人事檔案的管理制度

時間：2022-02-28 14:51:06 人事檔案的管理制度我要投稿

人事檔案的管理制度

　　人事檔案的管理制度（精選7篇）

　　在日常生活和工作中，制度起到的作用越來越大，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編幫大家整理的人事檔案的管理制度（精選7篇），歡迎閱讀與收藏。

　　人事檔案的管理制度1

　　1.目的：

　　為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便于檔案材料的使用和管理。

　　2.制定依據：

　　檔案管理標準化程序。

　　3.試用范圍：

　　公司各部門。

　　4.制度內容：

　　4.1人事檔案的定義：

　　是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷、學歷、培訓、社會關系、業務能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料;

　　4.2人事檔案的類別：

　　4.2.1員工人事檔案類型：基本信息檔案、薪酬檔案、績效檔案、培訓檔案、技術檔案、履職檔案、健康檔案等七類。

　　基本信息檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。

　　薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉正工資、調薪記錄等。

　　績效檔案：包括轉正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。

　　培訓檔案：包括年度參加內訓、外訓、職業資格、技術培訓等記錄等。

　　技術檔案：包括所持資格證書、技術職務評定等記錄等。

　　履職檔案：包括員工入職之前的履職經歷、本公司內部崗位變動情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。

　　健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。

　　4.3 人事檔案的建立：

　　4.3.1電子檔案建立：

　　4.3.1.1根據檔案類別核定員工編碼及檔案編號。

　　4.3.1.2按檔案編號在“人事管理信息”中錄入員工個人基本信息：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競職、獎勵(獲得獎金和榮譽證書)、處罰(書面嚴重警告、無薪停職檢查、開除)，由勞動關系管理員根據相應文件錄入“人事管理信息”，并存入員工個人檔案袋中。

　　4.3.1.3電子檔案的動態管理：

　　4.3.1.3.1員工電子檔案是關于員工全面信息存儲、跟蹤的重要工具。

　　4.3.1.3.2員工入司時，在錄入員工電子檔案的同時，必須對員工照片進行掃描記入個人電子檔案。

　　4.3.1.3.3員工入職時，必須詳細錄入員工入司前經核實的從業經歷和有關個人職業發展的重要信息，如取得的主要工作經驗、成果和業績等;

　　4.3.1.3.4員工的培訓經歷是關系員工職業發展的主要依據，員工入司時，必須詳細記錄員工的職業培訓經歷和獲得的培訓證書和取得的培訓成果。員工在公司工作期間的培訓經歷必須及時記入電子檔案，以便查詢。

　　4.3.1.3.5有關員工信息的變更，必須當月在員工個人電子檔案中進行登記更新。每月末，對檔案進行備份。以確保電子檔案的安全管理。

　　4.3.1.4員工合同信息由勞動關系組按批次提供合同簽訂匯總表和合同原件，勞動關系管理員根據合同簽訂匯總表核對合同，確認無誤后在合同簽訂匯總表上簽字，勞動關系管理員根據合同在“人事管理系統”中更改員工合同信息，更改完畢后將合同放入員工檔案中存檔。

　　4.3.2 紙介質檔案建立：

　　錄入系統后的員工檔案按七類檔案分類統一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別順序存放在相應的檔案柜中。(當月入職的員工資料應在當月完成檔案錄入及存放工作)。

　　4.4人事檔案的管理：

　　4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離職人員檔案進行分類、編號、排架。

　　4.4.2對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

　　4.4.3根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按借閱程序辦理。

　　4.4.5人事檔案調動：

　　4.4.5.1調動：員工因工作需要調動時應按規定填寫“調動申請表”(跨部門調動和部門內部調動)。勞動關系管理員接到已審批完畢的調動申請表后，在“人事信息管理”中錄入調動信息并將其信息調入相應的部門或分公司，打印新崗位工作牌，調動申請表于每月中旬或月底統一存入員工個人檔案袋中。

　　4.4.5.2任免：員工因工作需要被任免后，根據公司的任免文件，在“人事信息管理”中錄入任免信息，并將任免文件復印件存入員工個人檔案袋中。

　　4.4.5.3離職：員工辦理完畢離職手續后，將其相關證件的原件退還離職員工本人，并將其檔案歸入離職人員檔案。

　　4.4.5.4信息變更：員工個人相關信息發生變更時(如：個人基本信息、身份證更換、資格證的補充等)，該員工應在變更之日起一個月內將信息或相關證件的復印件提交至人力資源部勞動關系管理員處備案。勞動關系管理員應根據員工提交的資料在“人事信息”中及時更新，并將相關證件復印件于每月15日、30日進行存檔整理。

　　4.5人事檔案的使用：

　　4.5.1檔案的查詢、借閱：

　　4.5.1.1副經理級以下員工原則上只能查詢/借閱個人檔案;

　　4.5.1.2副經理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監審批的簽呈經人力資源部經理批準后方可查詢/借閱。(附件一)。

　　4.5.1.3檔案中的個人資料只用于公司辦理相關事務，原則上人力資源部人事勞動關系管理員不對個人提供檔案辦理其它事務(如照片、身份證復印件、學歷證復印件等)。

　　4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自復印員工檔案，工作原因需復印的須經人力資源部經理批準后由勞動關系管理員操作復印。借閱檔案者應在規定借閱期按時歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進行處罰;如將借出的'檔案丟失者，視情況將給予XXX處罰。

　　4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應嚴守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息，經發現，對檔案管理人員、借閱人給予XX處罰，并對其部門負責人給予XX處罰。

　　4.6本制度由公司職工代表大會審議通過后以公司名義發布執行

　　4.7本制度由公司人力資源部負責解釋。

　　4.8附件：

　　附件一：檔案查詢記錄

　　人事檔案的管理制度2

　　根據中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《干部檔案整理工作細則》要求，結合兵團干部人事檔案工作實際，制定本制度。

　　一、干部人事檔案管理部門工作職責

　　(一)按照干部管理權限依法管理好干部檔案，為國家積累檔案史料。

　　(二)及時收集、鑒別和整理干部檔案材料，把好檔案材料入口關，及時清理所缺材料并告知有關部門補充齊全。

　　(三)按照規定辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉遞。

　　(四)為有關部門提供干部人事檔案材料的情況。

　　(五)認真做好干部人事檔案的安全、保密、保管和保護工作。

　　(六)及時了解干部人事檔案工作的新情況，制定、完善相關規章制度，加強業務指導工作。

　　(七)推廣、應用干部檔案現代管理方法和技術，逐步實現干部人事檔案管理的信息化和現代化。

　　(八)定期向檔案局移交死亡干部檔案。

　　(九)辦理其他有關事項。

　　二、干部人事檔案材料收集制度

　　(一)按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據經濟社會發展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容。

　　(二)干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定規范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內按要求送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

　　(三)干部人事檔案管理部門應建立聯系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關方面收集干部人事檔案材料。

　　(四)干部人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內容真實、填寫規范、手續完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記并及時收集補充。

　　(五)歸檔材料填寫不規范，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有干部管理權限的組織(人事)部門審改(或出具組織說明)并加蓋公章。形成干部檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。

　　(六)干部人事檔案原件存正本，復制件可存副本。證明、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復制單位、復制日期，并加蓋材料制作部門單位公章或干部人事關系所在組織(人事)部門公章。

　　(七)干部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)或16開型(長260毫米，寬184毫米)的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。

　　(八)干部人事檔案工作人員對收集到的干部人事檔案材料應認真審查鑒別，對不屬于規定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔;對符合歸檔要求的材料進行登記，在接收之日起1個月內放入干部本人檔案，1年內整理歸檔。

　　三、干部檔案材料鑒別歸檔制度

　　(一)干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作，必須根據有關法律、法規和文件精神，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，嚴肅認真地進行。

　　(二)凡收集的材料，在歸檔前必須經過認真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔;

　　(三)未經鑒別，任何人都不得擅自銷毀干部人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料。

　　人事檔案的管理制度3

　　一、干部人事檔案查（借）閱制度

　　1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。

　　2、干部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。

　　3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

　　4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。

　　5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。

　　6、未經檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。

　　7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得復制，限期歸還。（最多不超過15天）

　　二、干部人事檔案計算機管理制度

　　1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規范操作。

　　2、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能，建立完整的檔案信息數據庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。

　　3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。

　　4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關資料的立卷工作。

　　5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內容。

　　6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。

　　7、未經批準不得提供、復制干部信息，無關人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。

　　8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。

　　三、干部人事檔案材料收集補充制度

　　1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內容。

　　2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。

　　3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部，都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。

　　4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

　　5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。

　　6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。

　　7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。

　　四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

　　1、對收集的干部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

　　2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。

　　3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。

　　4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過復制方可歸檔。

　　5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

　　五、干部人事檔案轉遞制度

　　1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

　　2、縣及相當于縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。

　　3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

　　4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。

　　5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。

　　6、接受單位收到檔案后，應認真核對，并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。

　　7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。

　　8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封，并加蓋機密章。

　　六、干部人事檔案檢查核對制度

　　1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。

　　2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。

　　3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現差錯，及時糾正。

　　4、轉出和接受干部人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

　　5、凡收集的干部人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。

　　6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。

　　七、干部人事檔案保管保密制度

　　1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。

　　2、干部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案柜，妥善保管干部人事檔案。

　　3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。

　　4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續。

　　5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。

　　6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治問題或其它重要問題的材料。

　　7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。

　　8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。

　　9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷毀。

　　八、送交干部人事檔案材料制度

　　1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門，應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

　　2、干部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。

　　3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的.材料。

　　4、干部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯系制度，保持收集材料的渠道暢通。

　　5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯系。

　　6、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。

　　九、干部人事檔案管理人員職責

　　1、按照干部管理權限，保管應管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；

　　2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

　　3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；

　　4、登記干部職務、工資的變動情況；

　　5、為有關部門提供干部的情況；

　　6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作；

　　7、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好干部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導；

　　8、推廣、應用干部人事檔案現代化管理技術；

　　9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；

　　10、辦理其他有關事項。

　　人事檔案的管理制度4

　　一、目的

　　為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

　　三、職責

　　3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

　　3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

　　3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

　　3.4集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　四、人事檔案管理的內容

　　4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

　　4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

　　4.3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

　　4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。

　　4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

　　五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

　　查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六、相關支持文件及記錄

　　員工應聘申請表

　　轉遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統計表

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書

　　3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

　　4、身份證復印件

　　5、照片

　　6、員工轉正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

　　第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

　　第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

　　人事檔案的管理制度5

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

　　第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書

　　3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

　　4、身份證復印件

　　5、照片

　　6、員工轉正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

　　第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的'責任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

　　人事檔案的管理制度6

　　1、為使檔案材料齊全完整，以防丟失，凡屬于人事部門形成的材料，在一個月內歸檔。任何個人不得以任何理由積壓滯留材料，防礙收檔。

　　2、人事檔案由人事主管部門管理。干部調離工作單位時，檔案要隨人及時移交轉遞。

　　3、每季度要核對一次檔案順序號，發現編錯號或放錯位置的要及時糾正，按照登記檢查檔案，發現缺少及時查找。

　　4、查(借)閱檔案須經主管領導批準，辦理有關手續后、方可查(借)閱。

　　人事檔案統計制度

　　1、檔案統計是了解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發展的重要手段，檔案人員要慎重對待，認真抓好。

　　2、認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、利用情況的統計工作，提交檔案質量。

　　3、做好檔案收進、移出工作，定期進行清理登記，做到隨時歸檔，便于查找。

　　4、按照上級要求，報送本局檔案情況。

　　人事檔案查(借)閱制度

　　1、確因工作需要、查閱檔案時，須主管領導批準辦理登記手續。一般只限在檔案室查閱，如有特殊情況外借時，應按要求限其歸還。

　　2、查閱借閱時檔案管理人員必須遵守保密制度。查(借)閱檔案人員不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責任。

　　3、查(借)閱檔案人員，對確需要摘錄的材料，須經局主管領導和檔案管理人員審閱后，才能帶離檔案室。

　　人事檔案保密制度

　　為提高警惕，嚴守國家機密，維護檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、嚴格保密紀律。堅持內外有別的原則，嚴禁在閑談和私人通訊中涉及黨和國家的機密。

　　2、不在公共場所及家屬子女，親朋好友面前談論有關檔案的機密。

　　3、忠于職守，加強保密觀念。不該說的不說，不該問的不問，做到不失密，不泄密。

　　4、凡查閱不宜公開的秘密以上的檔案材料，要嚴格履行手續，不準隨便摘抄，復制和補傳。

　　5、嚴守保密紀律。自覺遵守“保密法”，對違犯“保密法”及保密紀律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規定嚴肅處理，構成犯罪要追究其責任。

　　6、非檔案管理人員，不準隨便出入庫房。

　　人事檔案利用制度

　　1、檔案提供利用是檔案工作重要環節。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作，業務工作服務的指導思想，努力提高檔案的利用工作。

　　2、提供利用要堅持用原件或復制件提供利用。提供利用時，均應按查、借閱檔案的管理辦法辦理相應手續。

　　3、檔案人員要熟悉本機關的工作性質、業務、范圍、程序，提供檔案材料要準確、及時，積極、主動為領導和各部門做好服務工作。

　　人事檔案庫房管理制度

　　1、檔案庫房的管理要有嚴密的制度、嚴格的手續和經常性的工作。

　　2、檔案進出庫要有登記和交接手續，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞。

　　3、管理人員變動時，要有嚴格的交接手續，不能只交鑰匙不交“賬”。

　　4、嚴格保密和保衛制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進入庫房，嚴禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品。

　　5、檔案柜的.排列要科學有序、便于通風和避光。

　　6、檔案管理人員要經常打掃衛生，保持室內和柜內整潔，干凈防止灰塵對檔案材料的損害。

　　7、庫房設備應符合安全和技術要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發生。

　　分管檔案工作領導責任制

　　1、積極貫徹執行黨和國家的方針、政策、認真組織學習“檔案法”和“機關檔案工作條例”宣傳上級檔案部門有關檔案工作政策，規定，及時處理本局存在的問題。

　　2、組織協調本機關檔案工作的管理，經常監督檢查本機關的檔案工作，督促檔案人員做好平時檔案工作收檔和移交工作。

　　3、重視并加強檔案人員的政治思想業務工作，經常了解干部的思想和業務情況，開展兩個文明和民族團結，社會主義思想教育，抓好專業學習，使他們在政治素質和業務素質上不斷的有所提高。

　　人事檔案的管理制度7

　　第一章、總則

　　第一條：為規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規范化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務，特制定本管理制度。

　　第二條：人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行集團戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。

　　第三條：本制度適用于怡通集團總部及其各子公司。

　　第二章、管理職責

　　第四條：集團企業管理部人事檔案管理的職責——

　　a、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規范；

　　b、負責本制度在各子公司實施執行的具體指導和監督檢查；

　　c、負責怡通集團戰略決策委員會成員的人事檔案管理工作；

　　d、負責怡通集團各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；

　　e、負責對各子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。

　　第五條：集團企業管理部人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規范的檔案管理程序、規范檔案管理行為。

　　第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責就是負責執行本制度，按其要求建立規范的人事檔案管理；負責管理企業管理部所有員工人事檔案管理工作。

　　第三章、人事檔案內容

　　第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復印件由集團人事部統一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：

　　a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學歷、資格證等）；

　　b、考核、考察材料；

　　c、獎勵及處分材料；

　　d、培訓記錄及外訓協議等材料；

　　e、勞動合同、保密協議、錄用、任免、聘用、離職材料；

　　f、其他可供企業用人參考的資料。

　　第四章、檔案編號管理

　　第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統中的員工編號（即：工號）進行編號，每100個檔案做一個標記，方便查找。

　　由其他單位轉入的員工檔案，按照轉入單位的編號更換編號（轉出單位辦理離職手續）。

　　第五章、人事檔案的收集與整理

　　第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務任免、崗位/待遇調整表、續簽合同等材料。

　　各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結束后的七日之內（試崗期結束），必須將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。

　　日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續兩日之內，將將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。

　　第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。

　　1、新員工報到時

　　新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號（口取紙）、員工姓名、性別。結束試崗期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵ 身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；

　　2、員工辦理正式入職手續時

　　員工結束七天試用期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：

　　（1）《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；

　　（2）身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件

　　3、員工辦理轉正手續時

　　員工轉正手續完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應聘求職表》、《試用期考評表》；《勞動合同》、《保密協議》；

　　4、員工辦理調動手續時

　　（1）各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內將員工調動手續資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有：《崗位/待遇調整表》；

　　（2）《工作交接表》；

　　（3）《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；

　　5、員工辦理離職手續時

　　各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：該員工的.書面離職申請書；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；