公文寫作基礎

時間：2021-12-22 15:15:00 寫作基礎我要投稿

公文寫作基礎精選11篇

公文寫作基礎1

　　一篇好的作品，必須思路清晰、具備選擇材料的技能。材料是構成公文的要素之一。沒有材料的支撐，主題無法成立，更談不上有什么說服力。公文材料可分為兩大類：事實性材料和觀念性材料。事實性材料指客觀事物，主要包括人物、事件、事物、現象、統計數字等。如總結、報告中得到。觀念性材料是作者從別人那里引用來證明自己的觀點的理性認識。這些理性認識一般都在實踐中經過反復驗證，其正確性得到了人們的公認。觀念性材料主要包括科學原理、定義、名人名言、格言諺語等等。

公文寫作基礎精選11篇

　　不論是事實性材料還是觀念性材料，都可以以因形態、性質、來源的不同，再區分出兩相對的類型來，主要有：一是個別性材料和綜合性材料。單獨存在的事實或個人的觀點，用作材料時就是綜合性材料。二是現實材料和歷史材料。與作者的寫作行為共同用一個時代背景的材料都是現實材料，在以前的歷史時期發生和存在過的事實和觀念都是歷史材料。三是正面材料和反面材料。與作者的觀點相一致的材料是正面材料，相違背的材料是反面材料。不過，由于作者的觀點在沒有確定之前是不斷深化和變動的，有時甚至會走反面，因此正面材料和反面材料也會發生轉化。四是直接材料和間接材料。來源于作者的直接生活經驗的直接材料，通過各種渠道間接得到的都是間接材料。直接材料最為真實、生動、可靠，但數量有限，僅靠直接材料寫作，內容必定十分貧乏。公文寫作，運用間接材料比直接材料還要多。

　　公文材料的作用兩大類：一是材料是觀點賴以產生的基礎。以上我們提到，主題的提煉在于深入的實踐和豐富的材料，那是從主題的角度去看材料在提煉主題時的作用。通過對材料的分析、鑒別、綜合歸納之后產生的。二是材料是表現觀點的支柱。在具體的文章中，觀點不能孤立地、赤裸裸地存在，它們必須有充分的材料來證明、來支持。

　　公文材料的選擇和使用。在寫作中，材料的“真實”有兩種含義。一種是指在現實生活中真正發生過或正在發生的事實，這種真實叫做生活真是或現象真實。另一種含義主要用于文學創作，這種真實并不要求在生活中真正發生過，而要求必須揭示事物本質，反映事物發展的基本規律，人們稱其為本質真實。公文使用的材料，應該具有典型性。典型性材料有兩個特點：一是典型材料有鮮明獨特的個性。簡單的說一半都是具體的、個別的，而且是新鮮的、奇特的，它容易被人接受，能夠給人留下深刻的印象。典型材料又有明顯的共性特征，能夠體現同一類事物的本質和規律，因而具有普遍意義。典型材料對主題的表現，能起到“以一當十”的作用。如果所用的材料不典型，往往堆砌了很多，主題仍然沒有得到透切的表現，文章卻已經很臃腫。公文材料要新穎。有人說，音樂是靠多次重復不斷加強其審美表現力的，人們一聽到熟悉的曲調就感到親切，就會動情;而文章是靠新鮮來征服讀者的，人們對熟悉的文章性趣不大，卻很難去集中精力閱讀領會。公文也同樣需要新鮮感，雖然它在形式上、意象上、語言上不能像文學作品那樣講究創造性，但它所表達的思想、所運用的材料，不能總是老生常談，不能給人抄襲別人、重復自己的印象。對于事實性材料而言，明天都有新的情況發生，每天都有新的事跡出現，公文的作者只要密切關注現實生活，勤觀察、多實踐、多思考，就能及時得到大量的新鮮的事實性材料。

　　劃分好層次和段落。層次是結構諸環節中最重要的一環。結構的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段的結構單位。公文的層次安排，有兩種基本形態，一種是并列式，一種是遞進式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現并列形態，就是呈現遞進形態。

　　段落劃分。就是我們平時所說的自然段。段落的劃分使文章的結構更明晰、醒目。相對于層次的的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意一下三點：一是保持段意的單一性。只能有一個中心話題，只能有一個中心思想。二是注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就結束，讀者不知所云，也是結構的嚴重失誤。三是段落安排要長短適度。段落多長才合適?這并沒有統一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又會將思路切割得七零八碎，讀者也難以接受。

　　安排開頭和結尾。一是開頭的安排，首先要開門見山。公文開頭不能像文學作品那樣極盡鋪張渲染之能事，制造出特定的氣氛后才切入正事或正題。公文必須開門見山，一落筆就直接指向要處理的事件或要解決的問題。其次要文筆簡練。公文開頭，多數只有一個自然段，而且不能太長。最好做到不可增減一字的地步----如果增加一字，那個字必然是可有可無的;如果減少一字，則意思無法表達清楚。

　　結尾的安排。與一般文章相比，公文的結尾有特殊的要求，它不能用象征、隱喻、暗示的方法去追求“言有盡而意無窮”的韻味，而必須明確提出結論性的意見、請求或執行要求。公文結尾的常見體式有以下四種：一是總結是結尾。在結尾處用簡潔明白的語言進行畫龍點睛式的概括歸納，也就是對全文內容進行總結。二是希望式結尾。在結尾出提出希望、號召。如：“我們希望xxxx及時改變渙散的工作作風，并能在今年解決xxxx員工的基本保障問題。”三是說明式結尾。在結尾處對與文章內容有關的事項或問題進行交代說明。如：“以上內容僅用于征求意見，不能作為執行的依據。在沒有正式通知之前，必須按現行有關規定辦理。”四是套語式結尾。用固定的套語作結尾，多用于請示、報告等上行文的通知、通告等普發性下行文。如：“特此報告”、“以上請示如無不妥，請予批準。”

　　安排主次詳略。文章的各部分內容，在文章中占的的地位和所起得作用，并不完全相同，有的分量重，有的分量輕;有的為主，有的為輔。分清主次，也是結構安排的一個主要環節。詳是詳寫，略是略寫。公文寫作，表現觀點是可詳可略，敘述和引用材料時也可詳可略。總的來看，公文是講究精練使用的文體，表達觀點直接明了，敘述事實簡練清晰，一般不寫細節，更不用精雕細刻的手法。與文學寫作相比，公文的略寫多于詳寫。

　　那么，公文寫作如何掌握詳略呢?具體寫法必須結合實際才能確定，我們在這里只能提供兩條原則。一是以主次的地位確定詳略。大多數情況下，主要觀點和重要條文要詳寫，一般觀點和次要條文要略寫。二是以典型程度確定詳略。這是指材料而言。典型材料的說服力強，要表達得充分一些;非典型性得輔助性材料，則可以表述得簡略一些。

公文寫作基礎2

　　一、公文的語言特點

　　莊重、準確、簡練、平實。

　　二、正確選用詞語

　　1、規范使用書面詞語。

　　2、使用含義明確、范圍限定的詞語，避免產生歧義。

　　3、在表達事物范圍和程度時，應注意其符合事物的實際情況。

　　4、不能隨便使用外來詞和時髦新詞語。

　　5、恰當選用模糊詞語。（不是指含糊不清、摸棱兩可、似是而非、容易產生歧義的詞語，而是一種概括性比較寬泛的語言。）如：通過學習，大家進一步明確了科教興國的重要性，近年來，一些地區，個別單位，各種措施，屢次，酌情，大約，預計，往往，數萬，八百多，大多數，個別，有的等模糊性詞語。

　　三、恰當選用公文專門用語

　　1、稱謂詞。第一人稱我、本后加部、委、辦、校、公司等。本比我更具有莊重、嚴肅的色彩，本常用在比較莊重的正式場合。第二人稱：貴，你后加部、委、辦、校、公司等表示機構的名稱，你和貴不能通用，貴表示行文雙方具有正式的工作關系，并特別表示對對方機關的尊敬和禮貌，常用在涉外和不相隸屬的機關行文中，你表示行文雙方是同一組織系統的上下級機構或工作關系比較密切的平級機構，因此常用與下行文或平行文中。第三人稱：該，其后加表示人、機構、事物的稱呼。

　　2、領敘詞。用以引出公文撰寫的根據、理由或公文具體內容的詞。常用的：查、奉、根據、按照、遵照、依照、本著、鑒于、敬悉、欣（驚、謹）悉、……收悉、為了……特……、……現……如下……等。

　　3、追敘詞。用以引出被追敘事實的詞。公文中有時要簡要追敘一下有關事件的辦理過程，為使追敘的內容出現的自然，如：經、業經、前經、均經、即經、復經等。

　　4、承轉詞。是在公文中承上文、轉下文的過渡用語。主要有"為此"、"據此"、"故此"、"有鑒于此"、"鑒此"、"綜上所述"、總而言之、總之等。

　　5、祈請詞。是在公文中向受文者表示期望或請求的敬辭。主要有"請"、"敬請"、"謹請"、"懇請"、"務請"、"煩請"、"希"、"敬希"、"望"等。

　　6、商洽詞。是公文中用于征詢對方意見的用詞，具有探詢語氣。主要有"商"、"商請"、"當否"、"可否"、"妥否"、"是否可行"、"是否恰當"、是否同意、意見如何等。

　　7、受事詞。是公文中表示接受事情的用詞，向對方表示感激、感謝時使用的詞。如承蒙、"收悉"、"收到"、"接到"等。一般用于涉外的公文或平行文。

　　8、命令詞。即表示命令或告誡語氣的詞語。命令詞的作用在于增強公文的嚴肅性與權威性，引起受文者的高度注意。常用的命令詞有：著令、著、特命、責成、務必、嚴禁、勒令、著即、切切、毋違、不得有誤、嚴格辦理等。

　　9、目的詞。即直接交代行文目的的詞語，用于上行文、平行文的目的詞，還需加上期請詞，常用的有：請批復、函復、批示、告知、批轉、轉發。用于下行文的有：查照辦理、遵照辦理、參照執行。用于知照性的文件，有：周知、知照、備案、審閱。

　　10、表態詞。又稱回復用語，即針對對方的請示、問函，表示明確意見時使用的詞語。在使用表態詞時，應對公文中的下行文和平行文嚴加區別。常用的有：準予備案、照辦、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、遵照執行等。

　　11、時態詞。茲、現、頃、即將、一向、一直、屆時、屆此、值此、定（按、如、先、限）期、殛待、已、著即、著、方。

　　12、報送詞語。

　　13、結尾詞。即置于正文最后，表示正文結束的詞語。使用結尾詞，有助于使文章表達得簡練、嚴謹并富有節奏感，從而賦予文章莊嚴、嚴肅的色彩。常用的有：此致、此布、特此報告、為要、為盼、為荷、特此函達、敬禮、謹致謝忱等。

　　請示：以上請示，妥否，請即批復為盼。

　　……為要……（用與下行文）。……為盼……（用于平行文、上行文），……為荷（感）……（用于平行文）。

　　四、公文的表達方式

　　敘述：求實、概括、夾敘夾議；議論；說明。

公文寫作基礎3

　　第一章公文的基礎知識

　　一、什么是公文？

　　公文是法人之間為處理各種事務而形成的具有特定格式的書面文字材料。公文就是公務活動中使用和形成的一切文字材料。

　　二、公文的種類？

　　1《國家機關公文處理辦法》中規定的公文種類有十三種，即：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議記要。

　　2《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的公文種類有十四種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議記要。3企業常用應用文

　　通知、通報、規定、請示、報告、批復、函、會議紀要、講話稿、簡報、計劃、總結等

　　三、公文的作用

　　1策令作用2規范作用3計劃作用4組織作用5協調作用6控制作用7協調作用8聯系作用9憑證作用

　　第二章公文撰寫方法

　　一、總結

　　1.怎樣撰寫總結

　　總結――是對已經完成的工作進行全面回顧，它要對整個工作進行分析、評定和綜合，找出經驗、教訓，提煉出規律性的東西，以便指導今后工作。

　　2、總結的分類

　　總結按照其工作范圍的不同，可分為：綜合性工作總結和專題性工作總結。

　　3、總結的文章結構

　　①標題：由單位名稱、時限、內容、文種四部分組成

　　②開頭，即情況概述。

　　③主體，即經驗體會。

　　④結尾，即存在的問題及今后努力的方向。

　　4、撰寫總結要注意以下四點：

　　①收集和占有材料

　　②實事求是，一分為二

　　③圍繞中心，突出重點

　　④敘議結合，語言簡樸

　　二、計劃

　　1、怎樣撰寫計劃

　　計劃――為做好某項工作或完成某項任務，根據上級的要求，結合本單位實際情況，確定具體的目標、要求，提出相應的措施和辦法而預先作出安排時擬定的一種公文。

　　2、計劃分類

　　按時間劃分年度計劃、季度計劃、月份計劃、一周計劃；按范圍劃分單位計劃、部門計劃、車間（處室）計劃、科室計劃.

　　3、計劃的文章結構

　　①標題：一般由單位名稱、計劃時限、計劃內容和文種四部分組成

　　②正文：前言，相當于導語，說明為什么這樣做和主要依據。 ③主體，計劃的主要內容，由目標、措施和步驟組成。

　　④結束語

　　4、撰寫計劃要注意以下三點：

　　①從實際出發，量力而行

　　②計劃中的目標、任務、指標等要寫明確

　　③使用表格式表達計劃內容，表格設計要簡明，不要在一張表格上列過多的項目，必要時，可以把計劃內容分成幾張表格來體現。

　　三、請示

　　1、怎樣撰寫請示

　　請示――下級單位在工作中發生的不能自行決定的重大問題，或不屬于本單位權限審批范圍的事項，需要上級解決、批準或指示時使用的文種。

　　2、請示的分類

　　請示大體上有五種，即審批事項請示、解決問題請示、建議性請示、請求性請示、答復性請示。

　　3、請示的文章結構

　　①標題：要準確點出請示事項。

　　②主送機關：堅持“主送一個機關”的原則。

　　③正文：

　　請示緣由

　　請示事項

　　結束語

　　落款

　　4、撰寫請示要注意以下三點：

　　①不越級請示

　　②不多頭請示

　　③要一文一事

　　四、報告

　　1、怎樣撰寫報告

　　報告――向上級匯報工作、反映情況、提出意見、報送材料、答復上級詢問時使用的文種，可分為綜合報告和專題報告。

　　2、報告的文章結構

　　①標題：要準確點出報告事項。

　　②報告引據：用簡明扼要的語句交待出全文的主要內容。 ③報告事項

　　④結尾

　　五、會議紀要

　　1、怎樣撰寫會議紀要

　　會議紀要――傳達會議議定事項和主要精神，要求個與會單位共同遵守和執行的文種，它是將會議研討情況和成果摘要綜合而成。

　　2、會議紀要的分類

　　會議紀要可以分為辦公會議紀要、專題會會議紀要、座談會議紀要。

　　3、會議紀要的文章結構

　　①標題：單位名稱+會議名稱+文種；會議名稱+文種

　　②正文：

　　③總結部分

　　④分述部分

　　⑤結尾

　　六、述職報告

　　1、怎樣撰寫述職報告

　　述職報告――述職者在被考核過程中，向自己的任命部門和上級領導及職工群眾匯報自己在一個時期內守職、盡責和施政情況的書面報告，是干部考核過程中普遍使用的一種事務文書。

　　2、述職報告的文章架構

　　①標題

　　②稱謂

　　③正文：

　　④開頭部分

　　⑤主體部分

　　⑥結尾

　　⑦落款

　　3、撰寫述職報告要注意以下兩點：

　　①實事求是

　　②語言要恰當、得體

　　第三章公文寫作技巧

　　一、公文寫作的基本套路

　　公文寫作的基本套路三段式：

　　1、是什么

　　2、為什么

　　3、怎么辦

　　即：提出問題――分析問題――解決問題

　　二、要養成打腹稿的習慣

　　打腹稿的過程就是謀篇和立意的過程：

　　1、正確領會領導意圖

　　2、擬定寫作提綱

　　三、公文寫作怎樣收集材料

　　公文材料是公文寫作的物資基礎

　　1、以前的和最近的

　　2、正面的和反面的

　　3、點上的和面上的

　　4、直接的和間接的

　　四、熟記公文的結構

　　從公文結構的整體來分析，一般的結構為：

　　開頭――主體――結尾

　　五、公文開頭的幾種寫法

　　公文開頭要開門見山，起句立意、簡潔精煉、富于概括力。

　　1、根據式

　　2、原因式

　　3、目的式

　　4、引文式

　　5、時間式

　　6、事實式

　　六、公文結尾的幾種寫法

　　結尾是對全文的總結，應簡明概括，意盡言止。

　　1、總結式2、展望式3、號召式4、要求式5、特定式

　　第四章公司行政公文處理常識

　　一、行政公文管理和制發的責任單位

　　公司總經理辦公室是本公司公文處理的管理部門，對各職能管理處室起草的以公司名義制發的上行、下行和平行公文進行審核和管理，從政策、格式、行文規則上把關。未經總經理辦公室審核登記，任何車間和處室均無資格以公司名義制發公文，沒有法定效力。

　　二、公文格式

　　1、公文標題中除法規、規章制度類名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　2、公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。寫在正文之下，成文日期之上。

　　3、公文除“會議紀要”以外，都應加蓋印章。

　　4、成文日期以負責人簽發的日期為準。

　　三、發文辦理

　　發文辦理是指公司名義制度公文的全過程，即：

　　草擬→本處室負責人簽字→會簽→審核→簽發→登記、批發文字號→打字→校對→繕印→用印→登記、分發

　　※必須明確的幾個問題：

　　1.引用公文應先引標題，后引發文字號

　　2.公文結構層次序數

　　3.應當適用國家法定計量單位

　　4、公文中的數字

　　5、擬制公文

　　6、裝訂要求

　　7、公文的版面要求

公文寫作基礎4

　　一、計劃文書的種類與作用

　　計劃一類的文書，有計劃、規劃、方案、綱要、要點、打算、設想、預測和意見等，這些文種的內容都是寫的未來，即還沒有發生或將要發生的東西。但是，它們之間有范圍、時間、粗細、遠近等方面的差別。一般地說，規劃、綱要的時間跨度大、范圍廣，帶有全面性和長期性;方案、預測的時間跨度小，多指專項工作，思考得較細;計劃的時間有長有短，內容可全面可單項，如五年計劃、年度計劃、季度和月度計劃，其內容有國民經濟發展計劃、工業生產計劃、教育工作計劃等;設想、打算屬于初步的或非正式的東西，設想的時間較長，打算的時間較短，思考不很周密，帶有粗線條的想法。因此，作者可以根據內容、時間、重要程度等多種要求，確定選用哪一個文種。例如，考慮未來的十年可用規劃，考慮未來的三、五年可用計劃、考慮近期的要做的某項工作可用方案、意見、打算等。

　　計劃文書在工作中有著很重要的作用：一是可以明確奮斗的目標和方向;二是對人們的行為可以作指導性的規范;三是可以激勵人們的熱情和斗志。

　　二、計劃文書的基本特點

　　寫計劃一類的文書，必須了解其基本特點：

　　1、超前性。做任何工作都要有超前思想，而寫計劃文書這一點尤為突出。因為，規劃、計劃必須事前制定，所以，在制定規劃、計劃前，必須有超前思想，才使規劃、計劃立于不敗之地。

　　2、創新性。不論是中、長期計劃，還是近期計劃，其內容都要有新意。如果每年的計劃都是老套套，那么這個計劃可以不要。對一個地區來說，在發展的規劃、計劃中，要有新項目、新指標、新措施、新的增長點。否則，這個地區的經濟建設望洋興嘆能前進，甚至倒退。對一個企業來說，在發展的規劃、計劃中，要有新產品、新技術、新的經營戰略，否則，這個企業不僅不能發展，而且連生存也難以為繼。所以，寫計劃文書一定要堅持創新精神。

　　3、指導性。規劃、計劃、方案等經過上級機關審批以后，就具有權威性。它既是行動的方向，又是指導工作的根據。所以，寫計劃文書前一定要認真調查研究，落筆慎重，防止失誤。

　　4、客觀性。計劃文書雖然是人們主觀意志對未來的設想，但是，這種思想并不是幻想，或者胡思亂想，而是有依據、有實現可能的設想，符合客觀事物發展的規律。一般地說，在寫規劃、計劃前，先要深入調查，充分占有資料，了解各種因素，在此基礎上，綜合分析研究，提出切實可行的任務、指標和措施。因此，計劃文書是主觀和客觀的統一，不是純主觀的產物。

　　三、計劃文書的一般寫法

　　計劃文書的結構，大體可分為：

　　標題：計劃文書的標題直截了當，是什么規劃、計劃就是什么名稱，不轉彎抹角，不需要文采式的或形象生動的標題;一般也不分正副標題。例如，某某市國民經濟第九個五年計劃，某某縣“九五”農業發展規劃，某某鄉20××年植樹造林計劃。有時在地區或單位下面插入“關于”介詞，如某某局關于20××年工作計劃，有點類似公文標題。總之，計劃文書的標題，應該按照規劃、計劃的時間和內容來確定。

　　正文：計劃文書在通常情況下，分為四個部分：

　　第一部分，導言。它介紹寫此規劃或計劃的背景，交待其依據，說明目的及其重要意義。按照意思分層次寫，不一定用一二三四等序數詞來排列。(這部分的篇幅不要太長，如中長期的計劃可以多說一些，年度工作計劃或忖項工作計劃用幾句話交待一下根據就行)，使人知道這個規劃、計劃是有依據的，不是憑空寫的。

　　第二部分，任務(含指標)。這部分是計劃文書的核心，也是奮斗的目標和方向。計劃文書中如果不提任務、指標，那就沒有制定規劃、計劃的必要。任務包括兩個方面：一是總的任務和指標，說明本地區本單位在計劃期內，經濟增長的總體水平，達到怎樣的規模，經濟總量的發展要求;二是具體任務，比如農業、工業、交通、財政、金融、科技、教育、文化、衛生等行業的任務和指標，以及發展的程度。總的任務要概括寫，具體任務應分項分條寫。這樣使人看了一目了然，知道在規劃或計劃期間，該地區該單位的總任務是什么，各行各業的具體任務是什么，做到心中有數、目標明確。

　　上述任務部分是指大的全面的計劃而言，至于短期計劃和某項工作計劃，不必要這樣分開寫，總的任務和具體任務可合并起來，可分條寫，也可不分條寫。因為這類計劃比較簡單，內容又不太復雜。

　　第三部分，因素分析。這部分是對完成任務的各種有利因素和不利因素的分析，也可以說對完成任務的可能性進行評估，說明完成任務的有利條件有哪些，不利條件或困難有哪些，從而充分利用有利條件，正視不利因素與困難，達到趨利避害，完成與超額完成計劃任務。寫這部分時可梳理成幾條寫寫，即有利條件幾條、不利條件幾條，對于那些不穩定的可變因素還要估計在內。既不要把各種因素寫得過分具體，也不能寫得空洞抽象，點明了，說到為止。因為因素分析，畢竟屬于依據客觀情況推斷出來的認識，難免不含有個人的意志，決不能把話說死了。

　　第四部分，措施和步驟。這部分是計劃文書的重點，也是任務部分的延伸。沒有任務，就談不上措施;沒有措施，任務就是空中樓閣。所以，寫計劃文書兩大部分最重要：一個是任務，一個是措施。這是相互依存、不可缺少的兩部分。寫措施可梳理幾條寫，可用一二三四序數詞，亦可用小標題，使措施之間隔開，重要的放前面，將要的放后面，盡可能寫細寫實，便于執行單位操作。至于不太重要的措施，可概括寫，一筆而過，也可省略不寫。

　　計劃文書的四個部分，在內容上是有機的聯系，是一環套一環的。即使結構有改變，或寫三個部分，或寫五個部分，也是四部分內容的某一部分的展開或濃縮。不管如何調整，這樣三個問題是要回答的，即寫計劃文書的依據是什么，它的任務要求是什么，怎樣來完成這個任務。只要掌握這些原則，就能駕馭自如，寫好計劃文書。

　　四、寫計劃文書應注意三點

　　1、基礎材料要準確。計劃文書中的設想是建筑在各種材料基礎上的，是科學的設想，符合客觀事物發展的規律，并不是毫無根據的天方夜譚。因此，寫計劃文書的各種基礎材料，包括數據、信息、資源情況、歷史資料等凡是需要參考的資料，一定要準確、真實、不能有假。如果以假材料為依據，推測出來的設想，將使規劃、計劃很難實現，還會造成重大失誤。

　　2、任務指標有余地。計劃文書里所提出來的任務、指標和各種措施要求，一定要實事求是，既不能脫離現實、好高騖遠，也不能因循守舊、停滯不前。否則，不是保守，就是冒進。所以，在任務、指標、措施上應留有余地，允許上升的空間。就是說，在充分調動群眾積極性的基礎上，經過努力，可以實現和超額完成計劃。

　　3、使用樸實的語言。計劃文書與總結、調查報告不同，不需要生動、形象的語言，也不要更多的修辭方法，一般使用相實、莊重的語言。因為計劃文書的內容，都是要求人們未來做的，只有理解明白，才能做，才能執行。所以，語言要樸實無華，不能似是而非、模棱兩可，特別是任務指標決不能含糊，一定要清清楚楚，表達準確，這是計劃文書對語言的要求。

公文寫作基礎5

　　1、下列符合批復寫作要領的有（）

　　A、針對性要強

　　B、嚴格掌握行文對象

　　C、靈活運用結構形式

　　D、堅持一文一事

　　E、有申請就有批復

　　2、下列事項適用通報的有（）

　　A、表彰先進B、批評錯誤

　　C、任免干部D、傳達重要精神或情況

　　3、表彰性通報的正文由下列哪幾個部分組成（）

　　A、表彰緣由B、表彰決定C、希望號召D、知曉范圍

　　4、通報寫作要領主要有（）

　　A、以具體事實為基礎B、以典型事例為題材

　　C、以教育指導為目的D、以及時有效為要求

　　5、下列符合答復函寫法內容的有（）

　　A、告知情況B、答復意見C、爭議結果D、結尾

　　6、請示的結構由以下選項的哪幾部分組成（）。

　　A、標題，寫明制發機關名稱、事由與文種

　　B、主送機關

　　C、正文，包括請示理由、請示事項及請示的具體要求

　　D、制發機關名稱與成文日期

　　7、關于請示的特點，說法正確的是（）。

　　A、請示的內容必須是屬于本機關職權范圍內無權或確實難以處理的問題與事項

　　B、使用范圍廣泛

　　C、具有執行性

　　D、有較強的時效性，強調及時快捷

　　8、下列陳述呈請性公文不得夾帶請示事項的有（）

　　A、工作報告B、請示C、答復詢問的報告D、批復

　　9、下列說法符合工作報告寫作要求的是（）。

　　A、適宜采用概括敘述的表達方式，避免描述事情的細枝末節或羅列數字

　　B、中心明確，重點突出

　　C、報告內容應有新意

　　D、點面結合，實事求是

　　10、在撰寫總結報告正文的開頭部分時通常采用何種方法（）

　　A、介紹工作的成績及工作進程

　　B、敘述占有的材料

　　C、概述基本情況

　　D、簡要揭示總結的主題，為進一步展開敘述奠定基礎參考答案

　　1、ABCD 2、ABD 3、ABC 4、ABCD 5、ABD

　　6、ACD 7、AB 8、AC 9、ABCD 10、CD

公文寫作基礎6

　　1.概述

　　命令是一種非常莊嚴的.指揮性下行公文，要求所屬機關堅決執行，是強制性的領導與指揮文件。

　　命令常用于國家最高權力機關或政府元首根據國家最高權力機關的決定，頒布憲法、法律、法令等法規性文件，宣布為執行法規文件而采取的強制性措施，部署重大任務和下達重要指示。也可用于其他行政機關宣布下屬的任免、獎懲。

　　黨的領導機關一般不單獨使用命令，如須使用常與國家或政府領導機關聯名。命令有時簡略為令。公文命令范文節選!

　　2.寫作要求

　　命令通常由三部分構成：

　　(1)標題

　　直接標明什么命令(令);也可在命令(令)的前面標明發布命令(令)的機關名稱或領導人的職務。

　　(2)正文

　　命令的正文多由“原因”和“使命指揮”構成。前者說明為什么要發布該項命令，后者要說明命令所屬機關必須遵照執行的事項，生效與執行的時限。

　　(3)簽署

　　標示簽發此項命令的機關或法定作者，簽發的日期，并蓋上印章。

　　命令的撰寫，要求文字非常簡明扼要，篇幅簡短，主要傳達領導機關的決定，不必作具體意義的闡發。行文結構要嚴謹，文句要精煉準確，語氣要堅決肯定，不能使用商量或模棱兩可的口吻。

　　3.例文

　　中華人民共和國國務院令(第351號)

　　《醫療事故處理條例》已經xx年2月20日國務院第55次常務會議通過，現予公布，自xx年9月1日起施行。公文命令范文節選!

總理朱榕基

　　xx年4月4日

公文寫作基礎7

　　一,公文寫作基本要求

　　公文是一種特殊的文章,寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外,還需要遵循一些特殊的規律,公文寫作基本要求就是對這些規律的反映.其內容是:合"法",求實,合體,簡明,嚴謹,準確,規范,完整,清晰,耐久 .

　　二,行文規則

　　行文規則是關于正確有效傳遞文件的規定,也是撰擬公文的指導依據.遵守行文規則具有重要意義.

　　行文規則的主要內容包括:根據機關間的工作關系準確行文;選擇適宜的行文方式,一般不越級行文;正確選擇主送,抄送機關;明確發文權限,不越權行文;堅持"黨政文件分開";聯合行文時,作者應為"同級";行文前需就有關問題協商一致;嚴格控制文件數量,簡化行文手續.

　　三,文稿書寫規范

　　文稿書寫規范主要涉及:文稿用紙要求;圖文區的規定;稿紙的使用;書寫格式要求;字體與各種計量單位的使用;標點符號使用;外文字母書寫;公文中的數字表示;序號表示;標注格式設計,排版,印刷注意事項的要求;文稿的修改;頁碼的標注;注釋的處理;公式的處理;文中的表格的編排.

　　四,公文寫作的一般步驟

　　(一)公文寫作前的準備

　　1.明確行文目的和要求.

　　2.確立公文主題.

　　3.選定公文文種.

　　4.占有材料.

　　5.確定具體表達方式.

　　(二)撰擬文稿

　　1.安排好結構,一是確定總體的構成;二是確定正文的具體構成,解決好各組成部分的編排次序,安排各層次,段落間的銜接與轉換,處理好開頭和結尾.

　　2.擬出寫作提綱.

　　3.正式撰擬文稿.

　　(三)審核修改

　　文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行,要按規定的程序進行.

　　五,公文的語言特點

　　公文語言的主要特點是:莊重,準確,樸實,精煉,嚴謹,規范.這些特點具體體現在公文詞語,公文語句,公文表達,公文修辭中.

　　六,公文詞語的選擇

　　在選擇詞語的過程中應注意: 認真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實際;注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達作者的立場觀點;注意詞語聲音和語調對語義的影響,以提高表達效果;注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則;注意公文具體使用場合對詞語風格的要求,維護公文的嚴肅性及強制執行性;注意針對公文具體收受對象的特點選詞, 以"有的放矢"便于理解和執行;注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞,以獲得更加鮮明直接的表達效果;注意根據上下文的需要選詞,以維護公文的完整有效性;注意根據文種的不同特點選詞,以保證語言得體而有力;注意詞語的規范性,以提高公文溝通的效果,擴展溝通的范圍.

　　七,公文中特殊事物和概念的表達要求

　　在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中,除了必須遵循一般的語法規則,邏輯規則之外,還必須遵循一些特殊要求.其中特別需要注意:時間的表達;空間的表達;職務,姓名的表達;數量的表達;范圍的表達;程度的表達;語氣,神態的表達.

　　八,公文修辭

　　公文修辭在其所追求的效果方面,重準確鮮明,質樸平勻,精練順達,反對含糊暖昧,繁冗堆砌,輕浮造作,重內在美而不只求形式美;在修辭手法方面,以消極修辭手法為主,以積極修辭手法為輔,重在選詞煉句及章法方面下功夫,審慎使用修辭格.

　　九,公文專用詞語

　　由于表意和表現特殊色彩的需要,公文中有一些出現頻率較高的詞語.這些詞語詞形確定,詞義精確特定,用途穩定專門,并為從事公文工作的人們所熟悉,它們就是公文專用詞語.正確地使用公文專用詞語可使寫者順手,讀者便當,保證表意精當得體,理解精確周嚴,可提高制發和處理公文的質量與效率.

公文寫作基礎8

　　公文的概念和特點

　　公文即公務文件，是國家機關級其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成有具有法定效用和規范格式的文件。特點有：

　　1. 作者的法定性；所謂的作者法定，就是指依據憲法和其他有關法律、章程成立的，并能以自己的名義行使職能權利和擔負一定的義務、任務的機關、組織或代表機關組織的領導人。也就是說，黨的機關、人大機關、行政機關、人民團體、企事業單位及其他法定的社會組織才有權制發公文。以領導人的名義發文，在個人名字前面都應冠以機關的名稱與職務，代表他所在的機關來發文的。

　　2.效力的權威性；

　　3.內容的公務性；公文不管是別人代擬的還是領導者自擬都只能是為了“公務活動”而創制。

　　4.體式的規范性；

　　5.制發的程序性；公文制發程序一般包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等步驟。

　　6.創制的時效性。

　　公文的分類

　　根據公文形成和作用的活動領域，分為通用公文和專用公文兩類

　　根據公文機密程度，分為對外公開文件、限國內公開文件、內部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件六類。

　　根據公文行文方向，可分為上行文、平行文、下行文三類。函是最重要的平行文。凡是沒有隸屬關系的，機關不分大小，級別不論上下，一律視為平行關系。

　　根據處理時限的要求，可分為平件、急件、特急件三類。

　　根據公文制發機關的性質，分為法規文件、行政文件、黨的文件三類。

　　根據公文內容的性質和作用，分為規范性文件、領導指導性文件、陳述呈請性文件、知照性文件、記錄性文件。知照性文件是指機關單位發布的需要周知或遵守，以及各相關單位之間聯系工作，通報情況所使用的公文。

　　根據文件的發送目的，分為主送件、抄送件、批轉件、轉發件等。

　　根據公文來源分為兩類：收文、發文。

　　公文的文種

　　據《辦法》的規定，國家行政公文有13種，據《條例》規定學黨的機關公文有14者，各分別是：

　　決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、命令、公告、通告、議案；

　　決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、決議、公報、指示、條例、規定。

　　公文的文體

　　是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。應用文體的一般特點：實用性、嚴肅性、程式性。

　　在公文的寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達方式，并以說明為主。

　　公文的行文規則

　　公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文來往關系。我國社會組織的管理機關可以分為三大類：

　　1.政權機關：立法機關體系（自全國人大及常委會、省人大及常委會到鄉鎮人民代表大會）；行政機關體系（依次是中央人民政府即國務院，省、四大直轄市、各自治區和港澳特別行政區政府，市、地區、自治州政府，縣級市、市轄區、縣政府，鄉鎮政府）；司法機關本系（自最高人民法院到鄉鎮司法機關）；其他行政機關（軍事機關體系、政協機關本系等）。

　　2.團體機關中國共產黨機關體系，這一機關體系實質上是我國社會的領導權力核心；中國共產主義青年團機關體系；全國工會機關體系；全國婦女聯合機關體系；其他群眾性團體。

　　3.實體機關事業單位機關，均由國家提供一定的經費，如學校和研究機構等機關；企業單位機關。一般實體機關縱向級別較少。

　　我國社會組織機關及其部門、單體之間的組織關系和行文關系有以下四種：

　　1.隸屬關系，如國家教育部與各省、自治區、直轄市教育廳（局）；

　　2.上級業務主管部門和下級業務部門之間具有業務上的指導關系。如國務院所屬各部、委、辦之間、省人民政府各廳（局）之間；

　　3.平行關系，同一系統的同級機關之間的關系，屬于平行關系；

　　4.非隸屬關系，非同一系統的機關之間，無論級別高低，既無領導與被領導關系，又無上下級業務部門的指導關系，它們僅僅是一般性關系。或稱為不相隸屬關系，如省軍區與縣人民政府，省教育廳與縣民政局。

公文寫作基礎9

　　（1）發文處理程序與方法

　　發文處理的一般過程

　　1、復核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

　　2、登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

　　3、印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

　　4、核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。

　　（2）收文處理程序與方法

　　收文處理的一般過程

　　1、簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

　　2、登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

　　3、初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

　　4、承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

　　5、傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　　6、催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

　　7、答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

　　（3）公文的整理和歸檔

　　1、涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

　　2、需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

公文寫作基礎10

　　一、公文概述

　　什么是公文?公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。

　　公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經濟活動等公務活動中的產物;公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。

　　公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。

　　寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發揮它的特殊的功用。

　　根據國務院辦公廳1993年11月發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國現行的國家行政機關公文分12類13種：①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 函; 12 會議紀要。根據中央中央辦公廳1996年5月印發的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，我國現行的各級黨的機關公文有14種：①決議;②決定;③指示;④意見;⑤通知;⑥通報;⑦公報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 條例; 12 規定; 13 函; 14 會議紀要。

　　以上兩個文件是黨政機關公文制發的依據，同時也成為企事業單位、社會團體、行業等選擇通用公文文種的依據。當然一些專職機關，如軍事、外交、經濟、法律等的機構另有一些專用公文。

　　公文的處理程序一般包括：①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發;⑥編號、印發;⑦立卷(歸檔);⑧銷毀。與寫作有直接關系的是擬稿。

　　二、公文的格式與要素〖ht〖kh*3/4公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。

　　公文的格式要素一般包括：

　　(一)發文機關(版頭)

　　發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。

　　版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

　　1、由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

　　2、由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(函)”。

　　3、印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。

　　至于幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。

　　(二)公文份號〖ht公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

　　(三)秘密等級〖ht公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發文機關依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“”，“”前標密級，后標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、xx年認定。

　　(四)緊急程度

　　緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。

　　(五)發文字號〖ht發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第12號文件，發文字號為“國發〔1998〕12號”。發文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發的，位于標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。

　　(六)簽發人簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發;二是報送上級機關的請示、報告，必須注明簽發人。這里指的是后一種情況，簽發人的姓名署于版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。為使公文顯得對稱，發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。

　　(七)標題

　　公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標志。如一份公文沒有版頭，標題置于公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

　　公文標題由發文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務院”是發文機關;“關于加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關于”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。

　　擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

　　1、批轉或轉發公文的標題，一般由批轉或轉發機關名稱、被批轉或轉發的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關于”的“關于”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉法規性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。

　　2、事由應簡明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規范性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發文時如將這些廢止的規范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規范性文件”，就顯得既明確又簡潔。

　　3、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。

　　4、標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

　　5、公文標題中除書名號的使用有明確規定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：

　　國務院關于依靠科技振興農業

　　(八)主送機關

　　加強農業科技成果推廣工作的決定

　　主送機關是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。除了直接面向社會發布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。

　　確定主送機關應注意：

　　1、政府各部門應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。

　　2、請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送;除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。

　　3、批復下級請示，只能主送原請示機關(單位)，對相關機關(單位)，用抄送。

　　4、普發公文，主送機關應寫規范化統稱，如××省人民政府普發文件，主送機關寫為“各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位”。

　　(九)正文

　　正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關之后，提行空兩格書寫。(寫法見后)

　　(十)附件

　　附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

　　(十一)印章

　　印章是機關權力的象征。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯合上報的非法規類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關的簽發人姓名。聯合下發的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發性文件不加蓋發文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。

　　(十二)成文時間

　　一般就是公文的簽發日期，標注于正文右下方。聯合行文的成文時間，以最后簽發機關領導人的簽發時間為準。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。

　　(十三)附注〖ht附注用以說明在公文其它區域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發至省軍級〕、〔發至縣團級〕等。

　　(十四)主題詞〖ht主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關于深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。

　　(十五)抄送機關

　　民工抄送機關是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內。

　　(十六)印發機關和時間

　　印發機關，為發文機關的辦公部門;印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。

　　以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規范，同時還將新增一些格式構成要素。

　　三、公文正文的寫作方法

　　草擬公文正文必須符合以下要求：

　　(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，并需另紙加以說明。

　　(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

　　(三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“1994年”不能寫成“94年”。

　　(四)公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前后一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。

　　(五)結構層次序數，依次為“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。

　　(六)公文中應使用國家法定計量單位。

　　(七)引用公文，應先引標題，后引發文字號，并加圓括號。

　　(八)用詞準確、規范。使用簡稱時，一般應先用全稱，并注明簡稱。

　　(九)請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。

　　公文正文的寫法主要有兩條：第一、通過敘述、說理表明目的。

　　公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說理、目的(或結論)三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的(或結論)是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述，說理表明目的。具體來說：

　　(一)向上級機關寫請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請上級機關審批。

　　(二)寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最后請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。

　　(三)向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據什么規定，最后請示協助解決所要解決的問題。

　　(四)向下級機關發布指示性的公文，通常是先寫根據什么情況，再提應該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級貫徹執行。

　　(五)寫復文(對下級請示的公文的批復)，一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明審核的意見，最后要求下級按批復執行。

　　通過敘事、說理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。

　　第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。

　　簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。寫作時，應反復地、認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。

　　條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論(新聞學上稱為“導語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”)，喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個總概念，不得不繼續看下去。然后，再作必要的解釋。長的公文分為幾段時，每段亦應采取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。