檔案管理制度

時間：2023-05-17 15:40:09 制度我要投稿

檔案管理制度范文

　　在學習、工作、生活中，很多場合都離不了制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編收集整理的檔案管理制度范文，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

檔案管理制度范文

檔案管理制度范文1

　　1目的

　　為規范安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。

　　對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。

　　2范圍

　　本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。

　　本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

　　3職責

　　各過程管理部門職責：

　　負責確定所管理的過程的文件需求。

　　負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

　　負責過程管理文件的組織編制。

　　負責嚴格執行過程管理文件的規定，并按規定的表格做好相應的記錄。

　　負責文件更改內容等。

　　生產部職責：

　　負責管理手冊的編制。

　　負責體系的認證和日常維護管理工作。

　　各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。

　　各部門負責本部門記錄的建立與管理。

　　4程序內容

　　確定文件種類

　　為便于文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

　　外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準;上級部門下發的通知、要求、規定和辦法;相關方的期望和要求。

　　綜合管理體系文件

　　a.方針、目標和指標;

　　b.實現方針、目標和指標的策劃;

　　c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。

　　資料和記錄

　　相關的資料包括但不限于：

　　a.各類分析/評價/統計數據;

　　b.特種設備及其附件的安全技術監察資料;c.建設項目可行性研究報告、HSE預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見;

　　d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄; e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告;

　　f.化學危險品安全標簽、安全技術說明書、儲存、使用防護指南; g.�；窇⒁粰谌�

　　h.設施的設計、運行技術資料;

　　i.供應商和承包商檔案;

　　j.作業許可證等;

　　k.其他資料。

　　提出文件的編制和修改需求

　　公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。

　　過程負責人確定所管理的過程的文件需求。指定編寫人

　　如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。管理手冊由生產部負責編制;部門各過程管理類文件由過程負責人負責組織編制;

　　進行編寫

　　按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內容：

　　a.目的：明確編制本文件要達到的目的

　　b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍

　　c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞匯

　　d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門e.程序/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限f.相關文件：編制本文件所依據的文件或引用的文件g.相關記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄

　　i.文件概要/流程：規定類文件的概要及程序文件的流程圖文件的編號按如下要求：

　　記錄編號

　　文件層別號

　　文件類別

　　公司代號jP

　　其中：序號為阿拉伯數字，如：01，02，03等;

　　文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產部用QG標識。

　　例子：

　　文件編號：jP-AQ-0201《法律法規標準規范管理程序》表格編號：編號jPL-AQ-0201/01，其中01表示對應程序的第一張記錄。

　　所有文件必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。

　　評審和審批

　　文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交

　　相關部門主管審閱會簽，并由文件批準人應對文件進行仔細審核后，如果同意在批準欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫人，待修改完畢后再批準。

　　文件審批權限。

　　a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經理批準。b.過程管理文件由過程負責部門主管審核，安全生產負責人批準。

　　c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。d.各部門內部適用的文件由本部門負責人批準。

　　發放控制

　　生產部發布綜合管理體系文件,建立外發文件清單，該清單內容包括：文件名稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應保持最新狀態。。

　　各過程負責人將所編寫的文件經授權批準人批準后，將書面文件及電子版文件一同送交生產部，生產部保存文件原件。

　　各部門需建立《文件控制清單》，在發布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。

　　使用控制

　　生產部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態;每季度備份一次電子版文件。

　　管理體系相關的文件必須妥善保存;各部門負責保管本部門相關文件;不得在文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

　　文件更新

　　文件更改時，由過程管理部門持原批準人批準的文件、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更新《文件控制清單》，生產部保存批準的文件原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面文件應立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。

　　當文件在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出

　　文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。

　　安全記錄管理

　　建立記錄清單

　　安環部制訂安全記錄臺帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。安全記錄的使用

　　按規定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。收集

　　定期對安全記錄進行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。

　　儲存、保護

　　記錄可以是紙質或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。

　　保存期限依據“安全記錄臺帳”中保存的期限規定。處置

　　記錄保存人按照“安全記錄臺帳”中規定的處置要求在保存期滿后進行處置，包括銷毀或歸檔。

　　5相關文件

　　無

　　6相關記錄

　　AQ-0202/01文件控制清單

　　AQ-0202/02文件發放、回收記錄AQ-0202/03文件更改通知單AQ-0202/04安全記錄臺帳AQ-0202/05評審記錄檔案管理制度范文二：

　　為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

　　1.檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　2.檔案的管理部門

　　公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。

　　接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

　　3.檔案的分類

　　在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：行政管理、人事管理、財會檔案、生產經營管理、技術質量安全管理、基建檔案、外來文件、聲像檔案、實物檔案、其他檔案。財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

　　實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

　　4.歸檔要求

　　歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

　　歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

　　檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的`時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　檔案盒內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

　　歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　5.檔案的查閱和借閱

　　查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。

　　原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

　　借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找;

　　按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，網，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱;

　　要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人;所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫;借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;

　　檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;

　　調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

　　6.檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

　　7.檔案的保管

　　要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制;對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

　　檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

　　8.檔案的銷毀

　　公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀

　　管理制度

　　1.為規范機關及項目部文印管理，提高文印質量，根據有關規定，結合實際，制定本制度。

　　2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的處理工作。

　　3.公司必須由公司綜合事務部統一收發、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。

　　4.公司行文程序規定如下：

　　根據文件性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯合行文，必須由聯合行文的部門會簽后送公司綜合事務部審稿。屬行政序列文件須經行政領導簽發，公司綜合事務部統一編排字號和登記后，并打印出來。相關職能部門原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發，文件底稿加蓋公章后由檔案室存檔。

　　5.各類的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門清稿后交付簽發和打印。

　　6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門負責。

　　7.公司設立檔案室，統管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責并及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。

　　8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應及時交檔案室統一歸檔。

　　9.嚴格履行文件閱辦手續。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

　　10.外單位人員需查閱本公司案卷，必須持介紹信。查閱一般性案卷，由綜合事務部部長審批;查閱重要和重要資料須經公司總經理審批。

　　11.歸檔和資料的復印或復制，必須經分管領導審批，并要在檔案管理人員的監督下完成復印或復制工作。

　　12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經上級批準，不允許復制。根據上級機關的要求和安排，人員應按時上交標密文件。

　　13.有關的具體處理辦法，按《處理辦法》執行。

　　文檔管理制度

　　1.目的

　　為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

　　檔案管理包括公司所有的文檔、技術、設備、財務和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

　　本公司所有職工有保護義務。

　　2.行文條例

　　公司行文由發文部門擬辦后呈部門負責人核稿，一般情況下報總經理簽發，最后送至綜合事務部打印發文。

　　公司收發各類文件，根據文件性質，報總經理批示辦理，并及時做好文件的登記、歸檔工作。

　　公司領導不在時由指定的負責人負責各類行政性文件的簽發、批示。

　　3.管理

　　工作人員在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不得據為己有。

　　各部門的工程技術資料一般按年定期匯總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據文件資料性質，定期匯總存檔。

　　公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。

　　財務資料由財務人員按規定管理。

　　各種資料應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。

　　銷毀檔案必須經過總經理認可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。

　　禁止個人將公司檔案及復印件送他人或出賣。第4/5頁

　　公司對保密檔案，落實專人妥善保管。

　　綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、保存年限來處理檔案，意見先報公司總經理。

　　4.責任

　　有下列行為者，將根據公司有關規定和國家法規，給予責任行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。擅自涂改檔案。

　　未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

　　未按規定向他人提供檔案。

　　損毀、丟失屬于公司所有的檔案。

　　檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。

檔案管理制度范文2

　　第一章總則

　　第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。

　　第二條本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

　　第二章檔案歸檔

　　第四條歸檔范圍

　　通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理、工程驗收、工程報批資料等。

　　合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。

　　設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備;生產部設備、工程部設備、Qc部設備等。

　　員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內部校驗記錄歸于設備檔案中。

　　產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告、產品重大質量事故資料等。

　　檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等;

　　批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。標準操作規程。

　　驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、Qc設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。

　　行政類文件：

　　行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章規程等;

　　各類。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復;

　　各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等;人事任命、勞動糾紛等;

　　各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等;

　　所有加蓋公章的文件復印件;

　　在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的'歷史記錄。

　　第五條歸檔時間

　　各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時內到檔案室辦理歸檔手續;設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔;

　　員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;

　　計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;

　　供應商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的

　　資料到檔案室辦理歸檔手續;手續;

　　驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔

　　日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;其他文件每周一集中歸檔一次。

　　未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節

　　輕重予以相應處理。

　　第六條歸檔份數

　　原件全部歸檔，并注明份數、出處。

　　使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

　　第七條歸檔要求

　　由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過系統整理后再歸檔。

　　文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

　　第八條歸檔手續

　　各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。

　　第三章檔案的收集與整理

　　第九條檔案的收集

　　由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

　　由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、

　　全面的整理。

　　收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

　　第十條檔案的整理

　　檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下：

　　7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案柜號。、4位為二級分類的編號。、2位為一級分類的英文縮寫。

　　第四章檔案建檔

　　第十一條分類梳理

　　歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。第十二條檔案專用章

　　所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。第十四條檢索目錄

　　所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。

　　第十五條電子備份

　　重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

　　第五章檔案使用和歸還

　　第十六條檔案使用

　　文件復�。河墒褂萌颂顚憽稒n案復印登記薄》，一般性文件經部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。

　　借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準;十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

　　借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。

　　借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經辦會簽;五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續;原件借出后不再歸還的，須經分管副總、總經理批準，總經辦會簽，檔案室保留復印件備查;

　　外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批準后方可使用。

　　按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使用檔案;違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

　　第十七條檔案歸還