文件的管理制度（通用15篇）
在現(xiàn)在社會(huì)，制度起到的作用越來(lái)越大，制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù)，有著十分重要的作用。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編幫大家整理的文件的管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
文件的管理制度 1
為了推進(jìn)機(jī)關(guān)涉密文件管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高涉密文件處理工作的效率和質(zhì)量，結(jié)合工作實(shí)際，制定本制度。
一、收文。收到上級(jí)或其他部門(mén)發(fā)來(lái)的文件后要履行簽收手續(xù)，簽收人應(yīng)注明收到的具體時(shí)間，書(shū)寫(xiě)其文件的全稱(chēng)。簽收后要認(rèn)真核對(duì)信封號(hào)碼、件數(shù)，開(kāi)拆后要認(rèn)真核對(duì)文件的文號(hào)、件數(shù)與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯(cuò)，應(yīng)立即向有關(guān)部門(mén)反映，文件拆封應(yīng)由文件管理人員或指定的人員負(fù)責(zé)，其他人員無(wú)權(quán)拆封。對(duì)注有領(lǐng)導(dǎo)同志“親收”字樣的信件，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志本人或指定的.專(zhuān)人拆封。收文后要認(rèn)真填寫(xiě)收文登記簿，將來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、收到時(shí)間等內(nèi)容登記清楚。
二、發(fā)文。分發(fā)上級(jí)來(lái)文和本單位形成的文件，要根據(jù)文件的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認(rèn)真實(shí)行文件、發(fā)文通知單、信封“三對(duì)照”，防止錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級(jí)章。絕密文件要單獨(dú)裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機(jī)要通訊發(fā)出，不準(zhǔn)捎帶，不發(fā)掛號(hào)，更不得發(fā)平信。當(dāng)日的文件要當(dāng)日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見(jiàn)，認(rèn)真辦理。在辦理過(guò)程中，要注意把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)，交辦有手續(xù)，收回有注銷(xiāo)。做到及時(shí)、不拖、不壓、不誤。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的查辦件，要及時(shí)檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
四、傳閱。按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)進(jìn)行傳閱，不得任意擴(kuò)大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內(nèi)進(jìn)行。傳閱的文件要放在文件夾內(nèi)，夾內(nèi)要有目錄、編號(hào)，以便查對(duì)。不準(zhǔn)從夾內(nèi)抽文件，不得橫傳或倒手轉(zhuǎn)借。閱文人不在時(shí)，傳閱夾要放入抽屜內(nèi)落鎖，不準(zhǔn)堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，嚴(yán)格借閱手續(xù)，限期退回。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規(guī)定。借閱的文件要登記，歸還后要及時(shí)注銷(xiāo)。
六、復(fù)印。不經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意復(fù)印上級(jí)文件和領(lǐng)導(dǎo)同志的講話(huà)。確因工作需要必須復(fù)印時(shí)，要經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)同意。要嚴(yán)格登記、管理制度，對(duì)復(fù)印的文件、資料，應(yīng)與正式文件一樣對(duì)待，認(rèn)真辦好分發(fā)手續(xù)，按時(shí)清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內(nèi)分類(lèi)放置，經(jīng)常清點(diǎn)核對(duì)。一月一清理，一季一核對(duì)，做到文件和登記相符。如發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)及時(shí)查找。領(lǐng)導(dǎo)人參加上級(jí)會(huì)議帶回的文件，要及時(shí)交文管人員登記、保密。
八、清退。對(duì)下發(fā)的文件，要按照上級(jí)規(guī)定，認(rèn)真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認(rèn)真組織查找。確實(shí)查找不到的要追究責(zé)任，落實(shí)到人，并作出適當(dāng)處理。
九、銷(xiāo)毀。各級(jí)黨委、政府、各部門(mén)嚴(yán)禁私自銷(xiāo)毀涉密文件，銷(xiāo)毀涉密件要經(jīng)過(guò)上級(jí)保密管理部門(mén)、本單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可銷(xiāo)毀。嚴(yán)禁向廢品收購(gòu)部門(mén)和攤販出售內(nèi)部文件、刊物和資料。
文件的管理制度 2
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：
公司的規(guī)劃、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案管理員的職責(zé)：
1.貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴(yán)格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對(duì)外協(xié)作活動(dòng)。
3.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案資料，努力學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無(wú)霉變、褪色、塵污、破損及蟲(chóng)蛀，無(wú)失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類(lèi)和綜合工作。
6.保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理核批。
2.公司檔案的'借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
五、檔案的銷(xiāo)毀
1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
文件的管理制度 3
為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門(mén)、車(chē)間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷(xiāo)部辦公室以本部門(mén)名義構(gòu)成且在本部門(mén)管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專(zhuān)人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門(mén)負(fù)責(zé)人不在，由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門(mén)負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫(xiě)上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章。
3、文件的換頁(yè)：
(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改，需換頁(yè)的，由原編制構(gòu)成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。
(2)所有需換頁(yè)的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁(yè)銷(xiāo)毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門(mén)調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門(mén)或新文件編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門(mén)，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的'文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷(xiāo)毀。
5、其它規(guī)定：
(1)任何部門(mén)以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門(mén)的相互配合。
(2)無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門(mén)提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門(mén)復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。
(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
文件的管理制度 4
1.目的：為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺(tái)、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍：適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過(guò)程。
3.職責(zé)
3.1董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊(cè)。
3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊(cè)。
3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批，管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊(cè)中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。
3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司紅頭文件和上級(jí)來(lái)文的管理，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊(cè)的編寫(xiě)，組織文件接口討論，負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評(píng)審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的'適用性，負(fù)責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺(tái)上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊(cè)、負(fù)責(zé)本部門(mén)出臺(tái)的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會(huì)簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實(shí)施與管理。
3.7各職能部門(mén)識(shí)別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門(mén)、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專(zhuān)兼職文件管理員對(duì)文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理；
3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址，并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。
文件的管理制度 5
機(jī)要文件是傳遞黨中央、國(guó)務(wù)院和省委、省政府密級(jí)較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對(duì)、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào)、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級(jí)部門(mén)。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說(shuō)的不說(shuō)。
(二)對(duì)于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。
(三)借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);絕密級(jí)文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的'文件，應(yīng)及時(shí)清理收回，分類(lèi)整理，持續(xù)整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)務(wù)必將自己使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。
(四)機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。
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一、物業(yè)部服務(wù)中心管理員專(zhuān)職負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議記要等)及資料(技術(shù)圖紙、手冊(cè)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工檔案、市府法規(guī)、車(chē)輛檔案、戶(hù)口檔案等)的存檔,收集和保管。
二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
三、屬機(jī)密文件的`要妥善保管,不準(zhǔn)散播內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
四、員工個(gè)人檔案屬秘密材料,他人無(wú)權(quán)翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過(guò)目。
五、文件資料要進(jìn)行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類(lèi),無(wú)論是按字母順序,還是按內(nèi)容,按時(shí)間等形式分類(lèi),其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標(biāo)明。
六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過(guò)期的文件資料要急時(shí)清理,無(wú)保存必要的材料,經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷(xiāo)毀處理。
文件的管理制度 7
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。
2、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部門(mén)函、電、來(lái)文，同級(jí)合作企業(yè)函、電、來(lái)文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類(lèi)文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門(mén)擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類(lèi)編號(hào)并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒(méi)有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門(mén)自主發(fā)送的，由發(fā)送部門(mén)自行負(fù)責(zé)。
5、發(fā)文辦理工作程序：
（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。
（2）核稿：核稿是指由擬稿部門(mén)經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。
（3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門(mén)有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。
（4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。
（5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)成文稿的內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)，確定份數(shù)后印制。
（6）用印：用印是指辦公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。
（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書(shū)檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán)）。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門(mén)傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門(mén)辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。
2、接收傳真應(yīng)明確來(lái)文單位、接收人或部門(mén)，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專(zhuān)人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門(mén)辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。
4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門(mén)閱辦。需要辦理的.公文，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
6、個(gè)人或部門(mén)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
（1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。
（2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫(xiě)收文號(hào)等。將收到的文件先按來(lái)文機(jī)關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)按收文日期、收文序號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。
（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見(jiàn)和建議，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門(mén)辦理。
（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫(xiě)出指示性意見(jiàn)，并指定辦理部門(mén)和傳閱范圍。
（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，指定承辦部門(mén)及傳閱范圍。承辦部門(mén)接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件，主辦部門(mén)要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。
（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，由辦公室督促承辦部門(mén)盡快上報(bào)辦理結(jié)果。
（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫(xiě)明辦理結(jié)果。
（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷(xiāo)保證不丟失、不落銷(xiāo)。
四、保密文件管理
1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷(xiāo)毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。
2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。
4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。
五、文件的銷(xiāo)毀
1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷(xiāo)毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。
文件的管理制度 8
辦公室文件管理規(guī)定
第一條：文件是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示、精神，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
第二條：文件實(shí)行統(tǒng)一管理；公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
第三條：對(duì)文件中涉及公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
第四條：辦公室文件等級(jí)擬定為：機(jī)密文件、一般文件。機(jī)密文件打印由總經(jīng)辦指定負(fù)責(zé)人打印，機(jī)密文件只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。文件等級(jí)，由發(fā)文部門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
第五條：發(fā)文的程序擬定為：擬搞、審核（文件審批表）、印發(fā)（總經(jīng)辦簽章、印發(fā)）、簽收（收文部門(mén)）、存檔。
第六條：收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治摹魉汀w檔。
第七條：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來(lái)的文件要及時(shí)閱批，急件的.，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，兩天內(nèi)批復(fù)。
第八條：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見(jiàn)的，要明確、具體。
第九條：公司所有發(fā)文，總經(jīng)辦應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)審核稿）連同相關(guān)“附件”送總經(jīng)辦存檔，有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。
第十條：收文由總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)；總經(jīng)辦收文后，應(yīng)先做好歸類(lèi)、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送相關(guān)部門(mén)/領(lǐng)導(dǎo)閱批；閱批完畢后，由總經(jīng)辦轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔。第十一條：所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條：如因需要，對(duì)一般文件的借閱，管理人必須讓其登記并注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間。
第十三條：作廢文稿禁止隨意扔棄，須回收做妥善銷(xiāo)毀處理。
第十四條：文稿一經(jīng)簽發(fā)，即為定稿，未經(jīng)簽發(fā)人準(zhǔn)許，不得擅自修改。
文件的管理制度 9
1適用范圍
本程序適用于公司范圍內(nèi)施工技術(shù)文件的編寫(xiě)、審批、修改、出版、發(fā)布、管理和實(shí)施。
2目的
規(guī)定施工技術(shù)文件產(chǎn)生、發(fā)布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規(guī)范技術(shù)文件的產(chǎn)生及實(shí)施過(guò)程。
3技術(shù)文件分類(lèi)
3.1項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì)
項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì),是組織和管理工程施工總的指導(dǎo)性文件。應(yīng)依據(jù)施工承包合同、設(shè)計(jì)文件及施工組織設(shè)計(jì)綱要(公司投標(biāo)文件)編定。經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)作為開(kāi)工的必備條件。
3.2施工措施,是指導(dǎo)工程某一個(gè)分部或某一個(gè)工序施工的文件,必要時(shí)進(jìn)行編制。其內(nèi)容應(yīng)突出施工重點(diǎn),更具有操作性。
3.3施工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
是以可操作性為主要特征的技術(shù)性文件。
3.4工藝手冊(cè)
是某些施工技術(shù)經(jīng)過(guò)一定時(shí)間的應(yīng)用、驗(yàn)證后,總結(jié)形成的典型施工/加工方法的技術(shù)文件。
4職責(zé)和權(quán)限
4.1工程管理部
負(fù)責(zé)對(duì)公司施工技術(shù)文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實(shí)施單位
4.2.1工程項(xiàng)目部/生產(chǎn)單位、隊(duì)及施工人員,必須依據(jù)批準(zhǔn)/指定的施工技術(shù)文件
進(jìn)行施工管理和施工操作。
4.2.2各級(jí)工程技術(shù)人員,按相應(yīng)的分工職責(zé),負(fù)責(zé)進(jìn)行技術(shù)交底和工程施工過(guò)程的監(jiān)督、檢查工作。以保證全面、正確的貫徹和落實(shí)技術(shù)文件的內(nèi)容。
4.3相關(guān)部門(mén)
各相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)以批準(zhǔn)/指定的施工技術(shù)文件為依據(jù),對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行管理、監(jiān)督、檢查及服務(wù)。
5施工技術(shù)文件的產(chǎn)生與實(shí)施管理
5.1施工技術(shù)文件流程。(詳見(jiàn)圖1)
5.2施工技術(shù)文件的編、審、批
5.2.1項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì)由項(xiàng)目經(jīng)理組織、項(xiàng)目總工編制、機(jī)關(guān)主要生產(chǎn)職能部門(mén)會(huì)簽、工程管理部審核、主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.2.2施工措施由施工隊(duì)專(zhuān)責(zé)技術(shù)員編制、項(xiàng)目總工審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.2.3施工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)根據(jù)項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì)的`技術(shù)資料清單、設(shè)備和材料供應(yīng)要求組織編制。
一般作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由技術(shù)員編制、項(xiàng)目總工審核、分公司主任工程師批準(zhǔn)。重要和特殊的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由項(xiàng)目總工編寫(xiě),工程管理部審核,總工或者各專(zhuān)業(yè)副總批準(zhǔn)。涉及有重大安全風(fēng)險(xiǎn)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)有安全責(zé)任人員審查會(huì)簽。
帶電跨越施工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)必須有項(xiàng)目總工和帶電跨越架搭設(shè)單位共同編寫(xiě),工程管理部、安全監(jiān)察部主任審核,公司總工程師批準(zhǔn)。
5.2.4工藝手冊(cè)的編制與選用
工藝手冊(cè)中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應(yīng)對(duì)所選用的工藝手冊(cè)進(jìn)行確認(rèn)簽字,并報(bào)批準(zhǔn),確保其選用的符合性。
5.3出版、頒發(fā)及使用
5.3.1工程管理部負(fù)責(zé)公司技術(shù)文件的出版、頒發(fā)和使用管理,并對(duì)出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準(zhǔn)的技術(shù)文件,由批準(zhǔn)單位負(fù)責(zé)出版及報(bào)送公司有關(guān)職能部門(mén)備案。
5.3.3項(xiàng)目工程技術(shù)文件必須報(bào)工程管理部備案。
5.4.驗(yàn)證
5.4.1施工技術(shù)文件編制應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)技術(shù)民主,充分吸取有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員和施工人員的意見(jiàn),必要時(shí)應(yīng)召集有關(guān)會(huì)議聽(tīng)取意見(jiàn)和建議。
5.4.2施工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)開(kāi)始使用時(shí),應(yīng)進(jìn)行可行性驗(yàn)證,確認(rèn)可行后正式使用。
5.5修改
施工技術(shù)文件一經(jīng)批準(zhǔn)出版后,任何單位/部門(mén)和個(gè)人,不得擅自修改。若有重大設(shè)計(jì)修改時(shí),應(yīng)提出修改報(bào)告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)/工藝手冊(cè)是本企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一部分,領(lǐng)用單位和個(gè)人應(yīng)在控制范圍內(nèi)登記、領(lǐng)用并負(fù)責(zé)保管。
5.6.2領(lǐng)用人責(zé)任
a)遵守公司有關(guān)技術(shù)保密規(guī)定,除在指定工程中使用外,不得私自向外部提供本企業(yè)出版的施工技術(shù)資料。
b)工藝手冊(cè)是典型施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),可以長(zhǎng)期和反復(fù)使用,領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管。需要重新印制或再版發(fā)行時(shí),應(yīng)按重新領(lǐng)用手續(xù)登記。
6標(biāo)識(shí)
6.1文件編號(hào)
施工技術(shù)文件的編號(hào)由項(xiàng)目部資料員依據(jù)公司程序文件的要求和檔案管理的規(guī)定確認(rèn)。
6.1責(zé)任署名
施工技術(shù)文件應(yīng)有審批頁(yè),由批準(zhǔn)、審核、編寫(xiě)者簽名以示責(zé)任標(biāo)識(shí)。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統(tǒng)一規(guī)定格式在封面正下方標(biāo)識(shí)。
7記錄及其管理
《技術(shù)文件審批表》由編制單位(部門(mén))負(fù)責(zé)保管,保存期與技術(shù)文件同步。
文件的管理制度 10
1目的
運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的控制，從而保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。
2適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。
3職責(zé)
3.1管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。
3.2分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由部門(mén)內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由相關(guān)人員編制。
3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。
3.4分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的'質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)。
4實(shí)施程序
4.1質(zhì)量體系文件的建立
4.1.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。
4.1.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
4.1.2.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由管理處各部門(mén)相關(guān)人員編寫(xiě)、排版、打印。
4.1.2.2相關(guān)部門(mén)主管需要對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行會(huì)審，分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。
4.1.2.3質(zhì)量主管對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)審批單》。
a.編號(hào)方法為:
wi-sh(xxx)-xx-xxx
順序號(hào)
文件類(lèi)別號(hào)
上海分公司xxx管理處代碼
作業(yè)指導(dǎo)書(shū)代碼
文件類(lèi)別號(hào)有九類(lèi)，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車(chē)輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶(hù)服務(wù)、
社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理)、bm(部門(mén)工作指導(dǎo))、st(食堂)。
b.排版格式見(jiàn)總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對(duì)于分公司各個(gè)部門(mén)的編號(hào)劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場(chǎng)部，33-04為工程部，33-05為財(cái)務(wù)部，33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)編寫(xiě)。
4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核，總經(jīng)理復(fù)審后報(bào)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.1.3.3質(zhì)量主管對(duì)《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號(hào)、排版和打印。
4.2質(zhì)量體系文件的修改
4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過(guò)程中，對(duì)審核和批準(zhǔn)不通過(guò)的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫(xiě)。
4.2.2對(duì)投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過(guò)審批，審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。
4.2.3文件修改時(shí)，由提出人填寫(xiě)《體系文件修改申請(qǐng)單》，經(jīng)原文件審批人員審批后，由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。
4.2.4文件內(nèi)容修改后，對(duì)修改某頁(yè)要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁(yè)》中注明。
4.2.5當(dāng)文件修改超過(guò)5次或修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)換版。
4.3質(zhì)量體系文件的使用
4.3.1作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進(jìn)行文件解讀和培訓(xùn)，并對(duì)文件實(shí)施的情況進(jìn)行檢查，質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。
4.3.2所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放
4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)時(shí)，質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門(mén)主管，讓其自行選擇本部門(mén)需使用的文件，而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門(mén)。
4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領(lǐng)用人簽名登記。
4.4.3除外來(lái)文件以外，發(fā)放到各部門(mén)的質(zhì)量體系文件需在文件每頁(yè)的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。
4.5質(zhì)量體系文件的借閱
4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過(guò)質(zhì)量主管的批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時(shí)，必須辦理清點(diǎn)手續(xù)，由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)質(zhì)量體系文件進(jìn)行復(fù)制。
4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應(yīng)措施，并追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.6質(zhì)量體系文件的保存
4.6.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)保存一份原件，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的電子文檔要做備份。
4.6.2質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)原件存放于管理部文件架內(nèi)，應(yīng)排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門(mén)的質(zhì)量體系文件由各部門(mén)自行保存，不得遺失。
4.6.3文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。
4.6.4作廢的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件要交還總公司質(zhì)量部，不得自行銷(xiāo)毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷(xiāo)毀，
但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對(duì)作廢文件保存2年后可銷(xiāo)毀，并建立《作廢文件保存清單》。
5質(zhì)量要求
所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)還需按照本文件的規(guī)定進(jìn)行控制。
6監(jiān)督檢查
總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對(duì)質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
7改進(jìn)分析
本文件的使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時(shí)修改，以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。
8記錄、標(biāo)識(shí)
8.1《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)審批單》
8.2《文件借閱登記表》
8.3《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4《作廢文件保存清單》
8.5《文件修改狀態(tài)頁(yè)》
8.6《體系文件目錄》
8.7《體系文件修改申請(qǐng)單》
文件的管理制度 11
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié)文件分類(lèi)
一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用決定。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用決議。
三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下去辦理和需要共同執(zhí)行的'事項(xiàng),用通知。
四、通報(bào)。表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用通報(bào)。
五、請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用請(qǐng)示。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用報(bào)告。
六、批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用批復(fù)。
七、函。商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用函。
八、會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用會(huì)議紀(jì)要。
文件的管理制度 12
一、嚴(yán)格履行保密職責(zé),嚴(yán)守秘密,責(zé)任分明。
二、有專(zhuān)人負(fù)責(zé)領(lǐng)取密級(jí)文件,并由a、b角負(fù)責(zé)公務(wù)網(wǎng)的文件接收,并及時(shí)做好收文登記(并注明密級(jí))、編號(hào)、傳遞、簽收、保管等工作。
三、將已閱處的保密文件及時(shí)放入專(zhuān)用保密箱,確保文件的.。
四、保密文件采取專(zhuān)用文件夾進(jìn)行傳閱,注明周轉(zhuǎn)時(shí)間、文件編號(hào)、文件件數(shù),嚴(yán)格辦理閱讀者簽名手續(xù)。
五、嚴(yán)格按規(guī)定控制傳閱范圍,每個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格把關(guān),確保文件在每個(gè)環(huán)節(jié)的安全。
六、嚴(yán)格做好不復(fù)印保密文件,不擅自擴(kuò)大傳閱范圍,不自行橫傳、不隨意摘抄密件內(nèi)容,不向傳閱范圍之外的人員談?wù)撁芗䞍?nèi)容,真正做到將其泄密可能降到最低。
七、按規(guī)定及時(shí)清退密級(jí)文件。
八、按規(guī)定統(tǒng)一上交保密廢紙。
文件的管理制度 13
1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的設(shè)備管理部門(mén)，負(fù)責(zé)維護(hù)工作的`規(guī)劃、執(zhí)行與監(jiān)督。
2.對(duì)維護(hù)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升其專(zhuān)業(yè)技能和服務(wù)意識(shí)。
3.實(shí)施設(shè)備設(shè)施的定期巡檢制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在問(wèn)題。
4.建立設(shè)備維護(hù)檔案，詳細(xì)記錄設(shè)備的歷史狀態(tài)、維修記錄及性能變化。
5.定期開(kāi)展維護(hù)工作審查，評(píng)估制度執(zhí)行情況，適時(shí)調(diào)整優(yōu)化。
6.引入預(yù)防性維護(hù)策略，預(yù)測(cè)設(shè)備故障，提前進(jìn)行維修或更換。
7.加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作，確保維修材料和工具的質(zhì)量與供應(yīng)。
通過(guò)上述方案的實(shí)施，我們期望能構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、規(guī)范、高效的維護(hù)管理體系，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
文件的管理制度 14
1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類(lèi)。“受控”文件指與質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識(shí)，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫(xiě)《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專(zhuān)人管理文件，并保持文字清晰，外來(lái)借閱者需填寫(xiě)《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
5.作廢文件銷(xiāo)毀時(shí)，由該部門(mén)填寫(xiě)《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門(mén)設(shè)計(jì)，行政管理部門(mén)審查批準(zhǔn)，統(tǒng)一編號(hào)控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門(mén)審批。
7.質(zhì)量記錄填寫(xiě)：要求個(gè)部門(mén)質(zhì)量記錄填寫(xiě)人員在填寫(xiě)時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫(xiě)。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改，如有失誤或者計(jì)算錯(cuò)誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱：外來(lái)人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門(mén)制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的'要求實(shí)施。
10.各類(lèi)質(zhì)量記錄由各部門(mén)指定專(zhuān)人手機(jī)、整理分類(lèi)并裝訂，行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀：對(duì)于超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門(mén)負(fù)責(zé)簽字，包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對(duì)質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫(xiě)《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。
文件的管理制度 15
1.設(shè)立環(huán)保管理部門(mén)，負(fù)責(zé)制度的執(zhí)行和監(jiān)督，確保各項(xiàng)規(guī)定落實(shí)到位。
2.對(duì)新項(xiàng)目進(jìn)行環(huán)保評(píng)審，將環(huán)保因素納入項(xiàng)目決策，從源頭控制環(huán)境影響。
3.定期開(kāi)展環(huán)保審計(jì)，檢查各項(xiàng)環(huán)保措施的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。
4.與第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)合作，獲取最新的環(huán)保技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，提升我們的`環(huán)保管理水平。
5.建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)在環(huán)保工作中表現(xiàn)突出的團(tuán)隊(duì)和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)全員參與環(huán)保的積極性。
通過(guò)上述方案，我們將構(gòu)建一個(gè)全面、系統(tǒng)的工程環(huán)保管理體系，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與環(huán)境效益的雙贏。讓我們共同努力，為創(chuàng)造一個(gè)可持續(xù)發(fā)展的未來(lái)貢獻(xiàn)力量。
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