文秘崗位所需知識
文秘在公司起著上傳下達的作用。現代社會的發展，越來越需要高素質的文秘人才，所以我們要在提高自身素質的同時要有自己的想法和思路，不斷接受新知識，培養自己的工作和社交能力，按照公司的規章制度辦事，合理安排工作，提高工作效率。
文秘專業知識介紹
一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領。
那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應注意以下幾點：
首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。
不管干什么事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設法去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。
其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優秀作品。
寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經驗的科學總結，就是揭示文秘寫作的一般規律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的`作品，全部就說明著?應該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養，經消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。
最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。
寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。 作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。
文秘必須掌握的電腦技巧
一、紅頭文件的制作及標準
1、進行頁面設置
選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”;“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字符網格”;將“每行”設置成“28”個字符;“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
2、插入頁號
選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設置成“四號”;字體任意;奇數頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。
3、發文機關標識制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”;寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”;垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁邊距”， “下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4、紅線制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置為“紅色”;“虛實”設置為“實線”;“粗線”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“
中”，“度量依據”設置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。
5、文號制作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發人——三號仿宋字體;簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞制作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設置的，然后單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。
二、公文正文排版
1.依據模板建立新公文：
選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。
2.制作公文正文內容：
正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：
標 題——二號小標宋字體，居中顯示; 主送機關——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;
正 文——三號仿宋字體;
成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。
文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。
三、用Word制作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。
2、編輯文字
在文檔中插入藝術字，選擇環形藝術字，輸入內容后設置字體、字號，然后用藝術字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經畫好的圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。并把藝術字設置成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來了，要用時復制一個到目標處，是不是很正規啊!
文秘小知識
核心職能
工作管理
能依工作的輕重緩急排定優先級，妥善運用自己的時間與資源，有效管理工作流程及進度。
認真負責
確實達成工作職責及要求，能勇于承擔自己的錯誤或失敗，不歸咎他人并努力改善。
主動積極
不需他人指示或要求能自動自發做事，面臨問題立即采取行動加以解決，且為達目標愿意主動承擔額外責任。
顧客服務
對顧客展現服務熱忱，有效滿足顧客需求、解決顧客問題，進而提高顧客滿意度。
誠信正直
為人坦誠、確實遵守組織規定與社會規范、信守承諾且言行一致。
適變能力
對工作內容或環境的改變能夠保持鎮定，嘗試了解改變的原因并以開放態度面對，有效調整行為且維持應有的工作表現。
問題解決
能夠掌握問題核心，精確解讀訊息做出結論，尋求適當解決方案 ，衡量利弊得失并采取實際行動以排除障礙。
壓力承受
面臨工作壓力能夠使用適當方法加以紓解，并維持應有的工作表現與人際關系。
溝通協調
能視談話對象有條理地清楚表達想法，除確保對方專注聆聽及充分了 解，并可正確解讀、響應、厘清他人所傳達的訊息以取得共識。
工作職責
一、教學秘書工作職責：
1、協助院領導抓好教學常規工作的安排，檢查與總結工作。
2、及時向院領導傳達上級部門安排的各項任務及上報院的有關情況。
3、協助院領導處理好日常的教學事務工作，并及時進行請示與匯報。
4、負責收集撰寫整理，管理各種教學信息和教學文件。
5、負責教學檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。
6、作好各種文件的收發，登記與管理工作。
二、生活秘書工作職責
1、協助院領導抓好教學辦公用品的供應與發放工作，監督辦公費用的使用情況。
2、協助院領導、班主任抓好勞動衛生工作。
3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學秩序作好物質保證。
4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的匯總工作。
5、協助院工會作好全院教職工的福利工作。
6、協助院長用好院基金的使用管理工作，所有經費的支付與回收工作。
7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、內務整理等。
8、作好院資料室的收發與報刊雜志的征訂工作。
特性
從屬性
秘書工作不是獨立的，是從屬于領導的，是完全按領導意圖辦事的。
方圓性
一是工作圓滿,有較強的協調綜合能力;二是圓熟能力，工作很熟練。三是圓通能力，不能沒有原則，但也要通融，而又不能圓滑。
輔助性
辦公室是辦事機構,不是決策機構。忠于職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權。
綜合性
概括起來是“三三四四”：
第一個三是三個中心，即信息中心、協調綜合中心和參謀辦事中心;
第二個三是三辦十項工作，即辦文(撰文、文書處理)、辦會、辦事(信息調研、協調、督查、信訪、接待、機要、綜合辦理);
第一個四是四句話，即貫通上下，協調左右，聯系內外，綜合辦理。所以說辦公室處于樞紐地位;
第二個四是四個結論，即參政、管理事務、搞好服務、提高綜合管理能力。綜合管理能力實際上就是領導能力。
行政文員
行政文員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有一定的要求。那么，行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢?
他應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。
同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入法等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。
文員
辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發)工作職責：
1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文，信件，郵件，報刊雜志的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13.社會保險的投保、申領。
14 .統計每月考勤并交財務做帳，留底。
15 .管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作.
秘書
秘書是掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。
1998年5月，國家勞動部(現人力資源和社會保障部)在其新頒布的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理財務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員。
目前我國秘書從業人員約達2300萬人。
我國外資企業秘書分三類：
初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主;
中等秘書(一般性秘書)——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。
高級秘書(經理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務知識，有應急處理能力，有較強的語文素養和較高的應用寫作能力。
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