文件收發管理制度（精選20篇）

　　隨著社會一步步向前發展，制度的使用頻率逐漸增多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的文件收發管理制度，希望對大家有所幫助。

　　文件收發管理制度 1

　　一、總則

　　1、為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我企業實際情況，特制定本制度。

　　2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業函、電、來文，本企業上報、下發的各種文件、資料。

　　3、本企業各類文件統一由辦公室歸口管理。

　　二、發文管理

　　1、凡以我公司名義上報或下發的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發。

　　2、經總經理簽發的文件由辦公室統一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

　　3、發出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發或改用其他方式發送。

　　4、所有由辦公室發出的傳真、文件等應統一登記，并標注發送單位、日期，由發件人簽名。其他部門自主發送的，由發送部門自行負責。

　　5、發文辦理工作程序：

　　（1）擬稿：公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

　　（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。

　　（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

　　（4）簽發：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發。簽發公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。

　　（5）發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，并對待發文稿進行編注發文字號，確定份數后印制。

　　（6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進行蓋章。

　　（7）存檔：在發文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　三、收文管理

　　1、所有發至本企業的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業務往來文件等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。

　　2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。

　　3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。

　　4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。

　　5、已交辦公室存檔的`文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續，經總經理批準后方可借閱。

　　6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。

　　7、收文辦理工作程序：

　　（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進行收文登記。

　　（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。

　　（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。

　　（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

　　（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協商辦理，并負責回復辦理結果。

　　（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。

　　（7）注結：文件辦理完畢，應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。

　　（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷保證不丟失、不落銷。

　　四、保密文件管理

　　1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。

　　2、制發保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發送范圍、數量，報送總經理審批后印發。

　　3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業性場所復印。

　　4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

　　五、文件的銷毀

　　1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規定，辦理銷毀手續報總經理批示。

　　2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進行銷毀。

　　六、附則

　　1、本制度由公司辦公室負責解釋。

　　2、本制度自發文之日起實施。

　　文件收發管理制度 2

　　文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種文件、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發統一由總經辦歸口管理

　　一、收文的管理與公文的簽收

　　1.公司所有文件(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對政府部門發來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。

　　二、公文的編號保管

　　1.文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。

　　2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　三、公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閱簽后由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉收發員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。

　　四、文件的'傳閱與督辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后應交收發員切忌橫傳。

　　5.總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得總經辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。

　　6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件。或由總經辦通知到單位閱文。

　　五、發文的規定

　　1.公司上報下發正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請并將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設置與業務分工統一歸口以密x字、政x字發文。各分公司團體文件由總經辦批轉。

　　3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經公司領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

　　六、發文的范圍

　　1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2.總經辦、行政辦公室下發文件主要用于：

　　(1)公布公司規章制度

　　(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件

　　(3)公布公司體制機構變動或干部任免事項

　　(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定

　　(5)發布相關獎懲決定和通報

　　(6)其他相關重大事項

　　3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用于：

　　(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定

　　(2)同兄弟公司聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。

　　5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　七、發文程序規定

　　1.總經辦、行政辦公室同意發文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿

　　2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫

　　3.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級

　　4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿

　　5.經總經辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責

　　6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚

　　7.文稿審核總經辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長、總經理處審定批準簽發

　　8.經領導批準簽發后的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室打印

　　9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名

　　10.文件打字后，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發并檢查落實情況。

　　八、文件的借閱和清退

　　各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意后方可借閱。

　　借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　文件的立卷與歸檔范圍

　　1.凡下列文件統一分別由總經辦收發員負責歸檔

　　(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復

　　(2)總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等

　　(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄

　　(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等

　　(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等

　　(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料

　　(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品

　　(9)單位日志和大事記

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　九、立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　十、文件的銷毀

　　1、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，并按上級有關規定辦理申請銷毀手續。

　　2、經審核同意銷毀的文件，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。

　　文件收發管理制度 3

　　一、收文處理

　　每次收文之后，首先要與發文通知單對照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數量相同，如有不符，應及時向發文機關查詢。

　　二、發文處理

　　(一)發文范圍。文件的發放，要嚴格按文件特定的發放范圍和份數發放。主干線文件的發放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協、市紀檢委、市委各部辦委、各黨委。上級文件的發放范圍，主要是市人大、市政府、市政協、市紀檢委。

　　(二)發文程序。凡經市委辦公室下發的.文件，都由通信員親自送到各單位。

　　三、文件日常管理

　　文件登記、分發、傳閱后，要實行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內，以備查用；領導閱后文件要通過篩選，留有批示文件，其余銷毀。

　　四、文件的清繳與銷毀

　　文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時要下發文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結束后，對需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點銷毀。

　　五、文件借閱

　　(一)借閱文件要認真登記。

　　(二)絕密級文件，僅在閱文室借閱。未經主管領導批準，不準將文件帶出閱文室。

　　(三)文件借閱后三日內要追回。

　　文件收發管理制度 4

　　1.目的：為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的`使用。

　　2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。

　　3.職責

　　3.1董事長負責批準企業綜合管理手冊。

　　3.2總經理負責批準各系統管理分手冊。

　　3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。

　　3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。

　　3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上發布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

　　3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。

　　3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。

　　3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理；

　　3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

　　文件收發管理制度 5

　　1、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

　　2、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。

　　3、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統一進行登記編號。

　　4、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

　　5、嚴格遵守保密制度，對有密級的.文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

　　6、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

　　文件收發管理制度 6

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發和輪閱的管理。

　　三、相關職責

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發程序

　　1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件，均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。

　　2.收到文件要及時拆封，及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少于一次，對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的.會議通知和文件等，應立即交總經理閱簽。

　　3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦，并提出擬辦意見。

　　4.經總經理批辦的文件，由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件，則由承辦部門按規定辦理。

　　5.各職能部門需要發文件，先由各職能部門自行擬稿，經部門負責人審稿，交辦公室負責人核稿，再交分管副總經理審核，最后由總經理簽發。

　　6.收到已簽發的文件后，辦公室專門人員應及時編好文號，確定印制份數，并逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時，留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發，送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需注明，由綜合辦公室按有關規定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的，應將文件送回，待后補閱。

　　2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的，應經辦公室負責人同意，辦理有關登記手續，借閱時間一般不超過五天，復印件應妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢，辦公室專門人員應及時收集、整理，分類存查，并按規定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發之日起執行。

　　2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

　　文件收發管理制度 7

　　第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據集團公司有關規定，結合我集團的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條 根據文件信息依賴存儲介質的不同可將文件分為電子版文件和紙質版文件。按性質種類區分：行政類〈有關規章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業務類〈有關業務合同、客戶函件等經營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。

　　第三條 公文的簽收

　　1.公司所有文件(除領導或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條 公文的編號保管

　　辦公室文秘拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

　　2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復印或借用。

　　第五條 公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經理(或分管副總經理)閱批后分送相關部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門聯系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經理和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第六條 文件的傳閱與催辦

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應交辦公室文秘，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔。

　　6.按照閱文范圍，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　第七條 發文的規定

　　1.單位上報下發正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。如若確屬工作合作關系、可發送工作聯系單。

　　2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文，方可擬定發文。

　　3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

　　第八條 發文的范圍：

　　1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發文范圍。

　　2.集團或各分公司辦公室下發文件主要用于：

　　(1)公布單位規章制度；

　　(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位組織機構變動或人事任免事項；

　　(4)公布單位重大生產、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；

　　(5)發布有關獎懲決定和通報；

　　(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；

　　(7)其他有關重大事項；

　　3.集團各單位日常生產、技術、管理工作中，有關圖紙、技術文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。

　　第九條 發文程序規定：

　　1.各部門需要發文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發文申請；

　　2.集團或各分公司辦公室同意發文后，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。

　　4.文稿擬好后，擬搞人應填發文申請單，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。

　　5.辦公室應根據公司領導指示和有關制度規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容負責)；

　　7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

　　8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送相關領導審定批準簽發；

　　10.經領導批準簽發后的'文稿交辦公室文秘統一編號送辦公室打印；

　　11.文件打印初稿，應由擬稿人校對，并簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由辦公室文秘分發并檢查發文的落實情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。

　　第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　第十三條 文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：

　　(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

　　(2)集團或各分公司辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

　　(3)公司及部門各種會議記錄；

　　(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報等；

　　(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；

　　(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

　　(9)工作日志和公司大事記；

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。

　　第十四條 立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

　　第十五條 文件的時效性

　　是指文件內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。

　　第十六條 文件銷毀流程

　　對于多余、重復、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷毀手續，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。

　　第十七條 文件銷毀要求

　　經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責，未經審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。

　　文件收發管理制度 8

　　第一章總則

　　第一條為使機關的公文處理工作規范化、制度化，根據有關文件規定和工作需要，特制定本制度。

　　第二條辦公室文件收發、管理工作在秘書長的領導下進行，由秘書科承擔，各專委會和辦公室其他科室配合。

　　第三條辦公室秘書科確定專職人員負責文件收發、管理工作。

　　第四條辦公室設立文件收發和保管的檔案室。檔案室按有關要求配置相應設備。

　　第五條文件收發、管理工作，必須嚴格執行《國家保密法》及相關法律、法規。

　　第二章收文處理

　　第六條簽收。外單位送交的公文，統一由辦公室秘書科負責簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協領導。簽收公文要認真檢查包裝是否完整，核對投遞單上收文單位和編號與文件袋上的收文單位和編號是否一致，逐件清點，發現問題，及時采取處理措施。

　　第七條登記。秘書科對當日收到的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應將公文標題、發文字號、發文機關、密級、份數、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應視同機要件保存。

　　第八條分送。秘書科對當日收到的公文登記后，送分管領導提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協領導出席的重要會議、重要活動，送秘書長閱批協調。

　　第九條擬辦。辦公室分管領導根據公文內容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是：

　　(1)上級機關主送本機關、并需要貫徹落實的文件；

　　(2)本機關所屬部門主送本機關的請示件；

　　(3)平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件。有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發意見。做好擬辦工作，要認真研究來文的內容和發文機關的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見應簡明扼要。

　　第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件，由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批，領導閱批后，秘書科及時取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領導、主管領導，再送其他領導。對需要辦理的文件，則先送主管領導，再送主要領導和其他領導。特殊情況下，也可按實際需要調整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領導閱文時作的批示，要及時落實或交辦。

　　第十一條批辦。政協領導、秘書長對公文進行批示，提出辦理意見。辦理意見應當簡明，并指明承辦部門或承辦人，緊急公文應注明辦理時限。

　　第十二條承辦。凡需要市政協貫徹執行的公文，由辦公室或專委會承辦。

　　(一)承辦公文應按照即來即辦的原則，正確區分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結果要及時向領導匯報反饋。

　　(二)對需要轉發貫徹執行的公文，辦公室要根據領導的指示草擬轉發文件，并按照發文程序審批。

　　(三)對只需要知曉內容、了解情況的公文，在公文處理單上簽名即可。

　　(四)公文承辦完畢，承辦人要在來文處理單上注明承辦結果、承辦人和完成時間。

　　第十三條催辦。辦公室秘書科對領導批示或轉交有關部門辦理的公文，應當及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文，要查明情況和責任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復的上級機關對市政協的公文；二是向政協聯系工作、商洽事務的公文；三是各縣(市)區政協向市政協的請示、報告類公文；四是市政協轉交辦理，需要對方回復的公文。

　　第十四條立卷。公文辦結后應及時將公文底稿、文印件和有關材料整理立卷。

　　第十五條歸檔。公文歸檔應根據公文的特征、相互聯系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應設立兩套案卷、及時移交檔案室。

　　第三章發文處理

　　第十六條對以辦公室名義制發的文件，要認真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。

　　第十七條公文簽發

　　(一)《政協株洲市委員會文件》、《中共政協株洲市委員會黨組文件》，經秘書長審核并簽署意見后，由主席、黨組書記或其授權的常務副主席、黨組副書記簽發。涉及其他副主席分管的工作，須經分管副主席審閱后，再簽發。

　　(二)經常委會議和主席會議通過的向市委、市政府提出的建議案，經秘書長或分管副秘書長審核后，由主席或其授權的常務副主席簽發；轉送有關部門的調查、視察報告，經分管副秘書長審核，分管副主席審閱后，由秘書長簽發。

　　(三)《政協株洲市委員會辦公室文件》、《政協株洲市委員會辦公室便函》、《政協株洲市委員會辦公室專報》，經分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發。

　　(四)市政協與市委、市人大、市政府聯合發文，經分管副主席或秘書長審核并簽署意見后，由主席簽發；市政協辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯合行文，由分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發。

　　(五)各專委會需以辦公室名義發的文件，應送辦公室按程序簽發。

　　(六)簽發文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見和時間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對人員也要在文件底稿上簽名。

　　第十八條登記。秘書科要設立專門的`發文登記本，對已經領導審簽的文稿進行登記。登記的項目有：發文字號、文件標題、秘密等級、分發范圍、印刷份數、送印日期。登記前，應仔細檢查領導簽發的手續是否完備，文件版式格式標注的項目有無遺漏和差錯，附件是否齊全，辦文程序是否正確。

　　第十九條送印。對擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時送文印室，付印時要履行文稿交接手續。文稿的校對工作，由文件起草單位負責。

　　第二十條施印。除會議紀要和有特定版頭的普發性文件以及鉛印的文件外；其他文件都應加蓋相應的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。

　　第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據不同情況，分別采用內送和外投的方式，發辦公室領導和內部單位的文件一般采用內送方式；受文單位較遠的采用外投方式，一般通過郵政部門投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達。

　　第二十二條歸檔。文件發出后，文件管理人員應將領導批示、文件底稿和若干份數正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔。

　　第四章文件管理

　　第二十三條文件的閱讀傳達。文件的閱讀傳達應嚴格按發文機關的要求執行。如需擴大閱讀傳達范圍，必須經發文機關批準。

　　第二十四條文件的復制。因工作需要翻印或復制上級機關發給的文件，須經文件制發機關同意，并請示保密機關。經批準同意翻印或復制的文件，翻印件和復制件上要標明翻印、復制機關的名稱。翻印，復印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴大閱讀范圍。

　　第二十五條文件的匯編。匯編上級機關的秘密以上文件需向上級機關寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經發文機關批復授權后方可匯編。經批準匯編的文件，匯編本應按編入文件的最高密級標注密級，并按機要文件進行管理。匯編文件只發組織，不發個人。

　　第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理，要按要求清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件，要進行登記整理，經有關負責人批準后，到保密部門指定的地方銷毀。

　　文件收發管理制度 9

　　一、文件收發管理

　　單位所有的公文歸口辦公室管理，實行專人負責，集中管理，以保證公文的使用效益和資料的完整性，有利于加強安全保密工作。

　　(一)公文的`簽收呈辦

　　1、簽收：辦公室人員應按時領取文件和信件。

　　2、呈辦：凡收到的文(函)件(包括領導帶回的會議文件)，應及時登記、呈送、擬辦、傳遞。對收到的文(函)件，由分管的副主任提出擬辦意見后，再行傳遞。屬急件的隨收隨呈，及時辦理。

　　(二)公文的保密。

　　對“三密”文件應按規定的閱讀范圍傳遞，同時做到：不橫傳，不隨意從中抽出文件，不帶到公共場所和宿舍，不在保密室外過夜。并做到日清、月查、及時清退。

　　(三)公文的借閱承辦。各科室及有關人員須承辦和借閱文件時，均應辦理借閱登記手續，用后及時歸還。

　　二、內部擬文

　　(一)行文規則

　　1、行文應當確屬需要，注重實效，堅持少而精。

　　2、向上級請示問題，應當一文一事;不應當在非請示公文中夾帶請示事項。

　　3、向區直有關單位的重要行文，應當同時抄報區委老干部局。

　　4、與我單位不相隸屬機關之間一般用函行文。

　　5、與其他同級單位間必要時可聯合行文。

　　(二)制發程序

　　主辦科室承辦人擬稿→科室負責人核稿→分管主任審核→主任簽發→辦公室校核公文格式并登記→編號→承辦科室校對→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發。

　　(三)公文起草

　　1、起草公文一律用藍黑或碳素墨水書寫或在微機上直接錄入打印，不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書寫，草擬文稿首頁一律使用發文稿紙。字跡要工整，稿面要清晰。修改文字要運用標準修改符號，不得書寫在裝訂線以外。

　　2、科室完稿后，一律用藍黑或碳素墨水填寫擬文稿簽，全稿按管理權限或分工逐級送領導審簽，擬稿者按審簽意見進行修改、定稿。做到行文體式得當，行文要素齊全，審簽程序規范，意思表達準確。

　　(四)公文校核與校對

　　1、公文正式印制前，由辦公室對公文的審批手續、文件格式以及文字表達、主題詞等進行校核，確定發文字號、印發范圍和印制份數。

　　2、公文的印制與校核由承辦科室負責，校樣要與原稿一致。公文印制好后，承辦科室要及時將文件、原稿及電子版交辦公室保存。

　　(五)公文裝訂、傳遞

　　1、公文裝訂、封發由辦公室或承辦科室負責。

　　2、需及時下發的會議通知和上報的重要報告、請示，經中心領導簽批后可通過傳真下發、上報。

　　3、公文上報下發應發給組織，一般不發給個人。

　　文件收發管理制度 10

　　1、收文制度：

　　（1）簽收。上級機關或外單位專人送來的收文，由校辦工作人員簽收：

　　到上級機關領取收文，由領取人簽收：簽收人應將收件及時移交校辦。

　　（2）拆封。拆封由校辦工作人員辦理，其他人員未經同意不得私自拆封。

　　有具體領導“親收”的信件，應交領導自己辦理。密件必須由校領導拆封。

　　（3）批辦。由校長根據收文的內容和要求作出批示。

　　（4）傳閱。傳閱范圍由校長確定，再由校辦工作人員調度傳閱工作。

　　（5）歸卷。文件閱辦完畢后分類歸檔。

　　2、發文制度：

　　（1）擬稿。學校的'文件由辦公室負責起草和審核，各部門的文件由各部門負責起草，并送分管領導審核。

　　（2）簽發。各部門的文件及時送交校長審核簽發。

　　（3）發文。文件經領導簽發后，由校辦進行統一編號發文。

　　（4）歸卷。所有發文的底稿及正式文件進行歸檔。

　　文件收發管理制度 11

　　一、學校的文件由辦公室負責起草和審核，學校校長簽發；學校各部門的文件由各部門負責起草，校長辦公室審核，校長簽發。

　　二、文件簽發后，送辦公室統一安排打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章

　　一、學校的文件由辦公室負責起草和審核，學校校長簽發；學校各部門的.文件由各部門負責起草，校長辦公室審核，校長簽發。

　　二、文件簽發后，送辦公室統一安排打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存備查。おお

　　三、上級來文（除所領導親收者外），均由辦公室專人負責拆封登記，附文件閱批卡后，然后送主管學生領導閱，再根據主管領導意見具體安排落實并存檔。

　　四、機要文件應按照機密程度及傳閱范圍規定穿越，不得隨意擴大范圍。收發、傳遞、保管、歸檔要嚴格按照保密規定執行，做到切實行動。

　　五、規定傳閱的文件，閱后交辦公室專人歸檔，其他人員不得扣壓或丟失，需用時，應履行借閱手續。

　　六、電子公文一定堅持每天上、下午兩次查閱，并及時存檔備份。急件應及時打印并報主管領導閱辦。

　　文件收發管理制度 12

　　一、公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序；

　　二、酒店的收文，由保密室簽收登記，總經理的收文由酒店總經理簽收，屬酒店領導親收件，一律交收件人親自拆封；

　　三、公文登記后，由總經理室根據總經理的批示轉交各位領導傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由保密員送交，并經登記，簽收后才可送交；

　　四、閱讀文件應按規定范圍，秘密級以上文件須到保密室閱讀。因工作需要借閱文件應辦理手續，用完后及時退還，秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室；

　　五、各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延積壓；

　　六、各部門均實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事；

　　七、公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的`有關規定及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷，當年文件應于第二年第三季度移交完成；

　　八、各級干部調動時，應將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會議帶回的文件，應及時送保密室登記保管；

　　九、沒有存查必要的公文，經過鑒別和主管領導批準，由酒店總經理室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不漏銷，秘密級以上文件，不準作廢品處理，一律集中按有關規定處理。

　　文件收發管理制度 13

　　為規范文件管理，提高工作效率，使收發文工作規范化和程序化，特制定本制度。

　　一、收文

　　1、簽收上級部門或兄弟部門來文，均由負責公文收發的人員統一簽收拆封。

　　2、登記收發人員簽收拆封以后，應用專用簿式本進行登記，登記來文機關、主要內容后送分管辦公室領導簽署批閱。

　　3、批辦分管辦公室領導根據分工送相關領導審閱。并及時將文件呈傳各領導閱示或閱知。

　　4、承辦根據主批領導簽批的指示，收發人員將文件送有關人員或部門承辦，并督促其從速辦妥。

　　5、歸檔辦理完畢的來文，均應歸檔。

　　6、銷毀沒有存檔價值和備查必要的來文來信，或已辦結的來信，均可在年終經過主管領導鑒別后進行銷毀，并登記。

　　二、發文

　　1、擬稿由分管領導指定專人或與某項工作有關的'部門撰寫，并將擬好的文稿附發文稿紙送主要領導審核。

　　2、簽發審核后的文稿，經主要領導、分管領導、經辦人簽字后，方可簽發。

　　3、制發文件經簽發后，方可正式打印、蓋章、裝訂。

　　4、歸檔文件加斧章后，需一式兩份連同原稿送綜合辦公室負責公文收發人員歸檔。

　　文件收發管理制度 14

　　辦公室是全校公文處理的管理部門，負責全校收發文的管理。

　　一、收文辦理

　　收文的辦理程序包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、督辦、回復、歸檔等。具體辦理規范如下：

　　（一）辦公室文秘工作人員每天負責對全部來文（紙質、電子）進行簽收、登記，收文登記應將公文標題、密級、文件字號、發文機關、收文日期、辦理意見等情況逐項填寫清楚。登記后由辦公室主任閱文并提出擬辦意見后呈送校領導閱批。

　　（二）閱辦文件由辦公室文秘人員按下列程序處理：

　　1、校長閱示。所有來文一律先呈送校長閱批。黨務來文由黨委書記閱批。

　　2、分管校領導閱處。根據校長或黨委書記的批示，按照分工送有關校領導閱處，有關校領導要當日閱處（如需傳閱，應交由文秘送下一位校領導閱處）。急件即送批辦，校長外出遇有急辦件時可由辦公室主任先送分管領導閱處并說明情況。

　　3、有關處室閱辦。根據校領導的批示交有關處室辦理，有關處室負責人應按時完成公文辦理工作，并及時將辦理結果反饋給辦公室。

　　4、存檔。有關處室辦結后，應將文件送辦公室文秘人員。文秘人員將文件交辦公室主任簽字確認后按規定存檔。

　　（三）傳閱件原則上按校領導的排序由前向后遞送，傳批件按校領導的排序由后向前遞送。遇有領導出差，可先送下一位閱文領導。文秘人員應隨時掌握公文的去向并做好記錄，避免漏傳、誤傳和延誤。

　　（四）文秘人員要督促承辦人公文辦理工作，確保公文按時辦結。

　　（五）文件傳閱過程中不準橫傳，一律由文秘人員負責傳遞。

　　（六）文秘人員必須高度重視網發文件的收文工作，每個工作日不定時瀏覽市教育局辦公平臺及時收發文件，急件要做到隨收隨送。

　　二、發文辦理

　　（一）凡以我校名義印發的公文，都要按擬稿、審稿、核稿、領導批示、簽發、登記、印制、用印、分發等程序辦理。

　　（二）擬稿審稿。由主辦公文擬制的處室負責，要求符合國家有關法律、法規和政策規定，操作簡便可行，文種使用恰當，內容準確全面，結構簡潔完整。擬稿完成后由擬稿處室負責人審稿。

　　（三）核稿。審稿完成后交辦公室主任核稿。辦公室主任外出時由副主任負責。

　　（四）批示。審稿完成后由分管校領導批示或簽發。

　　（五）簽發。以本校名義印發的上行文，一律由校長簽發；以本校名義印發的平行文或下行文，一般性業務工作由分管校長簽發，涉及干部任免等重大事項由校長簽發。

　　（六）發文登記。發文登記由辦公室負責文秘的同志負責，包括填寫發文字號、記錄簽發人、按經校領導審定的印發范圍和存檔要求確定公文印發份數等。發文登記前應進行復核，重點是檢查審批、簽發手續是否按規定程序辦理，是否完備，附件材料是否齊全。

　　（七）復校。復校由辦文的同志負責，辦文的同志負全面校對責任，包括文字、格式、內容等。

　　（八）分發。分發由文件主辦處室負責文件的裝封、分發。辦理完畢后，由主辦處室將文件一式二份連同擬稿單交辦公室存檔。

　　（九）嚴格以下發文程序：

　　1、處室草擬公文未經處室負責人核稿的，辦公室退回擬文處室核稿。

　　2、公文簽發后未經發文登記和復校的，辦公室不予印制，送由辦文處室復校。

　　3、未完善手續的.公文，辦公室不予用印，退回辦文處室完善手續。

　　4、嚴格控制校內發文數量，一般性日常通知、活動方案等以xx中學函的形式下發。

　　三、監督管理與責任追究

　　辦公室負責行政文件落實的監督管理，組織科負責黨委文件落實的監督管理，收發文不及時或領導審批、閱處延誤，造成工作被動的，報請學校辦公會研究，視情節給予扣除相關責任人當月10%―30%績效工資處分，造成嚴重后果的扣除相關責任人當月績效工資。處分情況向全校公示。

　　四、本制度解釋權歸學校辦公室。

　　文件收發管理制度 15

　　1.目的

　　為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

　　2.適用范圍

　　適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。

　　3.職責

　　3.1董事長負責批準企業綜合管理手冊。

　　3.2總經理負責批準各系統管理分手冊。

　　3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。

　　3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。

　　3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上發布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

　　3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。

　　3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。

　　3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理；

　　3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

　　3.10項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行管理。并以交底、傳閱或組織學習等形式向相關人員傳達。

　　4.工作程序

　　編制→審核→審批→發放→接收→學習→執行→修訂→換版→作廢

　　4.1文件編制、審核和審批

　　4.1.1企業管理部編制《企業綜合管理手冊》，組織討論，董事長審批。

　　4.1.2公司職能部門編制本系統的管理手冊，企業管理部組織討論，總經理審批。

　　4.1.3公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細則、作業指導書等管理性文件，由部門領導審核，經相關部門會簽，公司分管領導審批。

　　4.1.4分公司編制的管理規定、制度等文件，由主管經理審核，分公司經理審批。

　　4.1.5項目部編制的施工組織設計、專項方案、交底等技術性文件按照有關法規和《施工組織設計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進行管理。

　　4.1.6對內審報告、管理評審報告、會議紀要等記錄性文件按照各系統管理手冊中要求進行審批。

　　4.1.7電子文件起草完成后，分管領導在紙張文件原稿上審批，文件管理部門留存原稿。

　　4.2文件的接收和發放

　　4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應配置至少一臺電腦，并與互聯網連接，設置一個固定的郵箱地址或QQ號碼，向公司企業管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

　　4.2.2企業管理部定期發布各部門、分公司的郵箱地址或QQ號碼，文件發放均以該郵箱地址為收件人，分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址，并以此郵箱地址為收件人進行文件發放。

　　4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員，每天必須查看郵箱，在5日內完成文件的傳遞工作。

　　4.2.4各職能部門規章制度方面的文件按照企業管理部確定的郵箱地址進行發放，并向公司相關領導發放一份紙質文件。

　　4.2.5日常通知類文件可在山西四建網頁上公布，對需要在網上發布的文件，經分管領導審批后，由編制部門通過企業管理部在公司網頁上發布，網管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門，防止沒有接到通知延誤工作。

　　4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后，要及時給發文部門回復確認文件收悉情況。

　　4.2.7企業管理手冊、規章制度文件或需企業管理保密的電子文件，以郵件形式發放，或在山西四建網頁上設置公司內部文件平臺，設置密碼，只有公司內部人員方可登陸。

　　4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后，文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領導審閱，如需傳閱或轉發，批注傳閱或發放范圍，傳閱人員簽注姓名和時間，轉發的文件填寫《文件發放記錄》。

　　4.2.9分公司主管領導在《文件傳閱處理單》上標注電子文件的發放范圍，文件管理員以發放組群形式發放，做好《文件發放記錄》，收到電子郵件后，接收方要進行回復確認，發放方在《文件發放記錄》中打鉤確認。

　　4.2.10分公司接到電子文件后，及時向項目部發放。對沒有連接網絡或無電腦的項目部可將文件進行拷貝或打印成紙張文件進行發放。發放部門（科室）填寫《文件發放記錄》，接收人簽字。

　　4.2.11各有關部門、單位可將所需文件從網頁或郵件中下載，復制到本地電腦專項文件夾中，建立《文件接收記錄》方便查找。

　　文件管理員對文件修訂過程進行跟蹤，確保使用文件處獲得有效版本。

　　4.2.12企業管理手冊分為受控和非受控，提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態進行管理，提供給建設單位或社會有關部門的文件為非受控版本。

　　4.2.13凡對體系運行具有關鍵作用的崗位，都應得到或學習適用文件。

　　4.2.14接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學習文件有關內容，并做好會議紀要。

　　4.3文件的`評審

　　4.3.1在管理評審輸入資料中，各職能部門對主管的文件提出評審意見。

　　4.3.2企業管理部每年對管理性文件組織評審，需修訂或更新的在企業管理手冊中進行修改。

　　4.4文件的修訂、更新、作廢

　　4.4.1文件起草部門對電子文件進行修訂時，重新起草文件，并用紅顏色字體標明修改部位，經審批后，標明原文件作廢或修訂狀態，進行發放。

　　4.4.2對文本文件修改時，填寫《文件更改通知單》，經審批后按照原文件發放范圍發放。

　　4.4.3當文件修訂或更新時，及時進行發放管理，通知原文件管理員更換原有文件。

　　4.4.4文件作廢時，在紙張文件上注明“作廢”，作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出，在文件接收記錄中標識作廢。

　　4.5文件的存檔

　　4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件，人事任免文件打印5份紙質文件，分別由人力資源部留一份，個人檔案裝一份，用人單位存一份，辦公室留存兩份。

　　4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件，進行傳閱、學習并存檔。

　　4.6網頁的維護

　　4.6.1企業管理部負責對公司網站進行維護，確保網絡暢通。 4.6.2企業管理部積極宣傳公司網站，在各種雜志、文件中體現公司網址。

　　4.7文件的編號和排版

　　4.7.1公司文件分為企業管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。

　　4.7.2公司紅頭文件按照傳統文件編碼由經理辦公室統一編號。

　　4.7.3公司便函文件編碼由經理辦公室統一編號。

　　4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統的編號方法。

　　文件收發管理制度 16

　　一、總則

　　第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條、公文的`閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統一由行政秘書歸檔：

　　1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。

　　2、各種專業例會記錄。

　　3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結果。

　　5、企業日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執行。

　　文件收發管理制度 17

　　第一條檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條檔案管理的原則

　　檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理，各部門除已移交總經理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。

　　第三條檔案管理的責任部門和責任人

　　公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查;

　　各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監督和檢查。

　　第四條歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

　　2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;

　　3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發布的'通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);

　　4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;

　　5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等;

　　6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;

　　7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等;

　　8.公司法律事務管理方面的文件材料;

　　9.公司各項目的技術圖紙等資料;

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體，如電子文本等);

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條歸檔要求

　　整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊)。

　　1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

　　2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》，并且按項目、內容或文件形成時間，系統的排列。

　　3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

　　（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;

　　（2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

　　（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

　　5.全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

　　第六條過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管，任何人不得據為已有。

　　第七條檔案銷毀規定

　　公司檔案文件銷毀:檔案在超出規定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批，最后經總經理同意后，兩人以上執行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經理審批同意后，兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。

　　第八條檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經總經理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。

　　5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條檔案備份規定

　　公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據。

　　第十一條檔案保密規定

　　公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定，違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。

　　文件收發管理制度 18

　　一、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。

　　三、定義

　　1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　2、受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4、外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。

　　四、職責

　　1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

　　2、各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3、文件編制、審批、發布的權責

　　（1）各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

　　（2）管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　（3）人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。

　　五、文件分級分類

　　文件分級

　　1、一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。

　　2、二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。

　　3、三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

　　4、四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

　　六、文件編號、標識與控制

　　（一）文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　（二）文件的標識與控制

　　1、文件分受控與非受控兩種，在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件，以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;

　　2、長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

　　3、一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　七、文件編制、審核、批準和發布

　　（一）、行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度3條負責編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　（二）、文件歸檔、發放、保管

　　1、文件歸檔

　　(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　2、文件發放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;

　　(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;

　　(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件，并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。

　　(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。

　　3、文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　八、文件的'更改與回收作廢

　　（一）、文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

　　（二）、文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　（三）、外來文件管理

　　外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　（四）、保密文件的管理

　　1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　2、保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　（1）文件密級發放、傳閱范圍

　　（2）絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　（3）機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　（4）秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

　　文件收發管理制度 19

　　物流管理制度文件旨在確保公司物流運營的高效、有序進行，其內容主要包括以下幾個方面：

　　1、物流操作流程：詳細規定從接收訂單到貨物配送的每一個步驟，涵蓋倉儲管理、揀選打包、運輸調度、配送簽收等環節。

　　2、質量控制標準：設定貨物存儲、搬運、運輸過程中的質量檢查和保障措施，以防止損壞或丟失。

　　3、庫存管理規則：規定庫存盤點、補貨、退貨等流程，確保庫存準確無誤。

　　4、合同與供應商管理：制定供應商選擇、合同簽訂和評估的'程序，確保供應鏈穩定性。

　　5、信息技術應用：明確物流信息系統在訂單處理、庫存跟蹤、運輸監控等方面的角色和使用規范。

　　6、安全與風險管理：設定安全操作規程，預防和應對可能的風險，如火災、盜竊等。

　　7、員工培訓與發展：規劃物流員工的培訓計劃，提升專業技能和服務水平。

　　8、績效考核體系：設立績效指標，評估物流部門的工作效率和成本控制。

　　文件收發管理制度 20

　　1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。

　　2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。

　　3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審核、批準后方可領用。

　　4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經常務總經理批準后方可借閱。

　　5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審核、批準后統一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

　　6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。

　　7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。

　　8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批準后，辦理借閱手續。

　　9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。

　　10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。

　　11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的.質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。

　　12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。

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