中油四川石化項目業(yè)主PIP信息管理平臺的應(yīng)用研究論文
隨著項目管理的發(fā)展需要，群組項目的管控能力及其管理實效得到了增強，國際、國內(nèi)知名工程公司均采用項目集成信息管理系統(tǒng)或相似管理系統(tǒng)實施管理，以規(guī)范和提升項目管理，更好地服務(wù)項目管理，增強項目管理實效。
1 項目管理系統(tǒng)簡介
業(yè)主采用的項目管理系統(tǒng)，初衷和主要目的是方便項目管理、規(guī)范日常管理，積累大型項目集群的管理經(jīng)驗，并主要從EPC、PC及其組合項目管理的角度出發(fā)，結(jié)合本煉化工程項目采用的管理模式和合同模式(扁平快、PC、EPC及專業(yè)分包管理并存的綜合模式)，組織開發(fā)并使用于本大型煉化工程的項目管理系統(tǒng)，其中主要包括設(shè)計管理、采購管理、施工管理、進度計劃控制、費用控制、質(zhì)量管理、安全管理、文檔管理、合同管理、信息管理等，并對使用過程中的管理程序、要求和操作說明等進行了管理培訓(xùn)，與此同時對各參建單位留設(shè)了終端服務(wù)，便于網(wǎng)上辦公、統(tǒng)一信息、資源共享，確保過程管理執(zhí)行一致、規(guī)范、符合，更快捷、更有效地服務(wù)日常工程管理及辦公需要，為工程管理順利、有效進行提供軟件支持和管理保證。
該項目管理系統(tǒng)架構(gòu)、功能及其操作手冊等詳見該項目管理系統(tǒng)的操作手冊，系統(tǒng)流程控制和規(guī)劃見項目管理系統(tǒng)操作手冊，并舉例說明該系統(tǒng)QHSE、文檔管理功能模塊相關(guān)情況。
2 項目管理系統(tǒng)使用
在項目啟動后，該項目管理系統(tǒng)將有效運行，并隨著工程項目的進展，各個功能模塊將發(fā)揮各自的作用，其中進入該項目管理系統(tǒng)的操作流程具體按系統(tǒng)中的如下界面操作：2-1項目管理系統(tǒng)的登入界面，2-2項目管理系統(tǒng)個人工作中心界面，2-3項目管理系統(tǒng)進度控制界面，2-4項目管理系統(tǒng)工程合同管理界面，2-5項目管理系統(tǒng)采購管理界面，2-6項目管理系統(tǒng)質(zhì)量安全管理界面，2-7項目管理系統(tǒng)資源界面，2-8項目管理系統(tǒng)文檔管理界面，2-9項目管理系統(tǒng)項目與組織界面，2-10項目管理系統(tǒng)流程管理界面，2-11項目管理系統(tǒng)制度與標準界面，2-12項目管理系統(tǒng)事務(wù)管理界面，2-13項目管理系統(tǒng)信息發(fā)布界面。
3 項目管理系統(tǒng)功效
3.1 提高管理工作效率
(1)清晰的計劃、合同、采購等管理;(2)信息及時和準確;(3)管理透明和規(guī)范;(4)溝通更為方便;(5)資源共享、數(shù)據(jù)統(tǒng)計;(6)管理把控，戰(zhàn)略調(diào)整，全局把握。
3.2 積累大量的數(shù)據(jù)
(1)完整大型煉化項目的WBS字典;(2)設(shè)備和材料字典及價格庫;(3)資源及工時、臺班消耗數(shù)據(jù);(4)投資及費用數(shù)據(jù);(5)質(zhì)量和HSE類數(shù)據(jù);(6)技術(shù)文件和圖紙。
3.3 培養(yǎng)了一批高素質(zhì)管理人員
經(jīng)過大型煉化工程的歷練，各參建單位培養(yǎng)了一大批工程管理人員，為后續(xù)工程建設(shè)提供了有力的人力支持和保證，并為工程規(guī)范管理和高效、有序進行提供很好的借鑒和有力的支持，尤其是在流程優(yōu)化、無紙化辦公、文檔管理、過程跟蹤、監(jiān)控、統(tǒng)計監(jiān)測等表現(xiàn)出獨特、全面、及時、準確等功效，提高了工程管理水平和實效。
4 項目管理系統(tǒng)應(yīng)用思考
該項目管理系統(tǒng)在使用工程中為該大型煉化工程管理實施發(fā)揮了很大的作用，得到了各參建方的積極使用和友好肯定，并在通知或消息發(fā)布、資料收集中表現(xiàn)出很好的效果。經(jīng)在過程中的使用，尋求參建多方建議，考慮以下方面更有優(yōu)化的空間：
第一，流程審批“無紙化”辦公，同時需要提供相應(yīng)的紙質(zhì)版報批資料，并嚴格執(zhí)行工程項目管理文件及標準規(guī)范，走流程，填報相關(guān)資料，即既要走網(wǎng)上系統(tǒng)審批，又要上報紙質(zhì)資料，不僅未提供有效辦公，反而增加工作量，這在以后的項目管理或項目管理系統(tǒng)使用時需要考慮和進行優(yōu)化。
第二，項目管理系統(tǒng)中信息發(fā)布中心的信息、通知、規(guī)定或其他管理文件，無簽字蓋章僅為電子版，就上傳項目管理系統(tǒng)信息發(fā)布中心發(fā)布，同時信息發(fā)布系統(tǒng)審查、把關(guān)管理不到位且無相應(yīng)的管理規(guī)定做依據(jù)要求進行規(guī)范管理，所發(fā)布出來的規(guī)定、通知等實效性差，各參建單位有所考慮執(zhí)行力不強，此方面需要在以后的項目管理中關(guān)注和改善。
第三，項目管理系統(tǒng)主要使用功能在信息發(fā)布、資料收集、流程審批上體現(xiàn)較有效率，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、匯總及圖表生成等方面的功能作用實效性較差。
第四，對于在項目管理系統(tǒng)中出現(xiàn)所發(fā)布的信息、資料或規(guī)定及上傳的資料等出現(xiàn)問題或無法下載使用，沒有很好的反饋途徑，致使信息或通知內(nèi)容無法知道，很難執(zhí)行，影響項目管理的執(zhí)行力和管理實效。
第五，項目管理系統(tǒng)的端口留設(shè)、對接及使用申請、網(wǎng)上辦公的網(wǎng)速對項目管理系統(tǒng)的運行及有效使用均會產(chǎn)生一定的影響，在項目管理系統(tǒng)被采用之前這些因素均需考慮，將導(dǎo)致項目管理系統(tǒng)整體功能的實現(xiàn)，影響項目管理及其系統(tǒng)的運行。
第六，需要考慮將各參建單位的體系(軟件)融為一體，同平臺辦公，多功能實現(xiàn)，服務(wù)于項目全過程管理。
第七，需要考慮為確保項目管理系統(tǒng)正常、數(shù)據(jù)齊全，并定期做好備份，防止系統(tǒng)崩潰影響日常管理的進行和造成的不良影響及無法挽回的損失等事故的發(fā)生。
第八，文檔資料管理系統(tǒng)需要完善，建議增添相應(yīng)的項目管理記錄模板，并隨著項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用而同時產(chǎn)生，通過日常管理的積累，形成齊全、合格的工程管理記錄。
通過對以上情況的思考，我們在做大型煉化工程或項目時，在項目啟動之前對于是否采用項目管理系統(tǒng)、如何正確使用項目管理系統(tǒng)及如何使項目管理發(fā)揮更大的作用做好思考和應(yīng)對，同時對系統(tǒng)運行中可能出現(xiàn)的問題要進行預(yù)測，并配有相應(yīng)的系統(tǒng)應(yīng)急措施。尤其是在初次使用的項目中或大型煉化工程，前期的調(diào)研、模擬及考察等都很重要，并要求此方面的信息、資料有豐富詳實，案例要典型全面。將類似系統(tǒng)在其他項目管理使用的情況或經(jīng)驗進行優(yōu)化、改進后形成成熟、完善的項目管理系統(tǒng)服務(wù)于項目管理，對于不可確定性或未知因素等需要有相應(yīng)的應(yīng)急措施或反映途徑。做好系統(tǒng)推行前的會議、培訓(xùn)和過程監(jiān)控管理及項目結(jié)束后項目管理系統(tǒng)的使用總結(jié)，結(jié)合出現(xiàn)的問題和項目管理過程中需求，對該項目管理系統(tǒng)進行優(yōu)化、改進反饋，并做好后續(xù)的'項目管理系統(tǒng)升級及其推行使用。
5 項目管理系統(tǒng)使用中的注意的事項
通過該項目管理系統(tǒng)在大型煉化工程管理中的使用，建議系統(tǒng)推行方做好項目管理系統(tǒng)的使用培訓(xùn)(啟動、過程、結(jié)束)，確保各參建使用方均能正確、靈活、高效使用。建立項目管理系統(tǒng)使用反饋系統(tǒng)，關(guān)注項目管理系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題和項目管理過程中的需求，并構(gòu)建相應(yīng)的反饋渠道，做好資料、信息收集管理和項目管理系統(tǒng)的監(jiān)控，確保各參建方全員、全過程正確使用、高效實現(xiàn)，同時覆蓋項目管理的各要素、全過程，更好地服務(wù)工程管理，工程文檔資料等管理需要考慮，建立大型工程項目管理(設(shè)計、采購、施工、試車等項目全生命周期內(nèi)所包括的過程或活動)文檔模板，在項目管理系統(tǒng)中能符合實現(xiàn)，并經(jīng)過積累形成日常工作包，最終形成工程包，最后打包交工，以提高中間交接、工程交接、竣工驗收等質(zhì)量，為工程順利合格驗收提供有力支持。同時要做好工程交工資料和管理文件等的收集、統(tǒng)計、匯編等管理和監(jiān)控。
6 結(jié)語
經(jīng)該項目管理系統(tǒng)在大型煉化工程管理中的使用，建立了參建多方協(xié)同辦公的網(wǎng)絡(luò)平臺，為工程管理、日常辦公提供了快速、有效的途徑，規(guī)范了項目管理，提升了項目管理水平，統(tǒng)一各方意見、明確各方意圖、針對工程參建各方的共同目標，更好地服務(wù)于日常工作和項目管理，為工程的有序進行和順利生產(chǎn)提供有力的工具(軟件)、管理支持和保證，并在其中發(fā)揮了不可磨滅的作用。同時在某些方面也存在一定的不足，具體詳見本文相關(guān)文字，并對該系統(tǒng)在使用過程中出現(xiàn)的問題進行了一一匯總、分析、記錄、總結(jié)，積累了經(jīng)驗，為后續(xù)類似的大型項目管理在采用項目管理系統(tǒng)的決策或使用過程中提供借鑒或幫助，使項目管理系統(tǒng)真正發(fā)揮更好、更大、更有效的作用，確保參建各方正確、靈活、有效使用，做好大型煉化工程項目管理的協(xié)同、共享、集中、高效優(yōu)勢，更好地服務(wù)于項目。
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