客服檔案管理制度

時間：2023-02-07 19:31:44 制度我要投稿

客服檔案管理制度

　　在不斷進步的社會中，接觸到制度的地方越來越多，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編精心整理的客服檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

客服檔案管理制度

客服檔案管理制度1

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是'服務'。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢跟進;

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的`資料:

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

客服檔案管理制度2

　　1、制度

　　1.1文件資料的形成與歸檔

　　1.1.1資料的形成:

　　⑴各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔,并由專人進行管理;

　　⑵文件資料的形成和積累必須納入各部門工作計劃,在部門文員崗位職責中予以明確。

　　1.1.2資料的歸檔:

　　⑴文件資料的歸檔范圍

　　①物業管理

　　a.業戶資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴記錄等);

　　b.清潔衛生管理;

　　c.綠化管理;

　　d.值班記錄;

　　e.樓宇巡檢記錄;

　　f.公共區域維修記錄。

　　②質量管理

　　a.質量體系文件;

　　b.質量管理資料。

　　③其他資料

　　⑵歸檔要求

　　①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

　　②歸檔的文件材料要完整、系統、準確、真實。

　　③歸檔的文件必須是原件。

　　④保管歸檔文件資料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編目編號。

　　檔案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內目錄。

　　⑤案卷題名應確切反映卷內文件的內容,并區分保管期限。

　　⑥文件資料的歸檔必須辦理移交手續。

　　⑦所有文件資料必須及時歸檔。

　　⑧有專用柜架,在排列上架時,應按類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　1.1.3每月底進行一次庫藏檔案清理,核對和保管質量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質檔案,要及時修補和復制。

　　1.1.4檔案柜要注意'七防'(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫)。

　　1.1.5檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時間內歸還。

　　1.2檔案借閱

　　1.2.1公司員工都應重視保護檔案,并按閱檔批準權限辦理手續后借閱有關檔案。

　　1.2.2文書檔案只閱不借。

　　1.2.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　1.2.4服從文員的管理,在借閱范圍內借閱,保密檔案不供查閱。

　　1.2.5借出與歸還檔案時,應辦理清點、簽名登記手續,由部門文員和借閱者當面核對清楚。

　　1.2.6檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節追究當事人的法律和行政責任。

　　1.2.7調離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調離手續。

　　1.2.8外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件,經領導批準后,辦理有關查閱手續后查閱。

　　1.2.9上級公司借閱本公司檔案,須辦理有關借閱手續后借閱。

　　1.3檔案管理人員職責

　　1.3.1忠于職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則,積極開展工作。

　　1.3.2負責收集、接收本公司各業務、管理等檔案資料,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。

　　1.3.3及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協助查閱檢索。

　　1.3.4熟練掌握計算機數據庫軟件系統的操作和運用。

　　1.3.5妥善管理檔案,嚴格執行檔案供閱制度,建立借閱登記,對借出資料按期催還。

　　1.3.6定期清理,由次年初進行全部檔案的'清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。

　　1.3.7嚴守機密,確保檔案安全;完成領導交辦的其它工作。

　　1.3.8做好各種資料的保管工作,并對有些文件進行定期封存。

　　1.4公司內外檔案文件管理:

　　1.4.1公司內部的各種檔案應按照部門進行分開存檔。

　　1.4.2公司對外部相關單位的文件應與公司內部文件分開,每個單位都應有一個獨立的檔案。

　　1.4.3所有存入檔案應按照日期先后進行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。

　　1.4.4相關檔案存放一年后,應統一放進檔案袋封存,以便日后復查。

　　1.4.5對于一些涉及公司秘密的文件,應單獨存放于帶鎖的文件柜內,以免發生意外。

　　1.5檔案銷毀

　　1.5.1如有任何文件無需繼續存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。

　　1.5.2保密文件應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。

　　1.5.3所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。

　　2、規定

　　為完整系統地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項工作服務,特制定本規定。

　　2.1檔案管理范圍:

　　2.1.1政府部門頒布的政策性、指令性文件;

　　2.1.2政府部門、集團公司針對本公司的批復、指示、通知、要求等;

　　2.1.3公司文件;

　　2.1.4物業的管理、維修、保養計劃、記錄等資料;

　　2.1.5治安保衛、消防、安全等相關資料;

　　2.1.6公司領導講話和年終總結;

　　2.1.7其他經濟、外包合同;

　　2.1.8音像、圖片資料;

　　2.1.9其他要求歸檔的重要文件。

　　2.2第4、5、6、8、9項由相關部門妥善保管,其余各項均由總經理秘書歸檔保管,任何部門和個人不得以任何理由據為己有。

　　2.3在外參加各種會議帶回的文件,應及時移交公司秘書歸檔,不得自行保管、銷毀。

　　2.4負責檔案管理的人員應對歸檔文件進行整理、分類、編號、編制索引和目錄。

　　2.5借閱檔案時,必須遵守以下規定:

　　2.5.1辦理登記手續,限期歸還,不得帶出公司;

　　2.5.2愛護檔案,所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁涂寫、更改檔案;

　　2.5.3借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚;

　　2.5.4檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當事人的責任;

　　2.5.5檔案借閱按

　　閱檔批準權限借閱;

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