的企業(yè)行政助理職責(zé)

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2023年的企業(yè)行政助理職責(zé)

2023年的企業(yè)行政助理職責(zé)1

　　一、日常行政管理工作

2023年的企業(yè)行政助理職責(zé)

　　1、根據(jù)部門(mén)檔案管理制度，對(duì)部門(mén)內(nèi)部檔案進(jìn)行收集整理，按月度進(jìn)行歸類、登記，并完成立卷工作、電子檔案上傳檔案系統(tǒng);

　　2、根據(jù)事業(yè)部要求完成部門(mén)月度工作總結(jié)及次月重點(diǎn)工作計(jì)劃;跟進(jìn)部門(mén)工作排期

　　3、部門(mén)簽批文件的傳遞、備檔工作;

　　4、對(duì)辦公現(xiàn)場(chǎng)、人員著裝、日常考勤及員工外出進(jìn)行監(jiān)督和管理;

　　5、負(fù)責(zé)部門(mén)會(huì)議室的統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)使用;

　　6、負(fù)責(zé)黨、工、團(tuán)組織活動(dòng)的上傳下達(dá)及跟進(jìn)執(zhí)行;配合分公司行政部組織員工活動(dòng)的.參與、執(zhí)行及反饋;

　　7、事業(yè)部下達(dá)，部門(mén)內(nèi)部員工關(guān)懷類活動(dòng)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)方案的擬定、跟進(jìn)并有效實(shí)施;

　　8、負(fù)責(zé)部門(mén)固定資產(chǎn)的管理及清點(diǎn);辦公用品、家具及設(shè)備、日常耗材的采購(gòu);

　　9、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及事業(yè)部下達(dá)的信息的傳達(dá)工作

　　二、人事管理工作

　　1、擬定本部門(mén)分層級(jí)培訓(xùn)計(jì)劃，按年度進(jìn)行上報(bào)，并按季度跟進(jìn)完成。合理安排并協(xié)調(diào)培訓(xùn)計(jì)劃的有效實(shí)施;

　　2、負(fù)責(zé)部門(mén)經(jīng)理級(jí)以下員工的招聘工作。完成簡(jiǎn)歷的初步篩選;協(xié)助各職能經(jīng)理、人事行政主管完成初試;協(xié)助部門(mén)負(fù)責(zé)人完成復(fù)試;負(fù)責(zé)擬錄用員工的背景調(diào)查、能力測(cè)評(píng)、錄用審批等相關(guān)事宜;

　　3、負(fù)責(zé)對(duì)新入職員工的相關(guān)人事資料進(jìn)行審核和設(shè)立員工檔案，勞動(dòng)合同的簽訂并辦理保險(xiǎn)、各項(xiàng)福利等相關(guān)事宜，并對(duì)通用知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn);

　　4、負(fù)責(zé)部門(mén)人員薪酬、福利及保險(xiǎn)工作，及與事業(yè)部及分公司相關(guān)人員保持溝通;

　　5、負(fù)責(zé)人力系統(tǒng)的維護(hù)及定期更新。

　　三、日常費(fèi)用管理工作

　　1、負(fù)責(zé)日常行政費(fèi)用的審核、登記;

　　2、負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)溝通，并每月對(duì)日常費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行對(duì)帳;

　　3、負(fù)責(zé)每月日常費(fèi)用預(yù)算的制定并上報(bào)給財(cái)務(wù);

　　4、負(fù)責(zé)費(fèi)用申請(qǐng)、付款申請(qǐng)的簽批及傳遞;

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　　1、負(fù)責(zé)公司前臺(tái)接待及電話接聽(tīng)、快遞收發(fā);

　　2、負(fù)責(zé)員工的日常考勤記錄;

　　3、辦公用品的采購(gòu)及領(lǐng)用登記;

　　4、負(fù)責(zé)人事基礎(chǔ)事務(wù)工作，具備基礎(chǔ)人事和行政日常事務(wù)工作技能;

　　5、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作。

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　　崗位職責(zé)：

　　1、處理各類行政日常工作，例如保安、保潔、班車、食堂、來(lái)客接待、辦公用品等的管理。

　　2、處理工廠設(shè)備設(shè)施的`日常維保工作。

　　3、協(xié)助總經(jīng)理助理工作。

　　4、負(fù)責(zé)高新技術(shù)企業(yè)申請(qǐng)工作。

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　　1、公司日常乘用車安排；

　　2、整理、裝訂、管理公司內(nèi)部各類合同文檔；

　　3、安排預(yù)定公司內(nèi)部出差人員機(jī)票、高鐵、酒店住宿等；

　　4、負(fù)責(zé)日常公司內(nèi)部行政事務(wù)工作；

　　5、外部人員的接待以及內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)的`傳達(dá)；

　　6、完成上級(jí)主管交辦的其它工作。

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　　1、固定資產(chǎn)維護(hù)及文檔管理：

　　1.1隨時(shí)檢查和我維護(hù)所有的辦公設(shè)備，當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)損壞，及時(shí)修理，或聯(lián)系相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行維修；

　　1.2隨時(shí)檢查和維護(hù)所公司的固定資產(chǎn)，發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)損壞，及時(shí)修理，或聯(lián)系相關(guān)技術(shù)人員盡心維修，并向財(cái)務(wù)部報(bào)損；

　　1.3建立維修人員的聯(lián)系電話檔案；

　　1.4對(duì)于公司歷年的文件進(jìn)行分類歸檔并妥善管理。

　　2、工程、設(shè)備設(shè)施管理：

　　2.1負(fù)責(zé)新建、改建、擴(kuò)建等基建項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)管理、質(zhì)量監(jiān)督及竣工驗(yàn)收等相關(guān)工作；

　　2.2負(fù)責(zé)設(shè)備設(shè)施及房屋建筑修繕、維護(hù)和相關(guān)的檔案圖紙的管理工作。

　　3、物資采購(gòu)：

　　3.1負(fù)責(zé)根據(jù)員工填寫(xiě)和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的《物品申購(gòu)單》，購(gòu)買(mǎi)后勤物資；

　　3.2負(fù)責(zé)建立后勤物資供應(yīng)商檔案，并對(duì)其供貨價(jià)格及貨品質(zhì)量進(jìn)行比較；

　　3.3采購(gòu)期間，不得故意抬高物品價(jià)格謀取私利，或以次充好損害公司利益；

　　3.4已定做員工工服的取回。

　　4、工作餐管理：

　　4.1及時(shí)了解員工伙食問(wèn)題，并與阿姨溝通，安排好午餐值日表；

　　4.2及時(shí)采購(gòu)糧油；

　　5、人員管理及其他行政事務(wù)：

　　5.1對(duì)前臺(tái)進(jìn)行管理，并對(duì)其工作進(jìn)行考核評(píng)估；

　　5.2對(duì)培訓(xùn)、會(huì)議等事項(xiàng)進(jìn)行前期安排，會(huì)議記錄及整理；

　　5.2負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品的`領(lǐng)取及發(fā)放進(jìn)行管理；

　　5.3確定員工活動(dòng)的內(nèi)容及場(chǎng)地；

　　5.4以及其他上級(jí)安排的臨時(shí)性工作。

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　　1、負(fù)責(zé)公司來(lái)客的接待工作

　　2、負(fù)責(zé)公司辦公用品和設(shè)備的管理、使用及維護(hù)

　　3、負(fù)責(zé)公司信件的收發(fā)及文件的`打印、復(fù)印、保管相關(guān)行政檔案的工作

　　4、負(fù)責(zé)公司日常考勤工作及協(xié)助相關(guān)的人力資源實(shí)務(wù)工作

　　5、負(fù)責(zé)公司行政費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、申報(bào)、結(jié)算工作

　　6、完成上級(jí)交辦的其他工作

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　　1、協(xié)助主管對(duì)人員的招聘。(按招聘流程)

　　2、新進(jìn)人員的.入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理。

　　3、協(xié)助主管對(duì)新進(jìn)人員的教育訓(xùn)練之準(zhǔn)備與后序工作之進(jìn)行。

　　4、全廠人員檔案的建立與管制。(電腦化)

　　5、對(duì)試用人員之試工與考核調(diào)查。

　　6、負(fù)責(zé)全廠人事異動(dòng)工作。(轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動(dòng)/降職等手續(xù)之辦理)

　　7、全廠獎(jiǎng)懲手續(xù)之辦理。

　　8、對(duì)各類資料進(jìn)行簽收，整理并分類歸檔。(廠內(nèi)程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會(huì)議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎(jiǎng)懲資料/人事異動(dòng)資料等分類整理)

　　9、每日/月對(duì)全廠職員工的考勤工作。(每日/月之考勤日?qǐng)?bào)表/每月人力流動(dòng)統(tǒng)計(jì)表/請(qǐng)假、放假手續(xù)辦理/平時(shí)查卡、監(jiān)卡/加班申請(qǐng)手續(xù)等)

　　10、月底對(duì)相關(guān)報(bào)表的整理并交于財(cái)務(wù)。

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　　1、來(lái)訪接待、信件管理、報(bào)刊及圖書(shū)管理；

　　2、差旅平臺(tái)管理（機(jī)票、酒店），酒店信息更新；

　　3、車貼及車補(bǔ)管理；

　　4、接待準(zhǔn)備工作布置和接待講解；

　　5、接待工作歸檔及后續(xù)議程跟進(jìn)；

　　6、其他行政支持工作。

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　　1.負(fù)責(zé)前臺(tái)電話的接聽(tīng)和轉(zhuǎn)接，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員;

　　2.做好到訪人員的接待工作;

　　3. 負(fù)責(zé)公司工作往來(lái)文件的整理、呈報(bào)，催辦、分發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔等管理事宜;

　　4.負(fù)責(zé)公司快遞、信件、包裹的'收發(fā)工作;

　　5.負(fù)責(zé)公司所有物資采購(gòu)及管理和固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)管理;

　　6.負(fù)責(zé)公司員工考勤管理，做好會(huì)議記錄和會(huì)后內(nèi)容整理工作;

　　7. 協(xié)助上級(jí)完成公司行政事務(wù)工作，落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)及后勤保障。

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　　1、負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)，接聽(tīng)與轉(zhuǎn)接電話、接待來(lái)訪客人。

　　2、負(fù)責(zé)公司文件的傳真，信件和快遞收發(fā)工作。

　　3、負(fù)責(zé)公司部分后勤事務(wù)工作，維護(hù)辦公環(huán)境的整潔和有序；做好辦公設(shè)備的日常管理及維護(hù)。

　　4、負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作，完成公司內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)訂和調(diào)配；對(duì)公司在外召開(kāi)的會(huì)議及接待，做好酒店、會(huì)議室、車輛等的預(yù)定及相關(guān)費(fèi)用的結(jié)算工作。

　　5、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)和員工因公出差的`訂票工作，與售票中心核對(duì)和結(jié)算機(jī)票費(fèi)用。

　　6、負(fù)責(zé)做好公司每月行政費(fèi)用的報(bào)銷及分?jǐn)偣ぷ鳌?/p>

　　7、負(fù)責(zé)辦公用品和特殊物品的制作、訂購(gòu)與分發(fā)，及庫(kù)存管理。保證采購(gòu)物品的品質(zhì)與成本控制。

　　8、負(fù)責(zé)工衣定制及管理工作。

　　9、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)布置的工作。

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　　1、每天九點(diǎn)十分左右給總公司前臺(tái)上報(bào)考勤。上報(bào)前如果有員工不明緣由未到，應(yīng)打電話詢問(wèn)原因，并確定你何時(shí)到公司。

　　2、接聽(tīng)電話、接待來(lái)訪：接聽(tīng)電話要使用文明用語(yǔ)，語(yǔ)言應(yīng)親切簡(jiǎn)練、禮貌、和氣，公話嚴(yán)禁私用，一律不得撥打信息臺(tái)；對(duì)來(lái)訪者要使用文明用語(yǔ)，熱情接待，要認(rèn)真傾聽(tīng)來(lái)訪者的敘述。如未能及時(shí)有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進(jìn)落實(shí)。

　　3、新入職員工，第一天需帶學(xué)歷證書(shū)、身份證復(fù)印件、兩張一寸照片。一個(gè)星期內(nèi)，收集好新入職員工的承諾函、擔(dān)保書(shū)（或無(wú)犯罪記錄證明），提供擔(dān)保書(shū)的`需提供擔(dān)保人的身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件及戶主那頁(yè)的復(fù)印件。

　　4、公司員工的檔案、資料的整理、分類、記錄；原件

　　5、日常工作中，配合業(yè)務(wù)人員打印文件、復(fù)印資料

　　6、收發(fā)快遞等，及時(shí)轉(zhuǎn)交相關(guān)人員；發(fā)快遞時(shí)，快遞單據(jù)上各項(xiàng)內(nèi)容均需填寫(xiě)完整，比如日期等，并記下快遞單號(hào)，以便日后追蹤物流。

　　7處理銷售人員的報(bào)銷事宜，審核、匯總并記錄后，快遞給總公司；

　　8保密工作（包括：公司內(nèi)部信息、資料、文件、人事、檔案、會(huì)議內(nèi)容等）

　　9、協(xié)調(diào)做好招聘工作。每日登陸公司智聯(lián)招聘、58同城和趕集網(wǎng)等網(wǎng)站，審查簡(jiǎn)歷并邀約面試，保證公司人力需求；

　　10、保持工作環(huán)境整潔、干凈等。及時(shí)對(duì)辦公室內(nèi)的花草澆水養(yǎng)護(hù)、定期檢查整個(gè)辦公室零亂的地方，并給予整理。

　　11、協(xié)助業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)經(jīng)理處理一些日常事務(wù)，并配合一些業(yè)務(wù)需要，比如巡展、送貨等。

　　12、了解近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)。比如公司最近的政策、業(yè)績(jī)等。

　　13、行政人員就是為公司所有的人服務(wù)的，所以，在日常的工作中，建立服務(wù)意識(shí)。以主動(dòng)、謙虛的服務(wù)態(tài)度與其他業(yè)務(wù)人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解公司業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，

　　14、有人來(lái)面試，先填公司的應(yīng)聘表格，注意告知求職者，每一項(xiàng)都要填上，比如期望月薪、何時(shí)入職等重要信息。

　　15、每月底給總公司發(fā)考勤表、出差登記表