文件記錄管理制度（精選12篇）

　　在日新月異的現代社會中，越來越多人會去使用制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的文件記錄管理制度，希望能夠幫助到大家。

　　文件記錄管理制度 1

　　為規范我廠體系文件的管理，特制定此考核制度，具體如下:

　　1、文件發放要編號標識，建立發放記錄，并歸檔保存，文件發放記錄要求部門、數量、簽收人、日期(有分發號的需注明分發號)，每缺一項處罰10元。

　　2、記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，應使用黑色或藍色中性筆或鋼筆填寫，同一頁上只能使用一種顏色的筆，不得隨意涂改，每發現一次不按時記錄處罰10元。

　　3、記錄表上的日期“年月日”應用阿拉伯數字寫清楚、完整(如20xx年4月1日)，不準涂改，每發現一次不按規范寫的處罰10元。

　　4、記錄表上的“星期”應用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚(如星期一)，不準涂改，每發現一次不按規范寫的處罰10元。

　　5、記錄表上的體系文件編號，編號與現行體系文件編號不符的應及時改正(如lt—55應改為yl—80)，改正編號時應將舊編號單杠劃去，沒有編號的要按現行體系文件編號要求編號，檢查中每發現一次未按規定編號的或改正編號的處罰5-10元。

　　6、各種相關記錄中的相關欄目都應該填寫，記錄表不適用時應及時更改，檢查中每發現一項空缺處罰車間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負責人每班都要填寫清楚)，記錄表中不填寫的欄目，應將欄目單杠劃去，每發現一處或一次不填寫而沒有劃掉的欄目處罰10元。

　　7、記錄表各欄目內所填寫的數據必須與所標示的單位一致，如因表格印制等原因導致標示單位與數據記錄的不一致時，應修改相應欄內的標示單位或換算成表格內標示單位，每發現一處或一次單位不統一的情況處罰10元。

　　8、各種記錄表如崗位員工因人為原因寫錯時應及時更改，更改可在原處劃改或貼改，劃改用黑色或藍色中性筆或鋼筆，雙線把原記錄劃掉，使原記錄可辨，并保證涂改率小于1%，檢查中每發現一次不按規范更改的處罰10元。

　　9、對于公司、廠部識別的不符合(不合格)，相關車間應及時制定糾正措施和預防措施并將不符合(不合格)報告報廠部技術科，對于沒有按時匯報的每推遲一天處罰20元。

　　10、對超出操作規程及作業指導書中所規定的.數據范圍的情況要分析原因并追究有關人員的違章操作責任，未采取相關整改措施的每發現一次處罰10—30元。

　　11、各車間應在每個月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查，不符合體系文件記錄要求的要及時整改，廠部每月將對各車間進行不定期檢查，檢查中發現的問題按相關規定進行考核。

　　12、對現場檢查中的提問，崗位操作人員應能準確回答操作要領以及設備保養等的“應知應會”內容，對于未能正確回答有關“應知應會”內容的每發現一次處罰車間10元。

　　13、各生產崗位都應該有內容齊全的操作規程，并粘貼上墻，檢查中每發現一處無操作規程處罰相關車間30元，未粘貼上墻處罰責任人10元。

　　14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統計報表必須完善，檢查中每發現一處不完善處罰相關車間10—30元。

　　文件記錄管理制度 2

　　1、資料室要確定專人負責歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責任人員名單張貼在資料室入口處。未經責任人許可，其它人員不得進入。

　　2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續，按期歸還。

　　3、資料室內嚴禁生明火，嚴禁吸煙。

　　4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線路，定期檢查電源開關和電源插座插頭。

　　5、資料室內要配齊各類消防設施，定期檢查并及時更換。資料室管理員要熟知消防設施擺放位置和使用方法。

　　6、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗，切斷室內一切電源。

　　7、室內資料要統一編碼并擺放整齊，室內干燥、通風流暢并留足安全通道。

　　8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。

　　9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內墻。

　　文件記錄管理制度 3

　　1.編訂依據

　　本公司為了規范化質量流程，提升任務運營流轉效率，以對接國際化質量管理為努力方向，為完善內部質量追溯管理，特編制此制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司內部記錄和內外部發放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現涉及的所有記錄和文件。

　　3.責任部門

　　本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。

　　4.制度細則

　　4.1記錄編號規定

　　4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來記錄。

　　4.1.2內部記錄的設定格式為：

　　QR + XX + XX + X/X

　　記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號

　　4.1.3外來記錄的設定格式為：

　　（WL）QR + XX + XX

　　外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號

　　4.2公司文件編號規定

　　4.2.1公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件可以有：

　　（1）標準操作指導書：SOP

　　（2）標準檢驗指導書：SIP

　　（3）標準管理程序：SMP

　　4.2.2質量手冊的編寫格式為：

　　TXJY + QM + X/X

　　公司簡稱+質量手冊縮寫+手冊版本號

　　4.2.3程序文件的設定格式為：

　　TXJY + QP + XX + X/X

　　公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號

　　4.2.4操作/檢驗規程、管理程序的設定格式為：

　　SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

　　文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號

　　4.2.5外來文件的設定格式為：

　　WL + XX + XX

　　外來文件縮寫+隸屬部門+部門內部編號

　　4.3部門編號的規定

　　4.3.1各部門的編號以組織機構圖中的部門名稱為標準，如：

　　行政部AD、人力資源部HR、質量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務部AS、商務部MC、采購部PD、倉庫WD。

　　4.4文件編寫格式的確認

　　4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。

　　4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段后間距設置為0，同時設定為自動調整中文與數字的間距。

　　4.4.1.2文件內容中的一級標題及二級標題采用統一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的編號方式。如：

　　1.

　　1.1

　　1.1.1

　　4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁面布局設定為上下頁間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節序號后空一格編寫內容以保證美觀。對于正文中出現的部門、規章制度、法律法規應名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應通讀流暢，對于應進行斷句的`內容使用中文標點符號進行斷句。

　　4.5文件的發放和管理

　　4.5.1文件發行

　　4.5.1.1公司所有現行文件，如：操作規程、檢驗規程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統一發放，并對發放的文件記入《文件發放管理臺賬》，在臺賬中記清發放文件數量，并由簽收人當面進行簽收。

　　4.5.2文件補發

　　4.5.2.1文件簽收人應對發放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請填寫《文件補發申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發申請后，將于三內日將補發的文件交于申請部門。

　　4.5.3文件更換

　　4.5.3.1本公司所執行文件如有更新、替換情況發生，將由體系部發送郵件至相應文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新換版臺賬》。請各文件執行部門注意，換版的文件的版本號將有所發生變化，如：原文件版本號為A/0，那么修改后的版本號則為A/1，如發生換版，則版本號變化為B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下發文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應統一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核后的文件下發至員工手中應具有受控章，無受控章的為無效文件。

　　4.5.5文件編號

　　4.5.5.1由各部門編號的文件應統一編號格式，部門內編制的文件應及時進行梳理，文件編號不得重復。如部門文件編號在執行中發現重復應及時上報體系部進行核對并處理。

　　文件記錄管理制度 4

　　特種設備安全技術檔案管理工作為設備管理提供資料，技術信息和考核的依據，是管好設備的基礎工作，必須認真做好。

　　1、有專人負責特種設備安全技術檔案管理工作。

　　2、特種設備要有安全技術檔案，并應逐臺分別建檔(一機一檔)，安全技術檔案應當包括以下內容:

　　(1)特種設備的設計文件、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料;

　　(2)特種設備使用證、注冊登記表

　　(3)特種設備的定期檢驗報告和定期自行檢查的`記錄;

　　(4)特種設備的日常使用狀況記錄;

　　(5)特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄;

　　(6)設備重大維修修、改造的有關技術文件;

　　(7)特種設備運行故障和事故記錄。

　　3、安全技術檔案必須齊、整潔、規格化，及時整理填寫。

　　4、公司檔案保管員負責保管和供應公司圖紙、技術資料。

　　5、設備遷移或報廢，其檔案均隨設備調撥，設備報廢后，首先向質監部門辦理注銷手續，然后檔案由公司檔案保管員封存。

　　文件記錄管理制度 5

　　1、為有效控制與公司特種設備有關的文件和記錄，確保文件和記錄規范管理，制定本制度。

　　2、文件管理

　　2.1職責

　　2.1.1公司安全生產責任人負責審核特種設備管理自編文件。

　　2.1.2特種設備管理部門負責特種設備的管理文件編制;審核操作規程;獲取、辨識、對特種設備的法律、法規、上級文件。

　　2.1.3特種設備管理部門負責特種設備文件登記工作。

　　2.1.4設備管理部門負責操作規程的編制。

　　2.2特種設備法律、法規和上級文件管理

　　2.2.1特種設備法律法規及其他要求的獲取，可通過網上下載;書店購買;政府部門或相關方等獲取。

　　2.2.2對于獲取回來的特種設備法律法規及其他要求，由特種設備安全管理部門識別其適用性，并由特種設備安全管理部門負責及時通知到相關部門。

　　2.2.3對于與相關方有關的法律法規和其他要求，由公司各相關方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達，如可以通過簽署安全協議、合同、傳真等，確保相關方向公司提供的設施、服務、貨物等符合這些有關的職業健康安全法律法規和其他要求的要求。

　　2.2.4當公司特種設備型號、規格、使用條件、管理或法律法規及其他要求等發生變化時，由特種設備安管理部門及時識別獲取相關最新的適用的法律法規及其他要求，并負責通知到相關部門。

　　2.3公司制定的特種設備管理文件由特種設備管理部門負責組織編寫，安全生產責任人審核批準。特種設備安全操作規程由設備部門或使用部門負責組織編寫，特種設備管理部門審核，安全生產責任人批準。

　　2.4特種設備管理負責特種設備文件歸檔，檔案室負責發放，各相關部門簽收領用。

　　2.5特種設備文件由設備管理部門負責保存于通風防潮、防蛀的適宜地方。

　　2.6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設備管理部門審核，安全生產責任人批準后執行更改

　　2.7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機關或客戶等，由特種設備安全管理部門請示安全生產責任人批準后方可外借。

　　3、記錄管理

　　3.1管理職責

　　3.1.1特種設備管理部門負責監督有關部門實施政府部門制定的記錄;負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監督有關部門使用、整理、保存公司自行制定的'記錄。

　　3.1.2特種設備管理部門負責記錄的格式設計;使用部門本部門負責記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應交一份給特種設備管理部門備案。

　　3.2政府部門制定的記錄或特種設備安全管理部門制定的記錄，由特種設備安全管理部門發放，各相關部門簽收領用。

　　3.3記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目，用斜杠“/”劃去，各相關欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數據或內容，應采用斜杠“/”劃去原始數據或內容，在其旁邊寫上更改后的數據或內容，同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。

　　文件記錄管理制度 6

　　1.目的：統籌管理本公司管理有效運作所需文件，確保文件的有效性，并使公司各部門能合理地獲得并使用正確的文件。

　　2.范圍：本公司日常管理有效運作的流程、各類管理卡、規范、標準、方案、表格、管理制度以及外來文件或電子文件均屬之。(技術類文件由技術中心另行統籌管理)

　　3.定義：

　　3.1外來文件：本公司范圍之外的機構所提供的文件，如客戶資料、法律法規等。

　　4.工作內容：

　　4.1文件制作：

　　由各部門負責人按日常工作所需進行策劃，或由公司按發展所需進行確定所需制訂的文件主題，安排各部門對應工作負責人進行撰寫，文件格式由文管中心統一安排、確保文件清晰，易于識別。

　　4.2文件在正式發行前，需根據需要安排相關人員共同對文件內容進行研討，撰寫人再根據研討結果對文件進行調整，再交由各相關部門負責人進行會簽，最終交由總經理批準，會簽人員若有休假，則由上一級主管或職務代理人簽核。

　　4.3文件編號：目前公司實施的文件按如下規則進行編號：

　　4.3.1SF-JH-00SF：生發簡稱JH：部門之稽核中心簡稱00：流水號

　　4.3.2技術類文件由技術部門進行編號;外來文件不予編號，由文管中心采用登記表進行登記管理。

　　4.4文件版本管理：文件若有不合現狀需修改、增訂者，由提議部門填寫《文件制訂(修訂)申請單》，提出修訂原因，交原擬案部門研討修改，送上級主管批準，由文管中心進行修訂、更換，文件修改后，版本號上升一位流水號，當修訂次數超過9次時，則版本號字母更改為下一字母。為考慮節約成本，如修改內容較少時，文管中心根據實際情況可只對修改當頁進行更換或利用文件修改章進行明確標示，但需在封面修訂記錄欄上進行簡要記錄，修訂次數可無限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。

　　4.5文件分發回收：

　　4.5.1經會簽發行之文件，由文管中心以《文件總覽表》列帳管理，并依所需分發的部門，影印相應分數，加蓋“受控文件”章后發行。

　　4.5.2文件修訂及廢止時，舊版失效之文件應于新版文件頒布發行時即刻回收。舊版之原案由文管中心加蓋“作廢暫留”章，并寫上日期，加以保存，需與有效之新文件分開。

　　4.5.3對外發行之文件，由適當之對外部門填寫《文件增(補)發申請單》，經制訂部門主管簽核，呈總經理人員核準后，方可由文管中心登記入冊、發行，失效文件不予回收。

　　4.5.4外來文件分發：各部門如收到外來文件，應交由文管中心統一處理，登記于《外來文件登記表》上，進行歸檔，如文件需分發至其它部門，由文管中心按實際需要，確定分發部門及份數，并做好簽收記錄，登記在《外來文件登記表》上，同時加蓋發行章進行控制。

　　4.5.5外來文件之更改：

　　4.5.5.1外來文件變更：

　　①外來標準發行新版本且為本公司采用時。

　　②客戶提供之規格、圖樣等變更時。

　　③技術參數發生更改時。

　　4.5.5.2外來文件若有更改通知，則由文管中心在《外來文件登記表》上找出簽收記錄，在備注欄內注明“更正”。如有分發，依原部門重新分發，舊版文件收回，銷毀或蓋作廢章處理。

　　4.5.5.3技術資料發生局部更改時，由發文部門通知各接收部門，可在原分發資料上進行修改，并在收發登記表上注明“更正”，將函文附于原件上。

　　4.6文件增補發作業：

　　4.6.1各部門如須增發文件，應填寫《文件增補發申請單》。提出申請，并經其主管審核，副總經理以上人員核準后，由文管中心發行。

　　4.6.2若文件遺失或破損時，須由責任部門填寫《文件增補發申請單》。提出補發申請，經審查、核準后，由文管中心發行。

　　4.7文件保存、銷毀作業：

　　4.7.1文件保存：

　　4.7.1.1經頒布發行之全部原稿文件，由文管中心以《文件總覽表》列賬管理。

　　4.7.1.2經發行之文件，現場使用的應分類置放于適當場所，非現場使用的由收件部門依文件類別集中保管。

　　4.7.1.3外來文件的保存：

　　①所有外來文件與資料都應妥善保存，避免受潮受損。

　　②特殊機密文件由對應部門主管保存。

　　③傳真類：各部門應在接收傳真資料時復印保存，以免傳真紙失效。

　　④計算機軟件檔案應備份保存。

　　⑤外來文件保存期限由部門主管依實際情況決定。

　　4.7.2文件銷毀：文件如需銷毀時，由文管中心負責收回并在正面加蓋作廢文件章。背面如可利用則進行利用，如不可利用則銷毀。文件原稿不進行銷毀，不可挪作他用，由文管中心加蓋“作廢暫留”章加以保存。其它文件由各部門視需要自行決定銷毀與否。如不進行銷毀時，應能夠清楚識別其狀態以免誤用。

　　4.8文件管理：

　　4.8.1文管中心：

　　4.8.1.1文管中心設專人管理，以確保文件之正確使用。

　　4.8.1.2經發行之文件的全部原稿由文管中心依文件類別在計算機中備份存盤。

　　4.8.2使用部門：

　　4.8.2.1分發至各部門的正式文件，嚴禁影印及私自借予非相關人員或帶出廠外。

　　4.8.2.2現場部門使用的文件必須置于作業場所適當位置。

　　4.8.2.3非現場部門使用之文件必須由部門派專人集中保管，但應便于取閱。

　　4.8.2.4使用者不得在正式文件上標注文字、符號，不得隨意修改文件內容。

　　4.9文件借閱：當各部門有需要向文管中心借閱文件時，借閱者須經部門主管核準后，再由文管中心備案，方可借閱文件。如向其它部門借閱相關文件時，應取得該部門主管的許可。

　　4.10文件評審：

　　4.10.1文件制訂初期，文件制訂部門應召集與該文件內容相關的部門人員，對新訂文件內容進行統一研討，待取得一致后該文件方可生效。制訂部門也可根據實際情況以《文件傳閱單》的形式由相關的人員對文件內容進行評審，待取得統一意見后該文件方可生效。

　　4.10.2文件修訂時，修訂部門亦可根據需要召集相關作業部門人員對新訂文件內容進行評審，待取得一致后該修訂內容方可生效。

　　4.11電子資料管理：由資訊管理人員根據公司實際編制相關管理辦法進行有效管理。

　　4.12表格、記錄管理：

　　4.12.1空白記錄表格的編制、審批由主要使用部門組織編制，其部門負責人負責審批。為利于統一管理，所有空白表格均須進行編號，編號原則如下：

　　例：RS-001/A。

　　RS代表人事，001代表流水號，A代表表格修訂次數。

　　各部門取部門前兩個中文字的拼音第一個字母作為部門代碼，將部門編制的表格統一進行編號，制作所有使用表格的清單，連同編號、空白表格樣版一并送交文管中心。

　　4.12.2標識、歸口、編目、保存期限：

　　1)空白記錄表格由主要使用部門管制，將原版格式交由文管中心文件管理員統一歸口管理。文管中心文件管理員編制《記錄總覽表》，其中應根據產品的保質期、保修期、壽命期、法律法規要求的保存期及合同的有效期等規定出記錄的保存期限(保存期限由該記錄的形成部門進行規定)。

　　2)已填寫的記錄由規定的保存(發出與送達)部門按易于識別、查閱和檢索的原則進行歸口管理。在歸檔時進行按類別編目和標記，以方便檢索。

　　3)各部門人員在接收記錄時，應檢查記錄項目填寫是否齊全，確保所收集的記錄有效。

　　4.12.3記錄空白表格的使用和填寫規定

　　4.12.3.1文管中心文件管理員根據《記錄總覽表》，將最新版本的'空白表格復制或印刷后發放給使用部門。

　　4.12.3.2記錄人員應清楚地填寫記錄的每項內容，確保記錄完整、準確、清晰，反映實際情況。

　　4.12.4管理、保護和過期處置

　　4.12.4.1各部門應確保記錄的貯存地點、貯存方式、貯存環境適宜，同時注意防潮、防蛀、防止丟失、防止混亂，使記錄在保存期內不會丟失、損壞或變質。

　　4.12.4.2必要時，文管中心可檢查各部門對記錄的管理和保存情況，查看是否符合規定的要求，確保記錄方便存取、檢索，在保存期內不會丟失、損壞或變質。

　　4.12.4.3對于超過保存期限的記錄，由各部門整理后，報部門負責人審批后，統一銷毀。

　　4.12.5空白記錄表格的增減、更改：

　　1)記錄表格類別的增減通過修改相應程序文件的方式進行。

　　2)同一類別記錄表格的增減，根據各項工作任務的策劃結果直接確定。

　　3)修改：提出部門填寫《文件制訂〈修訂〉申請單》，部門負責人確認后，由引用該記錄的文件審批崗位審批。

　　4)更改申請獲得批準后，由文件管理員按要求對記錄進行修改，并進行記錄。

　　5)文管中心文件管理員按《記錄總覽表》的規定將最新的版本的空白表格復制并發放給使用部門，收回舊版的空白表格并對其使用加以限制。

　　5.管理約定：

　　5.1未按本文件規定要求使用統一格式編寫文件或未按程序進行會簽者，罰款5元/次;

　　5.2未經許可私自影印文件者，每次對責任人罰款20元;

　　5.3未經許可私自對文件內容進行修改者，每次對責任人罰款10元;

　　5.4文件因管理不善導致有亂涂亂畫或損壞者對其部門負責人罰款10元/份，導致文件丟失者罰款20元/份;

　　5.5將有效文件私自挪作他用者，每次對責任人罰款20元;

　　5.6私自將公司文件或電子檔案傳遞給外部人員或機構者處罰50元/份(正常業務往來除外)，造成公司機密外泄者按公司相關規定進行處理。

　　6.記錄表格：

　　6.1《文件制訂〈修訂〉申請單》

　　6.2《文件收發登記表》

　　6.3《外來文件登記表》

　　6.4《文件總覽表》

　　6.5《記錄總覽表》

　　文件記錄管理制度 7

　　為確保公司文件記錄的完整性、準確性和可追溯性，提升工作效率與管理水平，維護企業信息安全與合法權益，特制定以下管理制度。

　　一、文件分類與標識

　　文件分類：根據公司業務需求和文件性質，將文件分為行政文件、技術文件、財務文件、項目文件、合同文件等幾大類，每類文件下可進一步細分。

　　文件標識：每份文件應包含唯一編號、版本號、創建日期、作者、密級等基本信息，便于檢索和管理。

　　二、文件生成與審批

　　文件起草：文件應由指定人員負責起草，內容需清晰、準確、完整，符合公司規定格式。

　　審批流程：文件需經過相關部門負責人審核，必要時還需經過法律顧問或財務部門的審核，確保文件合法合規。

　　三、文件流轉與分發

　　流轉方式：文件應通過公司內部系統或郵件進行流轉，確保文件傳輸的安全性和可追溯性。

　　分發權限：根據文件密級和工作需要，設定文件的閱讀、編輯、打印等權限，嚴格控制文件傳播范圍。

　　四、文件存儲與歸檔

　　存儲要求：文件應存儲在指定的服務器或存儲設備中，定期進行備份，防止數據丟失。

　　歸檔管理：已審批的文件應及時歸檔，歸檔文件應分類清晰，便于檢索。

　　五、文件查閱與借閱

　　查閱權限：根據工作需要和文件密級，設定文件的'查閱權限，確保信息安全。

　　借閱管理：借閱文件需辦理借閱手續，明確借閱時間、用途和歸還日期，借閱期間應妥善保管文件。

　　六、文件修改與廢止

　　修改流程：文件如需修改，應由原起草人或指定人員負責，修改后需重新審批。

　　廢止處理：廢止的文件應及時從系統中刪除或標注為廢止狀態，防止誤用。

　　七、文件銷毀

　　銷毀條件：對于無保存價值的文件，經相關部門負責人審批后，可進行銷毀處理。

　　銷毀方式：文件銷毀應采用物理銷毀或數據擦除等方式，確保文件無法恢復。

　　八、責任與監督

　　責任分工：各部門應明確文件管理責任人，負責本部門文件的日常管理。

　　監督檢查：公司應定期對文件管理工作進行監督檢查，發現問題及時整改。

　　九、附則

　　制度修訂：本制度由公司行政管理部門負責修訂和解釋。

　　生效日期：本制度自發布之日起生效，全體員工應嚴格遵守。

　　通過實施本文件記錄管理制度，公司將進一步提升文件管理的規范性和效率，為公司的穩健發展提供有力保障。

　　文件記錄管理制度 8

　　為加強公司內部管理，確保文件記錄的規范性和安全性，提升工作效率與信息管理水平，特制定以下管理制度。

　　一、總則

　　適用范圍：本制度適用于公司所有部門及員工，涉及各類文件（包括但不限于紙質文件、電子文件、聲像資料等）的記錄與管理。

　　基本原則：堅持信息的真實性、完整性、可讀性、安全性原則，實行統一分類、分級管理、定期歸檔、便捷檢索的管理模式。

　　二、文件生成與傳遞

　　文件編制：文件編寫應清晰、準確，符合公司規范，明確文件標題、編號、日期、編制人、審核人等信息。

　　審批流程：重要文件需經過相應層級審批后方可發布，確保文件內容的合法性和準確性。

　　傳遞方式：公司內部文件傳遞應通過指定渠道進行，確保信息傳遞的安全性和時效性。對于敏感信息，應采取加密或限制訪問等措施。

　　三、文件存儲

　　存儲要求：紙質文件應存放在防火、防潮、防蟲害的專用文件柜中；電子文件應存儲在安全可靠的服務器或云存儲平臺上，并定期進行備份。

　　分類管理：根據文件的重要性和保密等級進行分類存儲，便于管理和檢索。

　　權限設置：電子文件應設置訪問權限，確保只有授權人員能夠查看和修改。

　　四、文件利用

　　借閱管理：文件的借閱需進行登記，明確借閱人、借閱時間、歸還時間等信息，確保文件不被遺失或泄露。

　　復制與分發：文件的復制和分發需經過審批，并記錄分發范圍和數量，防止信息外泄。

　　版本控制：對于需要修訂的文件，應建立版本控制機制，確保使用的是最新版本。

　　五、文件銷毀

　　銷毀條件：對于無需繼續保存的文件，應按照公司規定進行銷毀處理，確保信息不被非法利用。

　　銷毀方式：紙質文件可采用碎紙機銷毀或焚燒等方式；電子文件應確保從存儲介質中徹底刪除，并驗證刪除效果。

　　銷毀記錄：文件銷毀應記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀人等信息，以備查閱。

　　六、監督與考核

　　監督檢查：公司定期對各部門的文件記錄管理情況進行檢查，發現問題及時整改。

　　責任追究：對于違反本管理制度的行為，公司將依據相關規定追究責任人的責任。

　　培訓與教育：公司應定期組織文件記錄管理相關培訓，提高員工的.文件記錄管理意識和能力。

　　七、附則

　　解釋權：本制度的解釋權歸公司行政管理部門所有。

　　修訂與廢止：本制度將根據公司實際情況和法律法規的變化進行適時修訂或廢止。

　　通過上述管理制度的實施，公司旨在構建一個高效、安全、有序的文件記錄管理體系，為公司的穩健發展提供有力保障。

　　文件記錄管理制度 9

　　為規范學校各類文件資料的記錄、存儲、使用和保管流程，確保信息的完整性和安全性，提升工作效率與管理水平，特制定以下管理制度。

　　第一章 總則

　　適用范圍：本制度適用于全校各部門及教職工在教育教學、行政管理、科研活動等過程中產生的所有紙質及電子文件的記錄與管理。

　　基本原則：

　　準確性：確保文件內容真實無誤，記錄清晰。

　　完整性：文件應齊全完整，包括正文、附件、審批記錄等。

　　時效性：文件處理要及時，避免延誤。

　　保密性：對涉及學校機密或個人隱私的文件，應采取必要的保密措施。

　　第二章 文件分類與編碼

　　文件分類：根據文件性質和內容，將文件分為教學文件、行政文件、科研文件、財務文件、人事檔案等類別。

　　文件編碼：每份文件需有唯一編碼，編碼規則應包含文件類型、年度、序列號等信息，便于檢索和歸檔。

　　第三章 文件記錄與存儲

　　記錄要求：

　　紙質文件應使用標準格式，字跡清晰，簽字蓋章齊全。

　　電子文件應采用學校規定的文件格式存儲，確保可讀性和兼容性。

　　存儲方式：

　　紙質文件應存放在指定檔案室或文件柜中，分類存放，標簽明確。

　　電子文件應存儲在專用服務器或云存儲平臺上，定期進行備份，防止數據丟失。

　　第四章 文件使用與借閱

　　使用權限：根據文件密級和工作需要，設定不同的訪問權限。教職工需按權限查閱和使用文件。

　　借閱流程：

　　借閱紙質文件需填寫借閱單，經部門負責人批準后，方可借閱，并按時歸還。

　　電子文件借閱需通過內部系統申請，審批通過后，在線查閱或下載。

　　第五章 文件保管與銷毀

　　保管期限：根據文件的'重要程度和法律要求，設定不同的保管期限。到期文件需進行鑒定，決定是否續存或銷毀。

　　銷毀程序：銷毀文件需經主管部門審批，確保無遺漏和誤毀。紙質文件應粉碎處理，電子文件應從存儲介質中徹底刪除。

　　第六章 監督與考核

　　監督機制：學校辦公室負責監督本制度的執行情況，定期組織檢查，發現問題及時整改。

　　考核與獎懲：將文件記錄管理納入教職工績效考核，對表現優秀的給予表彰，對違反規定者，視情節輕重給予批評教育或紀律處分。

　　第七章 附則

　　制度修訂：本制度由學校辦公室負責解釋和修訂，根據實際需要適時調整。

　　生效日期：本制度自發布之日起生效，全校師生員工應嚴格遵守。

　　通過上述管理制度的實施，期望能夠全面提升學校文件管理的規范性和效率，為學校的持續健康發展提供有力支持。

　　文件記錄管理制度 10

　　1、目的

　　為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2、職責

　　2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

　　2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類

　　3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

　　3.3平行文:信函，會議紀要。

　　4、文件格式

　　4.1發文統一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

　　4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的.名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般應寫發文日期；

　　4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；

　　4.9.3重要的文件寫簽發的日期；

　　5、文號

　　5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

　　5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。

　　6、用印

　　6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。

　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

　　8、相關文檔

　　8.1文號編碼規則

　　8.2《文件編號使用登記表》

　　8.3《對外發文登記表》

　　8.4《對內發文登記表》

　　8.5《收文登記表》

　　8.6《文件處理單》

　　8.7《傳閱單》

　　8.8《用印登記表》

　　8.9對外發文格式

　　8.10對內發文格式

　　8.11報告總結格式

　　8.12會議紀要格式

　　8.13會議記錄格式

　　9、修訂及實施

　　9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

　　9.2本規定修訂權在公司。

　　9.3本規定從二零零四年五月一日實行。

　　文件記錄管理制度 11

　　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、檔案管理員的職責：

　　1.貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。

　　2.積極參加檔案工作的對外協作活動。

　　3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提高檔案管理水平。

　　4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。

　　5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。

　　6.保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　四、檔案的借閱

　　1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理核批。

　　2.公司檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批。

　　3.檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　五、檔案的銷毀

　　1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

　　3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的.檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

　　文件記錄管理制度 12

　　一、總則

　　1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。

　　二、技術文件的編制

　　1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括：

　　文件管理制度

　　1）開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2）開發設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

　　3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

　　4）產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術文件的提交

　　1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范文件管理制度

　　認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

　　2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的.文件，保證開發工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

　　四、技術文件的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其文件管理制度

　　中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

　　文件管理制度

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、責任追究

　　各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。

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