公司檔案管理制度范本

時間：2021-10-14 10:15:34 公司檔案管理制度范本我要投稿

公司檔案管理制度范本

　　一、公司檔案管理制度簡介

　　合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以依法維護單位的權(quán)益。

　　二、公司檔案管理制度范本（精選17篇）

　　在不斷進步的社會中，越來越多人會去使用制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編收集整理的公司檔案管理制度范本（精選17篇），歡迎大家分享。

　　公司檔案管理制度1

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責(zé)文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

　　4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　5、必須愛護檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開始執(zhí)行。

　　公司檔案管理制度2

　　一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責(zé)。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責(zé)歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責(zé)歸檔。

　　六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負責(zé)歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　　①文件材料齊全完整;

　　②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　　③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。

　　十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

　　公司檔案管理制度3

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標(biāo)書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應(yīng)用及管理工作。

　　第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

　　第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)部門及時提供。

　　第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設(shè)管理部進行現(xiàn)場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。

　　第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。

　　第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

　　第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。

　　公司檔案管理制度4

　　一、客戶檔案管理對象

　　客戶檔案管理的對象就是你的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶。它們都應(yīng)納入企業(yè)的客戶管理系統(tǒng)。

　　1. 從時間序列來劃分：包括老客戶、新客戶和未來客戶。以來客戶和新客戶為重點管理對象。

　　2. 從交易過程來劃分：包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶。對于第一類客戶，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理;對于第二類的客戶，需逐步充實和完善其檔案管理內(nèi)容;對于第三類客戶，檔案管理的重點是全面搜集和整理客戶資料，為即將展開的交易業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資料。

　　3. 從客戶性質(zhì)來劃分：包括政府機構(gòu)(以國家采購為主)、特殊公司(與本公司有特殊業(yè)務(wù)等)、普通公司、顧客(個人)和交易伙伴等。這類客戶因其性質(zhì)、需求特點、需求方式、需求量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

　　4. 從交易數(shù)量和市場地位來劃分：包括主力客戶(交易時間長、交易量大等)，一般客戶和零散客戶。不言而喻，客戶檔案管理的重點應(yīng)放在主力客戶上。

　　總之，每個企業(yè)都或多或少的擁有自己的客戶群，不同的客戶具有不同的特點，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統(tǒng)。

　　二、客戶管理內(nèi)容

　　正如客戶自身是復(fù)雜多樣的一樣，客戶檔案管理的內(nèi)容也是復(fù)雜的，不能一概而論。歸納起來將，客戶檔案管理的基本內(nèi)容包括以下幾項：

　　1. 客戶基礎(chǔ)資料。即企業(yè)所掌握的客戶的最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理的起點和基礎(chǔ)。客戶資料的獲取，主要是通過推銷員進行的客戶訪問搜集起來的。在檔案管理系統(tǒng)中，大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現(xiàn)客戶檔案管理制度客戶檔案管理制度。

　　客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話;所有者、經(jīng)營管理者、法人(這三項應(yīng)包括其個人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面);創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

　　2. 客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模(職工人數(shù)、銷售額等)、經(jīng)營管理特點等。

　　3. 業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

　　4. 交易活動現(xiàn)狀。主要包括棵客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策;企業(yè)信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。

　　以上四方面構(gòu)成了客戶檔案管理的重點內(nèi)容，客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開的。

　　三、戶檔案管理方法

　　1. 建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立客戶檔案卡(又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等)。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

　　客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

　　①. 由推銷員進行市場調(diào)查和客戶訪問時整理匯總。

　　②. 向客戶寄送客戶資料表，請客戶填寫。

　　③. 委托專業(yè)調(diào)查機構(gòu)進行專項調(diào)查。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，進行整理匯總，填入客戶檔案卡。

　　在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶基于商業(yè)秘密的考慮，不愿提供全部詳實的資料，或者由于某種動機夸大某些數(shù)字(如企業(yè)實力等)，所以對這些資料應(yīng)加以審核。但一般來將，由客戶提供的基礎(chǔ)資料絕大多數(shù)是可信的且應(yīng)比較全面。第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料，特別是危險客戶的信用狀況等，但需要支付較多的費用。

　　通過推銷員進行客戶訪問建立客戶檔案卡的主要做法是：編制客戶訪問日報(或月報)，由推銷員隨身攜帶，在進行客戶訪問時，即時填寫，按規(guī)定時間上報，企業(yè)匯總整理，據(jù)此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。除外，還可編制客戶業(yè)務(wù)報表和對可客戶銷售報表，以從多角度反映客戶狀況。

　　為此，需制訂推銷員客戶信息報告制度(其中包括日常報告、緊急報告和定期報告)。需制定推銷員客戶信息報告規(guī)程。

　　2. 客戶分類。利用上述資料，將企業(yè)擁有的客戶進行科學(xué)的分類，目的在于提高銷售效率，促進企業(yè)營銷工作更順利地展開。

　　客戶分類的主要內(nèi)容包括：

　　①. 客戶性質(zhì)分類。分類的標(biāo)識有多種，主要原則是便于銷售業(yè)務(wù)的展開。如按所有權(quán)，劃分(全民所有制、集體所有制、個體所有制、股份制、合資等);按客戶性質(zhì)劃分(批發(fā)店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營店等);按客戶地獄劃分(商業(yè)中心店、交通樞紐店、居民區(qū)店、其他店鋪等);按顧客的實際情況，確定客戶等級標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶分為不同的等級，以便于對客戶進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。

　　②. 客戶等級分類。企業(yè)根據(jù)實際情況，確定客戶等級標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶分為不同的等級，以便于進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理客戶檔案管理制度百科。

　　③. 客戶路序分類。為便于推銷員巡回訪問、外出推銷和組織發(fā)貨，首先將客戶劃分為不同的區(qū)域。然后，再將各區(qū)域內(nèi)的客戶按照經(jīng)濟合理原則劃分出不不同的路序。

　　3. 客戶構(gòu)成分析。利用各種客戶資料，按照不同的標(biāo)識，將客戶分類，分析其構(gòu)成情況，以從客戶角度全面把握本公司的營銷狀況，找出不足，確定營銷重點，采取對策，提高營銷效率。

　　客戶構(gòu)成分析的主要內(nèi)容包括：

　　①. 銷售構(gòu)成分析。根據(jù)銷售額等級分類，分析在公司的銷售額中，各類等級的客戶所占比重。并據(jù)此確定未來的營銷重點。

　　②. 商品構(gòu)成分析。通過分析企業(yè)商品總銷售量中，各類商品所占的比重，以確定對不同客戶的商品銷售重點和對策。

　　公司檔案管理制度5

　　第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理

　　依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

　　第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責(zé)管理。

　　檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧有姓块T保存。

　　對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第四條人事檔案管理員的職責(zé)

　　（一）、保管員工檔案；

　　（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

　　（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

　　（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；

　　（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；

　　（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

　　（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

　　（八）、辦理其它有關(guān)事項。

　　第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

　　（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；

　　（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料；

　　（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；

　　（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；

　　（五）、員工參入黨、團材料；

　　（六）、獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進事跡材料；

　　（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；

　　（八）、處分、取消處分的材料；

　　（九）、任免、工資、職稱等材料；

　　（十）、學(xué)歷和評定的技能等材料；

　　（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。

　　第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

　　第七條人事檔案的收集、保管和銷毀

　　一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。

　　二、對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊。

　　六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

　　八、檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第七條人事檔案的利用和傳遞

　　一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

　　二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

　　三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

　　四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

　　五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交報告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴格履行登記手續(xù)。

　　六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

　　七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

　　八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。

　　九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

　　十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

　　十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

　　第八條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。

　　接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應(yīng)從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

　　第九條本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

　　第十條本管理細則由公司人力資源部負責(zé)解釋。

　　公司檔案管理制度6

　　檔案歸檔制度

　　一、文件材料的歸檔要求：

　　1、公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　2、公司各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

　　4、歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

　　5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

　　6、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

　　8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　9、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

　　10、外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

　　11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　　二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）

　　三、歸檔時間：

　　1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

　　2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

　　3、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　4、工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

　　5、每年形成的會計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

　　7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

　　8、聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

　　9、相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。

　　10、外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

　　11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

　　12、公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

　　13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

　　檔案查（借）閱制度

　　檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　1、凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。

　　2、本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

　　3、借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

　　5、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

　　檔案的保密制度

　　1、凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。

　　2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

　　3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

　　4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

　　5、查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

　　6、檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。

　　7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　檔案庫房管理制度

　　一、檔案入庫檢查：

　　1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復(fù)制。

　　2、入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。

　　3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　二、檔案庫房管理：

　　1、檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。

　　2、檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

　　3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

　　4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

　　5、庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施，及時做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

　　6、庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

　　7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

　　8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9、對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。

　　10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

　　檔案鑒定、銷毀制度

　　1、根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

　　2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　3、從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

　　4、檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。

　　5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

　　檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字

　　檔案保管統(tǒng)計制度

　　一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

　　二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

　　三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。

　　四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。

　　綜合檔案室主任職責(zé)

　　一、認真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

　　二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

　　三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格把關(guān)。

　　四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。

　　五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

　　六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

　　七、負責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

　　檔案工作人員崗位職責(zé)

　　一、認真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。

　　二、負責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準(zhǔn)確地提供利用。

　　四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

　　六、負責(zé)對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　公司檔案管理制度7

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

　　4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印，但原件必須歸檔。

　　7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　1.認真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

　　2.負責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

　　3.負責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

　　4.負責(zé)檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!

　　三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　1.各部門配備一名兼職檔案員，負責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務(wù)。

　　3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

　　5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

　　四、部門立卷制度

　　1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2.各部門兼職檔案員，負責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

　　五、檔案保管制度

　　1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責(zé)檔案的保管工作。

　　2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

　　5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規(guī)則

　　1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。

　　2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

　　3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進入檔案室。

　　4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責(zé)任。

　　七、檔案借閱制度

　　1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

　　2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

　　3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

　　4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

　　5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!

　　6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　八、其他

　　解釋權(quán)歸公司行政人事部。

　　公司檔案管理制度8

　　1、局辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作。

　　2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責(zé)該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責(zé)審核把關(guān)，登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

　　4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

　　5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

　　6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。

　　7、辦公室負責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

　　9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。

　　10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

　　12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當(dāng)時送達相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時落實。

　　13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準(zhǔn)確科學(xué)有效。

　　14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

　　15、文書要嚴格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。

　　16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn)。

　　17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統(tǒng)一管理。

　　18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時、有序、各類卷分類科學(xué)，有利用價值。

　　公司檔案管理制度9

　　一、目的

　　為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、適用范圍

　　適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

　　三、職責(zé)

　　公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

　　四、原則

　　分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　五、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身

　　份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級表、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

　　六、程序

　　1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。

　　2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個人簡歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業(yè))證明等。

　　七、為保證員工檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時效性強的優(yōu)點，及時更新、變化的資料進行系統(tǒng)錄入，

　　具體時限要求如下：

　　1、新員工入職、員工調(diào)動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；

　　2、組織機構(gòu)變動、培訓(xùn)管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；

　　3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔。

　　八、人事檔案借/調(diào)閱

　　1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。

　　2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

　　3、部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4、部門主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

　　5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管

　　批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，

　　借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

　　6、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

　　九、人事檔案歸屬

　　1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀。

　　十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實施。

　　發(fā)出部門：行政人事部

　　借用、查閱人事檔案審批表

　　公司員工檔案管理制度(二)：公司人事檔案管理辦法

　　xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司

　　人事檔案管理辦法

　　20xX年9月

　　公司檔案管理制度10

　　一、為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客戶的權(quán)益，特制定本細則。

　　二、檔案的管理是指對公司已發(fā)生的項目資料、權(quán)屬證明等進行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號歸檔。

　　三、檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺帳及權(quán)證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。

　　（一）客戶檔案管理由總經(jīng)理制定專人負責(zé)。

　　（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責(zé)。

　　四、檔案的整理與移交

　　（一）業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員（項目經(jīng)理A、B角）為檔案移交人；

　　（二）部項目經(jīng)理A角將項目資料按檔案清單（附后）的要求進行分類整理，編制好冊內(nèi)資料清單（具體到每一項內(nèi)容的頁數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經(jīng)理B角，清單一式三份，A、 B角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認。()項目經(jīng)理B角根據(jù)清單內(nèi)容對檔案資料進行審核，確認檔案及相關(guān)有權(quán)人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經(jīng)理B角須列出補充資料清單要求項目經(jīng)理A角補齊；

　　（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據(jù)等、項目調(diào)查資料、客戶或企業(yè)資料；（具體內(nèi)容及順序附表）；

　　（四）業(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應(yīng)列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；

　　（五）檔案的移交時限為項目結(jié)束后（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內(nèi)，具體為項目經(jīng)理A角三個工作日內(nèi)移交項目經(jīng)理B角，項目經(jīng)理B角兩個工作日內(nèi)移交檔案室，特殊情況說明原因經(jīng)有權(quán)審批人同意后可以酌情延后；

　　（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經(jīng)理B角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，項目經(jīng)理B角、檔案管理員雙方簽字確認；

　　（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認；

　　（八）檔案管理員對接收的檔案統(tǒng)一編號，并按照檔案號相應(yīng)給檔案中的合同編號。

　　五、重要權(quán)證資料的移交

　　（一）重要權(quán)證資料包括：貸款或者擔(dān)保客戶的財產(chǎn)權(quán)屬證明原件、保證人的'財產(chǎn)權(quán)屬證明原件、他項權(quán)證原件、動產(chǎn)抵押登記通知書、股權(quán)出質(zhì)設(shè)立登記通知書、其他權(quán)屬證明原件；

　　（二）重要的權(quán)證應(yīng)與檔案資料分開移交，重要權(quán)證視同現(xiàn)金管理，相關(guān)權(quán)屬證書在第一時間移交公司指定的權(quán)證管理人員， A角列出重要權(quán)證移交清單，AB角及檔案員三方在對清單上所列權(quán)證的名稱、權(quán)證號、數(shù)量核對無誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認；

　　（四）檔案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險柜單獨保存；

　　（五）存檔的權(quán)證應(yīng)按項目按項目編號分開保存，且權(quán)證編號應(yīng)與項目的檔案編號一致。如檔案號為2012鴻借字第001號檔案對應(yīng)的權(quán)證檔案編號也為2012鴻借字第001號。

　　六、檔案的借閱

　　（一）公司董事長、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；

　　（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺帳；

　　（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內(nèi)，將所借資料完整歸還檔案管理員；

　　（四）檔案管理員核對資料完整無誤后將檔案復(fù)位，并登記臺帳。

　　七、本實施細則自頒布之日起執(zhí)行。學(xué)院實驗室工作檔案管理制度衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度工程檔案管理制度。

　　公司檔案管理制度11

　　一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案相關(guān)規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

　　1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

　　1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

　　2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意事項

　　3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

　　4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

　　公司檔案管理制度12

　　一.制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度

　　二.管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三.適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1. 收集客戶單位資料

　　2. 客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3. 客戶裝修工程文件

　　4. 客戶遷入時填具之資料

　　5. 客戶資料補充

　　6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8. 客戶與管理處往來文件

　　9. 客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　10. 客戶維修記錄

　　11. 客戶投訴記錄

　　12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

　　四.注意事項

　　1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確，認真地登記并制作各種表格。

　　2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向溝通;

　　3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進;

　　4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴;

　　5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復(fù)。

　　公司檔案管理制度13

　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷

　　員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1．1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1．4當(dāng)在職員工的資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

　　1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

　　1．6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1．9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

　　2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2．4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

　　2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3．2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

　　4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

　　4．3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

　　公司檔案管理制度14

　　為加強檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本局檔案工作的實際，制定本制度。

　　一、檔案立卷歸檔制度

　　為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項工作服務(wù)，特制訂本制度。

　　1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

　　2、本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據(jù)為已有。

　　3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。

　　4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責(zé)本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。

　　5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責(zé)收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。

　　6、局辦公室財務(wù)人員應(yīng)在次年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財務(wù)人員保存一年后，移交檔案管理人員。

　　7、電子文件實行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

　　8、各科室根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

　　9、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

　　10、各科室一般應(yīng)及時將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　11、檔案管理員負責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

　　12、隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應(yīng)進行同步更新復(fù)制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。

　　二、檔案庫房管理制度

　　1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內(nèi)。

　　2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，并采取必要的預(yù)防措施和設(shè)置必要設(shè)備，確保檔案的安全。

　　3、庫房內(nèi)要保持適應(yīng)的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。

　　4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關(guān)好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內(nèi)嚴禁吸煙，確保庫房安全。

　　5、庫房內(nèi)檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內(nèi)存放個人物品或堆放雜物。

　　6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的檔案要及時進行修補復(fù)制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。

　　7、電子檔案應(yīng)配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備；環(huán)境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。

　　8、檔案管理員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。

　　三、檔案查閱利用制度

　　1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續(xù)，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負責(zé)人批準(zhǔn)。

　　2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以查閱。

　　3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將案卷帶出綜合檔案室。

　　4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

　　5、查閱檔案和需復(fù)印（部分或全部）檔案材料的，應(yīng)在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。

　　6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進行，查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。

　　7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述情況者，按《檔案法》規(guī)定進行必要處理。

　　8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

　　四、檔案保密制度

　　1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)出賣、盜竊檔案機密，違者按情節(jié)依法懲處。

　　2、定有密級文件、資料，統(tǒng)一由專人收拆登記，發(fā)送時不得以普通郵件寄發(fā)。

　　3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應(yīng)妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。

　　5、對定有密級的文件、資料，未經(jīng)密級審批單位批準(zhǔn)，一般不準(zhǔn)翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調(diào)離工作時收回注銷。

　　6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　7、不歸檔的秘密及內(nèi)部（重復(fù)或多印）文件、資料，均應(yīng)登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀，不準(zhǔn)擅自處理和當(dāng)廢紙出售。

　　8、數(shù)字檔案要求配備專門工作人員負責(zé)計算機系統(tǒng)的管理工作，設(shè)置計算機操作系統(tǒng)用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。

　　9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)連接，必須實行物理隔離。

　　10、對已存儲的電子檔案數(shù)據(jù)進行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計算機送維修時，應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除，并做計算機修理登記。

　　11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執(zhí)行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。

　　12、定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作，進行保密教育和保密檢查。

　　五、檔案鑒定和銷毀

　　為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質(zhì)量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

　　1、室藏檔案的鑒定應(yīng)堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，嚴肅而認真地去復(fù)審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。

　　2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統(tǒng)一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關(guān)人員參加，根據(jù)檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

　　3、經(jīng)鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內(nèi)繼續(xù)做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經(jīng)登記造冊，不得擅自銷毀檔案。

　　4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

　　5、銷毀檔案時，要有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀前應(yīng)認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應(yīng)列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

　　6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數(shù)字檔案。

　　六、檔案管理員工作職責(zé)

　　1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設(shè)服務(wù)。

　　2、加強與各級、各部門的聯(lián)系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

　　3、堅持原則，保守機密，嚴格執(zhí)行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發(fā)生。

　　4、要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應(yīng)該定期更改。自覺做好檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數(shù)字檔案的安全保密。

　　5、積極開展檔案利用，及時、準(zhǔn)確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

　　6、做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄。

　　7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

　　公司檔案管理制度15

　　檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。

　　檔案保管制度

　　一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。

　　二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

　　三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

　　四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。

　　五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

　　六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

　　七、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　檔案保密制度

　　一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

　　二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)，必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。

　　三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。

　　四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責(zé)。

　　五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。

　　六、在校保密委員會的指導(dǎo)下，做好檔案密級變更和解密工作。

　　七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

　　檔案利用制度

　　一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復(fù)印、傳真件）及委托查閱申請書。

　　二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時，以復(fù)印件代替原件利用。

　　三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。

　　四、提供利用檔案時，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費。

　　五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。

　　六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。

　　七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。

　　檔案室人員崗位職責(zé)

　　一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。

　　二、遵守各項檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。

　　三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術(shù)，嚴守國家機密。

　　四、積極開展咨詢服務(wù)；熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。

　　五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

　　檔案鑒定制度

　　一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負責(zé)人與負責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。

　　二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時由鑒定組裁定。

　　三、檔案達到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

　　四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

　　五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。

　　六、銷毀檔案前登記造冊（注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員）；銷毀時由3人執(zhí)行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。

　　安全與消防制度

　　一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。

　　二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。

　　三、做好安全巡查工作，下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。

　　四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。

　　五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報告，并全力撲救。

　　檔案資料管理制度

　　一、文件管理

　　1、文書人員在起草文件之前，應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項，并收集相關(guān)素材，做好前期的準(zhǔn)備工作。

　　2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式，做到適時、貼切。

　　3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。

　　4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔；對于回收的資料也要及時整理存檔。

　　5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。

　　二、檔案資料管理

　　1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴格登記。

　　2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還，借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。

　　3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對，必須做到物單相符。

　　4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴肅處理。

　　5、機密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。

　　6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應(yīng)由指定人員負責(zé)，并采取必要的安全措施。

　　7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時清理。

　　8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確保現(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。

　　9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。

　　10、各部門文檔負責(zé)人對自己所負責(zé)保存的文檔資料要有詳細的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。

　　11、文檔資料負責(zé)人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。

　　12、若文檔負責(zé)人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。

　　13、新接管檔案管理的負責(zé)人要盡快熟悉負責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。

　　14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。

　　公司檔案管理制度16

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。

　　四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。

　　4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、檔案的借閱

　　1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

　　4、檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　第6篇：公司員工檔案管理制度

　　1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

　　2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。

　　3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責(zé)辦理。

　　4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：

　　（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

　　（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

　　（3）員工存檔卡由人資行政部負責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

　　（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

　　（5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。

　　5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案：

　　員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價、考核等。

　　（1）人資行政部負責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。

　　（2）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責(zé)人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。

　　（3）部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。

　　（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

　　（5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

　　公司檔案管理制度17

　　一、目的

　　為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。

　　三、職責(zé)

　　3.1 人力資源部人事管理課負責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負責(zé)管理工作。

　　3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責(zé)本制度的編制及落實執(zhí)行工作。

　　3.4 集團公司企業(yè)委員會負責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。

　　四、人事檔案管理的內(nèi)容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。

　　4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。

　　4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5 統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。

　　4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。

　　五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。

　　查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　六、相關(guān)支持文件及記錄

　　員工應(yīng)聘申請表

　　轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統(tǒng)計表

　　公司員工人事檔案管理制度