人事檔案管理制度（精選13篇）

　　在社會發展不斷提速的今天，越來越多人會去使用制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？下面是小編精心整理的人事檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　人事檔案管理制度 1

　　1.目的：

　　為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便于檔案材料的使用和管理。

　　2.制定依據：

　　檔案管理標準化程序。

　　3.試用范圍：

　　公司各部門。

　　4.制度內容：

　　4.1人事檔案的定義：

　　是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷、學歷、培訓、社會關系、業務能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料；

　　4.2人事檔案的類別：

　　4.2.1員工人事檔案類型：基本信息檔案、薪酬檔案、績效檔案、培訓檔案、技術檔案、履職檔案、健康檔案等七類。

　　基本信息檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。

　　薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉正工資、調薪記錄等。

　　績效檔案：包括轉正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。

　　培訓檔案：包括年度參加內訓、外訓、職業資格、技術培訓等記錄等。

　　技術檔案：包括所持資格證書、技術職務評定等記錄等。

　　履職檔案：包括員工入職之前的履職經歷、本公司內部崗位變動情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。

　　健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。

　　4.3 人事檔案的建立：

　　4.3.1電子檔案建立：

　　4.3.1.1根據檔案類別核定員工編碼及檔案編號。

　　4.3.1.2按檔案編號在“人事管理信息”中錄入員工個人基本信息：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競職、獎勵(獲得獎金和榮譽證書)、處罰(書面嚴重警告、無薪停職檢查、開除)，由勞動關系管理員根據相應文件錄入“人事管理信息”，并存入員工個人檔案袋中。

　　4.3.1.3電子檔案的動態管理：

　　4.3.1.3.1員工電子檔案是關于員工全面信息存儲、跟蹤的重要工具。

　　4.3.1.3.2員工入司時，在錄入員工電子檔案的同時，必須對員工照片進行掃描記入個人電子檔案。

　　4.3.1.3.3員工入職時，必須詳細錄入員工入司前經核實的從業經歷和有關個人職業發展的重要信息，如取得的主要工作經驗、成果和業績等；

　　4.3.1.3.4員工的培訓經歷是關系員工職業發展的主要依據，員工入司時，必須詳細記錄員工的職業培訓經歷和獲得的培訓證書和取得的培訓成果。員工在公司工作期間的培訓經歷必須及時記入電子檔案，以便查詢。

　　4.3.1.3.5有關員工信息的變更，必須當月在員工個人電子檔案中進行登記更新。每月末，對檔案進行備份。以確保電子檔案的安全管理。

　　4.3.1.4員工合同信息由勞動關系組按批次提供合同簽訂匯總表和合同原件，勞動關系管理員根據合同簽訂匯總表核對合同，確認無誤后在合同簽訂匯總表上簽字，勞動關系管理員根據合同在“人事管理系統”中更改員工合同信息，更改完畢后將合同放入員工檔案中存檔。

　　4.3.2 紙介質檔案建立：

　　錄入系統后的員工檔案按七類檔案分類統一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別順序存放在相應的檔案柜中。(當月入職的員工資料應在當月完成檔案錄入及存放工作)。

　　4.4人事檔案的'管理：

　　4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離職人員檔案進行分類、編號、排架。

　　4.4.2對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

　　4.4.3根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按借閱程序辦理。

　　4.4.5人事檔案調動：

　　4.4.5.1調動：員工因工作需要調動時應按規定填寫“調動申請表”(跨部門調動和部門內部調動)。勞動關系管理員接到已審批完畢的調動申請表后，在“人事信息管理”中錄入調動信息并將其信息調入相應的部門或分公司，打印新崗位工作牌，調動申請表于每月中旬或月底統一存入員工個人檔案袋中。

　　4.4.5.2任免：員工因工作需要被任免后，根據公司的任免文件，在“人事信息管理”中錄入任免信息，并將任免文件復印件存入員工個人檔案袋中。

　　4.4.5.3離職：員工辦理完畢離職手續后，將其相關證件的原件退還離職員工本人，并將其檔案歸入離職人員檔案。

　　4.4.5.4信息變更：員工個人相關信息發生變更時(如：個人基本信息、身份證更換、資格證的補充等)，該員工應在變更之日起一個月內將信息或相關證件的復印件提交至人力資源部勞動關系管理員處備案。勞動關系管理員應根據員工提交的資料在“人事信息”中及時更新，并將相關證件復印件于每月15日、30日進行存檔整理。

　　4.5人事檔案的使用：

　　4.5.1檔案的查詢、借閱：

　　4.5.1.1副經理級以下員工原則上只能查詢/借閱個人檔案；

　　4.5.1.2副經理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監審批的簽呈經人力資源部經理批準后方可查詢/借閱。(附件一)。

　　4.5.1.3檔案中的個人資料只用于公司辦理相關事務，原則上人力資源部人事勞動關系管理員不對個人提供檔案辦理其它事務(如照片、身份證復印件、學歷證復印件等)。

　　4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自復印員工檔案，工作原因需復印的須經人力資源部經理批準后由勞動關系管理員操作復印。借閱檔案者應在規定借閱期按時歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進行處罰；如將借出的檔案丟失者，視情況將給予XXX處罰。

　　4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應嚴守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息，經發現，對檔案管理人員、借閱人給予XX處罰，并對其部門負責人給予XX處罰。

　　4.6本制度由公司職工代表大會審議通過后以公司名義發布執行

　　4.7本制度由公司人力資源部負責解釋。

　　4.8附件：

　　附件一：檔案查詢記錄

　　人事檔案管理制度 2

　　根據中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《干部檔案整理工作細則》要求，結合兵團干部人事檔案工作實際，制定本制度。

　　一、干部人事檔案管理部門工作職責

　　(一)按照干部管理權限依法管理好干部檔案，為國家積累檔案史料。

　　(二)及時收集、鑒別和整理干部檔案材料，把好檔案材料入口關，及時清理所缺材料并告知有關部門補充齊全。

　　(三)按照規定辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉遞。

　　(四)為有關部門提供干部人事檔案材料的情況。

　　(五)認真做好干部人事檔案的安全、保密、保管和保護工作。

　　(六)及時了解干部人事檔案工作的新情況，制定、完善相關規章制度，加強業務指導工作。

　　(七)推廣、應用干部檔案現代管理方法和技術，逐步實現干部人事檔案管理的信息化和現代化。

　　(八)定期向檔案局移交死亡干部檔案。

　　(九)辦理其他有關事項。

　　二、干部人事檔案材料收集制度

　　(一)按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據經濟社會發展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容。

　　(二)干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定規范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內按要求送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

　　(三)干部人事檔案管理部門應建立聯系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關方面收集干部人事檔案材料。

　　(四)干部人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內容真實、填寫規范、手續完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記并及時收集補充。

　　(五)歸檔材料填寫不規范，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有干部管理權限的組織(人事)部門審改(或出具組織說明)并加蓋公章。形成干部檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。

　　(六)干部人事檔案原件存正本，復制件可存副本。證明、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復制單位、復制日期，并加蓋材料制作部門單位公章或干部人事關系所在組織(人事)部門公章。

　　(七)干部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)或16開型(長260毫米，寬184毫米)的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。

　　(八)干部人事檔案工作人員對收集到的干部人事檔案材料應認真審查鑒別，對不屬于規定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔；對符合歸檔要求的材料進行登記，在接收之日起1個月內放入干部本人檔案，1年內整理歸檔。

　　三、干部檔案材料鑒別歸檔制度

　　(一)干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作，必須根據有關法律、法規和文件精神，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的.歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，嚴肅認真地進行。

　　(二)凡收集的材料，在歸檔前必須經過認真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔；

　　(三)未經鑒別，任何人都不得擅自銷毀干部人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料；

　　(四)對干部人事檔案材料進行鑒別，必須判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容，必須審查材料是否齊全、完整，手續是否完備。

　　(五)鑒別中發現涉及干部政治問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應交有關組織處理。

　　(六)鑒別時，發現檔案中缺少有關材料，要及時進行登記并收集補充；

　　(七)凡是干部人事檔案材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關，對比較重要材料的取舍，應請示主管領導。

　　(八)經鑒別應銷毀的干部人事檔案材料要進行登記，履行批準手續后方可銷毀。

　　(九)鑒別工作應納入干部檔案工作正常業務，應隨時或定期進行。

　　四、干部檔案整理制度

　　(一)嚴格按照《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》的要求進行，整理工作做到真實、完整、規范。

　　(二)干部檔案管理部門要配備齊全相關設備(切紙刀、打孔機等)，使用標準的檔案卷夾、類號等文具用品，確保檔案整理工作質量。

　　(三)嚴格執行分類、編排、修整、打印、裝訂的檔案整理程序，做到認真鑒別、分類準確；編排有序，層次清楚；技術科學，修補完整；目錄清楚，打印工整；兩邊對齊，裝訂美觀。

　　(四)干部檔案整理人員應認真、仔細，不得折皺或損壞檔案材料。對不符合標準用紙的檔案材料，要進行裱糊或折疊、剪裁等技術加工。

　　(五)干部檔案整理人員不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不得擅自處理或銷毀檔案材料。檔案整理后，要認真復核，合乎要求方能入卷。

　　(六)每兩年對管理的檔案進行一次新材料的補充和整理工作。對整理后的檔案，經認真核對后，方可入庫。

　　五、干部人事檔案查借閱制度

　　(一)干部人事檔案原則上不對外提供使用。有下列用途之一的，經干部人事檔案管理部門批準后，方可進行查借閱。

　　1.干部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國(境)、退(離)休、工資待遇、治喪、制作檔案副本等組織人事工作；

　　2.辦理案件；

　　3.辦理社會保險、公證；

　　4.經批準進行的編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀念活動。

　　(二)除組織人事部門因工作需要外，任何人不得查閱和借用上級和同級干部的檔案。除辦理案件外，查借閱單位只能查借閱人事關系在本單位的干部檔案。任何人不得查閱和借用本人及親屬的檔案。

　　(四)查閱干部人事檔案的單位須派兩名正式中共黨員干部，持《干部檔案查(借)閱審批表》按干部管理權限辦理審批手續，不得以一般行政介紹信、調查材料介紹信等證明材料或工作證、身份證等為憑證查閱干部檔案。

　　(五)查閱兵團黨委管理的干部檔案，按照下列程序辦理：

　　1.查借閱正廳級領導干部的檔案，由各單位黨委(黨組)主要負責人簽字，蓋黨委(黨組)印章；查閱其他領導干部的檔案，由單位分管組織人事部門的領導簽字，蓋組織人事部門印章；

　　2.因辦理案件需查閱干部檔案的，由紀委、法檢部門主要負責人簽字，蓋紀委、法檢部門印章。

　　(六)查閱干部檔案材料一般只能摘抄。特殊情況需要復制的，須事先在《干部檔案查借閱審批表》中列出需要復制的材料明細，并經批準方可復制。

　　(七)查閱干部檔案時，不得喝水、吸煙、吃零食，應保持檔案整潔；不準拆散檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、畫圈、批注、污損或抽取、撤換檔案材料；嚴格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布檔案內容。

　　(八)干部檔案一般不予外借。因治喪等特殊情況確需借出使用的，必須履行嚴格的審批程序，本地區單位必須在借出之日起五個工作日內歸還，外地區單位必須在借出之日起十個工作日內歸還。借出使用的檔案和摘抄、復制的檔案材料，要妥善保管，不得轉借，不準無關人員和干部本人翻閱。

　　(九)持有《查閱干部檔案審批表》，但審批手續不完備，未寫明查閱理由，查檔人不符合規定，查閱本人及其直系親屬檔案的，干部人事檔案管理人員有權拒絕提供查閱。

　　六、干部人事檔案轉遞制度

　　(一)干部人事檔案應隨著干部管理權限的變化及時轉遞。干部人事檔案管理部門在接到干部任免、調動或管理權限變動通知后，應在30天內將調出的干部檔案轉給新的干部人事檔案主管部門。

　　(二)轉遞干部人事檔案必須經過嚴格密封，通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁將干部人事檔案交干部本人自帶或公開郵寄。

　　(三)轉出的干部檔案，要嚴格按照《干部檔案整理工作細則》的要求整理裝訂成卷，材料必須齊全，不得扣留材料或將材料分批轉出。

　　(四)轉遞干部人事檔案必須按規定填寫《干部檔案材料轉遞單》，并詳細登記轉遞情況。凡轉出的干部檔案，要按時間先后順序編入歷年的干部檔案轉出名冊，以便查找。

　　(四)接收干部檔案的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并立即將回執退回轉出單位；對個人自帶的檔案，檔案部門有權拒絕接收。

　　(五)對轉出的干部檔案，逾期一個月未見回執退回，要及時發函、發傳真、電話催取，以防丟失。回執退回后，將其貼在轉遞通知單的存根上。

　　(六)對已出現的“無頭檔案”，要認真查找，確實查不到干部下落的，凡有保存價值的檔案材料，應移交干部原籍檔案館保存。

　　(七)干部因病去逝，按照干部管理權限，有關部門應及時通知干部檔案管理部門，并將干部生平歸入干部檔案；干部檔案管理部門據此調整干部檔案名冊，五年后將死亡干部檔案轉入同級檔案部門保管。

　　七、干部檔案檢查核對制度

　　(一)在干部檔案的接收、轉遞、借用及日常工作中，必須檢查核對檔案，干部名冊應與檔案相符，干部檔案目錄應與干部檔案材料相符。

　　(二)接收干部檔案時，看是否屬于本部門管理范圍；看單位、姓名、職務是否相符；看檔案內容是否與檔案轉遞單開列的材料項目相符；看有無不需歸檔的材料；看檔案材料是否完整齊全，整理裝訂是否符合要求。

　　(三)轉遞干部檔案時，一要清點材料，整理裝訂；二要注銷檔案名冊，注明轉出去向；三要辦理轉遞手續。

　　(四)接待查閱檔案時，檔案的取出和收回要清點材料，以防丟失。

　　(五)每半年檢查一次借出檔案退回情況，逾期未還者，要及時催回入庫或補辦續借手續。

　　(六)每半年按干部名冊核對一次干部檔案名單，管人與管檔相一致，杜絕有人無檔或有檔無人的現象。

　　八、干部檔案保管和安全保密制度

　　(一)要專設干部人事檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房面積每千卷需20-25平方米。庫房設施要達到防火、防盜、防蛀、防潮、防光、防高溫等“六防”要求。

　　(二)要設置專門的檔案查閱室和檔案人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

　　(三)要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度要求，庫房內不得存放除檔案以外的物品，嚴禁在庫房內吸煙，檔案庫房要隨時關好門窗，下班后要注意切斷電源。

　　(四)檔案實行專人保管，非檔案工作人員不得隨意進入庫房，不得代管庫房鑰匙；嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情緒輕重，予以嚴肅處理。

　　(五)建立干部檔案登記薄，每半年核對一次檔案，發現問題及時糾正。

　　(六)干部檔案工作人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容，不準用電話提供干部的全面情況和涉及其他重要問題的材料，不準攜帶干部檔案進入公共場所。

　　(七)干部人事檔案工作中形成的續銷毀材料不得自行處理，須經檔案管理部門分管領導批準后，統一登記，統一銷毀。

　　(八)干部人事檔案工作人員及其在本單位的直系親屬的干部人事檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管。

　　九、干部人事檔案審核通報制度

　　(一)干部人事檔案管理部門須在新任職干部任命通知下發后1個月內，按照標準完成新任職干部的檔案審核和轉遞工作。

　　(二)干部人事檔案管理部門對報送的檔案要逐頁逐項核對材料，保證各類材料完整齊全、手續完備、整理規范、信息準確、無錯裝材料、無涂改材料。如檔案材料有涂改的，應先對涂改情況和原因進行了解核實，并向上級干部人事檔案管理部門做出書面說明放入檔案十類中。

　　(三)擬報送的干部人事檔案需做到材料分類準確、排列有序、目錄清楚，技術加工和裝訂符合要求。干部人事檔案管理部門在辦理轉遞手續前，要將審核情況及檔案中存在的問題在《干部檔案報送單》說明，經分管領導簽批同意后裝入檔案十類中，才可辦理轉遞手續。

　　(四)上級干部人事檔案管理部門在接收新任職干部檔案時，要按照標準逐卷逐頁逐項進行審核。經審核不合格的，一律不予接收，并退回原干部人事檔案管理部門重新審核、整理。

　　(五)上級干部人事檔案管理部門要定期對新任職或接收的干部檔案審核情況進行通報。凡經審查不合格退回原干部人事檔案管理部門的、任職通知下發后未按時轉遞干部人事檔案的，上級干部人事檔案管理部門將定期通報。

　　人事檔案管理制度 3

　　一、總則

　　為了規范公司人事檔案管理工作，保障員工個人信息的安全與完整，提高人事檔案的利用效率，特制定本管理制度。

　　二、檔案內容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式等；

　　2. 學歷及工作經歷：記錄員工的學歷背景、工作經歷及職稱等信息；

　　3. 合同及薪酬信息：包括勞動合同、薪酬調整記錄等；

　　4. 培訓與發展：記錄員工參加的培訓課程、技能提升及職業發展規劃；

　　5. 獎懲記錄：包括員工在公司內的.獎懲情況；

　　6. 離職信息：記錄員工離職原因、時間及相關手續。

　　三、檔案管理原則

　　1. 真實性原則：確保檔案內容的真實、準確，不得偽造、篡改；

　　2. 保密性原則：嚴格遵守保密規定，防止檔案泄露；

　　3. 完整性原則：保持檔案內容的完整，不得隨意刪減；

　　4. 及時性原則：及時更新檔案內容，確保信息的時效性。

　　四、檔案管理流程

　　1. 檔案建立：新員工入職時，人事部負責建立人事檔案，并收集相關資料；

　　2. 檔案更新：員工在公司內部發生變動（如晉升、調崗、薪酬調整等）時，人事部應及時更新檔案內容；

　　3. 檔案查詢：相關部門因工作需要查詢員工檔案時，需經人事部審批，并嚴格遵守保密規定；

　　4. 檔案保管：人事檔案應存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全；

　　5. 檔案銷毀：員工離職后，人事檔案需按照公司規定進行銷毀處理。

　　五、檔案管理責任

　　1. 人事部負責人事檔案的建立、更新、查詢、保管及銷毀等工作；

　　2. 各部門應積極配合人事部做好檔案管理工作，確保檔案信息的準確、完整；

　　3. 違反本制度規定，導致檔案信息泄露、丟失或損壞的，將追究相關人員的責任。

　　六、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，如有修改，需經公司領導審批后實施；

　　2. 本制度解釋權歸公司人事部所有。

　　人事檔案管理制度 4

　　一、總則

　　為規范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工的檔案管理。

　　二、檔案內容與分類

　　1. 人事檔案內容主要包括員工個人信息、教育背景、工作經歷、獎懲記錄、培訓情況、薪酬福利、離職證明等相關材料。

　　2. 檔案材料按照類別進行整理，如個人基本信息類、教育背景類、工作經歷類、培訓記錄類等，便于查詢和管理。

　　三、檔案建立與更新

　　1. 新員工入職時，應提交完整的`個人信息及相關證明材料，由人事部門負責建立檔案。

　　2. 員工在職期間，如有學歷提升、職稱評定、崗位變動、獎懲等情況，應及時將相關材料提交給人事部門，以便更新檔案。

　　3. 人事部門應定期對檔案進行核查，確保檔案信息的準確性和完整性。

　　四、檔案保管與利用

　　1. 人事檔案應存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，防止檔案損壞或丟失。

　　2. 檔案查閱應遵守保密原則，僅限具有相應權限的人員查閱。未經批準，任何人不得私自查看、復印、摘抄或泄露檔案內容。

　　3. 檔案利用應遵守相關法律法規和公司規定，用于員工招聘、選拔、考核、晉升等人事管理工作。

　　五、檔案移交與銷毀

　　1. 員工離職時，人事檔案應進行移交。離職員工的人事檔案由人事部門負責保存，保存期限按照相關法律法規和公司規定執行。

　　2. 過期或不再需要的人事檔案，經審批后可進行銷毀。銷毀前應確保檔案內容的徹底清除，防止信息泄露。

　　六、責任與監督

　　1. 人事部門負責人應負責監督本制度的執行，確保人事檔案管理工作的規范性和有效性。

　　2. 對于違反本制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，并追究相關人員的法律責任。

　　七、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，由公司人事部門負責解釋。

　　2. 本制度如有未盡事宜，可另行制定補充規定，經公司領導審批后執行。

　　人事檔案管理制度 5

　　一、總則

　　為了規范公司人事檔案管理工作，保障員工個人信息的真實、完整、安全，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。

　　三、管理原則

　　1. 真實性原則：人事檔案應真實反映員工的個人信息、工作經歷、教育培訓等情況，嚴禁弄虛作假。

　　2. 完整性原則：人事檔案應全面記錄員工的各項信息，確保信息的完整性和連續性。

　　3. 安全性原則：人事檔案應妥善保管，防止信息泄露、丟失或被篡改。

　　4. 保密性原則：人事檔案涉及員工個人隱私，應嚴格保密，未經授權不得擅自查閱、復制或傳播。

　　四、檔案管理職責

　　1. 人力資源部負責人事檔案的建立、維護、更新和保管工作。

　　2. 各部門負責人應協助人力資源部做好員工檔案信息的收集和更新工作。

　　3. 員工應如實提供個人信息，并配合人力資源部完成檔案建立和維護工作。

　　五、檔案內容

　　人事檔案應包括以下內容：

　　1. 員工基本信息：姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式等。

　　2. 學歷、職稱及資格證明：學歷證書、職稱證書、專業資格證明等。

　　3. 工作經歷：入職時間、離職時間、工作崗位、工作內容、工作表現等。

　　4. 獎懲記錄：獲得的榮譽、獎勵及受到的.處分等。

　　5. 培訓記錄：參加的培訓課程、培訓時間、培訓成果等。

　　6. 勞動合同及附件：勞動合同、保密協議、競業禁止協議等。

　　六、檔案建立與維護

　　1. 新員工入職時，人力資源部應收集員工的基本信息、學歷證明、工作經歷等相關資料，建立人事檔案。

　　2. 員工在職期間，各部門應及時將員工的工作表現、獎懲記錄、培訓成果等信息報送人力資源部，由人力資源部負責更新人事檔案。

　　3. 員工離職時，人力資源部應做好檔案整理工作，確保檔案信息的完整性和準確性。

　　七、檔案保管與查閱

　　1. 人事檔案應存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全、整潔。

　　2. 檔案查閱應經過人力資源部負責人批準，查閱人員應遵守保密規定，不得擅自復制、傳播檔案信息。

　　3. 查閱檔案時，應做好登記工作，記錄查閱人員、查閱時間、查閱內容等信息。

　　八、檔案銷毀與轉移

　　1. 當員工離職且超過法定保存期限后，人事檔案可以進行銷毀。銷毀前，應經過公司領導審批，并做好銷毀記錄。

　　2. 若員工在公司內部調動或晉升，其人事檔案應隨員工一起轉移至新的部門或崗位，確保檔案的連續性和完整性。

　　九、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，由人力資源部負責解釋和修訂。

　　2. 如有未盡事宜，可另行制定補充規定。

　　人事檔案管理制度 6

　　一、總則

　　為了規范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、準確性和保密性，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理，包括員工基本信息、教育經歷、工作經歷、獎懲記錄等。

　　三、檔案內容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯系方式等。

　　2. 教育經歷：包括學歷、學位、畢業院校、所學專業等。

　　3. 工作經歷：包括過往工作單位、職位、任職時間、工作內容等。

　　4. 獎懲記錄：包括獲得的榮譽、獎勵以及受到的處罰等。

　　5. 合同與協議：包括勞動合同、保密協議、培訓協議等。

　　6. 其他資料：包括員工培訓記錄、績效評估報告、晉升記錄等。

　　四、檔案管理職責

　　1. 人事部門負責人事檔案的建立、更新、保管和查詢工作。

　　2. 各部門負責人應協助人事部門收集、整理員工檔案資料，確保檔案信息的真實性和完整性。

　　3. 員工應如實提供個人信息，及時更新檔案內容，并配合人事部門做好檔案管理工作。

　　五、檔案建立與更新

　　1. 新員工入職時，人事部門應建立員工檔案，收集相關資料并錄入系統。

　　2. 員工信息發生變化時，如學歷提升、職位變動、獎懲等，人事部門應及時更新檔案內容。

　　3. 人事部門應定期對檔案進行審查，確保檔案信息的`準確性和完整性。

　　六、檔案保管與查詢

　　1. 人事檔案應妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。

　　2. 檔案查詢應嚴格遵守公司規定，未經授權不得擅自查詢他人檔案。

　　3. 員工可憑有效證件向人事部門申請查詢個人檔案，人事部門應提供必要的協助。

　　七、檔案保密與銷毀

　　1. 人事檔案涉及員工個人隱私和公司機密，應嚴格保密，不得隨意泄露。

　　2. 離職員工的檔案應按照公司規定進行保管和處理，不得私自銷毀或轉讓。

　　3. 對于無保存價值的檔案，應按照公司規定的程序進行銷毀，確保銷毀過程的安全和合規。

　　八、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，如有修改，應經公司領導批準后實施。

　　2. 本制度解釋權歸公司人事部門所有，如有疑問，請向人事部門咨詢。

　　人事檔案管理制度 7

　　一、總則

　　本制度旨在規范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，為人力資源管理提供有效支持。

　　二、檔案管理原則

　　1. 真實性原則：人事檔案內容必須真實、準確，嚴禁弄虛作假。

　　2. 完整性原則：人事檔案應全面記錄員工的個人信息、工作經歷、教育培訓、獎懲記錄等內容，確保檔案的完整性。

　　3. 保密性原則：人事檔案涉及員工個人隱私，應嚴格保密，未經授權不得泄露。

　　三、檔案內容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式等。

　　2. 學歷及教育培訓記錄：包括學歷、學位、培訓經歷等。

　　3. 工作經歷：包括歷任職位、任職時間、工作職責等。

　　4. 獎懲記錄：包括獲得的榮譽、受到的處分等。

　　5. 合同及薪酬記錄：包括勞動合同、薪酬調整記錄等。

　　四、檔案管理流程

　　1. 檔案建立：新員工入職時，應建立個人檔案，收集相關材料并歸檔。

　　2. 檔案更新：員工信息發生變化時，應及時更新檔案內容，確保檔案的準確性。

　　3. 檔案借閱：借閱檔案需經人事部門負責人批準，并辦理借閱手續。借閱人應妥善保管檔案，不得涂改、損壞或遺失。

　　4. 檔案銷毀：員工離職后，檔案應根據公司規定進行銷毀處理，確保信息安全。

　　五、檔案保管與利用

　　1. 檔案保管：人事檔案應存放在專用檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全、防火、防潮、防蟲。

　　2. 檔案利用：人事檔案主要用于員工管理、招聘選拔、薪酬調整、績效考核等方面，為公司決策提供支持。

　　六、責任與監督

　　1. 人事部門負責人事檔案的.建立、更新、保管和利用工作，確保檔案管理制度的有效執行。

　　2. 公司管理層應定期對人事檔案管理工作進行檢查和監督，確保檔案管理制度的落實。

　　七、附則

　　1. 本制度自發布之日起執行，如有未盡事宜，另行通知。

　　2. 本制度的解釋權歸公司人事部門所有。

　　人事檔案管理制度 8

　　一、目的

　　為員工人事檔案妥善管理，保守機密；保護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理制度。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷

　　員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系，死亡等情形。

　　三、檔案規定

　　1、基礎管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫人事資料的.名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當在職員工的資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1.5調動和錄用入公司的.員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

　　1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。

　　2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

　　3.3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經行政人力資源部經理批準后銷毀。

　　4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理制度經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

　　人事檔案管理制度 9

　　一、總則

　　本制度旨在規范人事檔案管理工作，確保人事檔案的完整性、安全性和保密性，為公司的人力資源管理提供有力支持。本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。

　　二、檔案內容

　　人事檔案應包括以下內容：

　　1. 個人基本信息：姓名、性別、出生年月、籍貫、學歷、專業、身份證號等；

　　2. 入職信息：入職時間、部門、職位、合同期限等；

　　3. 薪酬信息：薪資、福利、獎金等；

　　4. 培訓與發展：培訓記錄、晉升記錄、職業發展計劃等；

　　5. 績效考評：年度績效考評結果、獎懲記錄等；

　　6. 其他：離職信息、調動記錄、特殊事項等。

　　三、檔案建立與更新

　　1. 員工入職時，人力資源部應為其建立人事檔案，并確保檔案內容的完整性和準確性；

　　2. 員工個人信息、薪酬、職位等發生變化時，人力資源部應及時更新人事檔案；

　　3. 人力資源部應定期對人事檔案進行核查，確保檔案信息的真實性和完整性。

　　四、檔案保管

　　1. 人事檔案應存放于專用檔案室或檔案柜，確保檔案的安全；

　　2. 檔案室或檔案柜應設置門禁、監控等安全設施，防止檔案被盜或損壞；

　　3. 人事檔案應進行編號管理，方便查找和調閱；

　　4. 檔案借閱、復制、銷毀等應嚴格按照公司規定執行，確保檔案的保密性。

　　五、檔案利用

　　1. 人事檔案應為公司人力資源管理提供有力支持，包括但不限于招聘、培訓、績效考評、薪酬管理等；

　　2. 各部門在需要查閱、借閱人事檔案時，應向人力資源部提出申請，經審批后方可進行；

　　3. 人力資源部應定期對人事檔案進行分析，為公司制定人力資源政策提供參考依據。

　　六、檔案保密

　　1. 人事檔案涉及員工個人隱私和公司機密，應嚴格保密；

　　2. 未經授權，任何人員不得擅自查閱、復制、泄露人事檔案信息；

　　3. 人力資源部應定期對檔案保密工作進行檢查，確保檔案信息的保密性。

　　七、違規處理

　　對違反本制度規定的'行為，公司將視情節輕重給予相應的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。

　　八、附則

　　1. 本制度由公司人力資源部負責解釋和修訂；

　　2. 本制度自發布之日起執行，如有與之前規定相抵觸的，以本制度為準。

　　人事檔案管理制度 10

　　一、干部人事檔案查（借）閱制度

　　1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。

　　2、干部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。

　　3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

　　4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。

　　5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。

　　6、未經檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。

　　7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得復制，限期歸還。（最多不超過15天）

　　二、干部人事檔案計算機管理制度

　　1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規范操作。

　　2、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能，建立完整的檔案信息數據庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。

　　3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。

　　4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關資料的立卷工作。

　　5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內容。

　　6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。

　　7、未經批準不得提供、復制干部信息，無關人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。

　　8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。

　　三、干部人事檔案材料收集補充制度

　　1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內容。

　　2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。

　　3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部，都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。

　　4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

　　5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。

　　6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。

　　7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。

　　四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

　　1、對收集的干部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

　　2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。

　　3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。

　　4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過復制方可歸檔。

　　5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

　　五、干部人事檔案轉遞制度

　　1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

　　2、縣及相當于縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。

　　3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

　　4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。

　　5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。

　　6、接受單位收到檔案后，應認真核對，并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。

　　7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。

　　8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封，并加蓋機密章。

　　六、干部人事檔案檢查核對制度

　　1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。

　　2、凡提供利用的'干部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。

　　3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現差錯，及時糾正。

　　4、轉出和接受干部人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

　　5、凡收集的干部人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。

　　6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。

　　七、干部人事檔案保管保密制度

　　1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。

　　2、干部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案柜，妥善保管干部人事檔案。

　　3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。

　　4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續。

　　5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。

　　6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治問題或其它重要問題的材料。

　　7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。

　　8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。

　　9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷毀。

　　八、送交干部人事檔案材料制度

　　1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門，應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

　　2、干部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。

　　3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的.材料。

　　4、干部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯系制度，保持收集材料的渠道暢通。

　　5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯系。

　　6、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。

　　九、干部人事檔案管理人員職責

　　1、按照干部管理權限，保管應管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；

　　2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

　　3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；

　　4、登記干部職務、工資的變動情況；

　　5、為有關部門提供干部的情況；

　　6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作；

　　7、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好干部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導；

　　8、推廣、應用干部人事檔案現代化管理技術；

　　9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；

　　10、辦理其他有關事項。

　　人事檔案管理制度 11

　　一、目的

　　為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

　　三、職責

　　3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

　　3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

　　3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的'編制及落實執行工作。

　　3.4集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　四、人事檔案管理的內容

　　4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

　　4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

　　4.3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

　　4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。

　　4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

　　五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

　　查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六、相關支持文件及記錄

　　員工應聘申請表

　　轉遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統計表

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書

　　3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

　　4、身份證復印件

　　5、照片

　　6、員工轉正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

　　第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

　　第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

　　人事檔案管理制度 12

　　1、為使檔案材料齊全完整，以防丟失，凡屬于人事部門形成的材料，在一個月內歸檔。任何個人不得以任何理由積壓滯留材料，防礙收檔。

　　2、人事檔案由人事主管部門管理。干部調離工作單位時，檔案要隨人及時移交轉遞。

　　3、每季度要核對一次檔案順序號，發現編錯號或放錯位置的要及時糾正，按照登記檢查檔案，發現缺少及時查找。

　　4、查(借)閱檔案須經主管領導批準，辦理有關手續后、方可查(借)閱。

　　人事檔案統計制度

　　1、檔案統計是了解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發展的重要手段，檔案人員要慎重對待，認真抓好。

　　2、認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、利用情況的統計工作，提交檔案質量。

　　3、做好檔案收進、移出工作，定期進行清理登記，做到隨時歸檔，便于查找。

　　4、按照上級要求，報送本局檔案情況。

　　人事檔案查(借)閱制度

　　1、確因工作需要、查閱檔案時，須主管領導批準辦理登記手續。一般只限在檔案室查閱，如有特殊情況外借時，應按要求限其歸還。

　　2、查閱借閱時檔案管理人員必須遵守保密制度。查(借)閱檔案人員不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責任。

　　3、查(借)閱檔案人員，對確需要摘錄的材料，須經局主管領導和檔案管理人員審閱后，才能帶離檔案室。

　　人事檔案保密制度

　　為提高警惕，嚴守國家機密，維護檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、嚴格保密紀律。堅持內外有別的原則，嚴禁在閑談和私人通訊中涉及黨和國家的機密。

　　2、不在公共場所及家屬子女，親朋好友面前談論有關檔案的機密。

　　3、忠于職守，加強保密觀念。不該說的不說，不該問的不問，做到不失密，不泄密。

　　4、凡查閱不宜公開的秘密以上的檔案材料，要嚴格履行手續，不準隨便摘抄，復制和補傳。

　　5、嚴守保密紀律。自覺遵守“保密法”，對違犯“保密法”及保密紀律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規定嚴肅處理，構成犯罪要追究其責任。

　　6、非檔案管理人員，不準隨便出入庫房。

　　人事檔案利用制度

　　1、檔案提供利用是檔案工作重要環節。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作，業務工作服務的`指導思想，努力提高檔案的利用工作。

　　2、提供利用要堅持用原件或復制件提供利用。提供利用時，均應按查、借閱檔案的管理辦法辦理相應手續。

　　3、檔案人員要熟悉本機關的工作性質、業務、范圍、程序，提供檔案材料要準確、及時，積極、主動為領導和各部門做好服務工作。

　　人事檔案庫房管理制度

　　1、檔案庫房的管理要有嚴密的制度、嚴格的手續和經常性的工作。

　　2、檔案進出庫要有登記和交接手續，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞。

　　3、管理人員變動時，要有嚴格的交接手續，不能只交鑰匙不交“賬”。

　　4、嚴格保密和保衛制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進入庫房，嚴禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品。

　　5、檔案柜的.排列要科學有序、便于通風和避光。

　　6、檔案管理人員要經常打掃衛生，保持室內和柜內整潔，干凈防止灰塵對檔案材料的損害。

　　7、庫房設備應符合安全和技術要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發生。

　　分管檔案工作領導責任制

　　1、積極貫徹執行黨和國家的方針、政策、認真組織學習“檔案法”和“機關檔案工作條例”宣傳上級檔案部門有關檔案工作政策，規定，及時處理本局存在的問題。

　　2、組織協調本機關檔案工作的管理，經常監督檢查本機關的檔案工作，督促檔案人員做好平時檔案工作收檔和移交工作。

　　3、重視并加強檔案人員的政治思想業務工作，經常了解干部的思想和業務情況，開展兩個文明和民族團結，社會主義思想教育，抓好專業學習，使他們在政治素質和業務素質上不斷的有所提高。

　　人事檔案管理制度 13

　　第一章、總則

　　第一條：為規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規范化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務，特制定本管理制度。

　　第二條：人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行集團戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。

　　第三條：本制度適用于怡通集團總部及其各子公司。

　　第二章、管理職責

　　第四條：集團企業管理部人事檔案管理的職責——

　　a、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規范；

　　b、負責本制度在各子公司實施執行的具體指導和監督檢查；

　　c、負責怡通集團戰略決策委員會成員的人事檔案管理工作；

　　d、負責怡通集團各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；

　　e、負責對各子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。

　　第五條：集團企業管理部人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規范的檔案管理程序、規范檔案管理行為。

　　第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責就是負責執行本制度，按其要求建立規范的人事檔案管理；負責管理企業管理部所有員工人事檔案管理工作。

　　第三章、人事檔案內容

　　第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復印件由集團人事部統一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：

　　a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學歷、資格證等）；

　　b、考核、考察材料；

　　c、獎勵及處分材料；

　　d、培訓記錄及外訓協議等材料；

　　e、勞動合同、保密協議、錄用、任免、聘用、離職材料；

　　f、其他可供企業用人參考的資料。

　　第四章、檔案編號管理

　　第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統中的員工編號（即：工號）進行編號，每100個檔案做一個標記，方便查找。

　　由其他單位轉入的員工檔案，按照轉入單位的'編號更換編號（轉出單位辦理離職手續）。

　　第五章、人事檔案的收集與整理

　　第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務任免、崗位/待遇調整表、續簽合同等材料。

　　各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結束后的七日之內（試崗期結束），必須將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。

　　日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續兩日之內，將將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。

　　第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。

　　1、新員工報到時

　　新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號（口取紙）、員工姓名、性別。結束試崗期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵ 身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；

　　2、員工辦理正式入職手續時

　　員工結束七天試用期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：

　　（1）《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；

　　（2） 身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件

　　3、員工辦理轉正手續時

　　員工轉正手續完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應聘求職表》、《試用期考評表》；《勞動合同》、《保密協議》；

　　4、員工辦理調動手續時

　　（1）各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內將員工調動手續資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有：《崗位/待遇調整表》；

　　（2）《工作交接表》；

　　（3）《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；

　　5、員工辦理離職手續時

　　各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：該員工的.書面離職申請書；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；

　　（4）《員工離職工作移交表》；

　　（5）《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。

　　第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內容涉及的相關材料。

　　第十二條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

　　第六章、人事檔案的借閱與移交

　　第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負責人核實理由，經企業管理部領導簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。

　　借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印。

　　第十四條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。

　　第七章、其他規定

　　第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據工作需要由人力資源部自行確定。

　　第十六條：檔案管理人員應具有良好的思想素養，按受過正規的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度。

　　第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。

　　第十八條：集團人事部定期或不定期地對各子公司的人事檔案管理工作進行檢查與督導，檢查中凡發現不按照以上規定予以辦理執行的，視情節輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其所屬各子公司領導負連帶責任，處罰100—200元。

　　第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報經集團企業管理部，批準后方可執行，否則直接處罰當事人50—200元，各子公司相關領導承擔連帶責任，處罰50—200元。

　　第二十條：獎懲投訴

　　員工對本人或他人的獎懲在以事實為依據的前提下可以越級投訴，也可以直接投訴到集團人事部。

　　受到投訴的獎懲在抽查時可暫停，待調查清楚后再予以處置。

　　1、投訴調查結果屬實的，撤消原獎懲決定，可以對員工投訴他人獎懲的進行表揚獎勵。

　　2、投訴調查結果不屬實的，維持原獎懲決定，并對投訴員工進行教育，要規范其行為和思想，注重事實；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。

　　第二十一條：本制度最終解釋權歸集團企業管理部。

　　第二十二條：本制度從下發之起實施。

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