文秘專業(yè)素質(zhì)知識

時間：2021-04-11 15:56:28 文秘資料我要投稿

文秘專業(yè)素質(zhì)知識

　　一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。下面小編為你整理了文秘專業(yè)素質(zhì)知識，供大家參考。

文秘專業(yè)素質(zhì)知識

　　(一)、基本素質(zhì)

　　1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　2、心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　3、思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構(gòu)里工作，應(yīng)當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

　　在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐bai問題露餡，進去了。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹慎為好!

　　(二)、業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎(chǔ)知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學領(lǐng)域的'新的發(fā)展動態(tài)。

　　2、實踐經(jīng)驗：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學習。

　　3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。

　　(三)、文化素質(zhì)

　　1、社會科學學好專業(yè)知識應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之：塞北一天一地一圣人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。

　　2、自然科學：仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關(guān)知識，如機械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。

　　3、外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

　　(四)、此外

　　學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

　　俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。

　　但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。

　　（五）、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)

　　工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。

　　工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實可行的方法。工作藝術(shù)：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務(wù)，同時給人以美的感覺和享受。

　　作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員，我們應(yīng)該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點：

　　1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。

　　在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會欣賞這種人。

　　對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。

　　（六）、秘書工作的任務(wù)

　　秘書工作的任務(wù)主要有以下7個方面：

　　1.調(diào)查研究與信息收集

　　調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者了解情況、進行決策的基礎(chǔ)，而領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查研究工作大部分，甚至全部要靠秘書人員進行，秘書應(yīng)該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實的最新的全面的信息，及時提供給領(lǐng)導(dǎo)。

　　2.文書工作

　　文書工作包括收文和發(fā)文兩個方面，收到的文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理，發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)的指示下按程序認真進行，很多時候秘書還要進行文件、報告的起草，所以秘書對文書的寫作規(guī)范、要求等要熟悉，處理完的文檔要及時分類歸檔。

　　3.會議籌辦

　　秘書應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和會議的主題、風格等進行會議的準備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同的籌辦要求。

　　4.來賓接待

　　秘書應(yīng)負責來賓的接待工作，包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀，力求樹立單位的良好形象。

　　5.檔案管理

　　如果一個單位沒有專門的檔案部門，秘書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學方法和原則進行檔案的采集、整理、保管和提取。

　　6.信訪工作

　　信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認真地對待，在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下可以作適當?shù)奶幚恚瑢ψ约禾幚聿缓没虿辉谧约簷?quán)限范圍內(nèi)的問題，要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　　7.日常事務(wù)工作

　　如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作，常常都需要秘書來處理。