檔案管理制度

時間：2023-10-07 17:40:03 制度我要投稿

檔案管理制度[必備]

　　在不斷進步的時代，很多場合都離不了制度，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編整理的檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

檔案管理制度[必備]

檔案管理制度1

　　一、學生學籍檔由班主任負責填寫，學籍欄目必須按要求填寫，書寫工整，無墨跡。

　　二、學校操行評語要全面、具體、明確，富有教育和鼓勵性。

　　三、學生操行的評定由班主任在期末進行，用書面形式寫出評語，報教務處審批后方可填入學籍檔案。

　　四、學生操行評定要依照《中學生守則》、《中學生日常行為規范》，對學生的思想品德、學習、勞動、文體、社會等方面的表現概括地反映實際表現及特點，不可千篇一律沒有特色。

　　五、評語要有利于發展學生的個性和創造精神，不得單純以分數的.高低、聽話的程度來論優劣，決不能在評價學生時摻雜個人的私念。

　　六、評定要中肯，寬嚴恰當，實事求是，以肯定成績為主，缺點中指出主要的，并指出努力方向。

　　七、學籍檔由教務處統一負責管理，如實填寫，按時上交，不得拖拉。

檔案管理制度2

　　為使各項安全措施落實到位，確保檔案安全管理萬無一失，特制定本規定。

　　一、本館設有煙霧報警和安全防盜系統，由保管利用科負責操作使用。

　　二、對本館庫區已配備消防器材的定期檢查、日常維護和到期更換工作由保管利用科負責。

　　三、庫區和消防安全通道嚴禁堆放雜物，消防安全通道必須時刻保持通暢，指定安全員負責每天隨時檢查。

　　四、庫區和五、六樓其他輔助用房嚴禁吸煙和使用明火，并在庫區顯著位置設警示牌。

　　五、檔案庫房實行專人管理，未經本館領導同意，非保管人員不得擅自進入庫房。

　　六、本館消防防盜安全工作實行層層負責制，分管領導為總負責人;保管利用科為直接責任科室。

　　本館“兩防”報警系統與區政府值班室聯網管理，由保管利用科負責庫區日常維護管理，綜合科負責辦區域日常管理。

檔案管理制度3

　　第一條檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條檔案管理的原則

　　檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。

　　第三條檔案管理的責任部門和責任人

　　公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查;

　　各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監督和檢查。

　　第四條歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

　　2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;

　　3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);

　　4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;

　　5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等;

　　6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;

　　7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

　　8.公司法律事務管理方面的.文件材料;

　　9.公司各項目的技術圖紙等資料;

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條歸檔要求

　　整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

　　1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

　　2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統的排列。

　　3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

　　（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;

　　（2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

　　（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

　　5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

　　第六條過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。

　　第七條檔案銷毀規定

　　公司檔案文件銷毀:檔案在超出規定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

　　部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

　　第八條檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

　　5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條檔案備份規定

　　公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

　　第十條檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據。

　　第十一條檔案保密規定

　　公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。

檔案管理制度4

　　1、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的等項。

　　2、利用檔案資料必須履行登記手續，在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經辦公室主任批準。借出的'檔案不得轉借其他單位或個人使用，按期歸還。

　　3、重要的資料1律不借出，只限于查閱室查閱。

　　4、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。

　　5、如因工作需要復制和抄錄檔案資料，要經辦公室主任批準，由檔案室核對無誤后，力口蓋公章，方可帶走。

　　6、局黨委會、局務會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關領導外，1律不準查閱，更不得摘抄或復制。

　　7、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發現問題，及時認真處理。

　　8、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關規定追究責任。

檔案管理制度5

　　為加強辦公室檔案管理工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為各科室各項工作服務，特制訂本制度。

　　一、檔案管理制度

　　1、各種檔案按類別要求，由檔案員整理，按有關規定裝訂并移送檔案室統一保管。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

　　5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

　　二、檔案歸檔制度

　　1、歸檔范圍的保管期限

　　(1)辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務會議紀要等文件材料及證書、牌匾等實物檔案，均屬歸檔范圍。

　　(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。

　　2、歸檔時間

　　實行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務會議紀要等文件材料一律在次年第一季度內，登記存檔移交檔案室。

　　3、歸檔要求

　　(1)歸檔的文件必須系統、齊全、完整。

　　(2)歸檔的文件材料必須紙質優良、字跡耐久、書寫工整清晰。

　　三、檔案安全保密制度

　　1、嚴格遵守黨和國家的有關保密制度加強管理，防止丟失、泄密。

　　2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批準，否則不準摘抄、復印。

　　3、需要帶回使用的檔案，需經領導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。

　　4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續，經有關領導批準后，方可調閱。

　　四、檔案查閱借閱制度

　　1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。

　　2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批準，方可查閱。 3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批準；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

　　4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉借他人或帶回家中。

　　5、查檔抄錄的材料經檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否則無效。

　　6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。

　　7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續，當面點清，如發現差錯，及時追究責任，并采取補救措施。

　　五、檔案人員崗位職責

　　1、服從辦公室主任的領導，接受上級部門的'指導，按時、按質、按量地完成本崗位工作任務及辦公室主任交辦的其他任務。

　　2、檔案員負責做好文件的整理、分類，做好收文登記、分發文件、領導傳閱和借閱等管理工作。

　　3、檔案員要及時、準確的把領導批閱的文件送到各科室，待科室領導批閱完畢后及時交由檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過程中，要增強保密意識，高度負責，保證不丟失、不損壞文件。

　　4、督促各科室有關人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

　　5、各科室兼職檔案人員負責根據歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規定向機要檔案室移交歸檔，并辦好交接手續，做到職責分明、手續齊全。

　　6、各科室兼職檔案人員接受機要檔案室的指導和監督，按時、按質、按量完成本崗位任務。

檔案管理制度6

　　檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中，嚴格遵守以下制度：

　　1、檔案歸檔制度

　　為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內容豐富、結構合理的館、室藏結構，更好地為單位業務工作和其他工作服務，制定本制度。

　　（1）歸檔范圍

　　凡是反映本單位工作或業務活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。

　　1、上級機關制發的屬于本單位主管業務并需執行的文件，普發的非主管業務但需執行的法規性文件，上級召開的需貫徹執行的會議主要文件以及上級領導針對本單位的重要講話、指示等。

　　2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛、基建和業務（經濟）、科技等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價值的文件材料。

　　3、同級單位和非隸屬單位制發需要執行，業務或工作聯系密切以及檢查本單位工作制發或形成的主要文件。

　　4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、干部任免、典型材料、統計報表和法規性備案文件材料。

　　5、本單位重要活動，重大事件以及專門業務形成的文字材料、照片、音像等。

　　6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。

　　（2）歸檔時間

　　需要歸檔的文件材料，1般按年度進行整理、歸檔。即須在當年上半年內，將上1年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進行規范整理和實行集中保管。

　　對于專業方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。

　　（3）檔的基本要求

　　1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數等，不得殘缺不齊。

　　2、歸檔進室的文件材料應系統、條理、規范，即符合文件的自然形成規律，保管期限區分準確、分類科學、組卷合理，卷內文件排列有序、條理清楚。

　　3、歸檔進室的案卷技術加工符合要求，即案卷封面填寫內容齊全準確，格式規范，統1打印；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規定。

　　4、機關單位發文應普遍建立“兩套制”；機關、團體、企事業單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規定，定期向區檔案館移交。

　　2、檔案保管制度

　　檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。

　　（1）根據保存檔案的數量，必須設置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設施。

　　（2）注重采用科學的現代化的檔案保管，利用高技術手段、管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微機等現代化設備，努力延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。

　　（3）接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，對接收和移出的檔案要及時登記和統計，并進行規范化整理，保證檔案完整、系統。

　　（4）做好檔案庫房管理工作，保證庫房內檔案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。

　　（5）保證庫房內溫濕度符合國家規定的標準（溫度14－24℃，濕度45－65％）。

　　（6）對保管的檔案要每年進行1次小檢查，年終進行1次大檢查，發現蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現象要及時報告領導，并積極采取措施予以處理。

　　（7）要定期對庫藏檔案進行清點核對，做到帳務相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復。

　　3、檔案保密制度

　　做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責，為確保黨和國家的安全，制定本制度。

　　（1）檔案工作人員要努力學習馬列主義、毛澤東思想，學習黨的方針政策，增強黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度1致。

　　（2）嚴格遵守《檔案法》和《保密法》的'規定，做好檔案的安全、保衛、保密工作，做到不該說的不說，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談論檔案中涉及黨和國家機密的有關內容。

　　（3）嚴格執行檔案的查（借）閱制度，對不符合正當手續的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經領導批準，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。

　　（4）工作人員不準私自將檔案帶出館、室外，不準帶領非本館、室工作人員入庫房。

　　（5）工作人員閱卷要堅持隨用隨提，下班時應及時入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。

　　（6）對違犯本制度者，視情節輕重給予相應的批評教育和行政處分；構成失泄密罪的，依法追究刑事責任。

　　4、檔案資料查（借）閱制度

　　檔案利用服務是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務工作，充分發揮檔案的作用，同時確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。

　　（1）查檔案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。

　　（2）查閱機密檔案和重要檔案，必須經主要領導批準后，方可查閱。

　　（3）檔案資料1般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規定辦理借閱手續，借出的檔案不得超過3天，逾期需要重新辦理借閱手續。

　　（4）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應填寫和效果記錄。

　　（5）查閱檔案的人員，要愛護檔案，不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉閱，不準圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對損壞檔案者，要追究其責任。

　　（6）查檔者取證檔案須經批準后，方可復制（手抄、打字、復印、拍照等），經核對無誤后，蓋章生效。

　　（7）查檔人員要嚴格遵守本館、室的規章制度，館、室內禁止吸煙，在閱覽室閱卷時不準喝水，以免損壞檔案，不準大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內衛生，愛護公共財物。

　　（8）利用檔案者要按規定交納檔案保護費、復制費和取證費。

　　（九）檔案工作人員要端正工作態度，積極為利用者服務，嚴格執行各項檔案利用制度，做好檔案的監護工作，確保檔案的完整與安全。

檔案管理制度7

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應按系統：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標簽一致。

　　4、外單位交來圖紙由各系統工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統歸檔；圖紙有誤，則聯系交圖單位更正。

　　5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的'資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定。

　　6、借閱檔案需經相應系統的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續借的要重新登記。

　　7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。

檔案管理制度8

　　1、集中統1管理本機關的全部檔案，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據為已有。

　　2、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的`工作，配置必須的保護設備。

　　3、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并作好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。

　　4、認真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。

　　5、定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失去價值的檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經機關負責人批準后，由2人在指定的地點監銷，禁止擅自銷毀檔案。

　　6、檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后，方可離開崗位。

　　7、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關規定，追究責任。

檔案管理制度9

　　一、檔案員要模范遵守黨和國家的保密規定，自覺遵守保密紀律。

　　二、非檔案工作人員未經學校領導批準，不得隨意翻閱檔案。

　　三、查閱借閱檔案、資料的'人員，對檔案、資料必須嚴加保護，不得損壞、折卷、畫線、圈點，更不準抽頁、撕頁等。

　　四、凡經過鑒定的檔案資料，未經領導批準不準隨意修補。

　　五、經過鑒定，需要銷毀的檔案、材料經領導批準，報檔案管理部門認可后，方可銷毀，不得作廢紙出賣或其它用處。

　　六、嚴禁在檔案室吸煙和存放易燃品及其它雜物，搞好衛生，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠，確保檔案資料的安全。

檔案管理制度10

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　1、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的.要求，并逐步實現電子信息化管理。

　　2、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　3、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　4、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

　　5、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　6、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“8防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　7、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案1律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

　　8、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

檔案管理制度11

　　一、遵守保密規定，嚴格掌控不應公開的檔案信息。

　　二、保管檔案數據信息的計算機不得與公共信息網絡聯接，確需聯接時，必需通過安全保密審查。

　　三、加強對檔案信息網絡傳輸的管理，確保網絡和使用過程的信息安全。

　　四、確定專人負責計算機系統的管理工作，并設置計算機操作系統用戶口令。

　　五、計算機系統必需安裝防病毒卡或反病毒軟件并適時更新版本，做好防病毒工作。

　　六、保管檔案數據的計算機外送修理時，應將有關數據的內容清空、刪除或將硬盤摘除，并做好計算機修理情況登記。

　　七、應實行有效措施，保證檔案數據庫和檔案數據安全。全部數據至少復制兩套，并異地保管。

　　八、信息載體（如硬盤等）損壞，必需拆除后放入待鑒定室專門保管。

　　九、磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發覺問題應適時實行恢復措施。

　　十、具有永久保管價值的文本和圖形形式的電子文件，必需同時制成紙質文件或縮微品等拷貝件一并歸檔保管。

　　十一、應加強對歸檔電子文件鑒定銷毀的管理。對于屬于保密范圍的.歸檔電子文件，連同存儲載體一起銷毀，并在網絡上徹底刪除；對于不屬于保密范圍的歸檔電子文件進行邏輯刪除。

　　十二、以上各條請本單位全體干部職工相互監督，共同遵守。對違反本制度的，按國家有關規定處理。

檔案管理制度12

　　一、成立經濟技術檔案管理領導小組

　　組長：礦長

　　副組長：總工程師、經營礦長

　　成員：生產技術科科長、企管科科長、機電科科長、人勞科科長、調度室主任、安檢科科長

　　工作人員：生產技術科采煤、掘進、防治水、一通三防、設計等相關專業人員，企管科、機電科、人勞科、調度室、安檢科等相關專業人員，生產區隊技術副隊長（技術員）等。

　　二、經濟技術檔案建立的內容

　　（一）概述

　　經濟技術檔案共分三部分內容，十個方面的檔案。三部分內容分別為圖紙、基礎資料和分析總結。十個方面的檔案分別是：

　　1、設計檔案；

　　2、支護與巷修檔案；

　　3、日常技術管理檔案；

　　4、防治水檔案；

　　5、“一通三防”管理檔案；

　　6、安全管理與生產組織檔案；

　　7、經濟成本檔案；

　　8、勞動工資檔案；

　　9、機電設備管理檔案；

　　10、煤質管理檔案。

　　（二）圖紙

　　各種圖紙要編號管理，涵蓋設計、掘進、防治水、安裝、回采、回撤期間的各種圖紙。

　　1、設計圖紙

　　設計方面的圖紙以1開頭，包括工作面設計圖、設計變更圖、斷面支護圖、生產系統圖。

　　2、掘進圖紙

　　掘進方面的圖紙以2開頭，包括施工圖。

　　3、防治水圖紙

　　防治水方面的圖紙以3開頭，包括底板改造設計平面圖、瞬變電磁物探視電阻率剖面圖、瞬變電磁物探異常區分布及注漿成果圖。

　　4、機電設備安裝、拆除圖紙

　　機電設備安裝、拆除方面的圖紙以4開頭，包括設備安裝布置圖、供電系統圖。

　　5、回采圖紙

　　回采方面的圖紙以5開頭，包括工程平面圖、生產期間的構造變化平面圖、剖面圖、停采線圖。

　　6、一通三防圖紙

　　一通三防方面的圖紙以6開頭，包括通風系統圖、防塵系統圖、監測與監控系統圖。

　　（三）基礎資料

　　基礎資料涵蓋生產期間的規程和安全技術措施、各種原始記錄、各項費用的投入、統計等，要求以日常工作為主，保存好日常作業規程、安全技術措施、工作日志、地質構造或生產條件發生改變的相關記錄，收集整理平時下達的通知單、整改單、驗收單等。建立日常發生的各種費用，包括材料、人工的統計臺帳，各工作面各個時期的相關經濟技術指標、統計臺帳。

　　1、設計資料

　　包括地質說明書、設計說明書、地質條件變化的勘察資料。

　　2、掘進資料

　　包括掘進作業規程的匯編，地質說明書，相關通知單、整改單、驗收單，材料費用統計臺帳，掘進巷道變化量統計卡片，記錄掘進工作面的軌順、皮順、開切眼以及改造巷的巷道長度、規格、用途、施工工期、起止時間。負責統計掘進巷道的煤巖類別、掘進頭數。

　　3、回采資料

　　包括地質說明書、回采期間的規程、措施，各回采單位建立的基礎臺帳，詳細記錄生產中的各月份生產經濟技術指標，工作面基本情況，生產期間材料費用統計基礎資料。相關科室要有各采煤工作面的匯總資料，包括：

　　（1）工作面基本情況：工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間。

　　（2）工作面經濟技術指標：煤層厚度、采高、循環產量、日產量等。

　　（3）工作面月份產量完成指標：實際完成情況、最高、最低、平均單產等。

　　（4）工作面月份質量標準化情況。

　　4、防治水資料

　　包括底板改造設計說明書、鉆孔變更施工通知單、工作面各鉆場施工評價、工作面各鉆場技術經濟分析評價。

　　5、一通三防資料

　　包括各階段通風構筑、通風設施、瓦斯、煤塵情況的相關數據和材料費用統計臺帳。

　　6、安全管理資料

　　包括：

　　（1）不同支護方式下的不良操作習慣記錄；

　　（2）建立各采掘工作面各階段安全隱患記錄；

　　（3）建立各采掘工作面各時期質量標準驗收情況（由生產科負責提供）；

　　（4）建立各采掘工作面安全處罰記錄；

　　（5）建立各采掘工作面各時期出現的各級別人身事故記錄。

　　7、經濟成本資料

　　建立基礎臺帳，每個工作面的材料費用消耗都要建立臺帳，分層次并分明細記錄配件、支護材料與支護用品、火工品、大型材料、建工材料、其它材料、專用工具消耗、修理費、租賃費等，并且要有合計，各種材料消耗要有地點、時間。不同工作面不能混淆。企管科要有匯總表、分月費用、分單位分地點記錄的臺帳。

　　8、勞動工資資料

　　工作面掘進、防治水、工作面安裝、回采、工作面回撤各階段（包括措施工程，如：拉底、擴幫、鋪道等相應措施工程量、工數、工資），各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數，以及從掘進到回采結束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數。要求各時間點的統計要準確無誤。

　　9、機電設備管理資料

　　各安裝與拆除工作面的臺帳、生產工作面的設備臺帳，安裝、拆除工期，材料、費用統計臺帳。

　　10、煤質管理資料

　　統計各采煤工作面從安裝到回撤結束各階段的煤質指標、獎罰情況、責任人以及工作面影響煤質的構造、頂底板巖性特征、涌水情況的資料，各月份煤質計劃與完成情況的統計。

　　（四）分析總結

　　分析總結，涵蓋工作面從設計到施工再到回撤各階段遇到的各種技術管理和經營情況的.分析總結，以日常遇到的生產條件、構造變化、環境改變和月份分析資料為基礎，在工作面結束后再進行全面的分析總結，分析要做到具體細致，分析出原因；分析要找出同一性和特殊性，要有定量和定性的分析。總結要有結論，總結工作面在各個生產階段的科技創新及技術成果應用情況，總結出工作面各階段的亮點和不足，有哪些值得推廣的經驗，哪些問題要避免發生。回采結束后要對工作面產生的經濟效益做出評價。

　　三、建立經濟技術檔案的職責分工

　　經濟部分以企管科為主，負責每個階段費用統計分析，相關科室（人勞科、機電科、調度室、安檢科、生產技術科）和生產區隊配合共同完成；人勞科負責各階段的人工費、人員效率統計分析；機電科負責各階段的設備管理，工作面安裝、回撤方式、工藝過程、設備布置等的分析總結；調度室負責全過程煤質指標、措施、系統的煤質管理分析總結；安檢科負責從掘進到工作面回撤結束各階段安全隱患統計、事故分析及其他安全管理事項；生產區隊要建立基礎臺帳與階段分析總結。技術部分以生產技術科為主，包括設計、掘進、采煤、防治水、一通三防等專業的技術管理，以及從工程設計、施工工藝到生產過程技術管理的分析總結，相關科室（調度室、機電科）和生產區隊配合共同完成。

　　（一）經濟部分

　　經濟部分由企管科總體負責，生產技術科、機電科、安檢科、調度室、人勞科、生產區隊等部門配合，各部門分工如下：

　　1、生產技術科負責范圍

　　生產技術科負責統計工作面掘進、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除等各階段發生的火工品、支護材料、木材、建工材料以及各階段的累計消耗，分析與計劃和其他工作面相比較費用超、節原因，成本變化的關鍵點，技術原因對成本的增加和減少有何影響，如何控制與管理。

　　2、機電科負責范圍

　　提供回采工作面的安裝與拆除工期，并與相似的其它工作面進行比較，分析工期變化的原因。負責統計工作面掘進、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除的月份電費、設備租賃費、修理費、油脂消耗、配件、大型材料消耗、專用工具消耗，以及各階段的累計消耗。分析比較各階段費用發生變化的原因，一次性投入情況，與計劃和其它工作面相比較費用超、節原因，成本變化的關鍵點，技術原因對成本的增加和減少有何影響，如何控制與管理。

　　3、安檢科負責范圍

　　負責統計工作面從掘進到拆除結束各階段的質量標準化達標及考評情況，以及輕傷、重傷級別事故和非傷亡事故；分析從掘進到拆除每個生產階段存在的安全隱患，相關責任的落實，以及與其它工作面比較吸取的教訓和成功經驗。

　　4、調度室負責范圍

　　負責從掘進到回采各月煤質計劃和完成情況的統計。煤質管理責任制貫徹落實情況，重點分析落實過程中存在問題及管理重點，各月煤質管理的獎罰情況及分階段累計情況，分析影響煤質好壞的原因，有什么好的方法可借鑒，比較相似工作面煤質指標情況。

　　從工作面掘進到拆除結束期間，詳細記錄生產組織安排，對生產中事故影響時間及發生事故的次數，要分類別、分單位統計，將本工作面事故發生的原因、影響時間進行分析，與其他工作面對比應該如何加強生產組織管理，并存在哪些不足和借鑒。從生產工藝、運輸系統、地質條件、生產組織上進行分析。

　　5、人勞科負責范圍

　　工作面掘進（包括車場、鉆場部分）、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除各階段和各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數，以及從掘進到回采結束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數，并與條件相近工作面進行比較，分析各階段人員、工資、效率增減原因，所采取的工作制對生產效率、工資、工數變化有何影響，有哪些有效辦法和值得推廣借鑒的經驗。

　　6、生產區隊負責范圍

　　各生產區隊（采煤隊、掘進隊、通風隊、探防隊）在日常生產中要建立經濟技術管理檔案。工作面所發生的各種費用在下一個月5號前報送企管科（人工費用可到15日報送）。

　　7、企管科負責范圍

　　根據施工單位報送資料及有關科室提供資料，對掘進、底板注漿、安裝、回采、拆除各階段的費用進行綜合分析，并與相鄰或相似工作面比較取得的經驗及存在的不足。

　　（1）掘進成本分析。要將每米人工費、每米直接材料費、每米巷道全部成本，噸煤分攤費用，掘進出煤產值，掘進期間各項費用控制與管理辦法，起到什么效果，與其它相似掘進巷道比較費用的增減原因進行分析。

　　（2）注漿成本分析。噸煤注漿費用總成本，并與其它相近工作面注漿費用比較，分析出注漿費用的增減情況。

　　（3）回采成本分析。回采階段要分析定額的科學性，定額與實際發生的差別，直接材料費、間接材料費、分攤材料費以及電力、租賃費、修理費對成本的影響，哪些因素影響較大，哪些是降低成本的主要原因，各占多大比例，工作面拆除結束后要有總體評價，得出投入產出比、盈虧情況、噸煤成本的具體值，本工作面值得總結的經驗和不足，今后在生產經營中如何控制。

　　（4）安裝與拆除階段要分析工作面的費用投入情況，與其它工作面比較費用、工期有哪些變化以及變化原因。

　　（5）一通三防成本分析。從開始掘進到回采結束期間監測監控設施及構筑通風設施的費用投入情況，并與其它相近工作面費用比較。

　　（二）技術部分

　　技術部分由生產技術科總負責，機電科、調度室、生產區隊配合。

　　1、機電科負責范圍

　　工作面從安裝到拆除全部過程中的新技術、新工藝、創新亮點，設備的選型與配套情況、選用設備數量是否合理，還有哪些問題，使用中出現的各種事故原因分析，使用的設備與其它設備比較有何特點，巷道布置對設備布置有何影響，設備安裝、拆除時間的長短，上山運輸與下山運輸對生產管理的優缺點比較。一個工作面結束后，要與條件相近工作面進行比較，對成功經驗與不足之處進行總結，便于以后機電設備的優化選型。

　　2、調度室負責范圍

　　工作面結束后調度室要將整個煤質情況做總結，分析各階段的煤質管理成功和不足之處，塊煤率、灰分與采煤工藝的關系，煤質管理的創新點，構造對煤質的影響。

　　3、生產區隊負責范圍

　　各生產區隊（采煤隊、掘進隊、通風隊、探防隊）要嚴格按要求及時記錄和填繪圖表，生產中遇到的技術問題要認真記錄分析，建立經濟技術管理臺賬，每個月都要進行分析總結。工作面結束后，認真收集生產過程中各部門提供的技術資料（包括圖紙、各種通知單、地質資料等）及本單位生產過程中報批的規程措施等并進行整理歸檔，及時對技術與管理作全方面的總結、歸納，報送到生產技術科、機電科。

　　4、生產技術科具體負責范圍

　　（1）設計方面

　　工作面設計的依據，設計的優缺點比較，該設計與相同或相似工作面對比有哪些突破和改進，設計與施工有何差異，今后有哪些需要加以解決和借鑒之處，并與相近鄰或相似工作面比較進行分析和總結。

　　（2）掘進方面

　　①負責統計整理掘進工作面的軌順、皮順、開切眼以及工作面其他輔助巷道的長度、支護形式、規格、用途、施工起止時間、工期；

　　②負責統計掘進巷道的煤巖類別、掘進頭數；

　　③說明掘進期間采取的新工藝、新技術取得的成績以及如何克服地質構造因素影響，掘進期間頂底板管理等；

　　④對照設計分析本工作面在設計方面的不足，對設計進行更改的原因，特別是改造巷、輔助巷等巷道的總量及布置理由，百萬噸掘進率、單進水平等各項指標進行分析，并與相鄰或相近工作面進行比較。

　　（3）測量方面

　　工作面貫通后進行導線貫通精度評定。

　　（4）底板注漿方面

　　①概述工作面頂、底板情況，預測手段與實際回采揭露的差別；

　　②統計注漿工程量、打鉆工程量；

　　③掘進、回采及打鉆注漿過程中探放水、涌水情況等；

　　④底板改造的前期評價和后期總結。包括對2次物探、底板加固鉆孔設計，加固施工組織，存在的隱患及問題、注漿效果與相鄰工作面比較，以及對加固時間、回采時間安排等內容進行總結。

　　（5）一通三防方面

　　①掘進期間局部通風管理；

　　②回采期間的通風系統管理；

　　③通風系統調整情況；

　　④掘進及回采期間瓦斯涌出情況；

　　⑤開始掘進至回采結束通風設施的構筑情況。

　　（6）回采方面

　　①工作面基本情況：工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間、水文地質情況；

　　②工作面經濟技術指標：煤層厚度、采高、循環產量、日產量等；

　　③工作面月份產量完成指標：實際完成情況，最高、最低、平均單產與相鄰工作面比較；

　　④工作面月份質量標準化情況；

　　（7）技術檔案的整理、綜合分析

　　①技術檔案的整理分析：收集工作面設計、開工報告、地質報告、掘進作業規程、安裝作業規程、回采作業規程，過斷層、薄煤帶的安全技術措施，過大斷層或薄煤帶的分析總結，以及工作面收尾措施、拆除規程；工作面結束后，通過平時建立的基礎資料對生產過程中采取的新工藝、新技術、發生的重大問題、采取的技術措施進行總結分析；

　　②綜合分析：通過基礎資料的歸納總結和分類分項分析，對回采工作面從掘進到底板注漿改造、安裝、回采、最后拆除結束，全部過程進行總體評價，找出工作面管理的優缺點，為下個面提供借鑒和參考。針對本面的產量計劃、接替計劃、施工組織、掘進、安裝、回采、回撤等環節，對設備配套，回采工藝乃至工作面設計、巷道斷面布置、復雜地段回采措施、煤質管理以及作業規程修改補充等方面進行分析，各系統（主、輔助運輸、通風、排水、供電等）設計是否合理，薄弱環節等存在原因及應采取的對策等。

　　四、經濟技術檔案管理

　　（一）各部門在日常工作中，要建立基礎臺賬，從工作面的掘進到拆除結束，要詳細記錄。生產技術科每月進行的經濟技術檔案檢查中，把建立基礎臺賬作為一項重要檢查內容納入到考核。

　　（二）各項費用的統計要準確，掘進、底板注漿、工作面的安裝、回采、工作面拆除等各項工作不是一個完整月份的，要按照天數折算。統計數據從掘進到拆除結束要求有分項分月和累計數據。

　　（三）每月14日17：00前，各部門必須將上月經濟技術分析報告以電子文檔形式送交生產技術科，紙質版本由本單位打印保存。

　　（四）掘進工作面施工結束后，經有關單位聯合驗收，在30天之內掘進隊將經濟技術檔案（圖紙、基礎資料、經濟技術總結報告）紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。

　　（五）采煤工作面安裝結束后，在30天之內采煤隊將經濟技術檔案（圖紙、基礎資料、安裝經濟技術總結報告）紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。

　　（六）工作面底板注漿加固工作結束后，在30天之內探防隊將經濟技術檔案（圖紙、基礎資料、經濟技術總結報告）紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。

　　（七）采煤工作面回撤結束后，在30天之內采煤隊將經濟技術檔案（圖紙、基礎資料、回采經濟技術總結報告和回撤經濟技術總結報告）紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。

　　（八）采煤工作面回撤結束后30天之內，機電科、企管科、安檢科、人勞科、調度室、生產科通風組、生產科設計組、生產科地質組、生產科采煤組、生產科掘進組將經濟技術總結分析紙質、電子版形式一同送交生產技術科經濟技術檔案管理負責人。每推遲一天罰款50元。

　　（九）基礎資料收集匯總后，按掘進、回采、地質防治水三大部分分別裝訂成冊。生產技術科對各專業經濟技術總結進行審核匯總，按照標準格式進行排版裝訂成冊，最后形成一套完整的經濟技術檔案資料，由生產技術科定期向礦檔案室移交，并辦理移交手續。

　　五、檢查與考核

　　（一）月度考核與獎罰

　　每月15日由總工程師牽頭，生產技術科組織生產科采煤、掘進、設計、通風、地質防治水管理人員對各單位經濟技術檔案整理情況進行檢查，其中生產技術科采煤、掘進、通風、地質防治水管理人員負責對相關區隊進行檢查，生產技術科采煤、設計管理人員負責對相關科室進行檢查。并對檢查結果進行評比打分，根據得分按區隊和科室從高向低進行排名，對獲得第一、第二名區隊，每次分別獎勵其經濟技術檔案管理人員1200元、900元，獎勵單位負責人800元、600元。對得分倒數第一的區隊，對其經濟技術檔案管理人員和其單位負責人罰款300元；對獲得第一、第二名的科室，分別獎勵其經濟技術檔案管理人員900元、600元，獎勵單位負責人600元、400元。對得分倒數第一的科室，對其經濟技術檔案管理人員和單位負責人罰款200元。月度經濟技術檔案未進行總結的單位，對其經濟技術檔案管理人員和單位負責人罰款500元。獎罰結果由生產技術科每月造表報礦長審批后由人勞科執行。

　　（二）經濟技術檔案管理人員的獎罰

　　對于未按規定參加檢查的經濟技術檔案工作人員，每次罰款100元，對在公司經濟技術檔案檢查中提出批評的部分，按照責任劃分，將給予相關單位經濟技術檔案負責人500元罰款。

　　每半年由總工程師召開礦經濟技術檔案工作總結評價會，對于經濟技術檔案工作取得明顯進步的，有顯著成績的，視工作人員日常工作及每月檢查問題情況，將給予經濟技術檔案工作人員1000—1500元的獎勵。

　　（三）工作面結束后總結材料的評比與獎罰

　　工作面結束后進行一次總結評比打分，由生產技術科經濟技術檔案管理小組嚴格按照“xx煤礦工作面總結材料檢查評分標準”對有關單位總結材料進行評比打分，根據評比結果對各單位經濟技術檔案管理人員進行獎勵，對得分≥95分的單位經濟技術檔案管理人員獎勵1000元，90分≤得分<95分的單位經濟技術檔案管理人員獎勵800元，80分≤得分<90分的單位經濟技術檔案管理人員不獎不罰，對得分小于80分的單位經濟技術檔案管理人員罰款400元。對于未按規定時間報送總結材料單位，每推遲1天對其單位經濟技術檔案負責人罰款100元。獎罰結果由生產技術科造表報礦長審批后由人勞科執行。

　　（四）在集團公司組織的經濟技術檔案檢查評比中，獲得前三名的對相關責任科室經濟技術檔案管理及工作人員分別獎勵5萬元、4萬元、3萬元，由生產技術科造表報礦長審批后由人勞科執行。

　　（五）每個回采工作面結束后，召開由總工程師主持，礦長及相關人員參加的總結分析會，指出存在的問題，改進的方法，促進經濟與技術檔案的不斷完善。主持人負責對每個單位在經濟、技術檔案建立過程效果進行評價。

檔案管理制度13

　　1 產生目的

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。

　　2 適用范圍

　　適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　3 正文

　　3.1 文件資料的收集

　　3.1.1 收集范圍

　　凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

　　3.1.1.1 上級來文

　　(1) 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件;

　　(2) 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

　　3.1.1.2公司文件材料

　　(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等;

　　(2) 公司發布(包括轉發)的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　(3) 公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件;

　　(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;

　　(5) 反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料;

　　(6) 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;

　　(7) 公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

　　(8) 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;

　　(9) 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的.文件材料;

　　(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;

　　(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;

　　(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

　　(14)公司干部任免(包括備案)、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;

　　(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;

　　(16)公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊;

　　(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

　　(18)公司簽訂的各種合同、協議等材料;

　　(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(20)各種普查工作中形成的文件材料。

　　3.1.2 收集中應注意的問題

　　3.1.2.1 公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。

　　3.1.2.2 正文和附件要同時收集。

　　3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

　　3.1.2.4 作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。

　　3.1.2.5 有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

　　3.1.2.6 有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

　　3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

　　3.1.2.8 經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

　　3.2 立卷歸檔

　　3.2.1 公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　3.2.2 文件材料的分類

　　應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。

　　3.2.3 立卷分工

　　3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;

　　3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;

　　3.2.3.3 上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷;非專業性文件，由辦公室立卷。

　　3.2.4 歸檔

　　3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。

　　3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

　　3.2.4.3 不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

　　3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

　　3.3 檔案保管

　　3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　3.4 檔案借閱

　　3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

　　3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

　　3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　3.4.6 底圖一般不予外借。

　　3.5 檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。

　　3.6 檔案統計

　　3.6.1 銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。

　　3.6.2 要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。

　　3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

　　3.6.4 統計數字要準確真實。

　　3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。

　　3.7 檔案保密

　　3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。

　　3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。

檔案管理制度14

　　一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，以及其他有關檔案管理工作的規定。

　　二、各種檔案必須科學管理，存放有序，查找方便。

　　三、嚴格執行保密制度，做好檔案安全保密工作。

　　四、凡已入檔的.各類檔案，統一分類登記、科學管理，妥善存放，并制定案卷目錄等索引查詢工具。

　　五、對收來的檔案要辦理好交接手續，及時登記、分類、對號入座，檔案資料要經常核對，做到賬簿相符。

　　六、非檔案工作人員未經許可，不得擅自進入檔案室。

　　七、做好防火、防水、防潮、防盜、防有害生物、防塵、防光、防高溫等工作，定期檢查保管情況，確定檔案室的安全，做好無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯。

　　八、本單位人員借閱檔案室須經領導同意后辦理借閱登記簽字手續。并注明歸還日期，方可借閱。

　　九、外單位借閱檔案，須持單位介紹信，注明利用目的，經領導同意，才能借閱。

　　十、檔案管理員每周對管理的檔案進行細致的賬簿核對，及時催促外借檔案的歸檔。

檔案管理制度15

　　一、總則

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。

　　二、文件材料的收集

　　第一條收集范圍

　　凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集起來。其中應以公司產生的具有長遠或重要參考價值的文件材料作為保存的重點，具體包括以下各項：

　　（一）上級來文

　　1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；

　　2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

　　（二）公司文件材料

　　1、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；

　　2、公司頒發（包括轉發）的各種正式文件的簽發搞、印制稿、重要

　　文件的修改稿；

　　3、經濟活動中的重要往來函件、談判記錄、會議記錄、協議等文件；

　　4、公司與各級行政部門往來公文，下級單位的請示與公司的批復文件；

　　5、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；

　　6、反映公司經濟業務活動和科學技術管理的專業文件材料；

　　7、公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；

　　8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、賬薄、審計等文件材料；

　　9、公司黨委、團委、工會和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；從外單位帶回的與公司有關的未經文書處理登記的文件材料；

　　11、公司基本建設工程施工竣工、圖紙文件、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、產品開發、生產、建設項目的科技文件材料；

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改、注冊登記資料、人員編制等文件材料；

　　13、公司制訂的工作條例、章程、制度等文件材料；

　　14、公司的歷史沿革、大事紀、年鑒，反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

　　15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、干部、工人名冊以及職工的錄用轉正、定級、調資、調動等工作及干部獎懲等文件材料；

　　16、公司員工調動、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根；

　　17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

　　18、公司訴訟的各類證據、記錄、協議、判決等文件。

　　19、公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；

　　20、公司外事活動中形成的'請示、報告、計劃、考查總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

　　21、各種普查工作中形成的文件材料；

　　22、公司訴訟的各類證據、記錄、協議、裁決等文件。

　　第二條收集應注意的問題

　　（一）文件正文和附件要同時收集。

　　（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

　　（三）作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。

　　（四）有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

　　（五）有請示無批復或有批復無請示的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

　　（六）用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

　　（七）經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

　　三、立卷歸檔

　　公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　第三條文件材料的分類

　　第四條立卷分工

　　（一）各單位形成的文件，自行立卷；

　　（二）上級黨委文件，由黨委辦公室立卷；

　　（三）下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦部門立卷；

　　（四）上級單位頒發的專業性文件，由承辦部門立卷；非專業性文件，由辦公室立卷；

　　第五條歸檔

　　（一）各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，整理存檔，特別重要的檔案材料等，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。

　　（二）各種文件、資料，按性質和內容進行分類整理，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

　　（三）具有不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷注明。

　　（四）案卷必須整齊排序，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

　　四、檔案保管

　　第六條檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　第七條膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片的拷貝要分別存放，必要時采用專用廚具進行保存。

　　第八條底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　第九條庫藏檔案要定期核對，做到賬物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　五、檔案借閱

　　第十條借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　第十一條借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

　　第十二條借閱時間最長不得超過一個月，確因工作需要不能到期歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　第十三條歸還檔案時，由檔案管理人員當面清點清楚，并在借閱登記薄上及時注銷。

　　第十四條凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　第十五條底圖一般不予外借。

　　六、檔案銷毀

　　第十六條對已過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，派專人進行銷毀。

　　七、檔案統計

　　第十七條銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。

　　第十八條要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。第十九條除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

　　第二十條統計數字要準確真實。

　　第二十一條對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。

　　八、檔案保密

　　第二十二條檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　第二十三條不得傳播、議論有關機密問題。第二十四條檔案資料不準帶到公共場所。

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