文件管理制度

時間：2022-06-01 15:11:26 管理制度我要投稿

文件管理制度

　　在當下社會，很多場合都離不了制度，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，下面是小編為大家整理的文件管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

文件管理制度

文件管理制度1

　　第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,并注明密級。

　　外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統一登記管理。

　　第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送,嚴防丟失。

　　第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示,并于當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。

　　第四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續,閱文和傳達文件要嚴格按規定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無關場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。

　　第五條文件的復制。嚴格執行上級部門復制國家秘密載體的管理規定。復制機要文件要履行審批手續。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經分管領導批準。復制的文件視同原件管理。

　　第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發文單位進行清退,其它機要文件要認真填寫*中央、省委文件清退情況統計表,上報發文單位。

　　第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規章制度及學校檔案工作的規定和要求,及時分類立卷、歸檔,并辦理相關手續。

　　第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機要室統一辦理銷毀手續,禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”,經學校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實行監銷。

　　第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作,如發現有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。

文件管理制度2

　　（一）技術文件、往來文件、工地文件

　　（二）竣工資料

　　1、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。

　　2、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。

　　3、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。

　　4、施工組織設計方案。

　　5、施工日志。

　　6、工程例會記錄及工程整改意見聯系單。

　　7、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。

　　8、隱蔽工程驗收報告。

　　9、自檢報告。

　　10、竣工驗收申請報告。

文件管理制度3

　　為使公司安全生產文件管理制度化、規范化、科學化，使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發揮各項安全記錄文件在安全生產中的重要作用，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。

　　安全文件管理目標及內容：

　　1、安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，并由專門人員進行管理。

　　2、要對文件的內容、份數、標題等逐一核對，如發現不符應及時向上級報告。

　　3、應及時送交領導，不要擠壓。

　　4、應及時登記編號、分類整理并存檔，做好詳細記錄。

　　5、保存時，要保持文件的完整性。

　　6、需上報的文件必須經過負責人及法人的審核、簽字批準后方可上報，文件上必須詳細寫明文件標題、主送單位、經辦人等。

　　7、存檔人員應及時分類整理、存檔，并統計編號、編制目錄等，以方便查閱。

　　8、存檔時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　9、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和詳細規定，不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所。

　　10、借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復印，不能轉借他人。

　　11、對于不具備存檔和存查價值的文件應填寫《文件銷毀清單》，經安全科長批準后，可以銷毀。

文件管理制度4

　　局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，為使行文和收文處理規范化，特規定如下：

　　一、行文

　　(一)凡以我局名義上報或下發的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審后，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送局領導簽發。重要文件需由局領導審核，主管區領導簽發。聯合行文必須同時送有關單位領導會簽，方可發出。

　　(二)經局領導簽發的文稿交辦公室統一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發。

　　(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。

　　二、收文處理

　　(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領導閱示或送有關科室辦理。

　　(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文，經請示局領導后辦理，辦公室根據文件內容、領導批示予以催辦。

　　(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局領導批閱。領導不在時，辦公室應根據文件內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事后及時向局領導匯報并做好督辦工作。

　　(四)一般公文通過局內網辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。

　　(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

　　三、保密文件收發管理

　　(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷毀，并嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。

　　(二)制發文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發送范圍、數量，送局領導審批后印發。

　　(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批準，并要妥善保管。

　　(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業性場所復印。

　　(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續。用完后，要及時歸還。

　　(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

　　(七)銷毀保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批準，送區保密局指定的地點處理，嚴禁將文件出賣給廢品收購站。

文件管理制度5

　　（一）消防安全教育、培訓制度

　　1、每年以創辦消防知識宣傳欄、開展知識競賽等多種形式，提高全體員工的消防安全意識。

　　2、定期組織員工學習消防法規和各項規章制度，做到依法治火。

　　3、對消防設施維護保養和使用人員應進行實地演示和培訓。

　　4、對新員工進行消防培訓（主要是研發及品質對設備的使用培訓）。

　　5、因工作需要職員換崗前必須進行再教育培訓（主要是研發及品質對設備的使用培訓）。

　　（二）防火巡查、檢查制度

　　1、落實逐級消防安全責任制和崗位消防安全責任制，落實巡查檢查制度。

　　2、消防工作歸安全管理職能部門每日對公司進行防火巡查。每月對公司進行一次防火檢查并復查追蹤改善。

　　3、檢查中發現火災隱患，檢查人員填寫防火檢查記錄。

　　4、檢查部門應將檢查情況及時通知受檢部門，若發現本部門存在火災隱患，應及時整改。

　　5、對檢查中發現的火災隱患未按規定時間及時整改的，根據獎懲制度給予處罰。

　　（三）安全疏散設施管理制度

　　1、公司應保持疏散通道、安全出口暢通，嚴禁占用疏散通道，嚴禁在安全出口或疏散通道上安裝柵欄等影響疏散的障礙物。

　　2、應按規范設置符合國家規定的消防安全疏散指示標志和應急照明設施。

　　3、應保持防火門、消防安全疏散指示標志、應急照明、機械排煙送風、火災事故廣播等設施處于正常狀態，并定期組織檢查、測試、維護和保養。

　　4、嚴禁在營業或工作期間將安全出口上鎖。

　　5、嚴禁在營業或工作期間將安全疏散指示標志關閉、遮擋或覆蓋。

　　（四）應急救援控制中心管理制度

　　1、熟悉并掌握各類消防設施的使用性能，保證撲救火災過程中操作有序、準確迅速。

　　2、做好消防值班記錄，處理消防報警電話。

　　3、按時做好值班記錄、設備情況、事故處理等情況的手續。

　　4、發現設備故障時，及時報告，并通知有關部門及時修復。

　　5、發現火災時，迅速按滅火作戰預案緊急處理，并撥打119電話通知公安消防部門并報告部門主管。

　　（五）消防設施、器材維護管理制度

　　1、消防設施日常使用管理由安全管理部門負責，安全管理部門每日檢查消防設施的使用狀況，保持設施整潔、衛生、完好。

　　2、消防設施及消防設備的技術性能的維修保養和定期技術檢測由安全管理部門負責，發現異常及時安排維修，使設備保持完好的技術狀態。

　　3、消防設施和消防設備定期測試：

　　（1）煙、溫感報警系統的測試由安全管理部門負責組織實施，物業保安部參加，每個煙、溫感探頭至少每年輪測一次。

　　（2）消防水泵、噴淋水泵、水幕水泵每月試開泵一次，檢查其是否完整好用。

　　（3）正壓送風、防排煙系統每半年檢測一次。

　　（4）室內消火栓、噴淋泄水測試每季度一次。

　　（5）其它消防設備的測試，根據不同情況決定測試時間。

　　4、消防器材管理：

　　（1）每年在冬防、夏防期間定期兩次對滅火器進行普查換藥。

　　（2）安全管理部門專人管理，定期巡查消防器材，保證處于完好狀態。

　　（3）對消防器材應經常檢查，發現丟失、損壞應立即補充并上報領導。

　　（4）各部門的消防器材由安全管理部門負責管理，并指定專人負責。

　　（六）火災隱患整改制度

　　1、各部門對存在的火災隱患應當及時報告消防安全負責人并予以消除。

　　2、消防安全負責人在防火安全檢查中，對所發現的火災隱患進行逐項登記，并將隱患情況書面發送各部門限期整改，同時要做好隱患整改情況記錄。

　　3、在火災隱患未消除前，各部門應當落實防范措施，確保隱患整改期間的消防安全，對確無能力解決的重大火災隱患及時向公司消防安全負責人報告。

　　4、對公安消防機構責令限期改正的火災隱患，消防安全負責人應當在規定的期限內改正并寫出隱患整改的復函，報送公安消防機構。

　　（七）用火、用電安全管理制度

　　1、用電安全管理：

　　(1)嚴禁隨意拉設電線，嚴禁超負荷用電。

　　(2)電氣線路、設備安裝應由持證電工負責。

　　(3)各部門下班后，該關閉的電源應予以關閉。

　　(4)禁止私用電熱棒、電爐等大功率電器。

　　2、用火安全管理：

　　（1）嚴格執行動火審批制度，確需動火作業時，作業部門應按規定向安全管理管理部門申請“動火許可證”。

　　（2）動火作業前應清除動火點附近5米區域范圍內的易燃易爆危險物品或作適當的安全隔離，并向安全管理部門借取適當種類、數量的滅火器材隨時備用，結束作業后應即時歸還，若有動用應如實報告。

　　（3）如在作業點就地動火作業，需派人現場監督并不定時派人巡查。動火作業必須保證有

　　一人專職負責隨時撲滅可能引燃其它物品的火花。

　　（八）易燃易爆危險物品和場所防火防爆制度

　　1、易燃易爆危險物品應有專用的庫房，配備必要的消防器材設施，倉管人員必須由消防安全培訓合格的人員擔任。

　　2、易燃易爆危險物品應分類、分項儲存。化學性質相抵觸或滅火方法不同的易燃易爆化學物品，應分庫存放。

　　3、易燃易爆危險物品入庫前應經檢驗部門檢驗，出入庫應進行登記。

　　4、易燃易爆危險物品存取應按安全操作規程執行

　　5、易燃易爆場所應根據消防規范要求采取防火防爆措施并做好防火防爆設施的維護保養工作。

　　（九）義務消防隊組織管理制度

　　1、義務消防員應在消防安全管理部門領導下開展業務學習和滅火技能訓練，各項技術考核應達到規定的指標。

　　2、要結合對消防設施、設備、器材維護檢查，有計劃地對每個義務消防員進行輪訓，使每個人都具有實際操作技能。

　　3、按照滅火和應急疏散預案每半年進行一次演練，并結合實際不斷完善預案。

　　4、每年舉行一次防火、滅火知識考核，考核優秀給予表彰。

　　5、不斷總結經驗，提高防火滅火自救能力。

　　（十）滅火和應急疏散預案演練制度

　　1、制定符合本單位實際情況的滅火和應急疏散預案。

　　2、組織全員學習和熟悉滅火和應急疏散預案。

　　3、每次組織預案演練前應精心開會部署，明確分工。

　　4、應按制定的預案，至少每半年進行一次演練。

　　5、演練結束后應召開講評會，認真總結預案演練的情況，發現不足之處應及時修改和完善預案。

　　（十一）燃氣和電氣設備的檢查和管理制度

　　1、應按規定正確安裝、使用電器設備，相關人員必須經必要的培訓，獲得相關部門核發的有效證書方可操作。各類設備均需具備法律、法規規定的有效合格證明并經維修部確認后方可投入使用，禁止使用無廠家、無生產許可證、無產品質量檢驗合格證及國家明令淘汰的電氣設備。電氣設備應由持證人員定期進行檢查(至少每月一次)。

　　2、防雷、防靜電設施定期檢查、檢測，每季度至少檢查一次、每年至少檢測一次并記錄。

　　3、電器設備負荷應嚴格按照標準執行，接頭牢固，絕緣良好，保險裝置合格、正常并具備良好的接地，接地電阻應嚴格按照電氣施工要求測試。

　　4、各類線路均應以套管加以隔絕，特殊情況下，亦應使用絕緣良好的鉛皮或膠皮電纜線。各類電氣設備及線路均應定期檢修，隨時排除因絕緣損壞可能引起的消防安全隱患。

　　5、未經批準，嚴禁擅自加長電線。各部門應積極配合安全小組、維修部人員檢查加長電線

　　是否僅供緊急使用、外殼是否完好、是否有維修部人員檢測后投入使用。

　　6、電器設備、開關箱線路附近按照本單位標準劃定黃色的區域，嚴禁堆放易燃易爆物并定期檢查、排除隱患。

　　7、設備用畢應切斷電源。未經試驗正式通電的設備，安裝、維修人員離開現場時應切斷電源。

　　8、除已采取防范措施的部門外，工作場所內嚴禁使用明火。

　　9、使用明火的部門應嚴格遵守各項安全規定和操作流程，做到用火不離人、人離火滅。

　　10、場所內嚴禁吸煙并張貼禁煙標識，每一位員工均有義務提醒其他人員共同遵守公共場所禁煙的規定。

　　（十二）生產安全事故的報告和調查處理制度

　　1、員工發現在生產中發生火災事故，應積極采取必要的措施，防止事態的擴大，并保護好現場，不得隱瞞和故意拖延，立即向企業主要領導和安全生產管理機構報告。

　　2、企業負責人、安全管理人員接到事故報告后，應及時趕到事故現場進行處理，對發生或有可能發生危急情況的，迅速啟動事故應急救援預案。

　　3、企業負責人對發生的需向有關部門報告的生產安全事故，必須在1小時內，以公司名義報告安監等有關部門。

　　4、發生重傷、死亡事故，派專人保護事故現場，并迅速采取必要的措施搶救人員和財產，防止事故擴大。需要移動現場部分物體時，必須做出標志，繪制事故現場圖、照相、錄像，并詳細說明。

　　5、清理事故現場時，要事先經事故調查組或安監部門同意。

　　6、發生輕傷事故要進行現場照相，經安監部門同意，由企業領導牽頭組成事故調查組，調查分析事故原因，劃分責任提出處理意見，制定和落實整改措施，按規定填報“傷亡事故登記表”，并對干部職工進行教育。

　　7、企業事故調查組成員應符合下列條件：

　　（1）具有事故調查所需要的某一方面專長；

　　（2）與所發生事故沒有直接利害關系。

　　8、發生事故要按照“四不放過”的原則進行處理。“四不放過”的原則是：事故原因沒有查清不放過；事故責任者沒有受到嚴肅處理不放過；職工沒有受到安全教育不放過；預防事故重復發生的防范措施沒有落實不放過。并按照事故的性質和造成的損失危害程度，根據規定對有關責任人員進行處罰。

　　9、發生事故，必須按照企業各級安全生產職責的規定，分清事故的直接責任、領導責任和主要責任。

　　10、對因玩忽職守、違章指揮、違章作業、違反安全規章制度以及工作不負責任等行為而造成的`事故，視情況按規定追究責任并進行處罰

　　11、事故查清后，應及時擬定改進措施，提出對事故責任者的處理意(轉載于:www.cSSyq.co m 書業網)見，填寫“職工傷亡事故報告表”報送安監部門。

　　12、事故處理結案后，公開宣布處理結果。

　　13、安全生產管理機構建立事故管理檔案，其內容應包括事故現場記錄、照片、鑒定材料、事故教育、改進措施等資料。

　　14、安全生產管理機構定期進行事故的統計分析，并及時上報有關部門。

　　（十三）消防安全工作考評和獎懲制度

　　1、對消防安全工作作出成績的，予以通報表揚或物質獎勵。

　　2、對造成消防安全事故的責任人，將依據所造成后果的嚴重性予以不同的處理，除已達到依照國家《治安管理處罰條例》或已夠追究刑事責任的事故責任人將依法移送國家有關部門處理外，根據本單位的規定，對下列行為予以處罰：

　　（1）有下列情形之一的，視損失情況與認識態度除責令賠償全部或部分損失外，予以口頭告誡：

　　a、使用易燃危險品未嚴格按照操作程序進行或保管不當而造成火警、火災，損失不大的； b、在禁煙場所吸煙或處置煙頭不當而引起火警、火災，損失不大的；

　　c、未及時清理區域內易燃物品，而造成火災隱患的；

　　d、未經批準，違規使用加長電線、用電未使用安全保險裝置的或擅自增加小負荷電器的； e、謊報火警；

　　f、未經批準，玩弄消防設施、器材，未造成不良后果的；

　　g、對安全小組提出的消防隱患未予以及時整改而無法說明原因的部門管理人員； h、阻塞消防通道、遮擋安全指示標志等未造成嚴重后果的。

　　（2）有下列情形之一的，視情節輕重和認識態度，除責令賠償全部或部分損失外，予以通報批評：

　　a、擅自使用易燃、易爆物品的；

　　b、擅自挪用消防設施、器材的位置或改為它用的；

　　c、違反安全管理和操作規程、擅離職守從而導致火警、火災損失輕微的；

　　d、強迫其他員工違規操作的管理人員；

　　e、發現火警，未及時依照緊急情況處理程序處理的；

　　f、對安全小組的檢查未予以配合、拒絕整改的管理人員。

　　（3）對任何事故隱瞞事實，不處理、不追究的或提供虛假信息的，予以解聘。

　　（4）對違反消防安全管理導致事故發生(損失輕微的)，但能主動坦白并積極協助相關部門處理事故、挽回損失的肇事者或責任人可視情況予以減輕或免予處罰.

文件管理制度6

　　一、總則

　　1、為規范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

　　2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執行。

　　3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。

　　一、文件的分類

　　1、外收文：公司從外部接收的政府文件。

　　2、外發文：以公司名義向外部發送的文件。

　　3、內行文：公司內部下發的文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。

　　三、內行文的管理

　　1、內行文的范圍：

　　凡是以公司名義對內發布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文范圍。

　　2、內行文的編號

文件管理制度7

　　1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發機動車維修竣工出廠合格證。

　　2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。

　　3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發臺帳。

　　4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發后合格證存根交由資料管理員保存。

文件管理制度8

　　1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括：

　　1）開發計劃階段：方案設計、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2）開發設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序。

　　3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印制板圖）、產品調試記錄。

　　4）產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　4、各相關負責人負責技術文件的審核和批準。

　　5、技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

　　6、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于生產和歸檔。

文件管理制度9

　　一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。

　　八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

文件管理制度10

　　1目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4相關文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放，作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業資料;

　　b)圖紙資料;

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;

　　e)與服務過程有關的合同協議;

　　f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等，屬于業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為:

　　a)內行文、外行文:1

　　b)未被質量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務過程無關的合同協議:3

　　d)未被質量體系引用的法律法規:4

　　e)行業標準性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02)，注明文件類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放，由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03)，注明發放范圍、數量、分發號等，并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領，以便對發放的文件進行統計和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失，發現文件誤發時應立即追回，同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　4機密性文件的調用與借閱規定

　　a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)b級機密文件資料:業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

　　d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

　　e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件，由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準，并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱，復印數量，并簽名。

　　5.7.2文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06)，由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件，并應給予新的分發號，新的分發號延續原來文件分發號。

　　5.8文件、資料的更新

　　文件增加條款和更

　　新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批后，給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢，并向各部門書面發布作廢聲明，防止誤用。

　　6使用的記錄表格

　　序號名稱編號存放地點存放時間

　　1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年

　　2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期

　　3[文件分發登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年

　　4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年

　　5[文件復印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年

　　6[文件補發申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年

　　7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年

　　起草人: 審核人: 審批人:

文件管理制度11

　　1目的

　　運用科學有效的管理方法，規范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制，從而保證質量體系的有效運行。

　　2適用范圍

　　適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。

　　3職責

　　3.1管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。

　　3.2分公司內部使用的作業指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業指導書由相關人員編制。

　　3.3管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。

　　3.4分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。

　　4實施程序

　　4.1質量體系文件的建立

　　4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統一編制發放，分公司管理處不得涂改。

　　4.1.2管理處作業指導書

　　4.1.2.1管理處作業指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。

　　4.1.2.2相關部門主管需要對作業指導書進行會審，分管副總經理負責復審，總經理負責審批。

　　4.1.2.3質量主管對文件進行編號及排版檢查，并辦理《作業指導書審批單》。

　　a.編號方法為:

　　wi-sh(xxx)-xx-xxx

　　順序號

　　文件類別號

　　上海分公司xxx管理處代碼

　　作業指導書代碼

　　文件類別號有九類，分別為:fa(物業管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環境管理)、kh(客戶服務、

　　社區文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。

　　b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。

　　4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場部，33-04為工程部，33-05為財務部，33-06為凱迪克大廈管理處。

　　4.1.3物業管理方案

　　4.1.3.1《物業管理方案》由各項目管理處負責編寫。

　　4.1.3.2管理者分代表負責《物業管理方案》的審核，總經理復審后報總公司主管領導批準。

　　4.1.3.3質量主管對《物業管理方案》進行編號、排版和打印。

　　4.2質量體系文件的修改

　　4.2.1在質量體系文件的建立過程中，對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。

　　4.2.2對投入使用的質量體系文件修改需經過審批，審批權限參照文件建立審批權限。

　　4.2.3文件修改時，由提出人填寫《體系文件修改申請單》，經原文件審批人員審批后，由質量主管將修改的內容加到正式文件中。

　　4.2.4文件內容修改后，對修改某頁要將修改狀態在《文件修改狀態頁》中注明。

　　4.2.5當文件修改超過5次或修改內容較多時，應換版。

　　4.3質量體系文件的使用

　　4.3.1作業指導書的編制人員負責向文件執行人員進行文件解讀和培訓，并對文件實施的情況進行檢查，質量主管負責建立《體系文件目錄》。

　　4.3.2所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。

　　4.4質量體系文件的發放

　　4.4.1質量體系文件發放方式:質量體系文件發放給相關業務部門時，質量主管先將質量體系文件目錄發放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質量主管將其選定的文件內容復印發放給相關部門。

　　4.4.2質量體系文件的發放需建立相應的《受控文件發放記錄表》，由領用人簽名登記。

　　4.4.3除外來文件以外，發放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。

　　4.5質量體系文件的借閱

　　4.5.1除公司領導外，其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準，并填寫《文件借閱登記表》。

　　4.5.2借出和歸還文件時，必須辦理清點手續，由質量主管和借閱者當面核對清楚。

　　4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。

　　4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應措施，并追究當事者責任。

　　4.6質量體系文件的保存

　　4.6.1管理處作業指導書保存一份原件，作業指導書的電子文檔要做備份。

　　4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業指導書原件存放于管理部文件架內，應排列整齊，以便查找。發放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存，不得遺失。

　　4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　4.6.4作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部，不得自行銷毀。

　　4.6.5分公司、各管理處的作業指導書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，

　　但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀，并建立《作廢文件保存清單》。

　　5質量要求

　　所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規定進行管理。管理處的作業指導書還需按照本文件的規定進行控制。

　　6監督檢查

　　總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監督和檢查。

　　7改進分析

　　本文件的使用過程中如發現不適用的應及時修改，以保證質量體系文件控制的有效性。

　　8記錄、標識

　　8.1 《作業指導書審批單》

　　8.2 《文件借閱登記表》

　　8.3 《受控文件發放記錄表》

　　8.4 《作廢文件保存清單》

　　8.5 《文件修改狀態頁》

　　8.6 《體系文件目錄》

　　8.7 《體系文件修改申請單》

文件管理制度12

　　為了加強機要文件的管理,進一步規范機要文件的處理程序,結合我院實際,制定本規定。

　　1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除注明院領導個人和各處、室以外,要根據文件內容、密級和傳閱范圍,送有關領導或有關處室簽收和閱處。

　　2、機要人員對所有來文進行登記,經辦公室主任閱處后,送院領導傳閱。機要人員與各位領導辦理文件傳閱手續。

　　3、院領導在文件的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時,對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內文件不得隨意抽走、留存。

　　4、對院領導批示要求職能部門辦理的文件,機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領導。

　　5、對于急件的處理。主管領導需要部門即刻辦理的急件,也應先退回院機要室,由機要人員按照院領導的批示,立即送職能部門并辦理文件借閱手續,而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。

　　6、文件傳閱、處理結束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結果,并簽名和寫清楚處理日期后,退回機要室統一保管。有關業務文件,各處、室需要暫時保留備用的,可在機要室辦理借閱手續,但保留期限不得超過1個月。

　　7、上級來文的復印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復制、摘錄時,應按有關規定經批準后辦理。復印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發表的文章中引用“三密”資料。

　　8、凡發到各部門的機要文件,各單位必須認真管理、清理。使用完后,按照規定時間,及時清退交機要室。

　　9、凡涉及機要文件的領導和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權威性和保密性。按規定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關規定追究責任。

文件管理制度13

　　1.目的

　　建立文件與資料管理制度，規范質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀的管理,確保文件的有效性和適宜性。

　　2.依據

　　《中華人民共和國藥品管理法》及其實施條例、《藥品流通監督管理辦法》、《藥品經營質量管理規范（國家食品藥品監督管理總局令第13號）》及附錄。

　　3．適用范圍

　　本制度適用于公司質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀等。

　　4．職責

　　4．1質量管理部負責組織制訂質量管理體系文件，并指導、監督文件的執行；

　　4．2文件使用部門、人員嚴格按本制度進行文件的使用。

　　5．內容

　　5．1公司質量體系文件由質量管理制度、部門及崗位職責、操作規程、進貨評審、內審等組成；

　　5．2編制質量管理文件時遵循以下原則：

　　5．2．1合法性原則：質量管理文件應符合國家法律、法規以及部門規章和有關政策；

　　5．2．2實用性原則：與企業經營規模、經營范圍、經營方式相適應，與企業組織機構、人員崗位設置、設施設備、計算機系統的設置相吻合，與企業經營和質量控制的實際流程一致、實用；

　　5．2．3高效性原則：在合法及實用原則前提下，管理要求適當高法定標準，采用先進科學的管理辦法和手段，提高工作效率，推動企業不斷改進和提高；

　　5．2．4強制性原則：提供必要的人力、財力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦

文件管理制度14

　　一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。

　　二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。

　　三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

文件管理制度15

　　1、學校各部門對學校以上文件的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。

　　2、收發文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。

　　3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。

　　4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時歸還。

　　5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。

　　6、存放文件有專柜。需要繼續保存的文件，要設專柜專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。

　　7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。

　　8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動工作，事先要把文件交清。

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