檔案管理文件管理制度20篇
隨著社會一步步向前發展，制度對人們來說越來越重要，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編收集整理的檔案管理文件管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
檔案管理文件管理制度1
一、目的
為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理，規范并確保各相關場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司安全生產相關的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責
1、企業主要負責人負責批準、發布安全、環保、職業健康等有關管理體系文件。
2、綜合管理部負責體系文件的審核、發放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關上級來文的轉發。
3、安全環保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產相關法律、法規、標準、規范、規章等的收集、整理、匯總及發放。
4、職能部門負責職責范圍內文件的編制、審核，對職責范圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規范性進行指導及監督，負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統計工作。
四、管理要求
1、安全生產相關文件的分類
（1）安全生產目標；
（2）機構和職責；
（3）安全投入；
（4）法律法規和管理制度；
（5）培訓教育；
（6）設備設施、工藝信息；
（7）作業安全；
（8）隱患排查；
（9）重大危險源監控；
（10）職業健康；
（11）應急救援；
（12）事故調查、報告和處理；
（13）績效評定和持續改進。
2、安全生產相關文件的編號和標識
安全標準化管理手冊、管理制度、操作規程、作業指導書、記錄等文件的編號由安全保衛科負責，按管理體系要求統一進行編號控制。
安全生產相關文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控”文件交回文件發放部門。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。
國家標準、行業標準、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等采用原名稱及原編號。
3、安全生產相關文件的編制、審核和批準
安全相關管理體系文件由安全保衛科組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經審核并確定發放范圍后，由企業主要負責人批準發布。
4、安全生產相關文件的發放
行政辦公室負責安全生產相關文件的相關登記、發放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。
安全生產相關文件的發放范圍由行政辦公室提出，企業主管領導或主要負責人批準后，由xx發放。
安全生產相關文件的發放、回收均要填制文件發放、回收記錄。企業建立局域網并實行無紙化辦公的，按照文件網上流轉程序實施文件的收發。
政策性方面主要的法律、法規、標準、規范、規章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規與其他要求清單。
5、安全生產相關文件的評審、修訂
企業安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進行評估。經評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數。安全生產相關文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現重大或多次修訂、機構發生重大調整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。
所有安全生產相關文件的修訂方式由安全保衛科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。
6、安全生產相關文件的領用、借閱和復制
安全生產相關文件領用人應在發放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發放部門提出申請后，以舊換新。若發生文件遺失，由遺失單位提出申請，經行政辦公室負責人審批同意后方可補發。
內外部人員借閱與安全管理體系有關的文件時，應填寫文件借閱復制記錄，由行政辦公室負責人批準；內外部人員需復制安全管理體系文件時，由分管領導批準。
7、安全生產相關記錄的格式設計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制并經部門負責人審批后交安全保衛部備案。
記錄表格樣式的.設計應能充分反映規定的活動，滿足支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。
安全生產相關記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產相關文件保管、作廢與銷毀
安全生產相關文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產相關文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
受控的安全生產相關文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發放部門提出申請經領導批準后方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。
對要銷毀的作廢文件，由原發放部門填寫文件記錄銷毀清單，經分管領導批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產檔案的分類
歸檔材料應是在生產過程中形成的與安全生產有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應對下列主要安全生產資料實行檔案管理：
（1）安全生產目標；
（2）機構和職責；
（3）安全投入；
（4）法律法規和管理制度；
（5）培訓教育；
（6）設備設施、工藝信息；
（7）作業安全；
（8）隱患排查；
（9）重大危險源監控；
（10）職業健康；
（11）應急救援；
（12）事故調查、報告和處理；
（13）績效評定和持續改進。
10、安全生產檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應確保完整、準確真實、系統規范，反映企業安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。
歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
11、安全生產歸檔時間
各部門在安全生產活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內容歸檔。
12、安全生產檔案保存期限
安全生產檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續后方可離崗。
13、安全生產檔案的利用
借閱、復制有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規辦理。
安全生產檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關系，既要保護企業的知識產權和商業秘密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
14、相關記錄
文件清單
文件發放記錄
文件回收記錄
文件銷毀記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、復制記錄
檔案管理文件管理制度2
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉移的`介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。
（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。
（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
檔案管理文件管理制度3
為規范和加強站內的安全檔案的.管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產檔案必須由專人管理安全生產檔案。
1、安全生產檔案內容:
(1)安全生產管理管理人員任命書及變動情況記錄。
(2)從業人員檔案(包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息)。
(3)特種作業人員資格證名單。
(4)特種設備清單及有關檔案。
(5)危險源管理清單。
(6)監測資料(設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。
(7)職工健康檔案及職業病檔案資料。
(8)安全生產整改情況記錄。
(9)安全例會及安全日、月活動記錄。
(10)安全生產隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;
(11)事故記錄和統計資料。
(12)傷亡登記表存檔情況。
(13)崗位作業操作規程。
(14)安全措施經費及使用情況。
(15)事故應急救援預案、演練、實施記錄。
2、要編寫詳細的目錄并分檔存放,以形成標準化、規范化。
3、按期上報給各有關部門,定期向職工公布檔案管理情況。
4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學化。
檔案管理文件管理制度4
1.目的
為進一步規范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產管理工作的順利進行。根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合公司實際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業安全生產具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產直接責任人負責安全生產檔案工作的領導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產檔案管理員應具有安全生產及檔案專業知識，集中統一管理本公司安全生產檔案，對各部門、車間的安全生產檔案工作進行監督與指導。
3.3安全生產管理檔案員職責
(1)凡是企業生產及業務活動中形成的有保存價值的與安全關聯性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產檔案管理責任制和規章制度。
(3)安全生產檔案管理員應忠于職守，認真執行有關法律、法規和相關標準，協助各職能部門、車間對收集的安全關聯歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
(4)公司辦公室負責收集公司領導在企業安全管理和參加重大安全生產活動中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產檔案范圍包括以下內容：
1)基礎檔案
(1)企業基本情況；
(2)廠區平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業證照文書；
(5)危險化學品登記證；
(6)職業危害申報表及申報回執單；
(7)應急預案備案回執單；
(8)重點部位、關鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設備登記表；
(11)特種作業人員登記表(附操作證復印件)。
2)組織機構
(1)安全生產組織架構圖；
(2)關于成立安全生產領導小組的通知；
(3)關于任命安全生產管理人員的決定；
(4)關于印發安全生產職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關的內容。
3)安全職責
各部門、各級人員安全生產職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
(1)企業安全教育培訓計劃；
(2)企業主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
(3)員工三級教育培訓卡；
(4)員工三級安全教育培訓記錄；
(5)特種作業人員安全教育培訓記錄；
(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；
(8)應急救援預案演練記錄及總結，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全檢查指令書、整改通知書等各類執法文書；
(2)企業執行各類執法文書所采取的措施及上報主管部門的.報告；
(3)安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(企業自檢部分)。
(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產領導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；
(6)安全評價、職業安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
(7)其他與安全有關的投入。
9)“三同時”
(1)有關安全設施和勞動防護職業衛生方面“三同時”項目的文件、資料；
(2)“三同時”項目的設計圖紙及相關資料；
(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料；
(4)其他與“三同時”項目相關的文件、資料。
10)防護裝置(含職業衛生設備、下同)
(1)各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料；
(2)各類安全防護設備運行維護保養情況記錄；
(3)應急救援設備的種類、數量、型號及管理部門、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄；
11)特種設備
(1)特種設備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術文件和資料；
(2)特種設備的定期檢驗記錄；
(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時用電申請及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業為員工繳納保險費的憑證或單據；
(3)發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；
(4)其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。
14)職業病防治
(1)本公司內產生職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類；
(2)產生職業病危害的崗位的預防措施情況；
(3)產生職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產生職業病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業病防治相關的文件、材料。
15)勞動防護用品
(1)各類勞動防護用品發放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；
(3)其他與勞動防護用品有關的文件、材料。
16)事故調查處理
(1)事故調查收集各類證據；
(2)事故調查的相關會議記錄；
(3)工傷事故調查處理報告書(表)；
(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；
(5)其他與事故相關的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；
(4)火險火災應急處置預案框圖及實施細則；
(5)義務消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；
(9)有關電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產相關的內容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業開展安全生產標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業安全生產標準化管理活動的真實內容和歷史過程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
(5)本公司及各部門在安全生產管理過程中形成的材料應隨時歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與安全相關材料，可在項目結束后整理歸檔。
(6)安全生產檔案管理員負責有關歸檔材料的審核。
(7)安全生產檔案管理員應對各部門送交的各類安全生產檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然后辦理交接手續。
(8)在資產與產權變動時，本公司安全生產領導小組應負責安全生產檔案處置工作的組織協調，按國家有關法規做好善后工作。其安全生產檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類別，并根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規和標準
(2)機構和職責
(3)風險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓教育；
(6)生產設施及工藝安全
(7)作業安全
(8)職業健康
(9)危險化學品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，并分別保存，注明與相關紙質檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和復制。
4)安全生產檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產檔案，由本公司安全生產領導小組及檔案工作人員進行鑒定，對經過鑒定后已失去保存價值的安全生產檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經鑒定人員簽字后，報安全生產第一責任人審批。銷毀安全生產檔案時必須履行簽字手續，由兩人以上監銷，銷毀清冊長期保存。
6)安全生產檔案工作人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產檔案的借閱、復制必須經本公司安全生產第一責任人或安全生產直接責任人的批準。
(2)在提供、利用、公布安全生產檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
(3)應積極主動地接受安全生產監督管理部門對安全生產檔案管理工作的監督指導。
檔案管理文件管理制度5
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的'文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
檔案管理文件管理制度6
特種設備安全技術檔案管理工作為設備管理提供資料,技術信息和考核的依據,是管好設備的基礎工作,必須認真做好。
1、有專人負責特種設備安全技術檔案管理工作。
2、特種設備要有安全技術檔案,并應逐臺分別建檔(一機一檔),安全技術檔案應當包括以下內容:
(1)特種設備的設計文件、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料;
(2)特種設備使用證、注冊登記表
(3)特種設備的定期檢驗報告和定期自行檢查的.記錄;
(4)特種設備的日常使用狀況記錄;
(5)特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄;
(6)設備重大維修修、改造的有關技術文件;
(7)特種設備運行故障和事故記錄。
3、安全技術檔案必須齊、整潔、規格化,及時整理填寫。
4、公司檔案保管員負責保管和供應公司圖紙、技術資料。
5、設備遷移或報廢,其檔案均隨設備調撥,設備報廢后,首先向質監部門辦理注銷手續,然后檔案由公司檔案保管員封存。
檔案管理文件管理制度7
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的'要求，并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
檔案管理文件管理制度8
為了加強學校檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學校管理服務，結合本校實際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學校成立檔案管理工作領導小組，明確一位校領導分管檔案工作，負責協調、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學校設立綜合檔案室，隸屬教導處領導，統一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。
第三條根據檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設兼職檔案人員，負責部門文件材料的形成、積累、整理，并按規定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規律，保持文件、資料之間的'歷史聯系，區分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。
第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學（含學籍和教師業務檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務室整理歸檔。
3、學籍檔案，按教學年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業務檔案，以人為單位分類、整理，由教務處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學校各部門每學期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
2、長期保存。凡是在相當長時間內需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時間內需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務完成后，相關部門一個月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責人審定后，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸：上級文件、通知，人事調動材料，在落實好文件精神或辦好調動手續后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責人審定后，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。
2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。
3、調閱一般檔案由教導處主任批準。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作為證據或者學校某項工作必須的特殊情況下，經學校檔案管理工作領導小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調閱人員摘抄、復制檔案時，應征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管領導報告，按有關規定處理。
3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷毀
第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑒定銷毀領導小組，負責學校檔案鑒定、銷毀。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據。
第二十三條銷毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。
2、會計檔案的銷毀，應經上級主管部門的批準。
3、其他檔案銷毀應由學校鑒定領導小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規，嚴格遵守國家統一制發的“保密守則”和本單位有關保密規章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經校領導批準，在調閱室內閱讀，不準帶走。
檔案管理文件管理制度9
文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現重生產同樣重技術檔案管理的方針,實現生產和內業雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。
(1)文件及技術檔案管理的任務、意義
①文件及技術檔案管理的任務是
按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。
②文件及技術檔案管理的意義是
可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據可查,從而起到穩定正常生產的作用。
(2)文件及技術檔案管理制度
①文件管理制度
施工過程中發生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。
②技術檔案管理制度
施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。
(3)文件及技術檔案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區分。同時按文件的收發時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
②技術檔案管理辦法
a、收集:由項目經理部工程管理部統一管理。
b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的'統一。
③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。
②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。
③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業績掛鉤,作為獎罰的依據之一。
檔案管理文件管理制度10
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的'證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
檔案管理文件管理制度11
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業資料:公司搜集的.各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
檔案管理文件管理制度12
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的經營管理檔案管理由財務部門負責記錄整理;公司生產技術檔案由公司技術部負責記錄整理;安全、環保由安環部負責記錄整理；總經理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負責記錄整理。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的'分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀
檔案管理文件管理制度13
(一)目的
建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案,并加強對安全記錄的有效管理,充分利用文件和檔案信息資源,為安全生產服務,規范安全生產文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規定。
(二)適用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
(三)規范性引用文件
《中華人民共和國國安全生產法》
《中華人民共和國國檔案法》
(四)職責
1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。
(五)管理要求
1.檔案管理范圍
1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料(包括文件和記錄)定期歸檔,實施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產文件和檔案的保管,要符合國家文件和檔案管理要求,有文件柜存檔的文件,使用文件夾檔案袋存柜,分類清楚合理,便于查閱,做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。
2.2重要的文件檔案,要按時歸檔,存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄,由各分廠、處室自行按規定保管。
2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材,標示嚴禁煙火標志。
2.5檔案箱、柜;鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。
2.6完善安全保管措施,防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應科學、規范,便于查找。
3.歸檔時間
3.1辦理完畢的文件,按工作階段性進行歸檔。
3.2按年度形成的文件,第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料,一經識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的`文件,隨時形成,隨時歸檔。
4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案,技術人員登記后方可查閱,其它人員須部門負責人批準,并經檔案員同意后,方可查閱;如查閱財務數據、考勤、工資等須部門分管領導批準,并經檔案員同意后,方可查閱;查閱其它文件的,須部門主管批準,并經檔案員同意后,方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續,原件不外借,確因工作需要,須經主管部門批準,予以復制。
5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協議),未經公司領導批準同意,任何人不得查閱、借閱。
5.4專業工具書,一律實行先歸檔保存,再辦理借閱手續,如長期使用的,部門內部應自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料,必須得到分管副總經理以上領導的批準同意。
5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月,可以續借,到期由檔案室人員負責催討,如須長期使用的部門內部則復印予以備份,并保證文件內容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員,要愛護公司財產,使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發生,違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律,檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管,并進行登記管理,不得亂扔亂放
6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數,不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理,復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經公司領導批準,并履行登記手續。未經同意,不得擅自復印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙,要進行登記,經主管領導審批,送往有關地點監督銷毀,確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案,可劃為“內部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密,必須經公司分管領導審核批準。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批準,未經批準不得復制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作,發現問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律,防止泄密事件發生,對造成泄密事件的責任者,要視情節嚴肅處理。
7.修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案,必須填寫修改、補充申請單,并經分管副總經理以上領導審批后,方可修改,任何個人或部門不得擅自改動。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改,進行監督和檢查。
8.銷毀
8.1檔案室對已保管期滿,擬銷毀檔案提出存毀的初步意見,并對擬銷毀檔案按類別登記,由專業技術人員和檔案人員共同鑒定檔案,確定銷毀或續存,分別送交分管副總經理以上領導進行初審。
8.2匯總初審意見,編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。
8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經理審核批準。
8.4銷毀時要進行監銷。
經鑒定批準銷毀的檔案,必須送指定地點銷毀,不準出賣或做其它用;銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點,由兩人(或兩人以上)監督銷毀,并在銷毀清單上注明已銷毀字樣和銷毀日期,監銷人要簽名蓋章,以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存,并再銷毀清單上詳細注明。
8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦,并將銷毀清單歸檔。
對已到保存期限安全生產文件和檔案材料,由公司生產技術處或相關部門提出申請,由公司分管領導及相關負責人審核簽批,對審批同意銷毀的材料,由公司生產技術處或相關部門銷毀,并在銷毀記錄上簽字。
檔案管理文件管理制度14
為加強公司安全基礎檔案管理，發揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發登記制度，上級來文和下發文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實現從購置到退出市場的全過程監督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續，經公司主要領導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
檔案管理文件管理制度15
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。
（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。
（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的'消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
檔案管理文件管理制度16
一、目的
通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。
二、適用范圍
適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。
三、管理職責
3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。
3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。
3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。
3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。
3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。
3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。
3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。
四、管理程序
4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。
4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。
4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。
4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。
4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。
4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。
4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。
4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。
4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。
4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。
4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。
4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。
4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。
4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。
4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。
4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。
4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。
4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。
五、獎懲條例
5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的.準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。
5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。
5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。
5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。
5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。
檔案管理文件管理制度17
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料
6、公司制定的'章程、制度等文件材料
7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
檔案管理文件管理制度18
1目的
為規范安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。
對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。
2范圍
本程序包含了文件的`編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過程管理部門職責：
3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。
3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。
3.1.3負責過程管理文件的（程序、規定、制度、表格）組織編制。
3.1.4負責嚴格執行過程管理文件的規定，并按規定的表格做好相應的記錄。
3.1.5負責文件更改內容等。
3.2生產部職責：
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。
3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。
4程序內容
4.1確定文件種類
4.1.1為便于文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。
4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準（見法律法規的識別與評價程序）；上級部門下發的通知、要求、規定和辦法；相關方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系文件
a.方針、目標和指標；
b.實現方針、目標和指標的策劃；
c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關的資料包括但不限于：
a.各類分析/評價/統計數據；
b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術監察（檢測）資料；
c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見；
d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；
e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告；
f.化學危險品安全標簽、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；
g.危化品應建立一欄三卡（職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）
h.設施的設計、運行技術資料；
i.供應商和承包商檔案；
j.作業許可證等；
k.其他資料。
4.2提出文件的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。
4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。
檔案管理文件管理制度19
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的'上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
檔案管理文件管理制度20
一、目的
為了規范安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環保部負責制定本制度,并負責綜合監督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內容
3.1文件資料收集,安全生產文件檔案內容如下:
3.1.1國家有關安全生產法律法規、標準規范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產工作計劃、總結、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業衛生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷,保證檔案的`齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應根據文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質的文件資料應當區別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續借手續。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環保部制定并負責解釋,自發布之日起實施。
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