企業檔案管理制度

時間：2023-04-15 11:42:57 制度我要投稿

企業檔案管理制度4篇

　　隨著社會不斷地進步，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的企業檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

企業檔案管理制度4篇

企業檔案管理制度1

　　第一條為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

　　第二條檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料,由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

　　5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。

　　7、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據此進行整理、剔除。

　　8、經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料,須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的',須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經分管副總經理批準。

　　5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經分管副總經理同意,必須外借的,由總經理審批。

　　第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統一保存。

　　第七條本制度從20xx年十月一日起執行。

企業檔案管理制度2

　　檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

　　2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

　　3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

　　4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　歸檔制度

　　1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

　　6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

　　7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

　　8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

　　檔案保管制度

　　1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

　　4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的'檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

企業檔案管理制度3

　　第一條為加強企業檔案工作,促進檔案工作為企業各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規,制定本規定。

　　第二條本規定所稱的企業檔案,是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第三條企業應遵守《檔案法》,依法管理本企業檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。

　　第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。

　　中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。

　　第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責:

　　(一)貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策,制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;

　　(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;

　　(三)指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。

　　第六條企業檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業知識和業務能力。

　　第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

　　第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

　　第九條企業根據有關規定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。

　　第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管,并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

　　第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。

　　第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的`要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

　　第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展,不斷提高檔案管理水平。

　　第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,努力開發檔案信息資源,為企業提供及時、有效的服務。

　　第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。

　　第十六條企業提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權益。

　　第十七條國有企業資產與產權發生變動,應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。

　　國有企業破產,破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立,檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。

　　第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

　　第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規定歸檔而造成文件材料損失的,或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。

　　第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。

　　第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的,以本規定為準。

企業檔案管理制度4

　　第一章總則

　　第一條為規范企業境外檔案管理，維護國家利益和企業合法杈益，滿足境外資產監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業、控股企業、項目部、辦事機構等(以下統稱境外單位)的檔案工作。

　　第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發、生產、經營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著有利于維護國家利益和企業合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發事件的原則，以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。

　　第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。

　　第二章管理職責與人員

　　第六條各級檔案行政管理部門根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領館按照工作職責，結合實際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協助;國家商務主管部門、發展改革部門、國有資產監督管理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作項目管理內容;海關為境外檔案出入境提供通關便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定并實施。

　　第七條投資主體或母公司負責本企業境外單位檔案工作監督、指導。

　　第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口管理部門、專職檔案人員。

　　第九條境外檔案工作主要內容：

　　(一)編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃;

　　(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;

　　(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;

　　(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業務交流工作;

　　(六)負責境外檔案移交工作。

　　第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，定期接受檔案業務培訓;一般選用中方員工。

　　第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務。崗位變動時，應當及時辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。

　　第三章文件材料的形成與歸檔