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研究生教育管理信息系統中校友會納入的作用探究論文
人類已全面進入信息時代，互聯網在教育管理中的應用也大大提高了管理的質量和效率。校友會這一學校校友自己的組織，有著豐富的校友資源，在完善研究生教育管理信息系統建設的過程中發揮著獨特的作用。
隨著社會的發展，信息已逐漸成為當今社會、經濟、科學等賴以發展的平臺。信息的收集、傳輸、存儲、處理、輸出的技術不斷發展，大大改變了人們的生活方式，也產生出了一種全新的計算機文化。計算機技術的飛速發展，互聯網應用的普及和推廣，開發出一套適合研究生教育特點的研究生教育管理信息系統，對節約人力資源、提高管理水平、實現信息資源共享、實施科學管理具有重要的意義。校友會作為高校校友自己的組織，是為母校、為校友、為社會服務的良性機體，整合其豐富多元的校友資源，可在完善研究生教育管理信息系統的建設中發揮獨特作用。
一、相關概念界定
1.校友及校友會
校友，既是一個單體概念，又是一個群體概念。它有廣義和狹義之分，狹義上的校友是指在同一學校學習的學生(包括研究生、本專科生和進修、函授、夜大等)畢業或離校后，彼此之間以及他們與在校同學之間的互稱。廣義上講，凡是在同一所學校學習、工作過的人均被稱為該校校友，其中包括高校歷屆畢業的學生、肄業生(國外有高校規定在校學習時間至少為一年且所在班級的學生已經畢業，國內高校未見有明確規定)、學校的領導、教師、一般干部和職工等。當前我國高校校友會對校友一詞多采用廣義的校友定義。校友會是高校校友自己的組織，它是由校友群體組成的群眾性、民間性、自治性的服務組織，是由學校發起或校友自發和自愿組織起來并經當地民政部門登記注冊的社會團體。
作為國家民政部門登記的正式社會團體，和其他社團組織不同， 校友會有一個核心服務對象——母校。所以，它的中心任務之一就是為母校建設和發展服務。同時，作為廣大校友成員參加的組織，它的另一個中心任務是為校友服務。因此，國內有校友工作者認為 ，“校友會是為母校服務、為校友服務、為社會服務的一個廣泛靈活、可發展的良性機體”。
2.研究生教育管理信息系統
教育管理信息系統是指一個以應用計算機和網絡技術為基礎，對教育教學活動的管理信息進行收集、存儲、檢索、加工和傳輸，使其應用于教育管理領域的人機系統，該系統能準確、及時地反映各項教育教學活動的當前狀態，能利用過去的數據預測未來。它是一個復雜的、非肯定型的開放式系統，是教育管理現代化的重要標準，是提高教育管理水平的有效手段。
二、我國研究生教育管理信息系統建設現狀
隨著我國研究生規模的日益擴大和互聯網技術的高速發展，許多高校研究生教育管理部門充分利用計算機技術和互聯網技術，各自開發出研究生信息管理軟件。目前國內高校較多使用的是研究生教育管理信息系統，這類系統的主要功能是招生管理、學籍管理和培養管理，并不包括學生管理、學位管理、就業管理等重要功能。
當前國內較多高校研究生管理部門使用的是研究生教育管理信息系統中的一個子系統或者幾個子系統。使用功能不完善、不健全的研究生管理系統勢必影響研究生培養質量和管理效率。因此，建立一套功能完善的研究生教育管理信息系統，保證信息的及時性和準確性，實現信息共享和網上流程管理，科學地規范研究生教育管理，將會極大地提高研究生管理部門的工作效率。因此對該系統的研究不僅具有必要性、緊迫性和針對性，而且極具實用價值。
三、將校友會納入研究生教育管理信息系統中的作用
首先我們應該明確，研究生教育管理信息系統的本質不是管理，而是服務，為在校的或者不在校的研究生服務。樹立服務意識，才是所有教育工作者的第一要義。而校友會具有豐富的可為母校及在校生服務的校友資源，通過整合校友會資源，完善研究生教育管理信息系統是體現該系統服務價值的必然選擇。
(一)出發點
大學校友尤其是研究生群體，作為一個接受過高等教育的知識群體，是一個信息豐富、知識密集，與母校有著特殊感情聯系的群體，是潛藏在母校之外為其獨有的重要資源。校友資源既包括物質資源即有形的資源，也包括精神資源即無形的資源。
1.公共關系資源
校友既是高校公共關系的客體，也是高校公共關系的重要資源。高校公共關系，是高校為樹立良好的“品牌形象” ，通過公關活動，在學校和社會公眾中公關。高校校友是高校公共關系中的重要外部公眾，他們既是學校的“人才產品”，也是學校的“品牌形象”，是學校公共關系的寶貴資源;校友的人格魅力、工作業績與社會貢獻，標志著學校的教育質量;校友在社會上贏得的榮譽，代表著母校的形象;校友的社會贊譽度越高，母校的社會知名度也就越高。學校要轉變觀念，增強校友是公共關系資源的意識，加強與校友的聯系與溝通，充分開發和利用校友公共關系資源，達到互惠互利的目的。
2.信息資源
在信息社會，信息就是財富。分布在各行各業、各個地區，包括在海外的校友，組成了母校在海內外的龐大的信息網。 在科技、教育、產業和人才引進等方面，他們能夠及時提供各種成為學校決策重要依據的信息。重視校友信息資源的收集、組織、開發和利用等管理工作，不僅要從社會中挖掘校友信息資源、開拓渠道、建立信息庫、促進交流，而且還要對已有的校友信息進行重新整理加工，對有價值的信息加以利用，使校友信息產生更大的價值。
3.智力資源
廣大校友活躍在科技、企業、教育和文化界，很多校友在一定領域中卓有成就。這些校友以真知灼見創造新理論、新技術、新方法，為科學技術發展和社會進步做出重要貢獻。他們是母校 發展壯大所需要的寶貴的智力資源。校友們在科技、企業、教育和文化界的各自崗位上建功立業，涌現出一批出類拔萃的優秀人才，其中有不少知名學者和優秀專家。他們曾對母校的學科建設、科學研究、人才培訓和引進等方面給予了很大的幫助和支持。
4.育人資源
廣大校友以對社會的貢獻為母校增添光彩，他們的業績、思想品格和人生經歷構成育人資源。他們對在校大學生而言是師長，是不在編的教師。在校大學生由于缺乏社會經歷，很容易受到社會不良思潮的影響，面對未來人生道路如何選擇，往往帶來某種片面性的認識。校友的社會閱歷、創業歷程與人生體驗，在如何做人、如何做事上，既是在校大學生的極好教材，又是他們學習的榜樣。
5.物質資源
物質資源是指潛藏在廣大校友中的財力和物力資源。在高等教育競爭越來越激烈的今天，除了政府的教育投入外，如何更多地籌集到學校發展的資金和爭取外界更多的財力支持，是各高校面臨的一道難題。
(二)落腳點
將校友會中的校友資源整合到研究生教育管理信息系統之中，系統地整理歸檔，并設立專門的從屬系統，便于全方位地了解查詢，使學生掌握同門師長的發展動態，有目的、有方法的學習;使教師及時更新教學理念和方法;使管理層有依據地調整決策，全方位地為母校建設發展及人才培養方案服務。
1.咨詢服務
當校友關心母校發展，為母校出謀獻策，提供智力、財力和物力幫助時，母校為了幫助廣大校友進步，創造條件為師生提供培訓、教育、交流的機會。整合了豐富多元的校友資源的研究生教育管理信息系統，方便師生在收集、檢索相關資源的同時，通過技術手段，進行相應的活動交流，避免學校所學知識與工作實際需要之間的差距。
2.宣傳教育
通過發揮校友會在完善研究生教育管理信息系統中的獨特作用，可以提高在校學生的校友意識，樹立為學校、為校友服務的理念，以身作則，從而為學校、為社會做出自己的貢獻。
3.就業指導
隨著我國高等教育事業蓬勃發展，高校規模不斷擴張，招生規模不斷擴大，畢業生就業壓力成為社會、家庭和高校面臨的一道難題。通過完善了的研究生教育管理信息系統，具有信息化服務的功能，面臨畢業的應屆生可以從校友那里了解就業形勢和就業市場，提前做好就業準備，狠準穩地增強自身的就業競爭力。也有利于高校對現有的專業設置、人才培養方案等進行有效修正。
4.校企合作
學校有雄厚的師資和科研優勢，又有先進的儀器設備，具備了面向國民經濟主戰場，為地方經濟建設、社會發展做好工作的實力，通過研究生教育管理信息系統中快捷的信息渠道，可以使在校學生了解校友所在企業，把學校與企業聯系起來，根據不同企業的具體情況，逐步探索出多層次的產、學、研合作模式。針對性地為企業培養、輸送各類急需人才，和企業一起研究工作技術的發展趨向，促進高新技術在工作領域中的應用和科技成果轉化，這使母校在幫助校友成就事業的同時，也促進了社會的發展。另外，學校與企業界的聯系、交流與合作，還可使學校獲得更多有利于社會、經濟、技術發展的新信息，從而促進學校學科建設的發展，促進教學和科研體制改革，使學校的教學、科研、人才培養更好地適應國家經濟建設的需要。
四、納入過程中應遵循的原則
1.平等原則
校友資源昀基礎、昀根本的作用是服務校友。雖然不可能和所有校友取得聯系，但必須盡可能聯系更多校友，整合更多校友資源到研究生教育管理信息系統之中，追求面向一切校友，切不可把聯系部分有影響的校友作為整合校友資源的全部。完善的研究生教育管理信息系統應該讓成功校友得到榮耀，讓平凡校友得到尊嚴，讓個性校友得到尊重，讓偏激校友得到理解，讓所有校友感到溫馨。
2.服務原則
研究生教育管理信息系統的建立和完善，不是為了更好的管理，而是為了更好的服務，服務母校，服務廣大校友。樹立服務意識，是所有基層、中層或高層管理人員首先要做的事。在保證現有功能穩定運行的基礎上，系統拓展的服務重點應轉移到為教師和學生服務， 要建立導師交流平臺、學科交流平臺和學生交流平臺， 讓導師和學生在網絡上有自己的“自留地” ， 讓他們自己種“田”，展示個人基本信息、科研情況、論文情況、昀新研究方向和成果、課程相關資料等等， 這些將對活躍校園學術氣氛、各種基礎數據提取、學術資源共享有著重要意義，充分發揮網絡在教育中的作用，真正體現學校教育以教師、學生為中心的理念。
3.互惠互利原則
整合校友會的校友資源到研究生教育管理信息系統之中要規避重使用輕回報的問題，要以互利互惠為原則，強調合作共贏，強化校友資源開發的感情基礎。校友資源開發、服務高校就業工作與服務校友是相輔相成的，都是校友會的重要職能，為校友企業輸送優秀畢業生又能提高高校和畢業生的就業層次與質量，這是一種典型的互利合作共贏模式。
4.可持續發展原則
現代信息技術與研究生教育事業的融合與相互促進是一個長期的歷史過程，研究生教育管理信息系統涉及面廣、功能模塊多、系統復雜程度高，校友資源具有豐富性、多元化的特點。因此，在研發與改進的過程中，須堅持可持續發展的原則，這也是由研究生教育事業飛速發展的特點決定的。要充分考慮綜合的變化趨勢，適應教育體制改革的需要，為信息管理系統的可拓展性預留空間。
五、總結與展望
開發一套功能完善的研究生教育管理信息系統有利于滿足現代化教育的教學管理需要，為高等學校的現代教育技術應用提供一個平臺，改變傳統的研究生教育管理部門的管理模式，建立和使用新的管理模式，提高研究生教育管理質量，提高研究生教育管理的整體效率。發揮校友會在完善研究生教育管理信息系統建設中的獨特作用，可以優化工作流程，進行科學管理，提高研究生、教師、管理人員等使用者的工作效率。因此，在今后還需繼續對校友會在該系統建立和完善的過程中進行開發和探索，應用完善的系統將會提高我國研究生教育的發展水平和管理水平，有利于實現研究生教育的結構、質量、效益與管理的全面、協調、可持續發展。
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