接電話禮儀分享

時間：2023-12-15 09:36:47 美云禮儀常識我要投稿

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接電話禮儀分享

　　接電話是由很多講究的，大家一定要了解一下！下面小編為大家介紹接電話禮儀，希望能幫到大家！

接電話禮儀分享

　　接電話禮儀

　　接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話，我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。

　　1、及時接電話

　　一般來說，在辦公室里，電話鈴響3遍之前就應接聽，6遍后就應道歉：“對不起，讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

　　2、確認對方

　　對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問你是哪位？我能為您做什么？您找哪位？”但是，人們習慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂！哪位？”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來的電話，您拿起聽筒應首先自我介紹：“你好！我是某某某。”如果對方找的人在旁邊，您應說：“請稍等。”然后用手掩住話筒，輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，并且問：“需要留言嗎？我一定轉告！”

　　3、講究藝術

　　接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。

　　最后，應讓對方自己結束電話，然后輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之后掛電話。

　　4、調整心態

　　當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音里。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。

　　打、接電話的時候不能叼著香煙、嚼著口香糖；說話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白。

　　5、用左手接聽電話，右手邊準備紙筆

　　便于隨時記錄有用信息。

　　打電話禮儀

　　打電話時，需注意以下幾點：

　　1、要選好時間。打電話時，如非重要事情，盡量避開受話人休息、用餐的時間，而且最好別在節假日打擾對方。

　　2、要掌握通話時間。打電話前，最好先想好要講的內容，以便節約通話時間，不要現想現說，“煲電話粥”，通常一次通話不應長于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。

　　3、要態度友好。通話時不要大喊大叫，震耳欲聾。

　　4、要用語規范。通話之初，應先做自我介紹，不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉時，應說“勞駕”或“麻煩您”，不要認為這是理所應當的。

　　打電話的一些技巧

　　1、注意自己的聲音與心態。

　　電話只靠聲音傳達消息，因此開口的第一句話，以及語調、語氣都相當重要。如果心無誠意，對方多少也能聽出來。接到電話應該專心聆聽，且把要點記下，切莫一邊聽一邊做其他工作。

　　2、通話以簡潔為主。

　　每一句話都要有適當的問隔，并且主旨明確，不要拖泥帶水，說了半天也沒有直入核心。養成在打電話之前，先寫下要點的習慣，就不會有這種現象。

　　3、避開電話的高峰時段。

　　若在對方的公司最忙碌的時段打電話給對方，會經常由于“通話中”而無法通話。因此，必須有一套避開電話高峰時段的方法。

　　一般公司的高峰時段是這樣的。上班后的一二小時內。午間休息后的一二小時內。即將下班的時間。無論如何，在打通的時候別忘了說一句；“對不起，在您工作忙碌的時候打擾了您……”。

　　電話禁忌用語

　　在接電話時切忌使用“說！”“講！”。

　　說講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽電話時，一接起電話馬上說：“說”或“講”，或者多加一兩個字“聽到，說！”

　　這種行為在公司、企業內部也許還可以理解，由于某種原因工作繁忙，時間緊張，沒有太多的時間應對電話，希望對方直截了當，別浪費時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無禮，有一種盛氣凌人的氣勢，好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說，老子沒空和你在電話里啰嗦！

　　有的人對這樣的電話應答方式也懶得再“說”，干脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯系一些業務或者提供一些信息，一聽他這口氣就不舒服，說了等于白說，這種人懶得理他。

　　大家每個人都希望別人以禮相待，有誰愿意同不懂得禮貌的人打交道呢？所以，在接聽電話時，一定要注意應有的禮貌。

　　接聽電話前：

　　準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那么當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。

　　停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

　　使用正確的姿勢：用手拿好電話，如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

　　帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

　　接聽電話

　　三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：

　　注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑；

　　注意語調的速度；

　　注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎；

　　注意雙方接聽電話的環境；

　　注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因；

　　注意打電話雙方的態度。

　　當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

　　主動問候，報部門介紹自己；

　　電話禮儀

　　如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎？”；

　　須擱置電話時或讓賓客等待時；應給予說明，并致歉。每過20秒留意一下對方，向對方了解是否愿意等下去。

　　轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，并要讓對方知道電話是轉給誰的。

　　對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應盡力去幫助賓客，對于每一個電話都能做到以下事情:

　　1、問候

　　2、道歉

　　3、留言

　　4、轉告

　　5、馬上幫忙

　　6、轉接電話

　　7、直接回答（解決問題）

　　8、回電話。

　　電話禮儀

　　感謝對方來電，并禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

　　要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。

　　當手機出現未接電話時要及時回復短信或者電話，詢問是否有要事等。

　　若非有要緊事，晚上十點后盡可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息。

　　問候禮儀

　　以問候語加上單位、部門的名稱以及個人姓名。它最為正式。

　　以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用于一般場合。

　　以問候語直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。需要注意的是，不允許接電話時以“喂喂”或“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”、“你是誰”，或者“有什么事兒呀”，這樣一來，別人在厭惡之余就會很難接受你。

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