辦公室檔案管理制度

時間：2023-04-08 13:23:06 制度我要投稿

辦公室檔案管理制度5篇

　　在快速變化和不斷變革的今天，制度使用的頻率越來越高，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。擬起制度來就毫無頭緒？下面是小編幫大家整理的辦公室檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

辦公室檔案管理制度5篇

辦公室檔案管理制度1

　　第一部分：檔案工作總的要求

　　1、貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法律法規和方針、政策。

　　2、對本校各部門和有關人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監督和指導。

　　3、集中統一管理本校各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。

　　4、為國家積累檔案財富，按規定的時間和要求把具有長期保存價值的檔案，向上級檔案館移交。

　　第二部分：檔案的保管

　　1、學校檔案包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、教師業務檔案、財務檔案、教學儀器設備檔案和基建檔案等等。

　　2、檔案室負責全校檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。

　　3、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明，編號科學規范、查找方便。

　　4、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

　　5、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

　　第三部分：檔案立卷歸檔

　　1、凡記錄反映本校職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。

　　2、各部門兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。

　　3、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。

　　4、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。

　　5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務

　　第四部分：檔案的鑒定與銷毀

　　1、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。

　　2、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在校長辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。

　　3、經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經校有關領導批準后，方可銷毀。

　　4、銷毀檔案時，必須由兩人以上在指定地點監督銷毀，監督銷毀人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。

　　5、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷

　　第五部分：檔案室的安全保密

　　1、檔案室是機要部門，非本室人員未經許可不得入內。

　　2、未經批準，不得將檔案帶出檔案室，檔案內容不得私自摘抄、復印和隨意傳播

　　3、經常檢查庫房和檔案的安全，發現問題及時向領導報告，認真處理。

　　4、檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規定，嚴守機密。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續，離職后對所了解的機密情況，不得泄漏。

　　第六部分：檔案的統計

　　1、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、設備等情況進行登記，每年一次對各方面進行認真統計，做好年報表

　　2、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式，做到數字準確、字跡工整，不得潦草和涂改，使檔案統計工作標準化。

　　3、檔案工作人員要加強檔案統計工作的'責任心和使命感，建立科學的檔案統計工作制度。

　　第七部分：檔案庫房的管理

　　1、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。

　　2、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。

　　3、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無關物品。

　　4、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。

　　5、做好室內外溫濕度記錄，除濕、降溫。

　　第八部分：文書的立卷歸檔

　　1、公文必須實行由文書部門或業務部門立卷的制度，這是提高案卷質量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環節。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質量，文書人員必須認真做好。

　　2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。

　　3、各立卷單位必須指定專人（兼職）負責本科室的立卷工作，各科室領導要加強對立卷工作的領導，將其納入本部門工作范圍。

　　4、凡本校在工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應及時交有關部門整理立卷，不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求等情況，應補辦齊全，保證文件材料準確、完整。

　　5、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關系的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。

　　6、文書立卷歸檔的具體要求：

　　（1）立卷前把本部門一年內形成的全部文件材料統一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。

　　（2）立卷歸檔的文件材料，應保持它們之間的內在聯系，區分保存價值，分類整理立卷。

　　（3）把文件按年度分開，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作計劃和下一年形成的本年度總結，放在本年度文件內，長遠規劃放在所針對的開頭一年；連續幾年的工作總結放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結束的年代。

　　（4）把文件按級別分開立卷，但上級對本校的批復、批轉和本校對下級的批復、批轉文件應在本校卷內，本校的文件材料在前，上、下級的文件材料在后；其余按上、下級文件分開立卷。

　　（5）按內容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯系的一個整體立卷。

　　（6）把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。

　　（7）卷內文件按一定的規律進行排列。其目的是保持文件之間的聯系，使卷內文件系統化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料，兩面都編頁號，反面編在左上角并填寫好卷內目錄。

　　（8）案卷標題要簡明確切，正確地反映卷內文件主要內容，各立卷單位負責草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統一填寫。

　　（9）各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢，并履行移交手續。

　　7、為了保證案卷質量，綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導，協助各部門做好文書立卷工作。

辦公室檔案管理制度2

　　1、文書檔案管理。

　　文書檔案包括上級領導機關來文、學校發文，包括各種通知、決定、批復、下達的計劃等；本館制定的規章制度、規則、細則、辦法、公約等，對此類檔案資料的管理做到：

　　1）凡應歸檔的資料、文件，應在工作告一段落后，及時整理原始資料分類歸檔。

　　2）對上級下發的`有關文件，館領導閱后，及時收回歸檔并做好登記，存放辦公室備查。

　　3）對所保管的文件，應定期清點，凡與本館有關的備查文件原件歸檔，副件保留。

　　4）年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

　　2、業務檔案的管理。

　　業務檔案包括日常業務工作統計、工作計劃、專題規劃、工作總結、業務報表、文獻采購留存、館長辦公會及館務會議紀要、圖書館大事等。對此類檔案資料的管理應做到：

　　1）各部室做好工作統計，每月上報辦公室歸檔。

　　2）業務報表，要留底歸檔存查。

　　3）工作計劃、專題規劃、工作總結、采購留存、館長辦公會議紀要等，要及時分類歸檔。

　　4）年底按業務類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

　　3、人事檔案的管理。

　　人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進模范典型材料等。對此類檔案的管理做到：

　　1）掌握本館職工的學歷、專業、年齡、業務、職稱、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

　　2）及時準確記錄本館各業務部門人員的調動情況及知識結構，年齡層次、職稱結構情況。

　　3）及時做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。

辦公室檔案管理制度3

　　為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

　　一、立卷、歸檔

　　第一條各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

　　第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

　　第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔范圍。

　　第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯系，區分文件的保存價值，便于保管和利用。

　　第五條立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

　　1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

　　2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

　　3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

　　4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

　　5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

　　（1）永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文等）有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

　　（2）長期保存。凡是在相當長時間內部門需要查考的'文件，劃為長期保存。長期保存為20xx年至50年。

　　（3）短期保存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為20xx年以下。

　　第六條文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。

　　2、會議文件應單獨組合。

　　3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

　　4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

　　第七條檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　第八條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

　　第九條歸檔時間。部門應于活動后一周內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

　　第十條歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

　　1、歸檔文件齊全、完整。

　　2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

　　3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

　　第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室，電網檔案盒。

　　二、檔案的管理和利用

　　第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

　　第十三條經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

　　第十四條辦公室的管理貫徹"以防為主，防治結合"的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

　　第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

　　第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，檔案盒，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

　　第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

　　第十八條平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件，干部檔案盒，以便存檔和查閱。

　　第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

辦公室檔案管理制度4

　　(一) 文件管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

　　3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范，表達無歧義。

　　4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條制度規范

　　1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

　　2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

　　4、凡寄至公司的`文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　第三條文件管理流程設計

　　1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

　　(二) 文書管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

　　2、文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

　　3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。

　　4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

　　第二條制度規范

　　1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

　　2、按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

　　3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。

　　4、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

　　5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。

　　6、辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

　　7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

　　第三條流程設計

　　起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

　　(三) 檔案管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

　　2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

　　3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

　　第二條制度規范

　　1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。

　　2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

　　3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

　　4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

　　5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

　　6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

　　第三條流程設計

　　根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

辦公室檔案管理制度5

　　1、學校公章由校長辦公室作為機密件由專人管理，并掌握使用。

　　2、以學校名義上報、外送、下發的文件、資料、報表等，憑校長簽發原件加蓋公章。

　　3、工作證、結業證、離退休證、職務（稱）聘書等，由教育局或相關部門統一辦理。

　　4、以學校名義簽訂的合同、協議、訂購單等，審計部門審計后憑主管校長批準簽字后方可蓋印。

　　5、因公出差、聯系業務、參加教學會議、研討會議等必須憑證明并經校領導批準方可開具。

　　6、校長工作用章（私章）必須經本人同意方可使用。

　　7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由校辦公室主任批準并嚴格登記手續。

　　8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經發現即予嚴厲懲處。

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