論農(nóng)業(yè)科技檔案的利用農(nóng)科論文
1農(nóng)業(yè)科技檔案的收集
1.1制定收集歸檔范圍
與其他科技研究工作不同的是,農(nóng)業(yè)研究大部分是在田間地頭進行,所以農(nóng)業(yè)研究數(shù)據(jù)的內(nèi)容和分類比較復(fù)雜,數(shù)據(jù)采集量大增加了農(nóng)業(yè)科技檔案的形成、積累的難度。這就要求檔案管理部門根據(jù)實際情況,制訂詳細(xì)的農(nóng)業(yè)科技文件材料歸檔范圍,讓科技人員清楚什么材料需要上報歸檔。通過確定收集資料的種類、形式、內(nèi)容等來強化對檔案形成過程的控制,保證資料來源的完整性和豐富性,以此來完善科技檔案的收藏。
1.2定時收集信息歸檔
科研工作的內(nèi)在競爭導(dǎo)致一些科研人員為了個人榮譽和個人利益,將在科研工作中一部分科研資料當(dāng)作個人資源而不及時歸檔,從客觀上影響了科技檔案歸檔的完整性。并且農(nóng)業(yè)科研周期普遍較長,農(nóng)業(yè)科技信息處理后得到的結(jié)果需要時間驗證,這無疑延長了農(nóng)業(yè)科技檔案收集歸檔的時間。
因此,就目前的情況來看,需要制定合理的收集時間,定期收集農(nóng)業(yè)科技資料歸檔,如每次收集的時間間隔太長,將導(dǎo)致檔案更新速度過慢,使最新農(nóng)業(yè)科技信息難以共享。時間間隔太短又會增加不必要的人力物力,對農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量的增補不顯著。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)合理的時長定時到各科室收集應(yīng)歸檔的材料,督促有關(guān)人員及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料,填補信息空白處。
2農(nóng)業(yè)科技檔案的保存
隨著時代的進步,電子信息技術(shù)飛躍發(fā)展,特別是計算機的廣泛應(yīng)用,使得檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動化方向轉(zhuǎn)變[6],檔案的形式也由紙質(zhì)文本、實物向電子文檔、圖片、和數(shù)據(jù)等形式轉(zhuǎn)變。這樣的轉(zhuǎn)變給檔案的保存提供了極大地便利,對檔案的保存條件也有了更高的要求。
2.1將農(nóng)業(yè)科技信息數(shù)字化
多年來,廣大農(nóng)業(yè)科技人員積累了大量的第一手真實、有效的科研資料,這些資料大部分是以紙質(zhì)物的.形式存在,存放這些資料需要很大的空間。隨著科技的進步,通過將科技檔案進行整理、錄入、掃描圖形圖表等一系列工作,把紙質(zhì)文本轉(zhuǎn)化成數(shù)字存放于磁性材料、光盤和硬盤等載體上,除了可以大量節(jié)約存儲空間,還可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳送這些資料,極大的提升了農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率。
2.2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫
目前,國家加大對農(nóng)業(yè)研究的投入,農(nóng)業(yè)科技信息量不斷增加,傳統(tǒng)手工管理紙質(zhì)檔案的方式已無法滿足檔案收錄的要求,隨著計算機的普及,通過建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫,可以把傳統(tǒng)紙檔案以數(shù)據(jù)的形式存儲于數(shù)據(jù)庫中,方便檔案管理員對數(shù)據(jù)進行網(wǎng)絡(luò)化管理,也有利于科研人員通過搜索關(guān)鍵字迅速準(zhǔn)確獲取信息,不僅提高科研人員工作成效,也提高檔案的利用率,從而加速了科研發(fā)展進程。
2.3配備現(xiàn)代化設(shè)備
檔案數(shù)字化目前用得最多、效率最高的是掃描法,掃描法是將原始檔案文件放在掃描儀平板上,通過掃描儀把文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖形輸人計算機,經(jīng)文字識別、校對后,轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字化檔案[8]。掃描儀的分辨率參數(shù)、亮度參數(shù)、掃描速度都影響到數(shù)字化檔案的質(zhì)量,因此配備性能優(yōu)越、質(zhì)量過硬的掃描儀對于檔案數(shù)字化是極為重要的。農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)化后存入數(shù)據(jù)庫中便于廣大科技人員查詢使用,數(shù)據(jù)庫的正常運行需要強大的計算機平臺,這就要求計算機的硬件系統(tǒng)能夠支持這個平臺。
3農(nóng)業(yè)科技檔案的利用
加快科技成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用可以大力的促進我國農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟的增長,使科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力,有利于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村經(jīng)濟的快速發(fā)展。然而,這一終極目標(biāo)可以通過提高農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率來實現(xiàn)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的意義在于使科技成果更好地被交流和利用。傳統(tǒng)的檔案利用方式有:到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件等。在信息化時代里,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替,人們可以通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。
3.1建立查詢檢索系統(tǒng)
科研檔案數(shù)量多、面廣、專業(yè)性強,需要不斷完善服務(wù)方式和手段,特別是充分利用信息處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立快捷、實用的查詢檢索系統(tǒng),以滿足農(nóng)業(yè)科研工作者對技術(shù)檔案的檢索需求,提高檔案服務(wù)效率、質(zhì)量和利用率。發(fā)達(dá)國家普遍建立了完善的檔案數(shù)據(jù)庫,形成了強大的信息檢索能力,為廣大讀者提供先進的信息服務(wù)技術(shù)。例如英國國家檔案館通過建設(shè)國家檔案目錄信息網(wǎng),全球用戶可以隨時隨地利用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案信息檢索。
3.2制定合理利用制度
科技檔案的核心內(nèi)容是科技成果,一部分科技成果具有知識產(chǎn)權(quán),因此,許多檔案具有機密性。正確處理科技檔案保密與開發(fā)利用的關(guān)系,正確劃分檔案開放與限制利用范圍的同時,積極做好科技檔案信息資源的開發(fā)利用工作,可以擴大科技檔案的利用范圍。這樣,需要制定合理的檔案利用制度。在日常管理工作中正確處理保密和提供利用的關(guān)系,根據(jù)實際情況劃定密級,保密檔案可適時解密。嚴(yán)格控制高機密性檔案的使用范圍,設(shè)定合理的檔案的外借制度。建立催還制度,加速檔案周轉(zhuǎn)。
3.3做好檔案信息編研工作
編研工作的實質(zhì)是對檔案資源進行深層開發(fā),是根據(jù)信息可以擴展和濃縮的原理對檔案的原生信息進行深度加工,把散存在檔案中的相關(guān)信息集中起來進行綜合或分類,以便及時、有效地向利用者提供綜合性的或?qū)ｎ}性的檔案信息。
顯而易見,編研工作可以為廣大科研工作提供更加全面、豐富的科技信息,但是這要求參與編研工作的檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識,編研工作涉及的信息量大,因此工作量巨大是不可避免的,需要檔案管理人員付出極大的努力。科研檔案管理工作是一項極為重要的基礎(chǔ)工作,檔案收集、保存和利用工作做得好與壞直接關(guān)系到檔案的數(shù)量與質(zhì)量,要把檔案這項基礎(chǔ)工作做好,才能更好地為科技發(fā)展服務(wù)。
隨著“科技是第一生產(chǎn)力不斷”被論證,科技檔案管理工作也顯得日益重要。完善農(nóng)業(yè)科技檔案收集、保存和利用,為科研工作提供有價值的科技檔案信息資源,對提高科研水平有著十分重要的意義。
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