集團檔案管理制度

　　集團檔案管理制度（精選11篇）

　　在快速變化和不斷變革的今天，越來越多人會去使用制度，制度具有合理性和合法性分配功能。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編收集整理的集團檔案管理制度（精選11篇），希望對大家有所幫助。

　　集團檔案管理制度1

　　一、目的

　　為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

　　三、職責

　　3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

　　3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

　　3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

　　3.4集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　四、人事檔案管理的內容

　　4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

　　4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

　　4.3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

　　4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。

　　4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

　　五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

　　查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六、相關支持文件及記錄

　　員工應聘申請表

　　轉遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統計表

　　集團檔案管理制度2

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書

　　3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

　　4、身份證復印件

　　5、照片

　　6、員工轉正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

　　第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

　　第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

　　集團檔案管理制度3

　　１、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。

　　２、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。

　　３、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。

　　４、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。

　　５、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。

　　６、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

　　７、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。

　　８、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。

　　集團檔案管理制度4

　　一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。

　　二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。

　　三、新接收的檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架

　　四、值班人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄，做好溫濕度的調節工作（標準溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%）。

　　五、檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。

　　六、保持檔案室的清潔衛生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。

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　　1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。

　　2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經常檢查各項措施是否有效。

　　3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學、合理。

　　4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。

　　5、經常清理環境衛生保持庫房整潔美觀。

　　6、庫房內置放溫、濕度檢測設置，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經常保持在l4—24攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。

　　7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、復制。

　　8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。

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　　第一章 總則

　　為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定，結合本公司實際情況，制定本辦法。

　　第二章 會計檔案管理部門

　　1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

　　2、財務部門及公司內部有關的分公司、子公司、必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

　　第三章 會計檔案歸檔的范圍

　　1、會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及余額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。

　　2、會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

　　3、財務報告：包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。

　　4、其他會計核算資料：凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。

　　5、增值稅專用發票和普通發票。

　　第四章 會計檔案的整理

　　會計年終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

　　1、會計憑證

　　（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　2、會計賬簿

　　各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他均需整理妥善保管。

　　（1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其他內容。

　　（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　（3）活頁賬簿支空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

　　（4）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面―賬簿啟用表―賬戶目錄―按本賬簿頁數順序裝訂賬頁―會計賬簿裝訂封底。

　　（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

　　（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人的印章。

　　（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　3、會計報表

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

　　第五章 會計檔案的歸檔保管

　　1、當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。

　　2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

　　3、機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，按管人員逐一接收。

　　第六章 會計檔案的借閱使用

　　1、財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　2、凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批準后，方可辦理調閱手續。

　　3、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　　4、借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批準需要復制會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批準后方可復制。

　　第七章 各種會計檔案保管期限

　　1、會計憑證保管15年。

　　2、會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保25年。

　　3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。

　　4、發貨票保管5年。

　　第八章 會計檔案的銷毀

　　1、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經主管經理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。

　　2、按規定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況以書面形式報告有關領導。

　　第九章 附則

　　本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。

　　集團檔案管理制度7

　　1、目的

　　會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，現根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。

　　2、適用范圍

　　本規定適用于公司及分子公司。

　　3、會計檔案管理體系

　　3.1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。

　　3.2公司總經辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

　　3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

　　4、會計檔案范圍

　　4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

　　4.2會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　4.3會計帳薄類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。

　　4.4財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告。

　　4.5財會電算化檔案：主要是存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

　　4.6其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

　　5、各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊

　　5.1當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　5.2移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　6、會計檔案不得自行借出

　　6.1如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供會計資料的查閱或復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會資料時，應事前由公司總經辦批準。

　　6.2各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

　　7、會計檔案的保管期

　　7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、2019年、2019年、25年5類（會計檔案保管期限表附后）。

　　7.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　7.3本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

　　7.4各單位會計檔案的`具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

　　8、會計檔案的銷毀

　　8.1保管期滿的會計檔案，除本辦法規定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：

　　8.1.1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容；

　　8.1.2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；

　　8.1.3銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷；

　　8.1.4監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　8.2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　8.3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　9、會計檔案的管理

　　9.1采用電子計算機進行核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

　　9.2單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管公司或財產所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的，從其規定。

　　9.3單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原機構代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

　　9.4單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

　　9.5單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

　　9.6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

　　9.7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　9.7.1移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容；

　　9.7.2交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　9.8預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

　　10、附則

　　10.1本制度由公司財務部負責解釋。

　　10.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　10.3本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　集團檔案管理制度8

　　第一條 會計檔案的范圍

　　會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計數據、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等五個部分。

　　1、會計憑證

　　包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節表等。

　　2、會計數據

　　主要指電算化中的會計數據，包括以光盤存儲的記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；會計軟件系統運行中編制的各種文檔和其他會計資料。

　　3、會計賬簿

　　包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。

　　4、會計報表

　　指按要求由財務部門上報的各種會計報表、統計報表、勞資報表等。包括月報、季報、年報及其他臨時報表。

　　5、其他會計核算資料

　　其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

　　第二條 主要會計檔案的生成

　　1、記賬憑證

　　根據原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證，由計算機打印輸出。

　　2、會計賬簿

　　現金、銀行存款日記賬由出納員根據已經辦理完畢的收付款憑證，逐筆順序登記。各賬戶的明細賬由計算機按月打印輸出。總賬由計算機按月打印出科目余額表替代。

　　3、會計報表

　　會計報表由計算機按報表填報的要求打印輸出。

　　第三條 會計檔案的裝訂

　　1、會計憑證的裝訂

　　會計憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。

　　（1）裝訂前的準備工作

　　①分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全；

　　②摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱時保持數字完整；

　　③整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列。發現缺號要查明原因。再檢查附件是否漏缺；

　　④記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。

　　（2）裝訂時的要求

　　①用“三針中引線”法裝訂；

　　③憑證外面要加封面；

　　③裝訂憑證厚度一般為1.5厘米。

　　（3）裝訂后的注意事項

　　①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；

　　②在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并在顯露處標明憑證種類編號。

　　2、會計帳簿及報表的裝訂

　　各種會計賬簿由計算機打印輸出后，按月裝訂成冊。各類報表在報送后將留存的報表按月裝訂成冊。

　　第四條 會計檔案的保管

　　1、存儲在計算機中的會計數據要每日進行機內數據庫備份，每半月進行光盤刻錄。

　　2、賬表打印和日常核算同步進行，記賬憑證、刻有數據的光盤、打印出的各種賬表（經會計主管和系統管理員簽章后）按《會計檔案管理辦法》的規定進行保管。

　　3、會計檔案保管人員依據會計崗位工作職責的規定，對所保管的檔案內容及范圍負相應的責任。

　　4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光盤等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。

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　　一、目的

　　為了加強公司財務檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，完善財務檔案管理工作，使其規范化、系統化，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度用于財務部檔案的管理。

　　三、檔案管理職責

　　財務部負責檔案的整理、編號、調閱、借閱等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。

　　四、財務檔案定義

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。

　　五、會計檔案范圍

　　包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。

　　（一）會計憑證

　　會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節表等。

　　（二）會計賬簿

　　會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。

　　（三）會計報表

　　會計報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面文件，有主要財務反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產負債表、損益表、現金流量表、會計報表附表、附注、財務情況說明書等。

　　（四）其他會計核算資料

　　其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由財務部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數據、程序文件及其他會計資料均應視同會計檔案管理。

　　六、會計檔案的裝訂和保管

　　會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。

　　（一）會計憑證裝訂前的準備工作：

　　（1）分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；

　　（2）摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；

　　（3）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全；

　　（二）會計憑證裝訂時的要求：

　　（1）裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。

　　（2）憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規格略大于所附記賬憑證；

　　（3）裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。

　　（三）會計憑證裝訂后的注意事項：

　　（1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數。

　　（2）在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。

　　（四）會計檔案的保管要求。

　　（1）會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材。

　　（2）會計檔案應放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。

　　（3）會計檔案室內應經常保持清潔衛生，以防蟲蛀、防鼠咬。

　　（4）會計檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；

　　（5）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；

　　（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

　　（五）檔案保管期限

　　（1）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證：15年；

　　（2）銀行存款余額調節表和銀行對賬單：5年；

　　（3）日記賬15年。其中：現金和銀行存款日記賬：25年；

　　（4）明細賬、總賬、輔助賬：15年；

　　（5）固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管：5年；

　　（6）主要財務指標報表（包括文字分析）：3年；

　　（7）月、季度會計報表（包括文字分析）：5年；

　　（8）年度會計報表（包括文字分析）：永久；

　　（9）會計檔案保管清冊及銷毀清冊：永久；

　　（10）主要財務會計文件、合同、協議：永久。

　　七、會計檔案的借閱

　　（一）會計檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經單位領導、財務負責人員批準。

　　（二）外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續；單位內部人員借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。

　　（三）本單位人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。

　　（四）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。

　　八、會計檔案的銷毀

　　（1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經公司領導審查，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀。

　　（2）會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　（3）銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監銷，會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。

　　集團檔案管理制度10

　　一、必須建立由檔案工作分管領導、有關職能科室負責人領導和檔案員組成的檔案鑒定領導小組。定期對檔案進行全面和部分檔案的鑒定。

　　二、根據國家和有關部門規定，確定各類檔案的保管期限，正確劃分需要保密檔案的密級。

　　三、對檔案的全面鑒定每五年進行一次，對部分檔案根據實際需要確定。通過鑒定的檔案，必須寫出鑒定報告，注明鑒定意見和日期，并由鑒定領導小組負責簽名。

　　四、通過鑒定的檔案，力求達到保定期限準確，保管單位質量符合標準，對在鑒定中發現的問題，應及時責成有關部門和人員整改；對已超過保管期或失去價值的檔案，必須慎重處理，嚴格掌握，還有一定價值的檔案可暫封存，待觀察后再行銷毀。

　　五、對確定銷毀的檔案，應先造好清冊，提交銷毀報告，經有關領導審批后，報送檔案主管機關備案，在銷毀檔案時要嚴格執行有關保密規定。

　　六、要檔案的保管過程中，要切實做好檔案銷毀后的善后工作。

　　集團檔案管理制度11

　　為了正確實施行政處罰，保護當事人的合法權益，根據《中華人民共和國行政處罰法》的有關規定，制定本制度。

　　第一條檔案史志局舉行聽證，應當遵循以下原則：

　　（一）保障和便利當事人行使陳述權、申辯權和質證權；

　　（二）公開、公正；

　　（三）聽證主持人與所聽證的案件有直接利害關系的，應當回避；

　　（四）不得向當事人收取費用。

　　第二條檔案史志局作出下列行政處罰決定之前，應當告知當事人有要求舉行聽證的權利：

　　（一）責令停業整頓、責令停止營業等；

　　（二）對公民處以五千元、對法人或者其他組織處以五萬元以上罰款。

　　第三條聽證主持人由檔案史志局負責人指定。聽證主持人可以由一至三人擔任，二人以上共同主持聽證的，應當由其中一人為首席聽證主持人。案件調查人員不得擔任聽證主持人。

　　第四條記錄員由聽證主持人指定，具體承擔聽證準備和聽證記錄工作。

　　第五條聽證主持人有下列情形之一時，應當回避：

　　（一）是案件的當事人或者當事人的近親屬；

　　（二）與案件有利害關系；

　　（三）與案件當事人有其他關系，可能影響對案件的公正聽證的。

　　第六條聽證主持人應當公開、公正地履行主持聽證的職責，不得妨礙聽證參加人行使陳述權、申辯權和質證權，不得徇私枉法，包庇縱容違法行為。

　　第七條檔案史志局應當保障聽證經費，提供組織聽證所必需的場地、設備以及其他便利條件。

　　第八條本規則自公布之日起施行。

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