工作資料管理制度

時間：2022-06-15 15:11:02 制度我要投稿

工作資料管理制度（精選10篇）

　　在現實社會中，接觸到制度的地方越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編收集整理的工作資料管理制度（精選10篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。

工作資料管理制度（精選10篇）

　　工作資料管理制度1

　　1.0目的

　　收集及保存設備技術資料和運行記錄，為設備的日常運行管理及維修保養工作提供必要的依據，以提高設備管理質量。

　　2.0適用范圍

　　所屬各種設備的相關資料。

　　3.0管理職責

　　3.1工作負責人:工程主管。

　　3.2相關專業主管人員收集設備運行資料與設備隨機技術資料，由部門統一存檔。

　　4.0內容

　　4.1所有設備均應收錄在《設備臺帳-設備基本情況表》中，詳細記錄設備的產地，型號，編號，主要參數，電機及控制柜的資料，出廠日期，安裝地點，使用日期等，如有可能，還應記錄設備資料(說明書，安裝施工圖等)的檔案編號。

　　4.2重要的a類設備(發電機，變壓器，高、低壓配電柜，消防及生活水泵，空調主機、冷卻塔，電梯，鍋爐等)及b類設備(風柜、風機、區域配電柜、污水泵等)，應建立設備臺帳，在對其進行維修、保養后，均應填寫設備維修記錄表，并在設備臺帳上作好相關記錄。

　　4.3報廢設備的資料應及時從臺帳及設備資料表中刪除，或替換為更新設備的資料。

　　4.4設備檢查、維修、保養應制定相應表格，將檢查內容及標準明確在表格中，每次作業完后應認真填寫相關記錄并統一存檔，作為制定設備維修計劃及設備評估的依據。

　　4.5相關主管人員應經常查閱設備維修記錄，對故障頻繁的設備或同類設備出現的相同故障，應作出故障分析，并采取預防措施，以降低維修成本。

　　4.6a、b類設備每臺應貼基本資料卡一張，對設備進行標示。資料卡上應記錄設備名稱、編號、受電/水路徑或控制部位等;當設備的實際情況發生變化時，資料卡的內容應及時更新。

　　4.7為了保證以最快的速度恢復供電，低壓配電室每一個開關設置一個狀態卡，狀態卡一面寫送電字樣，另一面寫上停電字樣，并固定在明顯的位置，每次操作開關后，必須使狀態卡的顯示與開關的實際狀態保持一致，值班人員每班須檢查開關的實際狀態與狀態卡指示的狀態是否一至，如有不一至的情況發生，應查清原因。

　　工作資料管理制度2

　　1、根據施工進度，資料員及時收集整理兩套齊全完整的技術資料。商務簽證由技術員負責、施工員配合，施工記錄(包括施工日志)由技術員或施工員。日常巡檢或月檢發現資料不全或記錄不及時的，罰責任人200元/次。

　　2、工程竣工時，技術資料必須同時整理完整，并于公司初驗前3個工作日報施工技術科審查，施技科2個工作日內審查完畢，對存在問題以書面形式反饋，連同資料一起交還項目部，限期補辦完整，逾期罰責任人200元。

　　3、由甲方提供或外包分部分項工程的資料，項目部在施工中須隨時搜集，并要加強協調與管理，工程完成時，有關資料必須收集齊全，必要時，應采取有效措施加以控制，否則，項目部承擔一切費用。影響工程驗收的，罰款1000、--3000、元。

　　4、竣工資料送往質監站前必須經公司施技科批準并填寫《竣工工程質量驗收呈批表》。

　　5、工程因故停工(包括工程完工未經質量監督站初驗)超過一個月的，資料員必須自停工之日始35日內將現有資料整理完整報公司施技科存放，由資料員與施技科資料核查人現場核查簽證，簽證單一式二份，雙方各持一份。工程復工時再將資料取回，不按規定執行的限期完成并對責任人罰款100元。

　　6、工程竣工后，自質量監督站初驗始20日內將原始施工技術資料及圖紙一套報公司施技科，由施技科資料核查人與資料員現場核查，不完整的限期完成。資料完整的現場進行簽證，簽證單一式三份，由資料員與施技科資料核查人各持一份，資料內放置一份，施技科資料核查人3個工作日內將其送往公司檔案室存檔。不按規定執行的限期完成，并對資料員罰款50~100元，對分公司(項目部)、技術經理(主管技術員)罰款100元，不按時對其存檔，對施技科資料核查人罰款100元。

　　7、工程驗收合格后，自驗收(如非因施工單位原因，工程不能正常驗收的，自實際竣工)之日起7日內將該工程的《建設工程竣工驗收報告》原件報公司施技科一份，不按規定執行的限期完成，并對分公司(項目部)技術經理(主管技術員)罰款100元。公司施技科資料核查人接到《建設工程竣工驗收報告》后現場簽證，簽證單一式二份，交接人雙方各持1份，施技科資料核查人2個工作日內將該報告送往公司檔案室存檔，不按時存檔的對責任人罰款100元。

　　8、工程備案后，自備案之日起7日內將該工程的《建設工程竣工驗收備案表》復印件報公司施技科一份，不按規定執行的，限期完成，并對分公司(項目部)技術經理(主管技術員)罰款100元，對資料員罰款50元。

　　9、在公司月底檢查或上級質量檢查中，質量控制資料必須齊全完整，檢查得分率須達到92%以上，凡得分率達不到92%的，限期補全，否則罰責任人50元。

　　10、安全科負責安全資料的檢查指導及收集歸檔工作。

　　工作資料管理制度3

　　1、技術文件、施工資料管理的目的

　　工程技術資料是反映工程質量、工作量、進度的依據，是施工過程的真實記錄，是安裝維修、改造的重要檔案。

　　2、技術資料的內容

　　2.1施工圖紙(包括設計變更通知單);

　　2.2設計交底會議紀要;

　　2.3重大質量事故和安全事故情況報告、原因分析及其補救措施的原始記錄;

　　2.4施工組織設計或方案;

　　2.5隱蔽工程、試氣試壓、電氣測試等各項記錄驗收單;

　　2.6技術核定單;

　　2.7分部工程、分項工程質量評定表;

　　2.8自檢、互檢記錄;

　　2.9工程質量問題整改通知單;

　　2.10竣工驗收單;

　　2.11竣工圖;

　　2.12材料質保書

　　3、技術資料歸檔時間:

　　3.1當月上報竣工的單位工程的技術資料，一般在當月的25日前交質量股，待工程檢查完畢，質量股上交資料室裝訂歸檔。

　　3.2技術資料一經歸檔后，按上級規定嚴格保管。

　　工作資料管理制度4

　　為了加強新時期科技檔案的保密工作，確保檔案在保管、利用、復制、銷毀過程中的保密工作，特規定如下：

　　1、檔案員要認真學習和嚴格執行國家有關安全、保密制度規定，保持高度的警惕性。

　　2、案卷在保管、借閱、利用過程中做到層層負責，有條不紊，熟練無誤，不失密，不泄密。

　　3、經常檢查檔案庫房內不安全因素，發現問題及時堵塞漏洞，采取補救措施。

　　4、檔案員每天上下班，都要檢查庫房內的門、窗、箱、柜的安全情況。

　　5、檔案庫房除檔案員、檔案負責人外，任何人不準進入。檔案員出差或休假時，由檔案室負責人派專人代管，工作調動時，要將全部檔案交接清楚，記錄備案。

　　6、嚴格執行借閱檔案的審批手續，凡借閱檔案者，必須履行登記、簽收注銷手續，對借閱案卷不許翻閱無關材料，不許拆卷、抽頁、涂改、折疊、轉借，并近期返還，如需抄寫時須經檔案員同意，如必須帶出復制、拍照或查閱機密檔案時，需經有領導批準，外單位借閱時，需持介紹信，經檔案室負責人批準，才能查閱。

　　7、借出的文件、材料、資料等要定期收回，不準長期存放在外，每季末清點一次。

　　8、過期的檔案銷毀時，要登記銷毀清冊，經領導審批后，指定專人監銷。

　　9、檔案工作人員與私人談話和通信時不準涉及檔案機密材料，不準隨身攜帶檔案。

　　工作資料管理制度5

　　1.0目的

　　確保現場所使用的文件和資料都是現行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。

　　2.0適用范圍

　　適用于質量體系所形成的文件和資料。

　　3.0職責

　　3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

　　3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和資料的分類

　　4.1.1質量體系文件(質量手冊、程序文件、作業文件、質量記錄)

　　4.1.2外來文件(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位文件等)

　　4.1.3其它資料(業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等)

　　4.2文件和資料的編號按《文件和資料的編號規則》執行。

　　4.3文件和資料的受控狀態

　　4.3.1質量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋受控文件印章,注明受控號,非受控文件一般只進行編號。

　　4.3.2質量體系文件均為受控文件,加蓋受控文件印章。

　　4.3.3質量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外,其它現場使用的可不蓋受控章。

　　4.4文件和資料的編寫、審批質量體系文件由管理者代表組織相關部門編寫;質量手冊、程序文件由管理者代表或物業管理公司經理審批;作業文件由主管領導組織改編、編寫,管理者代表或物業管理公司經理審批。

　　4.5文件和資料的發布

　　4.5.1受控文件發放由行政部確定分發部門和數量,領用人在《文件和資料領用簽收表》上簽名,領取注有受控號和加蓋受控文件印章的文件和資料。

　　4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批準后,重新發放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。

　　4.6文件和資料的更改

　　4.6.1文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審核批準由原審批人進行,當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。

　　4.6.2文件和資料更改審批通過后,由行政部實施,資料管理員按《文件和資料領用簽收表》的名單,到領用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態方才有效;若發放換頁、換版后的新文件,應同時收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。

　　4.7文件和資料的管理

　　4.7.1文件和資料經編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質量文件清單》受控。

　　4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質量文件清單》受控。

　　4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規定的時間歸還。

　　4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。

　　4.8文件和資料的換版與作廢

　　4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數號用正字的筆劃數表示,一表示第一次更改,t表示二次更改……正表示第五次更改,若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。

　　4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領用簽收表》及時收回并記錄,立即蓋上作廢印章,統一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上保留資料印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和資料的編號規則》

　　5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

　　6.0相關記錄

　　6.1《文件和資料領用簽收表》

　　6.2《文件和資料更改申請表》

　　6.3《質量文件清單》

　　6.4《借閱登記簿》

　　6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》

　　工作資料管理制度6

　　一、各類技術資料必須裝訂成冊，由工程部內勤保管并編制詳細目錄。

　　二、資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設備技術資料，其中一套存檔作備用，另一套分發給工程部各主管工程師作管理之用。

　　三、檔案室的備用圖紙，如設備的規范、標準等，如要借用，必須填寫資料借用單，經工程部經理批準后方可借閱，但必須限期歸還。

　　四、工程部重要設備的運行記錄，每月必須裝訂成冊，歸檔保存。如有破損應責成班組重新抄寫，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。

　　五、工程部班組值班記錄，須每月歸檔保存，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。

　　六、《報修工作單》每月裝訂成冊，歸檔保存，保存三年。

　　七、每一臺設備都必須建立設備臺賬卡，詳細記錄設備的生產廠家，各種性能、技術參數、安裝位置、調試驗收記錄，每次維修維護記錄，每次設備事故記錄等，臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。

　　八、設備及系統技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊，編制目錄。

　　工作資料管理制度7

　　一、設備資料及技術檔案，由專人負責造冊管理。有關人員如需借閱參考，必須辦理借閱登記手續。

　　二、《醫療設備購置申請表》、《醫療設備購置申請論證表》、投標文件(采購資料)、儀器設備使用說明書、《醫療設備驗收記錄表》等原始資料，原則上不予借用，可當場查閱，如有特殊情況必須借用的，應經設備科長審批或請示院領導批示，檔案員無權自行決定。有關借閱必須辦理借閱登記手續，如有損失影響工作，須追究當事者責任。

　　三、檔案員負責院內設備管理動態記錄，每月定期進行醫療設備臺賬核對、萬元以上在用儀器設備的運行管理檢查和評價。針對異常運行的儀器設備，及時向科長回報并提供分析意見。

　　四、新到設備開箱時，應當通知設備科管理干事與設備工程組人員一起現場驗收，收集資料，協助安裝與培訓，及時造冊歸檔。

　　五、萬元及以上儀器設備按規定建立單機檔案，內容包括:《醫療設備購置申請表》、《醫療設備購置申請論證表》、投標文件(生產企業、經銷企業、申報招標的主要文件、中標通知書等資料)、儀器設備使用說明書、《醫療設備驗收記錄表》等原始資料、《醫療設備維修申請表》及多媒體資料等。

　　六、儀器設備的計量文件、資料及設備檔案的管理，按設備檔案管理要求進行。因工作需要需復印設備資料，由檔案員統一按醫院規定的復印手續辦理。

　　工作資料管理制度8

　　1.總則

　　1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》(GBT/50328-2001)的要求，特制定本制度。

　　1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。

　　1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。

　　2.工程檔案管理制度

　　2.1檔案資料管理

　　2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

　　2.1.2為了便于各個管理環節的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

　　2.1.3工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

　　2.1.4設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料(歸檔的發給施工單位的)統交檔案資料室統一管理，造冊登記并建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

　　2.1.5購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續。

　　2.2歸檔文件的質量規定

　　2.2.1凡合同、協議等文件材料均應為正本(即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔)。

　　2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單(含工程聯系單)等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件(如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名)歸檔。

　　2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件(不能用復印件)歸檔。

　　2.2.5書寫規定

　　A)書寫字跡工整，圖樣清晰。

　　B)書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

　　C)文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。

　　2.2.6書寫材料的大小尺寸應規范，裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息。

　　3.工程文件收發及管理規定

　　為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給工程部的工程文件(工程技術文件、圖紙資料)由檔案資料室統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的文件由辦公室統一接收。

　　3.1.2工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。

　　3.1.3設備文件，物資組匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由檔案資料室統一歸口發放給有關單位。

　　3.1.4檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

　　3.1.5檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳(簿式臺帳和電子臺帳)，并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。

　　3.1.6登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按工程部領導審定的工程文件分發表及時分發給有關單位和部門。

　　3.1.7對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。

　　3.1.8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對分發各部門的工程文件資料不進行整編作業。

　　3.2工程文件資料發放

　　3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統一歸口辦理。

　　3.2.2呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發放單位和數量。

　　3.2.3檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發表、設備資料分發表分發工程文件資料(當工程施工圖、設備資料份數有限時)，檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數量；設備資料文件不足部分，由施工單位自行聯系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章。

　　3.2.4分發的圖紙資料應建立資料分發臺帳，資料分發臺帳應留存備查。

　　3.2.5為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發放工程文件資料。

　　3.3設計修改通知單、工程聯系單、傳遞及管理規定

　　3.3.1設計修改通知單、工程聯系單統一由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。

　　3.3.2設計修改通知單、工程聯系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯系單的復印件供設計院編制竣工圖。

　　3.3.3凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時放入卷冊內。

　　4.檔案部門職責

　　參建單位(總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位)應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。

　　項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。

　　由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

　　建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。

　　設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

　　施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、(竣工圖)、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。

　　監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的`形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。

　　試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。

　　施工單位歸檔范圍

　　負責提交施工，安裝全部技術記錄(含隱蔽工程的各種資料)。

　　負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。

　　負責提交分部試運階段的方案、措施。

　　負責提交移交試生產前的消缺記錄。

　　負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。

　　負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。

　　調試單位歸檔范圍

　　負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。

　　負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。

　　負責提交調整試運質量驗評表。

　　負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。

　　負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。

　　設計單位歸檔范圍

　　負責提交項目(工程)各設計階段的設計文件。

　　負責提交全部設計修改通知單。

　　負責按時提交全套完整的竣工圖(一式八份)。并切實執行竣工圖編制的有關規定。

　　負責按時提交符合國家檔案局相關制度的全套完整的竣工圖光盤一套

　　負責提交設計總結。

　　負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)

　　質量監督部門(質量監督中心站與質量監督站)

　　監理部門歸檔范圍

　　負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。

　　監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。

　　負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。

　　對不符合歸檔要求檔案的處理：

　　對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，檔案資料室有權退回立卷歸檔單位，立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改，直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

　　凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關歸檔規定者，不能進行工程決算，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

　　工程檔案的鑒定和銷毀

　　1.對歸檔和發放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報公司總工及經理批準后方可銷毀。

　　2.對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應列出銷毀檔案清冊，提出銷毀報告，經公司總工及經理批準后實施，并對被銷毀檔案目錄進行清除。

　　3.檔案銷毀必須嚴格執行保密規定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應指派專人監銷，監銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應存檔。

　　4.在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。

　　其它

　　工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規定執行。

　　檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規定執行。

　　工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。

　　檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規定執行。

　　公司各職能部門工程文件材料立卷歸檔按公司各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時間的規定執行

　　5.聲像檔案管理辦法

　　5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。

　　5.2建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。

　　5.3照片檔案應符合以下要求：

　　(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

　　(2)能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；

　　(3)以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；

　　(4)使用數碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工，光學分辨率不得小于400萬有效像素(不允許插值)。

　　5.4錄像檔案應符合以下要求：

　　(1)主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩；

　　(2)需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；

　　(3)報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤(DVD或以上素質的格式)。

　　文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數、攝影日期、攝影者等。

　　6.檔案、資料、圖書借閱制度

　　本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案、資料為水利建設發展服務的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：

　　6.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可(注明：用途、領用時間、歸還時間)。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

　　6.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。

　　6.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。

　　6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。

　　6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。

　　6.6借閱時間在兩周以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，檔案人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經濟責任制考核辦法執行。

　　6.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調離手續。同時檔案室如因工作需要有權將檔案、資料調回檔案室。

　　7.設計修改通知單、工程聯系單管理規定

　　7.1設計變更制度

　　7.1.1應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執行。

　　7.1.2各現場專業工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質量關，并努力降低工程造價。在工程開工前，仔細研究圖紙，并組織圖紙會審，將施工圖中出現的問題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時督促設計單位補充、修改圖紙。

　　7.1.3工程設計變更的具體經辦人是項目部技術負責人，具體負責與公司總工及使用單位、設計單位、施工承包單位聯系，并負責分發設計變更通知單。

　　7.1.4所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后必須在7日內補辦完設計變更通知單。

　　7.1.5設計院以郵寄、傳真等方式的設計變更資料，由項目經理負責簽收并報送工程部備確認案后，技術負責人轉發專業工程師組織實施。

　　7.1.6各專業工程師在接到設計變更資料后應當天分發到施工承包單位、監理單位并監督實施。

　　7.1.7設計變更的內容完成后三天內由分管的專業工程師填寫執行結果，并報送項目經理審核。

　　7.1.8經審核的執行結果備案登記，作為今后結算的依據。

　　7.2簽證管理制度

　　7.2.1簽證涉及到投資、工期等工程內容。為了做到有效控制工程造價和工期，所有現場管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標文件，需審核施工單位提交的施工組織設計，嚴格控制現場簽證。

　　7.2.2發生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內容及工程量的增減經批準后，且在確保工程技術標準和質量標準保持不變的前提下，方能實施簽證。工程施工現場簽證由施工單位、工程監理和項目部現場管理人員共同簽證，嚴禁事后補簽。

　　7.2.3現場簽證單由施工單位報送，經現場監理工程師審核簽字蓋章后，由現場專業工程師和項目經理復核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。

　　7.2.4一次性簽定金額在10萬元以內，或工期延誤在5天以內，由現場專業工程師審核后報項目經理審批。超出上述金額(或天數)，項目經理需上報公司工程部經理，經工程部經理批準后方可簽證。如遇緊急情況，現場代表可先作處理，但必須按審批程序及時補辦簽證手續。

　　7.2.5工程使用材料的質量、價格如有特殊情況需簽證時，由工程監理、項目部有關人員共同簽證，必要時可進行招標確定

　　7.2.6已審核同意的簽證，施工單位必須按期執行，否則，造成的損失由施工單位承擔。由于施工單位對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可，因此延誤工期由施工單位負責。

　　7.2.7凡涉及到施工單位為評定優質工程等需要，而增加的施工管理、技術設施和部分材料、人工的費用，應由施工單位自行承擔。

　　8.工程竣工圖編制管理規定

　　8.1編制竣工圖的形式和深度

　　8.1.1凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位(包括總包和分包施工單位，下同)在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。

　　8.1.2凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖(必須是新藍圖)上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。

　　8.1.3凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補充者，應重新繪制改變后的竣工圖。由于設計原因造成的，由設計單位負責重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負責重新繪圖；由于其他原因造成的，由建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標志并附以有關記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應將相關項目的竣工圖資料統一整理歸檔，并在原圖案卷內增補必要的說明。

　　8.1.4竣工圖一定要與實際情況相符，要保證圖紙質量，做到規格統一，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制。竣工圖要經承擔施工的技術負責人審核簽認。

　　8.2編制竣工圖的分工

　　8.2.1建設項目實行總包制的各分包單位應負責編制分包范圍內的竣工圖，總包單位除應編制自行施工的竣工圖外，還應負責匯總整理各分包單位編制的竣工圖。總包單位在交工時應向建設單位提交總包范圍內的各項完整、準確的竣工圖。

　　8.2.2建設項目由建設單位分別包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應負責編制所承包工程的竣工圖，建設單位負責匯總整理。

　　8.2.3建設項目在簽訂承發包合同時，應明確規定竣工圖的編制、檢驗和交接等問題。

　　8.2.4建設單位應組織、督促和協助各設計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發現有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊。

　　8.3竣工圖編制的套數大中型項目、重要公用工程和其它特殊性項目的竣工圖至少應編制三套，一套送城建檔案部門歸檔，二套由生產或使用單位保存。一般小型項目至少編制二套，一套送城建檔案部門歸檔，一套由生產或使用單位保存，作為維護、改造、擴建的依據。項目竣工圖套數應該在簽訂施工合同時明確規定。

　　8.4竣工圖編制費用

　　竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規定的套數為基準，增加部分的費用由籌建單位負責。竣工驗收后需要復制的，復制費用由使用單位負責。