(xiàng)目，建議使用漢字全稱。可以用簡稱(漢字)永、長、短;可以用代碼。
注意:(1)填寫“檔號(hào)章”必須使用符合檔案要求的書寫材料，不能使用鉛筆等。
(2)電力企業(yè)都是按照分類表進(jìn)行歸檔，在制作檔號(hào)章、檔案盒時(shí)，機(jī)構(gòu)這個(gè)兩個(gè)詞不用印制，直接省略。
11.編目
編目包括“歸檔文件目錄”封面;“歸檔文件目錄”;“備考表”
“歸檔文件目錄”應(yīng)注意的問題:
件號(hào):是文件的排列順序號(hào)，件號(hào)是指固定歸檔文件的排列
先后順序的重要標(biāo)識(shí)。一定要準(zhǔn)確。件號(hào)與實(shí)物一定
相符。
責(zé)任者:必須與印章同樣，不得使用簡稱，不能使用本公司、本單位等字樣。個(gè)人必須使用全名，不得寫X總。
文號(hào):照實(shí)抄錄，文件代字、年度、順序號(hào)都不能省略。字、
虛號(hào)，可不用抄寫。
公文也有要求，在編制文件代字時(shí)，不允許有字、虛
號(hào)“0”等字樣。
題名:照原文抄寫，不能簡寫、縮寫。如果沒有標(biāo)題或者需要補(bǔ)充標(biāo)題內(nèi)容，加注“[]”，自擬標(biāo)題。登錄會(huì)議紀(jì)要等要自擬標(biāo)題。
日期:月、日是1位數(shù)字，在前面加“0”。標(biāo)準(zhǔn)為20070101或者20071203。中間不用加“.”、“_”等字符。
頁數(shù):是每件文件的頁數(shù)。
備注:可以對(duì)這件文件加以特殊標(biāo)注。例如:此份文件帶有“密級(jí)”，在備注一欄標(biāo)注“秘密”等字樣。
“備考表” 應(yīng)注意的問題:
盒內(nèi)文件情況說明:(1)文件收集齊全完整程度。例如:依據(jù)來文，形成上報(bào)的公文，依據(jù)文件是否歸檔;批復(fù)公文，請(qǐng)示文件是否附在批復(fù)后面?
(2)文件本身的狀況:字跡模糊、缺損，復(fù)印、傳真件等情況;
(3)整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況;
(4)聲像材料的說明。
整理人:負(fù)責(zé)該盒歸檔文件的人員姓名，明確責(zé)任，親筆簽
字，不允許使用手戳或者系統(tǒng)產(chǎn)生的簽名。
檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔該盒文件整理質(zhì)量的人員姓名，親
筆簽字，不允許使用手戳或者系統(tǒng)產(chǎn)生的簽名。
整理人、檢查人:一是檔案人員或者檔案負(fù)責(zé)人;二是檔案負(fù)責(zé)人或者負(fù)責(zé)檔案部門的負(fù)責(zé)人。
目錄的排序:“歸檔文件目錄”要放在這盒歸檔文件的首頁;“備考表”放在這盒歸檔文件的最后。
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