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文檔控制在國際工程項目管理中的作用論文
摘要：在國際工程項目管理中，文檔控制涵蓋了工程項目設計、施工、管控和調解的各個方面，它對于國際工程項目的質量保障和監管提供了必要的書面材料。文檔控制要點主要是建立完善的文檔一體化與現場控制體系，搭建基于工程項目管理的文檔控制平臺，完善文檔控制的編碼規則和命名規范。在實際工作中，我們要參與合同談判，明確項目文檔的職責范圍，確定項目特色，為項目文檔控制提供依據，組建文檔控制中心，配備文檔控制中心人員，搭建文檔控制平臺，建立標準化文檔控制體系。
關鍵詞：文檔控制；國際工程項目；項目管理
文檔控制是國際工程項目管理中不可或缺的重要內容，它主要是指在國際工程項目執行過程中，根據工程項目方的合同要求，依據項目管理方所批準的項目文檔控制程序，通過現代技術和科學手段所開展的文檔項目控制和管理，從而能夠實現國際工程項目管理的科學性、可控性和節約性。文檔控制在國際工程項目管理中主要涉及到兩方面職能：一方面是對國際工程項目開展有效的文檔信息統計和追蹤，保證如實記錄國際工程項目的施工進度、狀態信息和管控信息，保證項目文檔的完整性、有效性和可追溯性。另一方面是建立完善系統的項目各類文檔管理、流轉體系，保證項目文檔的準備、印發、歸類、存儲和廢棄都能得到有效的管理和控制。
一、文檔控制在國際工程項目管理中的作用
在國際工程項目管理中，文檔控制涵蓋了工程項目設計、施工、管控和調解的各個方面，它對于國際工程項目的質量保障和監管提供了必要的書面材料，主要的分類及其作用表現為：
1.國際工程項目文檔控制的分類在國際工程項目實施過程中，文檔控制管理涵蓋了八個方面的信息資料：國際工程項目管理的公共信息和外部信息記錄，從而保證工程原始資料的完整性；國際工程項目概況信息記錄，能夠完整反映國際工程項目的基本狀況；國際工程項目的施工信息記錄，能夠完整反映項目的工程現狀；國際工程項目的施工技術資料信息記錄，能夠充分體現項目的施工技術；國際工程項目的目標控制信息記錄，能夠反映項目的目標管控；國際工程項目的計劃統計信息記錄，能夠如實反映項目的施工進度；現場管理和工程協調信息管理記錄，能夠如實反映項目的施工管控；商務信息記錄，能夠有效開展項目的財務管控。
2.國際工程項目文檔控制的作用在工程項目管理中，開展有效的文檔控制措施，它能夠保證工程項目方、項目經理和設計工程師能夠及時發現施工過程中出現的問題，保證施工各方能夠擁有第一手的施工資料，能夠有效銜接施工項目和工程設計按照施工計劃和工程進度如期完成，從而可以對工程項目的質量提供保障和管控。
（1）建立工程項目的公共信息和外部信息的歷史檔案，它能夠保證國際工程項目的原始檔案的完整性，當工程設計或者工程施工不能達到合同要求時，它能夠提供完整的法律依據。此外，完整的公共信息和外部信息也可以給其他相似的項目提供參考。
（2）在施工過程中如果出現項目經理、項目監理等管理人員的更替時，繼任者可以調取文檔控制管理中的項目文檔信息，了解工程項目的工程現狀、施工技術、施工進度和施工管控等相關信息，為后續工作提供便利條件。
（3）國際工程項目面臨著國際環境、投資資金和施工環境的變化，如果造成工程項目的施工實踐延長或者停滯時，通過文檔控制信息，能夠保證無論什么時間恢復施工，工程管理者和施工人員都能夠有資料可查，避免因為個人記憶的缺失而影響項目施工。
（4）減少在國際工程項目施工過程中的投資方、項目管理方、施工方和業主之間的糾紛，避免因為各國相關法律或者工程條例的局限所引起的合同糾紛，有利于在施工過程中，各方出現誤解和爭議后的調節。
（5）在工程建設過程中，如果出現國際間的法律糾紛和財務糾紛，并且造成停工情況，通過文檔控制管理可以為爭端調解、仲裁和訴訟提供必要的書面證據。
二、文檔控制在國際工程項目管理中的控制要點
在國際工程項目管理中，文檔控制應該側重建立完善的文檔一體化與現場控制體系，創建科學的文檔控制平臺，完善文檔控制的編碼規則和命名規范，才能讓文檔控制為國際工程項目更好服務。
1.建立完善的文檔一體化與現場控制體系
在國際工程項目管理過程中，文檔控制管理是一個重要模塊，而建立文檔一體化就顯得尤為重要。在項目管理過程中，應該強調電子文檔管理的連續性和信息內容的完整性，實現傳統的文檔檔案管理向綜合型信息檔案管理的過渡，從而實現國際項目的整個項目管理都能實現文件記錄和檔案管理。而施工現場的文檔控制是文檔一體化的管理核心部分，要求文檔控制人員必須親臨施工現場，加強對于工程項目的文檔資料收集，保證文件管理的質量，并為后續的檔案管理工作提供便利條件。實踐證明，只有在施工初期就建立完善可靠的文檔一體化體系，加強施工現場控制，才能保證文檔管理與控制的質量，才能為國際工程項目的質量管理提供完善的保障。
2.搭建基于工程項目管理的文檔控制平臺
隨著信息技術的飛速發展，它也帶動了文檔控制管理的信息化和系統化建設，隨之也產生了大量的電子文件和信息文件，而國際工程所特有的項目復雜性、多方人員參加以及跨地域等諸多因素，決定了工程項目涉及的施工需求、設計建議、工程準則、建設方案和項目會議等都需要文檔化、標準化，方便查詢和調用。因此，在工程項目的文檔控制中需要建立一套完善的文檔控制平臺方便項目組成成員調取和查詢。在文檔控制平臺中需要創建多套多樣式的文檔模板，保證需求、建議、方案和會議等不同場合的需求。而為了保證在眾多紛繁復雜的文檔中找到需要的文檔，就需要在文檔控制平臺中建立完善的文檔目錄管理體系，而文檔控制人員在輸入和保存文檔的時候，需要注意文檔的基本信息填寫，保證按照文檔目錄進行分類，確保使用者在查詢的時候能夠根據文檔定義做到快速查詢。
3.完善文檔控制的編碼規則和命名規范
在國際工程項目管理中，文檔控制的核心工作就是文檔內容的規范性和科學化，而這就需要在文檔控制中完善文檔的編碼規則和命名規范，保證利用標準化程序來開展文檔控制管理工作。在國際工程項目管理中，需要文檔控制工程師根據國際標準、行業準則、企業規則、施工管理需求，建立一系列通用的文檔控制管理體系文件。在工程項目啟動后，文檔控制人員需要根據項目計劃、施工進度、合同需求和地域需求，在通用標準程序文件的基礎上編制規范的項目文件編碼規則和命名規范。在整個項目管理周期中，要保證文檔控制管理體系能夠涵蓋從產生到存檔保存的各個環節。而為了保證文檔控制的管理人員和使用人員能夠方便查詢和調取，應該在文檔控制管理文件的基礎上再編纂操作性較強的手冊，提供給需要者查詢。
三、國際工程項目文檔控制的步驟和方法
在國際工程項目文檔控制中，需要深入了解國際工程項目所在國家的行業標準和業主需求，履行完善的文檔控制步驟，保證整個文檔管理科學有效，可以從合同談判入手，建立齊備的文檔控制體系，主要為：
1.參與合同談判，明確項目文檔的職責范圍
在國際工程項目的合同談判階段和項目工程執行初期，文檔控制工程師就需要介入到合同談判中的相關文檔控制條款，將合同要求的施工合同條件、招標投標、工程監理制度和合同管理制度的文檔控制內容做到如實記錄，保證文檔控制管理工作有制度可循，做到認真嚴謹，符合國際標準和項目要求。
2.確定項目特色，為項目文檔控制提供依據
工程項目文檔控制工作是一項專業系統的工作，而國際工程項目又帶有明顯的地域性和復雜性，其工作內容和控制特點都決定了文檔控制人員必須系統掌握項目文檔的程序、流程和方法。在國際工程項目的文檔控制初期，文檔控制人員需要認真準備文檔控制程序文件，認真了解過程所在國家的行業標準規范，組織項目投資方、施工方和業主提供相關文檔控制文件，并且認真估算項目文檔的數量、種類、來源、規格等，將文檔控制中心建設納入到工作日程，保證項目文檔的控制能做到有備無患。
3.組建文檔控制中心，配備文檔控制中心人員
在國際工程項目中，文檔控制的工作量龐大而瑣碎，需要根據工程項目的設計、規模和進度安排各種專業人員進行分工協作，組建文檔控制管理團隊，規劃項目文檔控制的人力分配計劃，確定文檔控制中心的軟、硬件配置和項目服務器的規模。在實踐操作中，文檔控制中心需要由文控經理領銜，設立以文控工程師等數名文控人員。另外，軟、硬件和網絡設備需要根據項目的規模及業主要求具體配置。另外還需要搭建文檔控制平臺，建立標準化文檔控制體系。
四、總結
綜上所述，國際工程項目具有非常強的區域性、復雜性和不確定性，它就對于文檔控制提出了非常高的要求，我們一定要充分認識文檔控制在國家工程項目管理中的作用，把握文檔控制的控制要點，對國際工程項目文檔實施有效的控制步驟，保證整個文檔控制科學有效。
參考文獻:
[1]劉佚名.國際工程建設項目中的文檔控制管理[J].中國招標，2012，（48）：28-30.
[2]張慧敏.國際工程建設項目中的文檔控制管理[J].時代報告：學術版，2015，（9）：227.
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