項目檔案的管理制度

時間：2022-11-12 17:09:37 制度我要投稿

項目檔案的管理制度

　　隨著社會一步步向前發展，接觸到制度的地方越來越多，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。到底應如何擬定制度呢？下面是小編幫大家整理的項目檔案的管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

項目檔案的管理制度

項目檔案的管理制度1

　　1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發放并負責保管；長期保存的文件應需交由資料員統一保管。

　　3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關規定進行收集、發放、整理、編目和保存。

　　4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必須為原件。

　　6、涉及到經濟方面的設計變更其它形式的文件，必須向經營部門提供一份原件進行保存。

　　7、合同文件由經營部門控制、保存和發放。

　　8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內容不得隨意向外泄露。

　　9、對已歸檔的文件借閱時，必須辦借閱手續，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續。

　　10、作廢文件不統一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

　　12、工程竣工驗收后，項目應及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。

項目檔案的管理制度2

　　為加強本公司系統各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。

　　第一條“投資項目”是指：

　　(一)因本公司參與投資或合作而產生的盈利性建筑工程;

　　第二條

　　(二)因本公司參與投資或合作而設立的生產經營性企業。建筑工程的各種文件資料由房地產開發公司負責建檔和保管，生產經營性企業的文件資料由公司總部執委會投資發展室負責建檔和保管。以下各條規定均指第二類投資項目文件資料的管理。

　　第三條

　　全部檔案按類、目劃分歸納，根據公司檔案現狀，設以下四類檔案，并將各項目本身作為目：

　　(一)全資投資項目類;

　　(二)合資合作投資項目類;

　　(三)內地投資項目類;

　　(四)境外投資項目類。

　　第四條

　　全資投資項目檔案包括的必要文件是：

　　(一)新上項目預報表和可行性分析報告;

　　(二)給政府的請求報告和政府批文;

　　(三)企業章程和董事會決議;

　　(四)總公司的法人營業執照和工商局批復;

　　(五)資信證明或資金來源證明;

　　(六)產權變更有關文件、材料;

　　(七)項目實際投資金額證明材料;

　　(八)歷年經營業績。

　　第五條

　　合資合作投資項目檔案包括的文件是：

　　(一)新上項目預報表和合資企業可行性分析報告;

　　(二)外商投資企業名稱使用證和各方股東的政府批文;

　　(三)給政府的申請報告和政府批文;

　　(四)合資企業合同書;

　　(五)合資企業章程和董事會決議;

　　(六)合資各方企業法人營業執照和各方法定代表人證明書;

　　(七)合資各方資信證明或資金來源證明;

　　(八)各方(中方)主管單位意見;

　　(九)合資各方委派的董事名單;

　　(十)進口設備、辦公用品清單;

　　(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業執照;

　　(十二)產權、股權變更有關文件、材料;

　　(十三)項目實際投資金額證明材料;

　　第六條

　　(十四)歷年經營業績。內地投資項目包括的必要文件是：

　　(一)給政府經濟協作辦公室的申請報告;

　　(二)企業去內地興辦工商企業的章程;

　　(三)合資、合作的聯營合同或合資意向書;

　　(四)企業成立或變更時的政府批文;

　　(五)企業法人營業執照副本的復印件;

　　(六)派出負責人的法人授權委托證明書;

　　(七)會計師事務所的驗資報告;

　　(八)當年或上一年度的財務決算表復印件;

　　(九)銀行開具的資信證明;

　　(十)企業已經在內地投資的經營效益情況;

　　(十一)政府主管部門批文;

　　(十二)工商局批文;

　　(十三)外出興辦企業當地政府的批文;

　　(十四)外出興辦企業當地工商局批文;

　　(十五)外出興辦企業工農業執照復印件;

　　(十六)項目實際投資金額證明材料;

　　第七條

　　(十七)歷年經營業績。境外投資項目檔案包括的必要文件是：

　　(一)給外匯管理局及經發局的申請報告;

　　(二)可行性研究報告;

　　(三)海外公司合同、章程;

　　(四)投資方的政府批文、營業執照及法定代表人證明書;

　　(五)投資方資信證明、創匯證明、資產負債表及歷年經營業績;

　　(六)外派管理局關于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;

　　(七)政府主管部門征詢我駐外使領館意見的函;

　　(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

　　(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;

　　(十)項目實際投資金額證明材料;

　　第八條

　　項目檔案的收集和保管

　　(一)投資發展部設建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發展部，投資發展部建檔后將檔案原件移交總經理辦公室，并保留二套完整復印件;

　　(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時，建檔員應及時登記文件交付日期、名稱、原件或復件、交付人，并由文件交付人簽字認可;

　　(三)文件登記后由投資發展部經理或執委會主任簽字，按性質進行編號、歸檔;

　　(四)項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。

　　第九條

　　項目檔案的查閱

　　(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發展部辦理相應的查閱或借用手續;

　　(二)集團內各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領導的批準證明。經執委會主任或投資發展部經理同意后，方能由建檔員接待查閱;

　　(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應持有單位介紹信，經執委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;

　　(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復制時，必須經執委主任批準，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;

　　(五)查閱人違反借閱規定時，建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。

　　第十條

　　所有資料均應放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應追究其責任。

　　第十一條

　　由于建檔員的變動或機構的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

項目檔案的管理制度3

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

　　第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

　　第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

　　第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

　　第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

　　第十二條本制度從一月一日起執行。

項目檔案的管理制度4

　　文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現'重生產同樣重技術檔案管理'的方針,實現生產和內業雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。

　　(1)文件及技術檔案管理的任務、意義

　　①文件及技術檔案管理的任務是

　　按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。

　　②文件及技術檔案管理的意義是

　　可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據可查,從而起到穩定正常生產的作用。

　　(2)文件及技術檔案管理制度

　　①文件管理制度

　　施工過程中發生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。

　　②技術檔案管理制度

　　施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。

　　(3)文件及技術檔案管理的方法

　　①文件管理方法

　　a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

　　b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區分。同時按文件的收發時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

　　②技術檔案管理辦法

　　a、收集:由項目經理部工程管理部統一管理。

　　b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯系,便于檢查。

　　(4)交工驗收及資料整理

　　①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。

　　②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。

　　③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

　　(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

　　①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。

　　②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。

　　③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業績掛鉤,作為獎罰的依據之一。

項目檔案的管理制度5

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

　　1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標準化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

　　2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

　　2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

項目檔案的管理制度6

　　第一條、項目文件的整理

　　1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。

　　2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

　　3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理。

　　4、施工技術文件應按單項工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

　　5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。

　　第二條、項目文件的組卷

　　1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。

　　2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷：項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

　　3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

　　第三條、案卷與卷內文件的排列

　　1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

　　2、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。

　　3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。

　　4、竣工圖按專業、圖號排列。

　　5、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

　　第四條、卷內編目，裝訂必須符合規定要求，詳見綜合科檔案管理制度

　　第五條、聲像材料整理

　　聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。

　　第六條、項目文件的歸檔

　　1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后，將經整理，編目后所形成的項目文件按合同協議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。

　　2、根據基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。

　　3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備；文件質量應符合項目文件質量要求的規定。

　　4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。

　　5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

　　第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。

　　第八條、項目文件的歸檔時間

　　1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　　2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔（任務結束后一周內向上級檔案室移交）。

　　3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔（一周內）。

　　5、下列文件材料應隨時歸檔：

　　5.1、變更、修改、補充的文件材料；

　　5.2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

　　5.3、礦產權變動過程中形成的文件材料；

　　5.4、其他臨時活動形成的文件材料。

項目檔案的管理制度7

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的.剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

　　3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉借，必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

　　七、本制度即日起開始執行。

項目檔案的管理制度8

　　第一條、項目檔案的整理

　　全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內容包括：

　　1、根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目的實際情況，設計、制定統一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或專業分類；大中型項目按工程或專業分類，下設屬類。

　　2、依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號；生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的，建設單位（并責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。

　　3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

　　4、負責貫徹實行國家及本行業的技術規范及各種技術文件表格

　　第二條、項目檔案的移交

　　1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向生產使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。

　　2、建設單位與業主單位、生產使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，并有完備的清點、簽字等交按手續：建設單位轉為生產單位的，按企業檔案管理要求辦理。

　　3、竣工驗收以后，在大中型城市規劃區范圍內的重要建設項目。建設單位應在6個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建設及其管理有關的項目檔案。

項目檔案的管理制度9

　　一、目的

　　為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

　　三、職責

　　3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

　　3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

　　3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　四、人事檔案管理的內容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。

　　4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

　　4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。

　　4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

　　五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

　　查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六、相關支持文件及記錄

　　員工應聘申請表

　　轉遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統計表

　　公司員工人事檔案管理制度

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書

　　3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

　　4、身份證復印件

　　5、照片

　　6、員工轉正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

　　第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

　　第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

項目檔案的管理制度10

　　一、目的

　　為規范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的開發、設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、檔案機構及其職責

　　公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱等工作。其主要職責包括：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管和銷毀；

　　3、檔案材料的查借閱、催還。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。

　　3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。

　　4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。

　　五、檔案的管理

　　1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

　　2、每年對檔案進行一次清理。

　　3、清除不必要保存的材料。

　　4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。

　　3、傳真件應復印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、所有檔案應專柜存放，加鎖。

　　3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。

　　4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

　　八、檔案的銷毀

　　1、檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。

　　2、檔案銷毀清冊經核準人批準，方能銷毀失效檔案。

　　3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。

　　4、銷毀時要有二人以上監銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。

　　5、銷毀人員應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

　　九、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核準人簽字同意，方可查閱（見附表四）。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、資料員對文件的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。

　　4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。

　　6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經核準人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核準人同意且審核后才能帶出。

　　7、公司對調閱制度實行分級制度，公司可根據借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復印件借閱”“局部復印件借閱”。

　　十、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。

　　二00九年九月十日

項目檔案的管理制度11

　　1為規范檔案管理，充分發揮檔案作用，更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業檔案管理規定》和國家檔案局頒發的有關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。

　　1.2本制度適用于公司系統各單位，公司下屬單位可結合實際，制定本單位的檔案管理制度。

　　1.3公司檔案工作實行統一管理、分級負責的原則。公司檔案室負責集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負責本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負責人事檔案的管理工作。

　　1.4公司檔案工作應納入公司管理程序及各部門有關人員崗位責任制。各部門及有關人員按照其崗位職責，負責本崗位在工作中產生的各類載體材料的歸檔工作。

　　1.5部門文書負責對本部門形成的各載體材料進行收集、整理，填寫檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。

　　1.6公司全體干部員工都有保護檔案的義務和維護檔案完整安全的職責，任何人不得拒絕歸檔，對私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應當追究有關部門和責任人的責任。

　　2文件材料的歸檔

　　2.1歸檔范圍

　　凡公司在各項工作活動（包括籌備、成立、經營、管理及產權變動等）中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應列入歸檔范圍，包括但不限于以下內容：

　　2.1.1發文、收文(上下級單位和外單位的來文)。

　　2.1.2會議材料：由公司及各部門負責組織召開的各種重要的綜合、專業、專題會議材料，包括會議指南、會議講話、報告、會議交流或討論材料、會議記錄、錄音、錄像和照片等，以及外出參加會議帶回的與本單位有關的文件材料。

　　2.1.3各類統計報表、統計資料，生產經營簡報、月(周)報。

　　2.1.4公司規劃、經營分析、財務分析等專題材料。

　　2.1.5合同協議文本包括合同協議（正本）、合同審批（會簽）表、授權委托書、招投標文件、履行情況記載、糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。

　　2.1.6調度運行材料包括調度運行報告、圖表等文件材料。

　　2.1.7科研課題材料包括調研、申報立項研究、試驗總結、鑒定報獎、推廣應用等材料。

　　2.1.8基建項目材料包括公司基本建設項目前期材料、設計、施工、監理、竣工和驗收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴建等材料。

　　2.1.9會計檔案包括公司總部財務報表、賬簿、憑證、財務移交清單等。

　　2.1.10上級視察、對外交流、工作組調研、黨政工團等各項業務管理與活動中產生的文件(交流)材料、報告、錄音錄像及照片等。

　　2.1.11上級或其它單位頒發、贈與的獎狀、獎杯、獎牌、證書、錦旗，以及上級領導或名人的題詞、書畫、簽名留念冊等。

　　2.1.12公司及各部門負責印制的對外宣傳材料、印刷品、音像制品等。

　　2.1.13依靠傳播媒體展現的、有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價值的網站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結構性文件等。

　　2.1.14電力營銷過程中形成的具有保存價值的各種資料和記錄。

　　2.2歸檔文件材料來源

　　2.2.1公司內部形成的文件材料。

　　2.2.2公司所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報公司的文件材料。

　　2.2.3公司引進項目、外購設備等帶來的文件材料。

　　2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業應向公司提交的文件材料。

　　2.2.5公司參與的合作項目，合作單位按要求應向公司提交的文件材料

　　2.2.6公司執行、辦理、接收的外來文件材料及各種載體材料。

　　2.2.7公司在營銷工作中產生的各種與客戶有關的材料等。

　　2.3歸檔文件材料載體

　　歸檔的文件材料載體主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　2.4歸檔時間

　　2.4.1管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

　　2.4.2科研課題、基建項目、信息化項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　　2.4.3外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

　　2.4.4公司職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

　　2.4.5會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。

　　2.4.6審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集整理，在工作結束后的次年6月前向檔案室移交歸檔。

　　2.4.7合同(招投標)文件在合同辦理完畢后三個月內向檔案室移交歸檔。

　　2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

　　2.4.9電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔與紙質文件歸檔時間一致。

　　2.4.10下列文件材料應隨時歸檔

　　2.4.10.1變更、修改、補充的文件材料。

　　2.4.10.2公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

　　2.4.10.3公司產權變動過程中形成的文件材料。

　　2.4.10.4其他臨時活動中形成的文件材料。

　　2.5歸檔要求

　　2.5.1 整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合有關標準、規范要求。

　　2.5.2歸檔的文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。

　　2.5.3非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

　　2.5.4具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。

　　2.5.5歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。

　　2.5.6歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。

　　2.5.7公司與其他單位合作完成的項目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協辦單位的保存與承擔任務相關的正本文件。有合同、協議規定的，按其要求執行。

　　2.5.8各部門文書人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案室移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。檔案室接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。

　　2.5.9交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。

　　3歸檔文件的分類和定義

　　公司檔案分為：A文書檔案、B生產運行檔案、C會計檔案、D工程建設項目檔案、F審計檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽、實物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項目檔案、Y營銷客戶檔案、Z招投標檔案。

　　3.1文書檔案

　　文書檔案是指企業在各項生產、經營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。

　　3.2生產運行檔案

　　生產運行檔案是指企業在電力生產、調度運行中形成的有保存價值的歷史記錄。

　　3.3會計檔案

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

　　3.4工程建設項目檔案

　　工程建設項目檔案是指從建設準備階段到項目竣工驗收以及運行維護技術改造過程中形成的、具有保存價值的歷史記錄。

　　3.5審計檔案

　　審計檔案是指在各類審計活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質、磁質、光盤和其它形式存在的歷史記錄。

　　3.6照片檔案

　　照片檔案是指企業在社會活動中直接形成的以靜態圖像為主的有保存價值的歷史記錄。

　　3.7合同檔案

　　合同檔案是指企業在各類活動中與自然人、法人或其它組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程紀錄。

　　3.8科研檔案

　　科研檔案是指在科學技術研究與管理、知識產權管理活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。

　　3.9榮譽、實物檔案

　　榮譽、實物檔案是指企業在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽、紀念品、印信類等實物形式存在的檔案。

　　3.10傳媒電子檔案

　　傳媒電子檔案是指企業或者個人在社會活動中形成的、依靠傳播媒體展現的、具有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。

　　3.11信息化項目檔案

　　信息化項目檔案是指電力企業信息化項目建設過程中形成的具有保存價值的資料和文件。

　　3.12營銷客戶檔案

　　營銷客戶檔案是指在電力營銷過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。

　　3.13招投標檔案

　　招投標檔案是指在企業招投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。

　　4歸檔文件整理

　　公司各種類檔案根據公司分類表進行分類,按照公司檔案基礎業務作業指導書進行整理。

　　4.1文書檔案的整理

　　文書檔案由公司總文書和部門文書在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室匯總后按照公司文書檔案分類規定進行分類，再按照《歸檔文件整理規則》DAT/22-20xx的相關規定，以件為單位進行規范整理。

　　4.2生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案的整理生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案由各職能部門負責收集，保證齊全完整準確后向檔案室移交。生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的有關規定進行整理。

　　4.3合同、招投標檔案的整理

　　合同、招投標檔案由合同、招投標主管部門負責收集匯總后移交檔案室。合同、招投標檔案可歸入工程的,按照科技檔案進行整理。單獨歸檔的按照《歸檔文件整理規則》DAT/22-20xx相關規定，以件為單位進行整理。

　　4.4會計檔案的整理

　　會計檔案由財務部門按照財政部《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）的規定整理，保管一年后，連同會計檔案移交清冊一并向檔案室移交。

　　4.5照片檔案的整理

　　照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）匯總后向檔案室移交，照片檔案參照《照片檔案管理規范》的相關規定進行整理。

　　4.6榮譽、實物檔案的整理

　　榮譽、實物檔案由有關部門或個人在接收到榮譽、實物檔案后向檔案室移交。榮譽、實物檔案按件為單位整理保管。

　　4.7審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集匯總，在工作結束后的次年6月前向檔案室移交，審計(紀檢)檔案按《歸檔文件整理規則》和《紀檢監察機關案件管理辦法》的相關規定整理。

　　4.8傳媒電子檔案由形成部門或個人匯總后統一向檔案室移交，按照分類不同分別編號進行整理。

　　4.9營銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。

　　5檔案的保管及利用

　　5.1公司設立專門的檔案庫房作為檔案的保管場所，檔案庫房應符合有關規定，達到“八防”要求和溫濕度標準，并有專門人員管理，定期檢查。

　　5.2檔案庫房建立統一的臺賬，做到賬物相符。檔案人員應熟悉庫藏檔案情況，根據利用者需要，通過各種手段積極開發檔案信息資源，開展如文件匯編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務工作。

　　5.3凡本公司的職工，均可在檔案室或公司網絡上查閱與本部門業務有關的檔案信息資料。

　　5.4查閱機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須經部門領導批準，專人負責查閱。會計檔案需經財務部門領導批準由財務人員查閱。

　　5.5公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，需經部門領導批準。借出的檔案不準擅自復印，經批準同意借出或復印的檔案，不準轉借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，涂改、損壞檔案。

　　5.6外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，經部門領導批準方可查閱。

　　5.7利用檔案的人員要填寫《檔案利用效果登記表》，主動提供檔案利用效果，及時反饋檔案利用信息。

　　5.8檔案管理納入辦公自動化系統，利用信息化系統和各種現代化手段，做好檔案信息資源的開發利用工作，努力實現檔案信息資源的共享，為公司各項工作提供高效與便捷的服務。

　　6檔案的鑒定和銷毀

　　6.1根據國家有關部門的規定，公司的各類檔案可分為永久、長期、短期三種。會計檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。

　　6.2文件材料一經立卷歸檔后，未經批準和辦理正式手續，任何人不得擅自銷毀。

　　6.3對到期檔案的鑒定工作，應在公司分管檔案負責人的領導下，由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成鑒定小組，對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。

　　6.4經鑒定需要銷毀的檔案必須填寫《銷毀檔案清冊》，由公司領導審查批準后到指定場所由兩人以上進行監銷簽字。銷毀會計檔案，公司負責人要在《會計檔案銷毀清冊》上簽署意見。

　　7監督指導

　　7.1制定公司檔案管理標準、制度和規定等。

　　7.2對公司各部門文件材料的歸檔整理移交工作，進行業務指導。

　　7.3對公司所屬各單位的檔案管理工作進行業務指導和監督檢查，組織開展業務協作、交流活動。

　　7.4組織公司所屬各單位的評估工作，促進公司系統檔案工作管理水平的提高。

　　8附則

　　8.1本制度由公司行政部(辦公廳)負責解釋。

　　8.2本制度自頒布之日起施行。

項目檔案的管理制度12

　　為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照《建設工程文件歸檔整理規范》等文件的有關要求結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。

　　一、歸檔范圍

　　主要為工程和設備檔案資料

　　1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務)單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調研報告,考察調研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。

　　2、設備檔案是鑒定評價(儀器)技術狀態的科學資料,是為保障(儀器)設備正常運轉并處于良好狀態的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢

　　3、驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。

　　二、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。

　　2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經本公司主管領導批準。

　　3、凡作秘密和內部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續,嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規定,不得泄露公司秘密。

　　4、對確已無保存價值的建設工程和設備檔案,列出銷毀清冊,經主管領導審批后,由銷毀人、監銷人銷毀,并簽名注銷。

　　三、檔案工作人員崗位職責

　　1、熱愛檔案事業,忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業知識。

　　2、負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務。

　　3、按規定向當地檔案館移交應進館的檔案。

　　4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監督、檢查和指導。

　　5、辦理領導交辦的其他檔案業務工作。

　　四、檔案管理制度

　　1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。

　　2、檔案柜內的檔案要進行系統排列存放,不準堆放與檔案無關的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便

　　3、做好檔案柜內'六防'(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、安全。

　　4、對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查,發現問題及時采取有效措施。

　　5、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件,儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。

　　6、檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內目錄。

　　五、檔案安全制度

　　1、嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

　　2、每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。

　　六、檔案資料查閱利用制度

　　1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續借閱,必須辦理續借手續。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。

　　2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經分管領導批準,辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時須經主管領導同意后方可進行。

　　3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。

　　4、查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。

　　5、查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結檔案利用工作規律,更好地為各項工作服務。

　　七、檔案的收集

　　1、檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。

　　2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。

　　3、設備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列,依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

　　4、應妥善保存各類檔案和資料,如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。

　　5、勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時,應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

　　6、項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。

　　7、本公司購置的設備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交檔案員,統一積累和集中保管。

項目檔案的管理制度13

　　第一條：項目文件的形成和積累項目文件產生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。

　　第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任

　　1、項目準備階段

　　建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。

　　2、項目施工階段

　　項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件。建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。

　　3、項目試運行階段

　　試運行單位負責收集、積累在生產技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。

　　第三條、收集范圍

　　1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規入建設項目檔案。

　　2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

　　第四條、收集時間

　　各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發使用。

　　第五條、項目文件質量要求

　　1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。

　　2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。

　　3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。

　　4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。

　　5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

項目檔案的管理制度14

　　一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。

　　三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

　　四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。

　　六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　　①文件材料齊全完整;

　　②根據檔案內容合并整理、立卷;

　　③根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。

　　十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

項目檔案的管理制度15

　　一、目的

　　為規范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、資料員及其職責

　　部門經理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其主要職責包括：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管；

　　3、檔案材料的查借閱、催還；

　　4、項目結束后與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。

　　3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。

　　4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　五、檔案的管理