采購部管理制度（通用5篇）
在當(dāng)今社會生活中，越來越多地方需要用到制度，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編為大家整理的采購部管理制度（通用5篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。
采購部管理制度1
一、目的：
為了規(guī)范采購日常操作行為，以規(guī)范部門獎懲制度管理。堅(jiān)持以獎勵、精神鼓勵和物質(zhì)獎勵相結(jié)合；懲罰、思想教育和經(jīng)濟(jì)懲罰相結(jié)合。
二、適用范圍：
采購部所有人員。
三、獎勵、處罰具體細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)如下：
（1）獎勵
采購員在采購工作中為提高公司經(jīng)營效益、挽回公司損失等方面有突出業(yè)績、貢獻(xiàn)或表現(xiàn)出眾的（具體如下），視貢獻(xiàn)大小和業(yè)績情況給予100-500的現(xiàn)金獎勵，并在公司范圍內(nèi)通報(bào)表揚(yáng)：
1、在物料緊缺、原材料供應(yīng)緊張的情況下，能提前完成采購任務(wù)，為公司解決困難，貢獻(xiàn)突出的；
2、對公司采購業(yè)務(wù)方面的工作能提出合理化且有價(jià)值的建議，經(jīng)審核評定確能給公司帶來效益且被采納的；
3、為維護(hù)公司利益，在對外經(jīng)濟(jì)活動中能一次性為公司節(jié)約資金3000元以上或挽回經(jīng)濟(jì)損失5000元以上，經(jīng)核實(shí)的；
4、為維護(hù)公司形象和聲譽(yù)作出突出貢獻(xiàn)的；
5、對一貫忠于職守，積極負(fù)責(zé)，廉潔奉公，事跡突出的。
（2）處罰
1、所有采購人員不得向供應(yīng)商泄露公司信息或機(jī)密，不得將物資的底價(jià)或競爭方的信息透露，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對責(zé)任人處以100元的罰款。
2、對于多購或誤購的，造成經(jīng)濟(jì)損失在5000元以下的，處以50元的罰款，5000-10000元的，處以200元的罰款，超過10000元的，作無薪開除處理。另主管領(lǐng)導(dǎo)管理不善，負(fù)連帶責(zé)任，處以雙倍處罰。
3、凡是因采購數(shù)量不足或未按要求完成采購的給生產(chǎn)上造成重大待料情況的，且已超過一天以上，處以責(zé)任人200元的罰款，另主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處以雙倍處罰。
4、所訂購的物料在正常生產(chǎn)周期內(nèi)不能按時(shí)購回的，必須說明原因及時(shí)上報(bào)給主管領(lǐng)導(dǎo)處理，未上報(bào)的造成生產(chǎn)待料的對責(zé)任人處以50元的處罰。主管領(lǐng)導(dǎo)處理不了的立即上報(bào)給部門領(lǐng)導(dǎo)或分管副總。
5、采購員不得接受供應(yīng)商的禮品、現(xiàn)金、支票等有價(jià)證券，不得向供應(yīng)商借款等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對受賄人處以2000元的罰款，情節(jié)嚴(yán)重的，給予無薪開除處理，并送交公安機(jī)關(guān)處理。
6、采購員不得與供應(yīng)商會餐、娛樂，不得借用交通工具以及接受供應(yīng)商提供的其它方便或款待等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情況處以200元的罰款。
7、采購人員在采購物資時(shí)必須“貨比三家”，在同等質(zhì)量的情況下，選擇價(jià)格便宜的。公司內(nèi)審人員若查實(shí)到相同物料的價(jià)格在采購時(shí)低于采購員所采購的價(jià)格，視情況對采購員按照差價(jià)的5-10倍進(jìn)行處罰。
8、接到物料部或生產(chǎn)部等部門物料待料情況問詢時(shí)，必須在2小時(shí)內(nèi)回復(fù)具體的到貨時(shí)間。如有違反，處以50元/次的處罰。
9、在采購過程中，如發(fā)生原料物資價(jià)格漲幅高于上次采購價(jià)格5%時(shí)，為不影響生產(chǎn)的情況下必須要選擇價(jià)格高的供應(yīng)商時(shí)，內(nèi)采需以電話形式向主管采購總監(jiān)確認(rèn)后方可訂貨，且當(dāng)日需及時(shí)填寫《采購價(jià)格異動表》，抄送相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)。未按此要求操作的予以50元/次的處罰。
10、采購部門應(yīng)每月對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行市場詢價(jià)，每月不得少于3家替換供應(yīng)商，填寫《采購物資市場詢價(jià)表》，抄送相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)。未按此要求操作的予以50元/次的處罰。
采購部管理制度2
一、總則
為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度，采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。
采購部應(yīng)該根據(jù)公司的采購請求、庫存原材料的種類、數(shù)量，考慮物資材料供求形勢、供應(yīng)商的交貨期和供貨率、運(yùn)輸時(shí)間等因素，科學(xué)確定采購時(shí)間、采購批量、采購批次和報(bào)價(jià)，確保物資材料的及時(shí)供應(yīng)，保證公司經(jīng)營能夠連續(xù)進(jìn)行及采購的最佳經(jīng)濟(jì)效益。
二、目的作用
1.作為采購部開展工作的規(guī)范依據(jù)
2.作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核采購部工作業(yè)績的衡量依據(jù)
3.作為采購部人員工作中相互監(jiān)督與寫作配合的依據(jù)
三、采購部人員職責(zé)及管理制度
(一)采購總監(jiān)：
1、負(fù)責(zé)采購中心的全面性管理，采購體系建設(shè)，制作并更新采購管理制度、工作流程標(biāo)準(zhǔn)并推動執(zhí)行；
2、負(fù)責(zé)擬制部門職能戰(zhàn)略及采購工作計(jì)劃并組織實(shí)施
3、領(lǐng)導(dǎo)采購中心團(tuán)隊(duì)，合理分配各部門各層級的業(yè)務(wù)。
4、負(fù)責(zé)采購成本控制，制定和實(shí)施采購降價(jià)目標(biāo)和計(jì)劃；
5、負(fù)責(zé)各店采購需求的滿足，保障采購物品的數(shù)量、質(zhì)量與供應(yīng)的及時(shí)性；
6、負(fù)責(zé)供應(yīng)商開發(fā)、評估，供應(yīng)商稽核，供應(yīng)商管理，主導(dǎo)做好供應(yīng)商招標(biāo)工作；
7、負(fù)責(zé)監(jiān)督審查杭州及外地區(qū)域的市調(diào)定價(jià)管理工作；
8、負(fù)責(zé)與出品、驗(yàn)收共同制定食材驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，要求各品牌驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的一致性
9、負(fù)責(zé)物料設(shè)備的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的制定
10、監(jiān)督管理每年的供應(yīng)商評估工作
11、負(fù)責(zé)監(jiān)督公司年貨、月餅、粽子的采購及配送管理工作
12、定期參加國內(nèi)食材物料設(shè)備會展，開發(fā)新食材原料、物料產(chǎn)品與新供應(yīng)商
（二）采購經(jīng)理
1、負(fù)責(zé)食品及非食品的供應(yīng)商尋找，資質(zhì)評估，價(jià)格談判，品項(xiàng)確定，供應(yīng)商實(shí)地考察等，簽署批量采購合同
2、根據(jù)需求計(jì)劃，制定采購計(jì)劃并實(shí)施；
3、負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)查，掌握市場行情信息并匯總價(jià)格比對數(shù)據(jù)，并匯報(bào)至上級以便及時(shí)調(diào)整采購品項(xiàng)
4、負(fù)責(zé)處理各店的質(zhì)量投訴；
5、負(fù)責(zé)供應(yīng)商的評估；
6、負(fù)責(zé)及時(shí)完成上級交辦的其他臨時(shí)性工作
7、支持新開門店之采購工作，開發(fā)當(dāng)?shù)匦碌墓⿷?yīng)商
8、負(fù)責(zé)新品項(xiàng)的提報(bào)，安排出品試樣后的執(zhí)行
9、負(fù)責(zé)統(tǒng)冠物流的工作對接，保證庫存供應(yīng)
10、公司、上級分配的其他工作
（三）采購員
1、按采購制度及流程執(zhí)行采購作業(yè)，嚴(yán)格遵守、保證采購工作的正常運(yùn)作；
2、按時(shí)進(jìn)行市場價(jià)格調(diào)查、供應(yīng)商比價(jià)等工作
3、通過各種渠道尋找商品、供應(yīng)商的信息，提報(bào)采購中心總監(jiān)；
4、通過原產(chǎn)地、市場、公司的實(shí)際參觀、考察、走訪，對供應(yīng)商進(jìn)行評估、篩選；
5、建立源頭供應(yīng)商及商品資料的信息庫，使之成為潛在的、備選的供應(yīng)商及商品
6、完成食材原料現(xiàn)金采購工作（農(nóng)都、勾莊、近江、銅川路市場等），完成物料現(xiàn)金采購工作及網(wǎng)購工作
7、配合物流進(jìn)行食材及物料的每日配送工作。上級分配的其他工作
（四）物流駕駛員
1、負(fù)責(zé)在中心指導(dǎo)下擬制物流配送部的職能工作計(jì)劃并組織實(shí)施；
2、負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排配送線路，合理安排人員，保障配送物品的數(shù)量、質(zhì)量以及到點(diǎn)的及時(shí)性。具體工作：
1)每月特價(jià)產(chǎn)品自行采購凌晨配送（農(nóng)都，勾莊）6:00-7:00 2)東新冷庫進(jìn)出貨，配送
川味觀毛肚.二荊條.冷菜紅油購買進(jìn)總倉。
3)上午配送：13家門店配送（9:30-11:30）4)蕭山機(jī)場廣貨配送
5)下午提貨（各車站機(jī)場物流中心）進(jìn)總倉，進(jìn)統(tǒng)冠，進(jìn)東新冷庫，統(tǒng)冠進(jìn)庫（自購產(chǎn)品）
6)每星期一晚農(nóng)都海鮮采購（安排兩人采購配送各門店）7)每月去上海銅川路水產(chǎn)市場海鮮采購8) ①海鮮牛肉醬川味觀原料貨物配送
②工程部材料，企劃部資料及財(cái)務(wù)部資料配送
9)端午節(jié)期間粽子配送、中秋節(jié)期間月餅配送、年末年貨配送10)特價(jià)菜采購配送（晚、凌晨）
（五）倉庫保管員
1、總倉驗(yàn)收，保證貨物質(zhì)量，杜絕質(zhì)量不合格產(chǎn)品
2、每日按時(shí)發(fā)貨，開具送貨單，保證數(shù)量準(zhǔn)確性
3、每月總倉盤點(diǎn)，統(tǒng)冠物流倉庫盤點(diǎn)，保證貨物數(shù)量賬目相符
（六）采購文員助理
1、每日接收各門店的報(bào)單申請并匯總
2、將所接收的報(bào)單再分別報(bào)給相應(yīng)的供應(yīng)商
3、負(fù)責(zé)公司G9系統(tǒng)的商品錄入、更新及維護(hù)
4、負(fù)責(zé)每月兩次的商品價(jià)格錄入及更新（杭州門店及Uncle5）
5、負(fù)責(zé)接收Uncle5門店統(tǒng)冠物流發(fā)貨的訂貨單，并在統(tǒng)冠系統(tǒng)里下單。
6、統(tǒng)冠系統(tǒng)里每次進(jìn)貨、出貨，在公司G9系統(tǒng)的物流中心里同步錄入
7、確保統(tǒng)冠系統(tǒng)的商品規(guī)格價(jià)格同我司G9系統(tǒng)的商品規(guī)格價(jià)格保持一致。
四、物品、原料管理制度：
（一）、物品、原料采購
1、物品庫存量應(yīng)根據(jù)酒店貨源渠道的特點(diǎn)，以掌握在一個(gè)季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應(yīng)以兩月使用量為限，物料及備用品量不得超過三個(gè)月的用量。
2、堅(jiān)持“凡國內(nèi)能解決的不在國外進(jìn)口，凡本地區(qū)能解決的不到外地采購”的規(guī)定。
3、各項(xiàng)物品、商品、原材料的采購，必須遵守市場管理及外貿(mào)管理的規(guī)定。
4、計(jì)劃外采購或特殊、急用物品的采購，各部門知會財(cái)務(wù)部并報(bào)總經(jīng)理審批同意后，方可采購。
5、凡購進(jìn)物料，尤其是定制品，采購部門應(yīng)堅(jiān)持先取樣品，征得使用部門同意后，方進(jìn)行定制或采購。
6、高額進(jìn)貨和長期定貨，均應(yīng)通過簽訂合同的辦法進(jìn)行。
7、從國外購進(jìn)原材料、物品、商品等，凡動用外匯，不論金額大小一律必須取得總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方予采購，否則財(cái)務(wù)部拒絕付款。
8、凡不按上述規(guī)定采購，財(cái)務(wù)部以及業(yè)務(wù)部門的財(cái)會人員應(yīng)一律拒絕支付，并上報(bào)總經(jīng)理處理。
（二）物品原料損耗處理
1、物品及原材料、物料發(fā)生變質(zhì)、霉壞、失去使用（食用）價(jià)值，需要作報(bào)損、報(bào)廢處理；
五、食品采購管理制度：對價(jià)、比價(jià)
六、能源采購管理制度：能源采購；能源提運(yùn)
七、供應(yīng)商管理制度
采購部管理制度3
一、總則
為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。
采購部應(yīng)該根據(jù)公司的采購請求、庫存原材料的種類、數(shù)量，考慮物資材料供求形勢、供應(yīng)商的交貨期和供貨率、運(yùn)輸時(shí)間等因素，科學(xué)確定采購時(shí)間、采購批量、采購批次和報(bào)價(jià)，確保物資材料的及時(shí)供應(yīng)，保證公司經(jīng)營能夠持續(xù)進(jìn)行及采購的最佳經(jīng)濟(jì)效益。
二、目的作用
1、作為采購部開展工作的規(guī)范依據(jù)。
2、作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核采購部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。
3、作為采購部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。
三、采購部崗位職責(zé)
1、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。
2、建立材料采購供應(yīng)渠道，進(jìn)行供應(yīng)商的擇優(yōu)選擇。建立牢固、可靠的供應(yīng)基地，并不斷進(jìn)行新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開發(fā)工作，以保證材料供應(yīng)的不間斷性。
3、采購員在工作中要多跑、多對比、多總結(jié)，邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐不斷提高自己的采購業(yè)務(wù)水平。
4、負(fù)責(zé)物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成采購料件，及時(shí)處理各種異常情況，確保采購計(jì)劃能如期、如質(zhì)、如量的完成。
5、加強(qiáng)與使用材料部門的聯(lián)系，控制好各部門所需的各種材料確保生產(chǎn)及銷售能順利進(jìn)行。
6、在購進(jìn)材料時(shí)發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量異常情況下，應(yīng)立即采取緊急措施，并與有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商處理。
7、每年度對原有合格供方進(jìn)行復(fù)審，淘汰不合格的供應(yīng)商。
8、及時(shí)跟蹤掌握原材料市場價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況，以提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。
9、大宗材料采購必須要求供應(yīng)商提供合格證明，嚴(yán)禁購進(jìn)質(zhì)量不合格材料，同時(shí)監(jiān)控材料使用狀況，控制不合理材料的采購與浪費(fèi)的情況發(fā)生。
10、負(fù)責(zé)與供應(yīng)商以及其他部門的協(xié)調(diào)工作，協(xié)助檢驗(yàn)部做好進(jìn)貨以及檢驗(yàn)事宜。
11、定期匯總所進(jìn)的采購資料，協(xié)助財(cái)會進(jìn)行成本核算。
12、積極參與緊急的、臨時(shí)的采購工作。
13、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
四、采購原則
1、詢價(jià)比價(jià)原則
物品采購必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格，臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外。
2、一致性原則
采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時(shí)反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價(jià)搜索原則
采購人員隨時(shí)搜集市場價(jià)格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價(jià)格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。
4、廉潔原則
（1）自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。
（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。
（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。
（4）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。
（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標(biāo)采購原則
凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應(yīng)通過詢議價(jià)或招標(biāo)的形式，由企管、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門共同參與，定出一段時(shí)間內(nèi)（一年或半年）的供應(yīng)商、價(jià)格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價(jià)格隨市場變化較快的物品，除縮短招標(biāo)間隔時(shí)限外，還應(yīng)隨時(shí)掌握市場行情，調(diào)整采購價(jià)格。
6、審計(jì)監(jiān)督原則
采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違紀(jì)違法的行為，公司有權(quán)對相關(guān)人員依照公司《員工獎懲制度》等進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。
五、采購流程
（一）采購申請與審核
1、請購經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實(shí)際需要，依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立《請購單》，《請購單》要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途等；若涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。采購量以滿足每周使用為標(biāo)準(zhǔn)，個(gè)別情況除外，但一次不應(yīng)超過每月采購量。
2、需求日期相同，屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的物資商品，請購部門應(yīng)以請購單附清單，一單多品方式提出請購。
3、《請購單》由各部門領(lǐng)導(dǎo)審核經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后遞交采購部門采購。各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者，應(yīng)及時(shí)將意見反饋給采購申請部門。
4、緊急請購時(shí)，由請購部門填寫《緊急請購單》并在“說明欄”注明原因，以急件遞送；采購部門收到《緊急請購單》后應(yīng)優(yōu)先處理。
5、遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，可以電話或其他形式請示公司總經(jīng)理口頭審批，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)在后期按采購流程補(bǔ)齊。
6、無法按請購部門的需求日期到貨的物資，采購經(jīng)辦須及時(shí)反饋給請購部門。
（二）請購遞交
1、請購經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由請購部門委派一名專業(yè)人員陪同采購，以防采購失誤；請購部門的專業(yè)人員僅作采購物資檢驗(yàn)，不得為采購經(jīng)辦人員指定供應(yīng)商。
2、若請購部門無法委派專業(yè)人員陪同采購，則應(yīng)在遞交請購單時(shí)同負(fù)責(zé)采購人員詳細(xì)溝通采購物資的規(guī)格、參數(shù)及其它技術(shù)指標(biāo)，務(wù)必保證采購物資的準(zhǔn)確性。
（三）請購撤銷
1、請購的撤銷應(yīng)立即由請購部門通知采購部門停止采購，同時(shí)于《請購單（采購）》聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。
2、采購部門辦妥撤銷后，將原請購單退回請購部門。
3、原請購單未能撤銷時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知原請購部門。
（四）采購作業(yè)處理期限
采購部門應(yīng)依采購地區(qū)及市場供需，分類制定商品采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。
1、單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零散采購項(xiàng)目，如無特殊物資，采購周期不超過5天。
2、單次采購金額預(yù)算在1萬元以上20萬元以下的項(xiàng)目由采購部進(jìn)行比價(jià)采購，采購周期不應(yīng)超過15天。
3、單次采購金額預(yù)算在20萬元以上100萬以下的項(xiàng)目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天。
4、單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項(xiàng)目可委托招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天。
（五）詢價(jià)
1、采購經(jīng)辦人員接獲《請購單》后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，進(jìn)行詢價(jià)并填寫《詢價(jià)記錄表》，按低價(jià)原則進(jìn)行采購。
2、采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。
3、詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通。
4、所有采購項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則上不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價(jià)之外，另需精選3家以上的供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。
5、若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛撸少徑?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于《請購單》上予以注明，需經(jīng)使用部門或請購部門審批后方可繼續(xù)采購流程，并盡可能提供樣品供使用部門確認(rèn)。
6、樣品提供和確認(rèn)：
（1）若須進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的，須確定送樣周期，由采購經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)追蹤，收到樣品后，須第一時(shí)間送交需求部門進(jìn)行確認(rèn)，必要時(shí)需會同財(cái)務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認(rèn)。
（2）對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。
7、詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求，應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；至少對5家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。
8、比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)以詳細(xì)的詢價(jià)表或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)。
9、采購經(jīng)辦人員在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)及時(shí)報(bào)請上級領(lǐng)導(dǎo)批示。
（六）比價(jià)、議價(jià)
1、收到供應(yīng)商第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。
2、對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出。
3、要弄清供應(yīng)商報(bào)價(jià)是否含稅，并確認(rèn)供應(yīng)商能否開具增值稅專用發(fā)票，對能開具增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商應(yīng)優(yōu)先考慮；對廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。
4、比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對目標(biāo)單位的實(shí)力、資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等。
5、參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。
6、除固定資產(chǎn)外，單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可自行采購；單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)邀請至少5家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購；單次采購金額預(yù)算在20萬元以上100萬元以下的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)。
（七）比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總
1、比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總。
2、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照《招標(biāo)匯總表》的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。
3、如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核，應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
（八）、選擇供應(yīng)商
采購人員須建立供應(yīng)商信息臺帳并及時(shí)完善更新，供應(yīng)商應(yīng)從以下幾點(diǎn)出發(fā)擇優(yōu)選擇：
（1）具有合法經(jīng)營主體；
（2）具有相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商；
（3）具有良好的信譽(yù)；
（4）具有良好的品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等條件。
（九）簽定合同
采購買賣條件一經(jīng)協(xié)議后，即可由雙方將協(xié)議細(xì)節(jié)、權(quán)利與義務(wù)在書面協(xié)議書上詳細(xì)記載簽訂合同，以取得法律的保障。采購合同通常由主要條款、基本條款、附件三部分組成。
1、主要條款包含合同雙方名稱、地址，合同編號，法定代表人或代理人姓名，合同文本份數(shù)，有效期限，簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)及合同雙方當(dāng)事人的簽名蓋章。
2、基本條款注意事項(xiàng)
（1）采購物品、項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；
（2）質(zhì)量條款中應(yīng)注意產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定供方對產(chǎn)品質(zhì)量的條件、期限及檢驗(yàn)的期限，成套產(chǎn)品還要規(guī)定對附件的質(zhì)量要求；
（3）缺陷責(zé)任條款中采購方應(yīng)就采購物資的合格保證期進(jìn)行談判，應(yīng)考慮由誰來支付與處理缺陷物品、包裝和將物品運(yùn)回供應(yīng)商處等有關(guān)的費(fèi)用和附帶成本；
（4）價(jià)格條款中應(yīng)注意貨幣單位，如涉及國際采購的還應(yīng)注意匯率變化，考慮匯率變化對合同的影響；
（5）應(yīng)注意采購物資的包裝標(biāo)準(zhǔn)。產(chǎn)品包裝要按國家標(biāo)準(zhǔn)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行，沒用國家或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)的可按雙方商定的.包裝標(biāo)準(zhǔn)在合同中寫明；
（6）采購物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)按國家規(guī)定的計(jì)量方法執(zhí)行，特殊情況可按合同規(guī)定計(jì)量方法執(zhí)行。質(zhì)量驗(yàn)收所采用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，都必須在合同中明確規(guī)定，并寫明檢驗(yàn)的地點(diǎn)及提出異議的期限。
3、采購方在簽訂合同時(shí)的注意事項(xiàng)及規(guī)定
（1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，買賣雙方都應(yīng)注意保密責(zé)任；
（2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；
（3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單
（4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)；
（5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始，并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；
（6）詳細(xì)約定發(fā)票的類型及提供時(shí)間和要求；
（7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等；
（8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；
（9）供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。
（10）比價(jià)、招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；
（11）合同簽定時(shí)應(yīng)按照《合同審查批準(zhǔn)單》的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；
（12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；
（13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。
（14）交易發(fā)生爭執(zhí)時(shí)，依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。
（15）合同應(yīng)明確規(guī)定交貨期限、交貨地點(diǎn)和交貨方式，須寫明交貨具體日期，是一次性交貨還是分批交貨及每次交貨的數(shù)量；
（16）合同須明確規(guī)定支付方式和結(jié)算的時(shí)間及條件，對于高價(jià)值合同和長期合同，應(yīng)謹(jǐn)慎對待，盡量使用階段性付款、分期付款；
（17）合同應(yīng)禁止供應(yīng)商將訂單分包給其它單位，如確有必要分包的，應(yīng)在合同中明確規(guī)定；
（18）一般采購合同簽訂后以不再變更為原則，但若因作業(yè)錯誤經(jīng)調(diào)查原始技術(shù)資料可予證實(shí)的，或因制造條件改變導(dǎo)致賣方不能履約，或以成本計(jì)價(jià)簽約而價(jià)格有修訂必要，解除合同對買賣雙方都不利時(shí)可協(xié)議修改合同；
（19）在履約期間若因天災(zāi)人禍或其他不可抗力因素使得一方喪失履約能力時(shí)，買賣雙方均可要求終止合同；若因發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商報(bào)價(jià)不實(shí)有圖謀暴利，或嚴(yán)重?fù)p害國家利益，或履約督導(dǎo)時(shí)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重缺點(diǎn)經(jīng)要求改善而無法改進(jìn)以致不能履行合同，或發(fā)現(xiàn)有違法行為經(jīng)查證屬實(shí)時(shí)，采購方可要求終止合同；
（20）合同應(yīng)明確規(guī)定違約條款和違約金，違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；
（21）合同須明確規(guī)定合同終止的賠償責(zé)任。
（十）下訂購單
1、采購經(jīng)辦人員在接到審核確認(rèn)的請購單后，在采購下訂單前應(yīng)確認(rèn)采購需求，熟悉物料項(xiàng)目、確認(rèn)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及物料需求量，制定訂單說明書。
2、訂單說明書應(yīng)附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。
3、完成訂單的準(zhǔn)備后方可按標(biāo)準(zhǔn)訂單格式制作《材料訂購單》，采購訂單相關(guān)參數(shù)（物料名稱代碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等）及交易條件、交貨期、運(yùn)輸方式、付款方式須明確。若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在《材料訂購單》上署名“分批交貨”以供識別。
4、采購訂單審批須注意合同與采購環(huán)境的物料描述是否相符，所選供應(yīng)商是否為合格供應(yīng)商，價(jià)格是否在允許價(jià)格之內(nèi)，到貨期是否符合訂單計(jì)劃要求。
5、采購訂單簽訂后采購經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)訂單進(jìn)度，必要時(shí)聯(lián)合其它部門進(jìn)行催單。
6、如因生產(chǎn)計(jì)劃改變，對采購物料的需求量有更改的，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出《訂購更改通知單》，以使供應(yīng)商及時(shí)更改生產(chǎn)計(jì)劃。
7、緊急訂單易造成品質(zhì)降低、價(jià)格偏高等損失，平時(shí)采購部門應(yīng)協(xié)同其它部門做好存貨管理、生產(chǎn)計(jì)劃，避免緊急訂單的情況發(fā)生。
（十一）采購進(jìn)度控制
1、為確保準(zhǔn)時(shí)交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催，以確保物品（物資）能適時(shí)供應(yīng)，以《采購進(jìn)度控制表》控制采購作業(yè)進(jìn)度。
2、采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制《進(jìn)度異常反應(yīng)單》并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。
3、若采購物品（物資）無法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的，應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，確定新的交貨期，并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。
（十二）報(bào)驗(yàn)入庫
1、達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；
3、質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；
4、合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部門，由請購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；
5、質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；
6、質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫清單；
7、外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；
8、質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定決定入庫與否。
（十三）對帳付款
采購物品（物資）辦理入庫后，由采購經(jīng)辦人員憑《入庫單》經(jīng)采購主管、財(cái)務(wù)及總經(jīng)理審批后，按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。
采購部管理制度4
一、請購及其規(guī)定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應(yīng)包括以下要素：
請購的部門； 請購物品所屬項(xiàng)目； 請購的用途； 請購的物品名； 請購的物品數(shù)量；
請購的物品規(guī)格； 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等； 請購的物品的要求時(shí)間；
請購如有特殊需要請備注； 請購單填寫人； 請購部門主管； 請購單審核人； 采購副總審核；
財(cái)務(wù)審核人； 公司總經(jīng)理。
3. 請購單及其提報(bào)規(guī)定
⑴ 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門；
⑵ 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；
⑶ 其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報(bào)；
⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報(bào)；
⑸ 請購部門在提報(bào)請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；
⑹ 涉及到請購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；
⑺ 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。
⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。
4. 公司物資請購單的提報(bào)部門
⑴ 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào)；
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)； ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。
二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1. 請購的接收要點(diǎn)
⑴ 采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；
⑵ 接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；
⑷ 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。
2. 請購單的分發(fā)規(guī)定
⑴ 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；
⑵ 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；
⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；
⑷ 重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3. 采購周期的規(guī)定
⑴ 單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；
⑵ 單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購，采購周期不應(yīng)超過15天；
⑶ 請購部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)
時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因；
⑷ 遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。
三. 詢價(jià)及其規(guī)定
1. 詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通；
2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；
3. 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；
4. 所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價(jià)；
5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
6. 詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；
7. 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四. 比價(jià)、議價(jià)
1. 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；
2. 對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；
3. 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。
4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；
5. 參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。
五. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總
1. 比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；
2. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3. 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
采購部管理制度5
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化，合理控制成本，加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率，特制定本采購管理制度:
一、采購管理部門
酒店設(shè)立專職采購部，隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理，接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督，全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作.
二、采購部工作基本要求
1.所有采購項(xiàng)目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單
3.所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4.采購部工作人員須對自己采購物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)
5.采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫，以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會
6.所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動時(shí)須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄入至采購部價(jià)格信息庫.
7.采購時(shí)間要求:一般物品采購時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購
8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷
9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜
10.采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也為日后的采購工作提供便利.
三、采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管)資產(chǎn)會計(jì)復(fù)查董事同意采購部詢價(jià)財(cái)務(wù)總監(jiān)稽查部行政辦
董事會申購單返回采購部
2.單位價(jià)值1000元以下或批量價(jià)值在20XX元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品，采購部須事先貨比三家，并在申購單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商，經(jīng)董事會最后批準(zhǔn)后方可采購.酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.
2.單位價(jià)值1000元以上或批量價(jià)值在20XX元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財(cái)務(wù)審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成)
3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法:采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，采購部、使用部門、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評定小組，通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.
四、采購監(jiān)督
采購成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完成，平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場上了解價(jià)格行情，以促進(jìn)酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、供應(yīng)商管理
1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭，組織財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部對供應(yīng)商進(jìn)行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商)，淘汰部分不合格供貨商.
2.選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時(shí)無購買死角。
3.采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作，維護(hù)酒店形象。
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