OA協(xié)同辦公平臺的建設(shè)及實踐思考論文
摘 要：針對中海油氣（泰州）石化有限公司目前企業(yè)信息化現(xiàn)狀，本文提出在企業(yè)管理中引入OA協(xié)同管理平臺，并探討了整合流程、提升管理效益的信息化OA平臺建設(shè)思路和應(yīng)用，以及帶來的企業(yè)效益的提升。
關(guān)鍵詞：OA協(xié)同辦公平臺，整合應(yīng)用，管理思想
一、 企業(yè)背景與信息化現(xiàn)狀
1.1
中海油氣（泰州）石化有限公司以煉制中海油重質(zhì)原油為主，現(xiàn)有150萬噸/年重交瀝青-環(huán)保燃料油裝置一套，主要生產(chǎn)燃料油中間產(chǎn)品、潤滑油、重交瀝青等，主要產(chǎn)品市場立足華東、華南地區(qū)，并向全國范圍輻射。公司注冊資本2.21億元，隸屬中國海洋石油總公司全資子公司中海油氣開發(fā)利用公司，公司總資產(chǎn)11.63億元，占地面積16萬平方米，規(guī)劃用地80萬平方米，現(xiàn)有員工200人。
公司加強(qiáng)信息化建設(shè)，以信息化帶動產(chǎn)業(yè)化，加速新型工業(yè)化的步伐。現(xiàn)裝置生產(chǎn)采用DCS集散控制系統(tǒng)操作。2011年初成功上線了ERP系統(tǒng)，為公司人力、財務(wù)、物料、設(shè)備管理、銷售等生產(chǎn)控制方面的管理帶來了質(zhì)的改變。公司另外還有設(shè)備管理系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、巡檢系統(tǒng)等，通過信息化的系統(tǒng)管理，有效提高了公司運(yùn)行效率。從公司目前信息化發(fā)展前景來看，現(xiàn)需要一個平臺能有效的將現(xiàn)有系統(tǒng)整合，同時對公司工作流程進(jìn)行梳理，更好的促進(jìn)公司又好又快發(fā)展。
二、 OA協(xié)同管理平臺建設(shè)思路
針對以上提出的信息化建設(shè)中存在的問題，有針對性的開發(fā)建設(shè)企業(yè)OA協(xié)同管理平臺，建設(shè)基于Web的企業(yè)級協(xié)同管理平臺軟件系統(tǒng)，則能夠克服目前企業(yè)信息化建設(shè)中所存在的弊端。以精確管理思想為核心，針對各類企業(yè)在內(nèi)部基礎(chǔ)管理出現(xiàn)的各種問題和現(xiàn)象，通過對這些問題和現(xiàn)象的精確管控，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理的有效性，解決企業(yè)管理信息孤島問題，從而提高工作效率，全面提升企業(yè)管理水平，為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。
本次協(xié)同管理平臺建設(shè)思路考慮將項目目標(biāo)定位在解決無紙化辦公、遠(yuǎn)程辦公及一定程度上的移動辦公，提升各級部門、人員對計劃以及上級布置任務(wù)的執(zhí)行力，解決對日常事務(wù)管理、行政人事管理等，并為日后可能出現(xiàn)的整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)（ERP、財務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)及未來可能上線的其他系統(tǒng)）數(shù)據(jù)的需求搭建基礎(chǔ)平臺，使協(xié)同管理平臺與業(yè)務(wù)系統(tǒng)達(dá)到功能互補(bǔ)、業(yè)務(wù)促進(jìn)的作用，彌補(bǔ)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的斷層、解決信息系統(tǒng)分散、信息不集中的'問題。同時規(guī)范中海油氣管理行為。通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過程，追求理想管理結(jié)果。實現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。
具體內(nèi)容有：1、建立企業(yè)門戶，根據(jù)部門以及不同業(yè)務(wù)方向建立不同門戶進(jìn)行信息的展示；2、實現(xiàn)企業(yè)工作流程的發(fā)起與審批，實現(xiàn)流程的無紙化審批，提升工作效率；3、建立單位、個人收、發(fā)文管理流程；4、建立文件歸檔、檔案管理流程，實現(xiàn)檔案管理；5、建立電子公告，發(fā)布公共信息，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化；6、實現(xiàn)事務(wù)管理，例如會議安排、日程安排、工作安排等；7、實現(xiàn)對公司資產(chǎn)、用品以及對于人事檔案方面的管理；8、對公司的項目進(jìn)行管控了解項目的進(jìn)度、人力資源的調(diào)配等；9、實現(xiàn)企業(yè)信息交流，保證信息傳遞的及時性、真實性和有效性。
三、 OA協(xié)同管理平臺的整合應(yīng)用
建設(shè)企業(yè)級的OA協(xié)同管理平臺，需要在平臺上整合諸多應(yīng)用，故而必須具備多種整合應(yīng)用效能：
* 基于SOA插件式的整合平臺
基于SOA架構(gòu)設(shè)計的協(xié)同管理平臺，具備組件式集成理念，它將平臺中包含的分散功能組織為可互操作的基于標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)組件，這些服務(wù)組件可按照業(yè)務(wù)需求快速組合和重用。平臺可將Portal門戶服務(wù)、工作流引擎、短消息服務(wù)、文檔管理等作為基礎(chǔ)服務(wù)，用戶可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要進(jìn)行重新組合。同時還可以將用戶已有的和將來的信息系統(tǒng)作為特定的服務(wù)一同整合到綜合信息平臺上來。
* 靈活的工作流程引擎
平臺的工作流程管理需要符合WFMC標(biāo)準(zhǔn)，支持圖形化方式定義方式，支持靈活的流程綁定表單方式可以滿足不同企業(yè)流程的需要，同時提供流程效率的監(jiān)控分析統(tǒng)計功能，幫助企業(yè)梳理流程，提高企業(yè)內(nèi)部辦公效率。
* 強(qiáng)大的自定義表單工具
對于企業(yè)個性化的管理需求，當(dāng)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能模塊不能滿足的情況下，還可以利用平臺的自定義表單工具幫助用戶快速設(shè)計滿足應(yīng)用的業(yè)務(wù)表單，表單可以綁定任意流程，也可以作為獨立的功能模塊部署到系統(tǒng)中，還可以通過自定義的查詢和統(tǒng)計功能來分析已發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
* 良好的系統(tǒng)開放性
系統(tǒng)開放性主要表現(xiàn)為兩個重要方面：系統(tǒng)的業(yè)務(wù)擴(kuò)展能力和后端業(yè)務(wù)的整合能力。需要系統(tǒng)系統(tǒng)提供豐富的二次開發(fā)接口，支持用戶快速擴(kuò)展新的業(yè)務(wù)模塊；整合能力包括與第三方后端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合，將企業(yè)的所有IT資源協(xié)同起來。
* 靈活多樣的部署方式，支持集團(tuán)化企業(yè)應(yīng)用
對于多法人、多組織的集團(tuán)公司，可以根據(jù)分公司業(yè)務(wù)設(shè)定門戶，促使集團(tuán)公司總部的管理模式扁平化、開放化；對于非集團(tuán)性公司，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)設(shè)置信息門戶，實現(xiàn)真正的信息共享管理和組織協(xié)同，管理趨向集約化，精確化和規(guī)范化。適應(yīng)從單一企業(yè)，多點企業(yè)到集團(tuán)型企業(yè)不同類型用戶的實際需求，可支持集團(tuán)企業(yè)總部和分子公司的公文交換、信息交流、信息共享等業(yè)務(wù)。
* 外部組件標(biāo)準(zhǔn)集成接口
可集成多種第三方的工具組件，如視頻會議、手寫批注、短信平臺、電子簽章、RTX、CA安全認(rèn)證、E-pass身份認(rèn)證卡等，輔助用戶以更高效、更安全、更科學(xué)的方式應(yīng)用協(xié)同管理平臺。
* 支持移動客戶端應(yīng)用體驗
隨著經(jīng)濟(jì)全球化競爭越來越激烈，市場環(huán)境瞬息萬變，要求企業(yè)能夠快速響應(yīng)市場的變化，加上3G等移動技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在中國的推廣和應(yīng)用，企業(yè)移動辦公的需求應(yīng)運(yùn)而生。協(xié)同管理平臺與移動技術(shù)、安全技術(shù)相結(jié)合，支持多種移動客戶端，遠(yuǎn)程審批，將移動辦公特性添加到企業(yè)運(yùn)營管理中，很好地實現(xiàn)企業(yè)對信息變化的快速響應(yīng)。
* 支持多種外設(shè)硬件設(shè)備
OA平臺所展示的門戶信息，個人信息可以通過和如觸控一體機(jī)等外設(shè)硬件的整合對接，由權(quán)限控制在觸控一體機(jī)上進(jìn)行信息展示，進(jìn)而方便員工進(jìn)行登錄操作，可在一線員工、人流量大的區(qū)域設(shè)置通過一體機(jī)隨時進(jìn)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)和辦公平臺進(jìn)行查詢，了解公司動態(tài)，處理相關(guān)流程事務(wù)，瀏覽相關(guān)技術(shù)知識文件、公司制度、操作規(guī)程等信息，并進(jìn)行工作的匯報，可以極大的方便員工參與使用OA系統(tǒng)，提升員工登錄OA進(jìn)行辦公的積極性，提升企業(yè)運(yùn)作效率，提升管理效益。
至此，中海油氣（泰州）石化有限公司在實施OA自動化辦公平臺之前，對公司流程、執(zhí)行表單進(jìn)行了梳理，優(yōu)化了工作流程，整合了信息資源，在進(jìn)行了周密的策劃和布署之后，構(gòu)建了一個集自動化辦公、信息交流等為一體的綜合平臺。平臺建設(shè)完成后，由信息發(fā)布、流程審批、檔案管理、黨建班組建設(shè)等模塊組成。為了能使所有員工更好的利用平臺有效提高工作效率，項目實施完成后組織所有管理人員進(jìn)行了培訓(xùn)與交流，從系統(tǒng)的應(yīng)用情況來看，OA平臺的實施己達(dá)到了預(yù)期的效果。
四、 小結(jié)
綜上所述，我們可以看到，通過企業(yè)級OA協(xié)同管理平臺的建設(shè)實施，企業(yè)可以在以下幾個方面獲益：
1、面向企業(yè)運(yùn)營管理的協(xié)同軟件平臺
規(guī)范管理，提高工作效率，支持企業(yè)重新組合業(yè)務(wù)流程，打破部門間的壁壘實現(xiàn)高效協(xié)同，企業(yè)各級管理者及時掌握各維度決策信息，支持企業(yè)在快速發(fā)展的過程中順利變革。節(jié)省運(yùn)營成本，實現(xiàn)無紙化辦公，無紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費(fèi)用；工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費(fèi)及差旅費(fèi)用。
2、精確管理：規(guī)范和管控全面運(yùn)營過程
通過融入管理思想的系統(tǒng)應(yīng)用對企業(yè)的戰(zhàn)略分解、計劃執(zhí)行、業(yè)務(wù)活動、經(jīng)營過程和員工工作進(jìn)行全面管控，堅持信息量化、細(xì)節(jié)控制和過程控制，保證企業(yè)的精確執(zhí)行力。提高企業(yè)競爭力、凝聚力，員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺，企事業(yè)單位的內(nèi)部凝聚力將大大增強(qiáng).
3、全面協(xié)同：打造柔性化的全面協(xié)同企業(yè)
基于中國的柔性管理文化和信息扁平、立體溝通的全新團(tuán)隊協(xié)同模式，彌補(bǔ)金字塔組織結(jié)構(gòu)的管理缺陷，全面提高企業(yè)的決策、執(zhí)行、協(xié)作、反饋和應(yīng)變效率.消除信息孤島、資源孤島：協(xié)同辦公平臺的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護(hù)工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”。
4、環(huán)境驅(qū)動：建立長效治本的管理環(huán)境
強(qiáng)調(diào)“以人為本”，在日常的協(xié)同工作環(huán)境中進(jìn)行自然而然的團(tuán)隊管理，知識積累與轉(zhuǎn)移，并完成團(tuán)隊的激勵、獎懲、學(xué)習(xí)和改進(jìn)，在組織運(yùn)營效率提高的同時保持組織中成員的快樂與和諧，為企業(yè)長久發(fā)展?fàn)I造一個積極良好的管理文化和管理環(huán)境，做到“基業(yè)長青”。
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