檔案管理現(xiàn)代化建設若干問題的思考散文
檔案管理現(xiàn)代化是指運用現(xiàn)代信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。它的基本內(nèi)涵包括：檔案信息的標準化建設、檔案信息存儲數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡化。檔案管理現(xiàn)代化對推動我國經(jīng)濟社會發(fā)展具有十分重要的作用。
一、檔案管理現(xiàn)代化建設的必要性
檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作順應時代發(fā)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，在科學技術突飛猛進、社會發(fā)展日新月異的今天，電子政務、電子商務日益普及，政務公開全面推行，對檔案管理工作提出了更新更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方法弊端已突顯。加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，適應時代需要，成為現(xiàn)代檔案工作的一項重要內(nèi)容，也是檔案部門順應時代發(fā)展的必然選擇。
檔案管理現(xiàn)代化是服務社會主義和諧社會的要求。和諧社會建設要求檔案部門既要為政府各項工作提供基礎服務支撐，又要成為黨和政府連結(jié)廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時俱進，服務社會，在社會主義新農(nóng)村建設、社會保障體系建設、和諧社區(qū)建設等各個方面，做好結(jié)合文章，發(fā)揮服務效能。
檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。檔案事業(yè)在改革開放和現(xiàn)代化建設中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生深刻變化的情況下，檔案管理現(xiàn)代化無疑是奠定檔案事業(yè)基礎性地位、實現(xiàn)自身發(fā)展的必然趨勢，可以促進傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、有序發(fā)展。
二、制約檔案管理現(xiàn)代化建設的主要因素
認識不到位，整體氛圍尚未形成。從目前情況來看，多數(shù)地方對于檔案現(xiàn)代化建設的重要性、緊迫性以及復雜性、艱巨性普遍認識不足，沒有真正擺上議事日程，進行全面規(guī)劃和組織推進。同時，由于檔案現(xiàn)代化建設是一項全新的工作，目前全省乃至全國都還處在摸索階段，整體環(huán)境并不成熟，還存在不少亟待解決的問題，如大范圍的統(tǒng)一信息網(wǎng)絡平臺尚未建成、檔案信息網(wǎng)絡之間不能互聯(lián)互通、各類檔案信息資源難以共享等，這也給檔案現(xiàn)代化建設造成了許多困難，直接影響檔案現(xiàn)代化建設的發(fā)展步伐。
組織規(guī)劃滯后，投入嚴重不足。檔案現(xiàn)代化建設周期長，投入大，難度高，必須通過合理有效的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，才能逐步取得成果。目前我國檔案現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃在總體框架、目標、措施、技術支撐、標準規(guī)范以及相關內(nèi)容等方面還缺乏全面謀劃和統(tǒng)一部署，導致各地標準不一、各自為政，難以保證檔案現(xiàn)代化建設沿著健康、穩(wěn)定、有序的方向發(fā)展。同時，檔案現(xiàn)代化建設是一項系統(tǒng)工程，無論是基礎設施的配置、應用系統(tǒng)的使用，還是檔案資源的數(shù)字化工作，都需要投入大量的人、財、物等資源。但由于資金問題，多數(shù)地方只能將有限的經(jīng)費投入到諸如檔案館（室）庫建設、檔案保管條件改善等更為迫切的工作中，這也是造成檔案現(xiàn)代化建設滯后的直接原因之一。
規(guī)范標準不統(tǒng)一，相關立法規(guī)范滯后。檔案工作的標準化、規(guī)范化是檔案現(xiàn)代化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：檔案專業(yè)管理軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重不足；檔案信息規(guī)范化管理缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準，這些都直接影響著檔案現(xiàn)代化建設的步伐。同時，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，而在檔案管理現(xiàn)代化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，具有便于修改、易于復制特性，而檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用，這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的`問題，相關法律規(guī)范的制定迫在眉睫。
復合型專業(yè)人才不足，缺乏現(xiàn)代化建設的人才基礎。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化，要求檔案人員既要懂檔案管理，又要掌握現(xiàn)代信息技術。目前大多數(shù)檔案人員還停留在收發(fā)、查找的階段，專業(yè)知識單一，普通操作型人才多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務和信息導航等復合型人才十分匱乏，在很大程度上影響了檔案管理現(xiàn)代化建設的質(zhì)量和速度。
三、檔案管理現(xiàn)代化建設的對策建議
（一）樹立檔案管理現(xiàn)代化理念
檔案管理現(xiàn)代化本身就是檔案事業(yè)發(fā)展過程中的一個新課題。檔案工作要實現(xiàn)由傳統(tǒng)模式向內(nèi)涵提升、素質(zhì)優(yōu)化、知識管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，必須“強化四種意識”，“實現(xiàn)五個轉(zhuǎn)變”：
“強化四種意識”：強化服務大局意識。圍繞經(jīng)濟社會發(fā)展的中心工作，明確主題，找準定位，選準切入點，拓寬服務面，為各級領導決策、為各部門工作提供全面、及時、有效的服務，在經(jīng)濟建設、政治建設、文化建設、社會建設中發(fā)揮積極作用。強化檔案為民意識�，F(xiàn)代檔案管理工作要堅持以人為本，樹立檔案服務為民思想。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，客觀分析檔案利用的特點和規(guī)律，認真研究社會對檔案的需求，突破傳統(tǒng)的日常接待利用方式，采取咨詢服務、史料匯編、檔案展覽等方式，積極主動地提供檔案利用。同時，要加快實現(xiàn)檔案檢索查閱的公開化、網(wǎng)絡化，為社會提供更多更好的檔案文化產(chǎn)品。強化法制意識。檔案利用工作的政策性很強，哪些內(nèi)容可以公開，哪些不宜公開；哪些可以全面提供利用，哪些需要控制使用等，必須根據(jù)不同對象和不同利用目的區(qū)別對待，嚴格按照保密規(guī)定和有關規(guī)章去操作。要強化法制意識和規(guī)范化意識，按照《保密法》、《檔案文件整理規(guī)則》和《檔案工作規(guī)范化管理》等法規(guī)規(guī)章的要求，落實電子檔案在形成、收集、保管、利用、安全等各個環(huán)節(jié)的工作，逐步建立現(xiàn)代化的檔案管理制度。強化現(xiàn)代化管理意識。計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展使檔案信息處理手段有了質(zhì)的飛躍。因此，必須樹立強烈的檔案管理現(xiàn)代化意識，實現(xiàn)信息收集、存儲、加工、傳輸諸環(huán)節(jié)的智能化、網(wǎng)絡化，以適應新時期檔案管理工作的需要。
實現(xiàn)“五個轉(zhuǎn)變”:從主要服務于政治的封閉保守型向既服務于政治又服務于社會大眾的開放型轉(zhuǎn)變;從重視檔案收集保管向重視檔案利用服務轉(zhuǎn)變;從傳統(tǒng)手工管理方式向以計算機管理為主的智能管理方式轉(zhuǎn)變;從側(cè)重檔案實體管理向側(cè)重檔案信息資源管理轉(zhuǎn)變;從主要依靠行政管理手段向突出法律手段依法治檔轉(zhuǎn)變。通過上述變革，走新型檔案工作發(fā)展之路，大力推進檔案服務利用社會化、檔案工作管理法制化、檔案資源結(jié)構多元化和檔案基礎工作信息化，構建一個管理體制優(yōu)、基礎設施好、信息化程度高、服務功能全，與經(jīng)濟社會發(fā)展相適應的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。
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檔案管理現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，沒有標準化、規(guī)范化就沒有現(xiàn)代化管理。
抓綜合管理：就是將各門類各種載體的檔案，作為一個整體實行統(tǒng)一的管理。這是有效保護檔案，充分發(fā)揮檔案整體效益的重要措施，是檔案管理規(guī)范化、科學化、制度化的基礎。
抓全程管理：在制定規(guī)范上，要明確文件材料的歸檔范圍，并加強指導，及時反饋，避免不規(guī)范的歸檔材料產(chǎn)生；在檔案收集上，明確制度規(guī)范，克服工作中的隨意性和盲目性；在整理分類上，要采用科學方法，將各種復雜的檔案材料進行合理的分類。
抓標準化管理。檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使檔案現(xiàn)代化建設有了統(tǒng)一科學的準則和依據(jù)，在檔案現(xiàn)代化建設中，信息的共享和網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準和規(guī)范。要按照《檔案文件整理規(guī)則》和《檔案工作規(guī)范化管理》的規(guī)定，根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術方法，在日常工作中抓好電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等的標準化管理工作。
（三）加強檔案管理軟硬件環(huán)境建設
硬件建設，是檔案事業(yè)發(fā)展的基本保障；軟件建設，是發(fā)揮檔案作用的重要抓手。硬件和軟件，好比是檔案事業(yè)發(fā)展的“兩條腿”，少了哪條“腿”，檔案事業(yè)都難以健康發(fā)展。
大力加強檔案現(xiàn)代化基礎設施建設。全面推進檔案館和檔案室計算機和網(wǎng)絡技術應用，提高應用計算機管理檔案的普及率，計算機及配套設施逐步統(tǒng)一；加強檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)建設，與政府電子政務外網(wǎng)（政務辦公網(wǎng)絡平臺）聯(lián)通，并力爭實現(xiàn)一、二級立檔單位檔案專網(wǎng)聯(lián)通；推進檔案館信息化基礎設施建設，完成檔案數(shù)字化工作，充分發(fā)揮檔案館室的各項功能和作用。
做好檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)利用工作。檔案管理應用系統(tǒng)建設要遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作需要，又要兼顧信息技術發(fā)展趨勢。要加快普及應用文書檔案一體化管理軟件系統(tǒng)，保證檔案信息交換和為實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件；要加強檔案信息建庫入網(wǎng)工作。把檔案數(shù)據(jù)庫作為重要信息資源，納入政府電子政務總體格局中，逐步構建檔案文獻數(shù)據(jù)庫；要充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口；要積極促進檔案信息資源共享。以檔案局（館）網(wǎng)站為主體，利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡出口與其他地區(qū)檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷、四通八達的檔案工作信息網(wǎng)。
�。ㄋ模┳⒅貦n案管理人員素質(zhì)的提高�，F(xiàn)代信息技術對檔案事業(yè)的影響愈來愈大，為了滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須建設一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。主要途徑包括：
培養(yǎng)高素質(zhì)的復合型人才。信息時代檔案工作的特點要求檔案管理人員既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平及合理的知識結(jié)構。應該著重在提高檔案工作人員的管理、創(chuàng)新能力和對新技術的吸納、整合能力上下功夫，培養(yǎng)高素質(zhì)的“通才”。
抓好檔案工作人員的在職培訓。抓好檔案人員的培訓和繼續(xù)教育，傳授有關檔案工作的新知識、新技術、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領域，更新知識結(jié)構，提高整體水平。
合理配置人才，優(yōu)化人才結(jié)構。要將不同專業(yè)、學歷、年齡、職稱的檔案工作人員進行科學整合，形成合理的人才結(jié)構，使不同層次的檔案工作人員互相配合、互相影響，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，
檔案管理現(xiàn)代化是一個不斷創(chuàng)新、發(fā)展的課題。如何順應時代發(fā)展的需要，加快推進檔案管理現(xiàn)代化建設，提高檔案工作服務社會主義和諧社會的能力，值得我們檔案工作者深思。
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