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淺談提高西部高校二級學(xué)院辦公室工作效率的論文
西部作為我國一個(gè)重要的人才教育基地，其教育事業(yè)的發(fā)展多年來受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后的極大制約。人才和資金向東部發(fā)達(dá)地區(qū)流動，是個(gè)不爭的事實(shí)。論高校的科研水平，東部高校普遍要高于西部，然而，東西部高校的差距不僅僅表現(xiàn)在科研能力、學(xué)科建設(shè)等方面，也體現(xiàn)在管理能力方面。西部高校的管理能力較東部高校存在很大的差距。本文從二級學(xué)院辦公室的工作效率出發(fā)，分析了辦公室工作效率低的原因，并給出了一些提高效率的方法建議。
一、辦公室組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)
在二級學(xué)院管理制度下，學(xué)院辦公室一般兼具行政管理、教學(xué)科研管理和學(xué)生管理三種職責(zé)。學(xué)院辦公室一般由院長負(fù)責(zé)，下設(shè)行政辦公室，教學(xué)科研辦公室，學(xué)生工作辦公室，部分學(xué)校分設(shè)教學(xué)辦公室和科研辦公室。學(xué)院辦公室主要負(fù)責(zé)學(xué)院的人事、日常行政管理、教務(wù)管理、學(xué)生工作、科研項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)管理等工作，一般的院辦工作人員還兼任工會工作人員等。因此，院辦的工作是非常的紛繁復(fù)雜，兼具多樣性、復(fù)雜性、開放性等特點(diǎn)。
二、制約二級學(xué)院辦公室提高工作效率的因素
我國的高等學(xué)校都屬于事業(yè)單位，存留著部分計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代行政機(jī)構(gòu)的特征。從人員配置、考核制度到工作方法，都存在著很大的改進(jìn)空間。
1、人員配置不合理，人員素質(zhì)不高制約工作效率的提高
在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)日益突飛猛進(jìn)的前提下，高校也作為傳統(tǒng)的科學(xué)研究部門，也積極的參與到科學(xué)技術(shù)研究與市場結(jié)合的大潮中，這就造成高校非常的重視科研工作，同時(shí)作為教學(xué)部門，招生、就業(yè)、教學(xué)都受到高校的普遍重視。但是，傳統(tǒng)的觀點(diǎn)普遍認(rèn)為辦公室的工作專業(yè)性不高，前途不明朗。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對辦公室不重視，認(rèn)為辦公室的工作就是打雜，從不為辦公室人員提供職業(yè)培訓(xùn)、考察交流的機(jī)會，這樣就形成一個(gè)惡性循環(huán)，導(dǎo)致辦公室的工作積極性越來越低，工作的目標(biāo)就是“不出差錯(cuò)”，從不主動的完成目標(biāo)設(shè)定，工作規(guī)劃等戰(zhàn)略性的工作管理。
2、考核制度不合理
目前，各個(gè)高校都建立了一套對專職教師的考核制度，從課時(shí)量、科研任務(wù)量、各個(gè)級別獲獎(jiǎng)、論文發(fā)表質(zhì)量、數(shù)量等多個(gè)指標(biāo)，綜合的考察專任教師的工作業(yè)績。但是對于辦公室，通常沒有一套完整的考核制度。而且行政工作紛繁復(fù)雜，其中定性的指標(biāo)比較多，考核存在一定的難度，也給考核制度的建立帶來了一定的困難。考核制度的不合理直接造成辦公室人員工作積極性不高，工作中表現(xiàn)為風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避型，不愿意主動的大膽的承擔(dān)創(chuàng)新性的工作，不愿意承擔(dān)責(zé)任，希望規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，盡量少出錯(cuò)。領(lǐng)導(dǎo)制定的事情就按照領(lǐng)導(dǎo)的意思辦，盡管自己認(rèn)為有不合理的地方，仍然本著不能得罪領(lǐng)導(dǎo)的心里，完全按照領(lǐng)導(dǎo)的意思行事，很難提出有建設(shè)性的意見。另外，領(lǐng)導(dǎo)評價(jià)機(jī)制會給辦公室人員造成錯(cuò)覺，認(rèn)為工作的目的是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。實(shí)際上，辦公室是學(xué)院的一個(gè)窗口，其服務(wù)的對象非常廣泛，包括學(xué)院所有教師，學(xué)院學(xué)生，與學(xué)院有業(yè)務(wù)往來的其他單位等等，如果辦公室人員僅僅認(rèn)為自己是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，那么其服務(wù)其他人員的態(tài)度就可想而知了，與領(lǐng)導(dǎo)不相關(guān)的工作會逐漸變成負(fù)擔(dān)和麻煩，服務(wù)態(tài)度自然會越來越差。
3、工作方法不得當(dāng)，工作分工不合理
辦公室的工作非常的繁雜，工作中一定要分清輕重緩急，不同的事情有不同的辦法。由于辦公室崗位長期不受重視，所以容易變成低水平人員的聚集地。加上沒有培訓(xùn)機(jī)會，造成惡性循環(huán)，管理能力越來越差，服務(wù)水平越來越低。有些單位還在沿用早年的文件加電話的信息傳遞方式，導(dǎo)致信息流通慢，成本高，傳遞效果差。管理的工作很難分清工作量，所以導(dǎo)致有些單位對辦公室人員的工作分工不合理。這存在兩點(diǎn)主要問題，一是工作分工不明確。工作沒有明確的分工，人員沒有落實(shí)責(zé)任制，具體的工作由哪個(gè)人員負(fù)責(zé)完全由領(lǐng)導(dǎo)隨意指派。這樣會使得專業(yè)分工的優(yōu)勢喪失容易造成互相扯皮，推卸責(zé)任的問題。一旦出了問題，難以分清責(zé)任再誰，追究責(zé)任也無從談起。
三、提高辦公室工作效率的方法建議
1、加強(qiáng)人才建設(shè)，建立長效的人才培養(yǎng)機(jī)制
辦公室工作也是有專業(yè)技術(shù)的，高校要注重辦公室的人才建設(shè)，要從人事招聘開始，選擇符合本單位辦公室工作人員要求，具備一定專業(yè)素質(zhì)的人才。工作中，要按照工作量合理進(jìn)行人員配置，有明確的職責(zé)和分工。這樣可以避免人浮于事，責(zé)權(quán)不對等，甚至吃空餉的情況，從人員配置的角度提高工作效率。對于真正承擔(dān)職責(zé)，完成工作的工作人員，要適當(dāng)?shù)奶岣叽觥：侠淼姆峙涔ぷ髁亢凸べY，才能建立一套能夠吸引和產(chǎn)生優(yōu)秀管理人才的機(jī)制，才有可能讓辦公室的工作不斷得到提升，從而起到控制成本的作用。同時(shí)，應(yīng)該對辦公室人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，并提供交流的機(jī)會，到其他高校學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，這對改進(jìn)本單位的工作有很大的幫助。
2、建立合理的考核制度
學(xué)院辦公室的考核，因?yàn)槠涔ぷ鞯男Ч茈y量化，所以很難建立一套完全公平合理的考核制度。所以目前各個(gè)高校對辦公室工作人員的考核和職稱晉升都各有各的辦法。應(yīng)該建立一種全面考核系統(tǒng)，及要考量工作量，也要考量完成工作量的質(zhì)量如何。應(yīng)該在學(xué)生，工作相關(guān)部門，領(lǐng)導(dǎo)中發(fā)放設(shè)計(jì)統(tǒng)一、合理的調(diào)查表，進(jìn)行抽樣或者全面調(diào)查，調(diào)查辦公室工作人員的工作質(zhì)量，然后學(xué)院根據(jù)本年度實(shí)際的工作來定工作人員的工作量。
3、進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字辦公，加強(qiáng)信息建設(shè)，提升辦公水平
辦公室的工作要更得上時(shí)代，不能總是沿用傳統(tǒng)辦法。在信息化快速發(fā)展的今天，絕大多數(shù)的信息都是可以數(shù)字化存儲的，這樣調(diào)取信息更方便，且可以這些信息做研究也更加便利。更重要的是這樣就有能力存儲更多的信息，過去幾十年的檔案都是可以存儲在計(jì)算機(jī)中，而不需要像過去一樣循環(huán)存儲。管理信息系統(tǒng)的發(fā)展也給辦公管理帶來了很大的便利，辦公室要積極推進(jìn)這些管理信息系統(tǒng)的推廣，使得工作更加的高效和輕松。
四、結(jié)語
高校辦公室的工作效率直接影響到整個(gè)學(xué)院的運(yùn)轉(zhuǎn)，對于辦公室工作的發(fā)展，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要在思想上重視，在實(shí)際中有計(jì)劃、有目的的進(jìn)行一定的規(guī)劃。加強(qiáng)人才建設(shè)，建立長效人才培養(yǎng)機(jī)制以及合理的考核制度，積極支持新技術(shù)等在辦公室工作中的推廣和使用，提高本學(xué)院的辦公水平。
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