文件檔案管理制度

時間：2025-01-31 09:37:05 管理制度我要投稿

文件檔案管理制度

　　在不斷進步的社會中，很多地方都會使用到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據(jù)。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的文件檔案管理制度，歡迎大家分享。

文件檔案管理制度

文件檔案管理制度1

　　1目的

　　為進一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性，根據(jù)《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國國檔案法》及有關規(guī)定，結合我公司職業(yè)健康安全的實際狀況，特制訂本制度。

　　2范圍

　　本制度適用本公司范圍內安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。

　　3術語

　　3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的，對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　4主要職責

　　4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設備管理、技術管理及業(yè)務聯(lián)系工作中，形成的有保存價值的與職業(yè)健康安全有關的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

　　4.2生產(chǎn)安環(huán)部負責公司安全檔案管理檢查督促工作，負責對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。

　　4.3各部門應加強安全檔案管理工作的領導，明確一位負責人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負責各自的安全檔案管理工作。

　　4.4各部門應設置專門安全管理檔案柜，落實安全管理檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。

　　4.5公司綜合辦負責收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關安全管理方面的各類材料；負責收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。

　　4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎性工作，是維護公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟利益、合法權益的重要依據(jù)，是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責。任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應忠于職守，認真執(zhí)行有關法律法規(guī)、制度和標準，協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

　　5工作內容

　　5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內容：

　　5.1.1企業(yè)基本情況的內容：企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機構與安全員等。

　　5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖，并標注清楚以下內容。

　　部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設施、設備的位置、型號、規(guī)格等；

　　重大危險源的位置、數(shù)量等；

　　主要應急救援設施、設備、器材的位置、數(shù)量、型號。

　　5.1.3公司安全生產(chǎn)重點監(jiān)控部位一覽表（重大危險源、消防重點部位、重點設備、易燃易爆和有毒物質儲存地點及相關危險危害因素分析）。

　　5.1.4公司應急救援體系建設情況。內容包括：事故應急救援預案、應急救援隊伍組成及聯(lián)系方式、各類應急救援設施、設備器材的數(shù)量以及應急救援演練情況等。

　　5.1.5公司安全組織方面的內容

　　1. 主要負責人的安全資格證書。

　　2. 安全管理人員的安全資格證書。

　　3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡。

　　4. 其他與安全組織方面有關的內容。

　　5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關文件、計劃、總結方面的內容

　　安全目標管理

　　安全生產(chǎn)責任制

　　法律法規(guī)標準規(guī)范管理

　　安全投入管理

　　安全文件和檔案管理

　　風險評估和控制管理

　　安全教育培訓管理

　　特種作業(yè)人員管理

　　設備設施安全管理

　　建設項目安全“三同時”管理

　　生產(chǎn)設備設施驗收管理

　　生產(chǎn)設備設施報廢管理

　　施工和檢維修安全管理

　　�；芳爸卮笪ｋU源管理

　　作業(yè)安全管理（動火、高空、受限空間、動力介質等）

　　相關方及外用工（單位）管理。

　　職業(yè)健康管理

　　勞動防護用品（具）管理

　　安全檢查及隱患排查治理

　　應急管理

　　事故管理

　　安全績效評定管理

　　安全會議制度

　　安全機構設置與人員配置管理

　　安全操作規(guī)程

　　安全通則

　　安全生產(chǎn)管理考核制度

　　參觀人員安全告知書

　　特種設備安全管理（機電類、承壓類）

　　上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結、報告等材料。

　　安全活動日管理制度

　　上級部門有關安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄。

　　其他與安全相關的管理制度

　　5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內容

　　各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。

　　落實執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。

　　安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

　　5.1.8安全檢查方面的內容

　　日常檢查記錄及處理情況記錄。

　　月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。

　　安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。

　　各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。

　　各項檢查的總結匯報材料。

　　其他與安全檢查相關的材料。

　　5.1.9安全教育培訓方面的內容

　　安全培訓計劃。

　　公司主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄。

　　員工三級安全教育記錄。

　　特種作業(yè)人員和特種設備作業(yè)人員資格證書及教育培訓記錄。

　　換崗教育培訓記錄。

　　日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結。

　　應急救援培訓、演練記錄及總結。

　　5.1.10安全投入方面的內容

　　全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。

　　安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄。

　　隱患整改方面的投入記錄。

　　防護用品方面的投入記錄。

　　安全防護設備、設施方面的投入記錄。

　　安全評價、安全管理體系建設、安全代理方面的投入。

　　其他與安全有關的投入。

　　5.1.11工傷保險方面的內容

　　參加工傷保險員工的名單。

　　為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)。

　　發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)。

　　其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據(jù)。

　　5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內容

　　具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。

　　具有職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況。

　　具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告。

　　接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。

　　確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。

　　與職業(yè)病防治相關的文件、材料。

　　勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄。

　　各類勞動防護用品發(fā)放記錄。

　　員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。

　　其他與勞動防護用品有關的文件、材料。

　　5.1.13“三同時”管理方面的內容

　　有關安全設施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的.文件、材料。

　　“三同時”項目的設計圖紙及相關資料。

　　“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料。

　　其他與“三同時”項目相關的文件、資料。

　　5.1.14安全防護設備（含職業(yè)健康衛(wèi)生設備，下同）方面的內容

　　各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料。

　　各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄。

　　各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄。

　　應急救援設備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。

　　其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄。

　　5.1.15用電管理方面的內容

　　企業(yè)用電管理制度及落實情況記錄。

　　配電室運行狀況記錄。

　　臨時用電申請及拆除記錄。

　　配電箱等用電設施運行狀況記錄。

　　5.1.16特種設備方面的內容

　　特種設備的設計文件、制造單位、產(chǎn)品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料。

　　特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄，特種設備使用證。

　　特種設備的日常使用狀況記錄。

　　特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄。

　　特種設備運行故障和事故記錄。

　　5.1.17事故調查處理方面的內容。

　　發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。

　　事故調查組成人員名單及事故調查的相關會議記錄。

　　事故調查收集各類證據(jù)。

　　事故分析會記錄。

　　關于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關決定文件。

　　按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。

　　企業(yè)月度事故報表。

　　其他與事故相關的文件、材料。

　　5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關的內容

　　5.2收集與移交的基本要求

　　5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關的各種文件、規(guī)章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　5.2.2歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng)，反映公司安全生產(chǎn)各項活動的真實內容和歷史過程。

　　5.3歸檔時間

　　5.3.1基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關聯(lián)材料，在項目結束后整理歸檔。

　　5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項目或活動歸檔。

　　5.4安全檔案工作人員負責有關歸檔材料的審核。

　　5.5安全檔案工作人員應對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。

　　5.6檔案管理

　　5.6.1各單位安全管理檔案整理應根據(jù)自身實際情況按各自管理職責分類保存，便于科學管理與利用。

　　5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期（2—5年）、短期（2年以下）三種。

　　5.6.3對保管到期的安全管理檔案應進行鑒定。對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的相關檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報主管負責人審批。銷毀相關檔案時必須嚴格執(zhí)行相關的檔案管理規(guī)定，銷毀清冊應長期保存。

　　5.6.4應建立安全管理檔案統(tǒng)計工作制度，并按規(guī)定向上級有關部門報送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。

　　5.7檔案利用

　　5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關系，既要保護總廠的知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導、借鑒作用。

　　5.7.2公司應積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導，開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務工作。

文件檔案管理制度2

　　第一章總則

　　第一條為使團委學生會文件管理上規(guī)范化，對學生會各種文字材料實行科學有效的管理，形成一定的歷史資料，為今后工作提供必要的依據(jù)和經(jīng)驗、教訓。特制定本制度。

　　第二條學生會檔案由綜合部統(tǒng)一收集管理，由辦公室主任直接負責。

　　第三條學生會各中心部門未經(jīng)辦公室主任許可不得隨意翻看。

　　第二章檔案分類

　　第一條文件類：學院下發(fā)的正式文件，上級學生會下發(fā)的正式活動文件，學生會轉發(fā)及下發(fā)的正式文件。

　　第二條申請類：學生會各中心部門的活動申請、經(jīng)費申請、場地申請，學生社團活動申請、活動參與申請等。

　　第三條計劃類：學生會學期工作計劃，學生會各中心、各部門學期工作計劃，學生會各中心、各部門各項活動策劃，學生社團學期工作計劃、學生社團各項活動策劃。

　　第四條總結類：學生會學期工作總結，學生會各中心、各部門學期工作總結，學生會各中心、各部門各項活動總結，學生社團學期工作總結。

　　第五條學生干部檔案類：學生會全體成員檔案（個人申請、筆試試卷、筆試面試成績單等），學生社團負責人檔案。

　　第六條會議記錄類：學生會全體成員大會會議記錄，主席團會議會議記錄，團委擴大會議會議記錄，部長聯(lián)席會議會議記錄，各中心中心例會會議記錄，各部門部門會議會議記錄（備案）。

　　第七條媒體信息類：學生會各項活動的照片、視頻。

　　第八條報刊類：學生會所刊發(fā)的各類簡報、雜志。

　　第九條其他類：學生會資產(chǎn)管理資料（財務報表、辦公場所使用登記表等），學生會日常工作管理資料（簽到表、通知簿、值班日志、活動綜合測評、考核匯總表等），學生會外聯(lián)資料，學生會集體獲得的獎品、紀念品等。

　　第三章檔案日常管理

　　第一條學生會各類檔案必須按照類別、編號存放，各類文件需準備電子稿件及打印件兩種，電子稿由辦公室主任保存，紙質稿存檔。

　　第二條學生會檔案屬學生會內部資料，學生會檔案資料不得隨意外借。任何部門或個人如需借用，須向辦公室主任遞交正式書面申請使用，并征得辦公室主任的同意，重要資料借出須經(jīng)得執(zhí)行主席同意。檔案負責人應記錄檔案名稱、數(shù)目及借出時間、歸還時間。任何個人原因導致檔案資料的意識，都將追究其個人的相應責任。

　　第三條每年年末，辦公室主任負責組織各分管主席共同將本年各種檔案按照分類、編號獨立裝訂。組織機構換屆時，檔案須送至團委審閱，并于新一屆團委學生會成立后移交新一任辦公室管理。

　　第四章檔案材料的收集

　　第一條學生會各中心、部門有責任和義務配合綜合部的.材料收集。在相應的時間及時上交有關材料，材料上交工作完成程度將列入《學生會部門考核條例》進行考核。

　　第二條各中心部門須上交的材料包括：學期工作計劃、活動策劃書、活動花費清單、活動正式通知、班級學生工作考評表、活動綜合測評、活動總結、團學工作計劃報表、會議記錄、各類申請、登記表等。

　　第三條各中心學期工作計劃在學期開學初由分管主席交至辦公室主任�；顒硬邉潟�、活動花費清單、活動正式通知、班級學生工作考評表、活動總結在部門活動結束后一周內由分管主席將電子稿發(fā)送至學生會辦公室郵箱，相關紙質稿交至綜合部。

　　第四條團學工作計劃及總結報表分管主席以中心為單位在每周六晚十點之前將電子稿發(fā)送至學生會辦公室郵箱。辦公室主任收集、整理、匯總后將電子稿發(fā)送至團委書記、執(zhí)行主席郵箱。

　　第五條各中心、部門會議記錄、申請及其他材料在每月月末由分管主席統(tǒng)一收集整理后定期交至綜合部。

　　第六條綜合部負責將所有電子材料整理歸檔并打印，打印的紙質稿作為紙質檔案歸檔。

文件檔案管理制度3

　　1、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關的文件檔案的管理。

　　2、職責

　　2.1、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作編程的'編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產(chǎn)部主管收集、整理、編制并擬定文件和制度，公司總經(jīng)理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。

　　文件的使用：安全生產(chǎn)標準化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；技術性文件由生產(chǎn)部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；其他部門的專業(yè)文件由主管部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作。

　　2.2、各單位負責本單位文件檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核。

　　2.3、各單位安全員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

　　3、內容

　　3.1、文件資料收集

　　安全生產(chǎn)文件檔案內容如下：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權作業(yè)指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。

　　3.2、立卷歸檔

　　3.2.1、文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。 3.2.2應根據(jù)文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。

　　3.2.3 、各單位在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存。

　　3.2.4、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。

　　3.2.5、不同價值，不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。

　　3.3、檔案保管

　　3.3.1、檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　3.4、檔案借閱

　　3.4.1、文件資料檔案借閱，必須借閱手續(xù)，借閱當案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

　　3.4.2、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉借他人。

　　3.4.3、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　3.5、檔案銷毀對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

文件檔案管理制度4

　　第一章文件管理制度

　　第一條本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

　　第二條公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。

　　第三條各部門指定專人負責公司內部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

　　第四條公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

　　第五條以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的重要決定,發(fā)文字號為:×公司發(fā)[××年號]第×號。

　　第六條公司內部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

　　第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

　　第八條打印、復印資料憑部門負責人簽字的'打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協(xié)商會簽。

　　第十條綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。

　　第十一條公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

　　第二章檔案管理制度

　　第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　第十三條公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條歸檔資料包括:

　　1、公司與有關單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;

　　2、公司會議記錄、紀要、決定;

　　3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算、工作總結;

　　4、會議形成的領導講話、文件;

　　5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;

　　6、公司各部門的發(fā)文;

　　7、其它具有保存價值的文件、材料。

　　8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

　　9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術資料、方案。

　　第十五條檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負責人及綜合管理部負責人批準。

　　2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復印檔案。

　　3、文件復制需經(jīng)綜合管理部負責人批準。

文件檔案管理制度5

　　1、人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不得郵寄或交本人自帶。

　　2、轉遞檔案必須齊全完整，按照規(guī)定整理裝訂，嚴包嚴封，不得扣留材料或分批轉出。

　　3、為使人事檔案能隨著人事調動或職務的變動而及時轉遞，人事檔案管理員應在人事檔案密封前通過人事檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)檢查是否有應歸檔的材料。

　　4、轉移檔案材料必須填寫統(tǒng)一規(guī)定的“人事檔案轉遞通知單”，和檔案材料一起放入檔案袋內密封，并以機密件發(fā)出。

　　5、對寄出的檔案，一個月內未收到轉遞單回執(zhí)的，應寫信（或電話）催問，查明原因。

　　6、凡已調離人員的人事檔案，一年后仍未轉遞走的.要收取一定的保管費用。

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