怎樣寫通知類公文
(一)含義、功用和性質(zhì)
“通知”,是“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員”的一種公文文體.
“通知”,亦屬發(fā)布性公文,即知照文告.但它針對的對象是特定有范圍的,一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員,所以叫它“限知性”公文.它的發(fā)布方式,多是內(nèi)部印發(fā)或張貼,當然有的也可以公開張貼甚或公開發(fā)表于電臺、報刊.
(二)類別及其各自的功用、要點
1.一般性通知.發(fā)布要求下級機關(guān)人員辦理或需要知道的事項.要點是寫明白什么事,什么時間、地點,如何辦理.
2.批示性通知.針對欲發(fā)公文所加的通知.大體有三種情況和相應(yīng)的三種形式.“轉(zhuǎn)發(fā)”,對上級機關(guān)、同級機關(guān)或不隸屬機關(guān)的公文,加按語式通知轉(zhuǎn)發(fā)下去.“批轉(zhuǎn)”,是對下級機關(guān)的公文加批語式通知下發(fā),通知執(zhí)行,或通知參照執(zhí)行等.“頒發(fā)”(“印發(fā)”),職能機關(guān)發(fā)布行政法規(guī)、印發(fā)有關(guān)文件,并加說明式通知下發(fā),其附件即要頒發(fā)的那個文件.
3.指示性通知.對下級機關(guān)有所指示,如認為其內(nèi)容不宜用命令或指示發(fā)布的,可用“通知”發(fā)布.
4.會議通知.誰決定的召開什么會議,內(nèi)容(討論什么事項)、時間、地點、參加范圍等,可用“通知”發(fā)布.
5.任免通知.任免領(lǐng)導(dǎo)人需下級機關(guān)知曉,或任免的就是下級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人.主要寫何機關(guān)何會議決定何人任何職.亦可歸入第一類“一般性通知”中,屬于要求下級知曉的.
(三)格式和寫法
1.普通通知.
上述前三種為普通通知,格式寫法是共通的.目的是使受文者知曉,所以要寫得清楚明白.標題同于一般公文,批示性通知標題上的批發(fā)件名稱可加書名號.有受文單位的寫上款,范圍大、類似布告的,不寫上款.正文有兩種:一種是較長而含較多實際內(nèi)容的,分開頭、主體、結(jié)尾來結(jié)撰成文.開頭寫通知事項的依據(jù)、目的;主體是通知本身,多采用條款式寫法;結(jié)尾,一般多寫貫徹本通知的時間要求、希望等.一種是較短而內(nèi)容簡單的,只用一段或一句成文,寫動因(目的、情況、依據(jù)、政策皆可)、說明、決策.動因和說明亦可省略.
2.會議通知.
會議通知是上級機關(guān)或發(fā)起單位發(fā)給與會單位和人員的書面通知.一種是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)通知有關(guān)機關(guān)和人員必須參加的,一種是發(fā)起單位邀請參加的,寫時口氣有不同.一般格式包括標題、正文、落款三部分.
標題:重要會議的通知屬正式公文,標題寫明什么單位召開什么會議的通知,要編發(fā)文號.一般會議的通知屬日常事務(wù)文書,用得最多.標題可以只寫“通知”,不編發(fā)文號.
正文:上款,抬頭頂格寫發(fā)往部門,一種是籠統(tǒng)寫法,寫一類機關(guān)的.統(tǒng)稱,如“各區(qū)、縣、局”;一種是具體填寫各發(fā)往單位的名稱.發(fā)給個人的是稱職務(wù)還是稱同志,看會議性質(zhì)決定.
正文主體寫開會的根據(jù)、目的、日期、地點,派什么人參加,會議的內(nèi)容、議程(保密性的會議不寫).需要匯報、發(fā)言、帶論文、材料的,以及開多久、幾時報到、帶何證件和交通食宿等問題,都在正文或附件中寫明.
普通會議簡略一些,只寫時間、地點、會議內(nèi)容等.發(fā)給個人的.重要些的會議接受人姓名寫在正文前,正文后寫“此致”
“敬禮”;一般會議接受人寫在正文后,“此致”,然后提行頂格寫“×××同志”.
落款:在正文后右下方寫下召開會議單位的機關(guān)全稱和年月日,加蓋公章.標題上已寫明單位的,只寫年月日蓋公章.
日用通知很簡單,標題只寫“通知”,正文寫何時何地召開何會,何人參加,落款后貼出即可.有的打打電話通知即可,但要寫下再打,免得遺漏事項.
寫會議通知的注意事項:信息開門見山,交代七個要素(會名,會期,時間,地點,范圍,憑證,籌辦單位),注明開會準備,保證限期送到。
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