一、項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)的不同將決定項(xiàng)目驗(yàn)收的進(jìn)度和難度，盡快地讓項(xiàng)目驗(yàn)收是項(xiàng)目經(jīng)理首要的職責(zé)
越是大項(xiàng)目，驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)節(jié)就越多，同樣也因?yàn)榻痤~大，所以涉及驗(yàn)收的人員也多，在誰簽字誰負(fù)責(zé)的壓力下，大家都不愿意先簽字，就使得項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)變得比較不可捉摸。
在大項(xiàng)目中查找不適合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的問題，就相當(dāng)于打靶的目標(biāo)是我們所站的地球，隨便怎么打，都能中。因?yàn)榭蛻魞?nèi)部都會有一套連賣硬件都難過關(guān)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文檔和流程，更何況是軟件驗(yàn)收。如果真的按客戶的要求和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，團(tuán)隊(duì)再進(jìn)行兩年的開發(fā)，還不能保證能通過驗(yàn)收。
所以，大項(xiàng)目的驗(yàn)收，往往都包含著三分人情。項(xiàng)目經(jīng)理平時(shí)就要搞好和客戶的關(guān)系，雙方在驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)上能有個(gè)雙方都可以接受的方案，共同把事情做好，如果做不好，雖然客戶他也有責(zé)任，但你的公司卻要為此多付出很多的人力物力時(shí)間和資源。
二、項(xiàng)目總結(jié)會議是決定項(xiàng)目能否順利通過驗(yàn)收關(guān)鍵與跳板，要把握好這機(jī)會，不要打無準(zhǔn)備之仗
項(xiàng)目總結(jié)會議，顧名思義，就是對項(xiàng)目的工作進(jìn)行總結(jié)，哪些做到了，哪些還沒有完全滿足客戶的需求，哪些是還沒有完成的工作。因?yàn)檐浖倪\(yùn)行有個(gè)周期，其需求會隨著用戶使用的程度，而提出更多更完善的需求，同樣，也會使得項(xiàng)目的周期會比商務(wù)談判時(shí)所想像的要更長一些。
因?yàn)橛猩虅?wù)合同和項(xiàng)目組工作的匯報(bào)，如果能獲得客戶的認(rèn)可，同時(shí)，軟件功能，在客戶目前所提的范圍內(nèi)，有了一定的實(shí)現(xiàn)，則項(xiàng)目總結(jié)會議很有可能會變成項(xiàng)目驗(yàn)收的跳板，至少對項(xiàng)目驗(yàn)收會有非常好的心理預(yù)期，讓雙方的中下層人員在接下來的工作中，都以項(xiàng)目驗(yàn)收為中心的工作，會讓項(xiàng)目工作順利地轉(zhuǎn)入驗(yàn)收期做最好的鋪墊。
三個(gè)準(zhǔn)備
一、全面了解項(xiàng)目情況
很難想像一個(gè)對項(xiàng)目進(jìn)程和工作不了解的項(xiàng)目經(jīng)理，能主持好一個(gè)項(xiàng)目工作總結(jié)會議。項(xiàng)目驗(yàn)收的流程就象是鏈環(huán)，一個(gè)套一個(gè)，其中的任何一個(gè)環(huán)出了問題，整個(gè)鏈就斷掉了。因?yàn)槠渲猩婕暗募?xì)節(jié)太多，客戶所問的任何一個(gè)問題，你沒有做出讓客戶滿意的回答，就很難保證客戶會讓會議結(jié)果朝著你所想像的目標(biāo)進(jìn)行。
所以，項(xiàng)目經(jīng)理在會議開始之前，心里就應(yīng)當(dāng)要非常清楚，這個(gè)項(xiàng)目中哪些是客戶關(guān)注的，項(xiàng)目組完成的情況，以及客戶的滿意度，特別是客戶領(lǐng)導(dǎo)所提的需求的滿足度。以及項(xiàng)目進(jìn)行到什么程度，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，客戶的想法和態(tài)度等等。
在此基礎(chǔ)上設(shè)想，客戶對我們的滿意度，如果滿意度達(dá)到一定的程度，就要明白在正式會議開始的時(shí)候，哪些會是客戶重點(diǎn)關(guān)注的業(yè)務(wù)，客戶在這些關(guān)注點(diǎn)上的態(tài)度和底限，預(yù)先知道客戶會出什么的牌，會讓你在會議上有著出人意表的收獲。
二、知曉參會人員特點(diǎn)
在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要注意收集客戶基本的為人處世的信息，比如某人對要他簽字非常感冒，非常怕?lián)?zé)任，某人比較好說話，某人實(shí)事求是，某人對細(xì)節(jié)問題非常關(guān)注，某人有整體的項(xiàng)目觀念，等等，平常注意這些信息的收集，總會在某些特定的場合讓你的項(xiàng)目更加順利地進(jìn)行。
在知曉客戶的這些信息后，要盡可能地了解客戶在參加會議那幾天的工作安排，盡可能地讓對項(xiàng)目有利的人員參加你的項(xiàng)目總結(jié)會議。千萬不要碰到能幫你說話而且權(quán)重比較大的人物，在你預(yù)約的時(shí)間出差，把你的計(jì)劃全部打亂。
同時(shí)，更要多考慮對項(xiàng)目滿意度不高的人，特別是對項(xiàng)目抱有敵意的關(guān)鍵人物，越早了解這樣的人可能出的牌，對你的項(xiàng)目就會越有利。因?yàn)榧词箍蛻糁杏腥藥湍阏f話，但只要有人執(zhí)反對的聲音，作為同公司的同事，客戶還是幫他的同事，而不是你。
三、確定切實(shí)可行的目標(biāo)
不參加沒有議題的項(xiàng)目會議，每次項(xiàng)目會議都一定要有一個(gè)明確的會議主題，即使是項(xiàng)目例會。沒有目標(biāo)的會議大家過過場，其實(shí)那是浪費(fèi)雙方的時(shí)間，也是項(xiàng)目經(jīng)理的失責(zé)。
同時(shí)在了解項(xiàng)目過程與現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對參會人員的特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的目標(biāo)與你所要實(shí)現(xiàn)的最低目標(biāo)，并抱著最低目標(biāo)進(jìn)會議室，在此基礎(chǔ)上和客戶商談。過高的目標(biāo)與期望只能在客戶都非常認(rèn)可你們的工作，對你們所在的公司也非常認(rèn)可的情況才會實(shí)現(xiàn)。
同樣，以較低的可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)向你的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)，在實(shí)際會議結(jié)束后，如果爭取到了好的成績，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然更高興了。相反，如果預(yù)期目標(biāo)過高，而實(shí)際卻沒有實(shí)現(xiàn)，很難想像你要如何向領(lǐng)導(dǎo)交差。
四個(gè)步驟
項(xiàng)目總結(jié)正式會議
一、實(shí)事求是地對項(xiàng)目過程進(jìn)行總結(jié)
這是一個(gè)開場白，根據(jù)習(xí)慣和現(xiàn)場情況，也可以將第二點(diǎn)放在首先開始的位置。
在對項(xiàng)目過程總結(jié)的時(shí)候，還是要注意盡可能談大的方面，對項(xiàng)目有利的要多談一些，項(xiàng)目過程中發(fā)生的不愉快則不要談及，同時(shí)避免將會議的主題往細(xì)節(jié)方面偏。對客戶在項(xiàng)目過程中的幫助不要忘記提一提，特別是他們領(lǐng)導(dǎo)在場時(shí)。實(shí)事求是但不忘方法。
在項(xiàng)目總結(jié)過程，要強(qiáng)調(diào)的是關(guān)鍵的里程碑，雙方的付出，客戶方人員的變更，過程的辛苦，這是感情牌，有可能對會議過程會有不小的收益。軟件的運(yùn)行狀況一定要報(bào)告的，談的要是總體的情況，因?yàn)榧?xì)節(jié)問題和讓他們不滿意的可以談三天的。
二、明確項(xiàng)目已完成和未完成的工作
任何一個(gè)項(xiàng)目，總是做不完，就算全部做完了，也不可能做到盡善盡美，而且更不可能做到客戶的百分百認(rèn)可。所以，已完成的工作一定要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，未完成的工作還是要提，因?yàn)榭偨Y(jié)會議上提到了未完成的工作，大家的心里也會開始逐漸不設(shè)防，容易流露出他們真實(shí)的想法，同樣，也不會讓他們有著驗(yàn)收的壓力，雖然我們的目的是為了驗(yàn)收。
同樣，已完成的工作中獲得哪些客戶的認(rèn)可，最好能表示一下，避免大家為了擔(dān)責(zé)任又相互踢足球，同樣，其他人都認(rèn)可了，會讓會議更順利一點(diǎn)，為我們的預(yù)期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)鋪好路。
三、探聽對方的虛實(shí)和態(tài)度
項(xiàng)目總結(jié)會議的最高目標(biāo)就是為項(xiàng)目驗(yàn)收做鋪墊和引信，所以在項(xiàng)目總結(jié)會議上看客戶對項(xiàng)目過程的總結(jié)和未完成工作的報(bào)告時(shí)，就能明白客戶的態(tài)度了。
此時(shí)客戶不可避免會根據(jù)項(xiàng)目過程中的某些問題談自己的看法，此時(shí)，要避免和客戶發(fā)生爭執(zhí)，要用較委婉的方式提出讓客戶覺得我們努力了，而且結(jié)果總體上也還是不錯(cuò)的，能說得過去的，記住在客戶的同事們面前要保留住客戶的面子。
如果客戶此時(shí)沒有異議，表示可以接受，就說明客戶對項(xiàng)目整體上還是可以接受的。如果客戶對此還是有一定的不能接受，這時(shí)一定要再對客戶的此問題進(jìn)行解釋，以達(dá)到他所提的是有道理但卻超出項(xiàng)目的范圍。如果客戶對此異議較大，則需在不傷客戶面子的基礎(chǔ)上，據(jù)理力爭，最好是由下層人員發(fā)表意見，以便為項(xiàng)目經(jīng)理或更高層的副總和總經(jīng)理留有更廣的回旋空間。
如果某些客戶提出近乎耍無賴或苛刻的要求，此時(shí)，現(xiàn)場最高職位的人一定要站出來，發(fā)表對其的批評和意見，因?yàn)榇藭r(shí)不制止，就算客戶的同事明白這情況，但也不會發(fā)表相左的聲音幫你說話的，相反，要是高職位的人員出面說話，客戶的同事特別是職位比他高的人反而會幫忙制止他的要求，如果提這樣無理要求的客戶是項(xiàng)目經(jīng)理或更高職位，那現(xiàn)場上，中下層人員包括項(xiàng)目經(jīng)理都要做好和客戶吵翻天的準(zhǔn)備了，此時(shí)，鬧得越大，只要有理，雖然人員會更換，但項(xiàng)目的驗(yàn)收一定會比所有的預(yù)期中更快的時(shí)間完成，甚至本周就會完成。
四、結(jié)合現(xiàn)有情況逐步實(shí)現(xiàn)目標(biāo)
項(xiàng)目總結(jié)會議并不是項(xiàng)目驗(yàn)收會議，所以特別忌諱項(xiàng)目驗(yàn)收簽字付款這類的詞匯，更不能在會議剛開始時(shí)，就表露出這樣的心態(tài)，除非雙方公司有非常鐵的關(guān)系，對方也非常愿意近期將這項(xiàng)目驗(yàn)收才成，不然項(xiàng)目總結(jié)會議會使得雙方變得有敵意，而且客戶會因?yàn)槟闼f的這些話開始對你設(shè)防，處處抵制你所說的項(xiàng)目情況，會議就會陷入細(xì)節(jié)辯論，使得會議勞而無功，所有的預(yù)期目標(biāo)都難實(shí)現(xiàn)了。
所以，一開始你要隱藏目標(biāo)，在了解了客戶對項(xiàng)目的態(tài)度和底線后，再根據(jù)現(xiàn)場你所主導(dǎo)的氣氛和客戶對項(xiàng)目的認(rèn)可度，再?zèng)Q定你所能達(dá)到的目標(biāo)，如果覺得目標(biāo)客戶不可能答應(yīng)，就不要提。所以在現(xiàn)場，只能根據(jù)實(shí)際情況順勢利導(dǎo)，提出對方可以接受的要求，以保證會議會有收獲。
結(jié)合現(xiàn)場情況，在實(shí)現(xiàn)初步目標(biāo)的基礎(chǔ)上，逐步提出更高的目標(biāo)，會讓客戶在不知不覺中逐漸認(rèn)同你的觀點(diǎn)，項(xiàng)目過程中的某些不足客戶也會覺得情有可原，大家心里都了解都明白，只要不陷入細(xì)節(jié)的商談，會議的預(yù)期目標(biāo)會在非常自然的情況下被客戶認(rèn)同的，因?yàn)橹灰覀冺?xiàng)目做到位，客戶是不會去非常刻意地為難我們的，他們也希望項(xiàng)目能驗(yàn)收，特別是元旦和春節(jié)之前。