合同檔案管理制度

時間：2023-02-27 17:13:26 合同范本我要投稿

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合同檔案管理制度范文（精選10篇）

　　在人們越來越相信法律的社會中，我們用到合同的地方越來越多，它也是實現專業化合作的紐帶。那么大家知道合法的合同書怎么寫嗎？以下是小編精心整理的合同檔案管理制度范文，僅供參考，歡迎大家閱讀。

合同檔案管理制度范文（精選10篇）

　　合同檔案管理制度篇1

　　第一章總則

　　一、為了規范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經濟利益，降低經營風險，特制定本管理制度。

　　二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協議、單證、函電及與此相關的具有保存價值的材料形成。

　　第二章合同分類

　　一、采購合同：指為生產產品采購原器件、外協部件、商品、禮品、固定資產等而簽訂的合同或框架協議。

　　二、銷售合同：指銷售公司產品而簽訂的合同或框架協議。

　　三、技術服務合同：指提供技術服務、產品維修、技術咨詢、技術轉讓等簽訂的合同。

　　四、產品合作合同：指公司購買或轉讓技術、合作開發技術或產品、合作或委托生產產品、外協加工以及商務合作等簽訂的合同。

　　五、測試協議：指用公司產品、商品、部件等用于外部測試的協議。

　　六、聯盟協議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協議。

　　七、市場營銷合同：指為市場運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場活動合同。

　　八、財務合同：指與相關金融機構簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。

　　九、企發合同：指為企業發展與相關機構、部門、行業組織簽訂的合同。

　　十、綜合合同：區別于上述類別的其他合同或協議。

　　第三章檔案管理的責任分配

　　一、合同檔案管理的歸口部門為經營管理部。

　　經營管理部合同管理專員負責所有文件編號歸檔；非采購、非銷售類合同的蓋章和合同編號分配；合同相關檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。

　　二、各部門設檔案管理員予以協助管理。

　　各部門負責本部門合同或協議的編號分配、檔案資料的收集整理。

　　第四章文件合同歸檔要求

　　一、文件合同編號規則

　　合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號14位，其余均為12位。

　　文件合同號由公司號、年度號、分類號、順序號、部門代碼組成。

　　基本模式：ST-2004－XS－0001－HT

　　1．年度號：年度號由四位阿拉伯數字組成，指文件材料形成的年度。

　　2．分類號：分類號是檔案號的主體,分別依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。

　　3．順序號：順序號4位，用阿拉伯數字表示：0001、0002……表示公司當年某一類合同的序號。

　　4．部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱。

　　二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經辦人辦理合同評審手續；經領導審批后，到檔案管理員處編號并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。

　　三、合同簽訂人或經辦人負責將合同相關檔案資料及時提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。

　　四、所有檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專員歸檔。

　　五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺只留復印件備查。檔案管理員每月初將統計出各部門30天前簽訂的.合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。

　　六、檔案管理員每月5號前匯總本部門上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經營管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。

　　七、公司各部門的投標標書文件，無論是否中標，都要求在投標后1個月內將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。

　　第五章合同檔案保管期限及銷毀

　　一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限。

　　二、合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬元以上的永久保存。

　　三、檔案銷毀：

　　1．任何組織或個人未經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2．各檔案管理人員應定期對檔案進行檢查。

　　3.合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4．凡是超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清單》上登記，經主管業務負責人批準后，專人監銷，由檔案管理專員銷毀，并由《檔案銷毀清單》立卷永久保存。

　　第六章檔案借閱

　　一、公司合同原件，一般不予借出。

　　二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應填寫借閱申請單，經部門經理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經理簽字外，還要報公司主管業務負責人批準方可借閱。檔案材料的復印手續同借閱。

　　三、借出檔案借用期限為一周。

　　借閱人應到期歸還。確因工作需要繼續借用的，必須再次辦理借閱手續（續借）。對逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發催還單，此后一周內仍不歸還者。

　　四、借閱人應注意檔案安全和保密，嚴禁涂改，轉借、損壞、遺失。

　　第七章責罰制度

　　一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報批評。

　　二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，涂改、拆散或未經經營管理部批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款200-1000元，并予以通報批評；

　　三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查，并對借閱人進行績效處罰100元；

　　四、一般檔案資料若出現丟失、損壞、缺頁等情況，應立即報告檔案歸檔部門并辦好補辦手續，同時對借閱人進行績效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負責人一個月績效工資，并視情況嚴重程度追究其相關責任。

　　五、不按規定存放電腦檔案，不按規定接收檢查者給予相應的紀律處分并給予通報批評。

　　六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。

　　第八章附則

　　一、本制度由行政部門負責解釋及修改，由總經理辦公會批準后執行。該規定可以依據實際情況進行隨時或定期修訂,修訂的版本獲得總經理辦公會批準后生效,且自動替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規定。

　　二、本制度自下發之日起執行。

　　三、附件

　　附件1《檔案移交單》

　　附件2《檔案借閱單》

　　附件3《檔案銷毀清單》

　　附件4《合同登記本》

　　合同檔案管理制度篇2

　　公司為進一步規范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

　　二、公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的.歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經營產品的采購、銷售均須訂立合同。

　　2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。

　　2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷售部經理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關人員責任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各業務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。

　　五、附則：

　　1、本制度自審批通過之日起實施。

　　2、本制度由銷售部負責解釋。

　　六、附件：《合同檔案登記表》。

　　合同檔案管理制度篇3

　　1.目的：

　　加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。

　　2.適用范圍：

　　適用于采購部對內部文件及檔案的控制。

　　3.職責：

　　3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。

　　3.2采購經理：負責采購檔案文件調閱、銷毀等事項的審批。

　　4.檔案管理辦法：

　　4.1歸檔內容分類：

　　4.1.1采購內部文件的.歸檔。

　　采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門相關管理文件資料。

　　4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。

　　公司其他部門提供的圖紙、采購申請單、原材料質量返饋單等相關資料。

　　4.1.3外來或外放文件的歸檔。

　　供應商資料、采購合同、報價單、對賬單聯絡函或其他與供應商有聯系的文件資料。

　　4.1.4存儲在電腦或其它介質上的資料。

　　采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。

　　4.2檔案保存期限：

　　4.2.1公司內部往來文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往來文件需保存5年。

　　4.2歸檔要求：

　　4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯系及真實性。

　　4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。

　　4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關部門領導簽字或蓋章，是有效文件。

　　4.2.4采購部檔案要有專人、專位的保管。

　　4.2.5采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。

　　4.3檔案調閱：

　　4.3.1需查閱或借閱采購部文件時，需向采購部領導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續，得到采購領導簽字批準。

　　4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經采購經理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經理采購經理審批簽字。

　　4.3.4采購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。

　　4.4檔案銷毀

　　4.4.1采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。

　　4.4.2辦理銷毀手續，必須經由采購經理批準備，方能銷毀。

　　4.4.3采購檔案保管期已滿，但其中未了結的債權債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同改造完畢為止。

　　合同檔案管理制度篇4

　　一、勞動合同管理制度

　　1、簽訂勞動合同的原則

　　（1）本著平等自愿和協商一致的原則。要求勞動合同的內容必須公正、誠實、守信。

　　（2）遵守國家法律、法規和政策。

　　（3）以書面形式明確規定雙方的責任、權利和義務。

　　（4）雙方嚴格執行。勞動合同簽訂后，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將按規定追究違約責任。

　　（5）以酒店經營目標為中心。

　　2、勞動合同的訂立

　　（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進酒店的人員。

　　（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。

　　（3）勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合同是指：簽訂一年以上有期限的勞動合同；無固定期限的勞動合同是指：在簽定勞動合同時不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。

　　（4）新進員工應根據簽訂勞動合同的年限與有關規定，確定試用期，試用期最長不得超過2個月。

　　（5）勞動合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動法》的有關規定辦理。

　　3、簽訂后的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔保存。

　　4、合同到期不續簽的.或已解除的勞動合同書均保存2年。

　　二、員工檔案管理制度

　　根據《中華人民共和國檔案法》及有關法規的規定，酒店的人事部做好有關檔案的管理工作。檔案管理實行“統一領導，分節管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便于將來使用。

　　1、員工檔案

　　員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類：

　　（1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中保存起來的、反映個人一定時期的社會經歷和德才表現的文件資料。主要包括以下基本內容：員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學歷和評聘專業技術職稱及專業工種技術等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。

　　a、員工人事檔案的收集、整理和保管

　　員工人事檔案整理應按有關方面規定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值，還要符合進入員工人事檔案的規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。

　　b、員工人事檔案的查閱和借用

　　查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續。

　　外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，并經有關領導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。

　　c、員工人事檔案的傳遞

　　在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

　　（2）員工的工作檔案

　　從員工進入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經歷，思想品德；業務表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。

　　對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。

　　2、人事部工作檔案

　　人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人事部的工作。

　　（1）人力資源檔案

　　有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。

　　（2）工資福利檔案

　　有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

　　（3）教育培訓檔案

　　有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產生的，經整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

　　（4）行政人事檔案

　　有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。

　　（5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

　　3、檔案保存期

　　離職人員檔案保存2年。

　　三、檔案管理工作流程

　　酒店檔案工作的主要流程是：

　　1、接收：凡酒店經營管理活動中形成和使用的，業已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。

　　酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。

　　2、整理：

　　（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。

　　（2）、酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。

　　（3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類檔案。

　　（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。

　　3、保管及利用

　　（1）、酒店檔案應由專人負責保管，并定期進行檢查。

　　（2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經總經理批準。

　　（3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。

　　4、鑒定和移交

　　（1）、檔案鑒定工作在相關領導的領導下，組成鑒定小組，按規定進行。

　　（2）、檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。

　　（3）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經酒店領導批準，由兩人在指定地點監銷。

　　（4）、檔案移交要按國家有關規定執行。

　　合同檔案管理制度篇5

　　為了更好地促進企業發展，提高企業的經濟效益，保障企業在合同管理工作中能有條不紊的進行。特對企業合同管理人員資格要求作如下規定：

　　一、企業合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發資格證書者，方能上崗。

　　二、企業合同管理人員應懂各種法律、法規，熟悉合同業務。

　　三、企業合同管理人員必須服從組織的安排，嚴格執行上級的有關規定，做好自己的本職工作。

　　四、企業合同管理人員，按時參加主管部門組織的合同管理工作業務培訓，不斷提高業務素質。

　　企業合同管理負責人工作職責

　　一、負責企業合同管理的領導工作。

　　二、組織指揮各有關部門全面履行合同義務。

　　三、負責企業合同簽訂的審批。

　　四、定期聽取企業有關部門在合同管理和履行中的情況匯報，研究討論合同管理和履行中存在的問題，并做出正確決策。

　　五、依據法律、法規和政策，結合本企業實際情況，負責組織制定合同管理制度，以及各種專項合同管理制度。

　　六、監督檢查企業各項合同管理制度的實施。

　　七、討論決策發生合同糾紛的解決方式和達到目的的要求。

　　八、組織學習《合同法》，開展“重合同、守信用”活動。

　　合同管理工作人員職責

　　一、合同管理工作人員必須認真履行自身職責，統一管理負責企業各部門簽訂的.各種合同，對公司負責。

　　二、對企業各部門簽訂的各種合同依法進行審核登記、歸檔。

　　三、按有關規定及時、準確、全面填報合同統計表，并做出統計分析，定期向公司領導作出匯報。

　　四、做好對合同統一文本、合同專用章、《法人授權委托證明書》的發放和管理工作。

　　五、定期召開例會，組織學習有關《合同法》及有關法律法規，依據法律、法規和政策開展合同管理工作。

　　合同訂立程序和審批制度

　　一、公司經理是本企業的法定代表，所有合同必須經理簽訂或經理書面授權者簽訂的合同方能生效。

　　二、公司各部門、各工程處無權對外訂立合同，但可會同公司管理委員會、預算科、生技科、經理辦公室與對方就合同的細則進行磋商后，報公司經理審閱簽署。

　　三、公司與其他經濟組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標法》、《重慶市管理條例》及有關規定為準，做到內容具體、責任明確、文字準確、數據清楚，如有涂改，必須有雙方在涂改處簽章。

　　四、公司機具對外租借合同同公司后勤科負責填寫后報經理簽字，交租借方、公司財會科、行政科各一份，后勤科倉庫留存一份。

　　五、除機具對外租借合同以外的其他合同，必須交公司經理辦公室一份存檔，交財會科、生技科、行政科各一份以便履約和結算。

　　六、建設工程施工合同簽訂之后，由公司管委會員、公司各科對公司內項目經理進行全面考查，分析后作出選擇，報經理決定。

　　七、公司及工程處承攬的業務，不對外轉包，原則上不對外分包，如有特殊情況需分包的，必須經企業法人代表批準后由公司管理委員會對外選擇施工隊伍并負責監督施工情況直至竣工驗收。

　　八、公司內部基本建設和維修業務一律不對外承包由經理辦公室負責工程造價控制和施工隊選擇、監督，直至驗收后交付使用。

　　九、公司內部各部門之間的合同，單項工程承包合同如發生糾紛，由經理、公司管理委員會負責仲裁，經理辦公室監督履行。

　　十、公司與外單位的合同如對方嚴重違約，經理交涉無效時，抓住有利時機，由經理辦公室牽頭進行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關技術方面的問題由公司管理委員會協同解決。

　　十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經理辦公室全面調查情況后，提交公司辦公室給予各種行政處理和經濟處罰，觸犯法律的將移交司法機關處理。

　　合同檔案管理制度篇6

　　為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的檔案資料是公司在業務經營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。

　　二、檔案資料管理原則

　　1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標文件、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存備查。

　　2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;

　　3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。

　　4、各項目部應及時移交檔案資料，并以影印件的`形式保存。

　　三、檔案資料的移交

　　1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。

　　2、工程項目在正式下發中標通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。

　　3、工程項目過程資料，如工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。

　　4、竣工報告、消防驗收意見書、物業設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。

　　5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續。

　　6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

　　四、檔案資料的管理辦法

　　1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續，檔案資料原件無特殊情況不得外借。

　　3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

　　5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。

　　6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。

　　7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

　　合同檔案管理制度篇7

　　為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本(不包括業務部門與客戶所簽訂的相關合同檔案)。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門的合同管理工作。

　　3、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負責合同文檔管理。

　　三、合同文檔的移交

　　1、各部門在正式簽署合同后須在一個月內將合同正本原件移交管理中心。

　　2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

　　3、合同文檔移交時，必須編制合同移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。

　　四、合同文檔的管理辦法

　　1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。

　　2、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數)的已履行完畢的.合同協議，由辦公室甄別，并予以銷毀。

　　3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　5、各部門員工可在辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經總經理簽字同意后，方可在合同管理部門辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

　　6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

　　8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

　　合同檔案管理制度篇8

　　為了將公司檔案納入規范化管理，特制訂本制度。

　　1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

　　2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

　　3、檔案的查閱：

　　(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。

　　(2)公司各部門經理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批準證明方可查閱。

　　4、檔案的保護：

　　(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。

　　(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復制，必須由總經理簽字的.批準申請方可抄錄或復制。

　　(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(復印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款200元。

　　(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批準，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款200元-XX元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。

　　5、公司購買設備時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、設備資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。

　　6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，并承擔公司一切損失。

　　7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準確無誤。

　　8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內存貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標明名目后，存檔備查。

　　合同檔案管理制度篇9

　　一、檔案資料

　　招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。

　　二、歸檔及備案時間

　　總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的`歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。

　　監管機構資料備案時間：

　　1、電子資料

　　電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網站，經公司資質管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續。

　　2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較復雜的項目。

　　2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。

　　2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：

　　2.2.1盒內目錄

　　2.2.2備案資料

　　2.2.3招標文件

　　2.2.4投標文件正本

　　2.2.5中標通知書

　　2.2.6資料移交登記表

　　2.2.7客戶反饋意見表

　　2.2.8其它資料

　　成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。