房地產公司檔案管理制度

時間：2022-03-07 17:44:30 房地產公司檔案管理制度我要投稿

房地產公司檔案管理制度

　　在不斷進步的時代，制度使用的情況越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編收集整理的房地產公司檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　房地產公司檔案管理制度1

　　一、總則

　　本制度規定了本公司檔案資料的管理部門與收集與立卷、歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等管理內容。

　　二、檔案的管理機構

　　（一）公司綜合辦公室是檔案管理部門，綜合辦公室主任具體負責檔案的日常理工作，辦公室檔案員做日常具體工作。

　　（二）財務資料，技術資料，房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務部、工程部、銷售部、綜合辦公司歸檔并保存；工程技術資料由技術部負責歸檔；其余資料原稿由公司綜合辦公室歸檔并保存。

　　（三）各部門或個人視實際需要，經公司領導批準后可留存影本。

　　（四）辦公室檔案員主要工作職責：

　　1. 制定或參與制定檔案工作的規章制度；

　　2. 對公司各部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督；

　　3. 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

　　4. 提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

　　三、檔案的收集與立卷

　　檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，整理立卷，集中到綜合辦公室進行歸檔。

　　（一）立卷的時間

　　凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在十日內整理并保存，需移交綜合辦公室立卷的要在十日內辦理交接手續。

　　（二）立卷的要求

　　1. 各部室設立兼職資料員，在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后，交綜合辦公室立卷歸檔；

　　2. 立卷時資料必須完整、真實、準確，請示和批復的底稿、正文和附件必須立在一起；

　　3. 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，填寫備考表；

　　4. 填寫案卷一律用碳素黑水筆或鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確；

　　5. 立卷應以各部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映公司生產活動狀況和面貌；

　　6. 立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起；

　　7. 立卷應把上級文件與公司文件，按保管期限和文件年限分開立卷；

　　8. 文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便；

　　9. 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損；

　　10. 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　四、檔案的歸檔

　　（一）凡公司發出的文件，由綜合辦公室的檔案員收集并歸檔。

　　（二）當一項工作已完成時，由經辦人員將該項工作形成的全部文件材料系統整理后，主動送交綜合辦公室檔案員歸檔。

　　1. 無論是內部文件還是外來文件資料，事情完畢后，一周內原稿統一由綜合辦公室負責歸檔，任何部門及個人不得自行留存；

　　2. 管理性文件材料應在辦理完畢一周內及時歸檔；

　　3. 項目證件辦理完畢后一周內歸檔，綜合辦公室負責督辦；

　　4. 工程圖紙、工程標書等項目文件材料應在項目工程交付使用后及時歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；

　　5. 員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后一周內歸檔；

　　6. 會計文件材料應由財務部門整理歸檔；

　　7. 變更、修改、補充的文件材料、內部機構變動和員工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料、公司產權變動過程中形成的文件材料應隨時歸檔。

　　五、檔案的保管

　　檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

　　六、檔案的借閱

　　（一）檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，須經公司總經理批準后方可查閱；

　　（二）各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案，經公司總經理批準后方可借閱；

　　（三）檔案借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借；

　　（四）檔案一般不得借出綜合辦公室。如有特殊情況，可以作短期外借，但必須經有關領導批準。逾期不還者，檔案員要及時催還；

　　（五）借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

　　七、檔案保密要求

　　（一）檔案員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作；

　　（二）有密級檔案只許在綜合辦公室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司總經理批準；

　　（三）有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經公司總經理批準；

　　（四）公司員工在調離本公司時，需按綜合辦公室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經審查無誤簽字后，才能調離。檔案員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

　　八、超期檔案的銷毀

　　（一）對超過保存期限檔案，由檔案員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報公司總經理批準后，按規定銷毀；

　　（二）經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀；

　　（三）銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

　　房地產公司檔案管理制度2

　　第一條目的：

　　為加強公司各類檔案管理的規范性，特制定本辦法。

　　第二條適用范圍：

　　公司的全部文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案。

　　第三條管理權限：

　　各相關部門

　　第四條檔案的立卷歸檔：

　　1.行政檔案的立卷：

　　（1）立卷范圍：公司業務活動中的收文及批辦過程中的批辦材料；以公司名義發出的文件（定稿、存本、附件）；各種會議文件及會議記錄；公司內部管理類文件（日常工作中形成的計劃、總結、統計報表、規章制度等）；公司內部形成的除人事、財務方面之外的其它請示、報告、批復；公司對外簽訂的經濟合同原件（工程部一份，由財務部門一份存檔及多余份數綜合辦公室保存；只有一份原件的，由財務部門保存，其他報名保存復印件，并在其上注明原件存放處）；在工作過程中形成的'照片、錄音帶、錄像帶、計算機軟盤及光盤、工具類書籍；公司領導或部門經理外出參觀學習等活動帶回的文字、聲像、科技資料。

　　（2）有關部門須保留檔案原件時，綜合辦公室應保存復印件，并在復印件上注明原件存放處。

　　2.工程檔案的立卷：

　　（1）立卷范圍：與工程相關的具有現實和長遠保存價值的各類工程文件資料（工程前期資料、勘察、設計、施工、監理資料、設備資料；工程竣工驗收資料等）。

　　（2）工程部應派專人負責技術檔案的整理、立卷、歸檔工作，歸檔文件資料必須完整、準確，經過系統整理、編目后由工程部負責人審查后歸檔。

　　（3）工程結束后，由工程部負責移交有關部門存檔。

　　第五條檔案的保管：

　　1.凡公司在各類經營活動中形成的具有保存價值的文件資料，均應由各檔案管理有權部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理，其它部門和個人不得擅自留存。

　　2.凡屬立卷歸檔的文件資料，必須為原件，書寫格·式必須符合要求，書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆，且應保證其完整、齊全、分類清楚。

　　3.檔案管理實行一月一整理制度，所有歸檔文件均應為已完成文件。

　　4.各檔案管理有權部門的部門經理應定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查，如發現問題，應及時向上級主管領導匯報，以便及時采取措施確保檔案的安全。

　　5.對破損和變質的檔案及時進行復制和修補。

　　第六條檔案的借閱：