公文基礎知識與寫作技巧

　　第一章公文的基礎知識

　　一、什么是公文？

　　公文是法人之間為處理各種事務而形成的具有特定格式的書面文字材料。公文就是公務活動中使用和形成的一切文字材料。

　　二、公文的種類？

　　1《國家機關公文處理辦法》中規定的公文種類有十三種，即：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議記要。

　　2《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的公文種類有十四種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議記要。3企業常用應用文

　　通知、通報、規定、請示、報告、批復、函、會議紀要、講話稿、簡報、計劃、總結等

　　三、公文的作用

　　1策令作用2規范作用3計劃作用4組織作用5協調作用6控制作用7協調作用8聯系作用9憑證作用

　　第二章公文撰寫方法

　　一、總結

　　1.怎樣撰寫總結

　　總結――是對已經完成的工作進行全面回顧，它要對整個工作進行分析、評定和綜合，找出經驗、教訓，提煉出規律性的東西，以便指導今后工作。

　　2、總結的分類

　　總結按照其工作范圍的不同，可分為：綜合性工作總結和專題性工作總結。

　　3、總結的文章結構

　　①標題：由單位名稱、時限、內容、文種四部分組成

　　②開頭，即情況概述。

　　③主體，即經驗體會。

　　④結尾，即存在的問題及今后努力的方向。

　　4、撰寫總結要注意以下四點：

　　①收集和占有材料

　　②實事求是，一分為二

　　③圍繞中心，突出重點

　　④敘議結合，語言簡樸

　　二、計劃

　　1、怎樣撰寫計劃

　　計劃――為做好某項工作或完成某項任務，根據上級的要求，結合本單位實際情況，確定具體的目標、要求，提出相應的措施和辦法而預先作出安排時擬定的一種公文。

　　2、計劃分類

　　按時間劃分年度計劃、季度計劃、月份計劃、一周計劃；按范圍劃分單位計劃、部門計劃、車間（處室）計劃、科室計劃.

　　3、計劃的文章結構

　　①標題：一般由單位名稱、計劃時限、計劃內容和文種四部分組成

　　②正文：前言，相當于導語，說明為什么這樣做和主要依據。 ③主體，計劃的主要內容，由目標、措施和步驟組成。

　　④結束語

　　4、撰寫計劃要注意以下三點：

　　①從實際出發，量力而行

　　②計劃中的目標、任務、指標等要寫明確

　　③使用表格式表達計劃內容，表格設計要簡明，不要在一張表格上列過多的項目，必要時，可以把計劃內容分成幾張表格來體現。

　　三、請示

　　1、怎樣撰寫請示

　　請示――下級單位在工作中發生的不能自行決定的重大問題，或不屬于本單位權限審批范圍的事項，需要上級解決、批準或指示時使用的文種。

　　2、請示的分類

　　請示大體上有五種，即審批事項請示、解決問題請示、建議性請示、請求性請示、答復性請示。

　　3、請示的文章結構

　　①標題：要準確點出請示事項。

　　②主送機關：堅持“主送一個機關”的原則。

　　③正文：

　　請示緣由

　　請示事項

　　結束語

　　落款

　　4、撰寫請示要注意以下三點：

　　①不越級請示

　　②不多頭請示

　　③要一文一事

　　四、報告

　　1、怎樣撰寫報告

　　報告――向上級匯報工作、反映情況、提出意見、報送材料、答復上級詢問時使用的文種，可分為綜合報告和專題報告。

　　2、報告的文章結構

　　①標題：要準確點出報告事項。

　　②報告引據：用簡明扼要的語句交待出全文的主要內容。 ③報告事項

　　④結尾

　　五、會議紀要

　　1、怎樣撰寫會議紀要

　　會議紀要――傳達會議議定事項和主要精神，要求個與會單位共同遵守和執行的文種，它是將會議研討情況和成果摘要綜合而成。

　　2、會議紀要的分類

　　會議紀要可以分為辦公會議紀要、專題會會議紀要、座談會議紀要。

　　3、會議紀要的文章結構

　　①標題：單位名稱+會議名稱+文種；會議名稱+文種

　　②正文：

　　③總結部分

　　④分述部分

　　⑤結尾

　　六、述職報告

　　1、怎樣撰寫述職報告

　　述職報告――述職者在被考核過程中，向自己的任命部門和上級領導及職工群眾匯報自己在一個時期內守職、盡責和施政情況的書面報告，是干部考核過程中普遍使用的一種事務文書。

　　2、述職報告的文章架構

　　①標題

　　②稱謂

　　③正文：

　　④開頭部分

　　⑤主體部分

　　⑥結尾

　　⑦落款

　　3、撰寫述職報告要注意以下兩點：

　　①實事求是

　　②語言要恰當、得體

　　第三章公文寫作技巧

　　一、公文寫作的基本套路

　　公文寫作的基本套路三段式：

　　1、是什么

　　2、為什么

　　3、怎么辦

　　即：提出問題――分析問題――解決問題

　　二、要養成打腹稿的習慣

　　打腹稿的過程就是謀篇和立意的過程：

　　1、正確領會領導意圖

　　2、擬定寫作提綱

　　三、公文寫作怎樣收集材料

　　公文材料是公文寫作的物資基礎

　　1、以前的和最近的

　　2、正面的和反面的

　　3、點上的和面上的

　　4、直接的和間接的

　　四、熟記公文的結構

　　從公文結構的整體來分析，一般的結構為：

　　開頭――主體――結尾

　　五、公文開頭的幾種寫法

　　公文開頭要開門見山，起句立意、簡潔精煉、富于概括力。

　　1、根據式

　　2、原因式

　　3、目的式

　　4、引文式

　　5、時間式

　　6、事實式

　　六、公文結尾的幾種寫法

　　結尾是對全文的總結，應簡明概括，意盡言止。

　　1、總結式2、展望式3、號召式4、要求式5、特定式

　　第四章公司行政公文處理常識

　　一、行政公文管理和制發的責任單位

　　公司總經理辦公室是本公司公文處理的管理部門，對各職能管理處室起草的以公司名義制發的上行、下行和平行公文進行審核和管理，從政策、格式、行文規則上把關。未經總經理辦公室審核登記，任何車間和處室均無資格以公司名義制發公文，沒有法定效力。

　　二、公文格式

　　1、公文標題中除法規、規章制度類名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　2、公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。寫在正文之下，成文日期之上。

　　3、公文除“會議紀要”以外，都應加蓋印章。

　　4、成文日期以負責人簽發的日期為準。

　　三、發文辦理

　　發文辦理是指公司名義制度公文的全過程，即：

　　草擬→本處室負責人簽字→會簽→審核→簽發→登記、批發文字號→打字→校對→繕印→用印→登記、分發

　　※必須明確的幾個問題：

　　1.引用公文應先引標題，后引發文字號

　　2.公文結構層次序數

　　3.應當適用國家法定計量單位

　　4、公文中的數字

　　5、擬制公文

　　6、裝訂要求

　　7、公文的版面要求

　　公文寫作技巧五步法

　　1、選擇好文種

　　與其他文章相比，公文有特定的制發主體、閱讀對象、內容、格式和語言，因此，選擇合適的公文文種是寫好公文的第一步。一般而言，選擇什么樣的公文文種，應當根據行文目的、發文的職權、發文與收文機關的關系來確定，注意把握三點要求。一是選擇法定文種。20xx年4月，中央辦公廳、國務院辦公廳印發《黨政機關公文處理工作條例》，合并統一了黨政機關常用公文文種，包括決議、決定、命令、公報等共15種，公文寫作必須選擇法定的文種，如陳述情況、匯報工作應用"報告"，要求上級給予批復要用"請示"，弄清楚每個文種的特點和作用，做到文種選擇不生造、不濫用、不錯用。二是注重唯一性。每一份公文只能選用一個文種，決不允許出現兩個及以上文種并用的情況。三是遵守行文規則。每個文種都有明確的格式和起草、管理要求，嚴格遵守行文規則，公文才能發揮應有效力。

　　2、把握好"意圖"

　　公文寫作，在上傳下達、部署工作、協助決策、解決問題上有不可替代的作用，說到底就是要實現以文輔政的目的，因此公文行文上必須把握意圖。一要準確定位。寫作公文之前要把握行文目的或發文行政意圖，弄清閱文對象的具體情況，把自己擺到制發公文的主體位置上，圍繞主題內容提煉觀點，遵循文種既定格式行文，旗幟鮮明地表明支持什么、反對什么，明確具體指出該做什么、不能做什么，切忌模棱兩可、含糊其辭。二要出以公心。需要明確的是，即便有的公文是以領導署名發出，但也代表的是發文機關領導集體的意圖，就要詳細了解領導的意圖、聽取行文的要求，不摻雜個人喜惡，要站在領導的角度，從工作大局出發，來認識形勢、分析問題、提出對策，高屋建瓴、掌控全局。

　　3、謀好篇布好局

　　一篇優秀的公文，必須把想說的話說深說透、把想表述的問題點到點準、把帶有規律性和根本性的東西揭示出來，既不能浮光掠影，也不能淺嘗輒止。做到這點，關鍵要在謀篇布局上下功夫。一是"有物"，就公文寫作而言，是指要素齊全、內容豐富，沒有缺項漏項，這就要求在日常工作中一重學習積累，二重調查研究，既讀書破萬卷，又躬行求真知。二是"有序"，即總體構架的序列安排，要求層次清晰、條理清楚，在公文寫作中，不論是以并列、遞進、分合、因果、邏輯等關系中的任何一種展開行文，都必須聚焦到認識問題、研究問題、解決問題上來，客觀辯證地看問題，透過現象分析本質，抓住重點、把握難點、明確關鍵點，合理安排行文順序，表述詳略疏密恰當。

　　4、語言表述"精煉得體"

　　制發公文是為了解決公務中的各種實際問題，公文發揮實效，其語言表述就必須符合文體特性。一是準確，要客觀真實地反映問題，做到表述合意、辭意相符，語言表述上既要符合語法規范，也要注重表意分寸，突出針對性。二是簡明，公文寫作要開門見山、言簡意賅，一針見血指出問題，抓住關鍵和要害，摒棄大話、空話、套話，集中筆墨講清楚該說的、必須說的問題。三是樸實，公文寫作講求平易樸實、通俗易懂，忌用過多的華麗辭藻展現文采，不宜使用抒情方式表達情感，平鋪直敘講問題、說明議論作補充，寫準確、寫到位。四是得體，每一種公文類別均有各自的行文對象和作用，故語言表述也不同，要把握好性質、作用等特點，按需行文，恰到好處。例如，上行文多用于工作匯報，突出請示性；下行文多用于發號施令或部署工作，強調指令性；平行文常用于工作溝通交流，注重協商性。

　　5、修正定稿"精雕細琢"

　　俗話說，文章不厭千回改。好文章都是改出來的，善作不如善改。公文從寫作到定稿，絕不可能一蹴而就。公文擬好報送領導審閱之前，擬稿者至少得進行"三改"。一改內容，反復閱讀推敲，審閱內容主題是否突出、觀點是否正確、材料是否詳實、論證是否準確等，注重把握內容上政治性、政策性的要求。二改篇幅，能文者惜墨，公文尤其注重簡潔明了、直截了當，當刪繁就簡，力戒冗雜。三改敘述，既檢閱結構是否符合邏輯、過渡銜接是否順暢，又檢查文字表述不規范、不準確、不通順的地方。尤其要注意的是，抄襲是寫作大忌，公文寫作必須摒棄照抄照搬、順手牽羊、改頭換面等"小伎倆"，老老實實地寫、認認真真地寫。

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