文件管理制度合集15篇
在現在的社會生活中，接觸到制度的地方越來越多，制度是指一定的規格或法令禮俗。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家收集的文件管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
文件管理制度1
一、竣工資料編制的主要措施
1、項目部主任工程師組織有關人員按國家文件規定和按公司《質量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。
2、在進行施工前，認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規定的規范。
3、施工技術資料隨施工進度及時匯集整理。
4、按施工技術文件、施工材料質量保證文件、施工管理文件、設計變更依據文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責任人。
5、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監理公司有關文件的收到和發放登記工作，并保留原件一套存檔。
2、根據工程進度和施工情況，聯系有關部門收集下列有關原資料p（原件）：
①與技術部聯系，收集施工技術文件資料。
②與材料部聯系，收集施工材料質量保證文件。
③與設計部聯系，收集設計變更依據性文件。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據建設單位需要，隨時拍攝有關工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的收集整理
1、根據竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據建設單位需要，收集拍攝建筑物有關照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
文件管理制度2
1目的
運用科學有效的管理方法，規范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制，從而保證質量體系的有效運行。
2適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。
3職責
3.1管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。
3.2分公司內部使用的作業指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業指導書由相關人員編制。
3.3管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。
3.4分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。
4實施程序
4.1質量體系文件的建立
4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統一編制發放，分公司管理處不得涂改。
4.1.2管理處作業指導書
4.1.2.1管理處作業指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關部門主管需要對作業指導書進行會審，分管副總經理負責復審，總經理負責審批。
4.1.2.3質量主管對文件進行編號及排版檢查，并辦理《作業指導書審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(xxx)-xx-xxx
順序號
文件類別號
上海分公司xxx管理處代碼
作業指導書代碼
文件類別號有九類，分別為:fa(物業管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環境管理)、kh(客戶服務、
社區文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場部，33-04為工程部，33-05為財務部，33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3物業管理方案
4.1.3.1《物業管理方案》由各項目管理處負責編寫。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業管理方案》的審核，總經理復審后報總公司主管領導批準。
4.1.3.3質量主管對《物業管理方案》進行編號、排版和打印。
4.2質量體系文件的修改
4.2.1在質量體系文件的建立過程中，對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。
4.2.2對投入使用的質量體系文件修改需經過審批，審批權限參照文件建立審批權限。
4.2.3文件修改時，由提出人填寫《體系文件修改申請單》，經原文件審批人員審批后，由質量主管將修改的內容加到正式文件中。
4.2.4文件內容修改后，對修改某頁要將修改狀態在《文件修改狀態頁》中注明。
4.2.5當文件修改超過5次或修改內容較多時，應換版。
4.3質量體系文件的使用
4.3.1作業指導書的編制人員負責向文件執行人員進行文件解讀和培訓，并對文件實施的情況進行檢查，質量主管負責建立《體系文件目錄》。
4.3.2所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4質量體系文件的發放
4.4.1質量體系文件發放方式:質量體系文件發放給相關業務部門時，質量主管先將質量體系文件目錄發放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質量主管將其選定的文件內容復印發放給相關部門。
4.4.2質量體系文件的發放需建立相應的《受控文件發放記錄表》，由領用人簽名登記。
4.4.3除外來文件以外，發放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。
4.5質量體系文件的借閱
4.5.1除公司領導外，其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準，并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時，必須辦理清點手續，由質量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。
4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應措施，并追究當事者責任。
4.6質量體系文件的保存
4.6.1管理處作業指導書保存一份原件，作業指導書的電子文檔要做備份。
4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業指導書原件存放于管理部文件架內，應排列整齊，以便查找。發放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存，不得遺失。
4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部，不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業指導書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，
但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀，并建立《作廢文件保存清單》。
5質量要求
所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規定進行管理。管理處的作業指導書還需按照本文件的規定進行控制。
6監督檢查
總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監督和檢查。
7改進分析
本文件的使用過程中如發現不適用的應及時修改，以保證質量體系文件控制的有效性。
8記錄、標識
8.1 《作業指導書審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態頁》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請單》
文件管理制度3
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發機動車維修竣工出廠合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。
3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發臺帳。
4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發后合格證存根交由資料管理員保存。
文件管理制度4
文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種文件、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發統一由總經辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門發來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閱簽后由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉收發員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發員切忌橫傳。
5.總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得總經辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件。或由總經辦通知到單位閱文。
五、發文的規定
1.公司上報下發正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請并將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設置與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體文件由總經辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經公司領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。
六、發文的范圍
1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2.總經辦、行政辦公室下發文件主要用于：
(1)公布公司規章制度
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構變動或干部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發布相關獎懲決定和通報
(6)其他相關重大事項
3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用于：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。
七、發文程序規定
1.總經辦、行政辦公室同意發文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5.經總經辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責
6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿審核總經辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長、總經理處審定批準簽發
8.經領導批準簽發后的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名
10.文件打字后，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發并檢查落實情況。
八、文件的借閱和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統一分別由總經辦收發員負責歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(2)總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，并按上級有關規定辦理申請銷毀手續。
2、經審核同意銷毀的文件，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。
文件管理制度5
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，并經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統(行業)有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
10、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
三、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。
四、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，并經分管領導繁體字認證后方可離開崗位。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度：
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規范化。
七、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁涂改。
3、對檔案的利用要及時登記。
八、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，并列入有關人員的職責范圍及工作標準。
2、本標準由市社區服務中心辦公室每年進行一次全面檢查，并作為考核有關部門、有關人員的依據。
文件管理制度6
1.目的：為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批準企業綜合管理手冊。
3.2總經理負責批準各系統管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。
3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上發布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理；
3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
文件管理制度7
為了加強學校檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學校管理服務，結合本校實際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學校成立檔案管理工作領導小組，明確一位校領導分管檔案工作，負責協調、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學校設立綜合檔案室，隸屬教導處領導，統一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。
第三條根據檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設兼職檔案人員，負責部門文件材料的形成、積累、整理，并按規定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規律，保持文件、資料之間的歷史聯系，區分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。
第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學（含學籍和教師業務檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務室整理歸檔。
3、學籍檔案，按教學年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業務檔案，以人為單位分類、整理，由教務處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學校各部門每學期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
2、長期保存。凡是在相當長時間內需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時間內需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務完成后，相關部門一個月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責人審定后，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸：上級文件、通知，人事調動材料，在落實好文件精神或辦好調動手續后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責人審定后，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。
2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。
3、調閱一般檔案由教導處主任批準。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作為證據或者學校某項工作必須的特殊情況下，經學校檔案管理工作領導小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調閱人員摘抄、復制檔案時，應征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管領導報告，按有關規定處理。
3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷毀
第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑒定銷毀領導小組，負責學校檔案鑒定、銷毀。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據。
第二十三條銷毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。
2、會計檔案的銷毀，應經上級主管部門的批準。
3、其他檔案銷毀應由學校鑒定領導小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規，嚴格遵守國家統一制發的“保密守則”和本單位有關保密規章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經校領導批準，在調閱室內閱讀，不準帶走。
文件管理制度8
為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。
2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。
5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷毀
1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可銷毀。
機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
文件管理制度9
一、編制目的
為維護公司文件收發和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發程序
1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規定辦理。
5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發。
6.收到已簽發的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需注明,由綜合辦公室按有關規定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發之日起執行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
文件管理制度10
行政辦公用品管理制度
第一章總則
第一條目的
為適應公司快速發展的需要，推進行政辦公物品的規范化管理，控
制辦公費用，本著節約高效的原則，特制訂本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦
公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章辦公用品的分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。
1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設備。
2、辦公低值資產是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。
3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。
第三章行政辦公物品的管理職責
第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對
行政辦公物品支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：
1、供應商選擇及管理；
2、組織各部門行政物品管理程序監控；
3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行；
4、行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；
5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責
日常維護和修理。
第五條部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的資產管理制度；各
部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部門室內的辦公設備等資產；
第六條資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公設備，由
人力資源部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。
第四章行政辦公物品采購
第七條辦公用品采購
1、行政部每月按各部門需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃，
納入公司的全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。
2、行政部持相關票據根據公司相關財務規定報銷，費用計入各部門
的年度預算執行臺賬。
3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買，并由行政
部主管領導批準后購進。購進消耗材料統一保管。
第八條辦公類服務采購
辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。
1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。
2、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經主管領導審批后在
公司行政部公布的服務供應商范圍內選擇。
第九條辦公資產采購
1、辦公資產采購計劃
各部門歷史需要置辦辦公資產時，填寫《辦公物品申請表》，經公司領導審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。
2、實施采購
行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導，經審批后方可到財務部領取支票進行購買。
3、驗收
行政部匯總使用根據采購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收采
購辦公資產，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產臺賬。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。《辦公物品申請表》和購物明細復印件由行政部統一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品的配發
1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。
2、辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續，認真
填寫文具領用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規格、使用人及數量等。
3、員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。第十一條辦公資產的管理
1、資產調撥
部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門負責人—調入部門負責人—行政部確認簽字后，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。
2、資產報廢
由部門負責人填寫《資產報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑒定后，由行政部主管領導審批，審批后方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產臺賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關規定處罰。
3、資產的租用、出租和外借
（1）公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用
部門必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批準方可租用，租用手續由行政部統一辦理。
（2）公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行
政部定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。
4、辦公資產的日常維護、維修
（1）行政部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。
（2）行政部編制辦公資產維修計劃，并納入預算和經營計劃。根據
維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。
（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備
維修申請表》報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政部不予受理。
（4）行政部接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維
修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》，資產使用部門負責人簽字確認。
（5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程序。
文件管理制度11
1.主題內容與適用范圍
本標準規定了產品圖樣及技術文件的'版本及文件編制、會簽、歸檔、保存、發放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進行有效的控制。
本標準適用于本公司產品研制、生產過程中產品圖樣、技術文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《設計文件的管理制度第1～3部分》
SJ/T 207.4－1999 《設計文件管理制度第4部分：設計文件的分類編號》 QB/YT KF 7.7.9-20xx 《更改控制程序》
QB/YT KF 7.03-20xx 《項目（設計/開發）控制程序》 GB/T 19017-20xx質量管理體系技術狀態管理指南Q/YTD 1002-20xx 《企業檔案分類編號及標識》 3.產品圖樣及技術文件的編制要求
3.1產品圖樣及技術文件所包含的信息構成了產品技術狀態基線。必須以產品為單位，提出明確的產品技術狀
態信息。它包括產品的定義和使用信息，即:要求/規范（技術指標）、設計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規范、維護和操作手冊及文件版本號。
3.2在產品實現過程中的關鍵件、重要件，應在文件中進行標識，確保關鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏
感器件、濕度敏感器件等，應予以標識，以便加強防護。
3.3產品圖樣及技術文件應以產品或整件為單位成套，歸檔圖樣文件需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十
進分類編號、名稱必須符合SJ 207的規定。產品成套設計文件、工藝文件資料的編制明細要求見附錄A。 3.4產品定型鑒定文件的編制要求（見附錄B）。 4.各部門職責
技術開發部：負責產品研制過程中的產品實現策劃，設計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審
核、齊套、會簽及更改，并對產品圖樣的正確性、現行有效性負責。對應用軟件工具，研發過程中的電子文件及其修改狀態、文件的版本、流轉進行掌控，對電子文件的質量負責。
生產管理部及車間：負責產品在試制、生產過程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理，對所領用的產
品圖樣完整、安全和回收負責；
質量控制部：負責產品在試制、生產過程中形成的有關質量文件、記錄資料的收集、整理。
銷售服務部：負責收集、整理、提供有關產品銷售合同、技術協議、來自顧客的產品圖樣和技術文件。技術管理部：負責收集、整理有關產品研制合同、技術協議、設計任務書、設計評審、驗證、確認、定型鑒定文件。負責產品圖樣、技術文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發放、登記、控制。
5.會簽
5.1會簽的產品圖樣由設計師負責提供，未經會簽的圖樣不得歸檔和投入生產。 5.2會簽路線
產品圖樣按下列規定逐級會簽：
擬制審核工藝（需要時）標準化批準
研發試制階段加工所需圖樣的會簽可簡化為：擬制審核批準
文件管理制度12
1、醫院內部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發,辦公室同意行文。
2、上級下發的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統一登記。
3、凡收文、發文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的文件應定期收回,對到期未退的應進行催退,院辦公室定期對所管文件清點、對帳,保證文件不遺失。
5、醫院下發的各類文件、通知,各科應及時傳達,妥善保管,不得遺失,傳達貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應根據文件的作者、內容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫院下發的重要文件,各病區、科室應及時傳達貫徹,病區負責人或科室主任簽字,并在規定時間上交院辦公室歸檔備查。
文件管理制度13
一、總則及范圍
為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術文件的種類
（1）技術類文件
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類文件
由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。
（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用
（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
（3）技術文件的xx與批準
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。
（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
文件管理制度14
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
文件管理制度15
一、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統一進行登記編號。
四、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
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