文件的管理制度

時間：2023-03-26 18:47:53 管理制度我要投稿

文件的管理制度

　　在社會發(fā)展不斷提速的今天，我們每個人都可能會接觸到制度，制度是指在特定社會范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認(rèn)可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實(shí)施機(jī)制三個部分構(gòu)成。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編精心整理的文件的管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

文件的管理制度

文件的管理制度1

　　為了加強(qiáng)機(jī)要文件的管理,進(jìn)一步規(guī)范機(jī)要文件的處理程序,結(jié)合我院實(shí)際,制定本規(guī)定。

　　1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機(jī)要文件,均由機(jī)要人員負(fù)責(zé)收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導(dǎo)個人和各處、室以外,要根據(jù)文件內(nèi)容、密級和傳閱范圍,送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室簽收和閱處。

　　2、機(jī)要人員對所有來文進(jìn)行登記,經(jīng)辦公室主任閱處后,送院領(lǐng)導(dǎo)傳閱。機(jī)要人員與各位領(lǐng)導(dǎo)辦理文件傳閱手續(xù)。

　　3、院領(lǐng)導(dǎo)在文件的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機(jī)要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應(yīng)將傳閱文件退還機(jī)要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時,對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內(nèi)文件不得隨意抽走、留存。

　　4、對院領(lǐng)導(dǎo)批示要求職能部門辦理的文件,機(jī)要人員應(yīng)立即將文件送達(dá)承辦單位。承辦單位應(yīng)及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領(lǐng)導(dǎo)。

　　5、對于急件的處理。主管領(lǐng)導(dǎo)需要部門即刻辦理的急件,也應(yīng)先退回院機(jī)要室,由機(jī)要人員按照院領(lǐng)導(dǎo)的批示,立即送職能部門并辦理文件借閱手續(xù),而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。

　　6、文件傳閱、處理結(jié)束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結(jié)果,并簽名和寫清楚處理日期后,退回機(jī)要室統(tǒng)一保管。有關(guān)業(yè)務(wù)文件,各處、室需要暫時保留備用的,可在機(jī)要室辦理借閱手續(xù),但保留期限不得超過1個月。

　　7、上級來文的'復(fù)印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規(guī)定辦理;凡標(biāo)有密級的文件不得私自翻印、復(fù)制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復(fù)制、摘錄時,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)批準(zhǔn)后辦理。復(fù)印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發(fā)表的文章中引用“三密”資料。

　　8、凡發(fā)到各部門的機(jī)要文件,各單位必須認(rèn)真管理、清理。使用完后,按照規(guī)定時間,及時清退交機(jī)要室。

　　9、凡涉及機(jī)要文件的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員,必須嚴(yán)格遵守國家保密條例,嚴(yán)防失密、泄密。要維護(hù)機(jī)要文件的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和保密性。按規(guī)定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

文件的管理制度2

　　一、檔案人員崗位責(zé)任制

　　1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

　　2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的`檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。

　　10、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　二、檔案保管制度

　　1、檔案實(shí)行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。

　　2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。

　　3、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放，資料按類別排列存放。

　　4、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。

　　5、維護(hù)檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。

　　6、檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。

　　三、檔案保密制度：

　　1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律，保守秘密，不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。

　　2、嚴(yán)格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬無一失。

　　3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。

　　4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

　　5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機(jī)密。

　　四、檔案移交制度：

　　1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級檔案館移交檔案。

　　2、應(yīng)移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。

　　3、檔案移交時應(yīng)將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

　　4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并在交接文據(jù)上簽字蓋章。

　　5、檔案人員調(diào)動工作時，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)繁體字認(rèn)證后方可離開崗位。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　　1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。

　　2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

　　3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類準(zhǔn)確，合理組卷。

　　4、立卷要做到書面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標(biāo)量確切簡明，保管期限劃分準(zhǔn)確，案卷裝訂整齊美觀。

　　5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書檔案應(yīng)在第二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時登記，編目上架。

　　7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。

　　六、檔案統(tǒng)計制度：

　　1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計工作，準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。

　　2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計工作和登記臺帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確。

　　3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作，做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累統(tǒng)計資料。

　　4、每年對全部檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細(xì)記錄。

　　5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性，統(tǒng)計分類標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

　　七、檔案的開發(fā)利用

　　1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。

　　2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴(yán)禁涂改。

　　3、對檔案的利用要及時登記。

　　八、檢查與考核

　　1、檔案工作應(yīng)列入學(xué)校和各部門工作計劃，并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及工作標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、本標(biāo)準(zhǔn)由市社區(qū)服務(wù)中心辦公室每年進(jìn)行一次全面檢查，并作為考核有關(guān)部門、有關(guān)人員的依據(jù)。

文件的管理制度3

　　局辦公室負(fù)責(zé)我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規(guī)范化，特規(guī)定如下：

　　一、行文

　　(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀(jì)要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核，主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會簽，方可發(fā)出。

　　(二)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。

　　(三)行文規(guī)則參照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進(jìn)行。

　　二、收文處理

　　(一)所有發(fā)至我局的'公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級部門轉(zhuǎn)我局處理的公文)，由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理。

　　(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類。辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見，送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理，辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。

　　(三)對急辦件，辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時，辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報并做好督辦工作。

　　(四)一般公文通過局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。

　　(五)凡外出開會、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

　　三、保密文件收發(fā)管理

　　(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度，保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀，并嚴(yán)格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。

　　(二)制發(fā)文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。

　　(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍;不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。

　　(四)復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)。嚴(yán)禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復(fù)印。

　　(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時歸還。

　　(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。

　　(七)銷毀保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，送區(qū)保密局指定的地點(diǎn)處理，嚴(yán)禁將文件出賣給廢品收購站。

文件的管理制度4

　　1、目的與適用范圍

　　為了確保在質(zhì)量體系運(yùn)行中的各個場所使用的文件是有效版本,特制定本制度。

　　本制度適用于《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的更改,發(fā)放和回收的管理。

　　2、管理要求

　　2.1全質(zhì)辦是《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的歸口管理部門。

　　2.2《質(zhì)量手冊》、《程序文件》在貫徹實(shí)施過程中若發(fā)現(xiàn)差距或不符合實(shí)際情況時,各職能部門要以書面形式反饋全質(zhì)辦,全質(zhì)辦向管理者代表提出更改報告,填寫文件更改通知單,經(jīng)管理者代表報準(zhǔn)后進(jìn)行更改、控版和回收。

　　2.3全質(zhì)辦指定專人負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊》、《程序文件》按規(guī)定范圍進(jìn)行發(fā)放、更改和因收,對其使用和保管進(jìn)行監(jiān)控。

　　2.4全質(zhì)辦受管理者代表委托解釋《質(zhì)量手冊》和《程序文件》的`有關(guān)內(nèi)容。

　　2.5技術(shù)科負(fù)責(zé)對《質(zhì)量手冊》、《程序文件》進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審查。

　　2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》持有者要保證其有固定的存放位置,以便在任何情況下都能對其進(jìn)行更改、回收等。

　　2.7《質(zhì)量手冊》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丟失,不準(zhǔn)外借,更

　　不準(zhǔn)私自提供他人轉(zhuǎn)抄或復(fù)印,若發(fā)現(xiàn)類似問題,應(yīng)予以追究責(zé)任。

文件的管理制度5

　　1、資料室要確定專人負(fù)責(zé)歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責(zé)任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責(zé)任人許可，其它人員不得進(jìn)入。

　　2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續(xù)，按期歸還。

　　3、資料室內(nèi)嚴(yán)禁生明火，嚴(yán)禁吸煙。

　　4、資料管理員要定期檢查和維護(hù)電器及照明線路，定期檢查電源開關(guān)和電源插座插頭。

　　5、資料室內(nèi)要配齊各類消防設(shè)施，定期檢查并及時更換。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法。

　　6、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗，切斷室內(nèi)一切電源。

　　7、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊，室內(nèi)干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。

　　8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。

　　9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻。

文件的管理制度6

　　物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:文件和資料控制程序

　　1.0目的

　　確保現(xiàn)場所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。

　　2.0適用范圍

　　適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。

　　3.0職責(zé)

　　3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

　　3.2各部門(管理處)負(fù)責(zé)本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和資料的分類

　　4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

　　4.1.2外來文件(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)

　　4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

　　4.2文件和資料的編號按《文件和資料的編號規(guī)則》執(zhí)行。

　　4.3文件和資料的受控狀態(tài)

　　4.3.1質(zhì)量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋'受控文件'印章,注明受控號,非受控文件一般只進(jìn)行編號。

　　4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件,加蓋'受控文件'印章。

　　4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應(yīng)加蓋受控章留存外,其它現(xiàn)場使用的可不蓋受控章。

　　4.4文件和資料的編寫、審批質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門編寫;質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)組織改編、編寫,管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。

　　4.5文件和資料的發(fā)布

　　4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量,領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名,領(lǐng)取注有受控號和加蓋'受控文件'印章的文件和資料。

　　4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批準(zhǔn)后,重新發(fā)放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。

　　4.6文件和資料的更改

　　4.6.1文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審核批準(zhǔn)由原審批人進(jìn)行,當(dāng)原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。

　　4.6.2文件和資料更改審批通過后,由行政部實(shí)施,資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單,到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁、換版后的新文件,應(yīng)同時收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。

　　4.7文件和資料的`管理

　　4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規(guī)定的時間歸還。

　　4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。

　　4.8文件和資料的換版與作廢

　　4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數(shù)號用'正'字的筆劃數(shù)表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改內(nèi)容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。

　　4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時收回并記錄,立即蓋上'作廢'印章,統(tǒng)一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上'保留資料'印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和資料的編號規(guī)則》

　　5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

　　6.0相關(guān)記錄

　　6.1《文件和資料領(lǐng)用簽收表》

　　6.2《文件和資料更改申請表》

　　6.3《質(zhì)量文件清單》

　　6.4《借閱登記簿》

　　6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》

文件的管理制度7

　　1、目的：促進(jìn)公司提高管理水平，規(guī)范公司程序文件書寫的格式及編號方法，各項(xiàng)制度及文件管理工作規(guī)范、科學(xué)，確保文件結(jié)構(gòu)與樣式的統(tǒng)一等制定本規(guī)定。

　　4、管理職責(zé)：企業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的批準(zhǔn)、頒布；質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核；各部門負(fù)責(zé)人與質(zhì)管部共同起草其部門的質(zhì)量體系文件，并執(zhí)行、協(xié)助、配合質(zhì)量管理部開展工作。質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)按政策要求起草質(zhì)量管理制度以及解釋、培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查等；所有文件由人事行政部負(fù)責(zé)分發(fā)、保管、撤銷、替換、銷毀，各程序文件與質(zhì)量文件的系統(tǒng)摘要編寫人均須按本規(guī)定制訂文件；

　　6、質(zhì)量管理體系文件劃分：質(zhì)量管理制度、部門及崗位職責(zé)、操作規(guī)程、檔案、報告、記錄、憑證。

　　6.1.1、管理制度文件：是指企業(yè)為規(guī)范內(nèi)部管理活動，對各項(xiàng)管理工作提出具體要求并以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)；

　　6.1.2、部門及崗位職責(zé)文件：是指企業(yè)為規(guī)范經(jīng)營行為，明確各部門及崗位職責(zé)，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)；

　　6.1.3、操作規(guī)程文件：是指企業(yè)為規(guī)范過程管理，明確規(guī)定其操作程序和要求，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)；

　　6.1.4、檔案：企業(yè)經(jīng)營過程中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文件；

　　6.1.5、報告：是企業(yè)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議時使用的`文件；

　　6.1.6、記錄：是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件；

　　6.1.7、憑證：是指能夠用來證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并據(jù)以登記賬簿、具有法律效力的書面證明；

　　6.1.8、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：是對產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、驗(yàn)收方法等所做的技術(shù)規(guī)定，這里主要指藥品標(biāo)準(zhǔn)或其他相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；

　　6.2、文件編號：由公司代碼、文件種類代碼、文件順序號、文件版本號：文件順序號按匯編順序號編排，文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

　　用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，新制訂的文件修訂號為“00”，以“01”表示對文件的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類推。

　　6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司代碼+由文件種類代碼+文件順序號+兩位數(shù)流水號組成+版本號。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產(chǎn)生的第一個表格；

　　6.3、質(zhì)量管理文件的編制和審批程序

　　6.3.1、質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責(zé)由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)和操作部門共同起草和修訂，各部門文件由各職能部門負(fù)責(zé)人起草和修訂，所定的各項(xiàng)制度和文件報質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行；

　　6.3.1.1、為提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責(zé)上的文件起草人（姓名）、起草日期、審核人（姓名）、審核日期、批準(zhǔn)人（姓名）、批準(zhǔn)日期在文件流轉(zhuǎn)中直接錄入，文件打印出來后，相應(yīng)人員同時在紙質(zhì)《文件審批流轉(zhuǎn)記錄》上手工簽署姓名及日期；

　　6.3.1.3、為方便查閱，崗位/制度/操作規(guī)程制定文件目錄索引，含文件編號、目錄內(nèi)容、頁數(shù)、頁碼、實(shí)施日期、文件狀態(tài)。

　　6.3.2.1、內(nèi)容應(yīng)符合《藥品管理法》、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、新《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》及其實(shí)施細(xì)則等法律、法規(guī)；

　　6.3.2.2、文字應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、易懂，條理性強(qiáng)、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密、用語規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、完整（不空格、不漏項(xiàng)），不能隨意涂抹，不得用鉛筆填寫，沒有發(fā)生的項(xiàng)目記“無”或畫“/”，各相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名處不允許空白，要簽全名；如果發(fā)生錯誤需更改，應(yīng)用“─”劃去原內(nèi)容，寫上更改后的內(nèi)容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫要清晰，年月日用8位數(shù)標(biāo)明，如：170401；

　　6.3.2.3、文件應(yīng)標(biāo)明題目、種類、以及文件編號和版本號；

　　6.3.2.4、質(zhì)量管理制度應(yīng)結(jié)合公司的實(shí)際情況，可操作性強(qiáng)；

　　6.3.3、制度編號后由打字員打印，打印出的文件清樣交給擬稿人核稿；

　　6.3.4、制度打印后，由人事行政部登記、下發(fā)、簽收；

　　6.3.5質(zhì)量管理部每季度對質(zhì)量管理體系執(zhí)行情況進(jìn)行檢查考核，做好《質(zhì)量管理體系評審記錄》；

　　6.4.1、質(zhì)量管理體系文件在執(zhí)行過程中如需調(diào)整，或因與國家法律、法規(guī)、政策文件相沖突需修訂時，由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)擬稿，質(zhì)量負(fù)責(zé)人核稿，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由人事行政部發(fā)執(zhí)行，原制度同時廢除，修訂原因及變更日期應(yīng)詳細(xì)記錄在《文件修改審批表》中；

　　6.4.3、作廢文件由人事行政部進(jìn)行“作廢”標(biāo)識，防止誤用，并由人事行政部收回管理；

　　6.5.1、公司制定的制度，由于經(jīng)營管理不斷更新或與國家相關(guān)法律、法規(guī)政策相違背，已不適應(yīng)或過時，須進(jìn)行撤銷；

　　6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發(fā)新文件是回收舊文件，或每年對發(fā)文進(jìn)行一次清理，對不適當(dāng)或過時文件填寫《文件銷毀登記表》，經(jīng)質(zhì)量管理部、質(zhì)量負(fù)責(zé)人同意后進(jìn)行銷毀；

　　6.6、文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管、以及修改、撤銷、替換、銷毀等應(yīng)當(dāng)按照文件管理操作規(guī)程進(jìn)行，并保存相關(guān)記錄；

　　6.8、每季度審核、修訂文件、使用的文件應(yīng)當(dāng)為現(xiàn)行有效的文本，已廢紙或者失效的文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)；

　　6.9、非本部門執(zhí)行文件，需要供讀時需向人事行政部登記《文件借閱登記表》，填寫文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時間。

　　6.10、各崗位獲得與工作內(nèi)容相對應(yīng)的必要文件，并嚴(yán)格按照規(guī)定開展工作。

文件的管理制度8

　　某公司文件、檔案管理制度

　　第一章文件管理制度

　　第一條本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

　　第二條公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。

　　第三條各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

　　第四條公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報告、通知、通告、決定、函、會議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

　　第五條以公司名義向上級機(jī)關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。

　　第六條公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

　　第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

　　第八條打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。

　　第十條綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。

　　第十一條公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

　　第二章檔案管理制度

　　第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　第十三條公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條歸檔資料包括:

　　1、公司與有關(guān)單位的'來往信件,各種協(xié)議、合同;

　　2、公司會議記錄、紀(jì)要、決定;

　　3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

　　4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

　　5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;

　　6、公司各部門的發(fā)文;

　　7、其它具有保存價值的文件、材料。

　　8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

　　9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

　　第十五條檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

　　3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

文件的管理制度9

　　為規(guī)范學(xué)校文件簽發(fā)程序，提高工作效率，根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際，特制xx學(xué)校文件簽發(fā)制度。

　　一、以學(xué)校或?qū)W校黨總支名義向上級報送的重要報告、請示以及下發(fā)的涉及全局工作的指導(dǎo)性文件、決定、規(guī)定，經(jīng)有關(guān)處室(學(xué)部)根據(jù)校務(wù)會議或黨總支會討論決定的結(jié)論擬稿，處室(學(xué)部)領(lǐng)導(dǎo)審核，由校長或書記簽發(fā)。

　　二、以學(xué)校名義向上級報送的有關(guān)單項(xiàng)性問題的報告和請示，下發(fā)的有關(guān)單項(xiàng)性工作的指示、規(guī)定、通知，經(jīng)有關(guān)處室、學(xué)部擬稿，處室、學(xué)部主管領(lǐng)導(dǎo)核稿，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。政策性較強(qiáng)的應(yīng)經(jīng)校長審閱。

　　三、以辦公室名義上報、下發(fā)的文件、材料等，由辦公室主任簽發(fā)。會議通知一般由分管領(lǐng)導(dǎo)審閱同意后以辦公室名義下發(fā)。

　　四、文件簽發(fā)前，一般先由辦公室主要負(fù)責(zé)人核實(shí)、校正文字。

　　文件處理辦法

　　為規(guī)范學(xué)校辦文制度，明確職責(zé)分工，提高工作效率，現(xiàn)對學(xué)校文件處理辦法作如下規(guī)定：

　　一、收文處理

　　收來文件由文書統(tǒng)一簽收、啟封、登記，并分類處理。

　　1、傳閱文件。供了解、參考的文件，一般作傳閱處理。屬機(jī)密的傳閱范圍為規(guī)定范圍，普通文件傳閱范圍為處室、學(xué)部負(fù)責(zé)人以上干部，由辦公室負(fù)責(zé)送閱；其他干部自行到文書處閱讀。處室、學(xué)部負(fù)責(zé)人以上干部閱文后應(yīng)在文件處理單閱文簽名欄簽名。

　　為加快文件傳閱速度，送閱文件一般應(yīng)在當(dāng)天閱讀完畢。傳閱文件送閱完畢，由文書統(tǒng)一歸檔。

　　2、承辦文件。來文要求承辦、答復(fù)的作承辦文件處理。

　　(l)涉及重大事項(xiàng)或幾個處室、學(xué)部協(xié)作承辦的.文件，由辦公室送校主要領(lǐng)導(dǎo)閱示后，按領(lǐng)導(dǎo)批示處理；屬處室、學(xué)部職能范圍的直接交處室、學(xué)部閱辦。

　　(2)要求辦理時限在二日以內(nèi)的，作承辦急件處理。如遇主要領(lǐng)導(dǎo)外出的，由辦公室直接交處室、學(xué)部負(fù)責(zé)人閱辦。

　　(3)處室、學(xué)部辦文完畢，需在文件處理單上填寫辦理結(jié)果，并交辦公室轉(zhuǎn)作傳閱文件。

　　借閱收來文件，需填寫借閱單，并按時歸還辦公室。

　　二、內(nèi)部文件處理

　　黨總支會議、校務(wù)會議、校長辦公會議、行政會議、教職工代表大會和有關(guān)專項(xiàng)會議的記錄及全校各種工作計劃、總結(jié)、月工作行事歷等，均為內(nèi)部文件處理，記錄文件在年終統(tǒng)一交辦室歸檔。

　　各處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作計劃在每學(xué)期（學(xué)年）開學(xué)前交辦公室，處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作小結(jié)（總結(jié)）應(yīng)在學(xué)期（學(xué)年）結(jié)束前10天內(nèi)交辦公室匯總，由辦公室綜合整理后，作為學(xué)校學(xué)期（學(xué)年）工作計劃、總結(jié)、行事歷的附件歸檔。各處室（學(xué)部）的有關(guān)文件材料（一式三份）應(yīng)抄報辦公室。

　　三、外發(fā)文件處理

　　外發(fā)文件為本校上報、下發(fā)的請示、報告、批復(fù)、通知、公函、通報及信息簡報等。有關(guān)外發(fā)文件的審批程序按本校發(fā)文制度執(zhí)行。外發(fā)文件需發(fā)送本校有關(guān)處室、學(xué)部及領(lǐng)導(dǎo)的，由擬文處室或?qū)W部在擬文稿上注明，由辦公室統(tǒng)一分發(fā)。各處室、學(xué)部外發(fā)文件由辦公室統(tǒng)一編號，并由辦公室視輕重緩急統(tǒng)一交總校文印室打印，各處室、學(xué)部負(fù)責(zé)文件的校對，辦公室負(fù)責(zé)除機(jī)密件外文件的封口、外發(fā)。文件外發(fā)前，辦公室應(yīng)再作一次校閱，若有誤差，及時收回更正。

文件的管理制度10

　　物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程

　　1、目的

　　通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。

　　2、適用范圍

　　分公司收到的.上級公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。

　　3、職責(zé)

　　3、1行政部負(fù)責(zé)收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。

　　3、2工程部負(fù)責(zé)收集、整理國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。

　　3、3物業(yè)部負(fù)責(zé)收集、整理服務(wù)收費(fèi)、城建管理等行業(yè)性文件。

　　3、4保安部負(fù)責(zé)收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。

　　3、5分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)外來文件在分公司的執(zhí)行。

　　4、實(shí)施程序

　　4、1文件的識別

　　4、1、1根據(jù)文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等。

　　4、1、2相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應(yīng)列明文件編號、名稱、發(fā)布日期。

　　4、2文件的轉(zhuǎn)換

　　行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　行政部負(fù)責(zé)把批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。

　　4、3控制發(fā)放

　　行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負(fù)責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當(dāng)外來文件發(fā)生版本更替時,行政部負(fù)責(zé)更新《外來文件清單》。及時發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。

　　5、相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

　　5、1《外來文件清單》

　　5、2《公文處理辦法》

　　5、3《文稿簽發(fā)單》

　　5、4《文件閱辦單》

　　5、5《發(fā)放文件登記表》

　　5、6《文件借閱登記表》

文件的管理制度11

　　1、主題內(nèi)容與適用范圍

　　本文件根據(jù)我廠產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)、生產(chǎn)類型和產(chǎn)品的復(fù)雜程度以及工種狀況,對常用的工藝文件規(guī)定了完整性。

　　本文件適用于變壓器新產(chǎn)品的生產(chǎn)。老產(chǎn)品的工藝整頓也參照執(zhí)行。

　　2、引用標(biāo)準(zhǔn)

　　gb/t4863-93機(jī)械制造工藝基本術(shù)語

　　gb/t6583-1994質(zhì)量保證術(shù)語

　　jb/t9167一1998工藝裝備設(shè)計管理導(dǎo)則

　　jb/t9165.1-1998工藝文件完整性

　　3、一般要求

　　3.1工藝文件是指導(dǎo)工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理的主要依據(jù),要做到正確、完整、統(tǒng)一、清晰。

　　3.2本標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)在產(chǎn)品設(shè)計、試制、鑒定和生產(chǎn)的各個階段相應(yīng)編制完成。

　　3.3產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)是指樣機(jī)試制、小批量試制和正式批量生產(chǎn)。樣機(jī)試制主要是驗(yàn)證產(chǎn)品設(shè)計結(jié)構(gòu),對工藝文件不要求完整,可根據(jù)具體情況而定;小批試制主要是驗(yàn)證工藝,所以小批量試制的工藝文件基本上應(yīng)與正式批量生產(chǎn)的工藝文件相同。不同的是后者通過小批試制過程驗(yàn)證后的修改補(bǔ)充,更加完善。

　　4、工藝文件種類

　　4.1產(chǎn)品結(jié)構(gòu)工藝性審查記錄

　　記錄產(chǎn)品結(jié)構(gòu)工藝性審查情況的一種工藝文件。

　　4.2工藝方案

　　根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計要求、生產(chǎn)類型和企業(yè)的生產(chǎn)能力,提出工藝技術(shù)準(zhǔn)備工作具體任務(wù)和措施的'指導(dǎo)性文件。

　　4.3產(chǎn)品零(部〉件工藝路線表

　　產(chǎn)品全部零(部〉件(設(shè)計部門提出外購件的除外〉在生產(chǎn)過程所經(jīng)過部門(科室、車間、小組和工種〉的工藝流程,供技術(shù)科、供應(yīng)部使用。

　　4.4焊接工藝卡片

　　用于對復(fù)雜零(部〉件進(jìn)行電、氣焊接。

　　4.5特殊工序操作指導(dǎo)卡

　　4.6典型零件工藝過程卡片

　　用于制造具有加工特性一致的一組零件。

　　4.7標(biāo)準(zhǔn)零件工藝過程卡片

　　用于制造標(biāo)準(zhǔn)相同、規(guī)格不同的標(biāo)準(zhǔn)零件。

　　4.8裝配工藝過程卡片。

　　4.9工藝守則

　　某一專業(yè)工種所通用的一種基本操作規(guī)程

　　4.10工序質(zhì)量分析表

　　用于分析工序質(zhì)量控制點(diǎn)的每個特征值-操作者、設(shè)備、工裝、材料、方法、環(huán)境等因素對質(zhì)量的影響程度,以使質(zhì)量處于良好的控制狀態(tài)的一種工藝文件。

　　4.11工序質(zhì)量控制圖

　　用于對工序質(zhì)量控制點(diǎn)按質(zhì)量波動因素進(jìn)行分析、控制的圖表。

　　4.12產(chǎn)品質(zhì)量控制點(diǎn)目錄

　　填寫產(chǎn)品中所有質(zhì)量控制點(diǎn)的零件圖號、名稱及控制點(diǎn)名稱等的一種工藝文件。

　　4.13外協(xié)件明細(xì)表

　　填寫產(chǎn)品中所有外協(xié)件的圖號、名稱和加工內(nèi)容等的一種工藝文件。

　　4.14外購工具明細(xì)表

　　填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱、規(guī)格與精度的一種工藝文件。

　　4.15專用工藝裝備明細(xì)表

　　填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的全部專用工裝的編號、名稱等的一種工藝文件。

　　4.16工位器具明細(xì)表

　　填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的全部工位器具的編號、名稱等的一種工藝文件。

　　4.17專用工藝裝備圖樣及設(shè)計文件

　　專用工藝應(yīng)具備完整的設(shè)計文件,包括專用工裝設(shè)計任務(wù)書、裝配圖、零件圖、零件明細(xì)表、使用說明書(簡單的專用工裝可在裝配圖中說明)。

　　4.18材料消耗工藝定額明細(xì)表

　　填寫產(chǎn)品每個零件在制造過程中所需消艷的各種材料的名稱、牌號、規(guī)格、重量等的一種工藝文件。

　　4.19材料消耗工藝定額匯總表

　　將'材料消耗工藝定額明細(xì)表'中的各種材料按單臺產(chǎn)品匯總填寫的一種工藝文件。

　　4.20工藝總結(jié)

　　新產(chǎn)品經(jīng)過試制生產(chǎn)后,工藝人員對工藝準(zhǔn)備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進(jìn)行記述,并提出處理意見的一種工藝文件。

　　4.21產(chǎn)品工藝文件目次產(chǎn)品所有工藝文件的清單。

　　4.22車間定置管理圖

　　在車間定置中,用于表明物品與場地關(guān)系的布置圖。

　　4.23產(chǎn)品制造工藝流程圖

　　是生產(chǎn)對象由投入到產(chǎn)出,經(jīng)過一定順序排列的檢驗(yàn)關(guān)系圖。

　　4.24產(chǎn)品檢驗(yàn)流程圖。

　　4.25油漆工藝卡片。

　　4.26檢驗(yàn)卡片。

　　根據(jù)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、技術(shù)要求和工藝規(guī)范,對產(chǎn)品及零件、部件的質(zhì)量特性的檢測內(nèi)容、要求、手段作出規(guī)定的指導(dǎo)性文件。

　　4.27工序質(zhì)量控制點(diǎn)操作指導(dǎo)卡。

　　指導(dǎo)工序質(zhì)量控制點(diǎn)上的工人生產(chǎn)操作的文件。

文件的管理制度12

　　為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。

　　一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的'原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　二、公文的簽收

　　1.凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

　　2. 公文的編號保管

　　(1)、辦公室對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。

　　(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。

　　3. 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　(1)、凡正式文件均需由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要立即辦。

　　(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。

　　(3)、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　　4.文件的傳閱與催辦

　　(1)、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　(2)、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”，“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　(3)、文件閱完后，應(yīng)送交辦公室，切忌橫傳。

　　(4)、辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

文件的管理制度13

　　一、病房護(hù)士長負(fù)責(zé)醫(yī)療文件的管理，護(hù)長不在時，由當(dāng)班護(hù)士負(fù)責(zé)管理，各班人員均需按管理要求執(zhí)行。

　　二、住院期間的醫(yī)療文件要求存放有序，病歷中各種表格均應(yīng)排列整齊，不得撕毀毀，涂改或丟失，病歷用后必須歸還原處。

　　三、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會診或轉(zhuǎn)院時攜帶病歷摘要。

　　四、病人出院或死亡后，病歷次序按規(guī)定排列，一周內(nèi)送病案室保留管理。

　　五、病房交接班記錄，必須按要求書寫，并妥善保管一年，以備查閱。

　　六、病房醫(yī)囑本的`保存期限，按各醫(yī)院規(guī)定，一般不少于一年。

　　七、護(hù)士長必須定期檢查護(hù)理文件書寫質(zhì)量。

文件的管理制度14

　　為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

　　1、文件的發(fā)放：

　　(1)財務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

　　(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

　　(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

　　(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。

　　2、文件的更改：

　　(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的'私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

　　(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。

　　3、文件的換頁：

　　(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

　　(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。

　　(2)文件發(fā)放人在回收文件時，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

　　5、其它規(guī)定：

　　(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。

　　(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。

　　(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

　　(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

文件的管理制度15

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅持強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括:

　　1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗(yàn)要求。

　　2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

　　3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

　　2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的'編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設(shè)計項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權(quán)限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責(zé)追究

　　各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。

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