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飼料質(zhì)量安全文件與記錄管理制度
在我們平凡的日常里，接觸到制度的地方越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編整理的飼料質(zhì)量安全文件與記錄管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
1.目的：統(tǒng)籌管理本公司管理有效運作所需文件，確保文件的有效性，并使公司各部門能合理地獲得并使用正確的文件。
2.范圍：本公司日常管理有效運作的流程、各類管理卡、規(guī)范、標準、方案、表格、管理制度以及外來文件或電子文件均屬之。(技術類文件由技術中心另行統(tǒng)籌管理)
3.定義：
3.1外來文件：本公司范圍之外的機構(gòu)所提供的文件，如客戶資料、法律法規(guī)等。
4.工作內(nèi)容：
4.1文件制作：
由各部門負責人按日常工作所需進行策劃，或由公司按發(fā)展所需進行確定所需制訂的文件主題，安排各部門對應工作負責人進行撰寫，文件格式由文管中心統(tǒng)一安排、確保文件清晰，易于識別。
4.2文件在正式發(fā)行前，需根據(jù)需要安排相關人員共同對文件內(nèi)容進行研討，撰寫人再根據(jù)研討結(jié)果對文件進行調(diào)整，再交由各相關部門負責人進行會簽，最終交由總經(jīng)理批準，會簽人員若有休假，則由上一級主管或職務代理人簽核。
4.3文件編號：目前公司實施的文件按如下規(guī)則進行編號：
4.3.1SF-JH-00SF：生發(fā)簡稱JH：部門之稽核中心簡稱00：流水號
4.3.2技術類文件由技術部門進行編號;外來文件不予編號，由文管中心采用登記表進行登記管理。
4.4文件版本管理：文件若有不合現(xiàn)狀需修改、增訂者，由提議部門填寫《文件制訂(修訂)申請單》，提出修訂原因，交原擬案部門研討修改，送上級主管批準，由文管中心進行修訂、更換，文件修改后，版本號上升一位流水號，當修訂次數(shù)超過9次時，則版本號字母更改為下一字母。為考慮節(jié)約成本，如修改內(nèi)容較少時，文管中心根據(jù)實際情況可只對修改當頁進行更換或利用文件修改章進行明確標示，但需在封面修訂記錄欄上進行簡要記錄，修訂次數(shù)可無限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。
4.5文件分發(fā)回收：
4.5.1經(jīng)會簽發(fā)行之文件，由文管中心以《文件總覽表》列帳管理，并依所需分發(fā)的部門，影印相應分數(shù)，加蓋“受控文件”章后發(fā)行。
4.5.2文件修訂及廢止時，舊版失效之文件應于新版文件頒布發(fā)行時即刻回收。舊版之原案由文管中心加蓋“作廢暫留”章，并寫上日期，加以保存，需與有效之新文件分開。
4.5.3對外發(fā)行之文件，由適當之對外部門填寫《文件增(補)發(fā)申請單》，經(jīng)制訂部門主管簽核，呈總經(jīng)理人員核準后，方可由文管中心登記入冊、發(fā)行，失效文件不予回收。
4.5.4外來文件分發(fā)：各部門如收到外來文件，應交由文管中心統(tǒng)一處理，登記于《外來文件登記表》上，進行歸檔，如文件需分發(fā)至其它部門，由文管中心按實際需要，確定分發(fā)部門及份數(shù)，并做好簽收記錄，登記在《外來文件登記表》上，同時加蓋發(fā)行章進行控制。
4.5.5外來文件之更改：
4.5.5.1外來文件變更：
①外來標準發(fā)行新版本且為本公司采用時。
②客戶提供之規(guī)格、圖樣等變更時。
③技術參數(shù)發(fā)生更改時。
4.5.5.2外來文件若有更改通知，則由文管中心在《外來文件登記表》上找出簽收記錄，在備注欄內(nèi)注明“更正”。如有分發(fā)，依原部門重新分發(fā)，舊版文件收回，銷毀或蓋作廢章處理。
4.5.5.3技術資料發(fā)生局部更改時，由發(fā)文部門通知各接收部門，可在原分發(fā)資料上進行修改，并在收發(fā)登記表上注明“更正”，將函文附于原件上。
4.6文件增補發(fā)作業(yè)：
4.6.1各部門如須增發(fā)文件，應填寫《文件增補發(fā)申請單》。提出申請，并經(jīng)其主管審核，副總經(jīng)理以上人員核準后，由文管中心發(fā)行。
4.6.2若文件遺失或破損時，須由責任部門填寫《文件增補發(fā)申請單》。提出補發(fā)申請，經(jīng)審查、核準后，由文管中心發(fā)行。
4.7文件保存、銷毀作業(yè)：
4.7.1文件保存：
4.7.1.1經(jīng)頒布發(fā)行之全部原稿文件，由文管中心以《文件總覽表》列賬管理。
4.7.1.2經(jīng)發(fā)行之文件，現(xiàn)場使用的應分類置放于適當場所，非現(xiàn)場使用的由收件部門依文件類別集中保管。
4.7.1.3外來文件的保存：
①所有外來文件與資料都應妥善保存，避免受潮受損。
②特殊機密文件由對應部門主管保存。
③傳真類：各部門應在接收傳真資料時復印保存，以免傳真紙失效。
④計算機軟件檔案應備份保存。
⑤外來文件保存期限由部門主管依實際情況決定。
4.7.2文件銷毀：文件如需銷毀時，由文管中心負責收回并在正面加蓋作廢文件章。背面如可利用則進行利用，如不可利用則銷毀。文件原稿不進行銷毀，不可挪作他用，由文管中心加蓋“作廢暫留”章加以保存。其它文件由各部門視需要自行決定銷毀與否。如不進行銷毀時，應能夠清楚識別其狀態(tài)以免誤用。
4.8文件管理：
4.8.1文管中心：
4.8.1.1文管中心設專人管理，以確保文件之正確使用。
4.8.1.2經(jīng)發(fā)行之文件的全部原稿由文管中心依文件類別在計算機中備份存盤。
4.8.2使用部門：
4.8.2.1分發(fā)至各部門的正式文件，嚴禁影印及私自借予非相關人員或帶出廠外。
4.8.2.2現(xiàn)場部門使用的文件必須置于作業(yè)場所適當位置。
4.8.2.3非現(xiàn)場部門使用之文件必須由部門派專人集中保管，但應便于取閱。
4.8.2.4使用者不得在正式文件上標注文字、符號，不得隨意修改文件內(nèi)容。
4.9文件借閱：當各部門有需要向文管中心借閱文件時，借閱者須經(jīng)部門主管核準后，再由文管中心備案，方可借閱文件。如向其它部門借閱相關文件時，應取得該部門主管的許可。
4.10文件評審：
4.10.1文件制訂初期，文件制訂部門應召集與該文件內(nèi)容相關的部門人員，對新訂文件內(nèi)容進行統(tǒng)一研討，待取得一致后該文件方可生效。制訂部門也可根據(jù)實際情況以《文件傳閱單》的形式由相關的人員對文件內(nèi)容進行評審，待取得統(tǒng)一意見后該文件方可生效。
4.10.2文件修訂時，修訂部門亦可根據(jù)需要召集相關作業(yè)部門人員對新訂文件內(nèi)容進行評審，待取得一致后該修訂內(nèi)容方可生效。
4.11電子資料管理：由資訊管理人員根據(jù)公司實際編制相關管理辦法進行有效管理。
4.12表格、記錄管理：
4.12.1空白記錄表格的編制、審批由主要使用部門組織編制，其部門負責人負責審批。為利于統(tǒng)一管理，所有空白表格均須進行編號，編號原則如下：
例：RS-001/A。
RS代表人事，001代表流水號，A代表表格修訂次數(shù)。
各部門取部門前兩個中文字的拼音第一個字母作為部門代碼，將部門編制的表格統(tǒng)一進行編號，制作所有使用表格的清單，連同編號、空白表格樣版一并送交文管中心。
4.12.2標識、歸口、編目、保存期限：
1)空白記錄表格由主要使用部門管制，將原版格式交由文管中心文件管理員統(tǒng)一歸口管理。文管中心文件管理員編制《記錄總覽表》，其中應根據(jù)產(chǎn)品的保質(zhì)期、保修期、壽命期、法律法規(guī)要求的保存期及合同的有效期等規(guī)定出記錄的保存期限(保存期限由該記錄的形成部門進行規(guī)定)。
2)已填寫的記錄由規(guī)定的保存(發(fā)出與送達)部門按易于識別、查閱和檢索的原則進行歸口管理。在歸檔時進行按類別編目和標記，以方便檢索。
3)各部門人員在接收記錄時，應檢查記錄項目填寫是否齊全，確保所收集的記錄有效。
4.12.3記錄空白表格的使用和填寫規(guī)定
4.12.3.1文管中心文件管理員根據(jù)《記錄總覽表》，將最新版本的空白表格復制或印刷后發(fā)放給使用部門。
4.12.3.2記錄人員應清楚地填寫記錄的每項內(nèi)容，確保記錄完整、準確、清晰，反映實際情況。
4.12.4管理、保護和過期處置
4.12.4.1各部門應確保記錄的貯存地點、貯存方式、貯存環(huán)境適宜，同時注意防潮、防蛀、防止丟失、防止混亂，使記錄在保存期內(nèi)不會丟失、損壞或變質(zhì)。
4.12.4.2必要時，文管中心可檢查各部門對記錄的管理和保存情況，查看是否符合規(guī)定的要求，確保記錄方便存取、檢索，在保存期內(nèi)不會丟失、損壞或變質(zhì)。
4.12.4.3對于超過保存期限的記錄，由各部門整理后，報部門負責人審批后，統(tǒng)一銷毀。
4.12.5空白記錄表格的增減、更改：
1)記錄表格類別的增減通過修改相應程序文件的方式進行。
2)同一類別記錄表格的增減，根據(jù)各項工作任務的策劃結(jié)果直接確定。
3)修改：提出部門填寫《文件制訂〈修訂〉申請單》，部門負責人確認后，由引用該記錄的文件審批崗位審批。
4)更改申請獲得批準后，由文件管理員按要求對記錄進行修改，并進行記錄。
5)文管中心文件管理員按《記錄總覽表》的規(guī)定將最新的版本的空白表格復制并發(fā)放給使用部門，收回舊版的空白表格并對其使用加以限制。
5.管理約定：
5.1未按本文件規(guī)定要求使用統(tǒng)一格式編寫文件或未按程序進行會簽者，罰款5元/次;
5.2未經(jīng)許可私自影印文件者，每次對責任人罰款20元;
5.3未經(jīng)許可私自對文件內(nèi)容進行修改者，每次對責任人罰款10元;
5.4文件因管理不善導致有亂涂亂畫或損壞者對其部門負責人罰款10元/份，導致文件丟失者罰款20元/份;
5.5將有效文件私自挪作他用者，每次對責任人罰款20元;
5.6私自將公司文件或電子檔案傳遞給外部人員或機構(gòu)者處罰50元/份(正常業(yè)務往來除外)，造成公司機密外泄者按公司相關規(guī)定進行處理。
6.記錄表格：
6.1《文件制訂〈修訂〉申請單》
6.2《文件收發(fā)登記表》
6.3《外來文件登記表》
6.4《文件總覽表》
6.5《記錄總覽表》
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