公司人事檔案管理制度

時間：2024-03-28 18:10:20 公司人事檔案管理制度我要投稿

公司人事檔案管理制度

　　公司人事檔案是記錄個人主要經歷、政治面貌、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等個人情況的文件材料。以下是小編為大家整理的公司人事檔案管理制度（精選7篇），歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　公司人事檔案管理制度1

　　一、總則

　　為了規范公司人事檔案管理工作，保障員工個人信息的安全與完整，提高人事檔案的利用效率，特制定本管理制度。

　　二、檔案內容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式等；

　　2. 學歷及工作經歷：記錄員工的學歷背景、工作經歷及職稱等信息；

　　3. 合同及薪酬信息：包括勞動合同、薪酬調整記錄等；

　　4. 培訓與發展：記錄員工參加的培訓課程、技能提升及職業發展規劃；

　　5. 獎懲記錄：包括員工在公司內的獎懲情況；

　　6. 離職信息：記錄員工離職原因、時間及相關手續。

　　三、檔案管理原則

　　1. 真實性原則：確保檔案內容的真實、準確，不得偽造、篡改；

　　2. 保密性原則：嚴格遵守保密規定，防止檔案泄露；

　　3. 完整性原則：保持檔案內容的完整，不得隨意刪減；

　　4. 及時性原則：及時更新檔案內容，確保信息的時效性。

　　四、檔案管理流程

　　1. 檔案建立：新員工入職時，人事部負責建立人事檔案，并收集相關資料；

　　2. 檔案更新：員工在公司內部發生變動（如晉升、調崗、薪酬調整等）時，人事部應及時更新檔案內容；

　　3. 檔案查詢：相關部門因工作需要查詢員工檔案時，需經人事部審批，并嚴格遵守保密規定；

　　4. 檔案保管：人事檔案應存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全；

　　5. 檔案銷毀：員工離職后，人事檔案需按照公司規定進行銷毀處理。

　　五、檔案管理責任

　　1. 人事部負責人事檔案的建立、更新、查詢、保管及銷毀等工作；

　　2. 各部門應積極配合人事部做好檔案管理工作，確保檔案信息的準確、完整；

　　3. 違反本制度規定，導致檔案信息泄露、丟失或損壞的，將追究相關人員的責任。

　　六、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，如有修改，需經公司領導審批后實施；

　　2. 本制度解釋權歸公司人事部所有。

　　公司人事檔案管理制度2

　　一、總則

　　為規范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工的檔案管理。

　　二、檔案內容與分類

　　1. 人事檔案內容主要包括員工個人信息、教育背景、工作經歷、獎懲記錄、培訓情況、薪酬福利、離職證明等相關材料。

　　2. 檔案材料按照類別進行整理，如個人基本信息類、教育背景類、工作經歷類、培訓記錄類等，便于查詢和管理。

　　三、檔案建立與更新

　　1. 新員工入職時，應提交完整的個人信息及相關證明材料，由人事部門負責建立檔案。

　　2. 員工在職期間，如有學歷提升、職稱評定、崗位變動、獎懲等情況，應及時將相關材料提交給人事部門，以便更新檔案。

　　3. 人事部門應定期對檔案進行核查，確保檔案信息的準確性和完整性。

　　四、檔案保管與利用

　　1. 人事檔案應存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，防止檔案損壞或丟失。

　　2. 檔案查閱應遵守保密原則，僅限具有相應權限的人員查閱。未經批準，任何人不得私自查看、復印、摘抄或泄露檔案內容。

　　3. 檔案利用應遵守相關法律法規和公司規定，用于員工招聘、選拔、考核、晉升等人事管理工作。

　　五、檔案移交與銷毀

　　1. 員工離職時，人事檔案應進行移交。離職員工的人事檔案由人事部門負責保存，保存期限按照相關法律法規和公司規定執行。

　　2. 過期或不再需要的人事檔案，經審批后可進行銷毀。銷毀前應確保檔案內容的徹底清除，防止信息泄露。

　　六、責任與監督

　　1. 人事部門負責人應負責監督本制度的執行，確保人事檔案管理工作的規范性和有效性。

　　2. 對于違反本制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，并追究相關人員的法律責任。

　　七、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，由公司人事部門負責解釋。

　　2. 本制度如有未盡事宜，可另行制定補充規定，經公司領導審批后執行。

　　公司人事檔案管理制度3

　　一、總則

　　為了規范公司人事檔案管理工作，保障員工個人信息的真實、完整、安全，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。

　　三、管理原則

　　1. 真實性原則：人事檔案應真實反映員工的個人信息、工作經歷、教育培訓等情況，嚴禁弄虛作假。

　　2. 完整性原則：人事檔案應全面記錄員工的各項信息，確保信息的完整性和連續性。

　　3. 安全性原則：人事檔案應妥善保管，防止信息泄露、丟失或被篡改。

　　4. 保密性原則：人事檔案涉及員工個人隱私，應嚴格保密，未經授權不得擅自查閱、復制或傳播。

　　四、檔案管理職責

　　1. 人力資源部負責人事檔案的建立、維護、更新和保管工作。

　　2. 各部門負責人應協助人力資源部做好員工檔案信息的收集和更新工作。

　　3. 員工應如實提供個人信息，并配合人力資源部完成檔案建立和維護工作。

　　五、檔案內容

　　人事檔案應包括以下內容：

　　1. 員工基本信息：姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式等。

　　2. 學歷、職稱及資格證明：學歷證書、職稱證書、專業資格證明等。

　　3. 工作經歷：入職時間、離職時間、工作崗位、工作內容、工作表現等。

　　4. 獎懲記錄：獲得的榮譽、獎勵及受到的處分等。

　　5. 培訓記錄：參加的培訓課程、培訓時間、培訓成果等。

　　6. 勞動合同及附件：勞動合同、保密協議、競業禁止協議等。

　　六、檔案建立與維護

　　1. 新員工入職時，人力資源部應收集員工的基本信息、學歷證明、工作經歷等相關資料，建立人事檔案。

　　2. 員工在職期間，各部門應及時將員工的工作表現、獎懲記錄、培訓成果等信息報送人力資源部，由人力資源部負責更新人事檔案。

　　3. 員工離職時，人力資源部應做好檔案整理工作，確保檔案信息的完整性和準確性。

　　七、檔案保管與查閱

　　1. 人事檔案應存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全、整潔。

　　2. 檔案查閱應經過人力資源部負責人批準，查閱人員應遵守保密規定，不得擅自復制、傳播檔案信息。

　　3. 查閱檔案時，應做好登記工作，記錄查閱人員、查閱時間、查閱內容等信息。

　　八、檔案銷毀與轉移

　　1. 當員工離職且超過法定保存期限后，人事檔案可以進行銷毀。銷毀前，應經過公司領導審批，并做好銷毀記錄。

　　2. 若員工在公司內部調動或晉升，其人事檔案應隨員工一起轉移至新的部門或崗位，確保檔案的連續性和完整性。

　　九、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，由人力資源部負責解釋和修訂。

　　2. 如有未盡事宜，可另行制定補充規定。

　　公司人事檔案管理制度4

　　一、總則

　　為了規范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、準確性和保密性，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理，包括員工基本信息、教育經歷、工作經歷、獎懲記錄等。

　　三、檔案內容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯系方式等。

　　2. 教育經歷：包括學歷、學位、畢業院校、所學專業等。

　　3. 工作經歷：包括過往工作單位、職位、任職時間、工作內容等。

　　4. 獎懲記錄：包括獲得的榮譽、獎勵以及受到的處罰等。

　　5. 合同與協議：包括勞動合同、保密協議、培訓協議等。

　　6. 其他資料：包括員工培訓記錄、績效評估報告、晉升記錄等。

　　四、檔案管理職責

　　1. 人事部門負責人事檔案的建立、更新、保管和查詢工作。

　　2. 各部門負責人應協助人事部門收集、整理員工檔案資料，確保檔案信息的真實性和完整性。

　　3. 員工應如實提供個人信息，及時更新檔案內容，并配合人事部門做好檔案管理工作。

　　五、檔案建立與更新

　　1. 新員工入職時，人事部門應建立員工檔案，收集相關資料并錄入系統。

　　2. 員工信息發生變化時，如學歷提升、職位變動、獎懲等，人事部門應及時更新檔案內容。

　　3. 人事部門應定期對檔案進行審查，確保檔案信息的準確性和完整性。

　　六、檔案保管與查詢

　　1. 人事檔案應妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。

　　2. 檔案查詢應嚴格遵守公司規定，未經授權不得擅自查詢他人檔案。

　　3. 員工可憑有效證件向人事部門申請查詢個人檔案，人事部門應提供必要的協助。

　　七、檔案保密與銷毀

　　1. 人事檔案涉及員工個人隱私和公司機密，應嚴格保密，不得隨意泄露。

　　2. 離職員工的檔案應按照公司規定進行保管和處理，不得私自銷毀或轉讓。

　　3. 對于無保存價值的檔案，應按照公司規定的程序進行銷毀，確保銷毀過程的安全和合規。

　　八、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，如有修改，應經公司領導批準后實施。

　　2. 本制度解釋權歸公司人事部門所有，如有疑問，請向人事部門咨詢。

　　公司人事檔案管理制度5

　　一、總則

　　本制度旨在規范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，為人力資源管理提供有效支持。

　　二、檔案管理原則

　　1. 真實性原則：人事檔案內容必須真實、準確，嚴禁弄虛作假。

　　2. 完整性原則：人事檔案應全面記錄員工的個人信息、工作經歷、教育培訓、獎懲記錄等內容，確保檔案的完整性。

　　3. 保密性原則：人事檔案涉及員工個人隱私，應嚴格保密，未經授權不得泄露。

　　三、檔案內容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式等。

　　2. 學歷及教育培訓記錄：包括學歷、學位、培訓經歷等。

　　3. 工作經歷：包括歷任職位、任職時間、工作職責等。

　　4. 獎懲記錄：包括獲得的榮譽、受到的處分等。

　　5. 合同及薪酬記錄：包括勞動合同、薪酬調整記錄等。

　　四、檔案管理流程

　　1. 檔案建立：新員工入職時，應建立個人檔案，收集相關材料并歸檔。

　　2. 檔案更新：員工信息發生變化時，應及時更新檔案內容，確保檔案的準確性。

　　3. 檔案借閱：借閱檔案需經人事部門負責人批準，并辦理借閱手續。借閱人應妥善保管檔案，不得涂改、損壞或遺失。

　　4. 檔案銷毀：員工離職后，檔案應根據公司規定進行銷毀處理，確保信息安全。

　　五、檔案保管與利用

　　1. 檔案保管：人事檔案應存放在專用檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全、防火、防潮、防蟲。

　　2. 檔案利用：人事檔案主要用于員工管理、招聘選拔、薪酬調整、績效考核等方面，為公司決策提供支持。

　　六、責任與監督

　　1. 人事部門負責人事檔案的建立、更新、保管和利用工作，確保檔案管理制度的有效執行。

　　2. 公司管理層應定期對人事檔案管理工作進行檢查和監督，確保檔案管理制度的落實。

　　七、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，如有未盡事宜，另行通知。

　　2. 本制度的解釋權歸公司人事部門所有。

　　公司人事檔案管理制度6

　　一、目的

　　為員工人事檔案妥善管理，保守機密；保護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理制度。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷

　　員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系，死亡等情形。

　　三、檔案規定

　　1、基礎管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫人事資料的.名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當在職員工的資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

　　1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。

　　2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

　　3.3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經行政人力資源部經理批準后銷毀。

　　4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理制度經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

　　公司人事檔案管理制度7

　　一、總則

　　本制度旨在規范人事檔案管理工作，確保人事檔案的完整性、安全性和保密性，為公司的人力資源管理提供有力支持。本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。

　　二、檔案內容

　　人事檔案應包括以下內容：

　　1. 個人基本信息：姓名、性別、出生年月、籍貫、學歷、專業、身份證號等；

　　2. 入職信息：入職時間、部門、職位、合同期限等；

　　3. 薪酬信息：薪資、福利、獎金等；

　　4. 培訓與發展：培訓記錄、晉升記錄、職業發展計劃等；

　　5. 績效考評：年度績效考評結果、獎懲記錄等；

　　6. 其他：離職信息、調動記錄、特殊事項等。

　　三、檔案建立與更新

　　1. 員工入職時，人力資源部應為其建立人事檔案，并確保檔案內容的完整性和準確性；

　　2. 員工個人信息、薪酬、職位等發生變化時，人力資源部應及時更新人事檔案；

　　3. 人力資源部應定期對人事檔案進行核查，確保檔案信息的真實性和完整性。

　　四、檔案保管

　　1. 人事檔案應存放于專用檔案室或檔案柜，確保檔案的安全；

　　2. 檔案室或檔案柜應設置門禁、監控等安全設施，防止檔案被盜或損壞；

　　3. 人事檔案應進行編號管理，方便查找和調閱；

　　4. 檔案借閱、復制、銷毀等應嚴格按照公司規定執行，確保檔案的保密性。

　　五、檔案利用

　　1. 人事檔案應為公司人力資源管理提供有力支持，包括但不限于招聘、培訓、績效考評、薪酬管理等；

　　2. 各部門在需要查閱、借閱人事檔案時，應向人力資源部提出申請，經審批后方可進行；

　　3. 人力資源部應定期對人事檔案進行分析，為公司制定人力資源政策提供參考依據。

　　六、檔案保密

　　1. 人事檔案涉及員工個人隱私和公司機密，應嚴格保密；

　　2. 未經授權，任何人員不得擅自查閱、復制、泄露人事檔案信息；

　　3. 人力資源部應定期對檔案保密工作進行檢查，確保檔案信息的保密性。

　　七、違規處理

　　對違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。

　　八、附則

　　1. 本制度由公司人力資源部負責解釋和修訂；

　　2. 本制度自發布之日起執行，如有與之前規定相抵觸的，以本制度為準。

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