高校辦公平臺(tái)信息化的優(yōu)化策略研究論文
21 世紀(jì)信息化的勢頭十分強(qiáng)勁，交流與溝通更多的是利用各種通訊工具，辦公無紙化、網(wǎng)絡(luò)的便捷，信息的及時(shí)共享，真正實(shí)現(xiàn)了“天涯若比鄰”，通信的迅猛發(fā)展帶來的是更便捷、更加及時(shí)的交流，而我們的辦公環(huán)境也在這種大環(huán)境下實(shí)現(xiàn)了無紙化，那么在無紙化的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)在的信息化環(huán)境有一個(gè)更加優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)更加人性化、更加完善的辦公環(huán)境是非常重要的。現(xiàn)階段，教育事業(yè)的日趨信息化使得人們更加傾向于辦公平臺(tái)的全面信息化，文件的發(fā)布和妥善的處理都需要信息及時(shí)的更新，現(xiàn)有辦公平臺(tái)的信息發(fā)布不及時(shí)會(huì)導(dǎo)致溝通受阻，阻礙事件的及時(shí)處理，綜合性高校應(yīng)利用信息技術(shù)的發(fā)展與現(xiàn)有人才進(jìn)行辦公平臺(tái)的更深層次的優(yōu)化。
1 高校辦公平臺(tái)信息化的現(xiàn)狀分析
自上個(gè)世紀(jì)80 年代以來，互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展遠(yuǎn)超人們的想象，傳統(tǒng)的手工書寫文件、傳統(tǒng)信件的形式逐漸被打印、傳真、電子郵件等一系列高效、便捷的辦公形式所替代，從而實(shí)現(xiàn)了信息的及時(shí)的傳輸與共享。
由于國家擴(kuò)招的政策，現(xiàn)今高校的辦學(xué)規(guī)模越來越大，各高校的上級(jí)部門與各院系的基礎(chǔ)辦公室之間、教職工之間、教師與學(xué)生之間溝通的難度也越來越大，信息化的辦公方式拉近了彼此的距離，使得管理者與基礎(chǔ)辦公人員的直接交流得以實(shí)現(xiàn)，不僅提高了辦公的效率，也順應(yīng)了新時(shí)代形式下的必然的辦公發(fā)展趨勢。
現(xiàn)階段高校的辦公平臺(tái)大多依托于校園網(wǎng)頁，而校園網(wǎng)基礎(chǔ)建設(shè)的不足也是制約校園辦公系統(tǒng)完善的一大問題，大部分高校的校園網(wǎng)頁建立較早，隨著信息化大潮的影響，校園網(wǎng)頁的腳步?jīng)]有跟上學(xué)校的發(fā)展，勢必也會(huì)影響辦公信息化建設(shè)的腳步。
2 現(xiàn)有的辦公平臺(tái)的弊端
2.1 辦公形式單一
現(xiàn)在的綜合性高校多是應(yīng)用OA 平臺(tái)以及教務(wù)管理平臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)的辦公和信息共享，而OA 平臺(tái)的信息發(fā)布多是單方面的通信，只能做到“下達(dá)”而不能做到“上傳”，學(xué)校發(fā)布辦公任務(wù)，各二級(jí)學(xué)院進(jìn)行及時(shí)處理，并通過其他通信媒介進(jìn)行文件的二次收發(fā)。更多的時(shí)候，綜合性高校需要的是部門與部門之間的協(xié)同，而現(xiàn)有的辦公平臺(tái)多數(shù)不能滿足此要求，或者是借助于其它通訊媒介進(jìn)行溝通，專業(yè)的交流平臺(tái)的不完善使得高校各院系之間的相互協(xié)作出現(xiàn)了很大的局限性。
2.2 功能不全面
現(xiàn)階段高校校園多是利用校園網(wǎng)頁作為媒介進(jìn)行辦公、公告發(fā)布等信息傳播方式，但是在此基礎(chǔ)上，完善各項(xiàng)功能，針對(duì)不同的受眾，發(fā)布不同的“干貨”，確保能適應(yīng)不同群體的需求，如：學(xué)生對(duì)于招生就業(yè)信息的渴求，教師針對(duì)于各種教育資源、培訓(xùn)會(huì)議的需要等。面向不同的群體，進(jìn)行全面的規(guī)劃，而并不是一味地強(qiáng)加一些功能，是新形勢下的辦公平臺(tái)所必須的。
2.3 平臺(tái)的安全性有所欠缺
辦公信息化的主要形式為數(shù)字信息的傳輸，而這些信息在傳輸?shù)?時(shí)候常常遭受到人為或一些客觀的不可抗因素的影響，比如辦公人員保密意識(shí)淡薄，賬號(hào)丟失，辦公計(jì)算機(jī)的訪問密碼忘記等，未遵守基本的防范原則導(dǎo)致的信息泄露，或者因?yàn)橛?jì)算機(jī)病毒的入侵、黒客的蓄意攻擊使得辦公資料被惡意盜取。
2.4 使用率不高
由于現(xiàn)階段大部分高校對(duì)辦公信息化平臺(tái)還在起步探索和完善的階段，還未形成健全的監(jiān)督機(jī)制、使用觀念和意識(shí)尚不夠，并且平臺(tái)的使用是否簡潔明了也是關(guān)乎使用程度的一大指標(biāo)。信息化社會(huì)的多元化日新月異，人們的實(shí)際工作需要也在不斷變化，適應(yīng)變化的辦公平臺(tái)才能提高自己的使用壽命，有很好的辦公體驗(yàn)才是能持續(xù)完善辦公信息化平臺(tái)的保障。
3 高校信息化辦公的建議
3.1 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化辦公信息化的意識(shí)
3.1.1 開發(fā)人才隊(duì)伍建設(shè)
針對(duì)現(xiàn)階段各高校的普遍需求對(duì)辦公平臺(tái)進(jìn)行模塊化建設(shè)，如“辦公”、“教育”、“培訓(xùn)”、“應(yīng)用”等具體的模塊，根據(jù)不同的角色可設(shè)置不同的資源查看，根據(jù)高校各種角色的不同，分別訂制“辦公”界面，力求將不同人群最關(guān)心的信息呈現(xiàn)在第一個(gè)頁面，這樣可避免對(duì)信息的篩選所帶來的時(shí)間成本的增加，使工作頁面、工作流程盡量簡潔。
3.1.2 維護(hù)人才隊(duì)伍建設(shè)
由于辦公平臺(tái)面臨著大范圍的使用，對(duì)于平臺(tái)的維護(hù)必不可少，少部分高校正是由于平臺(tái)缺少相關(guān)后期的檢查與維護(hù)，辦公系統(tǒng)的使用隨著系統(tǒng)的崩潰也土崩瓦解，隨之替代的仍是傳統(tǒng)的辦公方式，為了改變這種局面，應(yīng)適當(dāng)通過高校自身培養(yǎng)或者人才引進(jìn)的方式加強(qiáng)對(duì)相關(guān)專業(yè)人員隊(duì)伍的建設(shè)。
3.1.3 培訓(xùn)人才隊(duì)伍建設(shè)
現(xiàn)今專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍的缺失對(duì)于改變傳統(tǒng)辦公形式的局面并不樂觀，辦公隊(duì)伍的專業(yè)匱乏帶來的弊端是對(duì)于辦公平臺(tái)的使用率低，仍然依賴于傳統(tǒng)的辦公形式，不思求變，舊管理體制下所帶來的人們觀念上的固步自封，應(yīng)通過相關(guān)宣傳和培訓(xùn)逐步改觀，使這些人們對(duì)信息化辦公的接受度越來越高，因?yàn)闊o論多么方便快捷的辦公平臺(tái)，最終都離不開辦公的主體“人”，故在心理上認(rèn)同、接受并高頻率地使用才能創(chuàng)造一個(gè)良好的辦公環(huán)境。
3.2 加大對(duì)辦公信息化平臺(tái)的投入
先進(jìn)的辦公的軟硬件設(shè)施能適應(yīng)越來越多元化的辦公要求，對(duì)于配套設(shè)施的及時(shí)采購才能更好地發(fā)揮辦公信息化的效能。由于智能化社會(huì)的加速發(fā)展，軟硬件的更新速度越來越快，實(shí)現(xiàn)的功能越來越強(qiáng)大，可操作性以及設(shè)計(jì)的人性化都越來越先進(jìn)，對(duì)于及時(shí)的采購，及時(shí)的推廣使用，及時(shí)的對(duì)于辦公人員的使用推廣，或者是在現(xiàn)階段辦公平臺(tái)的基礎(chǔ)上，完善功能的人性化設(shè)計(jì)，使得平臺(tái)的使用趨于穩(wěn)定，根據(jù)高校的情況，對(duì)自身的需求做一個(gè)系統(tǒng)化的評(píng)估，選擇與之相適應(yīng)的軟硬件設(shè)備和信譽(yù)良好的廠家進(jìn)行相關(guān)的購買，為辦公信息化提供良好的軟硬件支持。
3.3 加強(qiáng)監(jiān)管
對(duì)于平臺(tái)的信息有一個(gè)信息的最新的發(fā)布和更新，使得平臺(tái)的使用者可以分享到更多新鮮的資訊，現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，保持資訊的可看性是必須的。傳統(tǒng)的通知、公告發(fā)布通過文件印發(fā)的方式得以實(shí)現(xiàn)，在這個(gè)崇尚效率的社會(huì)大背景下，采取無紙化的信息辦公方式不僅環(huán)保，且節(jié)省了許多辦公費(fèi)用，繁復(fù)的工作通過信息的發(fā)布，無論何時(shí)何地都可以及時(shí)的處理，使得工作效率大幅提升。
3.4 加強(qiáng)監(jiān)督、管理制度建設(shè)
完善一項(xiàng)工作離不開客觀環(huán)境的約束，大多數(shù)辦公平臺(tái)是基于校園網(wǎng)頁進(jìn)行設(shè)置的，那么重視網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)的監(jiān)管才能保證它的日常運(yùn)行。高校的網(wǎng)絡(luò)中心應(yīng)加強(qiáng)對(duì)平時(shí)辦公平臺(tái)的運(yùn)行有全過程的監(jiān)測與控制，對(duì)于辦公系統(tǒng)信息的發(fā)布需要有必要的審批流程，既要保證信息的及時(shí)性，也要保證發(fā)布信息的真實(shí)可靠性。
3.5 加強(qiáng)平臺(tái)的安全性建設(shè)
(1)對(duì)于平臺(tái)自身，應(yīng)通過相應(yīng)技術(shù)手段完善系統(tǒng)軟硬件的保密性。如通過加密盾進(jìn)行登錄和訪問辦公頁面，利用信息加密算法、防火墻技術(shù)等加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)本身的安全防范;
(2)對(duì)于使用個(gè)體本身，應(yīng)加強(qiáng)保密和防范的意識(shí)，防止重要信息泄露。高校應(yīng)加強(qiáng)宣傳和教育，讓師生們了解網(wǎng)絡(luò)安全和辦公信息化平臺(tái)的使用安全的重要性，并針對(duì)具體事件可以有選擇性的簽訂相關(guān)保密協(xié)議。對(duì)于平時(shí)自己計(jì)算機(jī)的使用應(yīng)設(shè)置安全系數(shù)高的密碼，安裝木馬病毒的防護(hù)系統(tǒng)，并及時(shí)修補(bǔ)操作系統(tǒng)的漏洞，對(duì)重要文件進(jìn)行加密處理和備份，對(duì)瀏覽痕跡的清理等等一系列操作，都可以更好地保障信息化辦公的安全。
4 結(jié)語
當(dāng)今社會(huì)，辦公平臺(tái)信息化建設(shè)已然是高校順應(yīng)時(shí)代，進(jìn)行自身改革和發(fā)展的必然趨勢，雖然在其完善的過程中難免會(huì)碰到許多問題，客觀因素的限制，但是仍要勇于探索，在跌跌撞撞中總結(jié)失敗的經(jīng)驗(yàn)，用于指導(dǎo)實(shí)踐，便可尋求到完善的解決方法。信息化辦公將是提高辦公效率和質(zhì)量的必經(jīng)之路，而它所帶來的也將是高校自身的繁榮發(fā)展。
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