書信的正確格式及注意事項
書信，是我們?nèi)粘Ｉ钪薪?jīng)常使用的一種應(yīng)用文。下面，小編為大家分享書信的正確格式及注意事項，希望對大家有所幫助！
書寫格式
①稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。
②問候語：如寫“你好”、“近來身體是否安康”等,可以接正文。（不過很少。）
③正文。這是信的主體，可以分為若干段來書寫。
④祝頌語。以最一般的“此致”、“敬禮”為例。“此致”可以有兩種正確的位置來進(jìn)行書寫，一是緊接著主體正文之后，不另起段，不加標(biāo)點；二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。后應(yīng)該加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。
稱呼和祝頌語后半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信“抬頭”傳統(tǒng)的延續(xù)。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現(xiàn)代書信所吸收。
⑤署名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側(cè)。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關(guān)系，如兒×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行寫日期。
如果忘了寫某事，則可以在日期下空一行、再空兩格寫上“又附”，再另起一行書寫未盡事情。
書信歷史悠久，其格式也幾經(jīng)變化。今天，按通行的習(xí)慣，書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結(jié)尾、署名和日期。
稱呼
也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。
稱呼要在信紙第一行頂格寫起，后加“：”，冒號后不再寫字。稱呼和署名要對應(yīng)，明確自己和收信人的關(guān)系。（具體可參見第四編《應(yīng)酬稱謂》）稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這里簡要說明幾條細(xì)則：
（1）給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關(guān)系的，就寫關(guān)系的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
（2）給平輩的信。夫妻或戀愛關(guān)系，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如“麗”、“敏華”、“親愛的”等；同學(xué)、同鄉(xiāng)、同事、朋友的信，可直接用名字、昵稱或加上“同學(xué)”、“同志”，如“瑞生”、“老紀(jì)”、“小鄒”、“三毛”等。
（3）給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上輩分稱謂，如“李花侄女”等；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。
（4）給師長的信，通常只寫其姓或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對于十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、 “師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫松平老師”、“王達(dá)夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對于學(xué)有專長、德高望重的師長，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。為鄭重起見，也有以職務(wù)相稱的`，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
（5）給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等。給機關(guān)團(tuán)體的信，可直接寫機關(guān)團(tuán)體名稱。如 “XX委員會”、“XX公司”。致機關(guān)團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務(wù)作稱呼，亦可直接在機關(guān)團(tuán)體稱呼之后加上“領(lǐng)導(dǎo)同志”、“負(fù)責(zé)同志”、“總經(jīng)理”、“廠長”等。
如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應(yīng)上下并排在一起，也可一前一后，尊長者在前。
上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當(dāng)然，這要用得適宜，如對好友稱“尊敬的”，反而顯得見外，對無特殊關(guān)系的年輕女性貿(mào)然稱呼“親愛的”，那就有失檢點了。
正文
正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節(jié)，體現(xiàn)寫信人對收信人的關(guān)心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節(jié)氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節(jié)愉快！”問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問候語之后，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來一切可好？”“久未通信，甚念！”之類。問候語要注意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復(fù)答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請托、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應(yīng)該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當(dāng)，最好是一件事一段落，不要混為一談。
結(jié)尾
正文寫完后，都要寫上表示敬意、祝愿或勉勵的話，作為書信的結(jié)尾。習(xí)慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝愿的話可因人、因具體情況選用適當(dāng)?shù)脑~，不要亂用。（可參見下節(jié)《常用書信用語》的“祝頌語”。）
結(jié)尾的習(xí)慣寫法有兩種：
（1）在正文寫完之后，轉(zhuǎn)一行空兩格寫“此致”，再換一行寫“敬禮”。
（2）不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞。
（3）也可以寫“平平安安”“天天開心”等詞語。
署名
在書信最后一行，署上寫信人的姓名。署名應(yīng)寫在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方。
如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，后邊寫名字，不必寫姓。
如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。
而在署名之后，有時還視情加上“恭呈”、“謹(jǐn)上”、“敬上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期
用以注明寫完信的時間，寫在署名之后或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應(yīng)如此。
注意事項
書信要用黑毛筆、或藍(lán)色水筆、圓珠筆、鋼筆寫。不能用鉛筆，以防模糊不清。也不能用紅筆寫，這會讓對方以為是絕交信。信紙要用專門信紙或稿紙。
（1）稱呼、問候用語及信中語氣、措詞要符合寫信人的身份。
（2）要考慮收信人的文化水平及經(jīng)歷，使收信人看得懂信。
（3）要抓住重點，力求寫得充實、圓滿、簡短。
首先，要寫得清楚明白，使對方一看就懂。寫信是單方面談話，不像當(dāng)面拉家常那樣，對方聽不懂時，還可以解釋說明，直至弄懂為止。因此，寫信時，要告訴對方什么事情，要求對方辦什么事情，或者回答對方什么問題，都要寫得清楚明白，一目了然。要做到這一點，其實并不難。這就是：仍照日常說話一樣，話怎么說，信就怎么寫，樸實無華，本色本香。如果裝模作樣，堆炮辭藻，反而會顯得不親切，不誠懇，影響雙方感情的交流；甚或因咬文嚼字，弄巧成拙，鬧出笑話。
其次，要寫得簡潔利索，使對方一看就能抓住要領(lǐng)。本來么，書信的目的是最為明確的，或是相互問好，或是交流思想，或是傳遞信息，或是研討問題，或是有事相托，等等。寫信時，若不兜圈子，不說車轱轆話，而是開門見山，直抒胸臆，自然就會收到句無虛發(fā)，經(jīng)濟明快的效果。而且這種書信，自己寫起來，一定是得心應(yīng)手；對方一看也準(zhǔn)能心領(lǐng)神會。如果信的內(nèi)容，涉及面廣，談的問題也較多，像交流思想、研討問題等，那么就要和寫文章一樣，動筆之前，要想好先寫什么，后寫什么，并做出通篇的安排與布局，切不可語無倫次，信筆寫來。
再次，要寫得優(yōu)美得體，使對方一看就深感真摯可親。書信多是親朋或同志之間的談話。因此，書信的語言除簡潔利索之外，還要注意道德風(fēng)尚，講究文明禮貌，能夠通過書信的往來，反映出我國人民的精神面貌和整個社會風(fēng)貌來。這就要求我們在寫信時所用的語言、語氣要視不同對象、用途和內(nèi)容而異。就對象而言，對長輩要謙恭，對平輩要尊重，對晚輩也要避免用教訓(xùn)的口吻，即使對犯有錯誤的人，也只能以理服人，而不能盛氣凌人，更不能出口傷人。就內(nèi)容而言，表示問候，要親切熱情；報喜祝賀，要熱烈歡快；研討問題，要心平氣和；請教求助，要謙虛誠懇；規(guī)勸教育，要以心換心，喻之以理，等等。同時，還要注意稱呼、問候和致敬語的選用。
最后，還想談?wù)剬懽值膯栴}。字是書信這一特殊交際工具的輔助性的工具。字寫得正確工整與否，必直接關(guān)系到這封信能否發(fā)揮其交際效能。寫信應(yīng)該用行書，也可以用楷書，一般情況下不提倡用草書，更不應(yīng)該龍飛鳳舞，筆走龍蛇，潦草得叫人辨認(rèn)不出是什么字來，以致耽誤了事情。我國有個優(yōu)良傳統(tǒng)，給別人寫信，特別是給長輩寫信，必須每個字都寫得端端正正，工工整整，否則不夠禮貌。有時寫得匆忙，字寫得不夠規(guī)矩，還要在最后寫上一句：“草草不恭。敬希原宥！”我們應(yīng)該繼承并發(fā)揚這一優(yōu)良傳統(tǒng)。
另外，不少的書信，往往是一氣呵成。這就很有必要在寫完之后，逐字逐句地再檢查一遍，看是否由于遺字掉句，或由于寫了錯別字，而使語意有不夠清楚的地方。
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